Success Story ENERGIEDIENST HOLDING AG «Dank Interact Consulting verfügen wir über eine hochgradig automatisierte Lösung zur elektronischen Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen.» KLAUS MÜLLER, Leiter Rechnungswesen
ENERGIEDIENST HOLDING AG Die Energiedienst-Gruppe ist konsequent ökologisch ausgerichtet. Die gesamte Gruppe verfügt über ein zertifiziertes Umweltmanagementsystem nach der international gültigen Norm ISO 14001. Energiedienst denkt unternehmerisch. Sie ist am Kapitalmarkt gelistet. Die drei Kernbereiche Produktion, Netze und Vertrieb arbeiten eigenständig und zeichnen sich durch hohe Wirtschaftlichkeit aus. Rund 10,1 Milliarden Kilowattstunden Strom wurden 2012 verkauft. Zu den regionalen und überregionalen Kunden gehören rund 270 000 Privat- und Gewerbekunden, rund 3100 Geschäftskunden und 43 weiterverteilende kommunale Kunden. Die Energiedienst Holding AG beschäftigt rund 760 Mitarbeiter, davon sind 45 Auszubildende. Die Gruppe hat ein klar südbadisch-schweizerisches Profil. Sie kommt aus der Region und arbeitet für die Region. Das bedeutet, dass sie Verantwortung übernimmt: als Ausbilder, Arbeitgeber und Versorger. BRANCHE Energieversorgung WICHTIGSTE ERGEBNISSE Effiziente und schnelle Verarbeitung von jährlich über 45000 Papier- und E-Rechnungen Automatisierte Rechnungslesung durch Zeichenerkennung (OCR) und Felderkennung Optimierung der Bearbeitungsprozesse Reduzierung der Durchlaufzeit Hoher Automatisierungsgrad Automatisierter Bestellabgleich bei 50 Prozent der Rechnungen durch Basware Order Matching unter Einbindung von SAP MIRO Durchgehende Transparenz über den Verarbeitungsstand aller Rechnungen Keine doppelten oder verlorenen Rechnungen mehr Vollumfängliche Anbindung an das ERP-System SAP Financial Papierreduziertes Büro
AUSGANGSLAGE Die manuelle Verarbeitung von Kreditorenrechnungen kostet viel Zeit und noch mehr Geld. Der Verarbeitungsprozess wird von langen Durchlaufzeiten, hohem Aufwand und mangelnder Transparenz bestimmt. Aus diesem Grund hatte sich die Energiedienst Holding bereits vor einigen Jahren dazu entschieden, eine Lösung zur automatisierten Verarbeitung der Eingangsrechnungen einzuführen. Doch die eingesetzte Lösung entsprach nicht vollständig den Vorstellungen des Unternehmens. So konnten die internen Kompetenzrichtlinien aus dem ERP-System SAP Financial nicht vollständig umgesetzt und der angestrebte hohe Automatisierungsgrad nicht erreicht werden. Ausserdem wurde der Funktionsumfang als unzureichend angesehen. «Ein hoher Automatisierungsgrad und die genaue Umsetzung der internen Kompetenzrichtlinien zeichnen unsere neue Lösung zur Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen aus.» KLAUS MÜLLER PROJEKT Aufgrund der Unzufriedenheit mit der bestehenden Lösung machte sich Energiedienst daher auf die Suche nach einer Lösung, die allen Anforderungen des Unternehmens genügt. Nach einem Ausschreibungsprozess fiel die Wahl auf Interact Consulting. Zusammen wurde 2012 dann ein Projekt zur Ablösung der alten Rechnungslösung begonnen. Oberste Priorität hatte dabei ein möglichst hoher Automatisierungsgrad der neuen Lösung. Aufgrund der Erfahrungen mit dem bestehenden System, hatte Energiedienst klare Vorstellungen, was die neue Installation besser und mehr können müsse. Energiedienst hat sich für eine Rechnungslösung von Interact Consulting entschieden. Ausschlag- Bedarfsanforderung Kontraktverwaltung Anforderung erstellen Anforderung prüfen Bestellung Wareneingang Mit der Rechnungslösung werden bei Energiedienst jährlich mehr als 45 000 Papier- und E-Rechnungen mit fast 150 000 Seiten von über 5 000 Lieferanten gescannt und verarbeitet.
gebend waren der hohe Automatisierungsgrad, der Einsatz erprobter und bewährter Standardprodukte, der moderne Workflow der Lösung und die grosse Erfahrung und Professionalität von Interact Consulting in Bezug auf die Realisierung von komplexen Verarbeitungslösungen. LÖSUNG Mit der Einführung der Rechnungslösung sorgte Interact Consulting bei Energiedienst für eine nahtlose Ablösung des alten Systems sowie eine transparente und schnelle Verarbeitung aller Kreditorenrechnungen. VOLLSTÄNDIG AUTOMATISIERT Die Weiterverarbeitung der Rechnungen nach dem Scannen mit der Software ABBYY FlexiCapture erfolgt ausschliesslich elektronisch. Die moderne OCR- Technologie ABBYY Distributed erkennt selbständig den Rechnungssteller. Gesteuert über die zentrale Lieferantendatenbank von Energiedienst, liest das System alle notwendigen Detailangaben, wie Rechnungsnummer, Fälligkeitsdatum oder Totalbetrag. Umfangreiche Plausibilisierungen, wie beispielsweise der Abgleich des Gesamtbetrags mit den Einzelpositionen, verhindern Fehler bei der Verarbeitung. Korrigiert werden nur noch falsche und nicht richtig erkannte Rechnungsangaben. RECHNUNGEN ÜBER RECHNUNGEN Ende 2012 konnte die alte Lösung abgelöst und die neue Installation in Betrieb genommen werden. Jährlich werden heute über 45000 Papier- und E-Rechnungen mit insgesamt 150 000 Seiten von mehr als 5 000 Lieferanten an den beiden Unternehmensstandorten Laufenburg (Schweiz) und Rheinfelden (Deutschland) gescannt. Die Lösung für die automatisierte Rechnungsverarbeitung besteht aus 570 Arbeitsplätzen für die Rechnungsvisierung (Thin Clients) und drei sogenannten Masterarbeitsplätzen für die Finanzspezialisten. Die in der Lösung enthaltene, weltweit führende Standardsoftware Basware Invoice Processing beinhaltet zudem eine umfassende und einheitliche Workflowsteuerung inklusive der Abbildung von Visumslimiten und verschiedenen Stellvertreterregelungen. Die Kompetenzrichtlinien aus dem ERP- System SAP Financial konnten dabei zu einhundert Prozent in der Rechnungslösung abgebildet werden. Erhöht wird der Automatisierungsgrad noch durch den Einsatz von Basware Order Matching, bei dem Rechnungen automatisiert mit vorliegenden Bestellungen abgeglichen werden. Durch diesen Abgleich, Rechnungs eingang Scanning OCR-Erkennung Validierung Export Posteingang E-Invoicing
der bei Energiedienst unter Einbindung von SAP MIRO eingesetzt wird, werden fast 50 Prozent aller Rechnungen vollautomatisiert kontiert und für die Verbuchung in SAP bereitgestellt. Dabei entfallen weitere unnötige Freigabeprozesse. Auch Intercompany und länderübergreifende Rechnungen aus den Tochtergesellschaften von Energiedienst werden komplett automatisiert mit der Lösung verarbeitet. Selbstverständlich werden alle Daten nach der Rechnungsprüfung und -freigabe über eine moderne Schnittstelle an SAP Financial übergeben. Schnelle Verarbeitung, hohe Datensicherheit und niedrige Kosten. Die vielen Vorteile der Lösung sind einfach überzeugend. FAZIT Mit der Lösung verfügt Energiedienst über eine standardisierte und doch massgeschneiderte, hoch automatisierte Kreditorenrechnungsverarbeitung. Alle Rechnungen können per Mausklick von jedem Sachbearbeiter jederzeit eingesehen und geprüft werden. Nachfragen erübrigen sich. Die Mitarbeiter sparen wertvolle Zeit und sind in der Lage, eine Rechnung innerhalb kürzester Zeit zu kontrollieren, zu visieren und freizugeben. Der Rechnungsdurchlauf im Haus ist jederzeit vollständig transparent, auswert- und nachvollziehbar. Erreicht wurde dies durch konsequente Automatisierung und die Optimierung des Prozesses. Mit der Lösung spart Energiedienst kostbare Zeit, senkt die Verarbeitungskosten und ist aufgrund kurzer Durchlaufzeiten der Rechnungen ein äusserst pünktlicher und verlässlicher Partner für seine Lieferanten. Bestellabgleich Rechnungsprüfung Rechnungsfreigabe Übergabe zur Zahlung Archivierung
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