Erfassen der Buchungen 11.2

Transkript

1 11.2-Erfassen der Buchungen Allgemeines Das Programm dient zur Erfassung aller Buchungsvorgänge innerhalb der Finanzbuchhaltung. Die erfassten Buchungen werden zunächst in einer Erfassungsdatei abgestellt; die eigentliche Verbuchung erfolgt nach dem Journal-Ausdruck 11.3 Journaldruck / Buchungslauf. Bis zum Zeitpunkt dieser Verbuchung können die erfassten Buchungssätze noch gelöscht und ggf. neu erfasst werden, nach deren Verbuchung sind Korrekturen nur durch erneute (Gegen-)Buchungen möglich. Des weiteren können Speicherbuchungen erstellt, bzw. gepflegt werden. Wichtige Hinweise Mit dem Programm "Erfassen der Buchungen" können auch die Bewegungen für die Kostenstellenrechnung erfasst werden. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechenden Sachkonten als Kontenart 4 angelegt sind und das Modul "Betriebsabrechnung" integriert ist. Programmablaufbeschreibung Eingabemaske : Hilfsbildschirm : Aufruf durch? Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 1 von 16

2 Erfassen der Buchungen per: Das Erfassen der Buchungen beginnt mit der Eingabe des Datums, unter dem die Erfassung erfolgen soll. Dadurch wird entschieden, in welche Buchungsperiode gebucht werden soll Vorjahr = letzter Tag des alten Geschäftsjahres lfd. Monat = beliebiger Buchungstag des entsprechenden Monats Folge-Monat = beliebiger Buchungstag des folgenden Monats Vormonat = beliebiger Buchungstag des Vormonates Andere Datumseingaben werden nicht akzeptiert! Achtung! Der angezeigte Buchungs-Monat bezieht sich immer auf den Stand der Buchhaltung und nicht auf das Tagesdatum. Bei Eingabe eines Datums abweichend zum laufenden Buchungsmonat wird zur Sicherheit durch eine Abfrage darauf aufmerksam gemacht. Beispiel: "Buchungserfassung für Folgemonat (J/N) :." Durch "N" (z.b. nach einer Datums-Fehleingabe) kann wieder zur Datumseingabe verzweigt werden. Da die Buchungen in der Reihenfolge der Erfassung, aber getrennt nach Buchungsperioden, ausgedruckt und verarbeitet werden, besteht die Möglichkeit, auf verschiedenen Bildschirmen drei unterschiedliche Buchungsperioden eines Betriebes gleichzeitig zu buchen. Hierbei ist zu beachten, dass diese Möglichkeit nicht besteht, wenn Buchungen von verschiedenen Benutzern erfasst wurden, da zuerst nach Benutzer sortiert wird. Für Buchungen im Vorjahreszeitraum kann beliebig oft ein 13. Monat gebucht werden. Die offenen Buchungen gelten gleichrangig für alle drei Buchungszeiträume. Erfolgt eine Vorjahresbuchung und im Feld 13 des Kontos ist eine "1" gespeichert oder es handelt sich um ein Personenkonto, so wird automatisch ein Buchungssatz im lfd. Monat gebildet. Die Vorträge werden dort nach dem nächsten Journalausdruck 11.3 Journaldruck/Buchungslauf berichtigt. In der Angabe "Betrieb" wird die für diesen Betrieb hinterlegte Währung angezeigt. Die angezeigten Firmen-Daten werden aus dem KFZ-Firmenstamm gelesen. Auf dem Feld zur Eingabe der Kontonummer bestehen folgende Möglichkeiten: Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 2 von 16

3 Eingabe einer gültigen Kontonummer Ist die eingegebene Kontonummer noch nicht vorhanden kann dieses Konto hier neu angelegt werden. Dabei ist zu beachten, dass die Stammdaten FiBu-Konten 11.1 zu einem späteren Zeitpunkt ergänzt werden müssen. Suche der Kontonummer mittels Matchcode "1/2/3+Name" Vor dem alphabetischen Suchbegriff muss entweder eine "1" für Debitoren, eine. "2" für Kreditoren oder "3" für Sachkonten angegeben werden. Damit wird gewährleistet, dass auch auf das richtige Konto zugegriffen wird, wenn es z.b. diesen Suchbegriff sowohl als Debitor wie auch als Kreditor gibt. Je länger Ihre Alpha-Eingabe ist, um so gezielter ist die Auffindung des gewünschten Kontos. Suche der Kontonummer über Rechnungs-Nr "Re.Nr. + F3-F4=Suchen" Eingabe einer Rechnungsnummer und <F3> (Deb.) bzw. <F4> (Kred.) dient zum Suchen eines offenen Postens bei unbekannter Kontonummer (z.b. bei Überweisungen die sich nur auf die Rechnungs-Nr. beziehen). Am Bildschirm wird die Kontonummer, die Belegnummer, Rechnungsnummer und Betrag des offenen Postens, sowie das Datum angezeigt. Duplizieren der vorhergehenden Kontonummer Durch <CR> bzw. <F1> kann die Konto-Nummer der vorherigen Buchung dupliziert werden (entfällt bei 1. Buchung Den Buchungsschlüssel können Sie mittels <CR> oder <F1> von der vorhergehenden Buchung übernehmen, oder die gewünschte Buchungsschlüsselnummer aus Buchungsschlüssel angeben. Ist der Buchungsschlüssel nicht bekannt, können Sie sich mit "?" die für das eingegebene Konto möglichen Schlüssel zur Auswahl anzeigen lassen. "?" = Anzeige aller angelegten Schlüssel Nach Eingabe des Buchungsschlüssels werden mehrere logische Prüfungen vorgenommen. So werden z.b. folgende Kombinationen verweigert: Debitoren-Konto und Buchungsschlüssel mit USt-Symbol "V" Kreditoren-Konto und Buchungsschlüssel mit USt-Symbol "M" Personenkonto und Buchungsschlüssel, der keine Belegung in Feld 7 (Sammelkonto) hat Sachkonto und im Buchungsschlüssel eine Belegung mit Feld 7 (Sammelkonto) "K" = Verzweigung zur Kontenansicht "S" = Verzweigung zur Speicherbuchhaltung "O" = Verzweigung zur OP-Anzeige Die Belegnummer bzw. die Rechnungsnummer kann wie das Belegdatum mit <CR> oder <F1> aus der vorherigen Buchung dupliziert werden. Beim Buchen von Zahlungen kann durch Eingabe der entsprechenden Belegnummer + <CR> gezielt ein bestimmter OP angesprochen werden. Siehe hierzu die Hinweise im Teil "Zahlungen über offene Posten". Durch Eingabe von Belegnummer + <F1> kann in Historie verzweigt werden. Hier werden sämtliche Buchungen angezeigt, die für die entsprechende Belegnummer getätigt worden sind. Des weiteren kann hier ebenfalls zur Kontenansicht, Speicherbuchhaltung und zur OP- Anzeige verzweigt werden. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 3 von 16

4 Achtung : Gleiche Belegnummern werden jeweils auf den bestehenden OP addiert. unterschiedliche Steuersätze werden bei der Erfassung abgewiesen. Beim Erfassen von Ein-/Ausgangsrechnungen mit Mischsteuersätzen ist unbedingt eine Aufteilungsbuchung durchzuführen. Das Gegenkonto kann ebenfalls mittels <CR> oder <F1> von der vorhergehenden Buchung übernommen werden. Bei einem Buchungsschlüssel mit einseitiger Buchung entfällt die Eingabe des Gegenkontos. Ist das Gegenkonto nicht bekannt, kann es auch per Matchcode gesucht werden. Eine Vorgabe der Kontenart ist hier nicht notwendig, da als Gegenkonto nur ein Sachkonto möglich ist. Bei der Eingabe des Gegenkontos werden logische Prüfungen durchgeführt. In nachstehenden Fällen wird die Annahme als Gegenkonto verweigert: Gegenkonto ist ein Personenkonto Gegenkonto ist gleich Konto Gegenkonto ist ein Sammelkonto (Kennzeichen nicht bebuchen Feld 22 in 11.1 Fibu-Konten ) Die unzulässige Buchung von GuV-Konto auf GuV-Gegenkonto ist nicht abgefangen! Mit <F3> können Sie beim Gegenkonto eine Aufteilungsbuchung einleiten, d.h. man kann einen Betrag auf mehrere Gegenkonten verteilen. (vgl. Beschreibung zu "Aufteilungsbuchungen"). Als Buchungsbetrag wird in der Regel immer der Bruttobetrag eingegeben, da aufgrund des Steuerschlüssels im Buchungsschlüssel bzw. im Konto die entsprechende Steuer herausgerechnet wird. Eine Ausnahme bilden die Aufteilungsbuchungen, bei denen die aufzuteilenden Beträge immer netto einzugeben sind. Ist der Betrag '0', erscheint ein entsprechender Hinweis auf dem Bildschirm. Mit <CR> wird die Richtigkeit bestätigt. Bei Stornierungen ist vor der Eingabe des Betrages das Minuszeichen (-) einzugeben. Mit Betrag + <F1> wird der eingegebene Betrag in die Hauswährung umgerechnet. Als Buchungstext können pro Textzeile max. 18 Zeichen eingegeben werden. Die Anzahl der Textzeilen ist auf 10 begrenzt. Mit <F3> kann ein OP-Code zugeordnet werden Untermenüpunkte : Bei Eingabe der Kontonummer haben Sie die Möglichkeit verschiedene Untermenüs aufzurufen : Anzeige Kontensalden Nach Eingabe der Kontonummer, bzw. der Gegenkontonummer wird bei Konten, die das Kennzeichen Saldo für Erfassung ( 11.1 Kontenstamm, Feld 10) aktiviert haben, direkt der Saldo (incl. der erfassten und noch nicht verbuchten Buchungen) angezeigt. Ist im 11.1-Kontenstamm das Feld 19 KZ OP-Führung aktiv, wird dies ebenfalls mit einen Hinweis angezeigt ("-> mit OP-Pflege") Abstimmung der erfassten Buchungen Mit der Eingabe von "A" können die Abstimmsummen der erfassten Buchungen dieses Bildschirms vom angewählten Buchungszeitraum angezeigt werden. Dazu muss im Fibu- Firmenstamm das Feld 35 auf "1" gesetzt sein, da sonst die Eingabe des "A" abgelehnt wird. Als Abstimmsumme wird Ihnen die Summe Soll und Haben sowie der Saldo dieser beiden Felder angezeigt. Mit "L" kann die Abstimmsumme auf "0" gesetzt werden. Mit <CR> gelangen Sie ohne Löschung zurück zur Konteneingabe. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 4 von 16

5 Einrichten von Speicherbuchungen Mit der Eingabe "SP" können erfasste Buchungen als Speicherbuchungen gespeichert werden. Es wurde hier an immer wiederkehrende Buchungen wie Mieten, Pacht, Telefon usw. gedacht. Aufteilungsbuchungen und Buchungen auf Personenkonten können nicht als Speicherbuchungen eingerichtet werden! Die bei der Erfassung der Speicherbuchungen hinterlegten Belegnummern werden bei jeder späteren Verwendung dieser Buchungen herangezogen, so dass die tatsächlichen Belege manuell verwaltet werden müssen! Nach der "SP"-Eingabe muss angegeben werden, ob diese Buchungen unter einem Suchbegriff wie "Miete" oder unter einem Buchungszeitraum (1=mtl., 2=viertel-jährl., 3=halb-jährl., 4=jährl.) gespeichert werden sollen. Danach kommt noch die Abfrage "Buchungen speichern N=Nein, J=Ja". Bei Eingabe "J" erfolgt die Speicherung, bei "N" kehrt das Programm in den letzten Eingabepunkt zurück. Achtung! Vor Erfassen von Speicherbuchungen unbedingt Journalausdruck und Buchungslauf 11.3 durchführen, da sonst die in der Erfassungsdatei stehenden Buchungen ebenfalls als Speicherbuchungen gespeichert werden. Abrufen / bearbeiten / löschen bestehender Speicherbuchungen Mit Eingabe "AB" können gespeicherte Speicherbuchungen abgerufen werden. Es wird wie bei der Speicherung nach Suchbegriff oder Zeitraum gefragt. Von den angezeigten Buchungen können einzelne gelöscht werden, der Betrag kann verändert oder auf Null gesetzt werden. Mit <F3> werden die Buchungen in die Erfassungsdatei übernommen. Die Buchungen stehen als "Eigene Buchungen" in der Erfassungsdatei und können somit auch gelöscht werden. Anzeigen / Löschen erfasster Buchungen Mit Eingabe "LÖ" können alle erfassten "Eigene Buchungen" gelöscht werden. Sind keine "Eigene Buchungen" in der Erfassungsdatei vorhanden, kommt eine entsprechende Nachricht Achtung! "Eigene Buchungen" sind alle Buchungen, die mit Ihrem Zugangscode erfasst worden sind. Durch Eingabe "Z" können Sie sich die erfassten Buchungen anzeigen lassen: G = Gesamte Erfassung, es werden alle erfassten Buchungen angezeigt, dass heißt Buchungen aus den Tagesabschlüssen und von anderen Bildschirmen erfasste Buchungen. Diese Buchungen können nicht gelöscht werden. E = Eigene Erfassung, es werden die an diesem Bildschirm erfassten Buchungen angezeigt. Diese können gelöscht werden (alle oder einzelne). Befinden Sie sich durch Eingabe von E im Menüpunkt Eigene Erfassung, können Sie mit <F3> einzelne Buchungen löschen. Es kommt die Frage "Welche Buchungs-Nr. soll gelöscht werden:" Sie geben die Nr. (rechts neben Betrag) ein, bei "Buchung wirklich löschen N=Nein/J=Ja" können Sie die Löschung nochmal abbrechen. Mit <F4> kommen Sie ins Programm zurück. Vollständigkeitskontrolle der laufenden Buchnummer Mit Eingabe von JJ + <F1> wird die beim Buchungslauf automatisch vergebene Buchungsnummer überprüft. Sollten Lücken existieren, werden die fehlenden Nummer Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 5 von 16

6 angezeigt. In diesem Fall sind anhand des Buchungsjournals fehlende Buchungen nachzubuchen. Historie der laufenden Buchnummer Durch Eingabe der gewünschten Buchungsnummer +<F1> verzweigt das Programm in die Buchungsnummernhistorie. Mit <F1> kann geblättert werden. Programm beenden Mit <F4> können Sie das Programm beenden/verlassen. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 6 von 16

7 Feldbeschreibung Im Kopf der Eingabemaske werden folgende Informationen angezeigt : Bu.Mt.: Hier wird die aktuelle Buchungsperiode angezeigt (laufende Periode) Betrieb: Firmennummer, Name und Adresse in der Sie momentan arbeiten. Datum: Hier wird das Systemdatum angezeigt. Uhrzeit: Hier wird die Systemuhrzeit angezeigt/name des Terminals an dem Sie arbeiten. Erfassen der Buchungen per: (N,6,6) TTMMJJ =Datum unter dem die Erfassung erfolgen soll Dadurch wird entschieden, in welche Buchungsperiode gebucht werden soll. Vorjahr = letzter Tag des Geschäftsjahres lfd. Monat = Buchungstag des entsprechenden Monats Folge-Monat = Buchungstag des folgenden Monats Achtung! Der Monat bezieht sich immer auf den Stand der Buchhaltung und nicht auf den Kalendermonat. Konto-Nummer (A,30,1) Konto_Nr = Konto von dem gebucht werden soll. Ist die eingegebene Kontonummer nicht angelegt kommt die Meldung: "Konto gibt es nicht - Neuanlage: F4 = Nein/CR = Ja" <F4> =Sie können eine andere Nummer eingeben. <CR> =verzweigt das Programm in eine Kurzerfassung des Kontos. Das hier angelegte Konto muss dann später in 11.1 Stammdatenpflege FiBu-Konten ergänzt werden Matchcode = Suche über Kontenklasse und Matchcode. Vor dem alphabetischen Suchbegriff muss entweder eine "1" für Debitoren bzw. "2" für Kreditoren oder "3" für Sachkonten angegeben werden. Rechnungs_Nr + <F3> = Suche über Kundenrechnung Rechnungs_Nr + <F4> = Suche über Lieferantenrechnung <CR> bzw. <F1> = Übernahme der Konto-Nummer aus der vorherigen Buchung Handelt es sich um ein Konto mit OP-Pflege, so erscheint ->mit OP-Pflege als Hinweistext Weitere Eingabemöglichkeiten Bei der Konteneingabe : Konto_Nr + <F2> = zeigt den aktuellen Saldo dieses Kontos an Es kann eine sofortige Abstimmung mit einem Bankauszug erfolgen, ohne dass eine Verarbeitung (Journalausdruck) erfolgt ist. Voraussetzung ist die Eingabe einer "1" in Feld 10 des Kontos ( 11.1 Kontenstamm). Wenn eine "0" in Feld 10 hinterlegt ist, wird der Saldo des Kontos ohne erfasste Buchungen angezeigt. "A" = Anzeige der Abstimmsumme der erfassten Buchungen dieses Bildschirms vom angewählten Buchungszeitraum. Dazu muss im Fibu-Firmenstamm das Feld 35 auf "1" gesetzt sein, da sonst die Eingabe des "A" abgelehnt wird. Als Abstimmsumme wird Ihnen die Summe Soll und Haben sowie der Saldo dieser beiden Felder angezeigt. "L" = setzt die Abstimmsumme auf "0" Für Konten, die im 11.1 Kontenstamm im Feld 10 eine "1" enthalten, wird zusätzlich automatisch sofort der Abstimmsaldo angezeigt. "SP" = Speichert die erfassten Buchungen als Speicherbuchungen. Es wurde hier an wiederkehrende Buchungen wie z.b. Telefonkosten gedacht. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 7 von 16

8 Nach der "SP"-Eingabe muss angegeben werden, ob diese Buchungen unter einem Suchbegriff wie "Telefon" oder unter einem Buchungszeitraum (1=mtl., 2=viertel-jährl., 3=halb-jährl., 4=jährl.) gespeichert werden sollen. Danach kommt noch die Abfrage "Buchungen speichern N=Nein, J=Ja". Bei Eingabe "J" erfolgt die Speicherung, bei "N" kehrt das Programm in den letzten Eingabepunkt zurück. Achtung! Vor Erfassen von Speicherbuchungen unbedingt 11.3 Journalausdruck und Buchungslauf durchführen, da sonst die in der Erfassungsdatei stehenden Buchungen ebenfalls als Speicherbuchungen gespeichert werden. "AB"= ruft die angelegten Speicherbuchungen ab. Es wird wie bei der Speicherung nach Suchbegriff oder Zeitraum gefragt. <F3> =die Buchungen werden in die Erfassungsdatei übernommen. Hier eingegebene Änderungen werden nicht abgespeichert sondern nur in diesem Buchungssatz berücksichtigt NR = Nummer der angezeigten Speicherbuchung. Von den angezeigten Buchungen können mit <F3> einzelne gelöscht werden, der Betrag verändert oder auf Null gesetzt werden. "Z" = zeigt alle erfassten Buchungen an G = Gesamte Erfassung, es werden alle erfassten Buchungen angezeigt, das heißt Buchungen aus den Tagesabschlüssen und von anderen Bildschirmen erfasste Buchungen. Diese Buchungen können nicht gelöscht werden. E = Eigene Erfassung, es werden die an diesem Bildschirm erfassten Buchungen angezeigt, diese können gelöscht werden (alle oder einzelne). <F3> = einzelne Buchungen können gelöscht werden. Sie müssen dazu die Nummer der zu löschenden Buchung eingeben und mit J bestätigen. "LÖ" = löscht alle erfassten "Eigene Buchungen" Sind keine "Eigene Buchungen" in der Erfassungsdatei vorhanden, kommt eine entsprechende Nachricht. JA = löscht alle eigenen Buchungen N = Sie gelangen zurück ins Feld Konto-Nummer <F4> =Ende Bchg-Schl (N,2,1) B-Schlüssel_Nr = Nummer des in hinterlegten Buchungsschlüssels. <CR> oder <F1> =können Sie den zuletzt benutzten Schlüssel duplizieren. "?" = Zeigt alle für das eingegebene Konto möglichen Schlüssel zur Auswahl an. "??" = Zeigt alle angelegten Schlüssel an. Nach Eingabe des Buchungsschlüssels werden mehrere logische Prüfungen vorgenommen. So werden z.b. folgende Kombinationen verweigert: Debitoren-Konto und Buchungsschlüssel mit USt-Symbol "V" Kreditoren-Konto und Buchungsschlüssel mit USt-Symbol "M" Personenkonto und Buchungsschlüssel, der keine Belegung in Feld 7 (Sammelkonto) hat Sachkonto und im Buchungsschlüssel eine Belegung mit Feld 7 (Sammelkonto) "K" = Verzweigung zur Kontenanzeige "S" = Verzweigung zur Speicherbuchhaltung "O" = Verzweigung zur Anzeige der Offenen Posten Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 8 von 16

9 Beleg-Nummer (N,9,-) Beleg_Nr =Rechnungsnummer bzw. die Nummer des Buchungsbeleges Belege mit gleicher Belegnummer bei einem Kunden werden zu einem OP zusammengefaßt. Beim Buchen von Zahlungen kann gezielt ein bestimmter OP angesprochen werden. Siehe hierzu die Hinweise im Teil "Zahlungen über offene Posten". Beleg_Nr + <F1> = Verzweigt zur Historie der entsprechenden Belegnummer <CR> =dupliziert die Nummer der vorherigen Buchung "K" = Verzweigung zur Kontenanzeige "S" = Verzweigung zur Speicherbuchhaltung "O" = Verzweigung zur Anzeige der Offenen Posten Beleg-Datum (N,4,4) TTMM = Tag und Monat des Beleges bzw. der Rechnung <CR> oder <F1> dupliziert das Datum der letzten Buchung Gegen-Konto (N,9,-) Konto_Nr =Nummer des Gegenkontos <CR> oder <F1> =dupliziert das Gegenkonto der letzten Buchung <F3> =leitet eine Aufteilungsbuchung ein, d.h. man kann einen Betrag auf mehrere Gegenkonten verteilen. Matchcode =sucht das Gegenkonto per Matchcode. Eine Vorgabe der Kontenart ist hier nicht notwendig, da als Gegenkonto nur ein Sachkonto möglich ist. Bei der Eingabe des Gegenkontos werden logische Prüfungen durchgeführt und in nachstehenden Fällen die Annahme verweigert: Gegenkonto ist ein Personenkonto Gegenkonto ist gleich Konto Gegenkonto ist ein Sammelkonto (KZ nicht bebuchen Feld 22 im Konto) Bei einem Buchungsschlüssel mit einseitiger Buchung entfällt die Eingabe des Gegenkontos. Skonto Wird im Bereich 11.6 "Zahlungen" gesondert beschrieben. UST = Umsatzsteuer In dieser Spalte kann keine Eingabe erfolgen. Wenn bei einem Buchungsschlüssel in Feld 4 bzw. bei einem FIBU-Konto in Feld 11 ein Steuerschlüssel angegeben ist, so wird aus dem eingegebenen Betrag die Steuer herausgerechnet und in dieser Spalte mit dem entsprechenden USt-Symbol angezeigt. Dies erscheint dann auch auf dem Buchungsjournal und wird dort aufsummiert. Wird ein Steuerkonto direkt angesprochen, wird in dieser Spalte kein Betrag ausgewiesen. Betrag (N,11,1) Betrag =zu buchender Betrag Hier wird in der Regel immer der Bruttobetrag eingegeben, da aufgrund des Steuerschlüssels im Buchungsschlüssel bzw. im Konto die entsprechende Steuer herausgerechnet wird. Eine Ausnahme bilden die Aufteilungsbuchungen, bei denen die aufzuteilenden Beträge immer netto einzugeben sind. Bei Stornierungen ist vor der Eingabe des Betrages das Minuszeichen (-) einzugeben. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 9 von 16

10 Mit <F1> kann zur Eingabe in EURO-Währung umgestellt werden. Dies ist z.b. sehr hilfreich, wenn Lieferantenrechnungen in EURO erstellt sind, jedoch intern noch in nationaler Währung gebucht werden sollen. Text (a,18-) In einer Textzeile können max. 18 Zeichen eingegeben werden. Die Anzahl der Textzeilen ist auf 10 begrenzt. Mit <F3> kann ein OP-Code zugeordnet werden Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 10 von 16

11 Besondere Hinweise / Beispiele Erfassen der Buchungen: Die Buchungen können unsortiert erfasst werden, es empfiehlt sich jedoch, wegen der Abstimmung der Bankkonten und der chronologischen Reihenfolge tageweise zu buchen. Die Erfassung wird durch Buchungsschlüssel gesteuert. Diese Schlüssel sind so aufgebaut, dass bei Buchungen auf Personenkonten immer diese zuerst angesprochen werden. Bis auf den Betrag und den Text kann von der vorherigen Buchung jede Eingabe durch Auslösen der Taste <CR> oder <F1> dupliziert werden. Der Text kann mit der Taste <F3> dupliziert werden. Warnhinweis bei abweichenden Steuersätzen : Der Eintrag in 11.1 "Fibu-Konten" Feld 11 sollte dem in "Buchungsschlüssel" Feld 4 entsprechen. Bei Verwendung von Buchungsschlüsseln mit vom Gegenkonto abweichendem Rückrechnungsfaktor erfolgt beim Erfassen der Buchung ein Warnhinweis. In diesem Fall wird stets der im entsprechenden Erlöskonto hinterlegte Rückrechungsfaktor verwendet! Bei automatischer Datenübernahme aus der Faktura werden entsprechende Meldungen in den Tagesabschlußlisten Erlösübersicht und der Summenliste angedruckt "Tagesabschluß". Mehrwertsteuererhöhung Bei Änderungen des gesetzlichen Mehrwertsteuersatzes erkennt das Programm den zu verwendenden Mehrwehrtssteuersatz anhand des Datum der Steueränderung und dem Rechnungsdatum. Soll mit dem alten Steuersatz gebucht werden, so muss das Belegdatum vor dem Einführungsdatum des aktuellen Mehrwehrtssteuersatzes liegen. Im allgemeinen gibt es folgende Buchungsarten: a) einfache Buchungen Es werden nur Konto und Gegenkonto angesprochen. b) zusammengesetzte Buchungen (Aufteilungsbuchungen) Zu einem Konto werden mehrere Gegenkonten angesprochen. c) Zahlungen über offene Posten Es besteht die Möglichkeit, gezielt bestimmte Posten auszugleichen. zu b : Aufteilungsbuchungen Die Eingabe bis zur Textzeile entspricht dem normalen Buchungsvorgang, außer dass bei Gegenkonto <F3> eingegeben werden muss. Nach der ersten Texteingabe wird dann oberhalb der Buchungszeile der aufzuteilende Betrag angezeigt, der dann durch die Eingabe von Gegenkonto, Betrag und Text aufgelöst wird. Nach jeder Betragseingabe wird der neue noch verbleibende Aufteilungsbetrag angezeigt. Die Aufteilungsroutine kann erst verlassen werden, wenn der gesamte Betrag aufgeteilt ist. Wird bei der Aufteilung ein Konto mit der Kontenart 4 (Übergang zur Kostenstellenrechnung) angesprochen, so muss für diesen Betrag die Aufteilung für die Kostenrechnung erfolgen. Die Textzeile kann mit <F4> dupliziert werden. Enthält der aufzuteilende Betrag verschiedene MwSt.-Sätze (z.b. AT-Steuer), ist immer ein Buchungsschlüssel ohne Steuer zu verwenden. Die Steuerbeträge sind dann manuell direkt auf die entspr. Steuerkonten zu verteilen. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 11 von 16

12 zu c : Zahlung über offene Posten Bei Zahlungen mit Ausgleich eines oder mehrerer offener Posten ist die Vorgehensweise wie folgt: Das Programm erkennt eine solche Buchungsart daran, dass in Feld 3 des Buchungsschlüssels eine "1" gespeichert ist. Nur dann findet eine Verzweigung zum folgenden Ablauf statt. Nach der Eingabe des Personenkontos und des Buchungsschlüssels in der beschriebenen Form wird anschließend sofort die Eingabe des Zahlungsbetrages gefordert. Danach wird eine Eingabe in der Spalte Belegnummer erwartet. Dabei hat man folgende Möglichkeiten: bei bekannter Belegnummer : Wenn die auszugleichende Belegnummer bekannt ist, kann diese direkt eingegeben werden. Verweigert das Programm diese Eingabe, so ist unter dieser Belegnummer kein offener Posten gespeichert. Ansonsten wird der angesprochene OP mit nachstehenden Daten darunter angezeigt: Positions-Nummer Beleg-Nummer Steuerfaktor Rechnungsdatum Fälligkeitsdatum für Skonto Skonto-Betrag Bruttofälligkeitsdatum Rechnungsbetrag Rest-Betrag (noch offener Betrag) Diese Anzeige dient der nochmaligen Kontrolle, ob der richtige OP angesprochen wurde. Auch im Zahlungsprogramm gilt, dass man von jeder Spalte aus mit der Taste <F4> die bisher erfasste Buchungszeile stornieren kann. bei unbekannter Belegnummer : Wenn die Beleg-Nr. nicht bekannt ist oder wenn der Ausgleich für mehrere OP gelten soll, so muss <CR> ausgelöst werden. Es erscheinen dann die offenen Posten des angegebenen Kontos nacheinander nach Belegnummer sortiert mit den wie oben angegebenen Daten. Pro Seite können max. 10 Posten angezeigt werden. Bei mehr als 10 offenen Posten kann mit der Taste <F3> vorwärts, mit der Taste <F2> rückwärts geblättert werden. Unter den angezeigten offenen Posten wählen Sie den Gewünschten durch Eingabe der Positions- Nummer aus. Hinter der Positions-Nummer des entsprechenden OP erscheint dann ein "X" als Kennzeichnung für den Ausgleich. Wurde versehentlich eine falsche Positions-Nummer eingegeben, so kann durch nochmaliges Eingeben dieser Nummer das "X" wieder gelöscht werden. Unterhalb der Skonto-Spalte wird immer der noch verbleibende Restbetrag angezeigt. Wenn alle auszugleichenden offenen Posten mit "X" versehen wurden, kommt man mit <CR> oder bei mehrseitiger Anzeige mit <E> in der Positions-Nummer zur Skonto-Spalte. Beim Ausgleich von OP mit verschiedenen USt.-Schlüsseln kommt ein Hinweis, der zu beachten ist wenn Skonto gerechnet werden soll. OP mit dem Steuerfaktor "*" sollten nur einzeln ausgeglichen werden. Wenn kein Skontobetrag angezeigt wird, so erfolgt der Ausgleich ohne Skonto. Mit <CR> gelangt man zur Spalte Belegdatum. Wenn ein Betrag in dieser Spalte angezeigt wird, so kann dies der Skontobetrag oder ein Restbetrag sein, der noch offen bleiben soll. Für die weitere Bearbeitung dieses Betrages gibt es folgende Möglichkeiten: Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 12 von 16

13 Der Betrag soll als Restbetrag im zuletzt angekreuzten OP stehen bleiben, dann geben Sie bei "Skonto" eine "0" ein. Der Betrag soll als Skonto ausgebucht werden, mit <CR> wird der Betrag als Skonto übernommen. Nur ein bestimmter Teil des Betrages soll im zuletzt angekreuzten OP als Restbetrag stehen bleiben. Geben Sie bitte den Betrag ein, der als Skonto verrechnet werden soll. Ein noch verbleibender Restbetrag kann als Währungsdifferenz gebucht werden. Geben Sie bei "Skonto" eine "0" ein, dann erscheint die Meldung Rest buchen über Whrg.Diff.Verlust- CR=Rest bzw. Betrag:. Nun können Sie den gewünschten Betrag eingeben, oder mit <CR> den Restbetrag übernehmen. Die weiteren Eingaben wie Belegdatum, Gegenkonto und Text sind in "Buchungen erfassen" beschrieben. Achtung : Wird bei einem Personenkonto mit "offenen Posten" gearbeitet, so ist folgendes zu beachten: Bei Ausgangsrechnungen, Eingangsrechnungen, Gutschriften usw. erfolgt die Bildung des offenen Postens erst mit der Verarbeitung nach dem Journaldruck 11.3 und nicht bei der Erfassung. Beim Ausgleich von "offenen Posten" (Zahlungen) wird der OP bei der Erfassung gelöscht bzw. bei der Teilzahlung berichtigt, wenn die Buchung als gültig freigegeben wurde. Dadurch wird ein mehrmaliger Ausgleich eines offenen Postens verhindert. Die offenen Posten werden mit der Konto-Nummer des Personenkontos und der Beleg-Nr. geführt. Bei Buchungen mit der gleichen Beleg-Nr. auf einem Personenkonto werden die Umsätze zu einem offenen Posten kumuliert. Bemerkungen zu besonderen Buchungen : Verbuchung von Vorauszahlungen / Anzahlungen Vorauszahlungen = Zahlung auf bereits erbrachte, aber noch nicht verbuchte Leistungen. Verbuchung mit Buchungsschlüssel "21". Anzahlungen = Zahlung auf eine noch nicht erbrachte Leistung (z.b. Anzahlung auf bestelltes Fahrzeug).Anzahlungen sind generell steuerpflichtig. Der Anwender hat dafür Sorge zu tragen, dass die Buchung auf den einzelnen Kunden zurückgeführt werden kann. Buchungsbeispiel: Vorauszahlung: Konto BS Gegenkonto Betrag Kasse/Bank 21 erh. Anzahlung Vorauszahlungsbetrag Anzahlungen Konto " BS Gegenkonto Betrag "Anzahlung st-pfl" 21 Kasse/Bank Anzahlungsbetrag "Ust. Aus Anzahlg" 20 MwSt. Steuerbetrag (aus Anzahlung) Nach Rechnungslegung und Bezahlung durch Kunden: Konto " BS Gegenkonto Betrag "Debitor" 3 "Anzahlung st-pfl" Anzahlungsbetrag "Ust. Aus Anzahlg" 21 MwSt. Steuerbetrag (aus Anzahlung) ACHTUNG: Es muss die Belegnummer der Ausgangsrechnung verwendet werden, damit der automatische OP-Ausgleich erfolgt. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 13 von 16

14 Ausbuchung von Rechnungsteilbeträgen Rechnungsteilbeträge sind nicht über Skonto, sondern mit eigener Belegnummer über das Konto Forderungsverluste auszubuchen. Konto " BS Gegenkonto Betrag "Debitor" 4 "Forderungsverluste" Rechnungsteilbetrag Ausgleich von bestehendem OP und verbuchter Zahlung ohne OP-Ausgleich: Hier ist ein Ausgleich auf das Konto Durchlaufende Posten mit Zahlbetrag 0 durchzuführen. Es ist darauf zu achten, dass die zugeordneten Beträge in der Summe 0 ergeben. Konto " BS Gegenkonto Betrag "Durchlaufende Posten" 5 "Debitor" Rechnungsbetrag 5 "Debitor" Zahlbetragbetrag Summe: 0,00 Verbuchen von Rechnungen/Gutschriften (Personenkonten) Gegenüber einer normalen Buchung sind folgende Besonderheiten bzw. zusätzliche Eingaben zu beachten: Ein Personenkonto kann nur in Spalte "Konto" angesprochen werden. Beim Führen der offenen Posten-Buchhaltung muss beachtet werden, dass der OP erst nach dem Journalausdruck erzeugt wird und somit erst dann ausgeglichen werden kann. Wenn im Buchungsschlüssel das Feld 11 (Zahlungstermin) mit einer "1" belegt ist, so wird vor der Text-Eingabe noch folgende Eingabe verlangt: Eingabe eines gültigen, d.h. angelegten Zahlungs-Bedingungsschlüssels, wobei ein im Feld 15 des Personenkontos gespeicherter Schlüssel angezeigt wird. Mit <CR> wird die angezeigte Zahlungsbedingung übernommen. Man kann diese jedoch mit einem anderen gültigen Schlüssel überlagern. Es besteht auch die Möglichkeit, hier direkt das entsprechende Fälligkeitsdatum einzugeben, welches immer 6-stellig im Format TTMMJJ eingegeben werden muss. Bei dieser Möglichkeit muss erst das Endfälligkeitsdatum eingeben werden, danach das Skonto in DM oder %. Anschließend ist das Datum anzugeben, bis zu dem Skonto abgezogen werden kann. Soll nur die Fälligkeit eingegeben werden, können Sie mit <F1> die Skontoeingabe überspringen. Ist im Personenkonto kein Zahlungsbedingungs-Schlüssel gespeichert und die Eingabe ist ebenfalls 0, so wird automatisch die unter Schlüssel 1 gespeicherte Standardbedingung angenommen. Mit der Eingabe der Zahlungsbedingung bzw. des Fälligkeitsdatums wird das Fälligkeitsdatum des offenen Postens ermittelt, welches für die Mahnung bzw. Zahlungsvorschlagsliste von Bedeutung ist. Außerdem werden über die Zahlungsbedingungen die Skontofristen errechnet und im OP abgestellt. Verbuchung von Überzahlung: Die Überzahlung bleibt beim ursprünglichen OP stehen, Verrechnung mit dem nächsten Offenen Posten. Beim nächsten Zahlungsausgang den verminderten Betrag als Zahlungsbetrag eingeben, Rechnungsnummer des neuen OP`s und die Rechnungsnummer bei der die Überzahlung steht anklicken und ausgleichen Stornobuchungen Eine generelle Stornofunktion ist nicht vorhanden. Die Stornierung muss mit Einzelbuchungen bewerkstelligt werden. Bei allen Stornobuchungen ist die Belegnummer des Ursprungsbelegs zu verwenden. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 14 von 16

15 Stornobuchungen einzelner Buchungssätze Stornobuchungen werden wie der zu stornierende Buchungssatz eingegeben. Der Betrag muss nur mit umgekehrten Vorzeichen versehen werden, wobei das Minuszeichen (-) immer vor dem Betrag einzugeben ist. Stornobuchungen bereits ausgeglichener OP Bereits ausgeglichene OP können mittels einer Aufteilungsbuchnung storniert werden. Dabei sind die Konten und Beträge (ohne negatives Vorzeichen!) wie bei der ursprünglichen Buchung einzugeben. Es ist ein Buchungschlüssel ohne Steuer und mit OP-Bildung zu verwenden. Es ist zu empfehlen, dass als Buchungstext Storno eingetragen wird. Verbuchung innergemeinschaftlicher Lieferungen / Erwerbes Da in diesem Falle die Steuerbuchungen nur für die Umsatzsteuermeldung stattfindet (keine Forderung oder Verbindlichkeit an das Finanzamt), muss diese separat manuell gebucht werden. Beispiel: Konto Buchg.Schl. Gegenkonto Betrag Lieferant Eingangsrg. o.st. Einkauf aus EG Rechnungsbetrag Vorst. aus EG 20 Ust aus EG fiktiver St-Betrag Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 15 von 16

16 Erfassen Kostenstellen Soll bei der Erfassung von Buchungen für Aufwands-/Ertragskonten gleichzeitig auch die Kostenstellenrechnung erfasst werden, so müssen diese Konten entsprechend gekennzeichnet sein 11.1 Feld 4 des Sachkontos = 4 und das Programmpaket "Betriebsabrechnung" muss integriert sein. Der aufzuteilende Betrag wird angezeigt. Durch Eingabe der Kostenstelle (max. 9 Stellen) evtl. der Menge und des Betrages kann die Aufteilung erfolgen. Wird im Betragsfeld <CR> eingegeben, so wird der gesamte noch aufzuteilende Betrag automatisch übernommen. Die Aufteilungsroutine kann erst verlassen werden, wenn der Aufteilungsbetrag "0" ist. Ist im Sachkonto eine Stammkostenstelle gespeichert, so wird der Bewegungssatz für die Kostenrechnung automatisch erzeugt. Sind für einen Sachkonto mehrere Kostenstellen hinterlegt, so erfolgt eine Gültigkeitsüberprüfung der eingegebenen Kostenstelle. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 16 von 16