Controlling in den Tiroler Gemeinden: Neue Herausforderungen und innovative Lösungsansätze

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1 Controlling in den Tiroler Gemeinden: Neue Herausforderungen und innovative Lösungsansätze Innocom die innovative Kommunalmesse Hall, am Dr. Christian Mayr Name

2 Vorstellung IVM GmbH Gegründet 1999 (als Spin-off der Universität Innsbruck) Beratungsdienstleistungen in der Privatwirtschaft und öffentlichen Verwaltung Standorte in Innsbruck, Wien & Lustenau 20 Mitarbeiter/-innen Beratungsschwerpunkte: 2

3 Rahmenbedingungen und Herausforderungen Steigende Anforderungen an die Transparenz öffentlicher Haushalte zusätzliche Informationspflichten Zunahme an komplexen organisatorischen Strukturen neue inhaltliche und organisatorische Themenfelder Wirtschaftlich schnelllebige und unsichere Zeiten schnelle Reaktionszeit und Szenariendenken Vermehrter Einzug der Themen IKS (internes Kontrollsystem) und Compliance in den Gemeindeverwaltungen neue Strukturen und Prozesse Verstärktes Projektcontrolling Möglichkeit zur Abbildung in der Finanzbuchhaltung notwendig Genereller Spardruck in der öffentlichen Verwaltung Vorherrschendes System wenig flexibel und nicht an die individuellen Bedürfnisse anpassbar 3

4 Controlling Definition/Begriffsabgrenzung Deutscher Kunstbegriff als Ableitung von to control -> sinngemäß eher steuern als klassisches kontrollieren Maßnahmen zur Koordination von Planung, Steuerung und Kontrolle, um die Ziele der Organisation optimal zu erreichen. Begleitender betriebswirtschaftlicher Service, um relevante Entscheidungsträger und Stakeholder (?) mit validen Informationen zu versorgen und Entscheidungen zu ermöglichen Controlling ist ein rein internes Steuerungsinstrument! Strategisches Controlling Operatives Controlling Langfristige Planung (> 3 Jahre) Qualitative Faktoren Kurz- bis mittelfristige Planung (0-3 Jahre) Quantifizierbare Größen Umwelt als Informationsquelle Dimensionen: Stärken/Schwächen; Chancen/Risiken Instrumente: Balanced Scorecard, SWOT- Analyse Primär internes RW als Informationsquelle Dimensionen: Kosten/Leistung; Auszahlungen/Einzahlungen Soll-/Ist-Vergleiche, Kennzahlensysteme, Budgetierung und Investitionsrechnungen 4

5 Finanzieller Steuerungs- und Controlling- Kreislauf Anpassung der Planung Planung der Ziele und Maßnahmen Zuteilung der Geldmittel Steuerung Maßnahmen zur Korrektur von Abweichungen ausarbeiten Budgetierung Festlegung der SOLL-Werte Feststellung der Ursachen etwaiger Abweichungen Reporting & Analyse Vergleich der IST- & SOLL-Werte Information Kommunikation der PLAN-Werte 5

6 Reporting: Ausgangslage und Rahmenbedingungen Buchhaltungsdaten unübersichtlich viele verteilte Informationen in unstrukturierter Form Einbindung von Strukturdaten problematisch, Bildung von aussagekräftigen Kennzahlen nur manuell möglich (Betrag pro Leistungseinheit) Vergleiche schwierig (Zeitreihen, Vergleich mehrerer Organisationen und Organisationseinheiten, Einbindung von ausgegliederten Organisationen) Wiederkehrende Standardauswertungen werden in regelmäßigen Abständen manuell durchgeführt (Excel) Fachabteilungsleiter/-innen müssen sich die relevanten Informationen holen, keine automatisierte Berichtsverteilung Bringschuld der Finanzabteilung Reporting 6

7 Lösung 1: Standardberichtswesen Integriertes, standardisiertes Berichtswesen Integration aller relevanter Vorsysteme (Finanzbuchhaltung, Zeiterfassung, sonstige datenführende Systeme) Festlegung der Berichtsempfänger/-innen Erstellung eines Berichtskalenders ( Wer bekommt wann welche Berichte? ) bzw. eventgesteuerte Verteilung von Informationen Verteilung der steuerungsrelevanten Berichtsinhalte Zielgruppenspezifische Darstellung der Informationen; Berücksichtigung von individuellen Anforderungen Einfache Aufbereitung der Informationen und grafische Aufbereitung der Key Performance Indicators weniger ist mehr Verlagerung der Verantwortung Auslagerung der Verantwortung in die Organisationseinheit, Steigerung des Steuerungsdruckes Von der Bringschuld zur Holschuld! Wichtiger Beitrag im Sinne eines IKS Reporting 7

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11 Lösung 2: Aufbau einer Analyseumgebung Grundlage für rasche und valide Ad-hoc-Auswertungen Komfortable und intuitive Oberfläche Gesicherte Datenqualität Geringe Fehleranfälligkeit Verknüpfung unterschiedlicher Datenquellen möglich Finanzbuchhaltung FiBu einer ausgegliederten Organisationseinheit Strukturdaten Schnelle und einfache Beantwortung von betriebswirtschaftlichen Fragestellungen Drilldown-Möglichkeit: schrittweise Analyse der Daten bis zur Buchungszeile Kein mühsames herumrechnen im Excel mehr notwendig Reporting 11

12 Lösung 3: Kostenrechnung light, Projektcontrolling Schaffung von zusätzlichen Auswertungsdimensionen Verwendung von vorhandenen Feldern zur Mitgabe von Zusatzinformationen (Kostenart, Kostenstelle, Projekt, ) Flexible Aggregations- und Auswertungsmöglichkeiten durch alternative Hierarchien Ansatz- bzw. postenübergreifende Zusammenführung von Buchungen Anwendungsmöglichkeiten und Funktionalitäten Projektcontrolling Kostenarten-, Kostenstellen- und Kostenträgerrechnung light Periodenabgrenzungen Fahrzeugcontrolling im Bauhof Reporting 12

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15 Finanzieller Steuerungs- und Controlling- Kreislauf Anpassung der Planung Planung der Ziele und Maßnahmen Zuteilung der Geldmittel Steuerung Maßnahmen zur Korrektur von Abweichungen ausarbeiten Budgetierung Festlegung der SOLL-Werte Feststellung der Ursachen etwaiger Abweichungen Reporting & Analyse Vergleich der IST- & SOLL-Werte Information Kommunikation der PLAN-Werte 15 15

16 Planung Ausgangslage und Rahmenbedingungen Planung = politischer Prozess Oftmals kein Szenariendenken Keine Möglichkeiten für Umplanungen Planungszeitraum min. ein Jahr Keine Berücksichtigung von sich ändernden Rahmenbedingungen Aufzeichnungen werden oft außerhalb des Rechnungswesensystems (bspw. Excel) geführt Keine Liquiditätsplanung Zeitpunkt von Ein- und Auszahlung wird nicht berücksichtigt Schwierigkeiten bei der Darstellung von Soll-Ist-Abweichungen Liquiditätsmanagement schwierig Kein Forecasting Planung 16

17 Lösungsansatz: professionelle, integrierte Planungslösungen Anlegen von unterschiedlichen Planungsszenarien Schnelle Reaktion auf sich ändernde Rahmenbedingungen Erstellung von unterschiedlichen Planungsvarianten Unterjährige Umplanungen Abbildung von über- und außerplanmäßigen Ein- und Auszahlungen Liquiditätsplanung Beliebige Verteilung der Ein- und Auszahlungen auf die Monate Vordefinierte Verteilungsvarianten Kombinierte Bottom-up und Top-down-Planung Zentrale und dezentrale Planung Top-Down und Bottom-up Integrierte Planungs- und Reportinglösung Aktualisierung der Haushaltsüberwachungslisten Wahrheitsgetreue Abbildung der Realität Planung 17

18 Controlling Erfolgsfaktoren Sensibilisierung aller (!) beteiligter Personen, Sicherstellung eines einheitlichen Wordings (zum Beispiel: Was ist ein Projekt? ) Think Big Start Small Betriebswirtschaftliches Projekt (Anpassung von Organisation und Prozessen) die IT ist Mittel zum Zweck Einbeziehung der Entscheider Berücksichtigung der individuellen Anforderungen Klar definierte Zuständigkeiten und Prozesse Wissenstransfer und Know-how-Aufbau Schärfung des Kostenbewusstseins Beachtung von Gestaltungsprinzipien für die Berichtserstellung die Zahlen lesbar machen Drill-down vom Key Performance Indicator zur Detailinformation 18

19 Mögliche Leistungen der IVM GmbH Betriebswirtschaftliche Beratung Ausarbeitung eines Controllingkonzeptes inhaltlich, technisch und organisatorisch Organisation und Moderation von Workshops Unterstützung bei der Systemauswahl Standardisierte Erhebung der Anforderungen Begleitung bei der Anbieterauswahl Technische Umsetzung Datenintegration Datenmodellierung Abbildung der gewünschten Berichte Durchführung von ad-hoc -Auswertungen Laufende Betreuung Hosting des Systems Durchführung von Schulungen 19

20 Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Kontaktinformation Dr. Christian Mayr Telefon 0512 / christian.mayr@verwaltungsmanagement.at Institut für Verwaltungsmanagement GmbH Innsbruck Wien Lustenau office@verwaltungsmanagement.at Bozner Platz 7, 6020 Innsbruck T Fax 19 Nussdorferstraße 20/10, 1090 Wien T Radetzkystraße 9, 6890 Lustenau T