Mahnwesen. Inhaltsverzeichnis. 1. Ziel. 2. Vorgehensweisen. 3. Details. 4. Wichtige Informationen Mahnwesen einrichten Mahnungen erstellen

Transkript

1 Mahnwesen Bereich: FIBU - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2. Vorgehensweisen 2.1. Mahnwesen einrichten 2.2. Mahnungen erstellen 2.3. Mahnlauf wiederholen 2.4. Kontoauszüge erstellen 3. Details 3.1. Automatische Verbuchung von Mahngebühren und Verzugszinsen 3.2. Mahnstufe, Druckkennzeichen und Druckdatum 3.3. Mahnungen/Kontoauszüge individuell anpassen 3.4. Mahnsperre 3.5. Reorganisation der offenen Posten 3.6. Historie und Informationen zum Mahndruck 3.7. Mahnungen wiederholen 3.8. Mahnliste 4. Wichtige Informationen

2 Seite 2 1. Ziel Das Info beschreibt, wie Sie das Mahnwesen einrichten und Mahnungen erzeugen. Frühest möglichstes Datum für das Erstellen einer Mahnung Erste Mahnung Buchungsdatum + Fälligkeitstage (Zahlungsbedingung) = Fälligkeitsdatum Fälligkeitsdatum + Mahnfrist 1 Zweite Mahnung Druckdatum der 1. Mahnung + Mahnfrist 2 Dritte Mahnung Druckdatum der 2. Mahnung + Mahnfrist Vorgehensweisen Mahnwesen einrichten Um das Mahnwesen nutzen zu können, muss Folgendes erfüllt sein: 1. Es muss mit offenen Posten gebucht werden. 2. Die Angaben zum Fälligkeitsdatum (Zahlungsbedingungen) müssen festgelegt sein. 3. Die Mahnfristen müssen hinterlegt sein Mit offenen Posten buchen Für eine sinnvolle Verwendung des OPOS-Moduls muss immer mit eindeutigen Belegnummern gebucht werden. Das heißt: Zahlung und Rechnung müssen die gleiche Belegnummer bekommen. Gutschriften und Anzahlungen müssen die gleiche Belegnummer wie die Rechnung haben, der sie angehören, damit sie z. B. beim Mahnlauf entsprechend berücksichtigt werden. Neue Rechnungen werden mit einer neuen Belegnummer gebucht, da ein Belegsaldo gebildet und entsprechend ausgewertet wird. Alle Informationen zur Einrichtung und zum Buchen mit offenen Posten finden Sie in den Infos: Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen

3 Seite Angaben zum Fälligkeitsdatum festlegen Die Angaben zum Fälligkeitsdatum (Zahlungsbedingungen) müssen festgelegt sein. Das Fälligkeitsdatum errechnet sich wie folgt: Buchungsdatum + Fälligkeitstage (Zahlungsbedingung) = Fälligkeitsdatum 1. Zahlungsbedingung anlegen Die Zahlungsbedingung wird angelegt über:»stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Zahlungsbedingungen«. Falls gewünscht können Sie die Zahlungsbedingung als Vorbelegung für Debitoren speichern, die neu angelegt werden: Die Vorbelegung ist gespeichert unter:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: OPOS Vorbelegung für neue Debitoren«. 2. Fälligkeiten in Debitoren übernehmen Wurde die Fälligkeit (Zahlungsbedingung) hinterlegt und als neue Vorbelegung für neue Debitoren übergeben, wird diese Fälligkeit nur in denjenigen Debitoren gespeichert, die danach neu angelegt werden. Vorher angelegte Debitoren haben noch keine Fälligkeit (Zahlungsbedingung). Überprüfen Sie deshalb die Zahlungsbedingung:»Stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Debitoren-Erfassung Register: OP-Daten«. Sie können auch eine Fälligkeit in den Stammdaten des Debitoren (Register:»OP-Daten«) hinterlegen, die von der in den Mandanten-Programmdaten definierten Fälligkeit abweicht. Die Fälligkeit (Zahlungsbedingung) können Sie für mehrere Debitoren in einem Schritt über die Reorganisation der offenen Posten eintragen. Hinweis Wird die Fälligkeit nachträglich geändert, ist zur Eintragung der neuen Fälligkeit in den OP- Konten eine neue Verarbeitung notwendig:»bearbeitung OP-Buchungen initialisieren Option: Fälligkeiten neu berechnen«.

4 Seite Mahnfristen hinterlegen Vervollständigen Sie die Angaben:»Stammdaten Mandanten-Programmdaten«: 1. Fristen für das Erstellen von Mahnungen (Register: Mahnwesen) 2. Vorbelegung für neue Debitoren (Register: OPOS) 3. Angaben zum Mahndruck/Kontoauszugsdruck (Register: Mahnwesen) 4. Mahnvorlagen (Register:»Mahnwesen«) Fristen für das Erstellen von Mahnungen (Register: Mahnwesen) Hinweis Mahnfristen erfassen Sie je Stufe zwingend aufsteigend. Thema Mahnfrist 1 in Tagen Beschreibung Die Mahnfrist 1 bezieht sich auf das Fälligkeitsdatum. Fälligkeitsdatum Mahnfrist 1 Mahndatum Mahnfrist 2 in Tagen Die Mahnfrist 2 bezieht sich auf das Druckdatum der ersten Mahnung. Sie legen fest, wie viele Tage zwischen der ersten und der zweiten Mahnung liegen. Druckdatum Mahnfrist 2 Mahndatum Mahnfrist 3 in Tagen Die Mahnfrist 3 bezieht sich auf das Druckdatum der zweiten Mahnung. Sie legen fest, wie viele Tage zwischen der zweiten und der dritten Mahnung liegen. Druckdatum Mahnfrist 3 Mahndatum Letzte Frist in Tagen Die letzte Frist bezieht sich auf das Druckdatum der dritten Mahnung. Sie legen fest, wie viele Tage zwischen der dritten und der letzten Mahnung liegen. Druckdatum Mahnfrist 4 Mahndatum Mahngebühr Verzugszinsen in % Der erfasste Betrag wird der jeweiligen Mahnung aufgeschlagen. Sollen Verzugszinsen auf der Mahnung ausgewiesen werden, erfassen Sie den gewünschten Prozentsatz.

5 Seite Vorbelegung für neue Debitoren (Register: OPOS) Thema Kontoauszug Mahnschlüssel Mahnungen in der Sprache Mahnlimit in Euro Mahnlimit prüfen auf Beschreibung Über den Kontoauszugsschlüssel steuern Sie, welche Positionen im Kontoauszug enthalten sind. Über den Mahnschlüssel steuern Sie, welche Mahnungen gedruckt werden. Es stehen standardmäßig diese Sprachen zur Verfügung: Deutsch (D) Englisch (E) Französisch (F) Spanisch (S) Ist der Rechnungsbetrag kleiner als das angegebene Mahnlimit, wird der Betrag nicht angemahnt. Wählen Sie, ob die Prüfung auf das Mahnlimit auf Ebene der Belegnummer oder auf Ebene der kompletten Mahnung erfolgen soll Angaben zum Mahndruck/Kontoauszugsdruck (Register: Mahnwesen) Thema Bitte zahlen Sie den Gesamtbetrag innerhalb der nächsten X Tage auf unser Konto der Hausbank Beschreibung Anzahl der Tage, in denen die Überweisung der offenen Posten zu erfolgen hat. Bankverbindung, auf die die Zahlungen erfolgen sollen. Buchungstext auf der Mahnung/dem Kontoauszug drucken Bei aktivierter Option wird der Buchungstext auf der Mahnung bzw. auf dem Kontoauszug gedruckt Mahnvorlagen (Register:»Mahnwesen«) Thema 1. bis 4. Mahnung Kontoauszug Beschreibung Sie können Agenda-Standardvorlagen oder eine mandantenabhängige Vorlage mit eigenem Logo und Text verwenden.

6 Seite Mahnungen erstellen Mahnungen erstellen»auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Mahnungen/Kontoauszüge Register: Mahnungen«. Thema Stichtag Selektion nach Mahnlauf Gutschriften/Zahlungseingänge anderer Belegnummern berücksichtigen Ansicht aktualisieren Beschreibung Stichtag, bis zu dem die mahnfälligen Positionen in der Mahnung berücksichtigt werden sollen. Vorgegeben wird das aktuelle Tagesdatum. Kriterium, nach dem selektiert werden soll. Den Mahnlauf können Sie entweder für die jeweilige oder für alle Mahnstufen starten. Wählen Sie diese Option, wenn Gutschriften oder Zahlungseingänge auf der Mahnung berücksichtigt werden sollen, deren Belegnummer nicht mit einer mahnfälligen Position übereinstimmt. Die mahnfälligen Positionen werden entsprechend der gewählten Einstellungen ermittelt und im Tabellenbereich angezeigt.

7 Seite Ansicht Mahnliste Die mahnfälligen Positionen werden direkt unter den Selektionskriterien angezeigt. So sind die mahnfälligen Positionen auf einen Blick ersichtlich. Thema Beschreibung Löschen einzelner Positionen: Die gelöschten Positionen werden im aktuellen Mahnlauf nicht berücksichtigt, aber beim nächsten wieder vorgeschlagen, sofern die Positionen zwischenzeitlich nicht ausgeglichen wurden. Über drucken Sie die Mahnliste. Öffnet das OP-Konto der markierten Position. öffnen Sie in der Gruppierung der Mahnliste die Unterbäu- Über me. Über schließen Sie in der Gruppierung der Mahnliste die Unterbäume. Selektionsergebnis <Drucken> Das Selektionsergebnis wird gespeichert. Beim erneutem Öffnen der Funktion»Mahnungen/Kontoauszüge«werden die zuletzt selektierten Positionen wieder angezeigt. In der Symbolleiste werden die Informationen zur gespeicherten Selektion angezeigt. Klicken Sie auf <Ansicht aktualisieren> wird die gespeicherte Selektion verworfen und durch die neue ersetzt. Über <Drucken> drucken Sie die Mahnung oder übergeben sie an Auswertungen Online. <Als PDF-Dokument speichern> Über <Als PDF-Dokument speichern> speichern Sie die Mahnung als PDF-Dokument oder übergeben Sie an Auswertungen Online. <Als Word-Dokument speichern> Über <Als Word-Dokument speichern> speichern Sie die Mahnung als Word-Dokument oder übergeben Sie an Auswertungen Online. Hinweis Über die Schaltflächen <Drucken> und <Speichern> öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie die Mahnung zuvor in der Seitenansicht prüfen können.

8 Seite Mahnungen drucken Auf der Mahnung wird angegeben, innerhalb welcher Frist der fällige Betrag beglichen werden muss. Hinweis Beim Druck der Mahnung können Sie dieses Datum über das Feld»Datum Ende der Zahlungsfrist«beeinflussen. Über öffnen Sie die Mahnung in der Seitenvorschau. Das erfasste Datum wird auf der Mahnung gedruckt: Druckkennzeichen Nach dem Drucken oder Speichern der Mahnungen erfolgt die Abfrage, ob die Mahnstufe in die Rechnungspositionen eingetragen werden soll. Damit wird das Druckkennzeichen hochgesetzt. Nur wenn die Abfrage bejaht wird, werden die Positionen als gemahnt gekennzeichnet und beim nächsten Mahnlauf nicht mehr vorgeschlagen.

9 Seite Mahnlauf wiederholen»auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Mahnungen/Kontoauszüge Register: Mahnlauf wiederholen«. Thema Mahnlauf vom Ansicht aktualisieren Beschreibung Mahnlauf, der wiederholt werden soll. Datum, an dem die Mahnungen ursprünglich erstellt bzw. durchgeführt wurden. Die mahnfälligen Positionen werden entsprechend der gewählten Einstellungen ermittelt und im Tabellenbereich angezeigt. Siehe: Mahnungen wiederholen.

10 Seite Kontoauszüge erstellen»auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Mahnungen/Kontoauszüge Register: Kontoauszüge«. Thema Stichtag Selektion nach Mahnstufe Ansicht aktualisieren Beschreibung Stichtag, bis zu dem die Positionen im Kontoauszug berücksichtigt werden sollen. Vorgegeben wird das aktuelle Tagesdatum. Wählen Sie, nach welchem Kriterium selektiert werden soll. Die Kontoauszüge können entweder für die jeweilige oder für alle Mahnstufen gestartet werden. Die mahnfälligen Positionen werden entsprechend der gewählten Einstellungen ermittelt und im Tabellenbereich angezeigt. Hinweis In den Debitoren-Stammdaten stellen Sie ein, welche Posten auf dem Kontoauszug ausgewiesen werden:»stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Debitoren- Erfassung«.

11 Seite Details Automatische Verbuchung von Mahngebühren und Verzugszinsen Buchungen für Mahngebühren und Verzugszinsen können beim Druck von Mahnungen automatisch erstellt werden:»stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Mahnwesen«. Thema Mahngebühr automatisch buchen Konto für Mahngebühr Mahngebühr nicht mahnen Verzugszins automatisch buchen Konto für Verzugszins Verzugszins nicht mahnen Beschreibung Aktiviert die Funktion. Erfassen Sie das Konto, auf das die Mahngebühren gebucht werden. Aktivieren Sie die Option, wenn Sie die Mahngebühren nicht mahnen möchten (Mahnsperre). Aktiviert die Funktion. Erfassen Sie das Konto, auf das die Verzugszinsen gebucht werden. Aktivieren Sie die Option, wenn Sie die Verzugszinsen nicht mahnen möchten (Mahnsperre). Beispiel: Nach dem Druck der Mahnungen erhalten Sie folgende Abfrage: Mit Klick <Buchen> erzeugen Sie die Buchungen bzgl. der Mahngebühren und der Verzugszinsen in der gewählten Abrechnungsnummer und im entsprechenden Buchungskreis.

12 Seite Mahnstufe, Druckkennzeichen und Druckdatum Drei Kriterien sind bei einem offenen Posten mit Blick auf das Mahnwesen ausschlaggebend: Mahnstufe Druckkennzeichen Druckdatum Vorgehensweise 1.»Auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr OP-Konto«. 2. Betroffene Position markieren und Taste <H> drücken. Alternative:»Bearbeiten Mahnkennzeichen ändern«. 3. Mahnstufen und Mahndatum sind individuell pro Rechnung einzusehen und anzupassen. Thema Mahnstufe Druckkennzeichen (= Mahnung gedruckt) Druckdatum Beschreibung Die Mahnstufe ergibt sich aus dem Fälligkeitsdatum plus der Mahnfrist. Die Mahnstufe wird automatisch aufgrund der in den Stammdaten hinterlegten Angaben ermittelt. Rechnungen können mit einer entsprechenden Kennung versehen werden, die an ein Inkassobüro (I) oder an eine Rechtsanwaltskanzlei (R) übergeben wurden. Die Rechnungen werden daraufhin im OP-Konto in der Spalte»Mahnstufe«mit den Kennungen I bzw. R dargestellt und nicht mehr gemahnt. Gleiches gilt für Rechnungen mit der Kennung 9 (=»Mahnsperre (ohne Grund)«). Hier ist ersichtlich, welche Mahnung für die gewählte Position zuletzt gedruckt wurde. Wird beim Drucken der Mahnung die Abfrage»Soll die Mahnstufe in die Rechnungsposition eingetragen werden?«mit <Ja> bestätigt, wird das Druckkennzeichen hochgesetzt (z. B. von»mahnung 1«auf»Mahnung 2«.) Das Druckdatum entspricht dem Mahndatum (Feld»M-Datum«im OP-Konto). Das Druckdatum gibt an, wann eine Mahnung gedruckt wurde. Das Druckdatum ist für die Ermittlung der weiteren Mahnfristen erforderlich. Es kann manuell angepasst werden.

13 Seite Mahnungen/Kontoauszüge individuell anpassen Nach dem Einrichten der Stammdaten können Sie Mahnungen und Kontoauszüge mit standardmäßig hinterlegten oder individuell angelegten Texten erstellen Mahntexte verwalten Vorgehensweise 1.»Stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Mahntexte verwalten«. 2. Bereits vorbelegte Mahntexte in folgenden Sprachen bearbeiten: Deutsch (D) Englisch (E) Französisch (F) Spanisch (S)

14 Seite Individuelle Sprache für Mahntexte anlegen Vorgehensweise 1.»Stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Mahntexte verwalten«. 2. Neue individuelle Sprache im Feld»Sprache«erfassen (z. B. I für Italienisch). 3. Meldung mit <Ja> bestätigen: 4. Mahntexte in gewünschter Sprache für die einzelnen Mahnstufen/Kontoauszüge erfassen und.

15 Seite Individuelle Mahnvorlagen erstellen Vorgehensweise 1.»Stammdaten Mandanten-Programmdaten Register: Mahnwesen«. 2. Option <Individuelle Mahnvorlage verwenden> aktivieren. 3. Schaltfläche <Vorlage 1 bearbeiten>. Individueller Kontoauszug Einen individueller Kontoauszug erstellen Sie über die Schaltfläche <Vorlage Kontoauszug>. Die Standard-Mahnvorlage mit dem Platzhalterassistenten wird geöffnet. Sie können die Mahntexte und das Layout der Standard-Mahnvorlagen verändern (z. B. um ein eigenes Logo einzufügen).

16 Seite 16 Weitere Angaben ergänzen Sie über den Platzhalterassistenten: Im Platzhalterassistenten befinden sich alle Platzhalter für die vorhandenen Stammdaten aus den Mandanten-Adressdaten, Mandanten-Programmdaten, Debitoren-Stammdaten, Mahnfeldern und individuellen Feldern. Die Platzhalter fügen Sie mit Doppelklick oder über die Schaltfläche <Platzhalter einfügen> ein. Achtung Diese Platzhalter dürfen in einer individuellen Vorlage nicht gelöscht werden: <<TA>> Übertrag <<TSÜ>> <<TP>> Diese Platzhalter sind in der Vorlage für Mahnungen sowie Kontoauszüge enthalten: Mahnvorlage nach Ihren Wünschen abändern und speichern:»datei Speichern«. Über die Schaltfläche <Vorschau> kontrollieren Sie, wie die Mahnung im tatsächlichen Druck aussieht. Beachten Sie, dass für die Erstellung der Vorschau mindestens ein Debitor angelegt sein muss. Möchten Sie die individuelle Vorlage löschen, klicken Sie auf Standardvorlage verwendet.. Anschließend wieder die Agenda- Hinweis Als Vorlagenhilfe können Sie auch Platzhalter aus Word nutzen. Häufige Beispiele für solche Platzhalter sind das Datum und die Uhrzeit.

17 Seite Mahnsperre Sie können eine Mahnsperre je Buchung in der Buchungserfassung setzen, indem Sie die Ziffer 9 als Kennung im Feld»Beleg2«erfassen. Infos zur Mahnstufe erhalten Sie in der Buchungserfassung über die Zusatzfelder»Darstellung Zusatzfelder Zusatzfelder anzeigen« Reorganisation der offenen Posten Sie reorganisieren verschiedene Felder über»stammdaten Offene-Posten/Mahnwesen Debitoren-Erfassung«. Beispiel: Es soll der Mahnschlüssel bei einigen Debitoren geändert werden. Von: 3»Nur 1. und 2. Mahnung wird gedruckt«auf: 7»1., 2. und 3. Mahnung werden gedruckt«vorgehensweise 1. Debitoren markieren, bei denen der Mahnschlüssel geändert werden soll. 2.»Bearbeiten Reorganisieren«. 3. Optionspunkt <Mahnschlüssel> aktivieren. 4. Felder»Alter/Neuer Inhalt«erfassen. 5. Schaltfläche <Starten>.

18 Seite Historie und Informationen zum Mahndruck Im OP-Konto:»Bearbeiten Mahnkennzeichen ändern«buchung markieren: Taste <H> Historie des Mahndrucks Für jeden offenen Posten wird gespeichert, wann welche Mahnung gedruckt wurde. Die Information ist im Fenster»Mahnkennung«ersichtlich. Weitere Informationen zur Mahnung Im Fenster»Mahnkennung«wird angezeigt: welche Mahnung als nächstes gedruckt wird und wann die Mahnung fällig ist. Somit sehen Sie auf einen Blick, wann die nächste Mahnung für einen offenen Posten gedruckt werden kann.

19 Seite Mahnungen wiederholen Durch die Historie des Mahndrucks kann nicht nur der letzte Mahnlauf, sondern vielmehr jeder Mahnlauf wiederholt werden. Beispiel: Die folgenden Mahnungen wurden bereits gedruckt. Sie möchten die zweite Mahnung vom noch einmal drucken. Vorgehensweise 1.»Auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Mahnungen/Kontoauszüge«. 2. Ins Register»Mahnlauf wiederholen«wechseln. 3. Mahnlauf <2. Mahnung> wählen. 4. Datum erfassen. 5. <Ansicht aktualisieren>.

20 Seite Mahnliste»Auswertungen Offene-Posten/Zahlungsverkehr Mahnungen/Kontoauszüge«. Die Mahnliste können Sie im Bereich»Ansicht Mahnliste«über ausgeben. Die Mahnliste führt alle mahnfälligen Positionen getrennt nach Personenkonten auf. Spalte Art Bemerkung Bedeutung Information, um welchen Geschäftsvorfall es sich handelt: RA = Rechnungsausgang ZE = Zahlungseingang RL = Rücklastschrift GU = Gutschrift Sie können handschriftliche Bemerkungen vornehmen, wenn die Mahnliste vor dem Druck z. B. von der Buchhaltung oder anderer Abteilung freigegeben werden muss. 4. Wichtige Informationen Nr Zahlungsverkehr Nr Zusatzmodul OPOS: Stammdaten Nr Zusatzmodul OPOS: Buchen Nr Schnelleinstieg Bank Online