Fachhochschule Deggendorf. IT-Kompaktkurs. Geschäftsprozesse Skript zur Folge 8 Dokumentenmanagement Archivierung.

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1 Fachhochschule Deggendorf IT-Kompaktkurs Geschäftsprozesse Skript zur Folge 8 Dokumentenmanagement Archivierung LB Horst Kunhardt Fachhochschule Deggendorf

2 Einleitung: Information ist in unserer Wissensgesellschaft zu einem wichtigen Produktionsfaktor geworden. Unternehmen können sich gegenüber Konkurrenten dadurch Wettbewerbsvorteile verschaffen, indem sie schnell, effizient und vor allem sicher auf Information zugreifen können. Auf der einen Seite wächst die Menge an gespeicherten Informationen ständig an, auf der anderen Seite dauert die Suche nach Informationen immer länger. So gibt es Schätzungen, dass das zu verarbeitende Informationsvolumen jährlich um 25 % zunimmt. Weltweit werden 2,6 Milliarden Seiten jeden Tag neu produziert. Jedes Jahr kommt Information zum weltweiten Wissen dazu, die in digitalisierter Form etwa 160 Terabyte umfasst, das ist 8-mal soviel wie in den 17 Millionen Bänden der Kongressbibliothek in Washington steht 1. Allein 1998 wurden weltweit Datenträger mit einem Speichervolumen von 12 Exabyte (12 Milliarden Gigabyte) verkauft 2. Es gibt auch gesetzliche Anforderungen über die Aufbewahrungsfristen von Belegen, die von 6 bis 10 Jahren in der Industrie und bis zu 30 Jahren im medizinischen Bereich gehen. Die immensen Mengen an täglich produzierten Informationen, die hohen Kosten für Ablage und Suche erzeugen einen großen Markt an Lösungen. So versprechen Hersteller von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen eine 4-fache Zeiteinsparung und ein 140-faches Archivfassungsvermögen bei elektronischen Archiven bei einem Drittel der Kosten. Ein einfaches Beispiel soll die Möglichkeiten aufzeigen. Geht man davon aus, dass ein Mitarbeiter nur 10% seiner Arbeitszeit mit der Ablage und Suche von gedruckten Informationen verwendet. Das entspricht pro Arbeitstag ca. 1 Std. Geht man der Einfachheit halber von einem Stundensatz von 50,00 DM/Stunde und 220 Arbeitstagen/Jahr aus, so ergibt sich ein Betrag von DM nur für die Ablage und Suche von Dokumenten. Neben der reinen Zeitersparnis ergibt sich mittels digitaler Ablage auch eine erhebliche Platzersparnis. So kann man z.b. auf einer CD-ROM den Inhalt von ca. 25 mit Textdokumenten gefüllten DIN A4-Ordnern ablegen. Diese zwar recht einfachen Rechnungen zeigen schon das Potenzial, das für Unternehmen in Dokumenten- Management- und Archivierungssystemen steckt. Folie 2: Strategische Informationsverarbeitung Für den Einsatz von Dokumenten-Management- und Archivierungssystemen sprechen also viele Gründe organisatorischer und technischer Art: - Wachsende Suchzeiten für das Auffinden von Dokumenten - Durch Dezentralisierung in Unternehmen muß ein standortübergreifender Zugriff auf gespeicherte Dokumente von jedem Ort und zu jeder Zeit möglich sein - Durch steigende Kundenanforderungen wird eine schnelle Beantwortung von Kundenanfragen notwendig - Die Reaktionszeiten bei Entscheidungen werden immer kürzer, d.h. als Entscheidungsgrundlage müssen Dokumente sehr schnell verfügbar sein - Vernetzte Unternehmensstrukturen brauchen Mehrfachzugriff auf Dokumente. Mit herkömmlichen Archiven ist dies nicht möglich - Informationen kommen heute in sehr unterschiedlichen Formaten und Formen vor. Z.B. FAX, Audio- und Videodokumente oder Voic s - Die Hardwarekosten für Speicherbausteine und Festplatten sind in den letzten Jahren kontinuierlich gesunken, wobei die Leistung der Bausteine ständig gesteigert wurde 1 Quelle: Der Spiegel 46/2000, S Quelle: Der Spiegel 46/2000, S. 171 Seite 2

3 Softwaresysteme zur Dokumentenverwaltung und Archivierung werden nach Meinung der Hersteller zu einem volkswirtschaftlichen Erfolgsfaktor werden, wobei allein in Deutschland die jährlichen Einsparungen an Arbeitskosten bei Einsatz derartiger Systeme bis zu 200 Milliarden DM ausmachen sollen. Eine Technologie mit der es sich lohnt, sich näher zu beschäftigen. In dieser Folge soll der grundsätzliche Aufbau von Dokumentenmanagement- und Archivierungssystemen und die Anforderungen an diese Systeme vorgestellt werden. Dazu gibt es viele Begriffe zu definieren und einige Standards vorzustellen. Die Illusion vom sog. papierlosen Büro kann aber leider noch nicht ganz erfüllt werden. Begriffe: Zunächst soll die Funktion eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) beschrieben werden. Danach dient ein DMS zur: - Erzeugung - Bereitstellung - Weiterleitung - Archivierung von Dokumenten innerhalb eines Geschäftsprozesses. Unter Dokumenten wollen wir im folgenden alle Objekte der EDV verstehen, wie z.b. Dateien, digitale Bilder, Audio- und Videodaten. Der Begriff Dokumenten-Management-System wird oft verwendet, wenn neben der Verwaltung und der Vorgangsbearbeitung auch der gesamte Lebenszyklus von Dokumenten von Bedeutung ist. Dazu gehört die Speicherung von unterschiedlichen Versionen eines Dokuments, die Verwaltung der Zugriffsrechte auf diese Dokumente, sowie die Möglichkeit der Volltextsuche. Ein Archivierungssystem organisiert die Ablage und die Suche von digital gespeicherten Informationen. Neben der Aufgabe der Dokumentenablage gehört auch die Erfassung der Dokumente, z.b. mittels Scannern, zur Aufgabe eines Archivierungssystems. Ein Dokumenten-Management- und Archivierungssystem sollte in den Gesamtkontext der betrieblichen Informationsverarbeitung integriert sein. Dazu gehören heute Teilsysteme wie z.b.: - Groupware-Systeme - Messaging-Systeme - Workflow-Systeme - Intranet- und Internetdienste Folie 3: Einbettung DMS/Archivierung Eine strikte Trennung von DMS und Archivierung ist bei modernen Systemen nicht mehr erkennbar. Dies zeigt sich in einer ganzheitlichen Sicht auf den betrieblichen Kommunikationsprozeß und dessen Unterstützung durch Software- und Hardwarelösungen. So erweitern einige Hersteller von DMS ihre Produkte um den Aspekt des Wissensmanagement. Derartige Systeme wenden Verknüpfungsregeln innerhalb von Geschäftsprozessen an, um Wissen aus dem Inhalt von Dokumenten zu extrahieren und als Entscheidungsunterstützung bereitzustellen. Seite 3

4 Folie 4: Integration Bevor auf die Anforderungen an DMS/Archivierungssysteme eingegangen wird, sollen zunächst die Grundlagen derartiger Systeme betrachtet werden und einige Begriffe aus dem Umfeld der DMS definiert werden. Dazu wird zunächst die Frage gestellt, was ist ein Dokument, welche Lebensdauer hat ein Dokument, wie kommt ein Dokument in ein DMS und wie wird der Inhalt zielgerichtet verteilt. Zum Schluß werden Anforderungen an die Sicherheit und rechtliche Aspekte betrachtet. Innerhalb eines Geschäftsprozesses treten verschiedene Arten von Dokumenten auf. Z.B.: - Notizen - Bestellzettel - Beschwerdeschreiben - Kundenanfragen - Rechnungen - Behördenanfragen Dokumente können also entweder in Papierform oder bereits in elektronischer Form, z.b. in Form einer Word-Datei vorliegen. Eingescannte Dokumente liegen bereits in elektronischer Form vor, jedoch nur als Bildinformation. Nachdem Dokumente im Computer in kodierter oder in unkodierter Form vorliegen können, spricht man auch von: - CI (coded information), d.h. rechnererstellte Dokumente, wie z.b. CAD-Dateien, Excel- Tabellen - NCI (non coded information), d.h. ein eingescanntes Dokument in Form einer Pixel/Rastergraphik 3, sowie Audio- oder Videoinformationen Dokumente müssen unter zwei Gesichtspunkten beschreibbar sein. Ein Dokument besitzt einen bestimmten Inhalt und es enthält Informationen über den Aufbau, d.h. Absender, Empfänger, Autor, Datum. Dies betrifft auch die Art, wie ein Dokument in einem elektronischen Archiv gefunden werden kann. Entweder grenzt man die Suche nach einem bestimmten Datumsbereich ein oder nach einem bestimmter Autor, oder man verwendet eine sog. Volltextsuche, indem man Teile des Inhalts sucht. Das Ergebnis ist häufig eine Trefferliste aus vielen Dokumenten, auf die diese Eigenschaften zutreffen. Folie 5: Trennung Inhalt/Attribute Folie 6: Benutzersicht eines DMS Scannen: Dokumente in Papierform müssen zuerst über Scanner in ein DMS/Archvierungssystem eingelesen werden. Beim Einscannen konvertiert der Scanner ein eingelesenes Dokument in ein sog. Bitmap (Rasterbild) aus einzelnen Punkten (Pixeln). Die häufig bei Scannern verwendete Maßzahl dpi (dots per inch) gibt die Anzahl von Bildpunkten pro Zoll an. Generell kann man sagen, je höher diese Auflösung, um so besser ist in der Regel auch die Bildqualität, aber auch der Speicherbedarf des eingescannten Dokuments. Da sich auf jeder gescannten Seite eine bestimmte 3 Daten werden als Folge von Bildpunkten (Pixeln) gespeichert. Z.B. TIFF-Datei Seite 4

5 Menge einfarbiger Flächen befindet, fassen sog. Kompressionsalgorithmen diese Flächen nach einer mathematischen Funktion zusammen und sparen auf diese Weise Speicherplatz. So geht man beispielsweise für Korrespondenz oder Rechnungen von einer notwendigen Auflösung von 200 dpi S/W aus, wogegen für technische Zeichnungen schon 400 dpi S/W erforderlich sind. Eine durchschnittlich beschriebene DIN A4-Seite hat bei gescannten 200 dpi S/W unkomprimiert einen Speicherbedarf von ca. 460 KB, die technische Zeichnung mit 400 dpi bereits 1,84 MB. Mit Komprimierung werden bei 200 dpi S/W ca. 7 KB, bei 400 dpi S/W ca. 200 KB Speicher verbraucht. Bei gescannten Dokumenten sollte man auf jeden Fall eine visuelle Qualitätskontrolle durchführen, da sonst evtl. unvollständige oder schlecht lesbare Dokumente ins Archiv geraten würden. Eine organisatorische Frage ist dabei, wann im Geschäftsprozeß die Dokumente gescannt werden. Bei der sog. frühen Archivierung wird z.b. schon im Posteingang gescannt und das Dokument bereits digital zum Bearbeiter gesandt. Die Frage ist, ob bereits im Posteingang alle Dokumente richtig klassifiziert und weitergeleitet werden. Eine Alternative dazu ist das Einscannen zum Zeitpunkt der Bearbeitung. Beim sog. späten Archivieren erfolgt das Einscannen nach der Bearbeitung des Dokuments. Evtl. Bearbeitungshinweise, Unterschriften oder Vermerke auf dem Dokument werden bei dieser Art mit eingescannt. Die eingescannten Dokumente werden bei modernen DMS/Archivierungssystemen in relationalen Datenbanken gespeichert. Es lassen sich zwei unterschiedliche Arten der Speicherung feststellen: - Die Dokumente (als CI oder NCI vorliegend) werden als sog. BLOBs (Binary Large Objects) direkt in der Datenbank gespeichert - Die Datenbank enthält einen Verweis auf den physikalischen Ablageort der Datei, dies kann ein optisches Speichermedium wie z.b. eine CD-ROM, eine WORM oder das Dateisystem sein Folie 7: Kapazität von optischen Speichermedien Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Kapazitäten von optischen Speichermedien: Abkürzung Bezeichnung Kapazität Zugriffsart CD Compact Disc 650 MB Lesen DVD Digital Versatile Disc 4,7-17 GB Lesen WORM Write Once Read Many 1,3 25 GB einmal Schreiben MOD Magneto Optical Disc 640 MB 5,2 GB mehrfach Schreiben Für große Archivsysteme sind diese Speicherkapazitäten häufig nicht ausreichend, deshalb werden mit sog. Jukeboxes viele der o.a. optischen Speichermedien zusammengefasst. Damit wird oft eine Speicherkapazität von mehreren Terabytes erreicht. Seite 5

6 Datenformate: Die gespeicherten Dokumente müssen in einem bestimmten Datenformat auf dem Speichermedium abgelegt werden. Es gibt hier viele verschiedene Formate, wie z.b. TIFF 4, RTF 5, PDF 6, ASCII 7 -Format, GIF 8, JPEG 9, um nur einige zu nennen. Das Problem bei der Wahl eines Datenformats liegt darin, Informationen unter dem Format vollständig abzuspeichern, dabei ist auf Speichereffizienz und auf die Einhaltung von Standardformaten zu achten. Im Archivierungsbereich ist das Format TIFF weit verbreitet und wird von allen DMS/Archvierungssystemen unterstützt. Zur Betrachtung der digitalen Dokumente sollte ein sog. Viewer 10 im DMS/Archivierungssystem möglichst viele Dateiformate unterstützen. Indexierung/Attributierung: Nachdem die Dokumente nun im DMS/Archivierungssystem digital gespeichert vorliegen, stellt sich die Frage, wie diese Dokumente wieder gefunden und verteilt werden können. D.h. nach dem Einscannen müssen die Dokumente attributiert werden, also mit Suchmerkmalen versehen werden. Suchmerkmale werden in einen Index aufgenommen. Bei der Indexierung bzw. Attributierung werden während des Anlegens des Dokuments im DMS bestimmte Merkmale wie z.b.: - Ein-/Ausgangsdatum - Ersteller des Dokuments - Dokumententyp - Barcode entweder automatisch gespeichert oder über sog. Attributiermasken eingegeben. Folie 8: Attributierungsmaske Man unterscheidet in diesem Zusammenhang zwischen der manuellen Indexierung und der automatischen Indexierung. Bei der manuellen Indexierung werden die Dokumente, z.b. nach bestimmten Muss-Kriterien (ISBN-Nr. bei Büchern) und optionalen Kriterien klassifiziert. Hier gilt, je detaillierter die Indexierung, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, ein gesuchtes Dokument mit hoher Treffgenauigkeit zu finden, ohne lange in einer Trefferliste suchen zu müssen. Bei der automatischen Indexierung werden bestimmte Schlüsselwörter selbständig vom DMS aus dem Text extrahiert. Bei modernen DMS werden sogar Bedeutungsinhalte, die sog. Semantik, erkannt und ähnliche Dokumente in zusammengehörigen Klassen abgelegt. Ein derartiges DMS lernt dann die unterschiedlichen Dokumenteninhalte mittels sog. künstlicher neuronaler Netzwerke und weist die Dokumente automatisch bestimmten Klassen zu. 4 TIFF, Tagged Image File Format, von Microsoft und Aldus entwickeltes Format zur Speicherung von Rasterbildern 5 RTF, Rich Text File Format, Microsoft Dateiformat zum Austausch formatierter Textdokumente 6 PDF, Portable Document Format, plattformunabhängiges Format zum Dokumentenaustausch 7 ASCII, American Standard Code for Information Interchange 8 GIF, Graphic Interchange Format, von CompuServe entwickeltes Format zur komprimierten Speicherung von Rasterbildern 9 JPEG, Joint Photographic Experts Group, nicht verlustfreies Komprimieren von Bilddaten 10 Viewer, Anzeigeprogramm für Dokumente unterschiedlicher Formate Seite 6

7 Liegen Dokumente zunächst als eingescannte Bilddaten vor, so gibt es zwei Möglichkeiten eine Indexierung vorzunehmen: - mittels OCR 11 (optical character recognition) bestimmte Dokumentattribute zu erkennen und in speicherbaren Text umzusetzen - das gesamte Dokument mittels OCR in ein CI-Dokument umzuwandeln Je nach verwendeter Vorlage kann die Erkennungsrate heute bei 99,9 % liegen. Bei Barcode liegt die Erkennungswahrscheinlichkeit sogar bei 99,99 %. Nun sind die Dokumente mit bestimmten Merkmalen (Attributen) oder sogar als Volltext im DMS gespeichert. Der nächste Schritt bei der Arbeit mit DMS ist das Auffinden (retrieval) von Dokumenten. Klassifizierte Dokumente werden in bestimmten Bereichen abgelegt, die bei manchen DMS häufig einer Büroumgebung nachempfunden sind. Z.B. gibt es ein digitales Archiv mit Schränken und Ordnern. Die Ordner enthalten wieder Registerblätter, in die Dokumente abgelegt werden. Eine bestimmte Ablagehierarchie erleichtert also das Suchen und Finden von Dokumenten. Folie 9: Ablagehierarchie Beim Wiederauffinden (retrieval) unterscheidet man grundsätzlich zwei Ansätze: - Volltextsuche - Indexsuche Bei der Volltextsuche werden eingegebene Suchbegriffe in der Volltextdatenbank des DMS gesucht. Voraussetzung für die Volltextsuche ist, dass der komplette Inhalt eines Dokuments in die Volltextdatenbank aufgenommen wurde. Der Vorteil ist, dass jeder Begriff eines Dokuments recherchierbar ist. Dokumente können auch nachträglich in die Volltextdatenbank aufgenommen werden, wobei die Volltextindexierung auch automatisch, z.b. nachts ablaufen kann. Volltextdatenbanken können u.u. bis zu 70% des gesamten gespeicherten Textvolumens ausmachen. Hier ergibt sich die Frage für den Betrieb eines DMS, ob wirklich alle Dokumente in die Volltextdatenbank aufzunehmen sind, da sehr große Volltextdatenbanken die Suche wieder verlängern. Moderne DMS ermöglichen bei der Volltextsuche auch die Möglichkeit nach Bildern oder Bildinhalten zu suchen, wobei die Suche nach Methoden der Mustererkennung abläuft. Die Alternative zur Volltextsuche ist die Indexsuche. Dokumente werden entweder direkt beim Einscannen oder später, z.b. über Attributiermasken mit bestimmten Schlüsselwörtern im DMS abgelegt. Für Suchanfragen gilt allgemein, dass der Benutzer auch Suchabfragen abspeichern können muss, damit bestimmte Routinesuchabfragen jederzeit wiederholt werden können. Suchbegriffe sollten über sog. boolesche Operatoren, wie UND, ODER, NICHT oder über relationale Operatoren, wie beispielsweise größer, kleiner, gleich oder auch in der Nähe des Begriffs, miteinander verknüpfbar sein. Von der Verbreitung des Internet und den sich sprunghaft entwickelnden Suchmaschinen hat auch die Entwicklung von Volltextsuchmaschinen in DMS neue Entwicklungsanschübe bekommen. So gibt es heute schon Internet-Suchmaschinen, die eine Suche ermöglichen, die als umgangssprachlich formulierter Satz eingegeben werden können. Die Problematik der 11 OCR, Optical Character Recognition, Umwandlung von einem Text als Rasterbild in eine Textkodierung, wie z.b. ASCII-Format Seite 7

8 Informationssuche im Internet kennt jeder Benutzer von Suchmaschinen, wie z.b. usw. Es gibt Schätzungen, dass vom gesamten Inhalt des Internets, nur ein Bruchteil in Suchmaschinen überhaupt zugänglich ist. Dies hängt zum Teil mit dem schnellen Wachstum des Internets zusammen als auch noch mit den eingeschränkten Indexierungsmöglichkeiten im Internet. Folie 10: Suchmaschine Verteilung/Workflow: Unsere Dokumente liegen nun in digitalisierter Form im DMS und können auch über entsprechende Suchmöglichkeiten gefunden werden. Die nächste Anforderung an ein DMS ergibt sich in der Verteilung, d.h. dem Workflow, der Dokumente. Darunter versteht man die automatische Weiterleitung eines Dokuments aufgrund bestimmter Kriterien, wie z.b. nach Bearbeitung eines Dokuments durch den Sachbearbeiter geht dieses automatisch zur Kenntnisnahme an den Abteilungsleiter. Das Thema Workflow wird an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt, weil es in einer separaten Sendung speziell behandelt wird. Sicherheit: Bei DMS/Archivierungssystemen geht man zunächst davon aus, dass die Dokumente immer im System gespeichert werden müssen. Es gibt aber auch Situationen, in denen digital gespeicherte und somit archivierte Dokumente gelöscht oder auch wieder verändert werden müssen. So kann aufgrund von Bestimmungen des Datenschutzes eine Person, über die Daten falsch gespeichert wurden, verlangen, dass die Inhalte korrigiert bzw. gelöscht werden. Somit stellt sich die Frage, wer darf in einem DMS/Archivierungssystem Daten löschen? Diese Fragen müssen organisatorisch gelöst werden. Dabei ist ein Sicherheitskonzept zu erarbeiten, das regelt, wer welche Rechte im System besitzt. DMS verwalten diese Rechte in der Regel selbst, d.h. der Benutzer muß sich im DMS an- und abmelden. Wie am Anfang dargestellt, sind Unternehmen und Behörden verpflichtet, bestimmte Dokumente über einen festgelegten Zeitraum zu archivieren. So beträgt die gesetzliche Aufbewahrungspflicht für bestimmte gescannte Geschäftsunterlagen 6 bis 10 Jahre. Hier gibt es aber Ausnahmen, wie z.b. Urkunden, die nicht durch ein gescanntes Abbild ersetzbar sind. Als Originaldokument müssen weiterhin Bilanzen oder Jahresabschlüsse als Original aufbewahrt werden. In einem Rechtsstreit liegt die Beurteilung des Beweiskraft eines gescannten Dokuments im Ermessen des einzelnen Richters. Aufgrund dieser Situation entschließen sich viele Firmen eine sog. Hybridarchivierung einzusetzen, d.h. aufgrund schnellerer Zugriffsmethoden und Verteilmöglichkeiten werden Dokumente zwar digital gespeichert, aber aus Rechtssicherheitsgründen die Originale in Papierform aufbewahrt. Forderungen, dass eine nachträgliche Änderung des eingescannten Dokuments nicht mehr möglich sein dürfen, können dadurch erfüllt werden, dass die Dokumente änderungssicher auf CDs oder WORM-Medien gespeichert werden. Folie 11: Hybridarchivierung Aufbewahrungsfristen von 6 bis 10 Jahren bzw. von 30 bis 50 Jahren im medizinischen Bereich erfordern Überlegungen zur Haltbarkeit von Speichermedien. Bei ordnungsgemäßer Lagerung unterscheiden sich die Speichermedien hinsichtlich der Speicherdauer: Seite 8

9 Folie 12: Datenpersistenz Medium Magnetband Streamer-Kassetten WORM-Platten CD, DVD im Prägeverfahren hergestellt CD-rewritable CD-R, DVD-R Mikrofilm Quelle: [1], S. 170 Speicherdauer 0,5 1,5 Jahre 1 2 Jahre Jahre Jahre Jahre Jahre bis 500 Jahre Das Problem des Langzeitzugriffs auf digital gespeicherte Informationen ist in unserer Wissensgesellschaft noch nicht gelöst. So kann z.b. heute schon niemand mehr auf gespeicherte Informationen der NASA über die Mondlandung zugreifen, weil die Magnetbänder nicht mehr lesbar sind. Ein konsequentes Überspielen der Daten auf moderne Medien wurde verpasst. Unter Experten besteht die Befürchtung, dass das Zeitalter der digitalen Speicherung, also die letzten 50 Jahre als geschichtslose Zeit in die Geschichte eingehen wird, weil unsere Erzeugnisse nicht mehr lesbar sein werden. Firmen betreiben einen großen Aufwand, um ihre Daten sicher vor Verfall und äußerer Zerstörung aufzubewahren. So gibt es z.b. einen Bergwerksstollen in den Schweizer Alpen, der von einer Firma für die Lagerung von Speichermedien bei gleicher Temperatur und Luftfeuchtigkeit, sowie bewacht vor äußeren Zugriffen, vermietet wird. Viele Unternehmen und Behörden sind sich dieses Problems mittlerweile bewusst. Eine Lösung für das Problem der Dokumentenlagerung ist neben der Ablage in sicheren Bergwerksstollen die Verteilung der Dokumente auf möglichst vielen Stellen im Internet. So gibt es seit 1996 eine gemeinnützige Organisation die eine sog. Internet Library anbietet, in der Forscher, Museen und Firmen wichtige Informationen ablegen können. Diese Informationen sind dann jedem Internetnutzer zugänglich. Die momentane Größe des Internet Archivs beträgt 43 Terabytes. Digitale Signatur: Zum Bereich der Datensicherheit in DMS/Archivierungssystemen gehören auch Überlegungen zur digitalen Signatur, d.h. elektronischer Unterschriften. Damit wird sich der Beweiswert elektronischer Dokumente vor Gericht mit Sicherheit erhöhen. In diesem Zusammenhang sei das Signaturgesetz vom August 1997 erwähnt. Vor Gericht wurden vielfach nur Dokumente mit eigenhändiger Unterschrift als rechtlich verbindliche Willenserklärung anerkannt. Weil grundsätzlich auch die Manipulation von elektronisch gespeicherten Dokumenten, d.h. auch das nachträgliche Ändern oder das Entfernen von Dokumententeilen möglich ist, gilt es Entwicklungen im Bereich der digitalen Signatur genau zu verfolgen. Dabei ist auch die Zeitkomponente wichtig, d.h. die digitale Signatur muß einen eindeutigen Zeitstempel aufweisen, damit entschieden werden kann, wann das elektronische Dokument digital unterschrieben wurde. Damit lässt sich dann eine nachträgliche Manipulation am digitalen Dokument erkennen. Es wird also erkennbar, ob der Absender eines digitalen Dokuments wirklich derjenige ist, der er vorgibt zu sein. Technisch wird die digitale Signatur durch eine Kombination aus einem öffentlichen und einem privaten Schlüssel gebildet, wobei der öffentliche Schlüssel von einer staatlich anerkannten Zertifizierungsstelle vergeben wird. Das Prinzip funktioniert so, dass der Absender eines Dokuments mit seinem privaten Schlüssel signiert und verschlüsselt. Der Empfänger kennt nur Seite 9

10 den öffentlichen Schlüssel, damit kann er die Echtheit des Absenders erkennen und das digital geschützte Dokument entschlüsseln und lesen. Moderne DMS/Archivierungssysteme müssen also die Möglichkeit bieten, Dokumente digital zu signieren. Auch müssen mehrere Benutzer ein Dokument digital signieren können, um sog. Mehrfachunterschriften, die im Geschäftsleben üblich sind, nachbilden zu können. Ein einmal digital signiertes Dokument muß also finalisiert werden, d.h. in einen unveränderlichen Zustand im DMS gebracht werden. Damit wird der Urkundencharakter unterstrichen. Standards: Die Entscheidung für oder gegen ein bestimmtes DMS/Archivierungssystem stellt immer eine Entscheidung unter Unsicherheit dar. Es geht hier um Investitionssicherheit oder um die Zusammenarbeit von Hardware und Software verschiedener Anbieter. Vielleicht stellt sich auch die Frage, wie bekommt man die Daten von einem System in ein anderes System, d.h. die Migration der Daten eines DMS. Zur Regelung dieser Fragen gibt es bei DMS/Archivierungssystemen mittlerweile Standardisierungsbestrebungen. So gibt es im DMS- Bereich die sog. DMA (Document Management Alliance) und die ODMA (Open Document Management API). Dies sind Standards, die von Herstellervereinigungen, wie z.b. AHM 12 (Association for Information and Image Management), entwickelt werden. Für den Austausch von Dokumenten hat sich die ODA (Open Document Architecture) gebildet. In Deutschland gibt es den VOI 13 (Verband optische Informationssysteme e.v.) der Hersteller und Anwender zum Thema DMS informiert und Veranstaltungen anbietet. Folie 13: Web-Sites Zusammenfassung/Ausblick: DMS/Archivierungssysteme versuchen eine zentrale digitale Ablagemöglichkeit für Dokumente zu schaffen. Dies gewährleistet einen schnellen und sicheren Zugriff auf Dokumente und Vorgänge. Allen diesen Systemen ist der Versuch der Abbildung eines herkömmlichen Bürobetriebs gemeinsam. Dazu gehört die schematische Ablage in digitalen Aktenschränken und Ordnern mit digitalen Registern. Dem Benutzer wird z.b. über die Volltextrecherche die Möglichkeit gegeben, große Datenbestände schnell zu durchsuchen und neu zu gruppieren. Damit lassen sich viele neue Sichtweisen auf den Datenbestand, d.h. das Wissen des Unternehmens gewinnen. D.h. DMS/Archivierungssysteme lagern nicht nur Dokument in digitaler Form, sondern stellen eine Wissensbasis für ein Unternehmen dar und leisten einen Beitrag zum sog. Wissensmanagement. Eine Erweiterung für den Internetbereich erfahren DMS gerade durch sog. Content Management Systeme. Das sind Systeme zur Verwaltung von Informationen auf Web-Sites. DMS/Archivierungssysteme unterstützen also die Teamarbeit, das sog. Workgroupcomputing, innerhalb des Unternehmens und erlauben so eine ganzheitliche Sicht auf den Geschäftsprozeß mit digitaler Unterstützung. Neben den technischen und organisatorischen Voraussetzungen müssen DMS/Archivierungssysteme vor allem Datenschutz- und Datensicherheitsanforderungen erfüllen. Gesetzliche Vorschriften zur Langzeitlagerung von digitalen Dokumenten müssen durch Technik gewährleistet sein. Gesetzliche Regelungen und damit verbundene Investitionssicherheit im Seite 10

11 Bereich der digitalen Signatur werden DMS und den sog. E-Techniken, wie z.b. E-Business, E- Commerce oder auch E-Learning sicherlich zu einem weiteren Durchbruch verhelfen. Die Verfolgung des Marktes der DMS/Archivierungssysteme bleibt also auch weiterhin interessant.. Literatur: [1] Gulbins Jürgen, Seyfried Markus, Strack-Zimmermann Hans: Dokumenten-Management, Springer, 1999 [2] ELO Elektronischer Leitzordner, Benutzerhandbuch [3] Versteegen Cornelia: Dokumenten-Management, IT-Research, dig. Umsetzung des Beispiels im Einspielfilm Seite 11