Handbuch Zahlungsverkehr

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1 Vorbereitet für Kunden & Partner Projekt OPplus Zahlungsverkehr Vorbereitet von gbedv GmbH & Co. KG

2 Inhalt Allgemein... 6 Struktur dieses Handbuchs... 6 Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole... 6 Navigationsbereich OPplus... 7 Modul OPplus Lizenzinformation... 8 Einrichtungskonfiguration... 9 Modul OPplus Zahlungsverkehr Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Notwendige Debitorstammdaten Debitoren Debitor Bankkontenübersicht SEPA Bankkontomandate Notwendige Kreditorstammdaten Kreditoren Kreditor Bankkontenübersicht Einrichtungsdaten erstellen Einrichtung Zahlungsverkehr Register Allgemein Register Nummerierung Register SEPA Register Meldewesen Register Optionen SEPA Bankkontomandate Mandatsbemerkungen SEPA Mandatshistorie Zahlungsformen Mandate erzeugen SEPA Umwidmung Bankleitzahlen BIC / SWIFT-Codes Zahlungsarten manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 2 von 155

3 Weisungsschlüssel pro Zahlungsart Verwendungszwecke / Neuer Kopf ab Posten / Avis ab Posten Anzahl verfügbarer Verwendungszwecke Abw. Verwendungszwecke in Debitor- Kreditor Bankkonto Verwendungszwecke über die Zeile hinaus bereitstellen Zahlungsbuchungsmatrix Zlg.-Buchungsmatrix nach Währungen Import Bankleitzahlen DE SEPA Nachverfolgung bei Import BLZ Erzeuge IBAN und SWIFT Zahlungsschema Auftraggeberbank Zahlungsschema Transaktionen ISO Payment Integration in OPplus Erweiterung im Bankkonto Target Tage Kalender SEPA Einzugsdatum IBAN only Meldewesen Zahlungsformcode je Debitoren- / Kreditorenposten Erfassung Zahlungsformcode bei der Eingabe über Fibu Buch.-Blätter Erfassung Zahlungsformcode bei der Eingabe über Belege Das Feld Zahlungsformcode in den Debitoren-/Kreditorenposten Feld Bankkonto Zahlung in den Debitoren-/Kreditorenposten Debitor/Kreditorenposten Feld Bankkonto Zahlung Debitor/Kreditor-Bankkonto bereits beim Buchen mitgeben Feld Mandatsreferenz in den Debitoren-/Kreditorenposten Debitor/Kreditorenposten Feld Mandatsreferenz Debitor/Kreditor-Mandatsreferenz bereits beim Buchen mitgeben Funktionalität der Option Einzelzahlung in der Zahlungsform Einzelzahlung Je Belegnummer eine separate Zahlung Einzelzahlung Eingabe einer Empfängerbankverbindung (inkl. Empfängername) je Belegnummer (Stichwort: diverse Debitoren, diverse Kreditoren) Eingabe schon bei der Erfassung des Beleges manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 3 von 155

4 Nachträgliche Erfassung einer Bankverbindung in Debitoren- bzw. Kreditorenposten Debitor mit Zahlungsform Einzelzahlung - Mahnung je Posten Zahlungsvorschläge erstellen und bearbeiten Zahlungsvorschlag Vorlagen Kreditor Zahlungsvorschlag erstellen Debitor Zahlungsvorschlag erstellen Zahlungsvorschlag erzeugen Zahlungsvorschläge (bearbeiten) Berichte Aktionen Button Buchen Zahlungszeilen Automatischer Postenvorschlag Die Zahlungsübersicht von Zahlungsvorschlägen Die Zahlungsübersicht von registrierten Zahlungsvorschlägen Die Zahlungsvorschlagskarte Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Allgemein Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Bank Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Verwendungszwecke Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Kommunikation Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Auftraggeber Zahlungsvorschlagkarte Zeilen Zahlungsvorschlagzeile Aktionen Zahlungsvorschlagsposten Zahlungsposten in Verbindung mit OP-führende Sachkonten Der Zahlungsvorschlag manuelle Erweiterung Übersicht und Änderung der Auftraggeberbank/en im Zahlungsvorschlag Zahlungsvorschlag auf mehrere Auftraggeberbanken aufteilen Reg. Zahlungsvorschläge Start Aktionen Navigate Bericht manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 4 von 155

5 Löschen von reg. Zahlungsvorschlägen Erw. Zahlungs Buch.-Blatt Zahlungsverkehr in Verbindung mit dem Modul Basis Rücküberweisung Zusammenfassung und Prozessbeispiele Zahlungsvorschlag - Allgemeingültige Voraussetzungen Zahlungsvorschlag Beispiel Ablauf Debitor Zahlungsvorschlag Beispiel Ablauf Auszahlung von Guthaben Zahlungsvorschlag Verband Beispiel Ablauf Zahlungsvorschlag Deb./Kred. Verrechnung Beispiel Ablauf manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 5 von 155

6 Allgemein Struktur dieses Handbuchs Dieses Handbuch beinhaltet eine Beschreibung der Funktionalitäten der zertifizierten Branchenlösung OPplus, bezogen auf die folgenden Module: OPplus Zahlungsverkehr Die Funktionalitäten dieses Moduls befindet sich in der Gruppe Zahlungsverkehr des Navigationsbereiches OPplus. Das Handbuch beinhaltet die Beschreibung der einzelnen Felder sowie eine Prozessbeschreibung beim Einsatz von OPplus. Für weitergehende Informationen zu den Feldern drücken Sie F1, um die Onlinehilfe aufzurufen. Bei der Durchsicht des Handbuches ist zu beachten, dass bestimmte Module auch einzeln erworben werden können und somit Erläuterungen, Menüpunkte und Abbildungen modulübergreifender Funktionalitäten nicht zwingend jedem Anwender zur Verfügung stehen. Die folgenden Module der zertifizierten Branchenlösung OPplus sind in separaten Handbüchern beschrieben: das Modul Zahlungsverkehr, das Modul OP-geführte Sachkonten, das Modul Erw. Postenanzeige und Druck, das Modul Erw. Analyse (Bilanz und Organschaft). Erläuterung der in diesem Handbuch verwendeten Symbole Information Mit diesem Symbol werden Passagen gekennzeichnet, welche zusätzlichen wichtigen Informationen enthalten, die bei der Anwendung zu beachten sind. Erinnerung Erinnert an bereits genannte wichtige Informationen oder Prozesse, die beim Einsatz von OPplus zu optimierten Ergebnissen verhelfen. Tipp Mit diesem Symbol sind Passagen gekennzeichnet, welche dem Anwender helfen sollen, die Funktionalität in der Praxis korrekt einzusetzen. Warnung Mit diesem Symbol werden Informationen versehen, die unbedingt zu beachten sind, um Fehler bei der Anwendung zu vermeiden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 6 von 155

7 Navigationsbereich OPplus Sobald die OPplus-Objekte auf der Datenbank eingespielt sind, steht Ihnen OPplus standardmäßig unterhalb des Bereichs Finanzmanagement als neuer Navigationsbereich zur Verfügung: Im Navigationsbereich OPplus werden bei Einsatz aller Module folgende Gruppen angezeigt wobei die Gruppe Historie modulunabhängig gelistet wird: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 7 von 155

8 Modul OPplus Lizenzinformation Dieses Kapitel beschreibt den Nutzen des Moduls OPplus Lizenzinformation, zu finden im Navigationsbereich der Gruppe Allgemein. Dieses Modul ist immer integriert und Voraussetzung; unabhängig zu den verwendeten OPplus Module. Über die Form OPplus Lizenzinformation können Sie ersehen, welche Module in der Kundenlizenz enthalten und eingerichtet sind. Sie können OPplus in einer Datenbank implementieren, ohne in jedem Mandant alle Module zu aktivieren. Für die Lizensierung ist es erforderlich, dass das entsprechende Modul lizensiert ist. Eingerichtet gilt das Modul, wenn die Einrichtung des Moduls gestartet wurde. Wenn das Modul Verbände lizensiert ist, so ist auch automatisch der Haken bei Eingerichtet gesetzt, da es keine Verbandseinrichtung gibt. Hier wird nicht geprüft, ob Verbände / Verbünde angelegt worden sind. Über diese Form können Sie nun auch die Benutzerrollen für alle lizensierten Module einrichten. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 8 von 155

9 Einrichtungskonfiguration Über die Einrichtungskonfiguration ist es möglich, OPplus Einrichtungstabellen aus einer Datenbank in eine andere oder von Mandant A in Mandant B zu transportieren. Der Aufruf dazu befindet sich in der OPplus Lizenzinformation. Der Bericht ist in 2 Teile unterteilt. Im oberen Bereich gibt es 4 Optionen: Option Richtung Dateiname Beschreibung Hier wählen Sie aus, ob die Daten importiert oder exportiert werden sollen. Dieses Feld muss den Dateinamen der Datei, die eingelesen bzw. erstellt werden soll, enthalten. In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit zwischen 3 Optionen zu wählen: Mandant Alle o o Export Ist diese Option gewählt, so werden alle Mandanten in der Datenbank durchlaufen und die Daten entsprechend in die Datei exportiert. Import manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 9 von 155

10 Vorhandene Einrichtung zurücksetzen? Aktuell o o Ist diese Option gewählt, so werden die in der Textdatei vorhandenen Daten in alle Mandanten der Datenbank importiert. Sind in die Datei mehrere Mandanten exportiert worden, so werden die Daten des ersten Mandanten der Datei importiert. Export Ist diese Option gewählt, so werden die Daten des aktuellen Mandanten in die Textdatei exportiert. Import Ist diese Option gewählt, so werden die Daten der Textdatei in den aktuell ausgewählten Mandanten importiert. Mandantenbezogen o Export Diese Option steht für den Export nicht zur Verfügung. o Import Diese Option ist sinnvoll, wenn vorher alle Mandantendaten exportiert worden sind, jedoch nicht alle Mandanten in der zu importierenden Datenbank vorhanden sind. Es wird dann geprüft, ob der entsprechende Mandant in der aktuellen Datenbank vorhanden ist. Wenn dies der Fall ist, so findet ein Import statt. Ist dies nicht der Fall, so wird dieser übersprungen. Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen 4 Optionen zu wählen: Leer Es werden keine eingerichteten Einrichtungsdaten gelöscht. Alle Es werden alle Einrichtungsdaten gelöscht, wenn vorhanden. Ausgewählte Sie können im unteren Bereich Module auswählen, welche Einrichtungsdaten gelöscht werden sollen. Aus Datei Alle sich in der Datei befindlichen Einrichtungstabellen werden vor dem Import gelöscht. Diese Einstellung gilt dann für die im Feld Mandant eingerichteten Mandanten. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 10 von 155

11 Im unteren Bereich befindet sich die Auswahl der Export-/Importdaten entsprechend der Module: Hierbei wird schon beim Öffnen des Berichtes geprüft, welche Module in der Lizenz bereits freigeschaltet sind. Der Lizenz entsprechend werden dann die einzelnen Haken bereits voreingestellt gesetzt. Dies kann durch den Anwender übersteuert werden. Bei der Option Import werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind. Bei der Option Export werden alle Module automatisch gesetzt, die in der Lizenz freigeschaltet worden sind und zusätzlich (mindestens) einen Datensatz in der entsprechenden Tabelle enthalten. Wichtige Hinweise: die aktuelle Kundenlizenz muss im Server aktiv sein durch den Import werden KEINE Nummernserien erzeugt / bearbeitet manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 11 von 155

12 Modul OPplus Zahlungsverkehr Das Modul Zahlungsverkehr der zertifizierten Branchenlösung OPplus kann momentan folgende Zahlungsformate bedienen: DTAUS (Inlandszahlungen Deutschland) DTAZV (Sofern das Modul DTAZV ebenfalls im Einsatz ist) SEPA (Single Euro Payment Area ) SCHECK MT101 MT103 MT104!!!Bitte prüfen Sie mit den beteiligten Banken im Vorfeld, ob diese die vorhandenen Formate akzeptieren!!! Leider gibt es im Kunden-Bankverkehr keine verbindlichen Vorschriften für die SEPA Formate sondern nur Empfehlungen. Verbindliche Formate existieren nur im Interbanken Zahlungsverkehr. Bei Bedarf kann ein weiteres nationales Format von unserer Seite ohne hohen Aufwand eingebunden werden (z.b. Zahlungen im belgischen Format aus einer deutschen Datenbankversion erstellen). Bitte wenden Sie sich dafür an die gbedv GmbH & Co. KG, unsere Kontaktdaten finden Sie unter Damit Sie beim Einsatz des Moduls Zahlungsverkehrs korrekte Zahlungsvorschläge erstellen können, müssen Sie zusätzlich bestimmte Felder in den Debitoren- bzw. Kreditorenstammdaten vorbelegen sowie Ihre Auftraggeberbankkonten als Bankkonten anlegen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 12 von 155

13 Notwendige Auftraggeberbank Stammdaten Bankkonten (Auftraggeberbank) Für ihre Auftraggeberbankkonten müssen Sie folgende Felder der Bankkontokarte füllen: Option Code BLZ Beschreibung In diesem Feld muss die Nummer für das Bankkonto eingegeben werden. Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen in der Tabelle Bankleitzahlen vorhanden, werden folgende Felder der Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder-/Regionscode BLZ SWIFT Code Feld Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode Bankleitzahl BIC Bei der Eingabe einer Bankleitzahl öffnet sich ein Suchfenster, wenn eine Bankleitzahl erfasst wurde, zu der mehrere BICs existieren. Bankkontonummer Bankkontobuchungsgruppe SWIFT Code Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Tragen Sie die Kontonummer so ein, wie Sie in der Zahlungsdatei erscheinen soll. An dieser Stelle müssen Sie einen Code für die Bankkontobuchungsgruppe des Bankkontos eingeben. Dieses Feld ist relevant für die Zahlungsart SEPA. Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen in der Tabelle Bankleitzahlen vorhanden, werden folgende Felder der Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder-/Regionscode SWIFT Code Feld Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode BIC IBAN Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Dieses Feld ist relevant für die Zahlungsart SEPA. Hier tragen Sie die IBAN (International Bank Account Number) ein. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 13 von 155

14 Notwendige Debitorstammdaten Debitoren Mit dem Modul Zahlungsverkehr wird die Debitorenkarte um das Register OPplus ergänzt: Für das Modul Zahlungsverkehr sind die folgenden Felder auf dem Register OPplus zu füllen: Option Std.- Entgeltregelung Avis ab Posten Neuer Kopf ab Posten Handelsart Leistungsnummer Beschreibung In diesem Feld wird hinterlegt, wem die Kosten für eine Transaktion geltend gemacht werden soll. Darauf wird bei Zahlungsarten zurückgegriffen, die eine Gebührenregelung vorsehen. Hier gibt es die Auswahl zwischen Gebührenanteilig, Auftraggeber, Begünstigter. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung die Einstellung in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs. Hier kann die Anzahl der Verwendungszweckzeilen eingetragen werden, ab welcher ein neuer Kopf werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsart bzw. Zahlungsform. Hier können Sie, abweichend zur Grundeinrichtung in der Zahlungsverkehr Einrichtung, eine spezielle Handelsart hinterlegen. Ist diese gefüllt, so wird der Wert entsprechend in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen. Hier können Sie, abweichend zur Grundeinrichtung in der Zahlungsverkehr Einrichtung, eine spezielle Leistungsnummer hinterlegen. Ist diese gefüllt, so wird der Wert entsprechend in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 14 von 155

15 Debitor Bankkontenübersicht Mit dem Modul Zahlungsverkehr bekommen Sie folgende Zusatzfunktionen für das Debitor Bankkonto: Zuordnung von Bankname, Bankleitzahl und/oder SWIFT/BIC aus Codetabellen Hinterlegung eines Zahlungsformcodes je Bankkonto Eintrag eines abweichenden Kontoinhabers SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung Die Felder BLZ und SWIFT/BIC der Debitoren Bankkontokarte wurden um folgende Funktionen ergänzt: Das Feld BLZ Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen, in der Tabelle Bankleitzahlen vorhanden, werden folgende Felder der Debitor Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld in Debitor Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder- / Regionscode BLZ SWIFT Code Feld in Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode Bankleitzahl BIC Bei der Eingabe einer Bankleitzahl öffnet sich ein Suchfenster, wenn eine Bankleitzahl erfasst wurde, zu der mehrere BICs existieren. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 15 von 155

16 Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Das Feld BIC Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen, in der Tabelle BIC / SWIFT-Codes vorhanden, werden folgende Felder der Debitor Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld in Debitor Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder- / Regionscode SWIFT Code Feld in Tabelle BIC / SWIFT Codes Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode BIC Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Hinterlegung OPplus relevante Daten (z.b. Zahlungsformcode / Abweichender Kontoinhaber, SEPA Lastschrift mit Mandatsverwaltung) Mit dem Modul Zahlungsverkehr wird die Debitoren Bankkontokarte um das Register OPplus ergänzt: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 16 von 155

17 Option Zahlungsartencode Zahlungsformcode Abweichender Kontoinhaber Abweichender Verwendungszweck 1 Abweichender Verwendungszweck 2 Eingefügt durch Bankimport Beschreibung In diesem Feld können Sie Werte aus der Tabelle Zahlungsartencode eingeben. Diese Bankverbindung wird dann den fälligen Posten mit dieser Zahlungsart bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags zugewiesen. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Wenn Sie dem Bankkonto eine entsprechende Zahlungsform zuweisen, besteht die Möglichkeit, diverse Zahlungsformen mit der gleichen Zahlungsart zu erstellen (z.b. SEPA). Für jede dieser Zahlungsformen würde dann in einem Zahlungsvorschlag pro Debitor ein separater Zahlungsvorschlagskopf erzeugt, dem wiederum das entsprechende Bankkonto zugewiesen wird. Geben Sie hier ggf. einen abweichenden Kontoinhaber ein. Ist das Feld leer wird als Kontoinhaber der Inhalt des Feldes Name der Debitorenkarte von der Anwendung benutzt. Wenn für dieses Konto ein bestimmter Verwendungszweck verwendet werden soll, kann hier ein alternativer Verwendungszweck eingetragen werden, der unabhängig von ausgeglichenen Belegen verwendet wird. Wenn für dieses Konto ein bestimmter Verwendungszweck verwendet werden soll, kann hier ein alternativer Verwendungszweck eingetragen werden, der unabhängig von ausgeglichenen Belegen verwendet wird. Wird das Debitor Bankkonto durch einen Bankimport erzeugt, wird dieses Feld automatisch vom System gesetzt. Dieses kann durch den Benutzer nur verändert werden, wenn dieses Bankkonto explizit für den Zahlungsverkehr ausgewählt wird (Zahlungsartenoder Zahlungsformcode). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 17 von 155

18 Routing Nr. Mandatsreferenz Mandatsdatum SEPA-Verfahren Mandatsart Mandatsstatus Im Namen des abw. Kontoinhabers Scheck Report ID Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie bei Zahlungen z. B. in die USA eine Routing Nr. angeben müssen. In diesem Feld tragen Sie unter Verwendung der Nummernserie SEPA LS-Mandate, die in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs hinterlegt ist, Ihre Mandatsreferenz ein. In diesem Feld tragen Sie das Datum des Mandats ein. In diesem Feld tragen Sie ein, welches SEPA Verfahren angewendet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: CORE = Business to Customer B2B = Business to Business In diesem Feld tragen Sie in, ob es sich um eine einmalige oder ein wiederkehrende SEPA Lastschrift handelt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Einmalig, Wiederkehrend. In diesem Feld tragen Sie ein, welchen Status das Mandat gerade hat. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Erstmalig (wenn es das erste Mandat ist), wiederkehrend (wenn das Mandat derzeit wiederkehrend genutzt wird), letztmalig (wenn es das letzte gültige Mandat ist). Wenn hier ein Name eingetragen wird, so wird bei der Erstellung einer SEPA-Datei der Wert des Feldes Abw. Kontoinhaber an die Bank übermittelt. Im OPplus wird standardmäßig ein Scheck-Bericht ausgeliefert, der automatisch bei der Option Scheck drucken herangezogen wird. Wenn eine Bank jedoch ein bestimmtes Scheckformat voraussetzt, so kann in der Bank eine abweichende Scheck Report ID eingerichtet werden. Es wird dann nicht mehr der OPplus Standard-Scheck gedruckt, sondern der individuell eingerichtete Bericht. SEPA Bankkontomandate Im Bereich OPplus Zahlungsverkehr haben Sie die Möglichkeit, für Zahlungen im Bereich SEPA pro Bankkonto diverse Bankkontomandate zu pflegen. Um erstmalig eine Mandatsreferenz zu erzeugen, können Sie den AssistEdit auf der Bankkontokarte für das Feld Mandatsreferenz verwenden. Das System fragt Sie dann, ob Sie eine Referenz erzeugen möchten: Wenn Sie dies bestätigen, werden die Mandatsrelevanten Felder zunächst vorbelegt gefüllt (rote Markierung). Die weiteren SEPA Felder (grüne Markierung) müssen ggf. manuell angepasst werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 18 von 155

19 Um sich die Mandate anzuschauen oder ggf. weitere Mandate zu hinterlegen, befindet sich im Kopfbereich ein Aufruf für SEPA Mandate. Es öffnet sich eine Übersich der vorhandenen Bankkontomandate, von der Sie auch in die Bearbeitung wechseln können. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 19 von 155

20 Hier können Sie die Mandatswerte entsprechend des speziellen Kundenmandates ändern (Gültigkeit Datumsbasiert, Gültigkeit Betragsbasiert, Gültigkeit Nutzungsbasiert, SEPA Verfahren, Mandatsart, ). Diese erzeugten Mandate können dann beim Buchen von Rechnungen oder in den Posten eingetragen werden. Man kann für ein Bankkonto ebenfalls mehrere Mandate anlegen. Dies ist bspw. von Nöten, wenn ein Mandat abgelaufen ist (Gültig bis Datum überschritten) und ein neues Mandat erteilt wird. Das alte Mandat soll dann zu Informationszwecken weiter bestehen, jedoch nicht mehr verwendet werden. Sie können dann das Feld Mandatsreferenz aus dem Konto entfernen. Im Hintergrund werden nun die Bankkontobezüge aus dem Mandat entfernt. Über den AssistEdit kann nun ein neues Mandat erzeugt werden, das wieder gültig ist. Über den LookUp haben Sie die Möglichkeit die für den Debitoren vorhandenen Mandate anzuschauen. Ist das Feld Mandatsreferenz leer, so können Sie auch ein Mandat aus der Liste auswählen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 20 von 155

21 Dafür ist die einzige Voraussetzung, dass das neu ausgewählte Mandat noch keine Verwendung hat. Ansonsten wird folgende Meldung gezeigt. Sie haben so die Möglichkeit, Ihre Mandate pro Konto zu verwalten und ggf. auch zu tauschen. Wichtig ist nur dass ein Mandat nur einem Konto direkt zugeordnet werden kann dass ein Mandat nur ausgewählt werden kann, wenn das Feld Mandatsreferenz leer ist dass das Entfernen des Wertes Mandatsreferenz das Mandat nicht löscht, sondern nur die Bezüge zum Konto entfernt. SEPA Mandatshistorie Wird ein Mandat bei der Zahlungsdateierstellung verwendet, so wird im Hintergrund automatisch geprüft, ob sich in der Mandatshistorie für dieses Mandat bereits ein Datensatz existiert. Ist dies nicht der Fall, so wird die Verwendung dieses Mandates mit den aktuellen Einstellungen protokolliert. Sollte ein Datensatz vorhanden sein, wird dieser auf Abweichungen überprüft: Ist der Name identisch Sind die Kontonummer und die BLZ identisch Sind IBAN und SWIFT identisch Sind die Mandatseinstellungen identisch Wird eine Abweichung festgestellt, so wird ein neue Datensatz mit den neuen Informationen und neuer Verisionsnummer in die Historie eingetragen. Die Historie können Sie in den Bankkontomandaten einsehen: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 21 von 155

22 Kontakte in SEPA Mandaten Es besteht die Möglichkeit, einen Abw. Kontoinhaber über einen Kontakt auszuwählen. Dies geschieht auf der Debitoren oder Kreditoren Bankkontokarte. Ist in diesem Feld ein Wert eingetragen, so wird die im Kontakt hinterlegte Adresse im Mandatsdruck und im Umwidmungsdruck berücksichtigt. Auswahl von SEPA Mandaten Sie haben die Möglichkeit, über den LookUp im Debitor- und Kreditor Bankkonto ein nicht zugeordnetes Mandat auszuwählen. Hierbei können Sie kein bereits in einem anderen Bankkonto verwendetes Mandat auswählen, sondern lediglich solche, die keiner Bank zugeordnet sind. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 22 von 155

23 Mandatszuordnung In der neuen Version ist es möglich die Mandatszuordnung direkt über das Mandat geändert werden. Der Bank-Code kann direkt im Mandat auf ein anderes Bankkonto des Kontos zugeordnet werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 23 von 155

24 Mandatsstatus Wird in einem Bankkonto das Feld IBAN und/oder SWIFT geändert, so wird der Mandatsstatus auf Erstmalig gesetzt, wenn die Mandatsart Wiederkehrend ist. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 24 von 155

25 SEPA 2.7 In OPplus wird das aktuelle SEPA Format 2.7 unterstützt. Das Format ist bei der Verwendung der aktuellen OPplus Version Standard. Wird ein anderes Format von der Bank verlangt, so kann dies über entsprechende Einrichtungen (Zahlungsschemata) vorgenommen werden. In den Schemata hat der Anwender nun auch die Möglichkeit, verschiedene Vorgaben zu erstellen. Hierbei sind die beiden häufigsten SEPA Versionen vorgegeben: Version 2.7 und Version 2.6. Die entsprechenden pain -Angaben werden je nach Vorgabe entsprechend gefüllt und können ggf. für andere Versionen geändert werden, wenn eine Bank die neuesten 2 Formate nicht unterstützt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 25 von 155

26 Hier finden Sie eine kurze Auflistung der entsprechenden SEPA Versionen. SCT = SEPA Credit Transfer = SEPA-Überweisungsverfahren SDD = SEPA Direct Debit = SEPA-Lastschriftverfahren Mandate in die Einzelzahlung Bankverbindungen Sie haben ebenfalls die Möglichkeit, bei Einzelzahlung Bankverbindungen SEPA Mandate analog zu Bankkontomandaten einzurichten. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 26 von 155

27 Sie haben hier auch die Möglichkeit, unter dem Button Bankkonto die Funktion IBAN und SWIFT erzeugen auszuführen und die Mandate über SEPA Mandate einzusehen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 27 von 155

28 SEPA-Lastschriftmandate Der Bericht SEPA Lastschriftmandate wird verwendet um das SEPA Mandat zu drucken oder elektronisch auszugeben: Dieser Bericht kann auch über das Debitoren- bzw. Kreditorenbankkonto aufgerufen werden => Mandat drucken. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 28 von 155

29 Notwendige Kreditorstammdaten Kreditoren Mit dem Modul Zahlungsverkehr wird die Kreditorenkarte um das Register OPplus ergänzt: Für das Modul Zahlungsverkehr sind die folgenden Felder auf dem Register OPplus zu füllen: Option Std.- Entgeltregelung Avis ab Posten Neuer Kopf ab Posten Handelsart Leistungsnummer Beschreibung In diesem Feld wird hinterlegt, wem die Kosten für eine Transaktion geltend gemacht werden soll. Darauf wird bei Zahlungsarten zurückgegriffen, die eine Gebührenregelung vorsehen. Hier gibt es die Auswahl zwischen Gebührenanteilig, Auftraggeber, Begünstigter. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung die Einstellung in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein neuer Kopf werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsart bzw. Zahlungsform. Hier können Sie, abweichend zur Grundeinrichtung in der Zahlungsverkehr Einrichtung, eine spezielle Handelsart hinterlegen. Ist diese gefüllt, so wird der Wert entsprechend in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen. Hier können Sie, abweichend zur Grundeinrichtung in der Zahlungsverkehr Einrichtung, eine spezielle Leistungsnummer hinterlegen. Ist diese gefüllt, so wird der Wert entsprechend in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 29 von 155

30 Kreditor Bankkontenübersicht Mit dem Modul Zahlungsverkehr bekommen Sie folgende Zusatzfunktionen für das Kreditor Bankkonto: Zuordnung von Bankname, Bankleitzahl und/oder SWIFT / BIC aus Codetabellen Hinterlegung eines Zahlungsformcodes je Bankkonto Eintrag eines abweichenden Kontoinhabers SEPA-Lastschrift mit Mandatsverwaltung Zuordnung von Bankname, Bankleitzahl und/oder SWIFT / BIC aus Codetabellen Die Felder BLZ und SWIFT/BIC der Kreditoren Bankkontokarte wurden um folgende Funktionen ergänzt: Das Feld BLZ Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen, in der Tabelle Bankleitzahlen vorhanden, werden folgende Felder der Kreditor Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld in Kreditor Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder- / Regionscode BLZ SWIFT Code Feld in Tabelle Bankleitzahlen Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode Bankleitzahl BIC Bei der Eingabe einer Bankleitzahl öffnet sich ein Suchfenster, wenn eine Bankleitzahl erfasst wurde, zu der mehrere BICs existieren. Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Das Feld BIC Ist der Wert, den Sie in dieses Feld eintragen, in der Tabelle BIC / SWIFT Codes vorhanden, werden folgende Felder der Kreditor Bankkontokarte mit den Werten der Tabelle Bankleitzahlen gefüllt: Feld in Kreditor Bankkontokarte Name PLZ Ort Länder- / Regionscode SWIFT Code Feld in Tabelle BIC / SWIFT Codes Kurzbeschreibung PLZ Ort Ländercode BIC manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 30 von 155

31 Sie können auch per Lookup (F4) in die dahinterliegende Tabelle verzweigen und einen Datensatz auswählen. Hinterlegung Zahlungsformcode / Abweichender Kontoinhaber Mit dem Modul Zahlungsverkehr wird die Kreditor Bankkontokarte um das Register OPplus ergänzt: Option Zahlungsartencode Zahlungsformcode Abweichender Kontoinhaber Abweichender Verwendungszweck 1 Beschreibung In diesem Feld können Sie Werte aus der Tabelle Zahlungsartencode eingeben. Diese Bankverbindung wird dann den fälligen Posten mit dieser Zahlungsart bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags zugewiesen. Um sich die zur Verfügung stehenden Werte anzeigen zu lassen, klicken Sie bitte auf den Lookup-Button rechts im Feld. Wenn Sie dem Bankkonto eine entsprechende Zahlungsform zuweisen, besteht die Möglichkeit, diverse Zahlungsformen mit der gleichen Zahlungsart zu erstellen (z.b. SEPA). Für jede dieser Zahlungsformen würde dann in einem Zahlungsvorschlag pro Debitor ein separater Zahlungsvorschlagskopf erzeugt, dem wiederum das entsprechende Bankkonto zugewiesen wird. Geben Sie hier ggf. einen abweichenden Kontoinhaber ein. Ist das Feld leer wird als Kontoinhaber der Inhalt des Feldes Name der Debitorenkarte von der Anwendung benutzt. Wenn für dieses Konto ein bestimmter Verwendungszweck verwendet werden soll, kann hier ein alternativer Verwendungszweck eingetragen werden, der unabhängig von ausgeglichenen Belegen verwendet wird. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 31 von 155

32 Abweichender Verwendungszweck 2 Eingefügt durch Bankimport Routing Nr. Mandatsreferenz Mandatsdatum SEPA-Verfahren Mandatsart Mandatsstatus Im Namen des abw. Kontoinhabers Scheck Report ID Wenn für dieses Konto ein bestimmter Verwendungszweck verwendet werden soll, kann hier ein alternativer Verwendungszweck eingetragen werden, der unabhängig von ausgeglichenen Belegen verwendet wird. Wird das Debitor Bankkonto durch einen Bankimport erzeugt, wird dieses Feld automatisch vom System gesetzt. Dieses kann durch den Benutzer nur verändert werden, wenn dieses Bankkonto explizit für den Zahlungsverkehr ausgewählt wird (Zahlungsartenoder Zahlungsformcode). Verwenden Sie dieses Feld, wenn Sie bei Zahlungen z. B. in die USA eine Routing Nr. angeben müssen. In diesem Feld tragen Sie unter Verwendung der Nummernserie SEPA LS-Mandate, die in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs hinterlegt ist, Ihre Mandatsreferenz ein. In diesem Feld tragen Sie das Datum des Mandats ein. In diesem Feld tragen Sie ein, welches SEPA Verfahren angewendet werden soll. Folgende Optionen stehen zur Auswahl: CORE = Business to Customer B2B = Business to Business In diesem Feld tragen Sie ein, ob es sich um eine einmalige oder ein wiederkehrende SEPA Lastschrift handelt. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Einmalig, Wiederkehrend. In diesem Feld tragen Sie ein, welchen Status das Mandat gerade hat. Folgende Optionen stehen zur Verfügung: Erstmalig (wenn es das erste Mandat ist), wiederkehrend (wenn das Mandat derzeit wiederkehrend genutzt wird), letztmalig (wenn es das letzte gültige Mandat ist). Wenn hier ein Name eingetragen wird, so wird bei der Erstellung einer SEPA-Datei der Wert des Feldes Abw. Kontoinhaber an die Bank übermittelt. Im OPplus wird standardmäßig ein Scheck-Bericht ausgeliefert, der automatisch bei der Option Scheck drucken herangezogen wird. Wenn eine Bank jedoch ein bestimmtes Scheckformat voraussetzt, so kann in der Bank eine abweichende Scheck Report ID eingerichtet werden. Es wird dann nicht mehr der OPplus Standard-Scheck gedruckt, sondern der individuell eingerichtete Bericht. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 32 von 155

33 Einrichtungsdaten erstellen Bevor Sie mit dem Modul arbeiten können, müssen Sie die Einrichtungsdaten erstellen. Dies erfolgt über Zahlungsverkehr Einrichtung Einrichtungsdaten erstellen Einrichtung Zahlungsverkehr Register Allgemein Option Beschreibung manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 33 von 155

34 Absender Clearing Ausgabepfad Zahlungsdateien Ausgabepfad Zahlungsavise Zahlungsdatei immer überschreiben Der Eintrag in diesem Feld wird als Auftraggeber in die Zahlungsdatei übernommen. Dieses Feld enthält das Laufwerk und den Pfad, wo die Dateien der Zahlungsläufe des Formats DTAUS gespeichert werden sollen. Dieses Feld enthält das Laufwerk und den Pfad, wo die Dateien der Zahlungsavise gespeichert werden sollen. Hier haben Sie die Möglichkeit, einzurichten, ob der Dateiname der Zahlungsdatei eindeutig sein soll oder immer den gleichen Namen haben kann. Wenn der Haken nicht gesetzt ist, so ist die Datei immer eindeutig mit einer laufenden Nummer. Wird der Haken gesetzt, so bleibt der Dateiname bestehen und überschreibt bei jedem Zahllauf die vorherige Datei. Zahlungsintervall Zahlungsintervall für Fälligkeitsdatum Intervall für Skontooption im Zeitraum Freigabe erforderlich Wenn in einer Firma mehrere Anwender Zahlungsdateien erstellen, so ist die Aktivierung der Funktion nicht empfohlen. Ist jedoch ein Anwender allein damit beschäftigt und möchte immer einen aufgeräumten Zahlungsdateiordner mit nur einer Datei so ist diese Funktionalität hilfreich. Hier können Sie eine Formel eingeben, die der Anwendung angibt, in welchen Abständen Sie gewöhnlich zahlen. Die Anwendung wird dann das das Skontodatum im Zahlungsvorschlag vorbelegen, damit alle bis dahin fälligen Belege in den aktuellen Zahlungslauf aufgenommen werden. Diese beiden berechneten Felder können beim Aufruf des Zahlungsvorschlags geändert werden. Hier können Sie eine Formel eingeben, die der Anwendung angibt, in welchen Abständen Sie gewöhnlich zahlen. Die Anwendung wird dann das das Fälligkeitsdatum im Zahlungsvorschlag vorbelegen, damit alle bis dahin fälligen Belege in den aktuellen Zahlungslauf aufgenommen werden. Diese beiden berechneten Felder können beim Aufruf des Zahlungsvorschlags geändert werden. Hier können Sie eine Formel eingeben, die der Anwendung angibt, wie die Skontowerte bei der Option Skontooption im Zeitraum berechnet werden sollen. Als Startdatum wird der Wert Skontofälligkeit berücksichtigen bis verwendet. Als Enddatum das berechnete Datum aus Startdatum + Einrichtung. Setzen Sie hier einen Haken aktivieren Sie die Funktionalität Freigabe Zahlungsvorschlag. Diese ist dann zwingender Bestandteil der Funktionsabläufe im Zahlungsvorschlag. Bitte beachten Sie, dass die Freigabe bei Aktivierung nur für neu erstelle Zahlungsvorschläge gilt. Sollten zu diesem Zeitpunkt schon Zahlungsvorschläge vorhanden sein, gilt die Freigabe für diese noch nicht. Vorgabezahlungsart Debitor Sobald der Haken gesetzt ist, muss jeder neue Zahlungsvorschlag freigegeben sein, bevor eine Zahlungsdatei erstellt und die Buchungen erzeugt und gebucht werden können. Ist dies nicht der Fall, so kommt eine Fehlermeldung Dieses Feld findet Verwendung, wenn in einem Debitor keine Zahlungsform oder ähnliches eingetragen ist und die Zahlung letztlich auf GESPERRT gesetzt werden würde. Das System prüft nun, ob in der Einrichtung ein Wert eingetragen worden ist. Wenn dies der Fall ist, so wird automatisch diese Zahlungsart verwendet. Dies ist sinnvoll, wenn ein Kunde beispielsweise nur mit SEPA Lastschriften arbeitet. Die Debitoren müssen so nicht alle separat eingerichtet werden, sondern nur die, die manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 34 von 155

35 Vorgabezahlungsart Kreditor nicht mit dieser Vorgabe abgearbeitet werden sollen. Der Einrichtungsaufwand würde sich an dieser Stelle minimieren. Dieses Feld findet Verwendung, wenn in einem Kreditor keine Zahlungsform oder ähnliches eingetragen ist und die Zahlung letztlich auf GESPERRT gesetzt werden würde. Das System prüft nun, ob in der Einrichtung ein Wert eingetragen worden ist. Wenn dies der Fall ist, so wird automatisch diese Zahlungsart verwendet. Aktion nach ZV - Erstellung Posten manuell ausgleichen Dies ist sinnvoll, wenn ein Kunde beispielsweise nur mit SEPA Überweisungen arbeitet. Die Kreditoren müssen so nicht alle separat eingerichtet werden, sondern nur die, die nicht mit dieser Vorgabe abgearbeitet werden sollen. Der Einrichtungsaufwand würde sich an dieser Stelle minimieren. In diesem Feld können Sie zwischen 3 Optionen auswählen: Keine Bei dieser Option passiert nach der Erstellung nichts. Zahlungsvorschlag anzeigen Ist diese Option gewählt, so wird nach der Erstellung automatisch die Übersicht der Zahlungsvorschläge angezeigt, wobei der aktuell erstellte ZV markiert ist. ZV-Kopf Übersicht anzeigen Ist diese Option gewählt, so wird nach der Erstellung automatisch die Übersicht der erstellten Zahlungsvorschlagsköpfe angezeigt. ZV-Zeilen anzeigen Ist diese Option gewählt, so werden nach der Erstellung automatisch die erzeugten Zahlungsvorschlagszeilen angezeigt. Sie können direkt Zeilen zur Zahlung markieren oder die Markierung entsprechend aufheben. ZV-Karte anzeigen Ist diese Option gewählt, so wird nach der Erstellung automatisch die erste Zahlungsvorschlagskarte des Zahlungsvorschlages angezeigt. ZV-Liste drucken Ist diese Option gewählt, so wird nach der Erstellung automatisch der Druck der Zahlungsvorschlagsliste, gefiltert auf den neu erstellten Zahlungsvorschlag, gestartet. Wenn diese Option gewählt wurde, so werden keine Zeilen zur Zahlung markiert. Sie müssen dann manuell in die Zahlungszeilen navigieren und Posten entsprechend zur Zahlung markieren. Hier ist es sinnvoll die Option ZV-Zeilen anzeigen im Feld Aktion nach ZV- Erstellung auszuwählen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 35 von 155

36 Register Nummerierung Option Nummernserie Zahlungsvorschläge Buchungsnummernserie Nummernserie LS-Mandate Beschreibung Hier müssen Sie den Code für die Nummernserie eingeben, die verwendet wird, um den Zahlungsvorschlägen Nummern zuzuweisen. Hier müssen Sie den Code der Nummernserie eingeben, die verwendet wird, um den Zahlungsdateien Belegnummern zuzuweisen. Werden die Buchungen aus einem Zahlungsvorschlag erzeugt, wird vom System diese Nummernserie für die Belegnummern verwendet. Hier müssen Sie den Code der Nummernserie eingeben, die verwendet wird, um die LS- Mandate eindeutig zu kennzeichnen. Die Nummernserie wird im Feld Mandatsreferenz auf der Debitor/ Kreditor - Bankkontokarte genutzt. Lt. SEPA Vorgaben muss es sich dabei um eine maximal 35-stellige, von Ihrem Unternehmen vergebene und in Ihrem Unternehmen eindeutige Referenznummer zur Identifikation des Mandats handeln. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 36 von 155

37 Register SEPA Option Homepage EPC Übersetzung Mandate Gläubiger- Identifikationsnummer SEPA Gruppierung SEPA Sammellastschrift Beschreibung In diesem Feld wird der Link zu den Seiten über SEPA-Lastschriften auf der Homepage des European Payments Council (epc) angezeigt. Zum Öffnen klicken Sie auf den HyperlinkButton rechts neben dem Feld. In diesem Feld wird der Link zu den offiziellen Übersetzungen des Lastschriftmandats angezeigt. Zum Öffnen klicken Sie auf den HyperlinkButton rechts neben dem Feld. In diesem Feld tragen Sie Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer ein. Dieses Feld wird bei SEPA Lastschriften verwendet. In diesem Feld stellen Sie die Gruppierung ein. Es stehen Ihnen folgende Optionen zur Verfügung: leer MIXD SNGL GRPD Die Vorbelegung ist leer. Der Feldinhalt sollte nur in Absprache mit Ihrer Bank geändert werden. Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie SEPA-Lastschriften als Sammellastschrift abbilden wollen. Dies bedeutet für den Anwender keine Änderungen am Ablauf; Lediglich der Auszug wird summiert dargestellt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 37 von 155

38 Beispiel: Wenn ein Lastschriftvorschlag für Debitoren durchgeführt wird, so würden auf dem Kontoauszug Zeilen einzeln erscheinen. Die neue Funktionalität sorgt hierbei für eine Zusammenfassung. Statt der Zeilen auf dem Kontoauszug erscheinen hier nur pro Mandatstyp zusammengefasste Zeilen. Das heißt, dass statt Zeilen maximal 4 Zeilen mit einer Summe der Einzelpositionen auf dem Kontoauszug erscheinen. Die 4 Zeilen ergeben sich aus folgenden Mandatsmöglichkeiten: SEPA Sammelüberweisung SEPA Mandat = Einmalig SEPA Mandat = Wiederkehrend Erstmalig SEPA Mandat = Wiederkehrend Wiederkehrend SEPA Mandat = Wiederkehrend Letztmalig Setzen Sie hier einen Haken, wenn Sie SEPA-Überweisungen als Sammelüberweisung abbilden wollen. Dies bedeutet für den Anwender keine Änderungen am Ablauf; Lediglich der Auszug wird summiert dargestellt. Beispiel: Wenn ein SEPA Vorschlag für Kreditoren durchgeführt wird, so würden auf dem Kontoauszug Zeilen einzeln erscheinen. Die neue Funktionalität sorgt hierbei für eine Zusammenfassung. Statt der Zeilen auf dem Kontoauszug erscheinen hier nur pro Mandatstyp zusammengefasste Zeilen. Das heißt, dass statt Zeilen maximal 4 Zeilen mit einer Summe der Einzelpositionen auf dem Kontoauszug erscheinen. Die 4 Zeilen ergeben sich aus folgenden Mandatsmöglichkeiten: SEPA Verwendungszwecke auffüllen Mandatsnr. Gleich Kontonr. SEPA Mandat = Einmalig SEPA Mandat = Wiederkehrend Erstmalig SEPA Mandat = Wiederkehrend Wiederkehrend SEPA Mandat = Wiederkehrend Letztmalig Wenn dieser Haken gesetzt wird, so werden pro Verwendungszweckzeile im Zahlungvorschlagskopf immer 35 Zeichen übergeben; auch wenn die Verwendungszweckzeile beispielsweise nur 10 Zeichen enthält. Es werden dann Leerzeichen aufgefüllt. Wenn Sie diesen Haken verwenden, so wird bei Erzeugung der Mandatsnummer die entsprechende Kontonummer herangezogen. Debitor: Mandatsnummer bei Erstellung: Fälligkeiten anpassen: CORE einmalig Fälligkeiten anpassen: CORE erstmalig Fälligkeiten Wenn Sie nun ein weiteres Mandat für den Debitoren anlegen, so wird die Nummer verwendet. Standardwert 6 (=Tage) vor Fälligkeit Standardwert 6 (=Tage) vor Fälligkeit Standardwert 3 (=Tage) vor Fälligkeit manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 38 von 155

39 anpassen: CORE laufend Fälligkeiten anpassen: B2B Fälligkeiten anpassen: COR1 Standardwert 2 (=Tage) vor Fälligkeit Standardwert 1 (=Tage) vor Fälligkeit SEPA-Bank Fälligkeit nach Target SEPA Fristen in Zahlungsdatei SEPA Mandatserstellun g protokollieren SEPA Mandatserstellun g Aktivitätenvorlage EndToEndID Überweisung Präfix Überweisung EndToEndID Lastschrift Präfix Lastschrift SEPA erw. Zeichensatz Eine Datei pro Viele Banken akzeptieren diese definierte Vorfälligkeit von einem Tag nur dann, wenn diese vor einer bestimmten Uhrzeit eingereicht wird. Wenn Sie diese Frist nicht einhalten, muss hier eine Vorfälligkeit von 2 eingetragen werden. Wird dieser Haken gesetzt, so werden die Fälligkeitstage zusätzlich nach Target berechnet. Dies bedeutet, dass Feiertage und Wochenenden (also Tage, an denen die Banken nicht arbeiten), zusätzlich addiert werden. Wochenenden werden immer abgezogen. Dieser Haken ist unabhängig von einer Einrichtung im Target-Kalender. Auch wenn dieser nicht geführt wird, werden Wochenenden automatisch übersprungen. Werden dann im Target-Kalender zusätzlich Target-Tage eingerichtet, werden diese ebenfalls berücksichtigt. Bei SEPA-Lastschriften gibt es bestimmte Fristen, die von Ihnen einzuhalten sind, wenn Sie diese Lastschriften zur Bank geben. Diese Fristen beinhalten die Zeitspanne, mit welchem Vorlauf die Lastschriften bei Ihrer Bank übergeben werden müssen, damit die Lastschriften rechtzeitig eingezogen werden können. Diese Fristen können in der Zahlungsverkehr- Einrichtung hinterlegt werden. Durch die OPplus-Einrichtungsroutine werden diese mit Standardwerten vorbelegt, können aber von Ihnen manuell abgeändert werden. Einige Banken berechnen die Fristen selbst an Hand der in der Datei übergebenen Daten. Wenn dies nicht der Fall ist, dann muss dieser Haken in der Einrichtung entsprechend gesetzt worden sein. Wenn dieser Haken gesetzt wird und für einen Debitoren oder Kreditoren ein SEPA Mandat erstellt wird, so wird ein Aktivitätenprotokollposten am Kontakt erzeugt. Dieses beinhaltet dann die Erstellung des Mandates. Hier wird die Aktivitätenvorlage eingetragen, die für die SEPA Mandatserstellung gelten soll. Hier können Sie Eindeutig, Nicht ausgegeben oder NOTPROVIDED auswählen. Wird eindeutig ausgewählt, so wird immer eine eindeutige EndToEndID bei Überweisungen in die Zahlungsdatei geschrieben. Wenn Sie nicht ausgegeben wählen, so wird keine EndToEndID in die Datei geschrieben und bei NOTPROVIDED wird dieser Text in die Datei geschrieben. Wenn Sie hier einen Präfix eintragen, so wird dieser Präfix bei der EndToEndID ergänzt Hier können Sie Eindeutig, Nicht ausgegeben oder NOTPROVIDED auswählen. Wird eindeutig ausgewählt, so wird immer eine eindeutige EndToEndID bei Lastschriften in die Zahlungsdatei geschrieben. Wenn Sie nicht ausgegeben wählen, so wird keine EndToEndID in die Datei geschrieben und bei NOTPROVIDED wird dieser Text in die Datei geschrieben. Wenn Sie hier einen Präfix eintragen, so wird dieser Präfix bei der EndToEndID ergänzt. Wenn Sie hier den Haken gesetzt haben, so werden auch Sonderzeichen, wie äüö in der Datei übermittelt und nicht als ae dargestellt. Wenn Sie hier den Haken gesetzt haben, so wird für jeden Mandatsstatus im manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 39 von 155

40 Ausführungsdatum Zahlungsvorschlag eine separate Datei auf der Festplatte erzeugt. Das bedeutet, dass maximal 4 Dateien pro Zahllauf erstellt werden: Einmalig Erstmalig Wiederkehrend Letztmalig Diese Einrichtung muss vorgenommen werden, wenn Ihre Bank die verschiedenen Status nicht einer Datei akzeptiert. Wenn dieser Haken gesetzt ist, werden die Buchungen ebenfalls pro Status erzeugt. Ungültige SEPA Zeichen In der Zahlungsverkehr Einrichtung ist es nun möglich, ungültige SEPA Zeichen einzurichten. Ist nichts eingetragen, so sind folgende Zeichen aktiv: ABCDEFGHIJKLMNOPQRSTUVWXYZabcdefghijklmnopqrstuvwxyz-?().,+: / Zahlen (0-9) dürfen nicht als ungültiges Zeichen eingerichtet werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 40 von 155

41 Register Meldewesen Option Meldegrenze (MW) Meldung auf Einzelbeleg Handelsart aus Kreditor verwenden Standard- Handelsart Kreditor Standard- Leistungsnummer Kreditor Einzelaufstellung Kreditor Handelsart aus Debitor verwenden Standard- Beschreibung In diesem Feld wird als Vorgabe die Meldegrenze von eingetragen. Bei der Meldung gibt es 2 Optionen: Einzelbeleg, dessen Betrag die Meldegrenze überschreitet pro Monat, Land und Kennzahl erreichte Gesamtsumme überschreitet die Meldegrenze. Mit diesem Haken steuern Sie, welche Option für Ihren Betrieb genutzt wird. Ist der Haken gesetzt, so gilt Option 1. Ist der Haken nicht gesetzt (Standard), so gilt Option 2. Ist das Feld gesetzt, werden nur Personenkonten berücksichtigt, die eine Handelsart eingetragen haben. Wenn im Kreditor keine Handelsart eingerichtet worden ist, so wird die hier hinterlegte Handelsart in den Meldesatz und in den Zahlungsvorschlagskopf eingetragen. Wenn im Kreditor keine Leistungsnummer eingerichtet worden ist, so wird die hier hinterlegte Leistungsnummer in den Meldesatz und in den Zahlungsvorschlagskopf eingetragen. Unter der Option Zlg Summe buchen der OPplus Einrichtung wird im Erw. Ausgleich bei Mehrfachmarkierungen im Basismodul zunächst die Gesamtzahlungssumme pro Kreditor gebucht, anschließend als Storno wieder ausgebucht, danach erfolgen die einzelnen Ausgleichsbuchungen. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die einzelnen Ausgleichsbuchungen ausgewertet, einzelne Ausgleichsbeträge können somit einer anderen Leistungsnummer zugeordnet werden. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird die Gesamtzahlungssumme ausgewertet. Ist das Feld gesetzt, werden nur Personenkonten berücksichtigt, die eine Handelsart eingetragen haben. Wenn im Debitor keine Handelsart eingerichtet worden ist, so wird die hier hinterlegte manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 41 von 155

42 Handelsart Debitor Standard- Leistungsnummer Debitor Einzelaufstellung Debitor Firmennummer Ansprechpartner Ansprechpartner Telefon Ansprechpartner Meldedatei um Mandantennamen ergänzen Handelsart in den Meldesatz und in den Zahlungsvorschlagskopf eingetragen. Wenn im Debitor keine Leistungsnummer eingerichtet worden ist, so wird die hier hinterlegte Leistungsnummer in den Meldesatz und in den Zahlungsvorschlagskopf eingetragen. Unter der Option Zlg Summe buchen der OPplus Einrichtung wird im Erw. Ausgleich bei Mehrfachmarkierungen im Basismodul zunächst die Gesamtzahlungssumme pro Debitor gebucht, anschließend als Storno wieder ausgebucht, danach erfolgen die einzelnen Ausgleichsbuchungen. Wenn Sie hier einen Haken setzen, werden die einzelnen Ausgleichsbuchungen ausgewertet, einzelne Ausgleichsbeträge können somit einer anderen Leistungsnummer zugeordnet werden. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt, wird die Gesamtzahlungssumme ausgewertet. In diesem Feld muss die Firmennummer eingetragen werden, die bei der Meldung übertragen wird. In diesem Feld muss der Ansprechpartner für das Meldewesen eingetragen werden. Dieser wird bei der Meldung übertragen. In diesem Feld muss die Telefonnummer des Ansprechpartners hinterlegt werden. Diese wird bei der Meldung übertragen. In diesem Feld muss die Adresse des Ansprechpartners hinterlegt werden. Diese wird bei der Meldung übertragen. Wenn dieser Haken gesetzt ist, so wird der Dateiname der Meldedatei um den Mandantennamen ergänzt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 42 von 155

43 Register Optionen Option Avis ab Posten Beschreibung Das Feld definiert die Anzahl der Zahlungsposten, ab der die Anwendung standardmäßig ein Zahlungsavis erstellen soll. Das System belegt die Anzahl der Posten automatisch vor anhand der gewählten Option im Feld Erzeugungsart Verwendungszweck. Sie können die Anzahl manuell ändern. Geben Sie hier nichts bzw. 0 ein, werden keine Avise erstellt. Sie können eine abweichende Anzahl auch bei den einzelnen Debitoren und Kreditoren sowie ebenfalls je Zahlungsartencode angeben. Die Anwendung erzeugt immer anhand des niedrigsten Wertes das Avis. Max. Zeilen in HTML Avis Benutze Feld Ländercode Für SEPA ist der Wert für dieses Feld im Programmcode mit 4 vorbelegt, da bei diesem Format der Verwendungszweck maximal 140 Zeichen beinhalten kann. Andere Einstellungen werden dabei nur berücksichtigt, wenn der Wert kleiner 4 ist. In diesem Feld geben Sie die maximale Anzahl der Zeilen in einem HTML-Avis an. In diesem Feld stellen Sie ein, ob für den Zahlungsverkehr das Feld Ländercode (=Code), das Feld EU Ländercode oder das Feld ISO Bank Code aus der Ländertabelle berücksichtigt werden soll. Das Feld ISO Bank Code ist ein neues Feld in der Ländertabelle, welches wahlweise in diesem Bereich verwendet werden kann. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 43 von 155

44 Vorgabe Länder- / Regionscode Grenzwert Zahlbetrag (MW) Skontotoleranz berücksichtigen Alle offenen Posten anzeigen Verbandszahlung Deb./Kred. Verrechnung Warnung für fehlende BLZ/BIC erzeugen Gelöschte Zlg. Vorschläge registrieren Pro ZV-Kopf summieren Hier wird der Ländercode eingetragen, der z. B. bei SEPA oder anderen Zahlungsformaten, die einen Ländercode vorschreiben, eingetragen wird, wenn das entsprechende Feld in der Karte nicht gefüllt ist. Beim Erzeugen von IBAN und Swift wird beim Fehlen eines Ländercodes in der Bank die OPplus-Zahlungsverkehr-Einrichtung herangezogen und der der Code des Feldes Vorgabe Länder-/Regionscode verwendet. Verwenden Sie dieses Feld, um dafür zu sorgen, dass ein neuer Zahlungsvorschlagskopf pro Kreditor/Debitor angelegt wird, wenn der Zahlbetrag durch den nächsten offenen Posten überschritten würde. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird bei den Zahlungsvorschlägen unter Verwendung von Skontofristen das Feld Skontotoleranzdatum berücksichtigt. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten in einem Zahlungsvorschlag anzeigen und nicht nur die zu zahlenden Posten. Die fälligen Posten werden dabei automatisch zur Bezahlung markiert (Ausgleich gesetzt). Die anderen offenen Posten sind zunächst nicht markiert, könnten aber über den Button Ausgleich mit der Funktion Ausgleiche übernehmen/löschen manuell der Zahlung hinzugefügt werden. Diese Auswahl kann beim Aufruf eines neuen Zahlungsvorschlags geändert werden. Diese Option steht nur zur Verfügung, wenn das Modul OPplus Verbände lizenziert ist. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten eines Verbandes in einem Zahlungsvorschlag anzeigen. Diese Auswahl kann beim Aufruf eines neuen Zahlungsvorschlags geändert werden. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn das Modul OPplus Verbände lizenziert ist. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten eines Debitoren/Kreditoren-Verbands in einem Zahlungsvorschlag anzeigen. Diese Auswahl kann beim Aufruf eines neuen Zahlungsvorschlags geändert werden. Wenn Sie hier einen Haken setzen erzeugt der Zahlungsvorschlag eine Warnung, falls die BLZ oder BIC eines Debitoren/Kreditoren nicht in der Tabelle BLZ enthalten ist. Wenn Sie diese Option aktivieren, werden die gelöschten Zlg. Vorschläge als Gelöschter Zahlungsvorschlag in den Registrierten Zahlungsvorschlägen mitgeführt um eine lückenlose Nummerierung zu gewährleisten. Wird dieses Feld aktiviert, so wird pro Zahlungsvorschlagskopf nur eine Buchung auf dem im Registers Allgemein eingetragenen Kontos erstellt und nicht pro ausgeglichenem Posten eine Buchung. Diese Auswahl kann beim Aufruf eines neuen Zahlungsvorschlags geändert werden. Zahlungsavis Report ID Scheck Report ID Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung dieser Option in einer zugehörigen Skontobetragsbuchung keine Dimensionen aus den einzelnen Posten enthalten sind. Im OPplus bieten wir einen Report für das Zahlungsavis an. Wenn Sie selbst einen speziellen Bericht für Zahlungsavise verwenden möchten, können Sie hier die ID des Berichtes eintragen. Dieser wird dann, statt des OPplus Berichtes, aufgerufen und angezeigt. Im OPplus bieten wir einen Report für den Scheckdruck an. Wenn Sie selbst einen manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 44 von 155

45 SEPA Lastschriftmandate Report ID SEPA Umwidmung Report ID Debitor Skontooption im Zahlungsvorschlag Kreditor Skontooption im Zahlungsvorschlag Nach Erstellen der Zlg.-Datei aufrufen speziellen Bericht für Schecks verwenden möchten, können Sie hier die ID des Berichtes eintragen. Dieser wird dann, statt des OPplus Berichtes, aufgerufen und angezeigt. Im OPplus bieten wir einen Report für das Lastschriftmandat an. Wenn Sie selbst einen speziellen Bericht für Lastschriftmandate verwenden möchten, können Sie hier die ID des Berichtes eintragen. Dieser wird dann, statt des OPplus Berichtes, aufgerufen und angezeigt. Im OPplus bieten wir einen Report für die SEPA Umwidmung an. Wenn Sie selbst einen speziellen Bericht für SEPA Umwidmungen verwenden möchten, können Sie hier die ID des Berichtes eintragen. Dieser wird dann, statt des OPplus Berichtes, aufgerufen und angezeigt. Diese Option wird beim Aufruf eines Debitoren Zahlungsvorschlages (nicht über Vorlagen) automatisch in den Zahlungsvorschlag übernommen. Dies ist für die Berechnung eines Einzugsdatums notwendig. Dieser Wert kann im Zahlungsvorschlag manuell übersteuert werden. Diese Option wird beim Aufruf eines Kreditoren Zahlungsvorschlages (nicht über Vorlagen) automatisch in den Zahlungsvorschlag übernommen. Dies ist für die Berechnung eines Einzugsdatums notwendig. Dieser Wert kann im Zahlungsvorschlag manuell übersteuert werden. Hier können Sie eine Batch-Datei hinterlegen, die nach der Erstellung der Zahlungsdateien aufgerufen wird. IBAN in 4er Blöcken speichern Automatischer Postenvorschlag Inkl. Überhang Ein Beipiel an dieser Stelle wäre das automatische Hochladen der erstellten Dateien an die Bank. Dadurch können Sie gewährleisten, dass kein Mitarbeiter die Chance hat, die erstellten Dateien zu manipulieren. Ferner wäre es auch möglich die Dateien nach dem Hochladen auch zu verschlüsseln oder Ähnliches. Wenn dieser Haken gesetzt wird, so wird die vom Anwender eingegebene IBAN automatisch in 4er Blöcken dargestellt; selbst, wenn diese vorher ohne Leerzeichen eingetragen worden ist. Dies dient der optisch leichteren Lesbarkeit einer IBAN. Sie können diese Einstellung im laufenden Betrieb ohne Probleme ändern. Innerhalb der Programmlogik wird immer die IBAN ohne Leerzeichen betrachtet. Wenn dieses Feld gesetzt ist, so werden automatisch bei der manuellen Eingabe einer Kontonummer im Zahlungsvorschlagskopf alle gem. Einrichtung fälligen Posten vorgeschlagen. Außerdem findet die Bankkontensuche statt. Wenn dieser Haken gesetzt ist, so wird der Wert Inkl. Überhang beim Erstellen der Debitoren- und Kreditoren Zahlungsvorschläge vorbelegt. Dort kann dieser Wert ggf. übersteuert werden. SEPA Bankkontomandate Im Bereich OPplus Zahlungsverkehr haben Sie die Möglichkeit, für Zahlungen im Bereich SEPA pro Bankkonto diverse Bankkontomandate zu pflegen. Um erstmalig eine Mandatsreferenz zu erzeugen, können Sie den AssistEdit auf der Bankkontokarte für das Feld Mandatsreferenz verwenden. Das System fragt Sie dann, ob Sie eine Referenz erzeugen möchten: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 45 von 155

46 Wenn Sie dies bestätigen, werden die mandatsrelevanten Felder zunächst vorbelegt gefüllt (rote Markierung). Die weiteren SEPA Felder (grüne Markierung) müssen ggf. manuell angepasst werden. Um sich die Mandate anzuschauen oder ggf. weitere Mandate zu hinterlegen, befindet sich im Kopfbereich ein Aufruf für SEPA Mandate. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 46 von 155

47 Es öffnet sich eine Übersich der vorhandenen Bankkontomandate, von der Sie auch in die Bearbeitung wechseln können. Hier können Sie die Mandatswerte entsprechend des speziellen Kundenmandates ändern (Gültigkeit datumsbasiert, Gültigkeit betragsbasiert, Gültigkeit nutzungsbasiert, SEPA Verfahren, Mandatsart, ). Diese erzeugten Mandate können dann beim Buchen von Rechnungen oder in den Posten eingetragen werden. Mandatsbemerkungen Sie haben nun die Möglichkeit, Bemerkungen für einzelne Mandate anzugeben. Diese werden Ihnen dann entsprechend in den Factboxes angezeigt. Ein Druck dieser Bemerkungen ist nicht integriert. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 47 von 155

48 SEPA Mandatshistorie Wird ein Mandat bei der Zahlungsdateierstellung verwendet, so wird im Hintergrund automatisch geprüft, ob sich in der Mandatshistorie für dieses Mandat bereits ein Datensatz existiert. Ist dies nicht der Fall, so wird die Verwendung dieses Mandates mit den aktuellen Einstellungen protokolliert. Sollte ein Datensatz vorhanden sein, wird dieser auf Abweichungen überprüft: Ist der Name identisch Sind die Kontonummer und die BLZ identisch Sind IBAN und SWIFT identisch Sind die Mandatseinstellungen identisch Wird eine Abweichung festgestellt, so wird ein neue Datensatz mit den neuen Informationen und neuer Verisionsnummer in die Historie eingetragen. Im derzeitigen Release von OPplus werden diese Informationen noch im Hintergrund gefüllt. Eine Ansicht der Historie ist noch nicht gegeben. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 48 von 155

49 Zahlungsformen Die Standardtabelle Zahlungsformen wurde um dreizehn Felder ergänzt. Option Vorgabe Zahlungsartencode Vorgabe Zlg. Bankkonto Separater Zahlungsvorschlagskopf Einzelzahlung Verwendungszweck Kopf Kreditor Beschreibung In diesem Feld legen Sie fest, mit welcher Zahlungsart ein Posten bezahlt werden soll, der mit dem entsprechenden Zahlungsformcode erfasst wurde. Per Lookup können Sie je Zahlungsformcode eine der vorhandenen Zahlungsarten hinterlegen. Einzelheiten zu den Zahlungsarten entnehmen Sie bitte dem Kapitel Zahlungsarten. In diesem Feld tragen Sie das Bankkonto ein, das bei einem Zahlungsvorschlag für diese Zahlungsform als Auftraggeber-Bankverbindung verwendet werden soll. Der Eintrag an dieser Stelle übersteuert das Bankkonto, das bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags angegeben werden muss. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, wird für diese Zahlungsform im Zahlungsvorschlag immer ein separater Zahlungsvorschlagskopf (= Zahlungsvorschlagskarte) - und dadurch - eine separate Zahlung pro Posten erzeugt. Es wird dabei die im Posten hinterlegte Zahlungsform zu Grunde gelegt. Dies ist unabhängig von einer Einrichtung einer Einzelzahlung Bankverbindung möglich. Wenn Sie hier einen Haken setzen, wird bei einem Zahlungsvorschlag je fälligem Posten des zugehörigen Debitoren/Kreditoren eine separate Zahlungsvorschlagskarte - und dadurch - eine separate Zahlung erzeugt. Weitere Einzelheiten sowie Tipps zur Nutzung dieser Funktion finden Sie im Kapitel Funktionalität der Option Einzelzahlung in der Zahlungsform In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Kopf (dies ist die erste Zeile) für einen Kreditor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. Sie können dabei folgende Variablen verwenden: Code Ergebnis: %1 Unsere Kontonummer %2 Mandatsreferenz manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 49 von 155

50 %3 Mandatsdatum %4 SEPA Fälligkeitstage %5 Gläubiger Identifikationsnummer %6 Kontoart %7 Kontonummer %8 Buchungsdatum %9 Zahlungsdatum \ Einmalige Nutzung im Verwendungszweck = Zeilenumbruch Diese Codes gelten für die Kopf Verwendungszwecke dieser Einrichtung. Verwendungszweck Kreditor In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für einen Kreditor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. Code Ergebnis: %1 Belegnummer %2 Zahlbetrag %3 Skonto %4 Skonto (in Prozent) %5 Kontonr. %6 Externe Belegnummer %7 Ext. Belegnummer, wenn gefüllt, sonst Belegnummer %8 Belegnr. (debitorisch) Ext. Belegnr. (kreditorisch) %9 Belegdatum %10 Zahldatum %11 Buchungstext Rechnung %12 Buchungstext Zahlung %13 Währungscode Rechnung %14 Währungscode Zahlung %15 Belegart (1 Zeichen) %16 Unsere Kontonummer %17 Mandatsreferenz %18 Mandatsdatum %19 SEPA Fälligkeitstage %20 Ausgl. Restbetrag %21 Gläubiger Identifikationsnummer Einmalige Nutzung im Verwendungszweck = Zeilenumbruch Mit diesem Steuerzeichen werden die Verwendungszwecke verkettet dargestellt. Diese Codes gelten für die Kopf Verwendungszwecke dieser Einrichtung. Verwendungszweck Kopf Debitor In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Kopf (dies ist die erste Zeile) für einen Debitor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 50 von 155

51 Verwendungszweck Debitor Avis Verwendungszweck Verwendungszweck Fuß Grenzwert Zahlbetrag (MW) In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für einen Debitor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck bei einem Avis dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Fuß (dies ist die letzte Zeile) bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. Verwenden Sie dieses Feld, um dafür zu sorgen, dass ein neuer Zahlungsvorschlagskopf pro Kreditor/Debitor angelegt wird, wenn der Zahlbetrag durch den nächsten offenen Posten überschritten würde. Neuer Kopf ab Posten Avis ab Posten Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein neuer Kopf werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsart. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsart. Mandate erzeugen OPplus stellt für die Mandatserzeugung eine Stapelverarbeitung zur Verfügung. Beim Aufruf können Sie dort zunächst einmal die Debitoren filtern. Wenn gewünscht, besteht ebenfalls die Möglichkeit, Debitor-Bankkontenfilter zu setzen. Wird der Bericht geartet, werden alle (gefilterten) Debitor-Bankkonten analysiert und ggf. umgestellt. Die Voraussetzungen dafür sind: IBAN und SWIFT sind im Bankkonto enthalten. Es ist ein Mandat im Bankkonto eingetragen. Auf dem Reiter Optionen haben Sie die Möglichkeit, das SEPA Verfahren CORE oder B2B und zusätzlich das Mandatsdatum anzugeben. Ist für das Mandat noch kein Mandat vorhanden, so wird eines erzeugt. SEPA Umwidmung OPplus stellt für die Umwidmung der Mandate eine Stapelverarbeitung zur Verfügung. Beim Aufruf kann der Anwender dort zunächst Sie haben im Menü oder auf den Bankkonten die Möglichkeit, ein Umwidmungsbericht beliebig oft zu drucken. Wenn der Bericht gedruckt wird, so wird zusätzlich (wenn die Einrichtung vorgenommen wurde) ein Aktivitätenprotokollposten gebildet. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 51 von 155

52 -> Auf dem Register Optionen können Sie im Bericht noch ein Datum für den Ausdruck eintragen. Wenn hier kein Datum eingetragen wird, so wird das Mandatsdatum aus dem entsprechenden Mandat angedruckt. Sofern ein Aktivitätenprotokollposten erstellt werden soll, ist es von Nöten, dass im zugehörigen Kontakt ein Verkäufercode eingetragen ist, da es ansonsten zu einer Fehlermeldung kommt: Zahlungsverkehr Einrichtung manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 52 von 155

53 Ausdruck des Berichtes Protokollposten manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 53 von 155

54 Bankleitzahlen Option Bankleitzahl BIC Bankname Ländercode Postleitzahl Ort Kurzbeschreibung Beschreibung Hier tragen Sie die Bankleitzahl ein. Hier tragen Sie die BIC ein (= Bank Identifier Codes; auch bekannt als SWIFT-Code). Hier geben Sie den Namen der Bank ein. Hier geben Sie den Ländercode der Bank ein. Hier geben Sie die PLZ der Bank ein. Hier geben Sie den Ort der Bank ein. Hier geben Sie eine Kurzbezeichnung der Bank ein. Die Werte der Felder Bankname, Ländercode, Bankleitzahl und BIC (= Bank Identifier Codes; auch bekannt als SWIFT-Code) werden in der Debitor Bankkontokarte, der Kreditor Bankkontokarte und der Bankkontokarte per Lookup übernommen. Sie können diese Tabelle mit dem Bericht Import Bankleitzahlen füllen. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Import Bankleitzahlen DE. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 54 von 155

55 BIC / SWIFT-Codes Option BIC Bankleitzahl Bankname Ländercode Postleitzahl Ort Kurzbeschreibung Beschreibung Hier tragen Sie die BIC ein (= Bank Identifier Codes; auch bekannt als SWIFT-Code). Hier Feld können Sie eine Bankleitzahl eintragen. Hier geben Sie den Namen der Bank ein. Hier geben Sie den Ländercode der Bank ein. Hier geben Sie die PLZ der Bank ein. Hier geben Sie den Ort der Bank ein. Hier geben Sie eine Kurzbezeichnung der Bank ein. Die Werte der Felder Bankname, Ländercode, Bankleitzahl und BIC (= Bank Identifier Codes; auch bekannt als SWIFT-Code) werden in der Debitor Bankkontokarte, der Kreditor Bankkontokarte und der Bankkontokarte per Lookup übernommen. Sie können diese Tabelle mit dem Bericht Import Bankleitzahlen automatisch füllen lassen. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Import Bankleitzahlen DE. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 55 von 155

56 Zahlungsarten In der Tabelle werden wichtige Informationen je Zahlungsart angezeigt, die bei der Erstellung der Zahlungsdateien zur Validierung herangezogen werden. Diese Tabelle wird vom System vorgeben. Folgende Felder können vom Benutzer geändert werden: Option Neuer Kopf ab Posten Avis ab Posten Text Ausgleichbuchung Verwendungszweck Kopf Kreditor Beschreibung Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein neuer Kopf werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsform, Debitor- / Kreditorkarte oder in der OPplus ZV Einrichtung. Hier kann die Anzahl der Posten eingetragen werden, ab welcher ein Avis erstellt werden soll. Das Feld ist standardmäßig mit dem Wert 0 vorbelegt. Ist der Eintrag leer (Wert 0), berücksichtigt die Anwendung eine mögliche Einstellung in der Zahlungsform, Debitor- / Kreditorkarte oder in der OPplus ZV Einrichtung. Ist dieses Feld leer, wird "Zahlung von %Belegnummer%" verwendet. Wenn für die Ausgleichszahlungsarten AUSGL. 1 und AUSGL. 2 kein spezifischer Text eingetragen ist, wird vom System der Wert "Ausgleich von %Belegnummer%" vorgeschlagen. Bei der Eingabe eines individuellen Textes können Sie ebenfalls die Platzhalter der Verwendungszwecke verwenden. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Kopf (dies ist die erste Zeile) für einen Kreditor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. Sie können dabei folgende Variablen verwenden: Code Ergebnis: %1 Unsere Kontonummer %2 Mandatsreferenz %3 Mandatsdatum %4 SEPA Fälligkeitstage %5 Gläubiger Identifikationsnummer %6 Kontoart %7 Kontonummer %8 Buchungsdatum %9 Zahlungsdatum manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 56 von 155

57 Text Verwendungszweck Kreditor In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für einen Kreditor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. Code Ergebnis: %1 Belegnummer %2 Zahlbetrag %3 Skontobetrag %4 Skonto % %5 Kontonummer des Zahlungsposten %6 externe Belegnummer %7 externe Belegnummer wenn gefüllt ansonsten die NAV interne Belegnummer %8 bei Kreditoren die externe Belegnummer wenn gefüllt ansonsten die NAV interne Belegnummer bei Debitoren immer die interne NAV Belegnummer %9 Belegdatum %10 Zahldatum %11 Buchungstext Rechnung %12 Buchungstext Zahlung %13 Währungscode Rechnung %14 Währungscode Zahlung %15 Belegart (1. Zeichen) %16 Unsere Kontonummer %17 Mandatsreferenz %18 Mandatsdatum %19 SEPA Fälligkeitstage %20 Ausgl. Restbetrag %21 Gläubiger können verschieden Platzhalter in einer Zeile verknüpft werden. Bitte beachten Sie, dass beim Überschreiten einer maximalen Zeilenlänge der Wert dann abgeschnitten wird. \ Einmalige Nutzung im Verwendungszweck = Zeilenumbruch Diese Codes gelten für alle Verwendungszwecke dieser Einrichtung. Beispiel: RG %1 vom %9 EURO %2 ergibt als Verwendungszweck RG vom EURO 1190,00 Verwendungszweck Kopf Debitor Text Verwendungszweck Debitor Text Verwendungszweck Fuß Avis In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Kopf (dies ist die erste Zeile) für einen Debitor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für einen Debitor bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck für den Fuß (dies ist die letzte Zeile) bei dieser Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, wie der Verwendungszweck bei einem Avis dieser manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 57 von 155

58 Verwendungszweck Ausgabepfad Zahlungsdateien Dateiendung Datei Präfix Avis ab Posten Grenzwert Zahlbetrag (MW) Zahlungsart für Verrechnung Zahlungsart aufgebaut werden soll. In diesem Feld können Sie den Ausgabepfad für die Zahlungsdateien je Zahlungsart definieren. In diesem Feld können Sie angeben, welche Dateiendung die Dateien dieser Zahlungsart haben. In diesem Feld können Sie angeben, ob die Datei immer mit einem bestimmten Text beginnen soll. Beispiel: BACS_ für britische Zahlungsdateien. In diesem Feld können Sie die Anzahl Posten für ein AVIS auf Ebene der Zahlungsart festlegen. Verwenden Sie dieses Feld, um dafür zu sorgen, dass ein neuer Zahlungsvorschlagskopf pro Kreditor/Debitor angelegt wird, wenn der Zahlbetrag durch den nächsten offenen Posten überschritten würde. Dieses Feld findet Verwendung bei der debitorisch / kreditorischen Verrechnung. Geben Sie hier ein, mit welcher Zahlungsart verrechnet werden soll. Inaktiv Beispiel: Sie haben debitorische / kreditorische Verrechnung als Option im Zahlungsvorschlag ausgewählt, dann machen Sie einen Kreditor Zahlungsvorschlag für DTAUS und er findet zugehörige Debitoren, die mit EINZUG gekennzeichnet sind; dann würde man bei EINZUG einstellen, dass diese mit DTAUS verrechnet werden sollen. Ansonsten würden verschiedene Zahlungsvorschläge pro Zahlungsart angelegt werden. Sie können mit diesem Haken die Zahlungsarten inaktiv schalten, die Sie nicht benötigen, um so eine bessere Übersicht zu haben. Beim Aufruf der Zahlungsarten im System, wird der Filter auf Inaktiv = Nein gesetzt. Um eine Zahlungsart wieder zu aktivieren, entfernen Sie in den Zahlungsarten den Filter und entfernen danach den Haken der Zahlungsart im Feld Inaktiv. Aktuell sind folgende wesentliche Zahlungsarten (=Zahlungswege) implementiert: DTAUS (in den Ausprägungen Einzug, Abbuchung und Überweisung). Da bei einigen Banken zukünftig Umlaute nicht mehr unterstützt werden, werden diese im DTAUS Format in die entsprechenden Werte umgesetzt (ä = ae etc.). SEPA (in den Ausprägungen SEPA-Zahlung = ausgehend, SEPA B2B = Lastschriften Geschäftskunden, SEPA-LS = Lastschriften Privatkunden Direct Debit Format) Ungültige Zeichen wie z.b. das kaufmännische UND (&) werden beim SEPA Format in ein Leerzeichen gewandelt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 58 von 155

59 Um SEPA-Lastschriften nutzen zu können müssen Sie im Vorfeld eine Gläubiger- Identifikationsnummer beantragen und Mandate einrichten. SCHECK Wenn bei dieser Zahlungsart als Buchungskonto in der Zahlungsbuchungsmatrix ein Bankkonto eingetragen wird, werden beim Scheckdruck auch Scheckposten gebildet. Bitte beachten Sie, dass beim Verwenden dieser Zahlungsart in dem jeweiligen NAV Bankkonto das Feld letzte Schecknummer nicht leer sein darf. GESPERRT dient zur Kennzeichnung der Debitoren und Kreditoren, bei denen keine Zahlungsvorschläge erstellt werden müssen. AUSGL. 1 Ausgleiche erfolgen in Mandantenwährung, es wird keine Zahlungsdatei erstellt und somit auch keine Bankinformation geprüft). Sie können diese Zahlungsart nutzen, um mit den Funktionalitäten des Zahlungsvorschlags Posten auszubuchen. AUSGL. 2 Ausgleiche erfolgen in der Postenwährung, es wird keine Zahlungsdatei erstellt und somit auch keine Bankinformation geprüft). Sie können diese Zahlungsart nutzen, um mit den Funktionalitäten des Zahlungsvorschlags Posten auszubuchen. MT101 MT103 MT104 SEPA COR1 SEPA EIL ISO PMT Dies entspricht dem internationalen SEPA Format ohne die Einschränkung auf die Währung Euro) Weisungsschlüssel pro Zahlungsart In allen Zahlungsarten wird seitens OPplus nun vorgegeben, ob Weisungsschlüssel in der jeweiligen Zahlungsart überhaupt zulässig sind. Dies ist ein internes Feld, welches durch die Einrichtung vorgegeben wird. In den Zahlungsarten wurde das Feld Vorgabe Weisungsschlüssel entsprechend ergänzt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 59 von 155

60 Über dieses Feld kann ein bestimmter Weisungsschlüssel als Vorgabe hinterlegt werden. Pro Weisungsschlüssel können nun bestimmte für diese Zahlungsart zulässige Weisungsschlüssel definiert werden. Diese Weisungsschlüssel sind spezifisch für diese Zahlungsart vorhanden. Diese SEPA Weisungsschlüssel sind bspw. bei der Zahlungsart ISO PMT nicht zu sehen. Sollte eine Zahlungsart keine Weisungsschlüssel zulassen, so wird entsprechend eine Fehlermeldung angezeigt. Bei der Zahlungsvorschlagserstellung wird ein ggf. eingerichteter Vorgabe Weisungsschlüssel automatisch in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 60 von 155

61 Verwendungszwecke / Neuer Kopf ab Posten / Avis ab Posten Wichtig ist, dass die Felder Neuer Kopf ab Posten und Avis ab Posten sich immer rein auf die Postenanzahl beziehen und keinen direkten Bezug zu den Verwendungszweckzeilen besteht. Ggf. eingerichtete Kopf- und Fußzeilen werden hier nicht berücksichtigt und können verursachen, dass der Verwendungszweck nicht ausreicht. Da sich die Berechnungen alle auf Postenebene beziehen und nicht miteinander verkettet sind, werden beide Felder unabhängig voneinander ausgewertet. Hierbei sollte logisch darauf geachtet werden, wie die Einrichtungen erfolgen. Avis ab Posten Neuer Kopf ab Posten Anzahl Posten im Deb. / Kred. Ergebnis Köpfe mit je 5 Posten 1 Kopf mit 20 Posten (Avis durch Begrenzung vom System) 1 Kopf mit 20 Posten (Avis durch Einrichtung ab dem 5. Posten) Köpfe mit je 1 Posten Köpfe mit je 10 Posten inkl. Avis Köpfe mit je 10 Posten ohne Avis Köpfe: 1 Kopf mit 11 Posten und Avis 1 Kopf mit 9 Posten ohne Avis Für den Fall, dass Sie eine Einrichtung vorgenommen haben, die für Verwendungszweckzeilen nicht ausreichend ist, so gibt es einen Sicherheitsmechanismus, welcher Ihnen signalisiert, dass nicht alle Posten im Verwendungszweck angezeigt werden können. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 61 von 155

62 Dies geschieht meistens unter der Verwendung in den Zahlungsarten, wie in folgendem Beispiel: Für einen Debitoren wird ein Zahlungsvorschlag über 12 Posten erzeugt. In der Zahlungsart ist Avis ab Posten = 14 eingerichtet. Außerdem ist der Text Verwendungszweck sehr lang, da %2 %3 %4 %5 eingerichtet ist. Dies kann aber auch vorkommen, wenn mit sehr langen (ext.) Belegnummern gearbeitet wird und nur die Platzhalter Belegnr., Betrag, Skontobetrag eingerichtet werden. Bei der Verkettung werde alle Belege nacheinander in die Zeilen geschrieben. Hierbei wird nicht darauf geachtet, dass die Werte logisch zusammen bleiben. Die Belegnummern werden ggf. getrennt und in der nächsten Zeile weitergeführt. In dieser Verarbeitung gibt es den Vorteil, dass noch mehr Posten über die Verwendungszwecke behandelt werden können, bevor durch das System ein Avis oder neuen Kopf erzeugt werden müsste. Die Standardverarbeitung für SEPA-Verwendungszwecke stellt sich folgendermaßen dar: An erster Stelle der Wert Unsere Kontonr. (wenn vorhanden) eingetragen. Danach werden die Belegnummern hintereinander aufgefüllt, wie dieses Beispiel zeigt. Diese Voreinstellung kann jederzeit übersteuert werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 62 von 155

63 Sollten Sie eine solche Darstellung nicht wünschen, so können Sie diese in der jeweiligen Zahlungsart entsprechend mit Platzhaltern geändert werden. Als Platzhalter haben Sie folgende Optionen für die Verwendungszweckzeilen: Als Platzhalter haben Sie folgende Optionen für die Verwendungszweckköpfe: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 63 von 155

64 Bei allen Zahlungsarten, die mehr als 2 und weniger als 10 Verwendungszweckzeilen aufweisen, wird eine automatische Verkettung der Belege durchgeführt, wenn von Ihnen nichts anderes eingerichtet worden ist. Anzahl verfügbarer Verwendungszwecke Option Zeilen Zeichen ABBUCHUNG, DTAUS, EINZUG AT-ABBUCH, AT-AZV, AT-EDI, AT-EINZUG CH-CHF 4 28 CH-FW 4 30 CLIEOP, CLIEOP-DD 4 32 AZVEUR, BTL91, CH-DD, CH-LSV, MT101, MT103,MT104, SEPA, SEPA B2B, SEPA-LS,ISO PMT, DTAZV (wenn lizenziert) 4 35 CH-IBAN 3 35 ACCE, BOR, LCR 1 10 BACS, BACS_18, BACS_18DD,BACS_EUR, BACS_XB CH-ESR 1 27 ETEBAC_PRE, ETEBAC_VIR 1 31 Abw. Verwendungszwecke in Debitor- Kreditor Bankkonto Die alternativen Verwendungszwecke aus der Debitor/Kreditor Bankkontokarte können optional mit den postenbezogenen Verwendungszwecken kombiniert werden können. Wird in den Verwendungszwecken des Bankkontos in Zeile 1 oder Zeile 2 an erster Stelle ein "+" - Zeichen erfasst, so werden die Verwendungszwecke kombiniert. D.h. zunächst werden ggf. die ersten beiden Zeilen aus der Bankkontokarte gebildet und anschließend die verbliebenen Zeilen analog zu üblichen Verwendungszweckerstellung. Dies wird an den verschiedenen Einrichtungen verdeutlicht: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 64 von 155

65 Es werden bspw. 2 Abw. Verwendungszweckzeilen am Bankkonto hinterlegt. Wenn nun ein Zahlungsvorschlag erzeugt wird, erhält man folgendes Verwendungszweck Ergebnis: Eine verknüpfte Einrichtung wäre wie folgt durchzuführen: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 65 von 155

66 Es findet dann eine Verknüpfung von Abw. Verwendungszweckzeilen und normaler zeilenbezogener Verwendungszwecke statt. Hier zu erkennen im Bereich rot und grün. Verwendungszwecke über die Zeile hinaus bereitstellen Wenn im Platzhalter der Zahlungsart bspw. %1 %11 %6 %9 eingetragen wird, so wird der Text für einen einzigen Posten ggf. pro Zeile nicht ausreichen. Es werden 4*35 Zeilen bereitgestellt. Wenn nun für eine Zeile mehr als 35 Zeichen eingestellt werden (wie in dieser Beispiel-Einrichtung), so werden die Verwendungszwecke abgeschnitten und nicht in Zeile 2 fortgeführt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 66 von 155

67 Man kann somit sagen, dass eine Einrichtungszeile sich immer auf eine Verwendungszweckzeile bezog. Es besteht aber die Möglichkeit, dass auch diese Einrichtung auf Zeilenschaltung "reagiert" und automatisch umbricht und den Text in der nächsten Zeile fortführt. Für diese Funktion steht nun ein weiterer Platzhalter zur Verfügung: ^. Diesen können Sie über den bekannten Weg im AssistEdit einsehen: Die Einrichtung einer Zahlungsart würde dann bspw. so aussehen: Es wird der erste Posten mit wenig Text markiert (grüner Bereich). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 67 von 155

68 Es wird der zweite Posten mit mehr Text markiert (blauer Bereich). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 68 von 155

69 Es wird der dritte Posten mit mehr Text markiert (roter Bereich). Reicht der Platz dann nicht mehr aus, wie hier beim vierten Posten (lila Bereich), so wird, wie in vorherigen Versionen auch, eine entsprechende Warnmeldung angezeigt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 69 von 155

70 Zahlungsbuchungsmatrix In der Zahlungsbuchungsmatrix können Sie je Zahlungsartencode einen Eintrag in den Feldern Buchungskontoart und Buchungskontonr. vornehmen. Es ist ebenfalls möglich, dass Sie eine Standard-Einrichtung für alle Zahlungsarten einrichten, was sich am folgenden Beispiel verdeutlichen lässt: In diesem Falle ist die Einrichtung immer auf das gleiche Transit-Konto geschlüsselt: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 70 von 155

71 Es würde ebenfalls Version eine Einrichtung wie folgt ausreichen: Es wird ein einziger Datensatz ohne die Angabe einer Zahlungsart eingerichtet. Diese gilt nun als Standard-Wert. Es ist natürlich jederzeit möglich, dass auch spezifische Zahlungsarten eingerichtet werden, wie z.b. Es würde nun für alle Zahlungsarten, bis auf SEPA und SEPA-LS das Sachkonto 1090 gelten; für SEPA und SEPA-LS entsprechend Die Felder Bankkonto, Gegenkonto pro Zahlungszeile und Gegenkonto pro Zahlungsvorschlagskopf sind optional. Option Zahlungsartencode Bankkonto Buchungskontoart Beschreibung Hier müssen Sie einen Zahlungsartencode eintragen. Hier können Sie ein Bankkonto eintragen. Dadurch haben Sie die Möglichkeit, je Bankkonto ein separates Buchungskonto zu definieren. Hier wählen Sie die Buchungskontoart (Sachkonto. Kreditor oder Bankkonto). Der Eintrag wird in das Feld Gegenkontoart bei der Buchung der Zahlungen übertragen. Wird bei der Zahlungsart SCHECK als Buchungskonto hier ein Bankkonto eingetragen, werden beim Scheckdruck auch Scheckposten gebildet. Buchungskontonr. In dieses Feld tragen Sie die Buchungskontonr. ein. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 71 von 155

72 Kontoname Gegenkonto pro Zahlungszeile Der Eintrag wird in das Feld Gegenkontonr. bei der Buchung der Zahlungen übertragen. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Buchungskontoart gewählten Kontoart ab: Sachkonto, Kreditor oder Bankkonto In diesem Feld wird Ihnen der Name der eingetragenen Buchungskontonummer angezeigt. Setzen Sie hier einen Haken, wird pro Zahlungsvorschlagszeile eine neue Belegnummer aus der Nummernserie vergeben und die Buchungskontonr. je Zeile als Gegenkonto gebucht wird. Diese Option hat Vorrang vor dem nächsten Feld Gegenkonto pro Zahlungsvorschlagskopf. Ist das Feld nicht angehakt, so wird pro Zahlungsart eine Summe ermittelt, die als Gesamtbetrag gegen die einzelnen Zahlungszeilen, also Debitoren bzw. Kreditoren gebucht wird. Diese Option ist zwingend zu wählen bei Einsatz einer DATEV-EXPORT-Schnittelle, da DATEV pro Buchungszeile ein Gegenkonto benötigt. Gegenkonto pro Zahlungsvorschlagskopf Diese Option wird nur dann berücksichtigt, wenn die Option Gegenkonto pro Zahlungszeile nicht aktiv ist. Setzen Sie hier einen Haken, wird pro Zahlungsvorschlagskopf eine neue Belegnummer aus der Nummernserie vergeben und die Buchungskontonr. je Zahlungsvorschlagskopf als neue Zeile gebucht. Bitte beachten Sie, dass bei Verwendung dieser Option in einer zugehörigen Skontobetragsbuchung keine Dimensionen aus den einzelnen Posten enthalten sind. Diese Option wird nur dann berücksichtigt, wenn die Option Gegenkonto pro Zahlungszeile nicht aktiv ist. Ist das Feld nicht angehakt, so wird pro Zahlungsart eine Summe ermittelt, die als Gesamtbetrag gegen die einzelnen Zahlungszeilen, also Debitoren bzw. Kreditoren gebucht wird. Zlg.-Buchungsmatrix nach Währungen Viele Banken buchen bei ausländischen Zahlungsverkehren eine Summe pro Währung. Dies ist entsprechend auch in OPplus abbildbar und ermöglicht dann eine entsprechende Zuordnung im Bankimport. Das heißt: Wenn das Kennzeichen "Währung trennen" in der Zahlungsart gesetzt ist, soll nicht automatisch pro Kopf eine neue Buchung erfolgen. Dies geschieht nur, wenn der Kunde in der Zahlungsbuchungsmatrix entsprechend das Feld Gegenkonto pro Zahlungskopf setzt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 72 von 155

73 Ist das Feld "Gegenkonto pro Zahlungskopf" nicht gesetzt, so wird pro Währung eine Summe gebucht. In diesem Beispiel waren 3 Zahlungsvorschlagsköpfe vorhanden. Einer mit der Währung CHF, einer mit der Währung JPY und einer mit der Währung USD. Für jede Währung wird entsprechend eine Buchung erzeugt. Import Bankleitzahlen DE Über diesen Menüpunkt können Sie die von der Deutschen Bundesbank zum Download zur Verfügung gestellte Datei mit den aktuellen Bankleitzahlen importieren ( Der Import schreibt die Daten in die Felder der Tabellen Bankleitzahlen und BIC / SWIFT Codes. Beim Import werden vorhandene Werte in den Bankkonten, Debitoren Bankkonten und Kreditoren Bankkonten nicht aktualisiert. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 73 von 155

74 Download via Verzweigt auf die Homepage zum Download der Datei zwecks lokaler Speicherung der Import-Datei. Bankleitzahlen Hier kann ausgewählt werden, ob ein Komplettupdate oder ein Ergänzungsupdate gemacht werden soll. Wählt man Komplettupdate aus, so werden vorher ALLE Bankleitzahlen gelöscht und dann neu angelegt. Bei einem Ergänzungsupdate wird der Wert Nachfolge BLZ nicht aktualisiert. Neue Bankleitzahlen werden aber auch angelegt. Debitor BLZ aktualisieren Hier können Sie auswählen, ob die Debitor Bankleitzahlen aktualisiert werden sollen. Dabei wird der Wert BLZ im Debitor Bankkonto durch den Wert Nachfolge BLZ ersetzt. Kreditor BLZ aktualisieren Hier können Sie auswählen, ob die Kreditor Bankleitzahlen aktualisiert werden sollen. Dabei wird der Wert BLZ im Kreditor Bankkonto durch den Wert Nachfolge BLZ ersetzt. Banknamen aktualisieren Hier können Sie auswählen, ob die Banknamen ebenfalls aktualisiert werden sollen. SEPA Nachverfolgung bei Import BLZ Beim Import der Bankleitzahlen wurde der Aufruf um eine weitere Option ergänzt: SEPA Nachverfolgungen erzeugen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 74 von 155

75 Wenn Sie diese Option beim Import wählen, so erhalten Sie für alle geänderten / zu ändernden Datensätze einen Eintrag in der Tabelle SEPA Nachverfolgungen. Sie können dann entscheiden, ob hier ggf. IBAN Änderungen durchzuführen sind, die nicht automatisch vom System durchgeführt werden. Bitte beachten Sie, dass diese Option nur für Kunden verwendbar ist, die das Basismodul lizenziert haben. Erzeuge IBAN und SWIFT Sie können über diesen Bericht für die Debitor und Kreditor Bankkonten die IBAN und SWIFT erzeugen lassen. Hierzu muss auf der jeweiligen Bankkontokarte das Feld Länder-/Regionscode gefüllt sein. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 75 von 155

76 Es besteht ebenso die Möglichkeit, die BIC und IBAN direkt von Debitor- und Kreditor- Bankkontokarten, sowie der Bankkontokarte und der Einzelzahlung Bankverbindung aus zu erzeugen: IBAN und SWIFT erzeugen: Erzeugt für das ausgewählte Bankkonto IBAN und SWIFT. Wenn die Funktion IBAN und SWIFT erzeugen aufgerufen wird, so wird ein ggf. angelegtes Mandat automatisch mit dem Status erstmalig versehen, sofern es vorher auf wiederkehrend oder letztmalig stand. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 76 von 155

77 Zahlungsschema Auftraggeberbank Über Sepa Schemata können ggf. pro Bank / Zahlungsart und (Ziel)Ländercode die Felder XMLNS, XSI, SchemaLocation, EndtoEndID, SWIFT Header und Segment 50H: variabel eingestellt werden. Über den Button Vorgabe wird eine Standard-Zeile seitens OPplus eingetragen. Hier ist eine Eintragung nur von Nöten, wenn Ihre Bank andere Vorgaben erwartet, als OPplus es standartisiert bei der Erstellung von SEPA-Dateien vorgibt. Diese Werte für die 6 Felder erhalten Sie, wenn nötig, von Ihrer Bank. OPplus erstellt bei der Vorgabe keine Beispielzeile, welches auf einen ggf. eingetragenen Ländercode abgestimmt ist. Wenn der Ländercode nicht DE ist, so müssen Sie diese Vorgaben definitiv prüfen und anpassen. Die Vorgabezeile für AT wäre bspw: "APC:STUZZA:payments:ISO:pain:008:001:02:austrian:003" Die ersten 3 Felder sind manuell einzutragen/abzuändern und entsprechen einer Vorgabe Ihrer Bank. Option SEPA Sammler Beschreibung Wenn es Banken gibt, bei denen die Lastschrift oder Überweisung von der allgemeinen Einrichtung abweicht, so haben Sie die Möglichkeit, dies pro Bankkonto / Zahlungsart entsprechend einzurichten. Sie haben im Feld SEPA Sammellastschrift 3 Optionen: 1. Leer -> Es wird der Wert aus der ZV-Einrichtung ausgewertet 2. Ja -> unabhängig von der ZV-Einrichtung werden Lastschriftvorschläge als Sammellastschrift / Sammelüberweisung ausgeführt 3. Nein -> unabhängig von der ZV-Einrichtung werden Lastschriftvorschläge nicht als Sammellastschrift / Sammelüberweisung ausgeführt EndtoEndID = Das Feld wird nicht weiter berücksichtigt Leer = Es wird keine übermittelt NOTPROVIDED wenn leer = Es wird das Wort NOTPROVIDED übertragen, wenn keine EndtoEndID vorhanden ist. Eindeutig = Es muss eine EndtoEndID eingetragen sein. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 77 von 155

78 MT Format: eine physikalische Datei pro Zlg. Kopf MT Format: In Adressfeldern Zeilennr. Verwenden SWIFT Header Wenn Sie hier die Option Ja wählen, so wird pro Zahlungsvorschlagkopf eine Datei geschrieben. Wenn Sie hier die Option Ja wählen, so wird in den Adressfeldern eine Zeilennummer übergeben. Diese Option ist zu wählen, wenn die Banken die Datei ohne diese Nummerierung nicht annehmen. Hier haben Sie die Möglichkeit einzurichten, ob der SWIFT Header mit ausgegeben werden soll. Zusätzlich besteht die Option, dass nur die erste Zeile des SWIFT Headers mit ausgegeben wird. Segment 50H Format VIR 2000 Bank Adresse = In diesem Segment wird die Adresse der Bank übermittelt. Firmenadresse = In diesem Segment wird die Adresse der Fima übermittelt. Dies betrifft die Erstellung von MT101 Dateien. Ja = Das Format VIR 2000 wird erstellt. Segment 77B Sammler SEPA Fristen in Zahlungsdatei SEPA erw. Nein = Das Format VIR 2000 wird nicht erstellt. Hier haben Sie die Option Abw. Verwendungszweck. Wenn diese Option gewählt wird, so wird in das Segment 77B der MT101 Datei der Wert aus dem Feld abw. Verwendungszweck des Kreditor Bankkontos geschrieben. Wenn dieser Haken gesetzt ist, wird die Datei als Sammellastschrift aufgebaut. Es wird also pro Mandatsstatus eine Gruppe gebildet, die dann übertragen wird. Wenn dieser Haken gesetzt ist, werden die SEPA Fälligkeitstage auf das Ausführungsdatum heraufgerechnet und dieses neu kalkulierte Datum in die Datei übertragen. Hier müssen Sie mit der Bank abstimmen, ob diese ebenfalls die SEPA Fälligkeitstage auf das übermittelte Datum rechnet. Wenn dies der Fall ist, darf der Haken an dieser Stelle nicht gesetzt sein. Hier können Sie einstellen, ob der Erw. Zeichensatz (ä,ü,ö) verwendet werden soll oder manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 78 von 155

79 Zeichensatz SEPA Überw. Hauptversion SEPA Lastschrift Hauptversion Postanschrift übertragen Eine Datei pro Ausführungsdatum Clearing Absender ID Clearing: Mittel zur Identifikation Währungscode des Ausführenden Bankkontos exportieren Bei Dateierstellungszeit Sekunden abschneiden Keine InitgPty übertragen nicht. Dies überschreibt die Einstellung in der Zahlungsverkehr Einrichtung, sofern ja oder nein gewählt wird. Sollte eine andere Hauptversion als in der Zahlungsverkehr Einrichtung gewünscht sein, so kann diese hier eingerichtet werden: pain pain Sollte eine andere Hauptversion als in der Zahlungsverkehr Einrichtung gewünscht sein, so kann diese hier eingerichtet werden: pain pain Hier können Sie einstellen, ob die Postanschrift in der Datei mit übertragen werden soll, oder nicht. Dies ist bei internationalen Bankabwicklungen im Bereich ISO Pmt des öfteren der Fall. Wenn Sie die Zahlungsverkehr Einrichtung in Bezug auf Eine Datei pro Ausführungsdatum übersteuern wollen, so haben Sie in diesem Feld die Möglichkeit dazu. Dies bedeutet, ob pro Mandatsart (FRST,RCUR,FNAL,OOFF) eine Datei erzeugt werden soll, oder diese entsprechend zusammengefasst werden sollen. In diesem Feld können Sie eine Clearing Absender ID eintragen. Dies ist im Bereich ISO PMT ggf. nötig. Hier haben Sie die Möglichkeit zwischen folgenden Optionen zu wählen: Leer Nur Name Nur Sender-ID Name und Sender-ID Dieses Feld ist im Bereich ISO PMT ggf. einzurichten. In diesem Feld können Sie einrichten, ob der Währungscode der ausführenden Bank mit übertragen werden soll, oder nicht. Hier können Sie auswählen, in welchem Format die Erstellungszeit der Datei übermittelt werden soll. Ohne Einrichtung wird der Wert wie folgt dargestellt: T12:00:00 Wenn Sie die Sekunden in der Zeit nicht übermittelt haben möchten, so müssen Sie hier Ja auswählen. Im Bereich ISO PMT ist es teilweise so, dass der Bereich InitgPty nicht in der Datei übertragen werden darf. Wenn dies der Fall ist, so müssen Sie hier ja auswählen. Wenn hier keine Kombination spezifisch eingerichtet worden ist, so werden beim Erzeugen der SEPA- Datei die Vorgabe -Werte übermittelt. Hier ist eine Einrichtung notwendig, wenn die Bank die erstellte SEPA-Datei mit einem Hinweis auf die hier angezeigten Felder nicht annimmt. Oftmals gibt es hier Anpassungen bezogen auf die EndToEndID. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 79 von 155

80 Zahlungsschema Transaktionen ISO Payment Das Standardformat UNIversal Financial Industry (UNIFI) Message Scheme ISO 20022, hier kurz ISO Payment genannt, wird zunehmend im globalen Zahlungsverkehr eingeführt. Das bereits etablierte SEPA-Format basiert auch auf ISO UNIFI, mit der Einschränkung auf EUR-Zahlungen, Charge Bearer SLEV (= ServiceLevel) und die ausschließliche Verwendung von IBAN und BIC in den verwendeten SEPA-Nachrichten. Im ISO Payment bestehen diese Einschränkungen nicht, je nach den Gegebenheiten in den an der Zahlungstransaktion beteiligten Ländern und Währungen können auch konventionelle Kontonummern (BBAN: Basic Bank Account No.) und Bankleitzahlen, Routingnr. bzw. Transitnr. (diese auch in Verbindung mit standardisierten fünfstelligen Codes von Clearingsystemen) genaue Adressdaten von allen Beteiligten (Auftraggeber, Auftraggeberbank, begünstigte Bank, Zahlungsempfänger) erforderlich werden. Auch begleitende Informationen wie Gebühreneinstellungen (im Gegensatz zu SEPA-Transaktionen sind ISO Payment- Transaktionen nicht gebührenfrei) Sender-ID zur Identifikation des Auftraggebers je nach Anforderung sowohl mit Firmenname als auch ohne Eilaufträge z.b. Service Level URGP -> Urgent Payment in der Datei je nach Bedarf entweder auf Kopf- oder Positionsebene zusätzliche Filialnr. der Bankfiliale, Betragsformatierungen ohne Nachkommastellen (z.b. für japanische Yen) usw. führen dazu, dass eine große Anzahl von weiteren Einrichtungsmöglichkeiten in OPplus erforderlich wurden, um alle bislang bekannten Erfordernisse abzubilden. Integration in OPplus In OPplus sind diese Möglichkeiten für die Abbildung dieser spezifischen ISO Payment Zahlungen integriert. So sind Sie mit OPplus in der Lage durch gezielte Einrichtungen komplexe Transaktionen durchzuführen. Bspw. ist es ohne spezifische Anpassungen möglich eine Zahlungsdatei für eine englische Bank mit Sitz in den Niederlanden, in der das Geld zur Bank of America gesendet werden soll. Für diese Einrichtungen wurde das SEPA XML Schemata zum einen in Zahlungsschemata Auftraggeberbank umbenannt und zum anderen wurde eine weitere Einrichtungsmaske erzeugt: Zahlungsschemata Transaktionen. Das Schema der Auftraggeberbank bietet dabei die grundsätzlichen Einstellmöglichkeiten, damit das beauftragte Kreditinstitut die Zahlungsdatei akzeptiert. Dieses ist auch bei SEPA-Zahlungen erforderlich, wenn die Standardvorgabewerte des Zahlungsmoduls nicht den aktuellen Anforderungen des Kreditinstituts entsprechen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 80 von 155

81 Das Transaktionsschema, welches bei ISO Payment hinzukommt, bietet darüber hinaus die Möglichkeit, getrennt für die bei der Transaktion beteiligten Quell- und Zielländer (ggf. auch eine spezielle Bank im Zielland) die Ausgabe der Zahlungsdatei anzupassen, damit alle für die Verarbeitung der Transaktion erforderlichen Informationen in der Zahlungsdatei enthalten sind. Wenn eine Bedingung nicht erfüllt wird, so wird im Zahlungsvorschlag ggf. entsprechend ein Fehler erzeugt, die eine Zahlungsdateierstellung verhindert. In diesem Beispiel sind 2 spezifische Einrichtungen vorgenommen worden: 1. Eine ISO Payment Zahlung aus den Niederlanden nach Russland 2. Eine ISO Payment Zahlung aus Großbritannien nach Amerika Grundsätzlich müssen alle Einstellungen mit größter Sorgfalt vorgenommen werden und nach Abschluss der Testläufe gesichert werden. Eine einzige falsche Feldeinstellung kann bereits dazu führen, dass die komplette Datei oder eine einzelne Transaktion zurückgewiesen wird, wobei falsch und richtig sich je nach eingesetzten Kreditinstituten und beteiligten Ländern erheblich unterscheiden können. Es ist außerdem zu empfehlen, dass Testdateien mit der Bank abgestimmt werden, bevor der Echtbetrieb dieser Einstellungen startet. Eine wichtige Information für alle Bestandskunden ist, dass keine weitere Einrichtung von Nöten ist, wenn der Kunde bereits ISO Payment erfolgreich im Einsatz hat. Wenn Sie mit ISO Payment arbeiten und kein Zahlungsschemata eingerichtet ist, so erhalten Sie einen entsprechenden Warnhinweis im Zahlungsvorschlagskopf. Dies dient nur als Hinweis. Sie können die Zahlung weiterhin durchführen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 81 von 155

82 Feld Zahlungsartencode Länder- /Regionscode beauftr. Bank Länder- /Regionscode begünst. Bank BIC / SWIFT/ BLZ begnst. Bank Adresse der begünst. Bank notw. Bankcode beauftr. Bank notw. Bankcode begünst. Bank notw. Bankkonto beauftr. Bank notw. Bankkonto begünst. Bank notw. Beschreibung In diesem Feld wird eingerichtet, für welche Zahlungsart die spezifische Einrichtung gelten soll. Ländercode der beauftragten Bank eintragen (welche die Zahlungsdatei entgegen nimmt - > Quelle der Transaktion) Ländercode für das Ziel der Transaktion bei der begünst. Bank eintragen Nur ausfüllen, wenn die Einstellung im Datensatz nur für eine bestimmte begünst. Bank im Zielland gelten soll. Bei Ja muss die komplette Adresse der begünst. Bank vorhanden sein. Die PLZ ist dabei optional, da eine PLZ nicht in allen Ländern eingeführt wurden. Wenn am Konto vorhanden, sollte dies immer auf Ja eingerichtet werden. Bei Nein ist die vollständige Adresse der beauftr. Bank erforderlich. Wenn am Konto vorhanden, sollte dies immer auf Ja eingerichtet werden. Bei Nein ist die vollständige Adresse der begünst. Bank erforderlich. Wenn eine Kontonummer vorhanden ist, sollte dieser Wert immer auf Ja eingerichtet sein. Bei Nein ist die vollständige Adresse der beauftragten Bank erforderlich. Wenn eine Kontonummer vorhanden ist, sollte dieser Wert immer auf Ja eingerichtet sein. Bei Nein ist die vollständige Adresse des Zahlungsempfängers erforderlich. Bei Ja wird bei Konten ohne BIC der Ländercode im Tag <PstlAdr> mit exportiert (z.b. erforderlich bei Bank of America) Bei fehl. BIC Land d. begünst. Bank erford. Bei einem Konto mit BIC sieht der Export an dieser Stelle so aus (ohne Land) manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 82 von 155

83 BIC für begünst. Bank Pflicht Dieser Wert muss auf Ja gestellt werden, wenn zusätzlich zur BLZ / Routing- oder Transit-Nr. die BIC exportiert werden muss. Wenn der Wert nicht auf Ja steht, wird diese grundsätzlich immer exportiert, wenn vorhanden, da hierfür im Gegensatz zur Bankleitzahl ein eigener XML-Tag vorhanden ist. Clearing System Code verifizieren Ist hier Ja eingerichtet, so werden die ersten 5 Stellen (= der ISO Code des Clearingsystems (CashClearingSystemMember)) der Routing- oder Transitnr. gegen die Einrichtungstabelle Zahlungs Info Code verifiziert (z.b. USABA , USABA -> Fedwire in US). Ausschnitt aus dieser Tabelle: Clearing System Member Schema Es gibt 2 Optionen für den Export: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 83 von 155

84 Nur <MmbId> <ClrSysMmbId> <MmbId> </MmbId> </ClrSysMmbId> <ClrSsyId> + <MmbId>. Der Wert für <ClrSysId> wird aus den ersten 5 Stellen der Routing- bzw. Transitnr. extrahiert, ab Pos. 6 beginnt die <MmbId>. <ClrSysMmbId> <ClrSysId> <Cd>USABA</Cd> </ClrSysId> <MmbId> </MmbId> </ClrSysMmbId> Inhalt Bankcode beauftr. Bank Hier haben Sie 3 Optionen zur Auswahl: BLZ o Es wird die Bankleitzahl exportiert SWIFT/BIC Code o Es wird der BIC Code exportiert SWIFT/BIC Code wenn nicht leer o Wenn gefüllt, wird der BIC Code exportiert; ansonsten die BLZ Inhalt Bankcode begünst. Bank Hier haben Sie 3 Optionen zur Auswahl: BLZ o Es wird die Bankleitzahl exportiert SWIFT/BIC Code o Es wird der BIC Code exportiert SWIFT/BIC Code wenn nicht leer o Wenn gefüllt, wird der BIC Code exportiert; ansonsten die BLZ manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 84 von 155

85 Bei der Einstellung Bankkontonr. (BBAN) werden die XML-Tags <Othr> und <Id> exportiert und entsprechend gefüllt. Inhalt Bankkonto beauftr. Bank Bei Einstellung IBAN bzw. IBAN wenn nicht leer werden die XML-Tags <Id> und <IBAN> exportiert und entsprechend gefüllt. Inhalt Bankkonto begünst. Bank Je nach Gegebenheiten im Zielland einstellen. Wird die Einrichtung Bankkontonr. (BBAN) gewählt, so erhalten Sie die XML-Tags <Id> und <Othr>: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 85 von 155

86 Wird die Einrichtung IBAN oder IBAN wenn nicht leer gewählt, so erhalten Sie die XML- Tags <Id> und <IBAN>: Inhalt Routing Nr. begünst. Bank Je nach Einstellung muss eines der Felder am Bankkonto versorgt sein, wenn Feld Routing Nr. begünst. Bank notw. auf Ja steht. Diese haben Priorität vor dem Bankcode/BLZ, da es nur eine mögliche Exportposition in der Datei als <ClrSysMbmId> gibt. Routing Nr. begünst. Bank notw. Bei Ja muss eine Routing- oder Transitnr. für alle Bankkonten im Zahlungslauf vorhanden sein. Bei Nein erhält eine ggf. vorhandene BLZ Priorität vor Routing- bzw. Transitnr. und wird dann als <MmbId> für das Clearing verwendet. Währungsdezimal -stellen auswerten Bei der Einrichtung Ja wird das Feld Betragsdezimalstellen in der Währungstabelle (z.b. 0:0 für JPY) bei der Formatierung ausgewertet. Dies ist bspw. bei Banken in Japan erforderlich, da Dateien mit Nachkommastellen bei Beträgen in japanischen Yen zurückgewiesen werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 86 von 155

87 Ohne Auswertung der Formatierung bzw. mit Betragsdezimalstellen 2:2 an der Währung wird so exportiert: Zahlungstrans.- SvcLvl erforderlich Richten Sie hier Ja ein, wenn die Bank das Service Level <SvcLvl> auf Transaktionsebene benötigt (z.b. bei der Bank of America). Beim Zahlungslauf wird dann anhand der Vorgabe der entsprechende Wert in die Zahlungsköpfe eingetragen. Dieser Wert kann dort jedoch noch individuell angepasst werden. Dieser Wert wird dann in der Datei entsprechend abgebildet: Platzierung des Charge Bearers Im Gegensatz zu SEPA Zahlungen sind ISO Payment-Transaktionen nicht gebührenfrei. Bei der Erstellung der Zahldatei muss deswegen berücksichtigt werden, wer manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 87 von 155

88 diese Gebühren übernimmt (Entgeltregelung). Sie können die Vorgabewerte der Entgeltregelung am Kreditor bzw. Debitor einstellen. Diese werden in die Zahlungsköpfe entsprechend übernommen. Um festzulegen, wie sich diese in der Zahldatei auswirken, stehen die Optionen Dateikopf (Vorgabewert, analog zu Platzierung bei SEPA) und Individuelle Transaktion zur Verfügung. Bei Dateikopf bestimmt die Einstellung des ersten Zahlungsempfängers den Wert für alle Zahlungsempfänger, bei Individuelle Transaktion werden die Zahlungsköpfe getrennt ausgewertet und die Datei entsprechend exportiert. Export bei Einstellung Dateikopf, hier hinter dem Debtor Agent <DbtrAgt> Bei Einstellung Auftraggeber Export in Datei: DEBT Bei Einstellung Begünstigter Export in Datei: CRED Bei der Einstellung Individuelle Transaktion erfolgt der Eintrag nach dem angewiesenen Betrag (InstdAmt = Instructed Amount) wie folgt: Das entsprechende Feld im Zahlungskopf: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 88 von 155

89 Erweiterung im Bankkonto Im Bankkonto wurde zusätzlich das Feld Zusätzliche Filialnr. Ergänzt. Wenn dies gepflegt ist, wird dieser Feldinhalt als Branch-ID in dem Tag <BrnchId> vom Debtor Agent <DbtrAgt> exportiert (z.t. erforderlich z.b. bei Bank of America) manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 89 von 155

90 Target Tage Kalender Sie haben im OPplus Zahlungsverkehr Menü die Möglichkeit, einen Target Kalender einzurichten. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 90 von 155

91 Alle hier eingetragenen Tage werden automatisch als Bankfeiertage angesehen und bei der Kalkulation der SEPA Fristen berücksichtigt. Folgende Tage werden dabei automatisch vom System übersprungen: Jeder Samstag & Sonntag Bitte beachten Sie, dass eine Einrichtung des Feldes SEPA-Bank Fälligkeit nach Target in der Zahlungsverkehr Einrichtung unabhängig von der Einrichtung eines Target-Kalenders berücksichtigt wird. Wenn dieser Haken gesetzt wird, so werden die Wochenenden vollautomatisch ohne weitere Einrichtungen als Target-Tage berücksichtigt. Der Target Kalender bietet somit nur weitere optional zu setzende Target-Tage. Wenn Sie den Button Feiertage eintragen wählen, so öffnet sich ein Bericht, der automatisch Feiertage eintragen kann. Zu beachten ist, dass hier derzeit lediglich deutsche Feiertage integriert sind. Ausgehend davon können Sie weitere Feiertage eintragen. Im Feld Anzahl Jahre können Sie eintragen, für wie viele Jahre der Bericht die Feiertage eintragen soll. Diese Einrichtung wäre dann einmalig und muss nur bei unregelmäßigen Bankfeiertagen Ihrer Bank angepasst werden. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 91 von 155

92 SEPA Einzugsdatum In der oben genannten Tabelle können Sie nicht nur TARGET-Tage (also freie Tage) einrichten, sondern haben auch die Möglichkeit, einen Einzugstermin einzurichten. Hier wird dann mit der Datumsart Lastschrift gearbeitet. Einzutragen ist in diesem Kalender, wann die Lastschriftszahlläufe beim Kunden durchgeführt werden. Sie haben die Möglichkeit, diese manuell einzutragen, oder auch mit einem Bericht: Lastschriften eintragen. IBAN only Die seit Februar 2016 im SEPA Raum gängige IBAN only Methode wird unterstützt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 92 von 155

93 Hier können Sie die Anzahl an Perioden eingeben und einen Zahlrhythmus. Hier haben Sie die Möglichkeit, zwischen Wöchentlich, 14-tägig und Monatlich. Außerdem können Sie anhaken, an welchen Tagen Sie die Einzüge durchführen. Dies wird dann in die Tabelle entsprechend eingetragen. Hier ein Beispiel für 2 Perioden, wöchentlich, montags und mittwochs. In OPplus ist eine Funktion hinterlegt, die das nächste Einzugsdatum auf Basis des Fälligkeitsdatums im Posten berechnet. Sie haben nun die Möglichkeit, mit dieser Funktion das entsprechende Einzugsdatum auf ihrer Rechnung zu drucken. Somit gibt es eine gültige Prenotification, die bei einer Rechnung mit Einzug angegeben werden kann. Die SEPA Target Tage sind bei dieser Funktion natürlich berücksichtigt. Hier ein kleines Beispiel des Einzugsdatums auf Basis des Fälligkeitsdatums, wenn die Einzugstage eingerichtet worden sind. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 93 von 155

94 Wir bieten somit die Möglichkeit, das tatsächliche Einzugsdatum auf dem Ausdruck der Prenotification zu drucken. Wenn durch fehlende Einrichtungen keine Berechnung durchgeführt werden kann, so gibt die Funktion das Fälligkeitsdatum des Postens zurück. Das bedeutet: Fälligkeitsdatum = Einzugsdatum. Es ist also für die Prenotification an den Kunden wichtig, hier eine entsprechende Einrichtung vorzunehmen. Die Funktionalität von OPplus kann aus folgenden Bereichen heraus aufgerufen und somit angezeigt / angedruckt werden: Aufruf Funktionsname Debitorenposten GETDDExecDate() Verkaufsrechnung GetDDSalesHeadExecDate() Verkaufsgutschrift GetDDSalesHeadExecDate() Geb. Verkaufsrechnung GetDDSalesInvExecDate() Geb. Verkaufsgutschrift GetDDSalesInvExecDate() Servicerechnung GetDDServiceHeadExecDate() Servicegutschrift GetDDServiceHeadExecDate() Geb. Servicerechnung GetDDServiceInvExecDate() Geb. Servicegutschrift GetDDServiceInvExecDate() Diese Aufrufe sind entsprechend mit Ihrem NAV Partner zu klären und auf den Belegen zu verwenden. Beim Ausdruck des Zahlungsavises wird diese Funktionalität bereits verwendet und entsprechend das Einzugsdatum angedruckt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 94 von 155

95 Folgend noch ein kleines Rechenbeispiel mit der Verknüpfung der einzelnen Daten. Wichtig Das Feld Fälligkeit berücksichtigen bis, Skontofälligkeit berücksichtigen bis, sowie das Ausführungsdatum im Zahlungsvorschlag müssen immer dem Einzugsdatum der Tabelle entsprechen, damit diese Kalkulation korrekt durchgeführt werden kann. Meldewesen In der Zahlungsverkehr Einrichtung finden Sie auf dem Reiter Meldewesen die Felder Meldegrenze (MW), Meldung auf Einzelbeleg, Standard-Handelsart Kreditor, Standard-Leistungsnummer Kreditor, Einzelaufstellung Kreditoren, Standard-Handelsart Debitor, Standard-Leistungsnummer Debitor, Einzelaufstellung Debitoren,Firmennummer, Ansprechpartner, Ansprechpartner Telefon, Ansprechpartner , Meldedatei um Mandatennamen ergänzen, sowie im Abschnitt Vorgang die Aufrufe für Bundesländer und Länder. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 95 von 155

96 Diese Felder dienen dem Meldewesen, welches Sie im Menü unter AWV Meldesätze finden. Die sich öffnende Maske ist in 2 Bereiche aufgeteilt. Im oberen Bereich werden die Gesamtsummen der Einzelzahlungen pro Land, Leistungsnummer angezeigt, aus diesen Summensätzen werden die eigentlichen Meldesätze, die dann in der Meldedatei wiederzufinden sind, gebildet. Im unteren Bereich befinden sich die Einzelzahlungen, die die Gesamtsumme ergeben. Diese können dort noch angepasst und / oder ergänzt werden. Da es ebenfalls möglich ist, Meldungen im Format Z10 durchzuführen, kann hier die Art manuell in der Meldewesen-Maske geändert werden, endweder im oberen Bereich, es werden dann alle Einzelzahlungen mit umgeschlüsselt, oder im unteren Bereich, dann wird nur diese eine Zahlung umgeschlüssselt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 96 von 155

97 Sie können unter dem Button Navigate die aktuellsten Meldesätze holen (Aufruf Meldedaten holen). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 97 von 155

98 Im sich öffnenden Fenster müssen Sie dann den Buchungszeitraum angeben, aus dem Sie die Meldedaten holen möchten. Als potenziell meldepflichtig werden alle Zahlungen, bei denen der Zahlungsfluss von Deutschland ins Ausland (Ländercode im Personenkonten) erfolgt ist, in der Tabelle Bundesbank Report als Detail gespeichert. Ebenso wird ein Kopfsatz (falls noch nicht vorhanden) für die entsprechende Gruppe angelegt. Gruppiert wird nach folgenden Kriterien: Meldetyp Kontoart Länder-/Regionscode Handelsnummer Leistungsnummer Kapitelnummer Warenverzeichnis ISIN Standardmäßig wird als Meldetyp Z4 vorgeschlagen. Eine Änderung auf Z10 ist manuell möglich. Die Werte für Kapitelnummer Warenverzeichnis und ISIN (für Z10 Meldungen) müssen manuell eingegeben werden. Werden Änderungen an einem Gruppen-Feld innerhalb des Detail-Datensatzes vorgenommen, so wird der Detailsatz einem anderen Kopfsatz zugeordnet. Fall noch keiner vorhanden ist, wird ein neuer Kopf-Satz angelegt. Im Kopf wird der Meldebetrag pro Gruppe angezeigt. ACHTUNG: Es ist möglich, dass hier Meldebeträge unter der Meldegrenze zu finden sind, diese können über Nur Sätze über Meldegrenze anzeigen rausgefiltert werden. Sätze unterhalb der Meldegrenze werden nie in eine Meldedatei geschrieben. Es besteht die Möglichkeit, unter Meldesatz -> AWV Übersicht drucken einen Ausdruck zu erzeugen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 98 von 155

99 Sie haben außerdem die Möglichkeit, die Meldungen als XML Datei (Aufruf XML Datei erzeugen) oder als CSV Datei (Aufruf CSV Datei erzeugen) zu erstellen. Dabei wird im Dateinamen der Meldetermin, der in der Maske angezeigt wird, übertragen. Dieser wird vom System mit dem Tagesdatum vorbelegt, kann aber von Ihnen manuell übersteuert werden. Dies ist notwendig, wenn Sie die Meldung abweichend vom aktuellen Monat durchführen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 99 von 155

100 Zahlungsformcode je Debitoren- / Kreditorenposten Über den Zahlungsformcode definiert sich für einen Zahlungsvorschlag die zugehörige Zahlungsart des fälligen Postens. Erfassung Zahlungsformcode bei der Eingabe über Fibu Buch.-Blätter Mit dem Modul Zahlungsverkehr wird bei der Eingabe über Fibu Buch.-Blätter je Debitorenposten bzw. Kreditorenposten ein eigener Zahlungsformcode mitgegeben. Das Feld Zahlungsformcode wird während der Erfassung mit dem Wert aus der Debitoren- /Kreditorenkarte gefüllt und kann vor Buchung noch verändert werden. Das Feld Zahlungsformcode muss bei Bedarf per Design in die Fibu-Buch.-Blattzeile eingeblendet werden. Erfassung Zahlungsformcode bei der Eingabe über Belege Mit dem Modul Zahlungsverkehr kann bei der Eingabe über die Belege Debitor Rechnung, Debitor Gutschrift, Kreditor Rechnung und Kreditor Gutschrift, Servicerechnung und Servicegutschrift ein Zahlungsformcode mitgegeben werden, der im zugehörigen Debitoren- bzw. Kreditorenposten gespeichert wird. Das Feld Zahlungsformcode wird dabei während der Erfassung mit dem Wert aus der Debitoren-/Kreditorenkarte gefüllt und kann vor Buchung noch verändert werden. Das Feld Zahlungsformcode muss bei Bedarf per Design in den Belegen Debitor Gutschrift und Kreditor Gutschrift im Kopf eingeblendet werden. Wir empfehlen dabei eine Darstellung auf dem Register Fakturierung, wie bei der Rechnung. Das Feld Zahlungsformcode in den Debitoren-/Kreditorenposten Es besteht die Möglichkeit, den Inhalt des Feldes Zahlungsformcode in der Tabelle Debitorenposten bzw. Kreditorenposten zu ändern, solange der Posten offen ist. Das Feld Zahlungsformcode muss bei Bedarf per Design eingeblendet werden. Zuordnung der Empfänger Bankverbindung beim Erstellen eines Zahlungsvorschlags Sollten bei einem Debitoren- bzw. Kreditoren-Posten innerhalb der Fälligkeit, aber mit unterschiedlichen Zahlungsarten offen sein, erstellt der Zahlungsvorschlag je Zahlungsartencode eine separate Zahlungsvorschlagskarte (Zuordnung der Zahlungsart erfolgt über den Zahlungsformcode im Posten). Auf Basis der Zahlungsart im Posten (welche wiederum auf dem Zahlungsformcode im Posten basiert) wird beim zugehörigen Debitor / Kreditor nach einem zugeordnetem Bankkonto für diese Zahlungsart gesucht und eingetragen (siehe Kapitel Debitor Bankkontenübersicht bzw. Kreditor Bankkontenübersicht). Findet das System bei dem Debitoren bzw. Kreditoren kein zugeordnetes Bankkonto für diese Zahlungsart, wird dem Posten für die Bezahlung die Bevorzugtes Bankkonto des Debitors bzw. die Bevorzugtes Bankkonto des Kreditors zugewiesen. Findet das System aber auch keine hinterlegte Bevorzugtes Bankkonto, dann wird das erste Bankkonto zugewiesen, das bei dem Debitoren bzw. Kreditoren vorhanden ist. Ignoriert werden Bankkonten die das Kennzeichen Eingefügt durch Bankimport haben. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 100 von 155

101 Feld Bankkonto Zahlung in den Debitoren-/Kreditorenposten Debitor/Kreditorenposten Feld Bankkonto Zahlung Das Feld Bankkonto Zahlung wird im Posten gespeichert und kann solange geändert werden, wie der Posten offen ist. Der Zahlungsvorschlag erstellt dann pro ausgewähltes Bankkonto einen eigenen Zahlungsvorschlagskopf. Debitor/Kreditor-Bankkonto bereits beim Buchen mitgeben Bereits bei der Erfassung von Debitoren/Kreditoren Buchungen kann ein Bankkonto vorgeben werden, welches dann in dem Feld Bankkonto Zahlung in den Posten gespeichert wird.. In den Einkaufs- und verkaufsbelegen finden Sie das Feld auf dem Register OPplus: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 101 von 155

102 In den Einkaufs- und Verkaufsbuchblätter finden Sie das Feld in der Fibu-Buchblattzeile: Feld Mandatsreferenz in den Debitoren-/Kreditorenposten Debitor/Kreditorenposten Feld Mandatsreferenz Das Feld Mandatsreferenz wird im Posten gespeichert und kann solange geändert werden, wie der Posten offen ist. Der Zahlungsvorschlag erstellt dann pro Mandatsreferenz einen eigenen Zahlungsvorschlagskopf. Debitor/Kreditor-Mandatsreferenz bereits beim Buchen mitgeben Bereits bei der Erfassung von Debitoren/Kreditoren Buchungen kann eine Mandatsreferenz vorgeben werden, welches dann in dem Feld Mandatsreferenz in den Posten gespeichert wird. In den Einkaufs- und verkaufsbelegen finden Sie das Feld auf dem Register Fakturierung: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 102 von 155

103 In den Einkaufs- und Verkaufsbuchblättern finden Sie das Feld in der Fibu-Buchblattzeile: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 103 von 155

104 Funktionalität der Option Einzelzahlung in der Zahlungsform Wenn Sie die Option Einzelzahlung in einer Zahlungsform aktiviert haben, bestehen folgende Optionen zur Nutzung der dahinterliegenden Funktionalitäten. Einzelzahlung Je Belegnummer eine separate Zahlung Wenn Sie bei einem Debitor oder Kreditor eine Zahlungsform hinterlegt haben, bei der die Option Einzelzahlung aktiviert ist, erstellt der Zahlungsvorschlag je Beleg eine separate Zahlungsvorschlagskarte. Wenn Sie dann die Zahlungen erstellen, wird auch in der Zahlungsdatei je Beleg eine separate Zahlung vorhanden sein. Diese Funktion kann nützlich sein, wenn ihr Lieferant seine Kontoauszüge importiert und zum Erreichen eines Treffers immer eine 1:1-Beziehung zwischen Zahlungseingang und Belegnummer benötigt. Einzelzahlung Eingabe einer Empfängerbankverbindung (inkl. Empfängername) je Belegnummer (Stichwort: diverse Debitoren, diverse Kreditoren) Wie im obigen Abschnitt bereits erwähnt, erstellt der Zahlungsvorschlag je Beleg eine separate Zahlungsvorschlagskarte, wenn Sie bei einem Debitor oder Kreditor eine Zahlungsform hinterlegt haben, bei der die Option Einzelzahlung aktiviert ist. Wenn Sie zusätzlich je Beleg einen separaten Empfänger mit einer eigenen Bankverbindung eingeben, so werden diese Informationen bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags sowie der Zahlungsdatei berücksichtigt. Diese Einrichtung kann unabhängig von der Einrichtung in der Zahlungsform erfolgen. Sobald eine Einzelzahlung Bankverbindung hinterlegt ist, so wird automatisch ein neuer Zahlungsvorschlagskopf für diesen Posten erzeugt! Diese Funktionalität kann nützlich sein, wenn Sie mit diversen Debitoren bzw. diversen Kreditoren arbeiten (z.b.: Diverse A, Diverse B etc.). Eingabe schon bei der Erfassung des Beleges In den Einkaufs- und Verkaufsbuchblättern, sowie dem Anlagen Fibu Buch.-Blatt (Navigate > Einzelzahlung Bankverbindung), sowie in den Belegen Verkaufs- und Einkaufsrechnung, sowie auch der Reklamation (Navigate > Einzelzahlung Bankverbindung) besteht für die Option Einzelzahlung die Möglichkeit, eine einmal gültige Bankverbindung direkt einem Beleg zuzuordnen. Dabei wird geprüft, ob im jeweils zugrunde liegenden Debitor,- bzw. Kreditorkonto eine Zahlungsform eingerichtet ist, die für Einzelzahlung eingestellt wurde. Die Einzelzahlung Bankverbindung wird beim Zahlungsvorschlag dann für diesen Beleg verwendet. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 104 von 155

105 Nun können Sie eine nur für diesen Beleg gültige Empfängerbankverbindung, sowie ggf. einen Zahlungsartencode eintragen. Wenn Sie die Eingaben mit OK bestätigen werden Sie gespeichert, mit Abbrechen verlassen Sie die Maske ohne Speicherung der Daten. Das Feld Bank Code verzweigt dabei in die bereits vorhandenen Bankkonten des entsprechenden Debitoren / Kreditoren. Bei der Eingabe einer Bankleitzahl öffnet sich ein Suchfenster, wenn eine Bankleitzahl erfasst wurde, zu der mehrere BICs existieren. Wird die Funktion Beleg kopieren verwendet und im zu kopierenden Beleg ist eine Einzelzahlung Bankverbindung angegeben, so wird diese ebenfalls mit in den neuen Beleg kopiert. Dieser Fall tritt ein, wenn bspw. für eine Rechnung mit Einzelzahlung eine Gutschrift erstellt werden soll. Die eingegebene Einzelzahlung Bankverbindung wird nur dann beim Zahllauf berücksichtigt und nur dann, wenn der Posten einem Zahlungsformcode zugeordnet ist, in dem die Option Einzelzahlung aktiv ist! Die erfassten Personendaten erscheinen dann als Empfänger und die erfasste Bankverbindung erscheint als Bank im Zahlungsvorschlag: manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 105 von 155

106 Nachträgliche Erfassung einer Bankverbindung in Debitoren- bzw. Kreditorenposten Auch nach der Erfassung können Sie in dem Debitoren- bzw. Kreditorenposten eine nur für diesen Beleg gültige Empfängerbankverbindung hinterlegen. Debitorenposten Start Posten Einzelzahlung Bankverbindung bzw. Kreditorenposten Start Posten Einzelzahlung Bankverbindung manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 106 von 155

107 Wenn Sie nachfolgende Abfrage mit JA bestätigen, öffnet sich die Maske Einzelzahlung Bankverbindung vorbelegt mit den Empfängeradressdaten, welche der Stammdatenkarte entnommen werden: Nun können Sie eine nur für diesen Beleg gültige Empfängerbankverbindung eintragen. Wenn Sie die Eingaben mit OK bestätigen werden Sie gespeichert, mit Abbrechen verlassen Sie die Maske ohne Speicherung der Daten. Das Feld Bank Code verzweigt dabei in die bereits vorhandenen Bankkonten bei dem entsprechenden Debitoren / Kreditoren. Bei der Eingabe einer Bankleitzahl öffnet sich ein Suchfenster, wenn eine Bankleitzahl erfasst wurde, zu der mehrere BICs existieren. Die eingegebene Einzelzahlung Bankverbindung wird nur dann beim Zahllauf berücksichtigt, wenn der Posten einem Zahlungsformcode zugeordnet ist, in dem die Option Einzelzahlung aktiv ist! Diese Funktionalität kann nützlich sein, wenn Sie mit diversen Debitoren bzw. diversen Kreditoren arbeiten (z.b.: Diverse A, Diverse B etc.). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 107 von 155

108 Debitor mit Zahlungsform Einzelzahlung - Mahnung je Posten Bei Debitoren, die auf Einzelzahlung eingestellt sind, wird pro offenen Posten eine Mahnung erzeugt. Ist die Einzelzahlung Bankverbindung für den offenen Posten ausgefüllt, so wird die Adressinformation daraus in den Mahnungskopf übertragen. Zahlungsvorschläge erstellen und bearbeiten In diesem Kapitel wird erläutert, wie Zahlungsvorschläge erstellt und bearbeitet werden, wenn die notwendigen Stammdaten im System vorhanden sind. Zahlungsvorschlag Vorlagen Über diesen Menüpunkt können Sie aus existierenden Zahlungsvorschlags Vorlagen einen Zahlungsvorschlag erstellen oder eine neue Vorlage anlegen. In der Regel werden Sie eine neue Zahlungsvorschlag Vorlage direkt aus einem Zahlungsvorschlag heraus anlegen. Einzelheiten hierzu entnehmen Sie bitte dem Kapitel Debitor Zahlungsvorschlag erstellen bzw. Kreditor Zahlungsvorschlag erstellen. Option Typ Beschreibung In diesem Feld müssen Sie den Typ Debitor oder Kreditor auswählen. Name In diesem Feld müssen Sie eine kurze Kennung eintragen. Der Wert darf maximal 8 Zeichen lang sein. Beschreibung In diesem Feld können Sie eine Beschreibung eintragen. Der Wert darf maximal 50 Zeichen lang sein. Bankkontonummer In diesem Feld müssen Sie eine Bankkontonummer eintragen, die im Zahlungsvorschlag als Vorschlagswert erscheinen soll. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 108 von 155

109 Alle offenen Posten anzeigen Verwende Zahlungsartencode Pro ZV-Kopf summieren Verbandszahlung Deb. / Kred. Verrechnung Konto Filter 1 Posten Filter 1 Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten in einem Zahlungsvorschlag anzeigen und nicht nur die zu zahlenden Posten. Die fälligen Posten werden dabei automatisch zur Bezahlung markiert (Ausgleich gesetzt), die anderen Posten sind zunächst nicht markiert und können manuell zur Zahlung ausgewählt werden. Wenn Sie hier einen Zahlungsartencode eintragen wird dieser für alle Zahlungen eingetragen statt des im Posten über die Zahlungsform zugeordneten Zahlungsartencodes. Wird dieses Feld mit einem Häkchen versehen, so wird pro Zahlungs-vorschlagskopf nur eine Buchung auf dem im Registers Allgemein eingetragenen Kontos erstellt und nicht pro ausgeglichenem Posten eine Buchung. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden die Posten aller zugehörigen Debitoren bzw. Kreditoren bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden auch die Posten des zugehörigen Debitoren bzw. Kreditoren bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. In diesem Feld wird Ihnen der für diese Vorlage zuletzt verwendete Filter des Registers Debitoren bzw. Kreditoren angezeigt. Ist der Wert > 250 Zeichen, werden weitere Werte in die Felder Konto Filter 2 bis 4 geschrieben. In diesem Feld wird Ihnen der für diese Vorlage zuletzt verwendete Filter des Registers Debitorenposten bzw. Kreditorenposten angezeigt. Ist der Wert > 250 Zeichen, wird das Feld Posten Filter 2 entsprechend gefüllt. Sie können die Zahlungsvorschlag Vorlagen in dieser Maske auch löschen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 109 von 155

110 Kreditor Zahlungsvorschlag erstellen Über den Menüpunkt Zahlungsverkehr Kreditor Zahlungsvorschlag erstellen errichten Sie einen neuen Kreditor Zahlungsvorschlag. Register Kreditor Auf diesem Register können Sie filtern, welche Kreditoren berücksichtigt werden sollen. Register Kreditorenposten Auf diesem Register können Sie filtern, welche Kreditorenposten berücksichtigt werden sollen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 110 von 155

111 Register Optionen Dieses Register lässt sich über den Schalter Weniger Felder anzeigen verkleinern bzw, dann über Mehr Felder anzeigen wieder aufklappen, um alle Felder zu sehen. Option Fälligkeit berücksichtigen bis Skontofälligkeit berücksichtigen bis Skontooptionen Beschreibung Geben Sie hier das letztmögliche Fälligkeitsdatum ein, das in den Kreditorenposten enthalten sein kann, die in dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen. Geben Sie hier das letztmögliche Skontodatum ein, das in den Kreditorenposten enthalten sein kann, die in dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs definiert haben, dass das Skontotoleranzdatum akzeptiert werden soll, wird das hier eingetragene Datum gegen das Feld Skontotoleranzdatum in den Kreditorenposten validiert. Das Feld Skontofälligkeit berücksichtigen darf nicht kleiner sein, als das Feld Fälligkeit berücksichtigen bis. Sollte dies der Fall sein, gibt es eine Fehlermeldung. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Generell Skonto Wenn Sie diese Option wählen, wird unabhängig vom Eintrag des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen bis ein möglicher Restskonto immer berücksichtigt. Wie eingegeben Wenn Sie diese Option wählen, wird anhand des Eintrages des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen und der Einstellung des Feldes Skontotoleranz berücksichtigen aus der Einrichtung des Zahlungsverkehrs ein möglicher Restskonto berücksichtigt. Generell im Zeitraum Ist diese Option gesetzt, so sind die Felder Skontofälligkeit Zeitraum von und Skontofälligkeit Zeitraum bis editierbar. Befindet sich das Skontodatum in diesem Zeitraum, so wird definitiv Skonto gezogen. Befindet das Skontodatum sich außerhalb des Zeitraumes, so wird kein Skonto anerkannt. Buchungsdatum Ausführungsdatum Zahlung von Kontoart Zahlung von Kontonr. Verwende Zahlungsartencode Zeilensortierung Kein Skonto Wenn Sie diese Option wählen, wird unabhängig vom Eintrag des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen bei keinem Posten Skonto berücksichtigt. Geben Sie hier das Datum ein, das in dem Zahlungsvorschlag als Buchungsdatum erscheinen soll. Der Wert wird in das Feld Buchungsdatum des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. Hier können Sie ein Ausführungsdatum eingeben, das von Ihrer Auftraggeberbank berücksichtigt werden soll. Der Wert wird in das Feld Ausführungsdatum des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. Hier wählen Sie die Kontoart aus (Sachkonto oder Bankkonto). In dieses Feld tragen Sie die Kontonr. ein. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Zahlung von Kontoart gewählten Kontoart ab: Sachkonto oder Bankkonto Wenn Sie hier einen Zahlungsartencode eintragen wird dieser für alle Zahlungen eingetragen statt des im Posten über die Zahlungsform zugeordneten Zahlungsartencodes. In diesem Feld können Sie die Sortierung der Zahlungszeilen im Zahlungsvorschlag einstellen. Folgende Sortierungen sind möglich: Fälligkeitsdatum (=Standardwert), Belegdatum, Belegnummer, Externe Belegnummer. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 111 von 155

112 Pro ZV-Kopf summieren Alle offenen Posten anzeigen Inkl. Überhang Verbandszahlung Deb. / Kred. Verrechnung Nur Verrechnungskonten abwarten einbeziehen Als Vorlage speichern Vorlage Beschreibung Buchungstext Eine nachträgliche Änderung der Sortierung in vorhandenen Zahlungszeilen ist nicht möglich. Wird dieses Feld mit einem Häkchen versehen, so wird pro Zahlungsvorschlagskopf nur eine Buchung auf dem im Registers Allgemein eingetragenen Kontos erstellt und nicht pro ausgeglichenem Posten eine Buchung. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten in einem Zahlungsvorschlag anzeigen und nicht nur die zu zahlenden Posten. Die fälligen Posten werden dabei automatisch zur Bezahlung markiert (Ausgleich gesetzt), die anderen Posten sind zunächst nicht markiert und können manuell zur Zahlung ausgewählt werden. Wenn Sie in diesem Feld ein Häkchen setzen werden Ihnen auch Zahlungsvorschlagskarten für solche Lieferanten erstellt bei denen aufgrund der fälligen Posten insgesamt eine Überzahlung (= Überhang) besteht. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden die Posten aller zugehörigen Kreditoren bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden auch die Posten des zugehörigen Debitors bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Sobald eine debitorisch / kreditorische oder kreditorisch / debitorische Verrechnung stattfinden soll, kann zusätzlich dieses Feld ausgewählt werden. Das System erstellt dann nur einen Zahlungsvorschlag für alle Debitoren bzw. Kreditoren, die in einem Verbund sind. Andere Debitoren bzw. Kreditoren werden dann nicht mehr berücksichtigt. Damit diese Option greift müssen zusätzlich die Felder Verbandszahlung und Deb. / Kred. Verrechnung aktiviert sein. Wird dieser Haken gesetzt, so werden Posten, die mit Abwarten gekennzeichnet sind trotzdem in den Zahlungsvorschlag mit übernommen. Diese werden aber nicht zum Ausgleich markiert und sind daher weiter schwarz. Falls Sie den Zahlungsvorschlag als neue Vorlage speichern wollen oder eine vorhandene Vorlage mit den aktuellen Werten überschreiben wollen, können Sie über den Lookup- Button rechts im Feld in die Maske Zahlungsvorschlag Vorlagen verzweigen. Einzelheiten zur Anlage und Nutzung dieser Vorlagen finden Sie im Kapitel Zahlungsverkehr -> Zahlungsvorschlag Vorlagen. In diesem Feld wird Ihnen die Beschreibung der ausgewählten Vorlage angezeigt. Wenn Sie den Wert hier überschreiben, wird bei Betätigen des OK Buttons das Feld Beschreibung in der ZV Vorlage entsprechend aktualisiert. Dieses Feld wird dem Wert Zahllauf vom + Arbeitsdatum vorbelegt und kann an dieser Stelle noch geändert werden. Der Wert wird in das Feld Beschreibung des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags nicht Gebucht ist. Wenn Sie den Bericht mit OK bestätigen, wird anhand der Filterkriterien und Optionen ein neuer Kreditor Zahlungsvorschlag erstellt. Die Nummerierung erfolgt dabei anhand der in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Nummernserie für Zahlungsvorschläge. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 112 von 155

113 Beispiel: Den Zahlungsvorschlag ZV000108Z können Sie dann über das Menü Zahlungsverkehr Zahlungsvorschläge bearbeiten. Wenn ein Zahlungsvorschlag durchgeführt wird, so wird anfangs geprüft, ob der fällige Saldo überhaupt so ist, dass es zur Kontoart Kreditor passt: Steht beim Kreditor etwas zur Zahlung an? Sofern die Nachbearbeitung beginnt und die Verwendungszwecke erstellt werden, wird dies in einer kleinen Dialogbox angezeigt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 113 von 155

114 Debitor Zahlungsvorschlag erstellen Über den Menüpunkt Zahlungsverkehr Debitor Zahlungsvorschlag erstellen errichten Sie einen neuen Debitor Zahlungsvorschlag. Register Debitor Auf diesem Register können Sie filtern, welche Debitoren berücksichtigt werden sollen. Register Debitorenposten Auf diesem Register können Sie filtern, welche Debitorenposten berücksichtigt werden sollen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 114 von 155

115 Register Optionen Dieses Register lässt sich über den Schalter Weniger Felder anzeigen verkleinern bzw., dann über Mehr Felder anzeigen wieder aufklappen, um alle Felder zu sehen. Option Fälligkeit berücksichtigen bis Skontofälligkeit berücksichtigen bis Skontooptionen Beschreibung Geben Sie hier das letztmögliche Fälligkeitsdatum ein, das in den Kreditorenposten enthalten sein kann, die in dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen. Geben Sie hier das letztmögliche Skontodatum ein, das in den Kreditorenposten enthalten sein kann, die in dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt werden sollen. Wenn Sie in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs definiert haben, dass das Skontotoleranzdatum akzeptiert werden soll, wird das hier eingetragene Datum gegen das Feld Skontotoleranzdatum in den Kreditorenposten validiert. Das Feld Skontofälligkeit berücksichtigen darf nicht kleiner sein, als das Feld Fälligkeit berücksichtigen bis. Sollte dies der Fall sein, gibt es eine Fehlermeldung. Es stehen folgende Optionen zur Verfügung: Generell Skonto Wenn Sie diese Option wählen, wird unabhängig vom Eintrag des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen bis ein möglicher Restskonto immer berücksichtigt. Wie eingegeben Wenn Sie diese Option wählen, wird anhand des Eintrages des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen und der Einstellung des Feldes Skontotoleranz berücksichtigen aus der Einrichtung des Zahlungsverkehrs ein möglicher Restskonto berücksichtigt. Generell im Zeitraum Ist diese Option gesetzt, so sind die Felder Skontofälligkeit Zeitraum von und Skontofälligkeit Zeitraum bis editierbar. Befindet sich das Skontodatum in diesem Zeitraum, so wird definitiv Skonto gezogen. Befindet das Skontodatum sich außerhalb des Zeitraumes, so wird kein Skonto anerkannt. Buchungsdatum Ausführungsdatum Zahlung von Kontoart Zahlung von Kontonr. Verwende Zahlungsartencode Zeilensortierung Kein Skonto Wenn Sie diese Option wählen, wird unabhängig vom Eintrag des Feldes Skontofälligkeit berücksichtigen bei keinem Posten Skonto berücksichtigt. Geben Sie hier das Datum ein, das in dem Zahlungsvorschlag als Buchungsdatum erscheinen soll. Der Wert wird in das Feld Buchungsdatum des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. Hier können Sie ein Ausführungsdatum eingeben, das von Ihrer Auftraggeberbank berücksichtigt werden soll. Der Wert wird in das Feld Ausführungsdatum des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. Hier wählen Sie die Kontoart aus (Sachkonto oder Bankkonto). In dieses Feld tragen Sie die Kontonr. ein. Die angezeigte Übersicht hängt von der im Feld Zahlung von Kontoart gewählten Kontoart ab: Sachkonto oder Bankkonto Wenn Sie hier einen Zahlungsartencode eintragen wird dieser für alle Zahlungen eingetragen statt des im Posten über die Zahlungsform zugeordneten Zahlungsartencodes. In diesem Feld können Sie die Sortierung der Zahlungszeilen im Zahlungsvorschlag einstellen. Folgende Sortierungen sind möglich: Fälligkeitsdatum (=Standardwert), Belegdatum, Belegnummer, Externe Belegnummer. Eine nachträgliche Änderung der Sortierung in vorhandenen Zahlungszeilen ist nicht manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 115 von 155

116 möglich. Pro ZV-Kopf summieren Alle offenen Posten anzeigen Inkl. Überhang Verbandszahlung Deb. / Kred. Verrechnung Nur Verrechnungskonten abwarten einbeziehen Als Vorlage speichern Vorlage Beschreibung Buchungstext Wird dieses Feld mit einem Häkchen versehen, so wird pro Zahlungsvorschlagskopf nur eine Buchung auf dem im Registers Allgemein eingetragenen Kontos erstellt und nicht pro ausgeglichenem Posten eine Buchung. Wenn Sie dieses Feld mit einem Häkchen versehen, wird die Anwendung standardmäßig alle offenen Posten in einem Zahlungsvorschlag anzeigen und nicht nur die zu zahlenden Posten. Die fälligen Posten werden dabei automatisch zur Bezahlung markiert (Ausgleich gesetzt), die anderen Posten sind zunächst nicht markiert und können manuell zur Zahlung ausgewählt werden. Wenn Sie in diesem Feld ein Häkchen setzen werden Ihnen auch Zahlungsvorschlagskarten für solche Lieferanten erstellt bei denen aufgrund der fälligen Posten insgesamt eine Überzahlung (= Überhang) besteht. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden die Posten aller zugehörigen Kreditoren bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Diese Option steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie das Modul OPplus Verbände lizenziert haben. Wenn Sie hier ein Häkchen setzen, werden auch die Posten des zugehörigen Debitors bei dem Zahlungsvorschlag berücksichtigt. Sobald eine debitorisch / kreditorische oder kreditorisch / debitorische Verrechnung stattfinden soll, kann zusätzlich dieses Feld ausgewählt werden. Das System erstellt dann nur einen Zahlungsvorschlag für alle Debitoren bzw. Kreditoren, die in einem Verbund sind. Andere Debitoren bzw. Kreditoren werden dann nicht mehr berücksichtigt. Damit diese Option greift müssen zusätzlich die Felder Verbandszahlung und Deb. / Kred. Verrechnung aktiviert sein. Wird dieser Haken gesetzt, so werden Posten, die mit Abwarten gekennzeichnet sind trotzdem in den Zahlungsvorschlag mit übernommen. Diese werden aber nicht zum Ausgleich markiert und sind daher weiter schwarz. Falls Sie den Zahlungsvorschlag als neue Vorlage speichern wollen oder eine vorhandene Vorlage mit den aktuellen Werten überschreiben wollen, können Sie über den Lookup- Button rechts im Feld in die Maske Zahlungsvorschlag Vorlagen verzweigen. Einzelheiten zur Anlage und Nutzung dieser Vorlagen finden Sie im Kapitel Zahlungsverkehr -> Zahlungsvorschlag Vorlagen. In diesem Feld wird Ihnen die Beschreibung der ausgewählten Vorlage angezeigt. Wenn Sie den Wert hier überschreiben, wird bei Betätigen des OK Buttons das Feld Beschreibung in der ZV Vorlage entsprechend aktualisiert. Dieses Feld wird dem Wert Zahllauf vom + Arbeitsdatum vorbelegt und kann an dieser Stelle noch geändert werden. Der Wert wird in das Feld Beschreibung des Zahlungsvorschlags übernommen und kann dort noch geändert werden, solange der Status des Zahlungsvorschlags nicht Gebucht ist. Wenn Sie den Bericht mit OK bestätigen, wird anhand der Filterkriterien und Optionen ein neuer Debitor Zahlungsvorschlag erstellt. Die Nummerierung erfolgt dabei anhand der in der Zahlungsverkehr Einrichtung hinterlegten Nummernserie für Zahlungsvorschläge. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 116 von 155

117 Beispiel: Den Zahlungsvorschlag ZV000014Z können Sie dann über das Menü Zahlungsverkehr Zahlungsvorschläge bearbeiten. Wenn ein Zahlungsvorschlag durchgeführt wird, so wird anfangs geprüft, ob der fällige Saldo überhaupt so ist, dass es zur Kontoart Debitor passt: Muss ich beim Debitor etwas einziehen? Sofern die Nachbearbeitung beginnt und die Verwendungszwecke erstellt werden, wird dies in einer kleinen Dialogbox angezeigt. Zahlungsvorschlag erzeugen Über diesen Menüpunkt können Sie einen neuen Zahlungsvorschlag erstellen, der nur eine leere Zahlungsvorschlagskarte enthält die dann von Ihnen manuell gefüllt werden kann. Das Buchungsdatum und das Ausführungsdatum werden dabei mit dem Arbeitsdatum vorbelegt. Das Auftraggeberbankkonto wird dann im Zahlungsvorschlag im Feld Bankkonto manuell gepflegt. Wie eine leere Zahlungsvorschlagskarte manuell gefüllt wird, können Sie dem Kapitel Der Zahlungsvorschlag manuelle Erweiterung entnehmen. Zahlungsvorschläge (bearbeiten) Die Page Zahlungsvorschläge zeigt die erstellten Zahlungsvorschläge, solange sie noch nicht gebucht sind. Wie Zahlungsvorschläge erstellt werden, entnehmen Sie bitte den Kapiteln Kreditor Zahlungsvorschlag erstellen bzw. Debitor Zahlungsvorschlag erstellen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 117 von 155

118 Option Beschreibung Buchungsdatum Ausführungsdatum Fibu Buch.- Blattname Zlg. Vorschlagvorlage Benutzer Beschreibung Status In diesem Feld wird der Wert des Feldes Buchungsdatum der Zahlungsvorschlagoptionen eingetragen. Sie können den Wert ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist und keine Unterschiedlichen Währungen verwendet werden. In diesem Feld wird der Wert des Feldes Ausführungsdatum der Zahlungsvorschlagoptionen eingetragen. Sie können den Wert ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist. Beim Erstellen der Zahlung wird geprüft, ob das Ausführungsdatum nicht vor dem Tagesdatum liegt. Der Fibu Buch.-Blattname wird vom System generiert und wird in diesem Feld angezeigt. Wenn Sie die Buchungen erzeugen, werden diese in das zugeordnete Fibu Buch.-Blatt geschrieben. Dort können Sie sich die Buchungen bei Bedarf ansehen. In diesem Feld wird nur dann eine Zahlungsvorschlagsvorlage eingetragen, wenn der Zahlungsvorschlag aus einer Vorlage heraus erstellt wurde. Das Feld wird durch das System gefüllt. In diesem Feld wird die Benutzer ID eingetragen, die den aktuellen Status des Zahlungsvorschlags erstellt hat. Die Beschreibung wird vom System generiert und beinhaltet den Text Zahllauf vom, ergänzt um das Arbeitsdatum. Dieses Feld wird vom System verwendet. Status Bedeutung Offen Offen bedeutet, dass der Zahlungsvorschlag erstellt wurde, aber bisher weder Zahlungen noch Buchungen vorhanden sind. Im Status Offen können Sie den Zahlungsvorschlag jederzeit ändern und auch noch löschen. Bearbeitet noch nicht genutzt Freigegeben Wird gesetzt, sobald die Freigabe erfolgt ist. Freigeben können nur die Benutzer, die dazu die Berechtigung haben. Außerdem darf der Freigabebenutzer nicht gleichzeitig der Ersteller des Zahlungsvorschlages sein. Siehe Erläuterung der Freigabe in der ZV Einrichtung, Register Allgemein Bezahlt Wird gesetzt, sobald Zahlungen durchgeführt werden (= Dateien erstellt). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 118 von 155

119 Freigegeben durch Gegenkontoart Gegenkontonummer Betrag Betrag (MW) Buchung in Bearbeitung Gebucht Wird gesetzt, sobald Buchungen erzeugt werden Wird gesetzt, sobald Buchungen durchgeführt werden. Dabei wird der Zahlungsvorschlag parallel in die Page Reg. Zahlungsvorschläge verschoben. In diesem Feld wird angezeigt, welcher Benutzer die Freigabe durchgeführt hat, sofern eine Freigabe erfolgt ist. In diesem Feld wird zuerst die Gegenkontoart eingetragen, die beim Erstellen eines Kreditoren- bzw. Debitorenzahlungsvorschlags in den Optionen angegeben wurde. Zur Auswahl stehen dabei Sachkonto und Bankkonto. Sie können den Wert an dieser Stelle ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist. In diesem Feld wird zuerst die Gegenkontonummer eingetragen, die beim Erstellen eines Kreditoren- bzw. Debitorenzahlungsvorschlags in den Optionen angegeben wurde. Sie können den Wert an dieser Stelle ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist. In diesem Feld wird der Gesamtbetrag des Zahlungsvorschlags angezeigt. In diesem Feld wird der Gesamtbetrag des Zahlungsvorschlags in Mandantenwährung angezeigt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 119 von 155

120 Auf der rechten Seite befindet sich eine Factbox mit einer Übersicht der Zahlungssummen (in MW). Aus den Betragsfeldern des Zahlungsvorschlags gelangen Sie durch einen Klick auf den jeweiligen Betrag in die Übersicht der zugehörigen Zahlungsvorschlagskarten. Dies ist ebenso im Feld Gesperrt möglich. Einzelheiten zur der Zahlungsübersicht finden Sie im Kapitel Die Zahlungsübersicht. Sie können Zahlungsvorschläge in dieser Ansicht jederzeit wieder löschen, solange sie im Status Offen sind. Berichte Zahlungsvorschlagsliste drucken Über diesen Menüpunkt können Sie die Zahlungsvorschlagsliste drucken. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 120 von 155

121 Register Optionen Listenart Die Zahlungsliste kann entweder als Übersicht (eine Zeile pro Zahlungsvorschlagskopf) oder Ausführlich (mit Detailinformation aus Zahlungsvorschlagskopf und Druck jeder Zahlungszeile, sowie einer Skontosummierung) gedruckt werden. Konto Die Zahlungsliste kann innerhalb der Konten alphabetisch, nach Suchbegriff oder nach Kontonummern sortiert werden. Belege Bei Wahl der ausführlichen Listenart kann innerhalb der Posten nach Belegdatum, Belegnummer, Externe Belegnummer oder Fälligkeit sortiert werden. Die gewählten Optionen bleiben gespeichert. Deswegen empfehlen wir bei jedem Aufruf der Zahlungsliste, die Optionen vorab zu überprüfen. Wenn Sie bei der Erstellung des Zahlungsvorschlags die Option Alle offenen Posten anzeigen gewählt hatten, werden diese auf der Zahlungsvorschlagsliste ebenfalls ausgedruckt allerdings mit einem Zahlbetrag von 0,00. Wollen Sie vor der Erstellung der Zahlungen eine Zahlungsvorschlagsliste drucken, welche nur die Posten mit Zahlbeträgen enthält, führen Sie vorher die Funktion Alle nicht zu bezahlenden Posten löschen aus (siehe unten). Zahlungsprotokoll drucken Über diesen Menüpunkt können Sie das Protokoll des beleglosen Datenträgeraustausches ausdrucken, welches die Kontrollsummen der Kontonummern und der BLZ (oder IBAN & manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 121 von 155

122 SWIFT) enthält. Der Report kann frühestens im Status Bezahlt gedruckt werden. Sie können hier ebenfalls eine Sortierung auswählen. Avise drucken Über diesen Menüpunkt können Sie die erstellten Avise des Zahlungsvorschlags drucken. Wenn Sie in der ZahlungsverkehrEinrichtung keine Report-ID eingerichtet haben, wird der OPplus Standardbericht gedruckt. Über die Berichtsoptionen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, die Avise nach Excel und/oder HTML auszugeben. Über die Option Faxnr. drucken wird die im Zahlungsvorschlagskopf vorhandene Faxnummer des Debitoren/Kreditoren am oberen linken Berichtsanfang gedruckt. Der Sprachcode des Personenkontos wird in den Zahlungsvorschlagskopf übernommen, damit AVISE in verschiedenen Sprachen gedruckt werden können. Begleitzettel drucken Über diesen Menüpunkt können Sie bei Bedarf die Dateibegleitzettel des Zahlungsvorschlags drucken. Scheck drucken Über diesen Menüpunkt können Sie bei Bedarf die Schecks des Zahlungsvorschlags drucken. Wenn Sie in der ZahlungsverkehrEinrichtung keine Report-ID eingerichtet haben, wird der OPplus Standardbericht gedruckt. Diese Funktion steht nur dann zur Verfügung, wenn der Status des Zahlungsvorschlags Buchung in Bearbeitung ist. Zahlungsübersicht Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Übersicht der Zahlungsvorschlagskarten. Einzelheiten zur Zahlungsübersicht finden Sie im Kapitel Die Zahlungsübersicht. Zahlungsvorschlagskarte Über diesen Menüpunkt gelangen Sie auf die zugehörigen Zahlungsvorschlagskarten. Dort können Sie die Zahlungsvorschläge ansehen und Änderungen vornehmen. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel Die Zahlungsvorschlagskarte. Übersicht pro Bank Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Übersicht pro Bank. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel Übersicht und Änderung der Auftraggeberbanken im Zahlungsvorschlag. Alle nicht zu bezahlenden Posten löschen Über diesen Menüpunkt können Sie alle Posten des Zahlungsvorschlags löschen, die nicht bezahlt werden sollen (keine Ausgleichs-ID gesetzt) oder nicht bezahlt werden können (Fehlertext im Zahlungsvorschlagskopf vorhanden) Bei der Erstellung der Buchungen werden alle nicht zu bezahlenden Posten des Zahlungsvorschlags vom System automatisch gelöscht. Aktualisieren Über diesen Menüpunkt Sie haben die Möglichkeit, einen Zahlungsvorschlag zu aktualisieren. Dabei werden die zur Zahlung markierten Posten aus dem Zahlungsvorschlag gelöscht, die nach dem Erstellen des Zahlungsvorschlags durch andere Buchungen bereits ausgeglichen wurden oder die zur Zahlung markierten Posten im Feld Zahlbetrag auf den aktuellen Restbetrag aktualisiert, die nach dem Erstellen des Zahlungsvorschlags durch andere Buchungen teilausgeglichen wurden. Ändern Ein/Aus (F2) manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 122 von 155

123 Dies steuert, ob Sie die Zeile bearbeiten dürfen oder nicht. Änderungen sind nur möglich, wenn Ändern Ein gesetzt wurde. Aktionen Zahlungsvorschlag erzeugen Über diesen Menüpunkt können Sie einen neuen Zahlungsvorschlag erstellen, der nur 1 leere Zahlungsvorschlagskarte enthält die dann von Ihnen manuell gefüllt werden kann. Debitorenvorschlag ergänzen Über diesen Menüpunkt können Sie einen markierten Zahlungsvorschlag um Debitorenposten ergänzen. Es können dabei verschiedene Optionen nachträglich geändert werden. Nicht geändert werden können das Gegenkonto, das Buchungsdatum sowie die Optionen Verbandszahlung und Zahlung mit Deb./Kred. Verrechnung. Die hinzukommenden Zahlungsvorschlagskarten werden dabei ans Ende gehängt. Debitorenvorschlag aus Vorlage ergänzen Über diesen Menüpunkt können Sie einen markierten Zahlungsvorschlag um Debitorenposten aus einer vorher definierten Vorlage ergänzen. Wenn in der Vorlage ein anderes Bankkonto hinterlegt ist, als im vorhandenen Zahlungsvorschlag, bekommen Sie dies in Form einer Abfrage angezeigt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 123 von 155

124 Es können dabei verschiedene Optionen nachträglich geändert werden. Nicht geändert werden können u.a. die Zeilensortierung, Alle offenen Posten anzeigen, die SEPA Fälligkeit Inkl. Überhang und die abwarten Posten. Die hinzukommenden Zahlungsvorschlagskarten werden dabei ans Ende gehängt. Kreditorenvorschlag ergänzen Über diesen Menüpunkt können Sie einen markierten Zahlungsvorschlag um Kreditorenposten ergänzen. Es können dabei verschiedene Optionen nachträglich geändert werden. Nicht geändert werden können das Gegenkonto, das Buchungsdatum sowie die Optionen Verbandszahlung und Zahlung mit Deb./Kred. Verrechnung. Die hinzukommenden Zahlungsvorschlagskarten werden dabei ans Ende gehängt. Kreditorenvorschlag aus Vorlage ergänzen Über diesen Menüpunkt können Sie einen markierten Zahlungsvorschlag um Kreditorenposten aus einer vorher definierten Vorlage ergänzen. Wenn in der Vorlage ein anderes Bankkonto hinterlegt ist, als im vorhandenen Zahlungsvorschlag, bekommen Sie dies in Form einer Abfrage angezeigt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 124 von 155

125 Es können dabei verschiedene Optionen nachträglich geändert werden. Nicht geändert werden können u.a. die Zeilensortierung, Alle offenen Posten anzeigen, die SEPA Fälligkeit Inkl. Überhang und die abwarten Posten. Die hinzukommenden Zahlungsvorschlagskarten werden dabei ans Ende gehängt. Freigabe setzen/aufheben Über diesen Menüpunkt erfolgt die Freigabe, wenn diese als erforderlich eingerichtet ist. Um die Freigabe zu setzten, muss der Status Offen sein. Um die Freigabe aufzuheben, muss der Status Freigegeben sein. Freigaben können nur die Benutzer durchführen, die dazu die Berechtigung haben. Siehe Erläuterung der Freigabe in der ZV Einrichtung, Register Allgemein Zahlungen durchführen Über diesen Menüpunkt erzeugen Sie alle Zahlungsdateien des Zahlungsvorschlags. Die einzelnen Dateien werden dabei in das Verzeichnis geschrieben, das im Feld Ausgabepfad für Zahlungsdatei in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs hinterlegt ist. Nach erfolgter Dateierstellung setzt das System den Zahlungsvorschlag in den Status Bezahlt. Befindet sich in dem Zahlungsvorschlag mehr als eine Auftraggeberbank müssen Sie den Zahlungsvorschlag zuerst auf die einzelnen Auftraggeberbanken aufteilen. Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel Zahlungsvorschlag auf mehrere Auftraggeberbanken aufteilen. Je erzeugter Zahlungsdatei erhalten Sie eine Meldung, welche den erzeugten Dateinamen anzeigt. Für enthaltene Zahlungsarten, bei denen keine Zahlungsdatei erstellt wird (z.b. AUSGL. 1 und AUSGL. 2) wird keine Meldung angezeigt. Sind alle Zahlungsvorschlagskarten erfolgreich verarbeitet, wird der Status des Zahlungsvorschlags auf Bezahlt hochgesetzt. Werden SEPA Lastschriftsdateien erzeugt, so werden die Amendments dabei berücksichtigt und ebenfalls in der Datei übermittelt. Zahlungen annullieren Über diesen Menüpunkt können Sie bereits erzeugte Zahlungen annullieren (Status muss Bezahlt sein). Nach erfolgter Annullierung setzt das System den Zahlungsvorschlag wieder in den Status Offen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 125 von 155

126 Es wird bei der Annullierung nur der Status des Zahlungsvorschlags zurückgesetzt, um Änderungen am Zahlungsvorschlag zu ermöglichen. Die bereits erstellten Zahlungsdateien, die außerhalb von NAV gespeichert wurden, müssen Sie manuell löschen! Buchungen erzeugen Über diesen Menüpunkt erstellen Sie die notwendigen Buchungszeilen des Zahllaufes, und das System setzt den Status auf Buchung in Bearbeitung. Diese Funktion steht erst zur Verfügung, wenn der Zahlungsvorschlag der Status Bezahlt ist. Buchungserzeugung bei SEPA Lastschriften Wenn in einem Einzug mehrere Mandatsstatus vorhanden sind (Einmalig, Erstmalig, Wiederkehrend, Letztmalig), so werden die einzelnen Einzüge an verschiedenen Tagen von der Bank durchgeführt. Da die Bank diese Einzüge aber nicht alle an einem Tag durchgeführt hatte, kann die Gesamtsumme dieser Buchung nicht auf dem Auszug erscheinen. Eine Zuordnung wäre somit nicht möglich. Pro Mandatsart wird in diesem Fall ein Buchungssatz erzeugt wird. Somit wird gewährleistet, dass eine eindeutige Zuordnung zwischen Posten und Auszug hergestellt werden kann. Die Buchungen werden in das Erw. Zahlungs Buch.-Blatt gestellt, in dem Sie sich diese bei Bedarf vor Buchung ansehen können. Das System vergibt dabei, basierend auf der Nummernserie für die Zahlungsvorschläge, einen Buchblattnamen. Zusätzlich wird anhand der Einstellung in der Zahlungsbuchungsmatrix je Zahlungsartencode das Gegenkonto eingefügt. Die Verbuchung erfolgt jedoch nicht im Erw. Zahlungs Buch.-Blatt, sondern über den Button Buchen im Zahlungsvorschlag. Bei der Erstellung der Buchungen werden alle nicht zu bezahlenden Posten des Zahlungsvorschlags vom System automatisch gelöscht. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 126 von 155

127 Buchungen annullieren Über diesen Menüpunkt können Sie die erzeugten Buchungen des Zahllaufes annullieren. Es werden die erzeugten Buchungen aus dem Erw. Zahlungs Buch.-Blatt wieder entfernt, und der Status des Zahlungsvorschlags wird vom System auf Bezahlt zurückgesetzt. Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn der Status des Zahlungsvorschlags Buchung in Bearbeitung ist. Buchungen zeigen Über diesen Menüpunkt können Sie in das zugehörige Erw. Zahlungs Buch.-Blatt verzweigen, um sich die erzeugten Buchungen anzusehen. Die Verbuchung erfolgt jedoch nicht im Erw. Zahlungs Buch.-Blatt, sondern über den Button Buchen im Zahlungsvorschlag. Diese Funktion steht zur Verfügung, wenn der Status des Zahlungsvorschlags Buchung in Bearbeitung ist. Button Buchen Sobald Buchungen erzeugt wurden, können Sie über den Button Buchen die üblichen Aktionen vornehmen. Zahlungszeilen Über diesen Button erhalten Sie eine Übersicht aller Zahlungszeilen des markierten Zahlungsvorschlages. Im unteren Bereich der Seite befindet sich eine Anzeige der Summen. Auch von hier ist es möglich die Ausgleiche direkt zu setzen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 127 von 155

128 manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 128 von 155

129 Automatischer Postenvorschlag Für den automatischen Postenvorschlag bei Validierung der Kontonummer müssen Sie die Option Automatischer Postenvorschlag in der Zahlungsverkehr Einrichtung setzen. Wenn dieser Haken gesetzt ist, so wird ein automatischer Postenvorschlag im Zahlungsverkehr erzeugt, sobald die Kontonummer validiert wird. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 129 von 155

130 Schritt 1: Eingabe der Kontonummer Schritt 2: Anzeige der Meldung Schritt 3: Der Zahlungsvorschlag enthält die Posten des Kontos manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 130 von 155

131 Die Zahlungsübersicht von Zahlungsvorschlägen In die Zahlungsübersicht eines Zahlungsvorschlags gelangen Sie über Zahlungsvorschläge Navigate Allgemein Zahlungsübersicht (Strg + Umschalt + L). In der Zahlungsübersicht werden vordefinierte Felder der Zahlungsvorschlagskarte angezeigt. Sie haben bereits in der Zahlungsübersicht die Möglichkeit, Zeilen (hier: Zahlungsvorschlagskarten) zu löschen. Über den Button OK gelangen Sie auf die Zahlungsvorschlagskarte des markierten Datensatzes. Die Zahlungsübersicht von registrierten Zahlungsvorschlägen In die Zahlungsübersicht eines registrierten Zahlungsvorschlags gelangen Sie über Reg. Zahlungsvorschläge Start Vorgang Zahlungsübersicht (Strg + Umschalt + L). manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 131 von 155

132 In der Zahlungsübersicht registrierter Zahlungsvorschläge wird Ihnen zusätzlich die Belegnummer des gebuchten Zahlungsvorschlags angezeigt. Über den Button Navigate (Aktionen Allgemein) können Sie sich dann alle zugehörigen Posten der Belegnummer anzeigen lassen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 132 von 155

133 Die Zahlungsvorschlagskarte Nachdem Sie einen Zahlungsvorschlag erstellt haben, stehen Ihnen die zugehörigen Daten in Zahlungsvorschlagskarten zur Verfügung. Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Allgemein Auf dem Register Allgemein werden bestimmte Feldinhalte der Debitoren- bzw. Kreditorenkarte angezeigt. Zudem wird u.a. anhand der zur Zahlung markierten Datensätze der sich ergebende Zahlungsbetrag angezeigt sowie die letzte Zahlung. Folgende Feldinhalte können auf diesem Register geändert werden: Option Warnung Fehlertext Zlg. Währungscode Avis drucken Unsere Kontonr. Beschreibung Dieses Feld wird vom System gefüllt. Es zeigt Ihnen Warnungen bzw. Hinweise, dass bestimmte Daten nicht optimal gepflegt sind. Einer weiteren Bearbeitung stehen diese jedoch nicht im Weg. Dieses Feld wird vom System gefüllt. In diesem Feld wird bei Vorkommen eines oder mehrerer Fehler der erste Fehlertext angezeigt. Über den Drilldown-Button rechts im Feld können Sie sich alle vorkommenden Fehlertexte anzeigen lassen. Sie können den Inhalt indirekt durch die Fehlerbehebung verändern. Sobald Sie einen Fehler behoben haben, aktualisiert sich dieses Feld. Zahlungen und Buchungen für eine Zahlungsvorschlagskarte werden vom System nur dann erstellt, wenn kein Fehlertext vorhanden ist. In diesem Feld können Sie definieren, in welcher Währung der Zahlungsvorschlag bezahlt werden soll. In diesem Feld können Sie definieren, ob ein Avis gedruckt werden soll oder nicht. In diesem Feld wird der Inhalt des Feldes Unsere Kontonr übernommen. Sie können den Wert des Feldes ändern, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 133 von 155

134 Zahlungsartencode Handelsart Leistungsnummer In diesem Feld wird der Zahlungsartencode aus den zugehörigen offenen Posten übernommen (Siehe auch Kapitel Zahlungsformcode je Debitoren- / Kreditorenposten). Aufgrund des Zahlungsartencode wird bei der Erzeugung der Zahlungen das zu erstellende Dateiformat erstellt. Sie können den Wert des Feldes ändern, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen ist. Dieses Feld wird bei der Erstellung automatisch mit den Vorgaben aus Kreditor oder ZV- Einrichtung gefüllt. Hier können Sie jedoch manuell angepasst werden. Dieses Feld wird bei der Erstellung automatisch mit den Vorgaben aus Kreditor oder ZV- Einrichtung gefüllt. Hier können Sie jedoch manuell angepasst werden. Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Bank Auf dem Register Bank werden beim Erstellen des Zahlungsvorschlags die Informationen aus der Bevorzugtes Bankkonto des Debitors bzw. aus der Bevorzugtes Bankkonto des Kreditors gezogen bzw. aus der Debitor/Kreditor Bank, die der Zahlungsart/Zahlungsform, zugeordnet ist. Folgende Feldinhalte können auf diesem Register geändert werden: Option Bankcode Zahlungsartencode Beschreibung Sie können den Wert des Feldes Bankcode hier noch ändern. In Abhängigkeit zur gewählten Zahlungsart auf dem Register Allgemein müssen in dem Bankkonto bestimmte Felder vordefiniert sein, damit eine gültige Zahlungsdatei erstellt werden kann (z.b. BIC und IBAN für Zahlungsart SEPA). In diesem Feld wird der Zahlungsartencode aus den zugehörigen offenen Posten übernommen (Siehe auch Kapitel Zahlungsformcode je Debitoren- / Kreditorenposten). Aufgrund des Zahlungsartencode wird bei der Erzeugung der Zahlungen das zu erstellende Dateiformat erstellt. Sie können den Wert des Feldes ändern, solange der Status des Zahlungsvorschlags Offen manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 134 von 155

135 ist. Mandatsstatus Mandatsreferenz Dieses Feld kann vom Anwender im Falle einer SEPA Lastschrift mit den Werten OOFF, FRST, RCUR und FNAL ausgefüllt werden. Diese stehen für Einmalig, Erstmalig, Wiederkehrend und Letztmalig. Wird dieses Feld geändert, so werden auch automatisch die SEPA Fälligkeitstage aus der ZV- Einrichtung neu geholt und berechnet. Wenn es sich um die Zahlungsart COR1 handelt, so wird das Feld SEPA Fälligkeitstage nicht neu berechnet. Sie können über den LookUp ein entsprechend dem Bankkonto zugeordnetes Mandat auswählen. Handelt es sich um eine Einzelzahlung (Feld Einzelzahlung = Ja), kann es sich dabei auch um die nur für diesen Beleg gültige Bankverbindung handeln (Einzelheiten hierzu finden Sie im Kapitel Funktionalität der Option Einzelzahlung in der Zahlungsform). In diesem Fall können weitere Feldinhalte geändert werden. Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Verwendungszwecke Der Verwendungszweck wird anhand der Einstellungen in der Einrichtung des Zahlungsverkehrs gefüllt. Damit der Verwendungszweck vom System gebildet werden kann, muss das Feld Zahlungsform auf der Debitoren- bzw. Kreditorenkarte mit einer Zahlungsform belegt sein, der ein Zahlungsarten- Code zugeordnet ist. Bei den Zahlungsarten DTAUS und SEPA werden die Verwendungszwecke vom System automatisch aktualisiert, wenn Sie in den Zahlungsvorschlagszeilen Ausgleiche entfernen oder hinzufügen. Bei der Zahlungsart SEPA werden englische Abkürzungen verwendet, bei der Zahlungsart SCHECK wird auf diesem Register nur das Wort SCHECK angezeigt. Zusätzlich zu den auf diesem Register sichtbaren Verwendungszwecken wird in einer DTAUS Datei beim Debitor die Debitorennummer im Verwendungszweck mitgegeben, beim Kreditor entsprechend manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 135 von 155

136 die Kreditorennummer. Ist auf dem Kreditor das Feld Unsere Kontonr. gefüllt, wird dieser Wert anstatt der Kreditorennummer mitgegeben. Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Kommunikation Auf das Register Kommunikation werden Ihnen die auf der Debitoren- bzw. Kreditorenkarte hinterlegten Werte übertragen. Zahlungsvorschlagkarte Kopf Register Auftraggeber Auf dem Register Auftraggeber wird Ihnen die Bankverbindung gezeigt, die bei der Erstellung der Zahlungsdatei als Auftraggeber-Bankverbindung eingetragen wird. Zahlungsvorschlagkarte Zeilen Die Zahlungsvorschlagszeilen enthalten im Wesentlichen die gleichen Felder wie der Erweiterte Ausgleich des Moduls OPplus Basis. Die Zeilen, aus denen sich der Zahlungsbetrag im Kopf zusammensetzt, sind grün markiert. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 136 von 155

137 Zahlungsvorschlagzeile Aktionen Ausgleich übernehmen/löschen Über diesen Menüpunkt können Sie bereits vorhandene Ausgleiche entfernen oder neue Ausgleiche hinzufügen. Postenbemerkungen Über diesen Menüpunkt kommen Sie zur Postenbemerkung. Diese Funktion steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie das Modul Erw. Postenanzeige und Druck lizenziert haben. Ändern Ein/Aus Über diesen Menüpunkt können Sie steuern, ob die Zeile bearbeitet werden soll oder nicht. Zeile löschen Über diesen Menüpunkt können Sie die Zeile direkt löschen, auch wenn Sie zum Ausgleich markiert ist. Navigate Über diesen Menüpunkt können Sie ein Navigate auslösen. Buchungen ausgleichen Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in den Debitoren oder Kreditorenausgleich. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 137 von 155

138 Zahlungsvorschlagsposten Die Erläuterung der Zahlungsposten wird an folgendem Beispiel verdeutlicht: Es wird ein Zahlungsvorschlag erzeugt, der 1 Zahlungsvorschlagskopf enthält: Für diesen Zahlungsvorschlag werden dann zunächst die Datei und dann die Buchungen erzeugt. Anschließend wird dieser gebucht. Aus dem registrierten Zahlungsvorschlag haben Sie nun die Möglichkeit, sich die Zahlungsposten anzuschauen: Es wird 1 Zahlungsposten erzeugt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 138 von 155

139 Diese Werte finden sich nun auch auf der Bank wieder: Sie haben somit die Möglichkeit, auf einen Blick zu sehen, wie viel Geld derzeit noch im Umlauf ist und noch nicht von der Bank gebucht worden ist. Zahlungsposten in Verbindung mit OP-führende Sachkonten Wenn das Konto OP-führend ist, so werden auch auf dem Sachkonto offene Posten gebildet. Wird nun beim Import der Bank ein entsprechender Posten gefunden und ausgeglichen, so wird im gleichen Zuge auch der Zahlungsposten geschlossen. Der Zahlbetrag im Transit verringert sich automatisch auf der Bankkontokarte. Dies hat den Vorteil, dass der Anwender immer direkt sieht, welcher Betrag gerade noch im Umlauf ist, aber noch nicht auf der Bank vorhanden ist. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 139 von 155

140 Der Zahlungsvorschlag manuelle Erweiterung Einen existierenden Zahlungsvorschlag können Sie folgendermaßen manuell erweitern: Über den Button Funktion Debitorenvorschlag ergänzen In diesem Fall können verschiedene Optionen neu definiert werden. Nicht geändert werden können das Gegenkonto und das Buchungsdatum. Haben Sie zusätzlich das Modul OPplus Verbände im Einsatz, können auch die Optionen Verbandszahlung und Deb./Kred. Verrechnung nicht geändert werden. Über den Button Funktion Kreditorenvorschlag ergänzen In diesem Fall können verschiedene Optionen neu definiert werden. Nicht geändert werden können das Gegenkonto und das Buchungsdatum. Haben Sie zusätzlich das Modul OPplus Verbände im Einsatz, können auch die Optionen Verbandszahlung und Deb./Kred. Verrechnung nicht geändert werden. Über die Funktion Zahlungsvorschlag erzeugen (Verknüpfte Informationen -> Funktion -> Zahlungsvorschlag erzeugen) können Sie manuell eine neue leere Zahlungsvorschlagskarte hinzufügen. In einem existierenden Zahlungsvorschlag können Sie auf einem Zahlungsvorschlagskartenkopf stehend mit Strg+N einen neuen Datensatz einfügen. Alternativ finden Sie diesen Punkt unter Neue Zahlung. Es wird Ihnen eine leere Zahlungsvorschlagskarte angezeigt. Auf dem Register Allgemein müssen Sie das Feld Konto und das Feld darunter füllen: Konto In diesem Feld tragen Sie die Kontoart ein (Sachkonto, Debitor oder Kreditor). Im Feld darunter die zugehörige Kontonr. Nachdem Sie ein Konto eingetragen haben, können Sie die Zeilen wie folgt ergänzen: Manuell eine neue Zeile in einer Zahlungsvorschlagskarte hinzufügen manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 140 von 155

141 Sie können einer Zahlungsvorschlagskarte manuell Zeilen hinzufügen. Dies ist jedoch nur für die Kontonummer möglich, die im Zahlungsvorschlagskopf steht. In den Zeilen stehend können Sie an beliebiger Stelle mit STRG+N einen neuen Datensatz einfügen. Folgende Felder müssen von Ihnen dann wie folgt gefüllt werden: Option Kontoart Kontonummer Beschreibung Dieses Feld wird vom System vorbelegt mit der Kontoart, die in der Zahlungsvorschlagskarte im Kopf steht. Sie können den Wert nicht ändern. In diesem Feld müssen Sie die Kontonummer eintragen, die in der Zahlungsvorschlagskarte im Kopf steht. Das System erlaubt keine andere Kontonummer. Haben Sie jedoch zusätzlich das Modul OPplus Verbände im Einsatz, können Sie bei Verbandszahlungen auch weitere Posten aus dem gesamten Verband manuell nachtragen. Bei einer Zahlung mit Deb./Kred. Verrechnung kann dann auch ein Posten aus dem jeweilig anderen Konto manuell nachgetragen werden. Ausgleich mit Belegnr. In diesem Feld können Sie eine Belegnummer eintragen oder per Lookup rechts im Feld eine Auswahl vornehmen. Wenn Sie hier keine Belegnummer eintragen, wird die Zahlung ohne Ausgleich gebucht. Dies ermöglicht die Buchung einer Akonto-Zahlung (Payment on Account). Damit ist NICHT die Anzahlung nach 14 Abs. 5 des deutschen Umsatzsteuergesetzes gemeint. Es erfolgt hierbei lediglich die Buchung einer Zahlung ohne Ausgleich! Manuell eine neue Zeile in einer Zahlungsvorschlagskarte hinzufügen bei zusätzlichem Einsatz des Moduls OPplus Verbände: In diesem Fall können Sie einer Zahlungsvorschlagskarte ebenfalls manuell Zeilen hinzufügen. Dies ist im Falle einer Verbandszahlung für alle Posten des zugehörigen Verbandes und im Falle eines Debitoren/Kreditoren-Verbundes für alle Posten des zugehörigen Verbundes möglich. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 141 von 155

142 Übersicht und Änderung der Auftraggeberbank/en im Zahlungsvorschlag Wie bereits an anderen Stellen erläutert wird beim Erstellen des Zahlungsvorschlags die Auftraggeberbank je Zahlungsvorschlagskarte vorbelegt. Über den Button Navigate im Fenster Zahlungsvorschläge gelangen Sie mit dem Menüpunkt Übersicht pro Bank in die zweigeteilte Page Zahlungsübersicht je Bank. In dieser Übersicht werden Ihnen im oberen Teil Daten der zugehörigen Zahlungsvorschlagskarten angezeigt, im Feld Gegenkontonummer die Auftraggeberbank. Diese können Sie hier bei Bedarf ändern. Im unteren Teil wird Ihnen zusätzlich zu einigen Feldern der Bankkontokarte die Zahlungssumme je Auftraggeberbank angezeigt, die sich aus den Zeilen des oberen Teils ergibt. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 142 von 155

143 Die Funktionalität hinter dem Button Zlg. aufteilen wird im Kapitel Zahlungsvorschlag auf mehrere Auftraggeberbanken aufteilen erläutert. Die Sortierung im oberen Teil erfolgt anhand des Betrages aufsteigend. Im unteren Teil wird nach dem Bankkontocode sortiert. Zahlungsvorschlag auf mehrere Auftraggeberbanken aufteilen Befindet Sich in einem Zahlungsvorschlag mehr als eine Auftraggeberbank, so muss dieser vor Erstellung der Zahlungsdateien zuerst auf die einzelnen Banken aufgeteilt werden. Dies erfolgt über das Menü Navigate Übersicht pro Bank Button Zlg. Aufteilen Wenn Sie diese Funktion durchführen verbleiben in dem aktuellen Zahlungsvorschlag alle Zahlungsvorschlagskarten der Auftraggeberbank, die auf der ersten Zahlungsvorschlagskarte steht. Für jede weitere Auftraggeberbank wird ein separater neuer Zahlungsvorschlag erstellt, in dem dann die zugehörigen Zahlungsvorschlagskarten zu finden sind. Beispiel: In dem ZV000025Z befinden sich 2 Auftraggeberbanken, das Bank1 und die Bank2. Wenn man nun die Funktion Zlg. aufteilen durchführt, wird der ZV000025Z um die Zahlungen der Bank2 und für Bank2 entsteht ein separater ZV000026Z. Nach der Trennung ist nur noch der Debitor Name50005 im Zahlungsvorschlag vorhanden. Der Debitor hat einen eigenen Zahlungsvorschlag erhalten. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 143 von 155

144 Bei der Funktion Zlg. aufteilen wird für die Zahlungsvorschlagskarte der Auftraggeberbank Bank2 ein separater Zahlungsvorschlag (ZV00026Z) erstellt: Reg. Zahlungsvorschläge In dieser Maske werden die Zahlungsvorschläge angezeigt, die gebucht sind (= registriert). Option Buchungsdatum Ausführungsdatum Beschreibung In diesem Feld wird das Buchungsdatum angezeigt. In diesem Feld wird das Ausführungsdatum angezeigt. Fibu Buch.- Blattname Beschreibung Beim nachträglichen Erstellen einer Zahldatei aus den Registrierten Zahlungsvorschlägen wird das Ausführungsdatum automatisch auf das Tagesdatum angepasst, wenn das ursprüngliche Ausführungsdatum vor dem Tagesdatum liegt. In diesem Feld wird der verwendete Fibu Buch.-Blattname angezeigt. Hier wird die Beschreibung angezeigt, die vom System in die zugehörigen Buchungen geschrieben wurde. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 144 von 155

145 Status Benutzer Gegenkontoart Gegenkontonummer Betrag Betrag (MW) Der Status eines Registrierten Zahlungsvorschlags ist immer gebucht. In diesem Feld wird die Benutzer-ID eingetragen, welche den aktuellen Status des Zahlungsvorschlags erstellt hat. In diesem Feld wird zuerst die Gegenkontoart eingetragen, die beim Erstellen eines Kreditoren- bzw. Debitorenzahlungsvorschlags in den Optionen angegeben wurde. Zur Auswahl stehen dabei Sachkonto und Bankkonto. Sie können den Wert an dieser Stelle ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist. In diesem Feld wird zuerst die Gegenkontonummer eingetragen, die beim Erstellen eines Kreditoren- bzw. Debitorenzahlungsvorschlags in den Optionen angegeben wurde. Sie können den Wert an dieser Stelle ändern, solange der Zahlungsvorschlag im Status Offen ist. In diesem Feld wird der Gesamtbetrag des registrierten Zahlungsvorschlags angezeigt. In diesem Feld wird der Gesamtbetrag des Zahlungsvorschlags in Mandantenwährung angezeigt. Auf der rechten Seite befindet sich eine Factbox mit einer Übersicht der Zahlungssummen. Aus den Betragsfeldern des Zahlungsvorschlags gelangen Sie durch einen Klick auf den jeweiligen Betrag in die Übersicht der zugehörigen Zahlungsvorschlagskarten. Dies ist ebenso im Feld Gesperrt möglich. Einzelheiten zur der Zahlungsübersicht finden Sie im Kapitel Die Zahlungsübersicht. Start manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 145 von 155

146 Aktionen Navigate Bericht manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 146 von 155

147 Avise drucken Über diesen Menüpunkt können Sie jederzeit die erstellten Avise des registrierten Zahlungsvorschlags drucken. Zahlungsdateien neu erstellen Über diesen Menüpunkt können Sie jederzeit die zugehörigen Zahlungsdateien erneut erstellen. Beim nachträglichen Erstellen einer Zahldatei aus den Registrierten Zahlungsvorschlägen wird das Ausführungsdatum automatisch angepasst, wenn das Ausführungsdatum vor dem Tagesdatum liegt. Begleitzettel neu erstellen Über diesen Menüpunkt können Sie jederzeit die zugehörigen Begleitzettel erneut erstellen. Scheckdruck wiederholen Über diesen Menüpunkt können Sie jederzeit die zugehörigen Schecks erneut drucken. Zahlungsliste drucken Über diesen Menüpunkt können Sie jederzeit die zugehörige Zahlungsliste drucken. Beispiel anhand einer Seitenansicht: Zahlungsübersicht Über diesen Menüpunkt gelangen Sie in die Zahlungsübersicht des registrierten Zahlungsvorschlags. Zahlungsvorschlagskarte Über diesen Menüpunkt können Sie sich die Zahlungsvorschlagskarte(n) des registrierten Zahlungsvorschlags ansehen. Zahlungsvorschlagszeilen Über diesen Menüpunkt können Sie sich die die Zahlungsvorschlagskarte - Zeilen des registrierten Zahlungsvorschlags ansehen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 147 von 155

148 Zahlungsposten Über diesen Menüpunkt können Sie sich die Zahlungsposten des registrierten Zahlungsvorschlags ansehen. Löschen von reg. Zahlungsvorschlägen Es gibt die Möglichkeit, reg. Zahlungsvorschläge (inkl. abhängiger Tabellen) über einen Batchlauf zu löschen. Dies ist sinnvoll, wenn sehr viele und sehr alte Zahlungsvorschläge im System vorhanden sind, die nicht mehr benötigt werden. Das Löschen der vom Zahlungsvorschlag abhängigen Tabellen, wurde in eine Funktion ausgelagert, sodass sichergestellt ist, dass beim manuellen Löschen und beim Löschen über Batch, immer die gleichen abhängigen Tabellen gelöscht werden und keine verwaisten Datensätze stehen bleiben. Der Aufruf zum Löschen befindet sich im Reg. Zahlungsvorschlag: Der Bericht wird mit dem aktuell markierten Datensatz vorbelegt und kann entsprechend über Filter angepasst werden. Wichtig ist, dass die Tabellen nirgends zwischengespeichert werden und nach dem Löschen nicht mehr rekonstruierbar sind. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 148 von 155

149 Erw. Zahlungs Buch.-Blatt Um Buchungen im Erw. Zahlungs Buch.-Blatt ansehen zu können, müssen Sie zuerst aus einem gültigen Zahlungsvorschlag die Buchungen erzeugt haben. Beispiel: Wenn die nachfolgende Abfrage mit Ja bestätigt wird, erzeugt das System die Buchungen und stellt diese in das Erw. Zahlungs Buch.-Blatt: Bestätigung mit JA Das Erw. Zahlungs Buch.-Blatt erhält den Buch.-Blattnamen wie im Zahlungsvorschlag angezeigt (hier ZV Z) manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 149 von 155

150 Sie können in den erzeugten Buch.-Blattzeilen bei Bedarf die Felder Ausgleich mit Belegart und Ausgleich mit Belegnr. ändern. Das Buchen jedoch erfolgt über den Button Buchen im Zahlungsvorschlag. Die erzeugten Buch.- Blattzeilen annullieren können Sie nur über das Ribbon im Zahlungsvorschlag. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 150 von 155

151 Zahlungsverkehr in Verbindung mit dem Modul Basis Rücküberweisung Es ist in OPplus möglich, Rücküberweisungen über Einzelzahlung Bankverbindungen zu realisieren. Sie haben die Möglichkeit, direkt im Erw. Zahlungseingangsbuchblatt eine Rücküberweisung zu erzeugen. In dieser Maske wurde ebenfalls die Option zur Erzeugung von Einzelzahlung Bankverbindungen integriert. Diese Option besteht ebenfalls in den jeweiligen Postenansichten. Wenn Sie diese Option wählen, bekommen Sie eine entsprechende Abfrage zur Anlage angezeigt. Wird nun der nächste Zahllauf durchgeführt, so wird automatisch die entsprechende Bankverbindung für diesen Posten herangezogen und der Betrag wird entsprechend zurücküberwiesen. manual_opp_zahlungsverkehr.docx Seite 151 von 155