E-Government-Infrastrukturen in der Stadt Frankfurt am Main

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1 E-Government-Infrastrukturen in der Stadt Frankfurt am Main Michael Schönhofen Stadt Frankfurt am Main Amt für Informations- und Kommunikationstechnik 16.0 Zentrale Informations-/ und E-Government-Dienste -Onlinebüro- Portalsymposium Kommunale und regionale Internetportale -Trends und Best Practices- Wiesbaden, 20. Mai

2 Agenda Ausgangssituation Konsolidierung der IT- und Portalllandschaft Entwicklung E-Government-Strategie Kooperation ekom21 Frankfurt Kassel (gemeinsame Entwicklung von E-Government-Diensten) Zentrales Wissensmanagement Projekt Mitarbeiterportal 2

3 Ausgangssituation organisatorisch Dezentrale Organisation der IT gegliedert nach Dezernaten Amt für Informations- und Kommunikationstechnik stellt wesentlich zentrale Exchangeserver zentrale Webserver ( und Intranet) städtisches Datennetz Telefonanlage Support für ca. 15 Ämter mit ca Mitarbeitern. Onlinebüro ist seit dem Jahre 2000 zuständig für und Intranet seit 2009 auch für die Entwicklung und den Betrieb eines zentralen stadtweiten Wissensmanagements von zentralen E-Government-Diensten Bezug eines neuen Dienstgebäudes mit Rechenzentrum im März

4 Ausgangssituation (Portal) technisch Zentrale Bereitstellung der Infrastruktur (z.b. Netze, Webserver u.a.), aber weitgehend dezentraler Betrieb von Hard- und Software- Systemen Zentraler Internetauftritt aber auch (einige wenige) gesonderte amtsspezifische Internetauftritte Zentrales Intranet, aber auch gesonderte dezentral betriebene Intranets in manchen Ämtern Zentrales Wissensmanagement zur Unterstützung des Service Centers Frankfurt am Main (D115) Zentrale E-Government-Dienste (im Aufbau) 4

5 Nachteile Vorhaltung redundanter Ressourcen Vielfalt von eingesetzten Technologien und Systemen für gleichartige Aufgaben Inkompatible Hard- und Software-Systeme Redundanzen, Inkonsistenzen bis hin zu Widersprüchen im Informations- und Wissensbestand 5

6 Zielsetzung Konsolidierung der IT-Landschaft zur Nutzung von Synergien und zur Vermeidung von Redundanzen Standardisierung von Hard- und Software-Systemen bzw. von deren Schnittstellen Konsolidierung der Portal- und Informationslandschaft 6

7 Entwicklung E-Government-Strategie Entwicklung einer E-Government-Strategie in Zusammenarbeit mit Fraunhofer-FOKUS und City & Bits Realisierung E Government-Dienste im Rahmen einer Serviceorientierten- Architektur (SOA) Strategische Entscheidung für eine Architektur auf der Basis von Microsoft CRM / Microsoft Sharepoint u.a. Strategische Ziele: Tiefe Integration in bestehende MS-Office-Umgebung Standardisierung von Software Bündelung von know-how Bereitstellung von technischen und personellen Ressourcen für möglichst wenige unterschiedliche Technologien 7

8 Handlungsebenen und Aktivitäten der E-Government- Roadmap Fortschreibung Roadmap - Bebauungsplan (SOA) - Entwicklungsszenarien Portaltechnologien - Entwicklungsszenarien weitere Dienste - Vorgehensplan 8

9 Kooperation ekom21 Frankfurt - Kassel Abschluss einer Kooperationsvereinbarung mit der ekom21 und der Stadt Kassel Gemeinsame Entwicklung von Standarddiensten die in den Städten gleich oder ähnlich sind Servicecentersoftware für die einheitliche Behördenrufnummer D115 (Servicecenter Frankfurt am Main und Kassel) kommunales Fallmanagement und Antragsassistent Gewerbemeldungen zur elektronische Umsetzung der EU- Dienstleistungsrichtlinie Gemeinsame Entwicklung Bürgerportal vorgesehen Ziel: Entwicklung von Diensten und Standards die hessenweit Verwendung finden können Kooperation ist offen für weitere interessierte Städte und Gemeinden die mitarbeiten wollen 9

10 Zentrales Wissensmanagement Wissensmanagement wird zentral entwickelt, organisiert und gesteuert aber dezentral gepflegt Jede Information liegt nur einmal vor und wird (soll), je nach Anforderung und Bedarf zugeordnet (werden), Internet ( ) Mobiles Portal ( ) Intranet / Mitarbeiterportal Allen Ämtern und Servicebereichen der Stadtverwaltung D115 / EU-DLR / Bürgerportal u.a. Standardisierungsinitiativen wie der Hessenfinder oder das D115 Verbundwissen werden unterstützt 10

11 Projekt Mitarbeiterportal MA-Portal als der (personalisierte) digitale Schreibtisch der Mitarbeiter/innen (Ausgabe auch an mobile Endgeräte) Konsolidierung und Integration bestehender Intranets Integration des zentralen Wissensmanagements Bessere Kommunikation und Kollaboration zwischen Mitarbeitern und Partnern (Externe) Digitale Akten-/ und Vorgangsbearbeitung Dokumentenmanagement (DMS) und Langzeitarchivierung 11

12 Personalisierung (Prinzip) Jede(r) Mitarbeiter/in bekommt die Informationen und Fachverfahren, die er / sie benötigt (und nicht alle, die er / sie haben könnte) Bereitstellung eines personalisierten Arbeits- und Informationsbereiches für Mitarbeiter/innen bzw. Teams, u.a. mit folgenden Elementen: Meine Stamm- und Beschäftigungsdaten Meine Mitteilungen / News Meine Termine / Projekte Meine Formulare / Vorlagen Meine Fachanwendungen Meine Aufgaben (Vorgänge, interne Aufgaben) Allgemeine Arbeitsplatzinformationen, Brandschutzinformationen, Arbeitssicherheit, Datenschutz, Rechtsvorschriften, Richtlinien (z. B. AGA) Elemente können durch Mitarbeiter/in nach Bedarf hinzu oder abgewählt werden. 12

13 Elemente eines Mitarbeiterportals Informations- bereitstellung Prozess- und Vorgangs- bearbeitung Dokumentenverwaltung & -archivierung Kommunikation und Kollaboration 13

14 Informationsbereitstellung Aktuelle Informationen Dienstanweisungen Mitarbeiterzeitung.. Klassisches Intranet 14

15 Kommunikation & Kollaboration Unterstützung in der stadtweit übergreifenden Zusammenarbeit und mit Externen Kommunikation untereinander Benachrichtigungsfunktionen (Mitteilungen / News nach Amtszugehörigkeit, Themen etc.) einschließlich Dokumentation (Ablösung der bisherigen Papierumläufe) Schwarzes Brett / Auktionen Ideenbörse / Verbesserungswesen Umfragen Termine / Veranstaltungen (z. B. Pressekonferenzen, Umzüge, Betriebsausflug) Kollaboration in Projekten Digitale Projekträume für Arbeitsgruppen Kalendersystem (eigene Termine, Gruppen-, Amts-, Verwaltungstermine) Sitzungs-/ Besprechungsverwaltung 15

16 Dokumentenverwaltung und -archivierung Bereitstellung einer mehrstufigen revisionssicheren Dokumentenverwaltung / Langzeitarchivierung Daten und Dokumente die über das MA-Portal (Kollaborationsplattform) entstehen müssen nahtlos archiviert werden Vorgangsakten und -dokumente auf Basis Aktenplan Vorgangsbezogene Dokumentenablage Langzeitarchivierung (Stadtarchiv) Automatisierte Übergabe elektronischer Dokumente Elektronische Langzeitarchivierung von Multimediadaten (CD s u.a.) 16

17 Prozess- und Vorgangsbearbeitung Integration von Verwaltungsprozessen und -vorgängen Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen Elektronische Beschaffung und Vergabe Weitere Fachverfahren Ressourcenverwaltung / Internes Bestellwesen (Räume, Kfz, Beamer etc.) Personalverwaltung (Urlaubsantrag, Krankmeldung, Dienstreiseantrag etc.) Schulungspläne / Seminarverwaltung (inklusive Buchung) Interne Stellenangebote und Bewerbungsabwicklung Hotlines / Support 17

18 Geplante Schritte zum Aufbau des MA-Portals Anforderungsworkshop Mitarbeiterportal Entwicklung einer Gesamtstrategie Kollaboration Prototyp Mitarbeiterportal Pilotprojekte Kollaborationsplattform Mitarbeiterportal Generalisierung und Dienstentwicklung Rollout der Dienste an interessierte Ämter stadtweit Migration / Relaunch bestehendes Intranet Informationsbereitstellung Dokumentenmanagement Prozess-/Fachverfahrensunterstützung Herbst 2009 Beginn Sommer

19 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Gerne beantworte ich Ihre Fragen. 19