LOHN Lohn- und Gehaltsabrechnung

Transkript

1 Inhalt 1. LOHN Basis Rechtliche Änderungen Beitrags- und Meldeverfahren bei Insolvenz des Arbeitgebers Stornierung von SV-Meldungen Weiterentwicklungen Facelift Druckvorschau Alte Jahre löschen Erweiterung Normalpfändung GoBD Protokollierung von Stammdatenänderungen Automatische Grundlohnermittlung bei Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Erweiterte Filterlogik bei»zahlungen bereitstellen« Kost im Listendesigner der Personaldaten wieder auswertbar Ermittlung der KV/PV-Beiträge bei freiwillig Versicherten ohne AG-Zuschuss Excel-Ausgabe der FIBU-Buchungsliste über den»assistenten zur Datenbereitstellung« Druck von Personalnummer und Fehlzeiten auf der Lohnabrechnung abwählbar Optimierungen im Ausdruck der Lohnabrechnung Änderung der Feldbezeichnung»Beruf«in»Stelle« Neue Bankverbindung EW-Gala Mindestlohn in der Abfallwirtschaft Performanceverbesserung bei der Monatsberechnung LOHN Zusatzmodul Neue Formulare im Bescheinigungswesen 2.2. Arbeitsbescheinigung und Nebenverdienstbescheinigung 15 15

2 Seite 2 1. LOHN Basis Rechtliche Änderungen Beitrags- und Meldeverfahren bei Insolvenz des Arbeitgebers Die Abrechnung der Besonderheiten im Beitrags- und Meldeverfahren bei Insolvenz des Arbeitgebers ist in Agenda LOHN für Zeiträume ab 2017 möglich. Agenda LOHN erstellt tagesgenaue Beitragsnachweise zum Vortag der Insolvenz und ab dem Tag der Insolvenzeröffnung. Erfassen Sie den»tag der Insolvenz«und den»status der Arbeitnehmer«in den Mandanten-Programmdaten im neu geschaffenen Register»Insolvenz«:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register Insolvenz«Für Abrechnungszeiträume ab der Insolvenzeröffnung müssen weiterbeschäftigte und freigestellte Arbeitnehmer zwingend in separaten Mandanten abgerechnet werden. Die Mandantennummern der Folgemandanten erfassen Sie in den Mandanten-Programmdaten (Bild oben). Über zusätzliche Kalenderschlüssel werden die Meldungen 71 und 72 erstellt: Sachverhalt Kalenderschlüssel Erzeugte Meldung Freigestellte Arbeitnehmer (ab Insolvenzeröffnung oder später freigestellt) Austritt des bereits freigestellten Arbeitnehmers 71»Freistellung von der Beschäftigung bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens/ Abweisung mangels Masse«72»Abmeldung bei Insolvenz wegen Aufnahme einer SVpflichtigen Beschäftigung«Grund 71»Meldung des Vortages der Insolvenz/der Freistellung«Grund 72»Entgeltmeldung zum rechtlichen Ende der Beschäftigung«Hinweis Für freigestellte Arbeitnehmer, die über den Jahreswechsel»beschäftigt«sind, wird mit der Monatsberechnung Januar eine Meldung mit Grund 70»Jahresmeldung für freigestellte Beschäftigte«erstellt. Weitere Informationen: Nr Insolvenz des Arbeitgebers

3 Seite Stornierung von SV-Meldungen Für SV-Meldungen, die bei der Annahmestelle oder der Krankenkasse aufgrund eines Fehlers (z.b. totgelegte SV-Nummer) abgewiesen werden, darf keine Stornierung mehr erstellt werden. LOHN erkennt diesen Tatbestand automatisch. Sie erhalten zum entsprechenden Arbeitnehmer folgenden Hinweis auf der Auswertung»Hinweise zur Abrechnung«:»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Monatsordner Protokolle«Den Grund der Abweisung können Sie wie gewohnt im DEÜV-Protokoll nachvollziehen:»transfer DEÜV-Protokoll«

4 Seite Weiterentwicklungen Facelift Druckvorschau Die Druckvorschau hat eine optisch überarbeitete Oberfläche und wurde anwenderfreundlicher gestaltet (Symbole vergrößert, sowie Beschriftung ergänzt) Alte Jahre löschen»bearbeitung Alte Jahre löschen«über die Funktion»Alte Jahre löschen«können Daten gelöscht werden, die älter als fünf Jahre sind. Beim Löschen der alten Jahre werden folgende Daten bis einschließlich der Daten des gewählten Jahres unwiederbringlich entfernt: 1. Auswertungen 2. Alle berechneten Werte Optional: 3. Arbeitnehmer mit einem Austrittsdatum bis einschließlich der Daten des gewählten Jahres. Mit folgender Meldung werden Sie darauf hingewiesen:

5 Seite 5 Achtung 1. Lohn erstellt eine Datensicherung, bevor die Daten gelöscht werden. Brechen Sie diesen Vorgang keinesfalls ab! 2. Ein Aufheben des Monatsabschlusses in Zeiträume vor Ausführung der Funktion ist nur möglich, wenn Sie die unter 1. erstellte Datensicherung einlesen. Beispiel Sie löschen im aktuellen Lohnmonat April 2017 die Lohnjahre Um den Monatsabschluss März 2017 aufheben zu können, muss die unter»1.«erstellte Datensicherung eingelesen werden. 3. Wie in der Meldung vorbelegt, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich die Bereitstellung der Daten für ARCHIV. 4. Aufgrund der Einführung von»alte Jahre löschen«wurde das Löschen der Arbeitnehmer in der Auswahl der Personaldaten entfernt:»stammdaten PersonaldatenBearbeitung Arbeitnehmer löschen«die gelöschten Jahre und die gelöschten Arbeitnehmer, soweit aktiviert, werden getrennt voneinander protokolliert:»bearbeitung Protokoll gelöschter Jahre«Hinweis Die Funktion»Alte Jahre löschen«kann in BENUTZER gesperrt werden. Bitte beachten Sie dazu den Schnelleinstieg in der Anwendung BENUTZER. Nr. 0600»Schnelleinstieg BENUTZER«

6 Seite Erweiterung Normalpfändung Bu-»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Festbezüge chungsart: Normalpfändung«Die bisherige Komforterfassung für»pfändung 1 bis 3«ist in die neue Erfassungslogik mit der Buchungsart»Normalpfändung«integriert. Bereits angelegte Pfändungen werden automatisch in die neue Erfassungslogik übernommen. Erweiterte Funktionen 1. Zwei Nachkommastellen für die Erfassung der Unterhaltsberechtigten. 2. Auswahl zur Ermittlung des Pfändungsnettos (Bruttomethode oder Nettomethode) direkt in der Komforterfassung (bisher in den»personaldaten Register: Sonstiges«) 3. Erweiterung von drei auf fünf Pfändungen 4. Erfassung des Zustelldatums mit automatischer Ermittlung der Priorität und deren Anzeige Weitere Informationen: Nr. 1615»Pfändung«

7 Seite GoBD Protokollierung von Stammdatenänderungen»Auswertungen GoBD-Protokolle Stammdaten«Änderungen bzw. Löschungen von folgenden Stammdaten werden gemäß GoBD protokolliert: Personaldaten Mandanten-Programmdaten Mandanten Krankenkassen Lohnarten Kostenstellen Kostenträger Die Nachvollziehbarkeit von Änderungen ist somit für einen sachverständigen Dritten in angemessener Zeit gewährleistet. Weitere Informationen: Nr. 1702»GoBD in Agenda LOHN« Automatische Grundlohnermittlung bei Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen Bei der Ermittlung der steuer- und SV-pflichtigen Anteile von Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen hat LOHN bisher als Grundlohn den Stundenfaktor in der abgerechneten Lohnart verwendet. Die automatische Grundlohnermittlung in LOHN aktivieren Sie in den Personaldaten folgendermaßen:»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer wählen Register: Sonstiges Bereich: SFN- Zuschläge«Wählen Sie im Feld»Ermittlung Basisgrundlohn«die von Ihnen gewünschte Ermittlungsmethode:»Stundenlohn«mit Erfassung des Faktors»Abgerechnete Lohnarten mit Anwesenheitsstd./Bez. Std. nicht geleistet«

8 Seite 8 Steuerung in den Lohnarten»Stammdaten Lohnarten Bereich: SFN-Zuschläge«Feld: Steuer-/SV-frei 3b EStG Hier wird definiert, wie hoch der steuerfreie SFN-Zuschlag gemäß 3b EStG ist. Optional stehen Ihnen zur Verfügung: Nacht 1 (20:00 6:00 Uhr) 25% Nacht 2 (0:00 4:00 Uhr) 40% Sonntag 50% Feiertag 1 (Gesetzliche Feiertage; ab 14:00 Uhr) 125% Feiertag 2 (01.05.; ab 14:00 Uhr; ; ) 150% Feld: Grundlohnermittlung Für die laufenden Bezüge definieren Sie in der Lohnart, wie diese zur Grundlohnermittlung herangezogen werden. Optional stehen Ihnen zur Verfügung: Basisgrundlohn (z.b. Stundenlohn, Gehalt, ) Grundlohnzusatz (z.b. VWL, Dienstwagen 1%) Alle von Agenda ausgelieferten Lohnarten sind in vorgenannten beiden Feldern bereits voreingestellt. Individuelle Lohnarten müssen von Ihnen entsprechend definiert werden.

9 Seite 9 Ermittlung Grundlohn Basisgrundlohn + Grundlohnzusatz Grundlohn Ermittlung Grundlohn bei Basisgrundlohnermittlung»Stundenlohn«(Einstellung in den Personaldaten) Basisgrundlohn: Wochenarbeitszeit x 4,35 Wochen x Stundenlohn Herkunft Wochenarbeitszeit:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Arbeitszeit Bereich: Arbeitszeiten Feld: h/woche«herkunft Stundenlohn:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Sonstiges Bereich: SFN-Zuschläge Feld: Faktor«Grundlohnzusatz: Alle abgerechneten Lohnarten, die im Feld»Grundlohnermittlung«mit»Grundlohnzusatz«geschlüsselt sind. Grundlohn/h: (Basisgrundlohn + Grundlohnzusatz) : (Wochenarbeitszeit x 4,35 Wochen) Ermittlung Grundlohn bei Basisgrundlohnermittlung»Abgerechnete Lohnarten mit Anwesenheitsstd./Bez. Std. nicht geleistet«(einstellung in den Personaldaten) Basisgrundlohn: Alle abgerechneten Lohnarten, die im Feld»Grundlohnermittlung«mit»Basisgrundlohn«geschlüsselt sind. Grundlohnzusatz: Alle abgerechneten Lohnarten, die im Feld»Grundlohnermittlung«mit»Grundlohnzusatz«geschlüsselt sind. Grundlohn/h: Basisgrundlohn + Grundlohnzusatz Stunden abgerechneter Lohnarten mit Mengenbezeichnung»Anwesenheitsstunden«und»Bezahlte Stunden (nicht geleistet)«

10 Seite 10 Der ermittelte Grundlohn/h wird auf der»abrechnung der Brutto-Netto-Bezüge«ausgewiesen:»Auswertungen Allgemeine Auswertungen Monat wählen Abrechnungen Brutto-Netto«Weitere Informationen: Nr. 1708»Sonn-, Feiertags- und Nachtarbeit« Erweiterte Filterlogik bei»zahlungen bereitstellentransfer Zahlungen bereitstellen«unter»zahlungen bereitstellen«können Sie mit der Selektion»Vorperioden«im Feld»Suche nach«einzelne Monate selektieren. Diese so gewählten Perioden lassen sich gesondert löschen oder an ZAHLUNG übergeben.

11 Seite Kost im Listendesigner der Personaldaten wieder auswertbar»stammdaten PersonaldatenDatei Listendesigner«Der Listendesigner erkennt automatisch, wie viele Kostenträger bzw. Kostenstellen Sie angelegt haben. Sie erhalten automatisch einen Vorschlag zur Auswertung mit den entsprechenden Spalten für die Bezeichnung und den Prozentanteil Ermittlung der KV/PV-Beiträge bei freiwillig Versicherten ohne AG-Zuschuss Die Gesamtbeiträge KV/PV bei freiwillig Versicherten, die keinen steuer-/sv-freien Arbeitgeber-Zuschuss erhalten, wurden bisher grundsätzlich nach der Beitragsbemessungsgrenze KV/PV berechnet. Optional haben Sie jetzt die Möglichkeit, die Beiträge nach dem Entgelt ermitteln zu lassen.»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer wählen Register: SV Bereich: Freiwillige KV/PV«

12 Seite Excel-Ausgabe der FIBU-Buchungsliste über den»assistenten zur Datenbereitstellung«Im»Assistent zur Datenbereitstellung«kann die Buchungsliste jetzt auch im Excel-Format ausgegeben werden. Der vorgeschlagene Standard-Speicherpfad kann beliebig geändert werden und bleibt gespeichert.»transfer Assistent zur Datenbereitstellung Bereich: FIBU«

13 Seite Druck von Personalnummer und Fehlzeiten auf der Lohnabrechnung abwählbar Der Druck der Personalnummer im Sichtfenster des Briefkuverts und die Fehlzeiten können in den Druckoptionen abgewählt werden.»auswertungen Allgemeine Auswertungen Lohn-Mandanten-Druckoptionen/Lohn-Druckoptionen Register: Besonderheiten« Optimierungen im Ausdruck der Lohnabrechnung Der gesamte Andruck der Lohnabrechnung ist aus optischen Gründen um etwa 2 mm nach unten verschoben. Der Druck der Anschrift des Arbeitnehmers erfolgt in der Schriftart Arial. Somit können Sie im erstellten PDF wieder nach dem Namen des Arbeitnehmers suchen.

14 Seite Änderung der Feldbezeichnung»Beruf«in»Stelle«Die Bezeichnung des Feldes»Beruf«wurde geändert in»stelle«. Mit der Einführung der Anwendung Personalmanagement wurde diese Bezeichnung angepasst.»stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register Firma Bereich Arbeitsplatz« Neue Bankverbindung EW-Gala Für Überweisungen an die EW-Gala gilt ab sofort folgende neue Bankverbindung: VR-Bank Rhein-Sieg e.g. IBAN: DE BIC: GENODED1RST Die Bankverbindung wurde in die Sozialkassen eingepflegt und wird automatisch zur Erstellung der Zahlungen im Rahmen der Monatsberechnung herangezogen.»stammdaten Baulohn Sozialkassen Einzugsstelle Garten- und Landschaftsbau« Mindestlohn in der Abfallwirtschaft Die Tarifvereinbarung zum Mindestlohn in der Abfallwirtschaft über 9,10 ist zum ausgelaufen. Da die Tarifparteien derzeit keinen neuen Abschluss vereinbart haben, fällt der Mindestlohn in der Abfallwirtschaft rückwirkend ab dem von 9,10 auf 8,84 zurück Performanceverbesserung bei der Monatsberechnung Die Performance bei der Monatsberechnung ist um bis zu 25% verbessert.

15 Seite LOHN Zusatzmodul 2.1. Neue Formulare im Bescheinigungswesen Aufgrund der Neuregelung zur Flexirente wurde folgendes Formular neu in das Bescheinigungswesen integriert: Erklärung zum Verzicht auf die RV-Freiheit bei Rentnern Für das Steuerjahr 2017 wurde folgendes Formular in das Bescheinigungswesen integriert: Antrag auf beschränkt einkommensteuerpflichtige Arbeitnehmer 2017 Folgende Formulare wurden aktualisiert: Versicherungsrechtliche Beurteilung von kurzfristig Beschäftigten Antrag auf Insolvenzgeld Einkommensbescheinigung mit Merkblatt zum ALG II Einkommenserklärung mit Merkblatt zum ALG II Fragebogen für geringf. und kurzfr. Beschäftigte 2.2. Arbeitsbescheinigung und Nebenverdienstbescheinigung Durch die Einführung von BEA wurden die manuellen Formulare für die Arbeitsbescheinigung und die Nebenverdienstbescheinigung entfernt. Arbeitsbescheinigungen erstellen Sie komfortabel mit dem BEA-Assistenten:»Auswertungen Bescheinigungswesen BEA-Bescheinigungen«Die automatische Erstellung der Nebenverdienstbescheinigung aktivieren Sie in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten Arbeitnehmer öffnen Register: Meldedialog«Wir empfehlen Ihnen die Teilnahme am Online-Seminar»BEA Bescheinigungen elektronisch annehmen«. Im Seminar erhalten Sie Informationen zur Funktionalität des BEA-Assistenten. Insbesondere zeigen wir Ihnen, wie Sie die automatische Erstellung der Nebenverdienstbescheinigung am effektivsten aktivieren. Zur Seminarübersicht gelangen Sie aus jeder Anwendung heraus über den Menüpunkt»Hilfe Online-Seminare«.