andromeda easy www.andromeda-software.at effiziente Immobilienverwaltung andromeda Innovation Software Systems Effiziente Immobilienverwaltung www.andromeda-software.at
Effiziente Immobilienverwaltung andromeda easy ist eine Branchen-Lösung, die Ihnen die tägliche Arbeit mit der Verwaltung Ihren Immobilien erleichtert und Routinearbeiten reduziert. Mit der andromeda Immobilienverwaltung können Sie alle Arten von Objekten nach dem MRG, dem WEG oder dem WGG rasch und einfach abrechnen und verwalten. Selbst die komplizierteste Mischhausabrechnung kann mit wenigen Arbeitsschritten exakt erstellt werden. Sämtliche erforderlichen Abrechnungen für den Mieter, den Wohnungseigentümer und den Hauseigentümer sind frei gestaltbar und einfach durchführbar. andromeda easy ist in über 10 Jahren zum Klassiker der Immobilienverwaltung gereift und wird durch unser Team laufend an geänderte gesetzliche Rahmenbedingungen angepasst. easy easy easy easy ist es, die Immobilienverwaltung von andromeda zu bedienen! andromeda easy wurde in enger Zusammenarbeit von Spezialisten aus der Immobilienverwaltung mit EDV-Experten unter Verwendung modernster Softwaretechnologien entwickelt. Dadurch ergibt sich für Sie als Anwender der Vorteil der einfachen Bedienung sowie ein harmonisches Zusammenspiel mit Standardprogrammen wie Microsoft Word und Outlook. ist es, den Überblick zu bewahren Das ganze Jahr hindurch achtet andromeda easy darauf, dass Sie Ihre Termine einhalten, Ihre Zahlungen pünktlich erledigen und Ihre Einnahmen regelmäßig bekommen. Sie sparen sich Zeit und behalten den Überblick. ist es, den Buchungsaufwand zu minimieren! Egal ob per Bankeinzug, codiertem Zahlschein oder Dauerauftrag bezahlt wird, alle drei dieser Zahlungsarten werden automatisch verbucht. Ihre Überweisungen können automatisch verarbeitet und an die Bank weitergeleitet werden. andromeda easy kontrolliert für Sie, wann welche Zahlungen fällig werden und managt so Ihren Zahlungsverkehr. ist es, die Software mitwachsen zu lassen. Durch den modularen Aufbau der Branchenlösung kann gewährleistet werden, dass Sie nur die Module kaufen, die Sie auch tatsächlich einsetzen wollen. Ein Aufrüsten der Software wie eine Lizenzerweiterung zur Verwaltung von Objekten oder das Hinzufügen eines neuen Zusatzpaketes wie die automatisierte Bereitstellung aller relevanten Auswertungen als PDF für Ihre Eigentümer im Internet ist innerhalb von Minuten möglich. andromeda easy ist ein efficient administration system, das Ihnen Arbeit abnimmt und Ihren Büroablauf optimiert. www.andromeda-software.at 2
Leistungsmerkmale leichte Bedienbarkeit durch den logischen Aufbau der einzelnen Module höchste Flexibilität durch Gestaltbarkeit aller Ausdrucke und freie Wahl aller Voreinstellungen Verwaltung nach MRG, WEG und WGG; problemlose Verwaltung von Mischhäusern pro Wohnanlage sind beliebig viele Hauseigentümer und Verteilerschlüssel möglich Budgetierung der Betriebskosten für das nächste Jahr mit Druck der Vorschreibungen, Wirtschaftspläne und der Zahlscheine volle Berücksichtigung des UStG 1994: 10% oder 20% Ust. bzw. Brutto für Netto Verrechnung pro Objekteinheit möglich alle Arten der Indexwertsicherung, Richtwert- und Kategoriezins, EVB-Berechnung alle Abrechnungen nach ÖNORM wahlweise Berücksichtigung der Vormieter bzw. Voreigentümer Heizkosten- und Warmwasserabrechnung nach dem Heiz-KG 1992; Strom- und Kaltwasserabrechnung mit variablen Anteilen Reparaturfondabrechnung in mehreren Varianten Eigentümerauswertungen und ESt-Beiblatt Umsatzsteuervoranmeldung für Objekte und Eigentümer (auch gesammelt) Protokolle für alle Stammdatenänderungen, Abrechnungen, Benachrichtigungen automatisches Mahnwesen automatischer Zahlungsverkehr durch Datenträgeraustausch mit der Bank oder Telebanking Fristenkontrollen und statistische Auswertungen automatisierte Bereitstellung der Auswertungen als PDF-Dateien im Internet Detailbeschreibung Um zu gewährleisten, dass Sie wichtige Informationen immer schnell abrufen können haben wir uns für eine Baumstruktur gegliedert nach Objekten, Personen und Stammdaten wie z.b. Vertragspartner oder Sachkonten entschieden. Das Erscheinungsbild der Bäume können Sie zu einem gewissen Maße mitgestalten. Sie können Gruppierungen einführen (bei Objekten nach Miet, Eigentum und gemischten Objekten) und sich für Sortierungen entscheiden. So können Sie über den Baum der Objekte, in dem Sie die Tops und Bestandnehmer sehen, sofort mit einem Klick den Vertrag eines bestimmten Mieters aufrufen. Den selben Vertrag erreichen Sie auch über den Personenbaum und den Namen des Mieters. Die Grundlage für den erfolgreichen Einsatz von andromeda easy ist das korrekte Erfassen der Stammdaten, insbesondere der Objekte mit ihren Einheiten, Mietern und Wohnungseigentümern. Haben Sie diese Arbeit einmal erledigt, geht alles weitere sehr rasch und vieles automatisch. Der weitere Ablauf ist Ihrem täglichen bzw. jährlichen Arbeitskreislauf angepasst. Sie budgetieren das Objekt, erstellen die Zinsliste, drucken die daraus automatisch erstellten Vorschreibungen und eventuell Wirtschaftspläne und buchen Zahlungsaus- und -eingänge, sofern diese nicht automatisch via Telebanking verbucht werden. Am Ende der Abrechnungsperiode drucken Sie dann die sich daraus ergebende Betriebskostenabrechnung, die Eigentümerabrechnung sowie alle sonstigen Statistiken und Auswertungen. Das ganze Jahr hindurch achtet andromeda easy darauf, dass Sie Ihre Termine einhalten, Ihre Zahlungen pünktlich erledigen und Ihre Einnahmen regelmäßig bekommen. Selbst bei Routineaufgaben wie dem Erstellen von Rundschreiben an Mieter und Eigentümer greift Ihnen das Programm hilfreich unter die Arme. www.andromeda-software.at 3
Objektstamm Im Objektstamm werden alle Daten, die das Objekt betreffen, eingegeben. Angefangen bei der Adresse über den Abrechnungszeitraum und die Hausbesitzer werden in diesem Programm auch die Wohnungen mit den Mietern oder Wohnungsbesitzern mit deren Adresse und den Vertragsbedingungen erfasst oder eventuell verändert. Objekten können mehrere Eigentümer mit ihren Anteilen zugeordnet werden. Jede Objekteinheit wird durch eine frei wählbare Art definiert (z.b. Geschäftslokal, Lager, Tiefgarage, Abstellplatz usw.). Ein wichtiger Bestandteil des Objektstammes sind die Verteilerschlüssel. andromeda easy ist so konzipiert, dass jede Kostenart nach einem individuellen Verteilerschlüssel auf die Mieter oder Wohnungsbesitzer aufgeteilt werden kann. Dabei können beliebig viele solcher Verteilerschlüssel verwendet werden. Verträge wie Wartungsverträge mit der Heizkostenabrechnungsfirma oder Versicherungsverträge können ebenfalls beim Objekt hinterlegt werden. Wichtige Informationen für die Rechnungslegung wie die UID -Nummer, der Rechnungsleger und die fortlaufende Nummer werden pro Objekt gespeichert. Sie können einem Objekt auch mehrere Bankverbindungen zuordnen. Werden z.b. Mieten und Betriebskostenakonti auf verschiedene Bankkonten eingezahlt, verwaltet das Programm das dann automatisch. Um ein rasches und fehlerfreies Abrechnen zu ermöglichen können Sie schon im Objektstamm Besonderheiten, auf die man bei der BK-Abrechnung oder auch Eigentümerabrechnung Rücksicht nehmen muss, vordefinieren. Mieter- und Eigentümerstamm Personen werden im andromeda easy nur einmal definiert. Ist eine Person Hauseigentümer mehrerer Objekte und Wohnungseigentümer mehrerer Bestandseinheiten so wird dies im Personen-Baum wunderbar ersichtlich. Nur so eine Vorgangsweise kann ermöglichen, dass für Personen eine Umsatzsteuervoranmeldung und Abrechnung gesammelt über all seine Objekte und Objekteinheiten gedruckt werden kann. Um Hilfestellungen bei der Erstanlage zu geben können in einem Konstantenprogramm die Eingaben für die Vertragsdaten vordefiniert werden. andromeda easy nimmt Ihnen auch Alltagskleinigkeiten ab. So brauchen Sie, wollen Sie an eine Person einen Brief schreiben im Personenstamm nur auf den Button Brief klicken und die Adresse wird ins Word übergeben. Das selbe funktioniert beim Schreiben eines E-Mails. Auch hier wird die E-Mailadresse ins Outlook übergeben. Nicht nur zu Personen sondern auch zu den Objekten und Bestandseinheiten können externe Daten gespeichert werden. So können Sie Mietverträge aus dem Word, Berechnungen aus dem Excel aber auch eingescannte Verträge gleich über die Person oder die Bestandseinheit also über andromeda easy aufrufen aber auch verändern und wieder speichern. Dies verhindert ein lästiges Suchen von Dokumenten auf Ihrer Festplatte. Fristenkontrolle In regelmäßigen Abständen überprüft dieses Programm, welche Mietverträge und Bankgarantien in nächster Zeit ablaufen und wen Sie kündigen müssen. Natürlich können Sie auch jederzeit einen Überblick über alle Fristen in einem von Ihnen frei wählbaren Zeitraum drucken lassen. www.andromeda-software.at 4
Zinsliste/Vorschreibungen Um neue Vorschreibungsbeträge für Mieter und Wohnungseigentümer zu ermitteln budgetieren Sie das Objekt (sofern Sie die Akonto-Zahlungen nicht händisch hinterlegen). Bei der Budgetierung wird basierend auf der Vorjahresvorschreibung, dem verbuchten Aufwand oder dem eingegebenen Betrag an Hand der Verteilerschlüssel das neue Akonto berechnet, welches gegebenenfalls abgeändert werden kann. Es sind beliebig viele Vorschreibungspositionen möglich, die alle pro Mieter/ Eigentümer einen anderen MwSt.-Satz aufweisen können. Mit diesen neuen Werten wird dann eine Zinsliste erstellt. Zinslisten müssen immer dann erstellt werden wenn sich im Objekt irgendetwas ändert (Mieterwechsel, neue Mieten, neue BK- Akonti usw.). Anhand der Zinsliste werden die Vorschreibungen als Seriendruck in Word aufbereitet. andromeda easy zeichnet sich durch eine völlig freie Wahl des Zahlscheindrucks aus Einzelzahlscheine 2 Zahlscheine auf einem A4 Blatt Zahlscheine mit Allonge Durch das Bedrucken der Lesezone können die Zahlungen automatisch verbucht werden. Natürlich sind die Vorschreibungen mit einer laufenden Nummer, dem Rechnungsleger und der UID- Nummer versehen und werden in einem Rechnungsarchiv gespeichert. Wertsicherung andromeda easy unterstützt alle Arten der Wertsicherung. Jede einzelne Mietkomponente kann durch Index mit Schwellwert, Jahresindex, Jahresindex rückwirkend, 1/2-Index, 2/3- Index, Kategorie, EVB, Richtwert oder einer von Ihnen festgelegten Wertsicherungsart (Sonstiges) wertgesichert werden. Die Erhöhung wird automatisch errechnet, kann aber manuell übersteuert werden. Die Verständigungsbriefe und neue Vorschreibungen werden dann automatisch erstellt und - wenn Sie wollen - auch die neuen Zahlscheine für den Rest der Abrechnungsperiode gedruckt. Objektbuchhaltung andromeda easy arbeitet mit einer doppelten Buchhaltung. Im Buchungsprogramm können Sie einfach die Buchungen für die Objekte, die Bestandnehmer und die Hauseigentümer erfassen. Konten müssen nicht pro Objekt angelegt werden, sondern Buchungen werden Objekten zugeordnet. Pro Objekt können Sie eine IST oder SOLL Versteuerung definieren. Mit der Objektbuchhaltung können Sie auch die Buchhaltung der eigenen Firma machen. Die offenen Posten für Mieter und Wohnungseigentümer werden auf Grund der Vorschreibungen automatisch erstellt. Arbeiten Sie mit Datenträgeraustausch mit der Bank oder Telebanking, so können alle Bankeinzüge automatisch durchgeführt werden. Zahlen Mieter/Wohnungseigentümer mit Zahlscheinen, die von Ihnen gedruckt wurden, oder per Dauerauftrag, so können auch diese Zahlungen automatisch ausgebucht werden. Bei Mietern, deren Zahlung Sie händisch buchen, wird der offene Zahlungsbetrag schon als Buchungsbetrag vorgeschlagen. Durch alle diese Automatismen wird die tägliche Routinearbeit des Buchens auf ein Minimum reduziert. Mit Auswertungen wie Saldenliste, Kontoauszug, Journal und Erfassungsprotokoll pro Objekt ist der Überblick über die einzelnen Objekte einfach möglich. www.andromeda-software.at 5
Mahnwesen Der Druck von Mahnbriefen kann jederzeit durchgeführt werden, wobei das Programm drei Mahnstufen unterscheidet, für die unterschiedlich hohe Mahnspesen und unterschiedliche Mahnbriefe vorgesehen sind. Neben dem Versanddatum wird das Datum festgelegt, bis zu dem Zahlungseingänge schon verbucht wurden, um eine eventuelle Überschneidung der Mahnung mit der Zahlung zu verhindern und den Bankweg zu berücksichtigen. Jedem Mieter ist eine individuelle Zahlungsfrist zuordenbar, nach der das automatische Mahnwesen erst reagiert. Durch den frei wählbaren Mindestbetrag, ab dem ein Mieter gemahnt wird, wird das Einmahnen von allzu geringen Beträgen verhindert. Bei Angabe eines Zinssatzes führt das Programm die automatische Berechnung von angefallenen Verzugszinsen durch. Trotzdem müssen Mahnspesen bzw. Verzugszinsen nicht zwingend verbucht werden. Zur Abstimmung von Konten bzw. bei Mietern, denen Sie aus verschiedenen Gründen keine Mahnung schicken wollen, gibt es die Möglichkeit, anstatt einer Mahnung einen Kontoauszug mit einem individuellen Text zu erstellen und zu verschicken. Umsatzsteuervoranmeldung Die Umsatzsteuervoranmeldung für Objekte kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich ausgedruckt werden. Die Software unterstützt die Errechnung der UstVa nach vereinbarten und vereinnahmten Entgelt (Soll- oder Ist-Verfahren). Haben Sie auch Objekte, bei denen Sie teilweise eine Brutto für Netto-Verrechnung der Betriebskosten vornehmen müssen (Eigentümer ist eine Bank o.ä.), so wird der Vorsteuerbetrag entsprechend gekürzt. Die Umsatzsteuervoranmeldung kann als Liste und als U30 Formular gedruckt werden. Es kann aber auch gleich eine XML-Datei für Finanz Online erzeugt werden. Abrechnung für Mieter und Wohnungseigentümer Der erste Schritt ist die Erstellung einer Objektabrechnung. Dabei kann gewählt werden welche Positionen bei der Abrechnung berücksichtigt werden sollen, ob auf der Abrechnung auch die Einnahmen, eventuell sogar mit den Zahlungsausfällen, angeführt werden sollen und ob die Kosten detailliert (aufgesplittet bis zu den Buchungszeilen) oder summiert gedruckt werden sollen. Diese Abrechnung wird dann anhand der Verteilerschlüssel auf die Bestandseinheiten bzw. Personen aufgeteilt. Die Abrechnung für die Mieter und Wohnungseigentümer kann mit Ist- oder Soll-Werten gedruckt werden. Mit dem Ergebnis kann auch ein Zahlschein, wahlweise unter Berücksichtigung der Vorschreibungsbeträge eines einstellbaren Monats, bedruckt werden. Für die Rückzahlung eventueller Guthaben kann automatisch ein Eintrag im Zahlungsverkehr erstellt werden. www.andromeda-software.at 6
Zusatzpakete zur Immobilienverwaltung Eigentümerabrechnung Im Zusatzpaket der Eigentümerabrechnung können Sie die Abrechnung für Hauseigentümer, vermietende Wohnungseigentümer und vermietende Hauptmieter drucken. Für einen Eigentümer werden alle auf ihn fallenden Einnahmen sowie alle ihn betreffenden Ausgaben gegenübergestellt. Die Aufteilung der Aufwendungen in einem WEG-Haus kann für die Eigentümer selbstverständlich mit anderen Verteilerschlüsseln als für die Mieter vorgenommen werden (also z.b. Nutzwert statt Nutzfläche). Umsatzsteuervoranmeldung für Personen/Beiblatt zur Einkommensteuererklärung Mit Hilfe dieses Moduls können Sie die Umsatzsteuervoranmeldung für Eigentümer und Mieter erstellen lassen. Die UVA kann monatlich, vierteljährlich oder jährlich ausgedruckt werden. Dabei können Sie sich auch die Summen für alle Objekte, die einem Eigentümer ganz oder teilweise gehören, errechnen lassen. Das Beiblatt zur Einkommensteuererklärung nimmt selbstverständlich auf alle aktuellen steuerlichen Anforderungen Rücksicht. So unterscheidet das Programm z.b. für die Errechnung der AfA zwischen Instandhaltung, Instandsetzung und Herstellungsaufwand. Heizkostenabrechnung Bei der Heizkosten- und Warmwasserabrechnung werden die Erfordernisse des Heizkostenabrechnungsgesetzes von 1992 voll berücksichtigt. Bekommen Sie die Abrechnung von einer der großen Heizkostenabrechnungsfirmen als Datei geliefert, so können Sie diese direkt in den Computer übernehmen. Verbrauchsabhängige Abrechnungen Alle Ergebnisse verbrauchsabhängiger Abrechnungen wie z.b. Kaltwasser-, Strom- und falls Sie diese nicht selber machen auch die Heizkosten- und Warmwasserabrechnung können mit diesem Zusatzpaket schnell und in übersichtlicher Form auf die z.b. Betriebskostenabrechnung übernommen werden. Selbstverständlich werden dabei alle Voreigentümer und/oder Vormieter berücksichtigt. Automatische Rücklagenberechnung Mit Hilfe dieses Zusatzpaketes kann die 2 % Rücklage der Genossenschaftswohnungen errechnet werden. Serienbriefe für Microsoft Word Mit diesem Zusatzpaket können Sie Serienbriefdateien für Mieter, Wohnungseigentümer, Hausbesitzer und auch Vertragspartner erstellen lassen. Natürlich können Sie das Erstellen durch Kriterien wie z.b. Haus-, Mieter oder Wohnungsnummer, Kundengruppe und Auswertungskennzeichen einschränken. Protokolle Für alle Stammdatenänderungen, Abrechnungen, Benachrichtigungen etc. werden pro Objekt, Mieter/ Wohnungseigentümer und Hausbesitzer Protokolldateien geführt, die für frei wählbare Zeiträume abrufbar sind. In diesen Protokolldateien werden alle Änderungen in den Stammdaten sowie alle wichtigen Aktionen wie Vorschreibung, Abrechnung oder Wertsicherung gespeichert. Auf den Ausdrucken wird auch der Mitarbeiter, der die Änderung durchgeführt hat, angegeben. Zahlungsverkehr Um sämtliche anfallende Kontobewegungen optimal zu verwalten, bietet andromeda easy die Möglichkeit, Zahlungen wie z.b. die Müllabfuhr an das Magistrat oder an Professionisten (also Kreditoren) zu erfassen und dann automatisiert zur Anweisung zu bringen. Wieder ist die Datenübermittlung an die Bank sowohl per Datenträger als auch per Telebanking-Programm möglich. Anschließend werden diese Überweisungen automatisch in Ihrer Finanzbuchhaltung verbucht. www.andromeda-software.at 7
Wiederkehrende Buchungen Dieses Zusatzmodul bietet die Möglichkeit, wiederkehrende Zahlungen wie z.b. Versicherungsprämien, Steuern, Hausbesorgerentgelte etc. einmal zu erfassen und dann automatisiert und periodisch zu verbuchen. Statistik Im Statistik-Modul erhalten Sie detaillierte Auswertungen über Leerstände pro Objekt, Mieterwechsel und Kosten bzw. Vorschreibungsbeträge. Zu allen diesen Ausdrucken sind auch Grafiken möglich. PDF für Internet Um Ihren Kunden jederzeit Zugriff auf aktuelle Auswertungen wie Zinslisten, Saldenlisten, Umsatzsteuervoranmeldungen, Zahlungsübersichten und Abrechnungen bieten zu können erstellt dieses Zusatzmodul automatisch in ein einem frei definierbaren periodischen Abstand PDF-Dateien. Der Homepage-Betreuer gibt dann die ausgewählten Verzeichnisse über einen Zugriffscode für die Kunden frei. Darlehen Die Rückzahlungsraten werden von diesem Modul an Hand des erfassten Darlehens berechnet und auf die Vorschreibung übergeben. Teiltilgungen einzelner Personen können einfach gehandhabt werden. Am Ende der Abrechnungsperiode wird die Kapitaldienstabrechnung unter Berücksichtigung der Zinsen und Tilgungen erstellt. Auch dieses Ergebnis kann dann auf die Topabrechnung übergeben werden. Zusätzlich ist es möglich, die Bestätigungen für das Finanzamt zu drucken. Technische Anmerkungen Online Hilfe für jedes Feld in allen Programmen Hilfeindex, der das gesamte Handbuch beinhaltet Einheitliche Benutzeroberfläche bei allen Programmen (auch bei Individuallösungen) Suchfunktion in allen wichtigen Feldern Datensicherheit nach neuestem Standard durch Transaktionskontrolle Problemloser Umstieg von Einplatz- auf Mehrplatzlösungen Problemlose Erweiterung von Standardprogrammen auf Individuallösungen oder Umstieg auf andromeda easy pro ohne Datenverlust Läuft auf allen Computern mit den Betriebssystemen Windows98 oder höher, Windows NT 4.0 oder höher, Windows ME, Windows 2000 und Windows XP mit mindestens 64 MB RAM (128 MB empfohlen). www.andromeda-software.at 8
www.andromeda-software.at Kontakt andromeda Softwareentwicklungs-, Handels und Beteiligungsges.m.b.H. Mariatroster Straße 132 8043 Graz Hotline: 0316 / 32 27 58 Fax: 0316 / 32 27 59 office@andromeda-software.at www.andromeda-software.at www.andromeda-software.at 9