Vorlesung Enterprise Resource Planning

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1 Committed to Success Vorlesung Enterprise Resource Planning WS 2004/2005 Vorlesungseinheit 4: Verkauf Copyright 2004 j&m Management Consulting AG

2 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.2

3 Prozessübersicht Vertrieb Vertriebsunterstützung Verkauf Kontakt Anfrage Angebot Auftrag Kontrakt Vertriebsinformationssystem Materialwirtschaft Versand Fakturierung Lieferung Rechnung Transport Finanzbuchhaltung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.3

4 Verkaufsabwicklung Die Vertriebsabwicklung beinhaltet neben der Verkaufsabwicklung weitere Aktivitäten, beispielsweise verkaufsfördernde Maßnahmen. Im Rahmen der Verkaufsabwicklung werden Kundenaufträge erfaßt und abgewickelt. Der Prozess der Kundenauftragsabwicklung wird häufig order-to-cash oder order fulfilment genannt oder als Bestandteil diese Prozesse aus End-to-End-Sicht gesehen. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.4

5 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.5

6 Kundenauftrag Kundenauftrag Preisermittlung Fortschreibung von Status und Belegfluss Bedarfsübergabe Steuerungsparameter für Folgebearbeitung aus Stammdaten übernommen im Aufträg änderbar Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.6

7 Lieferung Lieferung Grundlage für Folgebearbeitung Kommissionierung Bestandsveränderung Faktura Fortschreibung von Status und Belegfluss Verpackung Versandprüfungen Außenhandels-Bestimmung Gefahrgut-Vorschriften Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.7

8 Faktura Faktura Fortschreibung von Status und Belegfluss Ggf. Anpassung von Preisen Frachtkosten Boni Übergabe der Fakturadaten an das Rechnungswesen (Kontenfindung) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.8

9 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.9

10 Organisationsstrukturen im Vertrieb Organisationseinheiten des Verkaufs: Verkaufsorganisation Vertriebsweg Sparte Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.10

11 Verkaufsorganisation VkOrg Köln VkOrg London Definition Eine Verkaufsorganisation ist eine organisatorische Einheit der Logistik, die das Unternehmen nach den Erfordernissen des Vertriebs gliedert. verantwortlich für Vertrieb von Materialien und Leistungen steht für eine verkaufende Einheit im rechtlichen Sinne genau einem Buchungskreis zugeordnet genau einem oder mehreren Werken zugeordnet bei allen Verkaufsbelegen obligatorisch Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.11

12 Vertriebsweg VkOrg London Definition Ein Vertriebsweg kennzeichnet den Weg, auf dem verkaufsfähige Materialien oder Dienstleistungen zum Kunden gelangen. Großhandel Direktverkauf Einzelhandel ein Vertriebsweg kann einer oder mehreren Verkaufsorganisationen zugeordnet sein ein Kunde kann innerhalb einer Verkaufsorganisation über mehrere Vertriebswege beliefert werden Kunde Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.12

13 Sparte LKW PKW Definition Eine Sparte fasst unterschiedliche Produkte zu Produktgruppen zusammen. Sparte A Sparte B für jede Sparte können kundenindividuelle Vereinbarungen (Preis, Zahlungsbedingungen, etc.) getroffen werden innerhalb einer Sparte können statistische Auswertungen durchgeführt werden Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.13

14 Vertriebsbereich VkOrg London Großhandel Direktverkauf Einzelhandel Sparte A Sparte B Sparte A Sparte B ein Vertriebsbereich bildet sich aus einer bestimmten Kombination der Organisationseinheiten (Beispiel: VkORg London/Direktverkauf/Sparte A) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.14

15 Vertriebsbereich Alle vertriebsrelevanten Daten können je Vertriebsbereich definiert werden: vertriebsrelevante Stammdaten eines Kunden je Vertriebsbereich Vertriebsrelevante Stammdaten eines Materials je Vertriebsbereich kundenindividuelle Preisvereinbarung je Vertriebsbereich jeder Verkaufsbeleg ist eindeutig einem Vertriebsbereich zugeordnet Innerhalb eines Vertriebsbereichs können Auswertungen durchgeführt werden, in denen z.b. der dort entstehende Umsatz analysiert wird. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.15

16 Innenorganisation in Akquisition und Verkauf Weitere Einteilung des Vertriebsbereichs auf folgenden Ebenen: Vertriebsbereich Verkaufsbüro Norddeutschland Süddeutschland Verkäufergruppe A B C D E Verkäufer Mayer Franke Beck Müller Groß Werth Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.16

17 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.17

18 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.18

19 Struktur Verkaufsbeleg Kopf Belegkopf allgemeine Daten, die für gesamten Beleg gelten Position 10 Einteilung 1 Einteilung 2 Einteilung 3 Position 20 Einteilung 1 Belegposition Daten zu Waren und Dienstleistungen, die der Kunde bestellt Einteilung Versand- und Beschaffungsdaten Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.19

20 Struktur: Kundenauftrag Kopfebene Positionsebene Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.20

21 Struktur: Kundenauftrag Einteilungsebene Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.21

22 Datenübernahme aus Stammdaten Materialstamm Konditionssätze Debitorenstamm... Vertriebsdaten Lagerdaten Werksdaten... Preiskonditionen Nachrichten Allgemeine Daten FiBu-Daten Vertriebsdaten Preisfindung Steuerermittlung Werk Gewicht Kundenauftrag Auftraggeber: Tiptop AG / Postfach 445 / CH-4147 Aesch Bestellnummer: Bestelldatum: Wunschliefdat: Zahlungsbed.: 0001 sofort zahlbar ohne... Pos. Material Menge ME E Bezeichung kg Material A kg Material B 30 Partner Preisfindung Steuerermittlung Incoterms Zahlungsbedingungen Automatische Datenübernahme Automatische Datenübernahme Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.22

23 Preisarten Preisarten Preise Rabatte Fracht Steuern Materialpreis Kundenspezifische Preis (abhängig vom Bestimmungsland) Kundenspezifsch Materialspezifisch Abhängig von Kunden und Material Incoterms, Teil 1 Incoterms, Teil 1+2 Abgangsland/ Empfangsland Inland Export Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.23

24 Prinzip der Preisfindung Kalkulationsschema 1. Preis PR00 2. Rabatt KA00 3. Mehrwertsteuer MWST Konditionsart: PR00 Zugriffsfolge: Zugriffsfolge: PR00 PR00 Konditionstabellen: 1. Kunde / Material 2. Preisliste/Währung/Material 3. Material Kundenauftrag Pos Treffer für Kond.-Art PR00 Kein passender Eintrag Kein passender Eintrag Passender Eintrag existiert Konditionsart: PR00 Material: Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.24

25 Beispiel Konditionszugriff 1000/10/10 Kunde: Material: Preis: /10/10 Kunde: Material: Preis: 180 Material / Kunde Preis 150 Kondition gefunden: 150 Findung beendet Kondition nicht gefunden Material Preis 180 Stammsatz wird nicht mehr geprüft Kondition gefunden: 180 Findung beendet Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.25

26 Arten von Verkaufsabwicklungen für jeden Geschäftsvorgang, der den Verkauf betrifft, wird ein Verkaufsbeleg gebildet es gibt vier Arten von Verkaufsbelegen, die während der Auftragsbearbeitung auftreten können: Kundenanfrage und -angebot Kundenauftrag Kundenkontrakt Reklamation daneben gibt es besondere Auftragsformen: Barverkauf Sofortauftrag Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.26

27 Kundenanfrage und -angebot Kundenanfrage Aufforderung des Kunden an ein Unternehmen zur Unterbreitung eines Verkaufsangebots oder einer unverbindlichen Verkaufsauskunft Kundenangebot Angebot an einen Kunden zur Lieferung von Materialien oder zur Einbringung von Dienstleistungen zu feststehenden Konditionen das Unternehmen ist für den angegebenen Zeitraum an das Angebot rechtlich gebunden Die in Kundenanfrage und angebot enthaltenen Daten bilden die Grundlage für nachfolgende Belege. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.27

28 Kundenauftrag & Kontrakte Kundenauftrag Ein Kundenauftrag ist eine vertragliche Vereinbarung zwischen einer Verkaufsorganisation und einem Auftraggeber über die Lieferung von Materialien oder die Erbringung von Dienstleistungen zu definierten Preisen, Mengen und Zeitpunkten. Kontrakt Ein Kontrakt stellt einen Kundenrahmenvertrag über die Abnahme von Verkaufsmaterialien oder Dienstleistungen in einem bestimmten Zeitraum dar. Arten Gruppenkontrakt Mengenkontrakt Wertkontrakt Serviceverträge Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.28

29 Weitere Auftragsformen Retoure Ein Verkaufsbeleg, der bei der Reklamationsbearbeitung verwendet wird, um die Warenrücksendung durch einen Kunden abbilden zu können Auf Grund der Retoure kann man im System das Eintreffen der Ware mittels einer Retourenanliegerung registrieren und die Ware wieder in einen Sonderbestand buchen eine Gutschrift erstellen, nachdem die Reklamation genehmigt wurde Barverkauf Die gekaufte Ware wird bar bezahlt (Kasse) und dann kurz darauf vom Kunden abgeholt oder dem Kunden geliefert (z.b. im Möbelgeschäft) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.29

30 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.30

31 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.31

32 Auslieferung Schnittstelle zur Materialwirtschaft und Warehouse Management Übergabe der Daten an Lagermitarbeiter Abrufen der Kommissionierungsdaten Abrufen der Verpackungsinformationen Überprüfen der Exportbestimmungen des Geschäfts Erzeugen der Exportdokumente Überprüfung der Gefahrgutvorschriften Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.32

33 Transporte Auslieferungen können zu Transporten zusammengefaßt werden Aktivitäten innerhalb des Transports Planung des Transportes Ausschreibung / Beauftragung eines Spediteurs Ermittlung der Frachtkosten Abrechnung der Frachtkosten (eigenes Dokument) Transporthilfsmittel werden als Handling Unit abgebildet (Container) Gefahrgut Route Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.33

34 Auslieferung Status der Auslieferung _ nicht relevant A nicht bearbeitet B teilweise bearbeitet C vollständig bearbeitet Kommissionierte Menge Bei Auslieferungen beschreibt dieses Feld die Positionsmenge, die auf der gedruckten Kommissionierliste erscheint. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.34

35 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.35

36 Prozessablauf Kundenauftrag Lieferung Faktura Verkaufsbelege Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.36

37 Rechnungen lieferbezogen Auftrag Auslieferung Rechnung Auslieferung Rechnung Auftrag Pos. 10auftragsbez. Pos. 20lieferbezogen Auslieferung Rechnung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.37

38 Fakturierungsvorgang Verkauf Versand Fakturierung Buchhaltung Auftrag Auslieferung Rechnung Auftrag Rechnung Gutschriftsanforderung Gutschrift Rechnung Storno Rechnung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.38

39 Datenfluss bei lieferungsbezogener Fakturierung Beispiel: Lieferbezogene Fakturierung z.b. Regulierer Positionsnummer Preise Texte Auftrag Auslieferung Rechnung z.b. Warenempfänger Menge Texte Belegfluss Datenfluss Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.39

40 Beispiel: Faktura in SAP R/3 Kopf Position Verwendung der Warenausgang-gebuchten Menge der Auslieferung Abweichung von der Menge lt. Kundenauftrag möglich Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.40

41 Typische Druckpapiere in der Kundenauftrags- Abwicklung Verkaufsbeleg Formular Angebot Angebotsformular Kundenauftrag Auslieferung Faktura Auftragsbestätigung ggf. Proforma-Rechnung Lieferschein Packliste Qualitätszeugnis Urpsprungserklärung Rechnung ggf. Proforma-Rechnung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.41

42 Gliederung 4. Vorlesungseinheit 1. Überblick 2. Organisationsstruktur 3. Verkaufsabwicklung 4. Lieferung 5. Fakturierung 6. Spezielle Geschäftsvorfälle Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.42

43 Beispiel: Konsignationsabwicklung Konsignationsbeschickung Kundensonderbestand Konsignationsbeschickung Lieferung Warenausgang Konsignationsentnahme Konsignationsentnahme Lieferung Warenausgang Faktura Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.43

44 Beispiel: Streckengeschäft TipTop AG Kunde bestellt Ware bei TipTop AG TipTop bestellt Ware bei India Inc. Kunde India Inc. liefert Ware an Kunden India Inc. Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.44

45 Backup Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.45

46 Debitorenstamm Debitorenstamm Allgemeine Daten Buch.-kreisdaten Vertriebsdaten Allgemeine Daten: Übergreifend gültige Daten, Beispiele: Name Adresse Telefonnummer Buchungskreisdaten: Finanzbuchhaltungs-Daten, Beispiel: Kontoführungsdaten Daten zum Mahnverfahren Vertriebsbereichdaten: Je nach Vertriebsbereich können sich diese Daten für einen Kunden unterscheiden. Besipiele: Daten für Preisfindung Versandbedingungen Zahlungsbedingungen Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.46

47 Geschäftspartner Mit Hilfe von Partnerrollen wird die Rolle festgelegt, die der Geschäftspartner bei der Abwicklung eines Geschäftsvorfalls hat. Diese Rollen werden im Kundenstamm zugeordnet. Wichtige Partnerrollen für Partner Kunde : Auftraggeber: Warenempfänger: enthält Daten zum Verkauf enthält Daten zum Versand Rechnungsempfänger: enthält Anschrift und Daten für Dokumentendruck Regulierer: Enthält Daten für Zahlungsbedingungen und Kontoverbindung Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.47

48 Materialstamm Materialstamm SD... Vertriebsdaten Lagerdaten Buchhaltungsdaten WM FI Vertriebsdaten: Außenhandelsdaten Transportdaten Alternative Mengeneinheiten Steuerdaten (für die Preisfindung) Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.48

49 Konditionen Preiskonditionen Konditionsart: Welche Art von Preis? Preis Rabatt Frachtkosten Steuern Zugriffsdaten: Für welche Bedingungen gilt der Preis? Kunde / Material Verkaufsorganisation / Material Material Gültigkeitszeitraum Staffeln Copyright 2004 j&m Management Consulting AG 2.49