Neuerungen durch die Einführung der Doppik November / Dezember 2010

Transkript

1 Neuerungen durch die Einführung der Doppik November / Dezember 2010 Vortrag durch Herr Burkhard Nawroth und Frau Tanja Wittke Neuerungen durch die Einführung der Doppik, Informationsveranstaltungen im November und Dezember 2010

2 Agenda Die neue Aufbauorganisation des Dezernates 4 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Aufbau des neuen Kontenplans Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH Die wichtigsten Änderungen Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach Web 2

3 Aufbauorganisation Dezernat 4 Dezernat 4 Finanzmanagement Herr Rothermel Hochschulwirtschaftsführung Herr Kasprik Zentrale Beschaffung Herr Rick Finanz- u. Rechnungswesen Herr Nawroth Planung und Finanzcontrolling Drittmittel Hauptbuchhaltung Debitorenbuchhaltung Frau Dierks Frau Urbach Frau Kornatz Herr Kutscher Steuerliche Angelegenheiten Kreditorenbuchhaltung Anlagenbuchhaltung Herr Wilhelms Frau Heide 3

4 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Die Abbildung der Mittelherkunft erfolgte bisher : mit Hilfe von Kapitel und Titel zukünftig: erfolgt die Einbindung mit Hilfe einer 3-stellige Ziffer, die den zukünftigen Finanzstellen vorangestellt wird. Ablösung der Ordnungsnummer bisher : eine Ordnungsnummer (in der Regel 6-stellig) zukünftig : eine Finanzstelle (10-stellig) Dezember 2010: schriftliche Mitteilung an alle ON-Inhaber über die Vergabe der neuen Finanzstellen 4

5 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Übersicht über die neuen Mittelherkünfte (Auszug) 1 Eigene Mittel 4 Beiträge Dritter 11 Eigene Mittel aus wirtschaftlicher Tätigkeit 110 Erlöse aus Vermietung und Verpachtung 111 Verkaufserlöse (Skriptenverkauf, Pflanzen, Geräte usw. ) 2 Zuschüsse des Landes (Landeszuschusshaushalt) 21 Landeszuschuss lfd Betrieb 210 Landeszuschuss für den laufenden Betrieb 211 Berufungsmittel 3 Sonstige Zuwendungen/Zuweisungen des Landes 41 Beiträge Dritter von Bund 410 BMBF+Projektträger 411 BMWI+Projektträger 412 Bundesinstitute/-anstalten 413 Andere Bundesministerien 414 Bundesinstitute/-anstalten BgA 415 Andere Bundesministerien BgA 416 BMBF Forschungsprämie 42 DFG 420 SFB s 421 DFG Sachbeihilfen 422 Forschergruppen 423Graduiertenkolleg 5 Studienbeiträge 510 Studienbeiträge 511 Zinsen aus Studienbeiträgen 6 Medizin 5

6 Von der Ordnungsnummer zur Finanzstelle Überleitungsbeispiel Kapitel Alte Struktur Beispiel: Titelgruppe Ordnungsnummer Neue Struktur Beispiel: Ziffer 4-6 MH Fakultät 7.Stelle ON alt Mittelherkunft (MH) Landeszuschuss für den laufenden Betrieb Ziffer 1-3 Ziffer 4-6 Fakultät / laufende Lehreinheit/ Nummer Betriebseinrichtung Eintrag auf Kontierbeleg (Seite 10) Finanzstelle: Die Nummernsystematik für Fakultäten wird weitestgehend beibehalten -> hoher Wiedererkennungswert für Fakultäten 6

7 Aufbau des neuen Kontenplans Gegenüberstellung Kameralistik Doppik KEA (Kosten- u. Erlösarten) Sachkonten Ausgaben und Einnahmen Aufwendungen und Erträge./. Anlage- und Umlaufvermögen./. Schulden und Verbindlichkeiten 3-stellige KEA Nummern 8-stellig Sachkontennummern Der neue Kontenplan steht ab sofort als Download zur Verfügung unter: 7

8 Aufbau des neuen Kontenplans Aufbau des neuen Kontenplans Die Ausgestaltung des neuen Kontenplans orientiert sich an den Vorgaben des vom Land NRW vorgegebenen Basis-Kontenplans Erträge / Einnahmen => Kontenklasse 5 Aufwendungen / Auszahlungen => Kontenklasse 6 und 7 Investitionen Anlagevermögen => Kontenklasse 0 Die vom Land vorgegebene Buchungs- und Kontierungsrichtlinie steht ab sofort als Download zur Verfügung unter 8

9 Aufbau des neuen Kontenplans Überleitung KEA zu Sachkonten (auszugsweise) Kostenart Bezeichnung Konto Bezeichnung 198 Reisekosten Reisekosten 331 Print out - Medien Zeitungen und Fachliteratur 511 DV-Ausstattung Hard- u. Software 511 DV-Ausstattung Hard- u. Software Hardware Erworbene Software 519 Sonstige Geschäftsausstattung Sonstige Betriebs- und Geschäftsausstattung Beispiel : Eintrag auf Kontierbeleg (Seite 10) Die umfassende Überleitungstabelle steht ab sofort als Download zur Verfügung unter 9

10 Aufbau des neuen Kontenplans Vorkontierung durch die dezentralen Bereiche Kontierungsbeleg Finanzstelle dezentrales Budget Sachkonto Inventarstammblatt (Anzahl) Freihändige Vergabe nach VOL 3 Nr. 5 Buchstaben Preisvergleich siehe Anlage Nr. Ausschreibungsnummer Anschlussvertrag zu Rahmenvertrag - Nr. Sachlich richtig Datum Unterschrift Der zukünftige Kontierungsbeleg steht ab sofort als Download zur Verfügung unter 10

11 Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH Gegenüberstellung Kameralistik - Doppik Kameralistik Einnahmen und Ausgaben Doppik Einzahlungen und Auszahlungen (Finanzrechnung) Erträge und Aufwendungen (Ergebnisrechnung) Investitionen (Investitionsrechnung) 11

12 Aufbau der der Beriebsabrechnungsbögen Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH (BAB) in MACH Buchung A. E R G E B N I S R E C H N U N G Erträge 1. Hochschultätigkeit ,00 2. Erträge aus Drittmitteln ,00 = Summe der (ordentlichen) Erträge ,00 Aufwendungen 1. Materialaufwand ,00 2. Personalaufwand ,00 3. sonstige betrieblichen Aufwendungen a) Kommunikation, Reisen, Werbung -60,00 b) Beiträge, Sonstiges, Wertkorrektur ,00 =Summe der (ordentlichen) Aufwendungen ,00 =Ergebnis der (ordentlichen) Geschäftstätigkeit ,00 12

13 Aufbau der Betriebsabrechnungsbögen (BAB) in MACH B. F I N AN Z R E C H N U N G (Geldströme) Einnahmen 1. Einnahmen aus Hochschultätigkeit ,00 2. Einnahmen aus Drittmitteln ,00 = Summe der (ordentlichen) Einnahmen ,00 Ausgaben 1. Materialausgaben ,00 2. Personalausgaben ,00 3. sonstige betriebliche Ausgaben ,00 = Summe der (ordentlichen) Ausgaben ,00 = Saldo (ordentliche) Einnahmen/Ausgaben ,00 13

14 Die wichtigsten Änderungen Agenda I. Ausgangsrechnungen ersetzen Annahmeanordnungen II. Auszahlungsanordnungen (AZA) nur noch in Ausnahmefällen III. Inventarisierungsgrenze ab 2011 IV. Sonstiges 14

15 Die wichtigsten Änderungen I. Ausgangsrechnungen ersetzen Annahmeanordnungen alle zu erwartende Zahlungseingänge sind zuvor als Ausgangsrechnung in der zentralen Buchhaltung zu erfassen soweit es sich nicht um reine Bargeschäfte handelt Überwachung der Zahlungseingänge durch die Debitorenbuchhaltung eine Mustervorlage zur Erstellung von Ausgangsrechnungen steht ab sofort als Download zur Verfügung unter : zur Vorbereitung der Ausgangsrechnungen für die Debitorenbuchhaltung darf zwingend nur noch die Mustervorlage verwendet werden!! Nur die Zahlungseingänge, die zuvor als Ausgangsrechnung erfasst wurden, können den Finanzstellen ordnungsgemäß und zeitnah gutgeschrieben werden!! 15

16 Die wichtigsten Änderungen I. Ausgangsrechnungen ersetzen Annahmeanordnungen Flußdiagramm Abläufe bei der Bearbeitung von Ausgangsrechnungen 16

17 Die wichtigsten Änderungen II. Auszahlungsanordnungen nur noch in Ausnahmefällen alle zu erwartende Zahlungsausgänge sind in der Regel zuvor als Eingangsrechnung in der zentralen Buchhaltung zu erfassen soweit es sich nicht um reine Bargeschäfte handelt Überwachung der Zahlungsausgänge durch die Kreditorenbuchhaltung Ausnahmen: Reisekostenvorschüsse, sonstige Vorschüsse und Stipendien Nur die Zahlungsausgänge, bei denen zuvor keine Eingangsrechnung erfasst wurde, bedürfen einer vorherigen Auszahlungsanordnung 17

18 Die wichtigsten Änderungen III. Inventarisierungsgrenzen ab 2011 Inventarisierungsgrenze bis : ( Anschaffungen bis 150,- = Aufwand; ab ,- = GWG ) Inventarisierungsgrenze ab : 410 ( Anschaffungen bis 410,- = GWG ) Anschaffungen bis 410 müssen - wie bisher - in Materialbüchern einzeln nachgewiesen werden 18

19 Die wichtigsten Änderungen IV. Sonstiges zukünftig sind alle Buchhaltungsbelege beim Dezernat 4 Sachgebiet Hauptbuchhaltung einzureichen sonstige Formulare (z.b. Umbuchungsmitteilungen etc.) werden sukzessive umgestellt 19

20 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Ablösung des Haushalt-Informations-System HH-Info Wegfall der Kapitel / Titel Struktur Neues Campus-Informations-System Mach Web Die personenbezogenen Leserechte vom bisherigen HH-Info werden automatisch auf Mach Web übertragen Eine Betriebsanleitung zur Anmeldung in Mach Web steht ab sofort als Download zur Verfügung unter 20

21 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems MACH Web Login Web-Adresse : Der Datenpfad wird Ihnen zusammen mit der schriftlichen Mitteilung über Ihre neue Finanzstelle im Dezember 2010 mitgeteilt!! Login MACH Web : 21

22 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems MACH Web Login bestätigen 22

23 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach WEB Finanzstelle auswählen Anzeige = hier werden alle Finanzstellen angezeigt, auf die Verantwortlichen des Lehrstuhls / Abteilung das Leserecht hat! Test-Lehrstuhl Test-Finanzstelle klick hier 23

24 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach WEB Kontenübersicht Test-Finanzstelle Ausdruck BAB nur über Excel-Import möglich! Ausgangs- /Eingangsrechnungen Zahlungsströme 24

25 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach WEB Auswahl Sachkonto Ein Ausdruck einer Übersicht über alle einzelnen Buchungen ist hier nur über den Excel-Export möglich. Details wie z.b. Partner / Postennummer werden nur in der Bildschirmanzeige ausgegeben. 25

26 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach WEB Beleg-Info Buchungsdatum Ertrag /Aufwand = Leistungs-/Lieferdatum ( neu ) Buchungsdatum Einzahlung / Auszahlung = Datum der Zahlung ( wie bisher ) 26

27 Präsentation des neuen Campus-Informationssystems Mach WEB Erläuterung der Vorzeichen 1.) 2.) 3.) 4.) 5.) Ergebnisrechnung : 1.) Spalte Buchung Erträge = Haben-Buchung Haben-Buchung = Vorzeichen MINUS ( - ) 2.) Spalte Verfügbar = umgekehrt 3.) Spalte Buchung Aufwand = Soll-Buchung Soll-Buchung = ohne Vorzeichen 4.) Spalte Verfügbar = umgekehrt Finanzrechnung: 5.) 1.) bis 4.) umgekehrt Ergebnisrechnung!!! 27

28 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 28