ibo Schriftenreihe Organisation Band 2

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1 ibo Schriftenreihe Organisation Band 2

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3 ibo Schriftenreihe Band 2 Karl Pfetzing Adolf Rohde Ganzheitliches Projektmanagement 3. bearbeitete Auflage Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen

4 ISBN Copyright 2009 Verlag Dr. Götz Schmidt, Gießen Von diesem Buch erscheint eine Teilauflage im Versus-Verlag (ISBN )

5 Vorwort zur 3. Auflage Die Notwendigkeit einer Neuauflage unseres PM-Buches hat uns Anlass und Gelegenheit gegeben, abermals eine gründliche Überarbeitung vorzunehmen, um die Qualität weiter zu steigern. Zahlreiche Anregungen sowie einige Entwicklungen galt es dabei zu berücksichtigen. Um die internationalen Projektmanagement Standards noch besser zu integrieren, wurde der Bezug zur in diesem Jahr neu veröffentlichten Projektmanagementnorm IPMA Competence Baseline 3.0 aktualisiert. Dabei kam es uns entgegen, dass die neue Norm den von uns naturgemäß betonten sozialen Kompetenzen des Projektmanagers nun noch mehr Bedeutung gibt. Aufgrund der starken Verbreitung von IT-Projekten haben wir das Thema Anforderungsmanagement neu aufgenommen und die Verbindung zu Zielen und Qualität stärker herausgearbeitet. Darüber hinaus haben wir einige Techniken vor allem bei der Fortschrittsermittlung ergänzt bzw. ausführlicher dargestellt. Geholfen haben uns die zahlreichen Reaktionen der Leser und die bewährte redaktionelle Unterstützung durch Hanne-Lore Schmidt und Dagmar Hofmann, wofür wir uns herzlich bedanken. Wettenberg bei Gießen, Januar 2009 Karl Pfetzing Adolf Rohde

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7 7 Inhaltsverzeichnis Einführung 17 1 Grundlagen Projektmanagement Bedeutung des Projektmanagements Projektdefinition Projektarten Anlagenbauprojekte/Bauprojekte Outsourcing-Projekte Forschungsprojekte Organisationsprojekte Kulturveränderungsprojekte Changemanagement in Projekten Aufbaustrukturen und Prozesse in Projekten Projektstrategie Projektkultur Projektstruktur Initiative Start Planung Ausführung Arbeitspakete erledigen Diagnose und Steuerung Führung und Zusammenarbeit Motivation und Akzeptanz fördern Abschluss Projektmanagement Modelle ibo-projektmanagement-modell Das Projektmanagement-Prozessmodell des PMI Wissensgebiete der IPMA Competence Baseline (ICB 3.0) Erfolgsfaktoren im Projektmanagement Beispiele von Projektruinen Mängel in der Projektarbeit Erfolgsfaktoren in den Projektmanagementfunktionen 50 2 Projektaufbauorganisation Gestaltungsprinzipien Projektbeteiligte 51

8 8 Inhaltsverzeichnis 2.3 Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung wichtiger Rollen im Projekt Projektleiter Projektmitarbeiter Lenkungsausschuss/Entscheidungsgremium Auftraggeber Antragsteller Bewilligungsgremium Sponsor Projektmanagementoffice Vorstand (Geschäftsleitung) Funktional Beteiligte/Fachbeauftragte Leitung IT/Organisation, Forschung und Entwicklung, Betriebstechnik Fachbereichsleitung Fachbereichskoordinatoren Benutzervertreter Externe Berater/Spezialisten Aufbauformen Stabs- oder Einfluss-Projektorganisation Matrix-Projektorganisation Reine Projektorganisation Projektorientierte Teilbereiche Projektorganisation bei großen Projekten 70 3 Multiprojektmanagement Grundlagen des Multiprojektmanagements Typische Schwierigkeiten des Multiprojektmanagements Funktionen des Multiprojektmanagements Multiprojektmanagement-Modell (Multiprojekt-)initiative im Überblick Projektentstehung Initiatoren und Anlässe Prozessmanagement Produktmanagement Systemmanagement Projektanträge Projektarten und -klassen 84

9 Inhaltsverzeichnis Prüfung von Vorhaben Strategie und Leitbild Balanced Scorecard Strategiebezug von Vorhaben Muss-Projekte Strategiebeitrag von Projektportfolios Projekterfolgskriterien Erfolgsfaktor: Fähigkeit zur Projektdurchführung Erfolgsfaktor: Wille zur Projektdurchführung Beurteilung der Wirtschaftlichkeit von Projektideen Priorisierung von Anträgen Priorisierungsverfahren (Überblick) Quantitative ABC-Analyse Qualitative ABC-Analyse (oder Nutzwertanalyse) Priorisierungstabelle dimensionale Portfolio-Analyse dimensionale Portfolio-Analyse Abhängigkeiten von Projekten Übergreifende Einsatzmittelplanung Anfrage von Einsatzmitteln für Projekte Techniken der übergreifenden Einsatzmittelplanung Engpassorientierte Einsatzmittelplanung Entscheidung über Projekte Verkaufen der Projektidee Sitzungen des Bewilligungsgremiums Planung, Diagnose und Steuerung des Projektportfolios Planung des Projektportfolios Verrechnung von Projektleistungen Multiprojektberichtswesen Veränderungen im Projektportfolio Steuerungsmaßnahmen in Multiprojektsituationen Projektstart Auftragsabstimmungsprozess (Überblick) Projektauftrag Inhalte Beispiel für das Projekt: Call-Center für den Kundenservice 139

10 10 Inhaltsverzeichnis Abstimmung mit dem Auftraggeber Auswahl des Projektleiters Zusammenstellung des Projektteams Widerstände Partizipation Projektmarketing Kick-off-Meeting Erste Projektsitzung Teamentwicklungsprozess Projektplanung Grundlagen der Planung Stellenwert und Prinzipien Planungstiefe Planungsprozess Ziele und Einordnung der Methode Vorgehensmodelle Prinzipien und Überblick Phasenorientierte Vorgehensmodelle Allgemeines Vorgehensmodell Projektphasen Planungszyklus Varianten zum Standardvorgehen Das V-Modell Das Spiralmodell Objektorientiertes Vorgehen System planen Grundbegriffe und Schritte des Systemdenkens Anwenden des Systemdenkens auf Projekte Systemgrenze bestimmen Einflussgrößen ermitteln Unter- und Teilsysteme abgrenzen Ziele definieren Bedeutung von Zielen in Projekten Anforderungen an Ziele Zielfindungsprozess Stakeholder-Analyse Anforderungen formulieren 2 1 2

11 Inhaltsverzeichnis Anforderungen klassifizieren Kano-Analyse Beziehung zwischen Anforderungen und Projektzielen Projektstrukturplan Zweck von Strukturplänen Aufbau eines Projektstrukurplanes Gliederungsprinzipien und Codierung Phasen- oder ablauforientierter Strukturplan für ein Organisationsprojekt Objektorientierter Strukturplan für ein technisches Projekt Funktions- oder verrichtungsorientierter Strukturplan für ein Bauprojekt Codierung Ablauf der Strukturierung Die PRAKTIKER-Prinzipien des Projektstrukturplanes Tabellarische Darstellung des Projektstrukturplanes Vorgehen im Team Die Schritte nach dem Projektstrukturplan Ablauf- und Terminplanung Arbeitspakete detaillieren Reihenfolge der Arbeitspakete ermitteln Zeitdauer schätzen Kritischen Weg ermitteln Netzpläne Balkenplan Optimierung der Ablauf- und Terminplanung Critical Chain Einsatzmittelplanung Einsatzmittelarten Personaleinsatzplanung Personalvorrat Errechnen des Bedarfs Aufwandsschätzung Gegenüberstellen von Bedarf und Vorrat Optimieren der Personalauslastung Sachmitteleinsatzplanung Beschaffung Personalbeschaffung 267

12 12 Inhaltsverzeichnis Beschaffung von Material und Sachmitteln Kosten- und Finanzmittelplanung Grundlagen der Kostenplanung Kostenarten Schritte der Kostenplanung Struktur der Projektkosten Projektkosten und Budgetierung im zeitlichen Verlauf Finanzmittelplanung Vergabe der Arbeitspakete Beschreibung der Arbeitspakete (Formular) Erste Arbeitssitzung im Projekt Motivation im Team Projektdiagnose und -steuerung Grundlagen und Themenüberblick Der Regelkreis Inhalte der Projektdiagnose Der Projektüberwachungszyklus Beziehung zur Führung Führungsarbeit im Projektverlauf Führungsgrundlagen Menschenbilder und Einstellungen Situativ angemessenes Führungsverhalten Die Führung des Projektteams Organisation der Ist-Datenerfassung Termin-/Ablaufmeldung Kostenerfassungsbeleg Prozessfragebogen Beurteilen der Ergebnisqualität Tests und Abnahmen Diagnose des Projektstatus Überblick Diagnose der Arbeitspaketergebnisse (Arbeitsfortschritt) Aktivitätenbericht Fertigstellungsgrad von Arbeitspaketen Bewertung des Gesamtfortschrittes Bewertung des Fortschritts in IT-Projekten (DART-Prinzip) Prognose des Arbeitsfortschrittes 313

13 Inhaltsverzeichnis Earned-Value-Analyse Termine, Meilensteine Terminliste Balkendiagramme Netzpläne Meilensteintrendanalyse Terminüberwachung nach Critical Chain Kostenüberwachung Kostenstrukturanalysen Kostenvergleich nach Kostenarten Kostenprognosen Verfügbarkeit von Einsatzmitteln Verfügbarkeitstabelle Belastungsdiagramm Darstellung von Teamprozessen im Projekt Ursachen und Zusammenhänge klären Ishikawa-Diagramm Mind-Maps Ursachen-Wirkungs-Netzwerke Gesprächsführung zur Diagnose und Steuerung Grundlagen der Kommunikation Feedback als Lernchance Mitarbeiterzentrierte Gesprächsführung Gesprächsvorbereitung Gesprächsdurchführung ein Phasenkonzept Grundhaltung im Mitarbeitergespräch Kritikgespräch Konfliktmanagement Im Teufelskreis von Konflikten Möglichkeiten zur Reduzierung von Konfliktpotenzialen Konfliktbearbeitung Konfliktgespräche Risikomanagement Grundlagen des Risikomanagements Risiken identifizieren Risiken einschätzen Eintrittswahrscheinlichkeit von Risiken Tragweite von Risiken 359

14 14 Inhaltsverzeichnis Risiken des Projektes Call-Center für den Kundenservice Risiken priorisieren Indikatoren finden und Frühwarnsystem einrichten Ursachen finden und gewichten Risiken absichern Risiken überwachen Risikoeintritt managen Informationsmanagement im Projekt Typische Mängel im Projektinformationssystem Gestaltung des Informationssystems Adressaten ermitteln Unternehmensweite Regelungen zur Projektinformation Projektbezogene Regelungen Kommunikationsformen im Projekt Projektberichte Gestaltung Berichtsarten Berichtsinhalte Dokumentation Ziele und Bedeutung für die Projektarbeit Dokumente und Regeln zur Ablage Ablagestrukturen Projekt-Logbuch Konfigurations- und Änderungsmanagement Rahmenänderungen Änderungsverfahren Inhaltliche Änderungen Konfigurationsmanagement Aufgaben und Kompetenzen bei Änderungen Wirksame Projektsteuerung Steuerungsmaßnahmen Maßnahmenverfolgung Eskalation Umgang mit Macht und Hierarchie Sitzungen des Lenkungsausschusses Vertragsmanagement Entstehung eines Vertrages Vertragsinhalte Lieferungen und Leistungen 410

15 Inhaltsverzeichnis Kommerzielle Vereinbarungen Juristischer Teil Vertragsarten und Formen Nachforderungsmanagement (Claim-Management) Verhandlungen im Projekt Internationale Zusammenarbeit Projektabschluss Aktivitäten im Überblick Lernen aus Projekterfahrungen Abschlussbesprechung planen und durchführen Abschlussbericht Projektreferenzen Projektbewertung Weiterentwicklung des Projektmanagements Bestandteile eines Projektmanagement-Systems Beurteilung eines Projektmanagement-Systems Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagement- Systems Einführung eines Projektmanagement-Systems Ziele einer Projektmanagement-Einführung Widerstände gegenüber Projektmanagement-Systemen Typischer Projektstrukturplan Einführungsplan Inhalte eines Projektmanagement-Handbuches IT-Einsatz im Projektmanagement Einsatzmöglichkeiten im Überblick IT-Einsatz nach Projektarten Typische Probleme beim IT-Einsatz im Projektmanagement Trends beim Einsatz von Projektmanagement-Software Evaluation von Projektmanagement-Software Personalentwicklung für Projektpersonal Ziele Personelle Besetzung von Projekten Anforderungsprofile für Rollen in Projekten Leistungsbeurteilung Qualifizierungs- und Ausbildungskonzepte 463

16 16 Inhaltsverzeichnis Laufbahnen in Projekt und Linie Zertifizierung von Projektleitern Die Zertifizierungsverfahren der IPMA Zertifizierung des Projekt Management Institutes (PMI) Weitere Projektmanagementzertifikate nach PMI Vorteile von Projektmanagement-Zertifikaten 470 Anhang 471 Glossar 479 Literaturverzeichnis 481 Stichwortverzeichnis 485