Projektprüfstand. Modulares Audit zur Früherkennung von Wertvernichtung in Projekten

Transkript

1 Projektprüfstand Modulares Audit zur Früherkennung von Wertvernichtung in Projekten

2 Effizienz (operativ) Aktuelle Studie: Sehr viele Projekte sind Wertvernichter Befragung 1 von knapp deutschen Führungskräften aus Wirtschaft und Verwaltung in 4 Jahren: 31% effizient 13% Effektivität = Werden die richtigen Projekte (im Sinne der Unternehmensstrategie) durchgeführt? 69% nicht effizient 87% Effizienz = Werden die Projekte (handwerklich-operativ) richtig durchgeführt? 57% strategisch nicht sinnvoll 43% strategisch sinnvoll Effektivität (strategisch) 1 Studie: Managementberatung mbh, 11/2016 Grafik: GENIC/sb Seite 2

3 Projekte bestimmt durch Leistung, Kosten und Termine Kosten z.b. Personal Material Kapital / Zinsen Sonstige Ressourcen Projektziel Ziel jedes Projekts ist es, eine Leistung X zu Kosten von Y bis zum Termin Z Projekt zu erbringen. Leistung z.b. Inhalte Qualität Termine z.b. Starttermin Endtermin Meilenstein-Termine Seite 3

4 Zur Prüfung der Projektqualität bieten wir fünf Module an Projekt Business Case Projektorganisatio n Projektkonzeption Projektfortschritt Projekterfolg Wurden Projektziele definiert, deren Erreichen den langfristigen Unternehmenszielen dient? Verspricht das Projekt einen wirtschaftlichen Vorteil? Ist das Projekt arbeitsfähig? Läuft das Projekt wie geplant? In wie weit wurden die Projektziele erreicht? Strategische Module Prüfung der Effektivität Operative Module Prüfung der Effizienz Seite 4

5 Jedes Modul beinhaltet eine individuelle Prüfung P Projektprüfstand P 1 Konzeption 2 Busine ss Case 3 Organisation 4 Fortschritt 5 Erfolg In jedem Prüfmodul werden spezifische Aspekte des Projekts systematisch untersucht. Seite 5

6 Der Projektprüfstand bewertet Ihre Projekte Bewertung und Empfehlungen für Projekt A Projekt A Projektprüfstand A A Projekt-Effektivität Ist das Projekt strategisch sinnvoll? Muss die Zielstellung angepasst oder das Projekt gestoppt werden? Projekt-Effizienz Ist das Projekt gut geplant? Wird das Projekt optimal durchgeführt? Werden die Projektziele tatsächlich erreicht? Handlungsempfehlungen Seite 6

7 Schwachstellen werden aufgedeckt und klassifiziert Projekte des Unternehmens Analyse im Projektprüfstand B Projekte mit plausiblen Zielen und wirtschaftlichem Potenzial, aber Verbesserungsbedarf bei Organisation und/oder Durchführung Kosten B C D A D Projekte mit plausiblen Zielen und wirtschaftlichem Potenzial Leistung A Termin C Projekte ohne erkennbaren Mehrwert für das Unternehmen = Potenzielle Wertvernichter Seite 7

8 Detaillierte Handlungsempfehlungen werden erstellt - Beispiele 1 Konzeption Ergebnisse des Projektprüfstands Das Projektziel lautet Die Erreichbarkeit im Call Center muss dringend verbessert werden. Das Ziel ist zwar schriftlich fomuliert, die Ziel-erreichung kann jedoch nicht gemessen werden. Handlungsempfehlungen Projektziel konkreter formulieren, z.b. Die Erreichbarkeit des Call Centers im letzten Quartal 2005 muss bei mindestens 95% liegen. Erreichbarkeit wird wie folgt definiert:. Projektziel mit PL und Team nochmals diskutieren. 2 Busine ss Case Für das Projekt existiert keine Wirtschaftlichkeitsrechnung. Es ist daher nicht klar, welchen Mehrwert das Projekt an sich darstellt. Wirtschaftlichkeit des Projekts grob überschlagen. Bei positivem Ergebnis weiter detaillieren, anderenfalls Sinnhaftigkeit des Projekts kritisch prüfen. 3 Organisation 4 Fortschritt 5 Erfolg Der Projektplan sieht eine Systemumstellung für die Zeit der Werksferien vor. Eine Risikobetrachtung (z.b. zu Ursachen und Folgen einer Terminverschiebung) liegt nicht vor. Meilenstein M2 wurde nicht voll erreicht, weil Herr X erkrankt ist. Es droht ein Terminverzug zum Endtermin, was eine Konventionalstrafe in Höhe von x Mio. zur Folge hätte. Das Projekt wurde ohne Projektnachkalkulation abgeschlossen. Es ist unklar, ob das Projekt ein wirtschaftlicher Erfolg war und ob/wie ähnliche Projekte künftig durchgeführt werden sollten. Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse (FMEA) nachträglich durchführen. Maßnahmen ergreifen, um Risiko einer Terminverschiebung zu verringern (Eintrittswahrscheinlichkeit verringern, potenzielle Auswirkung abschwächen). Arbeitspaket AP_23 muss dringend erfolgreich abgeschlossen werden. Um den Verzug wieder aufzuholen, sollte das Projektteam Überstunden machen dürfen. Die Mehrkosten sind durch das Abwenden des Mehrkosten-Risikos gerechtfertigt. Projektnachkalkulation durchführen. Ergebnisse in die Planung künftiger Projekte einbeziehen. Mitarbeiter über Ergebnis informieren und gemeinsam Lessons Learned formulieren. Seite 8

9 1: Projektkonzeption 1 Konzeption 2 Busines s Case Organisation Fortschritt Erfolg Was sind die Ziele des Projektes? Welche Intention steckt hinter den Projektzielen? Welche Ziele verfolgt das Unternehmen? Modul 1 prüft: Sind die Projektziele Im Einklang mit den Unternehmenszielen? Im Einklang mit anderen laufenden Projekten? Messbar (d.h. quantifiziert) und operational? Erreichbar? Überprüfbar? Schriftlich festgehalten? Hinreichend kommuniziert?... Seite 9

10 1: Projektkonzeption Vorgehen 1 Konzeption 2 Busines s Case Organisation Fortschritt Erfolg a) Zielprüfungs-Workshop Strategische Inhalte: Auftraggeber/Unternehmensleitung (AG) Projektleitung (PL) Moderation und Methodik: GENIC Ziel des Workshops: Hinterfragen der Projektziele im Hinblick auf Unternehmensziele Herstellung von Zielkonvergenz zwischen AG und PL b) Beurteilung der Projektziele durch GENIC Bei Bedarf und in Absprache mit Ihnen unterstützen wir Sie auch beim inhaltlichen Vergleich konkreter Projekt- und Unternehmensziele Seite 10

11 2: Business Case 1 Konzeption 2 Busine ss Case Organisation Fortschritt Erfolg Modul 2 hinterfragt Kosten und Nutzen des Projektes: Welche wirtschaftlichen Vorteile soll das Projekt generieren? Wie viel wird die Durchführung des Projekts kosten? Projekterfolg (kumuliert x) Umsatz Produktkosten Projektkosten Saldo Umsatz (kum.) Produktkosten (kum.) Projektkosten (kum.) Seite 11

12 3: Projektorganisation 1 Konzeption 2 Busines s Case Organisation Fortschritt Erfolg Themenkomplex Checkliste Projektziele (vgl. Modul 1) Projekt Business Case (vgl. Modul 2) Projekt-Typ und Projektorganisation Projektbeteiligte Projektleiter Projektteam Kernteam/Lenkungsausschuss Projektumfeld: Stakeholder-Analyse Risikoanalyse / FMEA Themenkomplex Projektplanung Meilensteine Ressourcenbedarf Grobe Ablaufplanung Projektstrukturplan Arbeitspakete Projektcontrolling Berichtswesen und Dokumentation Checkliste Mit Hilfe erprobter Checklisten kann in Modul 3 die grundsätzliche Arbeitsfähigkeit eines Projektes schnell ermittelt werden. Die Analyse gibt konkrete Hinweise, wo noch organisatorische Mängel vorhanden sind und wie sie zu beheben sind. Seite 12

13 4: Projektfortschritt 1 Konzeption 2 Busines s Case Organisation Fortschritt Erfolg Meilensteintrendanalyse Berichtstermine In Modul 4 wird der Projektfortschritt so objektiv wie möglich bestimmt und anschaulich dargestellt: Werden die ursprünglichen Meilensteine eingehalten? Darstellung zum Beispiel als Meilensteintrendanalyse Meilensteine Stimmen Leistung und Kosten zum Stichtag? Wann kann das Projekt voraussichtlich abgeschlossen werden, mit welcher Leistung und zu welchen Kosten? Grenzlinie Kick Off M1: Produktkonzept freigegeben M2: Implementierung abgeschlossen M3: Beginn Wirkbetrieb Hat sich eventuell das Projektziel verändert? Seite 13

14 5: Projekterfolg 1 Konzeption 2 Busines s Case Organisation Fortschritt Erfolg Modul 5 ermittelt den echten Projekterfolg, damit künftige Projekt (noch) besser werden Wurden die Projektziele tatsächlich erreicht? Leistung Kosten Termine Projektnachkalkulation: Hat sich der Projekt Business Case bewahrheitet? Wie teuer war das Projekt tatsächlich? Wurde das Projekt ausreichend dokumentiert? Welche Lessons Learned gibt es Für Folgeprojekte? Für das Unternehmen? Für die Projektmitarbeiter? Seite 14

15 Vorgehensmethodik Strukturierte Interviews mit Projektleitern Internen Auftraggebern ggf. weiteren Projektbeteiligten Workshops Qualitativer Vergleich von Projekt- und Unternehmenszielen Einsatz erprobter Checklisten Auswertung der Projektdokumentation Projektnachkalkulation Vergleich mit eigenen Referenzprojekten Ggf. Benchmarking Seite 15

16 Projektmanagement-Kompetenz Organisation Unternehmens-/Projektorganisation Projektstart Risikomanagement Qualitätsmanagement Vertrags- und Claimmanagement Konfigurations- und Änderungsmgt. Dokumentationsmanagement Informations- und Berichtswesen Personalwirtschaft Projektabschluss und -auswertung RKW: Rationalisierungs- und Innovationszentrum der Deutschen Wirtschaft e.v. Grundlagen Projektziele Projektphasen/Lebenszyklus Projektumfeld Projekterfolg und -misserfolg Systemtheorie PM-Einführung Normen und Richtlinien Zertifizierter Projektmanagement- Fachmann (RKW/GPM) Certified Project Practitioner (IPMA) Soziale Kompetenz Soziale Wahrnehmung Kommunikation soz. Strukturen, Gruppen und Teams Führung und Motivation Konfliktmanagement Selbst- und Zeitmanagement Interkulturelle Kompetenz Methodik Projektstrukturierung Ablauf-/Terminmanagement Einsatzmittelmanagement Kostenmanagement Finanzmittelmanagement Projekt-Leistungsbewertung Projektsteuerung Problemlösung GPM: Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement IPMA: International Project Management Association Seite 16

17 Weitere Mehrwerte des Projektprüfstands Umsetzung Handlungsempfehlungen Projekt- Coaching Einführung Projekt- Management im Unternehmen Aufbau Projektcontrolling Project Benchmarking Seite 17

18 Kontakt Peter Knöll Bahnhofstraße Herrsching Mob peterknoell@genic.ag Internet Seite 18