ebanking Business: Beitragseinzug per SEPA-Lastschrift Beiträge werden üblicherweise regelmäßig wiederkehrend eingezogen. Daher ist es sinnvoll, die Lastschriften mit den Bankdaten der Mitglieder als sogenannte Vorlagen anzulegen. Diese Vorlagen werden nach der Ausführung der Zahlungen nicht automatisch gelöscht. Sie können somit z.b. Jahr für Jahr wieder für den Beitragseinzug verwendet werden. Selbstverständlich sind neben der Neuanlage von Vorlagen auch Änderungen und Löschungen möglich. Diese Anleitung beschreibt, wie Vorlagen manuell erfasst, geändert, ausgeführt und gelöscht werden können. Über die manuelle Erfassung hinaus können Vorlagen auch aus einer DTA-Datei (früherer Beitragseinzug per Diskette oder USB-Stick) oder aus einer Excel-Datei (CSV-Format) eingelesen werden. Starten Sie die Anwendung ebanking Business und melden Sie sich wie gewohnt mit Ihrem VR-Netkey und Ihrer PIN an. 1. neue Vorlagen erfassen Wählen Sie im Menü Lastschrift den Unterpunkt Lastschriftvorlagen. Wenn Sie diese Funktion das erste Mal nutzen, ist die Übersicht leer und Sie können Vorlagen importieren bzw. manuell neu anlegen. Das manuelle Anlegen ist auch erforderlich, wenn Sie bereits eine Menge an Vorlagen haben, jedoch weitere Mitglieder hinzufügen müssen. Wählen Sie den Button Neue Vorlage. Tragen Sie die Zahlungsdaten in das Formular ein und klicken Sie auf Eingaben prüfen. TIPP: Wenn Sie im Verwendungszweck das Jahr nennen möchten, für das der Beitrag berechnet wird, können Sie die Vorlage auch mit einem Platzhalter anlegen. Schreiben Sie statt der Jahreszahl @JJJJ@. Beim Ausführen des Beitragseinzugs wird dieser durch die aktuelle Jahreszahl (z.b. 2014) ersetzt. Für weitere Informationen klicken Sie oben rechts auf das Fragezeichen. www.vrbank-kf-oal.de Seite 1 von 6
Die Eingaben werden auf Gültigkeit geprüft (Prüfziffer der IBAN, BIC usw.). Evtl. Fehler werden angezeigt. Wenn alle Angaben korrekt sind, bestätigen Sie dies bitte mit einem Klick auf den Button Speichern. Sie sehen die soeben erfasste Vorlage in der Übersicht. Weitere SEPA-Vorlagen erfassen Sie ebenso, indem Sie wieder auf den Button Neue Vorlage klicken. Vorlagen importieren hingegen erwartet eine CSV-Datei (Excel) mit folgendem Aufbau: Bezeichnung der Basislastschrift; Zahlungspflichtiger; IBAN des Zahlungspflichtigen; BIC; Bei Kreditinstitut; Betrag; Verwendungszweck 1; Verwendungszweck 2; IBAN Zahlungsempfänger; Zahlungsempfänger; Mandatsreferenz; Unterschrieben am; Ausführungsart; Gläubiger ID Zahlungsempfänger Die Bezeichnung ist das Sortierkriterium in der Vorlagenübersicht. Hier kann etwa der Name verwendet werden. Das Feld Ausführungsart muss mit erstmalig oder wiederholt gefüllt werden. Details zum Import finden Sie in der separaten Anleitung Übernehmen einer CSV-Datei. www.vrbank-kf-oal.de Seite 2 von 6
2. Änderungen an den Vorlagen Um beispielsweise die Bankverbindung bei einzelnen Mitgliedern zu korrigieren, klicken Sie in der Zeile des betreffenden Mitglieds auf Ändern. Es öffnet sich die Maske mit den Buchungsdaten. Ändern Sie die betreffenden Felder und klicken Sie wie bei der Erfassung wieder auf Eingaben prüfen und anschließend auf Speichern. Wenn Sie einheitliche Änderungen an mehreren oder an allen Mitgliedern vornehmen wollen, können Sie auch eine Massenänderung durchführen. Markieren Sie entweder die betroffenen Mitglieder in der Checkbox der jeweiligen Zeile oder falls Sie alle auswählen möchten, klicken Sie einfach in die Checkbox Alle x Einträge auswählen in der blauen Zeile über den Vorlagen. Es werden dadurch sämtliche Vorlagen markiert. Unterhalb der Vorlagen können Sie angeben, in welches Feld welcher neue Wert eingetragen werden soll. Das kann z.b. das Betragsfeld sein, um eine generelle Beitragsänderung durchzuführen (Achtung: neue Vorabankündigung an die Mitglieder notwendig). Falls Sie beim Verwendungszweck nicht mit den Variablen für die Jahreszahl arbeiten, können Sie auf diesem Weg aber auch für sämtliche Mitglieder beispielsweise in die 1. Verwendungszweckzeile den Text Migliedsbeitrag 2014 eintragen lassen. Bei Massenänderungen zeigt Ihnen die Anwendung vorab eine Liste der von der Änderung betroffenen Mitglieder. Erst nach Bestätigung werden die Änderungen vollzogen. 3. Vorlagen löschen Einzelne Einträge löschen Sie indem Sie in der Zeile des Mitglieds auf Löschen klicken. Die Daten werden im Detail angezeigt und Sie müssen den Löschvorgang bestätigen. Alternativ wählen Sie mehrere Mitglieder aus und klicken unten auf den OK-Button neben Vorlagen löschen. Hier werden die Vorlagen ebenfalls nur nach Bestätigung gelöscht. 4. Beitragseinzug durchführen Sie führen den Beitragseinzug durch, indem Sie einen Sammelauftrag erzeugen und in diesen Sammler die vorher angelegten bzw. ggf. korrigierten Vorlagen einfügen. www.vrbank-kf-oal.de Seite 3 von 6
Wählen Sie im Menü unter Lastschrift den Menüpunkt Sammellastschrift und klicken Sie auf den Button Neue Sammellastschrift. Vergeben Sie eine Bezeichnung für diesen Sammler. Diese kann beispielsweise Beitrag 2014 heißen. Geben Sie das Fälligkeitsdatum an. Dieses Datum haben Sie Ihren Mitgliedern in der Vorabankündigung bereits mitgeteilt (etwa in der Art: Der Beitrag wird jährlich zum 01.09. eingezogen ). Geben Sie an, ob es sich um den erstmaligen oder einen wiederholten Beitragseinzug per SEPA handelt. Erstmalige Einzüge müssen mindestens 6 Bankarbeitstage vor dem Fälligkeitstermin bei uns eingereicht werden. Bei wiederholten Einzügen darf die Einreichung spätestens 3 Bankarbeitstage vor Fälligkeit erfolgen. Beachten Sie, dass es für neue Mitglieder jeweils eine erstmalige Einreichung ist. Die genannten Vorlauftage sind eine Mindestangabe. Sie können die Einreichung schon bis zu 45 Tage vor Fälligkeitstermin erledigen. ACHTUNG: Wiederholt bedeutet nicht, dass dieser Sammler künftig automatisch jährlich am gewählten Termin ausgeführt wird! Vielmehr ist damit gemeint, dass von diesem Mitglied schon einmal eine SEPA-Lastschrift eingezogen wurde. Der neu angelegte Sammler wird angezeigt. Anhand der Anzahl Posten und dem Gesamtbetrag sehen Sie, dass dieser Sammler noch leer ist. Klicken Sie auf Neu/Ändern. Wählen Sie in der folgenden Maske den Button Aus Vorlage. www.vrbank-kf-oal.de Seite 4 von 6
Sie sehen Ihre Vorlagen und können alle zusammen markieren, indem Sie die Checkbox in der blauen Zeile über den Vorlagen anklicken. Falls einmal bei einem Mitglied kein Beitragseinzug erfolgen soll, entfernen Sie einfach das Häkchen bei diesem Mitglied. Die Vorlage bleibt erhalten, wird aber bei diesem Beitragseinzug nicht berücksichtigt. Bestätigen Sie die Übernahme der Vorlagen in Ihren Sammler mit einem Klick auf OK. Die Vorlagen werden als Zahlungen in Ihren Sammler eingefügt. Sie haben nochmals die Möglichkeit, die einzelnen Posten zu prüfen und ggf. zu korrigieren. Änderungen, die Sie hier durchführen, haben keine Auswirkungen auf Ihre Vorlagen! Ändern Sie hier eine IBAN, bleibt die alte IBAN in der Vorlage erhalten. Damit Sie zur späteren Nachvollziehbarkeit eine Aufstellung haben, welche Zahlungen im Einzelnen durchgeführt wurden, drucken Sie sich diese Auflistung mit dem entsprechenden Druckersymbol oben rechts aus. Wenn alles in Ordnung ist, klicken Sie auf den Button Sammler ausführen. Sie sehen hier nochmals die Anzahl der Zahlungen sowie die Summe der Beträge. Falls Ihrem Online-Zugang mehrere TAN-Verfahren zugeordnet sind, geben Sie an, mit welchem Sie die TAN erzeugen möchten und klicken Sie auf Weiter. www.vrbank-kf-oal.de Seite 5 von 6
Bei Sm@rt-TAN plus erscheint der Flicker-Code. Folgen Sie der Anleitung auf dem Bildschirm. Tragen Sie die ermittelte TAN in das vorgesehene Feld am Bildschirm ein und bestätigen Sie die Übertragung mit OK. Alternativ können Sie die Sm@rt- TAN auch durch manuelle Erfassung erzeugen. Klicken Sie auf die entsprechende Zeile unterhalb der Flicker-Grafik. Folgen Sie der Anleitung am Bildschirm. Beachten Sie bitte, dass Sie nur Teile Ihrer IBAN eingeben müssen! Tragen Sie die ermittelte TAN in das vorgesehene Feld am Bildschirm ein und bestätigen Sie die Übertragung mit OK. Sie erhalten eine Meldung über den erfolgreichen Verlauf der Buchung. Wir empfehlen Ihnen, die Vorlagen zu sichern, indem Sie alle markieren und dann exportieren. Die dabei exportierte CSV-Datei kann z.b. auch an einen Nachfolger übergeben werden, wenn die Funktion des Vereinskassiers einmal wechseln sollte. www.vrbank-kf-oal.de Seite 6 von 6