Die Umstellung auf SEPA - praktische Umsetzung/Technik -

Transkript

1 Die Umstellung auf SEPA - praktische Umsetzung/Technik - Ihre Sparkasse Freiburg-Nördlicher Breisgau begleitet Sie als zuverlässiger Partner Gewerbeakademie Freiburg, Ihr Referent: Klaus Eble Electronic-Banking

2 SEPA-Handlungsfelder Seite 2

3 Die Umstellung auf die SEPA-Zahlverfahren tangiert unterschiedlichste Aufgabenfelder In Abhängigkeit von Unternehmensgröße und Tätigkeitsfeld Finanzbereich Rechnungsstellung (IBAN/BIC- Angabe/Zahlungsbedingungen/ Formulare, Mandate oder Verträge) Buchhaltung (Kontoabstimmung/ Erfassung IBAN/BICs/Aktualisierung der Datenbanken) Nachforschungen (Kundenanfragen) Treasury (Liquiditätsmanagement/ Bankbeziehungen) Andere betroffene Abteilungen Vertrieb/Einkauf (Information der Geschäftspartner/ggf. neue Verträge/Mandate/Formulare) Kundenservice (SEPA-spezifische Kundenanfragen) Personalabteilung (Umstellung Gehaltskonten) Rechtsabteilung (insbes. bei Lastschriften mit Mandatsneuerungen) Externe Anbieter (z.b. Call Center) Informationstechnologie Seite 3

4 Zur strukturierten Umsetzung der SEPA-Migration sollte rechtzeitig ein Projekt aufgesetzt werden Wichtige Handlungsfelder: Eigene IBAN und BIC auf Geschäftsunterlagen/Rechnungen angeben Erfragen Sie IBAN und BIC bei Ihren Lieferanten / Mitgliedern Kundenstammdaten, Verträge und Formulare auf IBAN und BIC umstellen Analysieren Sie die Struktur Ihres aktuellen Zahlungsverkehrs (Stückzahl, Volumina, Länder) Organisation und Abläufe anpassen Software (Finanzbuchhaltung, Electronic Banking ) an SEPA-Datenformat* anpassen Alle relevanten Fristen (Einreichung und Rückgabe) beachten Analyse des aktuellen Zahlungsverkehrs; Zahlungen möglichst beleglos einreichen Eigene Kunden rechtzeitig über Änderungen informieren Nutzen Sie unterstützend dazu die auf den Internetseiten der Volksbank Freiburg und der Sparkasse Freiburg angebotenen SEPA-Checklisten Seite 4

5 SEPA-Checklisten für Firmen und Vereine Checklisten zur Umstellung auf SEPA sind auf den Internetseiten der Volksbank Freiburg und der Sparkasse Freiburg verfügbar Seite 5

6 Zur Umstellung auf die SEPA-Lastschrift sind weitere Handlungen erforderlich Entscheidung, ob SEPA-Basis- und/oder Firmen-Lastschrift genutzt werden soll Gläubiger-ID bei der Bundesbank beantragen SEPA-Inkassovereinbarung mit eigenem Kreditinstitut abschließen Mandatsverwaltung organisieren (Mandatsgestaltung, Einholung der Mandate, Archivierung, Verträge, Abläufe im Unternehmen) Umdeutung der bestehenden Einzugsermächtigungen zu einem SEPA-Mandat! Checklisten, Broschüren, Flyer und Informationsmaterialien erhalten Sie bei Ihrer Hausbank Seite 6

7 Die SEPA-Lastschrift Gläubiger-Identifikationsnummer Core1-/Eil-/Express-Lastschrift Seite 7

8 Die Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Die Gläubiger-Identifikationsnummer (kurz Gläubiger-ID) dient der Identifikation eines Lastschrifteinreichers unabhängig von seiner Bankverbindung. Sie setzt sich wie folgt zusammen: ISO- Ländercode Prüfziffer Geschäftsbereichskennung Nationales Identifikationsmerkmal DE 02 ZZZ Quelle: Deutsche Bundesbank Sie kann ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank im Internet beantragt werden: Die Länge beträgt in Deutschland immer 18 Stellen Die Geschäftsbereichskennung ist vom Zahlungsempfänger frei belegbar (Vorbelegung ZZZ) Seite 8

9 Die SEPA-Core1-Lastschrift alias: EURO-Eil-Lastschrift (Volksbank) alias: EURO-Express-Lastschrift (Sparkasse) eigenständiges SEPA-Produkt der Deutschen Kreditwirtschaft nicht im EPC-Regelwerk gilt nur für inländische SEPA-Lastschriften Einreichungsfrist ein Tag (wie bisher gewohnt) - Zeitpunkt der Buchung bestimmt weiterhin das notwendige Fälligkeitsdatum Umdeutung / Mandatsregeln / Notwendigkeit einer Vorabinformation / Fälligkeitsdatum (gekürzt auf einen Tag) weiterhin gegeben (analog SEPA- Basis-Lastschrift) Seite 9

10 Änderungen bei der Art der Auftragseinreichung Seite 10

11 Die Welt der Einreichungsmedien verändert sich mit SEPA gravierend beleghafte Einreichungen keine beleghaften Sammelüberweisungen mehr keine beleghaften SEPA-Lastschriften mehr - nur noch online (Alternativen: Internet-Filiale, PC-Banking-Software, EBICS) Datenträgeraustausch (per Diskette, CD-ROM, USB-Stick, o.ä.) in EPC-Vorgaben nicht mehr erwähnt / berücksichtigt Volksbank Freiburg stellt Datenträgeraustausch zum ein Sparkasse Freiburg stellt Datenträgeraustausch zum ein Kundenberatungen sind schon erfolgt, bzw. Kundeninformationen / Abkündigungen werden demnächst / wurden bereits versandt SEPA-XML-Dateien können weiterhin auf dem Kundensystem erzeugt und gespeichert werden und über entsprechende Schnittstellen in den Banking-Programmen, bzw. in der Internet-Filiale online an das Kreditinstitut übertragen werden. Seite 11

12 Die SEPA-Datenformate Seite 12

13 Inlandszahlung DATA / IZV-alt = DTAUS-Format 0128AGK TEST C TESTEMPFAENGER TEST DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE 202DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE 3 02DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE E Seite 13

14 Inlandszahlung SEPA neu / XML-Format <IBAN>DE </IBAN> </Id> </DbtrAcct> <DbtrAgt> <FinInstnId> <BIC>FRSPDE66XXX</BIC> </FinInstnId> </DbtrAgt> <ChrgBr>SLEV</ChrgBr> <CdtTrfTxInf> <PmtId> <EndToEndId>NOTPROVIDED</EndToEndId> </PmtId> <Amt> <InstdAmt Ccy="EUR">2.00</InstdAmt> </Amt> <CdtrAgt> <FinInstnId> <BIC>FRSPDE66XXX</BIC> </FinInstnId> </CdtrAgt> <Cdtr> <Nm>Testempfaenger</Nm> </Cdtr> <CdtrAcct> <Id> <IBAN>DE </IBAN> </Id> </CdtrAcct> <RmtInf> <Ustrd>Das ist die Verwendungszweckzeile 1Das ist die Verwendungszweckzeile 2Das ist die Verwendungszweckzeile 3Das ist die Verwendungszweckzeile 4</Ustrd> </RmtInf> </CdtTrfTxInf> </PmtInf> </pain > </Document> Seite 14

15 Inlandszahlung DATA / IZV-alt = DTAUS-Format Inlandszahlung SEPA neu / XML-Format DATA / IZV-alt = DTAUS-Format 0128AGK TEST C TESTEMPFAENGER TEST DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE 202DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE 3 02DIE VERWENDUNGSZWECKZEILE E SEPA neu / XML-Format <IBAN>DE </IBAN> </Id> </DbtrAcct> <DbtrAgt> <FinInstnId> <BIC>FRSPDE66XXX</BIC> </FinInstnId> </DbtrAgt> <ChrgBr>SLEV</ChrgBr> <CdtTrfTxInf> <PmtId> <EndToEndId>NOTPROVIDED</EndToEndId> </PmtId> <Amt> <InstdAmt Ccy="EUR">2.00</InstdAmt> </Amt> <CdtrAgt> <FinInstnId> <BIC>FRSPDE66XXX</BIC> </FinInstnId> </CdtrAgt> <Cdtr> <Nm>Testempfaenger</Nm> </Cdtr> <CdtrAcct> <Id> <IBAN>DE </IBAN> </Id> </CdtrAcct> <RmtInf> <Ustrd>Das ist die Verwendungszweckzeile 1Das ist die Verwendungszweckzeile 2Das ist die Verwendungszweckzeile 3Das ist die Verwendungszweckzeile 4</Ustrd> </RmtInf> </CdtTrfTxInf> </PmtInf> </pain > </Document> Seite 15

16 Die wichtigsten Datenformate der Deutschen Kreditwirtschaft (DK) Kontoumsätze Format MT940(*1) MT942(*1) DTI(*1) Bisher Bemerkungen Kontoumsätze Vormerkposten Umsätze im DTAUS-Format Neu camt53 camt52 camt54 Inlandszahlungsverkehr DTAUS(*2) Annahme ab nicht mehr möglich Verwendungszweckzeilen: 14 Stück a 27 Zeichen = 378 Zeichen SEPA-XML Auslandszahlungsverkehr (EUR-Auftrag in SEPA- Länder) (*3) EU-Standardzahlung Auslandszahlungsverkehr (nicht SEPA-Länder) (*3) DTAZV(*1) DTAZV (mit Weisungsschlüssel 13) (*2) Annahme kreditinstitutsindividuell evtl. Ablehnung evtl. Verarbeitung mit AZV-Gebühren Annahme ab nicht mehr möglich DTAZV(*1) Meldung AWV nicht mehr durch Bank nur noch durch Kunden direkt über Bundesbank Verwendungszweckzeilen: 4 Stück a 35 Zeichen = 140 Zeichen (*1) = nach weiter verfügbar (*2) = nach nicht mehr verfügbar (*3) = ACHTUNG!!! Bsp. Schweiz Seite 16

17 Die Datenformate der Deutschen Kreditwirtschaft (DK) die von der DK jeweils aktuell gültige, bzw. avisierte Formatbeschreibung steht im Internet unter Spezifikation DFÜ-Abkommen Anlage 3 ab in der Version 2.7 gültig die Bibel für IT-Spezialisten (kunden- und bankseitig) zur Umsetzung der SEPA, bzw. zur Anpassung deren diversen Schnittstellen (SEPA, AZV, Kontoinformationen zur autom. Kontierung) in Eigenanwendungen oder in noch individuell anzupassender FIBU oder Verwaltungssoftware. Seite 17

18 Die Datenformate der Deutschen Kreditwirtschaft (DK) Spezifikation DFÜ-Abkommen Anlage 3 Seite 18

19 Software / Tools Seite 19

20 Die Banking-PC-Programme der Genossenschaftsbanken und der Sparkassen Volks-/Raiffeisenbanken Sparkassen Produkt SEPA-Fähigkeit Produkt SEPA-Fähigkeit VR-Networld ab Vers. 5 StarMoney ab Vers. 9.0 Profi-Cash ab Vers. 10 SFirm ab Vers. 2.5 (akt. V 2.5 SP 13) Freischaltung SEPA-Modul erforderlich - bitte prüfen über Hilfe Info über Sfirm es sind in der nächsten Zeit immer wieder (politische, juristische, technische) Anpassungen zu erwarten, die in den PC-Produkten stetig umgesetzt werden müssen. Die stetige Prüfung und Aktualisierung der jeweiligen Software auf die aktuelle Version wird dringend empfohlen. Nur so kann sichergestellt werden, dass die eingesetzte Software im jeweiligen Vorgang auch das tut, bzw. zurückmeldet, was den aktuellen Vorgaben entspricht. Seite 20

21 unterstützende Software für IBAN/BIC-Umrechnung Volks-/Raiffeisenbanken Sparkassen Ziel Schnelle Umrechnung von Kto/BLZ nach IBAN/BIC Umrechnung von Datenbeständen von Kto/BLZ nach IBAN/BIC Produkt Bemerkungen Produkt Bemerkungen IBAN-Converter kostenlos an Kunden Prüfung XML-Dateien VR-Format-Prüfer kostenlos an Kunden Konvertierung DTAUS-Datei nach XML-Datei (*) Banking-Software VR-Networld Profi-Cash (*) bei Lastschriften nur Bankdaten Mandatsreferenz ist individuell zu ergänzen kostenlos SEPA-Account- Converter Fußzeile IBAN/BIC Kostenlos XML-Checker kostenpflichtig über Banking-Software Sfirm kostenlos über SEPA-File- Converter Banking-Software Sfirm kostenpflichtig über Seite 21

22 bei Ihnen eingesetzte sonstige zahlungsverkehrsrelevante Software z. B. FIBU- / Verwaltungs-/ Zahlungssverkehrssoftware z. B. Service-Service-Rechenzentren-Anwendungen Fragen Sie bezüglich der SEPA-Fähigkeit nach Besorgen Sie sich, sofern verfügbar, frühzeitig die entsprechenden Updates machen Sie sich mit den neuen Datenfeldern, Funktionalitäten und Abhängigkeiten vertraut Rechnen Sie in den letzten noch verbleibenden vier Monaten mit Kapazitätsengpässen und verzögerter Bearbeitung Ihrer Wünsche und Anfragen bei Ihren Softwarepartnern, IT-Betreuern und den IT- Spezialisten Ihrer Hausbank und den diversen Hotlines Seite 22

23 Point Of Sale (POS) Kartenzahlungsterminals Seite 23

24 Point Of Sale (POS) Kartenzahlungsterminals aktuell kein Handlungsbedarf Verlängerung bis ein Nachfolgesystem für das jetzige ELV-Verfahren ist in der Entwicklung je nach Ausgestaltung des ELV-Nachfolgeverfahrens könnte ggf. dann eine Gläubiger-ID erforderlich sein Es ist damit zu rechnen, dass spätestens ab Ende 2014 / Anfang 2015 die Netzbetreiber die SEPA-Fähigkeit herstellen. Damit verbunden ggf. Software-Updates bei vorhanden Terminals der neueren Generation ggf. Hardware-Tausch bei vorhanden Terminals der älteren Generation in Terminals der neueren Generation Ihr jeweiliger Partner wird/muß sich bei Verfügbarkeit der entsprechenden Verfahren, der Technik und der Komponenten mit Ihnen in Verbindung setzen; spätestens Ende 2015 Seite 24

25 Ihre Fragen. Es bedanken sich für Ihr Interesse Ulrich Leisinger Volksbank Freiburg eg Abt. Zahlungsverkehr Klaus Eble Sparkasse Freiburg Abt. Electronic-Banking Seite 25