Brainloop Secure Dataroom Service Version 7.0

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1 » Der Brainloop Secure Dataroom ermöglicht das hochsichere, unternehmensübergreifende Management vertraulicher Dokumente. Der Datenraum ist ein elektronischer Safe, in den Dokumente eingestellt und ausschließlich vom berechtigten Empfänger abgerufen und bearbeitet werden können. Zusätzlich werden nicht nur Dokumente, sondern auch -Inhalte jederzeit effektiv geschützt, unabhängig davon, ob sie ruhen oder sich im Versand befinden. Eine mehrschichtige Sicherheitsarchitektur ermöglicht den Zugriff Externer und schützt Dokumente konsequent vor unbefugtem Zugriff, insbesondere auch vor Zugriffen des IT-Betreibers. Als Online-Anwendung ist der Datenraum von jedem Ort der Welt und zu jeder Zeit verfügbar. Aufgrund der intuitiven Benutzeroberfläche ist kein Training notwendig, so dass auch weniger EDV-erfahrene Anwender sich sofort zurechtfinden. Der Datenraum wird eingesetzt für vertrauliche, unternehmensinterne und unternehmensübergreifende Vorgänge, beispielsweise als elektronischer Boardroom zur Kommunikation und Beschlussfassung zwischen Vorstand und Aufsichtsrat, für vertrauliche, unternehmensübergreifende Projekte oder als virtueller Dealroom bei M&A Transaktionen, für die nachvollziehbare, vertrauliche Kommunikation mit Kunden und Partnern. IHRE VORTEILE IM ÜBERBLICK Konsequenter Schutz vertraulicher Dokumente bis auf den Desktop des Informationsempfängers Durchgängiger und flexibler Schutz vertraulicher Inhalte Einfaches Nachvollziehen der gesamten Datenraum-Kommunikation Integriertes Dokumentenmanagement Effizientes, zentrales Bereitstellen der Dokumente für alle Beteiligten Erfüllung von Compliance-Anforderungen durch revisionssichere Protokollierung aller Aktionen Intuitive Nutzung ohne Training intelligente und benutzerfreundliche Handhabung Weltweite Verfügbarkeit sicherer Zugriff jederzeit und überall per Web Browser Höchste Sicherheit starke Authentifizierung sowie Verschlüsselung der Datenübertragung und Datenablage Schutz vor Zugriffen des IT-Betreibers KONSEQUENTER SCHUTZ VERTRAULICHER DOKUMENTE SERVER-SEITIG ZWEI-FAKTOR ZUGANGSKONTROLLE / ZUGRIFFSRECHTE Hochsichere Authentisierung, beispielsweise basierend auf kurzlebigen Einmalschlüsseln, die per SMS verschickt werden. Ein flexibles Berechtigungssystem sorgt für genaue Definition und Überwachung von Rollen und Rechten für die Teilnehmer des Datenraums. VERSCHLÜSSELTE ABLAGE & DATENÜBERTRAGUNG Vertrauliche Dokumente können auf dem Server mit 256-Bit Verschlüsselung abgelegt und so konsequent vor unbefugtem Zugriff, insbesondere auch durch den Systembetreiber, geschützt werden. Jede Datenübertragung zwischen Client und Server (Upload und Download von Dokumenten, Anzeige von Datenrauminhalten) wird über 128-bit Verschlüsselung geschützt. ABSCHIRMUNG DES BETREIBERS Durch konsequente Trennung von Anwendungs- und Systemadministration und integrierte Freigabeprozesse mit Vier-Augen-Prinzip für sicherheitsrelevante Administrationsfunktionen werden vertrauliche Dokumente vor dem Zugriff durch IT-Administratoren des internen oder externen Betreibers geschützt. REVISIONSSICHERE PROTOKOLLIERUNG Sämtliche Aktionen werden in einem Audit-Trail unveränderbar und revisionssicher aufgezeichnet. Dies gewährleistet die Transparenz und Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Zugriffen und die Dokumentation aller Informationsflüsse. INTEGRIERTER VIRENSCANNER Durchsucht die im Datenraum gespeicherten, unverschlüsselten Dateien nach Viren, isoliert infizierte Dateien und verhindert deren Download.

2 KONSEQUENTER SCHUTZ VERTRAULICHER DOKUMENTE AUF DEM CLIENT-RECHNER SCHUTZ AUCH NACH DEM DOWNLOAD SICHERE DOKUMENTEN-AUSLIEFERUNG Vertrauliche Dokumente werden geschützt als automatisch generierte Brainmark-Version auf den Client heruntergeladen. Dabei kann eine Brainmark-Version je nach Schutz-Bedürftigkeit des Dokumentes technisch unterschiedliche Ausprägungen haben. Brainmark-Versionen basieren auf den Standardformaten PDF oder XPS, versehen mit zusätzlichen Schutz-Methoden (siehe unten). SICHERHEITSKATEGORIEN Sicherheitskategorien definieren die Schutz-Bedürftigkeit eines Dokumentes und damit die beim Download anzuwendende Schutz-Methode. So können unternehmensinterne Informationsschutzrichtlinien direkt umgesetzt werden. Typische Sicherheitsstufen sind zum Beispiel intern, geheim und streng vertraulich. An die Sicherheitskategorien sind definierbare Berechtigungen gebunden, die bestimmen, wie der Dokumenten-Empfänger zugreifen kann. WASSERZEICHEN / STAMPING Dynamisch generierte Wasserzeichen bieten zusätzlichen Schutz vor der unberechtigten Weitergabe von Unterlagen. Zum Beispiel kann der Name des handelnden Benutzers automatisch in den Hintergrund jeder Seite eines Dokumentes eingebettet werden. Inhalt und Layout des eingedruckten Wasserzeichens sind konfigurierbar. BRAINMARK-MANAGEMENT Brainmark-Management umfasst alle Funktionen, die das geschützte Verteilen von Dokumenten über die Brainmark-Version komfortabel und effizient machen. Dazu gehören neben den Sicherheitskategorien, Secure Document Viewer und Einlagern von Wasserzeichen auch Funktionen, um die Dokumenten-Konvertierungen zentral zu steuern und effizient zu verwalten. GESCHÜTZTE DOKUMENTENANZEIGE MIT MICROSOFT XPS UND MICROSOFT RMS Als geschütztes Auslieferungsformat für Office Dokumente kann XPS alternativ zu PDF gewählt werden. Dabei wird auch die automatische Konvertierung von PDF Dokumenten in XPS unterstützt. Dieses Format kann beim Brainmark-Download durch das Microsoft Rights Management (RMS) geschützt werden. Das Dokument bleibt verschlüsselt auf dem lokalen Rechner. SECURE DOCUMENT VIEWER Der integrierte Secure Document Viewer verhindert den Download von Dokumenten aus dem Datenraum. Hierbei erfolgt bei der Präsentation des Dokumenteninhaltes keine Übertragung der Originaldatei auf den Arbeitsplatz. Stattdessen wird das Dokument in Form von gekachelten Bildfragmenten übertragen. Die Möglichkeit zum Download wird dabei ausgeschlossen. Nach Abschluss der Sitzung verbleiben keine vertraulichen Daten auf dem Arbeitsplatz. GESCHÜTZTE DOKUMENTENBEARBEITUNG MIT MICROSOFT RMS Mit Microsoft RMS (Rights Management Services) können die Zugriffsrechte auf ein Microsoft Office Dokument in den Formaten Word, Excel, Powerpoint und XPS selbst außerhalb des Datenraums kontrolliert werden. Dabei wird der RMS-Schutz automatisch beim Dokumenten-Download entsprechend der Schutz-Kategorie des Dokuments generiert und eine hochsichere, verteilte Bearbeitung ermöglicht. Selbst bei lokaler Speicherung oder Weiterleitung bleiben die im Datenraum eingestellte Verschlüsselung und die Zugriffsrechte wirksam. Die sonst bei Microsoft RMS komplexe Verwaltung übernimmt der Datenraum.

3 INTEGRIERTES DOKUMENTENMANAGEMENT DOKUMENTENVERWALTUNG & VERSIONIERUNG Strukturierte Ablage, Bearbeitung und Verteilung von Dokumenten jeder Art. Es bestehen Dokument-Attribute für Eigentümer, Beschreibung, Status, Versionsinformation. Das konfigurierbare Versionsmanagement bildet den Lebenszyklus der Dokumente ab und unterstützt die verteilte Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Teilnehmern. Dokumente können mittels Check-in/Checkout für längere Bearbeitungszyklen reserviert werden. INFRASTRUKTUR & WERKZEUGE INTEGRATION IN DEN DESKTOP Jeder Datenraumordner ist mittels WebDAV auch im Windows Explorer als Netzwerklaufwerk zugreifbar. Microsoft Office Dokumente können direkt in der entsprechenden Applikation geöffnet, dort editiert und mit einem Klick zurück in den Datenraum gespeichert werden. Die WebDAV-Schnittstelle unterstützt bei Versionierung, Zugriffskontrolle, Änderungsverfolgung und verschlüsselter Datenübertragung. SUCHE Volltextsuche mit optionalen Filtern wie z. B. Dokumentstatus und -typ, Datum, Zeitraum, Eigentümer. Suchergebnisse werden nach der Relevanz der Suchtreffer sortiert und mit Vorschautext aufgelistet. Suchergebnisse können direkt in einem ZIP-Archiv oder in einer Dokumentensammlung gemeinsam gespeichert werden. SUCHVORLAGEN Über Suchvorlagen kann der Datenraum-Administrator die Auswahl und Vorbelegung von Suchkriterien entsprechend der Anforderungen eines Projektes vorkonfigurieren. Vorlagen können bequem über eine Auswahlliste selektiert werden. AD-HOC WORKFLOWS FÜR FREIGABEPROZESSE & PUBLIKATIONEN Flexibel anpassbare Prozesse erleichtern die Genehmigung, Freigabe und Publikation von Dokumenten. Publikationsregeln sichern einen strukturierten Verteilungsprozess der abgestimmten und freigegebenen Dokumente. Des Weiteren vereinfacht die Definition von standardisierten Aufgaben die Abwicklung von Genehmigungsprozessen. DOKUMENTENSAMMLUNG / SITZUNGSMAPPEN Mehrere Dokumente, z. B. Unterlagen für Sitzungen und Entscheidungsvorlagen, können in eine Dokumentensammlung/Sitzungsmappe zusammengefasst, bearbeitet und versioniert werden. Die Dokumentensammlung bzw. Sitzungsmappe kann besonders einfach versendet werden. Der Empfänger kann die Dokumenten-Sammlung als eine komplette Datei mit einem einzigen Klick herunterladen. Die Reihenfolge der Dokumente kann dabei frei festgelegt werden und zur besseren Orientierung können Zwischenüberschriften vor jedem neuen Dokument eingefügt werden. Ein Inhaltsverzeichnis sowie Trennblätter zwischen den Dokumenten werden automatisch generiert. PERSONALISIERTE EINSTIEGSSEITE (RADAR SCREEN) Liefert einen sofortigen Überblick über alle relevanten Aktivitäten im Datenraum, u. a. neue Aufgaben, Statusänderungen bei Dokumenten und Aufgaben, populäre Dokumente und Ordner. BENACHRICHTIGUNGEN Über die individuell konfigurierbare Watchlist beobachtet ein Benutzer die für ihn relevanten Dokumente, Ordner und Aufgaben. Das System versendet personalisierte Benachrichtigungen über und SMS. ORGANISATION & KOMMUNIKATION SICHERE & NACHVOLLZIEHBARE ZUSTELLUNG Externe Links ermöglichen die sichere Verteilung eines Dokuments auch an Benutzer, die nicht Mitglied in einem sicheren Datenraum sind. Über diese Links und spezielle, protokollierte Downloads kann Empfängern ein sicherer Zugriff auf ein Dokument in einem Datenraum gegeben werden ohne Versand von unsicheren Anhängen. VERSCHLÜSSELTE S Der Datenraum kann so konfiguriert werden, dass vertrauliche Informationen diesen Datenraum nicht mehr unverschlüsselt verlassen können. Abhängig vom Profil des Empfängers erhält dieser die Nachricht mit einem X.509-Zertifikat verschlüsselt oder lediglich eine Ersatz- als Benachrichtigung, z. B. über ein neu eingestelltes Dokument. NACHVERFOLGUNG DER GESAMTEN DATENRAUM-KOMMUNIKATION Unterschiedliche Postfächer helfen, den Überblick über ausgehende und eingehende Nachrichten, Aufgaben und andere Kommunikations-Objekte zu behalten. Zusätzlich sind Nachrichten im Posteingang und ausgang mit einem spezifischen Bearbeitungsstatus gekennzeichnet, so dass der Anwender schnell erkennen kann, ob noch etwas zu tun ist oder ob z. B. alle Empfänger das entsprechende Dokument schon heruntergeladen haben.

4 AUFGABEN & MEILENSTEINE Hier erfolgt die Verteilung und Statusverfolgung von Aufgaben im Datenraum. Zusammengehörende Aufgaben können in Ordnern gruppiert werden. Eingehende Aufgaben erscheinen auf der persönlichen Einstiegsseite und können angenommen oder abgelehnt werden. Der Status einer Aufgabe wird durch das Benachrichtigungssystem überwacht. Aufgaben und Dokumente können in Meilensteine mit integriertem Freigabeprozess zusammengefasst werden. DATENRAUM-INDEX Hier werden alle Objekte des Datenraums in der Reihenfolge ihres Erscheinens aufgelistet. Die Ausgabe ist konfigurierbar und kann z. B. die Beschreibung, die Größe, den Besitzer, etc. des Objektes enthalten. ADMINISTRATION & KONFIGURATION DATENRAUM-CENTER Ermöglicht die einheitliche Verwaltung von Datenräumen, Nutzern, Templates (Datenraumvorlage), Logos und Stylesheets. DATENRAUM-VORLAGEN Applikationsvorlagen für die schnelle Einrichtung neuer Datenräume mit vorkonfiguriertem Inhalt und Parametern, u. a. Rollen und Rechte, Verzeichnisstruktur, Sicherheits- und Authentisierungspolicy. FRAGE & ANTWORT (Q&A) Das Funktionsmodul Q&A unterstützt die Konfiguration von Frage-Antwort-Prozessen z. B. innerhalb einer Due Diligence-Prüfung. Dafür stehen entsprechende Rollenprofile und Funktionen zur Verfügung. Selbstverständlich sind unterschiedliche Bietergruppen vollständig voneinander abgeschirmt. Postfächer, Suchfunktionen und Reporting-Möglichkeiten verschaffen den notwendigen Überblick über neue oder beantwortete Fragen. DISKUSSIONEN, NOTIZEN & MULTI-CHANNEL BROADCAST Es besteht die Möglichkeit, Diskussionsforen und Notizen für Ordner, Aufgaben und Dokumente anzulegen und Nachrichten per SMS oder an einzelne Anwender oder alle Mitglieder einer Datenraumgruppe zu senden. BESCHLUSSFASSUNG Abstimmungen im Umlauf- oder Präsenzverfahren erleichtern die effiziente Gremienarbeit. Beschlüsse können direkt in der Anwendung verabschiedet werden. Sämtliche Ergebnisse sind revisionssicher dokumentiert und für berechtigte Beteiligte einsehbar. VERTRETERREGELUNG Gremienmitglieder können Vertreter berechtigen, die an Stelle des Mitglieds handeln. Sämtliche Aktionen sind so dokumentiert, dass sowohl das Mitglied als auch der ggf. handelnde Vertreter feststellbar ist. INTERNATIONALISIERUNG Um die Zusammenarbeit zwischen Benutzern, die sich in unterschiedlichen Sprachregionen und Zeitzonen befinden, zu erleichtern, erkennt der Brainloop Secure Dataroom 7.0 automatisch die Sprach- und Zeiteinstellungen einer Arbeitsumgebung oder eines Web- Browsers und passt sich diesen an. ARCHIV-EXPORTFUNKTION Archivierung des kompletten Datenraumes mit allen Dokumenten, Aufgaben, Meilensteinen sowie der Historie z. B. am Ende eines Projektes. Das Archiv kann mit dem Internet Explorer geöffnet werden. PRIVATE BRANDING OPTION Durchgängige Anpassung an kundenspezifische Designrichtlinien (Farbklima, Schriftarten etc.) WEBSERVICES CONNECTOR / DESKTOP POWERTOOL Integration von externen Applikationen und/oder Daten über XML WebServices-Schnittstelle, Outlook- und Desktop-Integration plus Bulk Transfer. BETRIEB DES DATENRAUMS SICHERER RECHENZENTRUMSBETRIEB Die Anwendung wird in einem nach BS7799 zertifizierten Rechenzentrum der T-Systems International, einem Unternehmen der Deutschen Telekom, betrieben. Durch strikte Trennung von Anwendungs- und Systemadministration sind die Dokumente jederzeit vor dem Zugriff durch Administratoren des Betreibers geschützt.

5 DATENSICHERUNG Vom Datenraum wird einmal täglich eine Sicherungskopie erstellt. 21 Versionen dieser täglichen Sicherungskopien werden online vorgehalten. USER HELP-DESK Datenraum-Nutzer können von Mo-Fr zwischen 9:00 und 18:00 Uhr MEZ auf den User Help-Desk zugreifen. Der User Help-Desk steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung. NUTZUNGSVORAUSSETZUNGEN Microsoft Internet Explorer (IE) ab Version 6.0 oder Mozilla Firefox ab Version 2.0, Cookie-Aktivierung, Windows XP und Office XP oder höher. Für die Nutzung der Desktop Powertools.Net Framework ab Version 3.0. Bei Verwendung der Integration von Microsoft RMS werden mindestens Office 2003 und entsprechende Microsoft Add-ons benötigt. GOLD SUPPORT Im Rahmen des Gold Supports ist der priorisierte Zugriff auf den User Help Desk mit einer garantierten Antwortzeit innerhalb von zwei Stunden in der Zeit von Mo-Fr zwischen 9:00-18:00 Uhr MEZ enthalten. Für die Gesamtdauer der Nutzung steht ein persönlicher Ansprechpartner zur Verfügung. Der User Help-Desk steht in Deutsch und Englisch zur Verfügung. Online-Seminare unterstützen beim Roll-Out des Datenraums und schulen die Projektteilnehmer. FUNKTIONALITÄTENLISTE DOKUMENTENMANAGEMENT AUFGABEN & MEILENSTEINE ORGANISATION & KOMMUNIKATION USER HELP-DESK ENCRYPTION VERTRETERREGELUNG BESCHLUSSFASSUNGEN BRAINMARK MANAGEMENT DATENRAUM-INDEX REPORTING BRAINMARK KONVERTIERUNG Q&A MODUL WEBSERVICES CONNECTOR / DESKTOP POWERTOOLS DATENRAUM-ARCHIV-EXPORT GOLD SUPPORT TÄGLICHER SNAPSHOT MICROSOFT RMS INTEGRATION = gegen Aufpreis verfügbar Copyright 2008, Brainloop AG. Alle Rechte vorbehalten. Alle Warenzeichen, die in diesem Dokument genannt werden, sind das Eigentum Ihrer jeweiligen Besitzer. Europe: USA: AG Franziskanerstr München Germany T: +49 (89) F: +49 (89) Inc. 580 Harrison Ave., 4th floor Boston, MA USA T:

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