Word Microsoft. Aufbau. Microsoft Word Aufbau Autor: Mensch & Computer e. V. 1. Auflage: Oktober 2011 (171011)

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1 Microsoft Word 2007 Aufbau Microsoft Word Aufbau Autor: Mensch & Computer e. V. 1. Auflage: Oktober 2011 (171011) Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Herausgebers reproduziert, oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Diese Unterlage wurde mit großer Sorgfalt erstellt und geprüft. Trotzdem können Fehler nicht vollkommen ausgeschlossen werden. Verlag, Herausgeber und Autoren können für fehlerhafte Angaben und deren Folgen weder eine juristische Verantwortung noch irgendeine Haftung übernehmen

2 Inhaltsübersicht I NHALTSÜBERSICHT 1. Mehrspaltiger Text Mehrere Spalten erstellen Das Dialogfenster Spalten Arbeiten mit Zwischenlinien Festlegen der Spaltenbreite Mehrspaltiger Text für Dokumentenbereiche Spaltenformatierung für markierte Bereiche Spaltenformatierung ab der Cursorposition Ändern der Spaltenbreite über das Lineal Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten Manuelle Seitenumbrüche Seitenumbruch Spaltenumbruch Textflussumbrüche Abschnittsumbruch nächste Seite Abschnittsumbruch fortlaufend Textfelder Umwandeln von Texten in Textfelder Verändern der Größe eines Textfeldes Erstellen von Textfeldern Verbinden von Textfeldern Formatieren von Textfeldern Linien-, Hintergrundfarbe und Größe ändern Position von Textfeldern ändern Mit der Maus Über das Dialogfenster Textfeld formatieren Gruppieren und Ausrichten von Textfeldern Textfelder gruppieren Textfelder ausrichten Textfelder und normaler Fließtext Formatvorlagen Anlegen einer neuen Absatz-Formatvorlage Einstellen von Standardzeichen- und -absatzformaten Zuweisen einer Formatvorlage Ändern einer Formatvorlage Empfehlen einer Formatvorlage Die Überschriften-Formatvorlagen Gegliederte Überschriften-Formatvorlagen definieren und anpassen Überschriften-Formatvorlagen zuweisen Eine Überschriften-Formatvorlage mit Rahmen versehen Erstellen von Zeichenformatvorlagen Organisieren von Formatvorlagen Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Anlegen einer neuen Seite Vorbereiten des Dokumententextes Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Verwenden anderer Formatvorlagen Formatierung des Inhaltsverzeichnisses Aktualisieren eines Inhaltsverzeichnisses Erstellen eines Indexverzeichnisses Festlegen von Wörtern oder Satzteilen als Indexeinträge Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 1

3 Inhaltsübersicht Optionen bei der Indexeintragserstellung Darstellung von Indexeinträgen Bearbeiten von Indexeinträgen Formatieren von Indexeinträgen Löschen von Indexeinträgen Automatisches Erstellen von Indexeinträgen Erstellen eines Indexverzeichnisses Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Einfügen von Grafiken mit der Umbruchart 'Text in Zeile' Einfügen von Beschriftungen Einfügen von Grafiken mit der Umbruchart 'Quadrat' Einfügen von Beschriftungen in Textfeldern Beschriftungen in Textfeldern formatieren Textformatierungen Platzhalterformatierungen Einfügen eines Abbildungsverzeichnisses Erweitern einer Beschriftung Erstellen eines Serienbriefes Speichern einer Dokumentenvorlage Verwenden einer Dokumentenvorlage Erstellen einer Datenquelle Erstellen eines Seriendruck-Hauptdokumentes Arbeiten mit Adressblock und Grußzeile Einfügen der Seriendruckfelder Serienbriefe anzeigen und erstellen Arbeiten mit der Seriendrucksymbolleiste Ein Bedingungsfeld einfügen Adressen aus Excel, Access oder Outlook verwenden Excel-Arbeitsmappe als Adressliste verwenden Access-Datenbanktabelle als Adressliste verwenden Adressen aus Outlook verwenden Standard- -Editor festlegen Adressliste in Outlook vorbereiten Erstellen des Hauptdokumentes in Microsoft Word Arbeiten mit den Adressen Sortieren der Empfängerliste Ausschließen von Empfängern Felder Einfügen von Feldern Beispiel 1: Einfügen des Datums bzw. der Uhrzeit Beispiel 2: Einfügen einer Formatvorlagenverknüpfung Ansichtsarten bei Feldfunktionen Ändern der Feldschattierung Die Elemente eines Feldes Umschalten zwischen Feldergebnis und Feldfunktion Bearbeiten von Feldern Wichtige Tastenkombinationen bei Feldfunktionen Formeln Rechnen mit Word-Funktionen Berechnung eines Produktes Kopieren von Word-Funktionen Berechnung einer Summe Rechnen mit Zellbezügen Ändern einer Tabelle mit Berechnungen Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 2

4 Inhaltsübersicht 11. Formularvorlagen Erstellen einer Dokumentvorlage Erstellen einer neuen Vorlage Erstellen einer Vorlage aus vorhandenem Dokument Erstellen einer neuen Vorlage auf Grundlage einer vorhandenen Vorlage Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen zu einer Dokumentvorlage Einblenden der Entwicklerregisterkarte Hinzufügen von Inhaltssteuerelementen Hinzufügen von Hinweistext zu einer Dokumentvorlage Schützen einer Vorlage Schützen von Teilen einer Vorlage Schützen des gesamten Inhalts einer Dokumentvorlage Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 3

5 Mehrspaltiger Text 1. Mehrspaltiger Text Microsoft Word bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihr Dokument oder Teile Ihres Dokuments mehrspaltig zu formatieren, wie Sie es von Zeitungen gewohnt sind. In Zeitungsspalten wird Text aus einer Spalte in der folgenden Spalte auf derselben Seite fortgesetzt Mehrere Spalten erstellen Öffnen Sie die Datei Spalten.docx aus Ihrem Übungsordner. Analog können Sie aber auch ein anderes Dokument verwenden. Setzen Sie den Cursor irgendwo in das Dokument. (In diesem ersten Beispiel wird das gesamte Dokument in zwei Spalten formatiert, daher ist eine Markierung des Textes nicht notwendig) Klicken Sie auf das Symbol Spalten (Register Seitenlayout). Zeigen Sie dann (in der angezeigten Liste) mit der Maus auf die gewünschte Spaltenanzahl. (Es werden hierdurch Spalten gleicher Breite erzeugt) Klicken Sie, wenn die gewünschte Anzahl markiert ist. (hier: zwei Spalten) Der gesamte Dokumententext wird daraufhin in zwei Spalten dargestellt. Über die Symbolleiste erreichen Sie aber nur die Standardeinstellung für mehrspaltigen Text. Weitere Einstellungen erreichen Sie über den Eintrag Weitere Spalten. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 4

6 Mehrspaltiger Text 1.2. Das Dialogfenster Spalten Alternativ zur Standardformatierung über die Seitenlayout-Rubrik, können Sie über Weitere Spalten das Dialogfenster Spalten aufrufen und hier die Spaltenanzahl und die gewünschte Spaltenbreite jeder Spalte eintragen Arbeiten mit Zwischenlinien Wenn Sie das Kontrollkästchen Zwischenlinie mehrspaltige Text in dieser Art formatiert: deaktivieren, dann wird der im Dialog Festlegen der Spaltenbreite Achten Sie darauf, dass das Kontrollkästchen Gleiche Spaltenbreite fenster Spalten deaktiviert ist. Tragen Sie im Eingabebereich Breite und Abstand zuerst die neue Breite der Spalte 1 ein. Verändern Sie dann den Abstand zwischen den Spalten und klicken Sie in das Eingabefeld der Spalte 2. Der Größenwert der Spalte 2 wird daraufhin direkt neu berechnet. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 5

7 Mehrspaltiger Text 1.3. Mehrspaltiger Text für Dokumentenbereiche Spaltenformatierung für markierte Bereiche Markieren Sie den Teil Ihres Dokumentes, der mehrspaltig formatiert werden soll, und wählen Sie Weitere Spalten über die Seitenlayout-Rubrik, Spalten. Wählen Sie die Anzahl der Spalten aus, oder geben Sie diese im Bereich Spaltenanzahl ein. Im Feld Übernehmen für ist Markierter Text automatisch eingestellt. Bestätigen Sie mit OK Spaltenformatierung ab der Cursorposition Setzen Sie den Cursor an die Stelle, ab der das Dokument mehrspaltig formatiert werden soll und wählen Sie Format Spalten. Wählen Sie die Anzahl der Spalten aus, oder geben Sie diese im Bereich Spaltenanzahl ein. Im Feld Übernehmen für wählen Sie Dokument ab hier. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 6

8 Mehrspaltiger Text 1.4. Ändern der Spaltenbreite über das Lineal Die Spaltenbreite, und den Abstand zwischen den Spalten, können Sie entweder im Dialogfenster Spalten, oder durch Mausziehen im horizontalen Lineal erreichen. Blenden Sie ggf. über Ansicht Lineal die Lineale ein.. Klicken Sie mit der Maus auf eine Spaltenmarke (der Mauszeiger wird zu einem Doppelpfeil) und lassen Sie die Maustaste gedrückt. Mit gedrückter linker Maustaste können Sie nun die Spalte vergrößern oder verkleinern. Lösen Sie die Maustaste, sobald die gewünschte Breite eingestellt ist. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 7

9 Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten 2. Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten 2.1. Manuelle Seitenumbrüche Wenn Sie eine Seite mit Text und/oder Grafiken gefüllt haben, und das Ende der Seite erreicht ist, fügt Microsoft Word einen automatischen Seitenumbruch ein und beginnt eine neue Seite. Wenn Sie an einer bestimmten Stelle einen manuellen Umbruch erzwingen möchten, dann gehen Sie wie folgt vor: Seitenumbruch Umbricht die Seite so, dass der Text nach der Einfügemarke am Anfang einer neuen Seite steht. Öffnen Sie vorab aus Ihrem Übungsordner die Datei Text01.docx. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, wo der manuelle Umbruch durchgeführt werden soll. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout Umbrüche Seite. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 8

10 Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten Blenden Sie zur Kontrolle die Sonderzeichen ein. Microsoft Word stellt einen solchen Umbruch mit diesem Zeichen ( ) dar Spaltenumbruch Setzt den Text in einer Spalte ab der Einfügemarke in die nächste Spalte. Öffnen Sie vorab aus Ihrem Übungsordner die Datei Text02.docxx. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, wo der manuelle Umbruch durchgeführt werden soll. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout Umbrüche Spalte. Blenden Sie zur Kontrolle die Sonderzeichen ein. Microsoft Word stellt einen solchen Umbruch mit diesem Zeichen ( ) dar. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 9

11 Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten Textflussumbrüche Textflussumbrüche werden verwendet, um auf Seiten den umfließenden Text von den jeweiligen Objekten zu trennen (wie z. B. den Beschriftungstext vom Haupttext). Öffnen Sie vorab aus Ihrem Übungsordner die Datei Text03.docx. Klicken Sie auf Ihrer Seite an die Stelle, an der Sie einen Zeilenumbruch in den umfließenden Text einfügen möchten. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout Umbrüche Textumbruch. Blenden Sie zur Kontrolle die Sonderzeichen ein. Microsoft Word stellt einen solchen Umbruch mit diesem Zeichen ( ) dar Abschnittsumbruch nächste Seite Fügt einen Abschnittsumbruch ein und umbricht die Seite so, dass der nächste Abschnitt am Anfang einer neuen Seite steht. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 10

12 Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten Öffnen Sie vorab aus Ihrem Übungsordner die Datei Text04.docx. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, wo der manuelle Umbruch durchgeführt werden soll. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbrüche Nächste Seite. Blenden Sie zur Kontrolle die Sonderzeichen ein. Microsoft Word stellt einen solchen Umbruch mit diesem Zeichen ( ) dar Abschnittsumbruch fortlaufend Fügt einen Abschnittsumbruch ein und schließt den nächsten Abschnitt ohne Seitenumbruch an. Für den so entstanden Absatz können Sie ggf. andere Seiteneigenschaften definieren, obwohl der Text noch auf der gleichen Seite ist. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 11

13 Arbeiten mit mehrseitigen Dokumenten Öffnen Sie vorab aus Ihrem Übungsordner die Datei Text05.docx. Setzen Sie dann die Einfügemarke an die Stelle im Dokument, wo der manuelle Umbruch durchgeführt werden soll. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout Umbrüche Abschnittsumbrüche Fortlaufend. Blenden Sie zur Kontrolle die Sonderzeichen ein. Microsoft Word stellt einen eine solchen Umbruch mit diesem Zeichen ( ) dar. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 12

14 Textfelder 3. Textfelder Textfelder sind so genannte Container für Text, der auf einer Seite positioniert und in der Größe verändert werden kann. Sie können Text mit Textfeldern gestalten der an ganz bestimmten Stellen des Dokumentes erscheinen sollen Umwandeln von Texten in Textfelder Öffnen Sie aus Ihrem Übungsordner die Datei Textfelder01.docx. Markieren Sie den Text, der in einem Textfeld erscheinen soll. Klicken Sie dann auf Ausschneiden im Register Start. Wechseln Sie auf das Register Einfügen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Textfeld. Klicken Sie noch auf Einfaches Textfeld. Das Textfeld wird mit einem allgemeinen text direkt angezeigt. Durch das Anklicken der Einfügen-Schaltfläche wird der zuvor ausgeschnittene Text aus der Zwischenablage in den Textfeldrahmen eingefügt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 13

15 Textfelder 3.2. Verändern der Größe eines Textfeldes Bewegen Sie den Mauszeiger auf einen der blauen 'Anfasser' des ausgewählten Textfeldes (hier: mitte, rechts). Schieben Sie (mit gedrückter Maustaste) das Textfeld auf die gewünschte Größe. Der Text wird beim Verkleinern eines Textfeldes abgeschnitten. Er ist allerdings noch im Textfeld enthalten. Wenn Sie ein Textfeld auf diese Weise verkleinern, benötigen Sie noch einen zweiten Textrahmen, der den übrigen Text aufnehmen kann (siehe Kap. 3.4) Erstellen von Textfeldern Achten Sie darauf, dass das erste Textfeld noch markiert ist (zu erkennen an den blauen Anfassern). Klicken Sie unter dem Register Einfügen auf Sie Textfeld und dann auf textfeld erstellen. Der Mauszeiger verändert sich daraufhin zu einem Kreuz. Mit gedrückter linker Maustaste ziehen Sie nun einen Rahmen in der gewünschten Größe auf. Wenn der Rahmen in etwa die richtige Größe hat, lösen Sie die linke Maustaste. Daraufhin erscheint ein Eingabefeld mit einer blinkenden Einfügemarke. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 14

16 Textfelder 3.4. Verbinden von Textfeldern Durch das Verbinden von Textfeldern sind Sie in der Lage zusammenhängende Texte in diesen verbundenen Textfeldern zu erstellen. Klicken Sie einmal in das erste (mit Text gefüllte) Textfeld hinein. Achten Sie darauf, dass Sie das Register Textfeldtools aktiviert haben. Klicken Sie einmal auf. Der Mauszeiger verändert sich daraufhin zu diesem Symbol. Bewegen Sie den Mauszeiger in das leere Textfeld. Der Mauszeiger verändert sich daraufhin zu diesem Symbol. Klicken Sie nun einmal in das leere Textfeld hinein. Die Textfelder sind nun miteinander verbunden. Der Text des ersten Feldes wird im zweiten Textfeld fortgesetzt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 15

17 Textfelder 3.5. Formatieren von Textfeldern In diesem Beispiel sollen gleich beiden Textfelder die gleichen Formatierungen zugewiesen werden. Klicken Sie einmal in das erste Textfeld hinein und dann (mit gedrückter Shift- Taste) in das zweite Textfeld. Klicken Sie dann unter dem Register Textfeldtools/Format auf dieses Zeichen im Bereich Textfeldformatvorlagen. Das Dialogfenster Textfeld formatieren öffnet sich, in welchem insgesamt vier Registerkarten zur Verfügung stehen Linien-, Hintergrundfarbe und Größe ändern Über die Registerkarte Farben und Linien können Sie das Textfeld mit einer Füllfarbe versehen, die Transparenz einstellen und die Linienfarbe ändern bzw. ausblenden. Über die Registerkarte Größe können Sie präzise cm-werte für die Größe des Textfeldes angeben / oder aber über die Rubrik Skalieren das Textfeld prozentual in der Größe verändern. Bestätigen Sie mit OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 16

18 Textfelder 3.6. Position von Textfeldern ändern Mit der Maus Heben Sie die Markierung der Textfelder auf, indem Sie in einen freien Bereich des Dokumentes klicken. Bewegen Sie dann den Mauszeiger an den Rand des Textfeldes, welches Sie verschieben wollen. Klicken Sie einmal, sobald der Mauszeiger diese Form angenommen hat ( ). Schieben Sie nun, mit gedrückter linker Maustaste, das Textfeld an die gewünschte Position Über das Dialogfenster Textfeld formatieren Bewegen Sie den Mauszeiger an den Rand des Textfeldes ( ), welches Sie verschieben wollen. Klicken Sie dann unter dem Register Textfeldtools/Format auf dieses Zeichen im Bereich Textfeldformatvorlagen. Es öffnet sich das Dialogfenster Textfeld formatieren. Über die Registerkarte Layout, Schaltfläche Weitere, können Sie die Position des Textfeldes festlegen. Ändern Sie vorab die Bezugspunkte, sowohl für die horizontale als auch für die vertikale Position, auf Seite. Geben Sie dann die Entfernungen von der oberen linken Ecke des Blattes ein und bestätigen Sie alle geöffneten Dialogfenster mit OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 17

19 Textfelder Position des zweiten Textfeldes in Bezug zur oberen linken Ecke der Seite Gruppieren und Ausrichten von Textfeldern Textfelder gruppieren Markieren Sie die Textfelder, die zu einer Gruppe zusammengefasst werden sollen. Klicken Sie dazu in das erste einmal hinein, drücken Sie dann die Shift-Taste und klicken Sie dann in das zweite einmal hinein. Die korrekte Markierung erkennt man an den blauen Anfassern, welche bei beiden Textfeldern angezeigt sein müssen. Wählen Sie dann Gruppierung Gruppieren. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 18

20 Textfelder Textfelder ausrichten Achten Sie darauf, dass die Objektgruppe noch markiert ist. Klicken Sie dann auf Ausrichten oder Verteilen und wählen Sie zuerst Horizontal zentrieren Öffnen Sie dann das Tool Ausrichten oder Verteilen erneut und wählen Sie dann Vertikal zentrieren Textfelder und normaler Fließtext Öffnen Sie aus Ihrem Übungsordner die Datei Textfelder02.docx. Klicken Sie einmal auf den Rahmen des Textfeldes. Klicken Sie dann unter dem Register Textfeldtools/Format auf dieses Zeichen im Bereich Textfeldformatvorlagen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 19

21 Textfelder Über die Registerkarte Layout können Sie festlegen, wie das Textfeld von dem normalen Text umschlossen werden soll (hier: Rechteck). Wenn Sie auf die Schaltfläche Weitere klicken, öffnet sich das Dialogfenster Erweitertes Layout, wo Sie, je nach gewählter Umbruchart, auf der Registerkarte Textfluss auch den Abstand zum Text angeben können. Bestätigen Sie mit OK. Über die Registerkarte Textfeld, können Sie den Abstand des Textes innerhalb eines Textfeldes zu dessen Rand ändern. Stellen Sie zu Übungszwecken noch auf der Registerkarte Farben und Linien als Farbe ein dunkles Blau ein, ändern Sie die Transparenz auf 85% und weisen Sie dem Textfeld Keine Linie zu. Bestätigen Sie mit OK. Das Endergebnis: Der Text des Dokumentes fließt um das Textfeld herum. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 20

22 Formatvorlagen 4. Formatvorlagen 4.1. Anlegen einer neuen Absatz-Formatvorlage Eine Formatvorlage ist eine Gruppe von Formatierungsmerkmalen, die Sie dem Text im Dokument zuweisen können, um auf schnelle Weise das Erscheinungsbild zu ändern. Wenn Sie eine Formatvorlage zuweisen, übernehmen Sie eine Gruppe von Formatierungen in einem Schritt. Öffnen Sie die Datei Formatvorlagen erstellen.docx aus Ihrem Übungsordner. Klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Es wird auf der rechten Seite ein Extra-Fenster eingeblendet. Unter dem Eintrag Formatvorlagen wird die Vorlage umrandet angezeigt, die augenblicklich verwendet wird (also wo sich der Cursor befindet). Bei unformatierten Texten ist dies die Formatvorlage Standard. Ebenfalls in dieser Liste befinden sich die bereits angelegten oder fest vorgegebenen Formatvorlagen, zu denen Sie ihre eigenen hinzufügen können. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage. Unter der Kategorie Name: befindet sich ein Eingabefeld. Der hier vorgeschlagene Name ('Formatvorlage1') sollte mit einem Namen überschrieben werden, der die neue Formatvorlage besser beschreibt (z. B.: ). Unter der Kategorie Formatvorlagentyp ist standardmäßig die Option angegeben. Eine Absatzformatvorlage kontrolliert alle Einzelheiten des Erscheinungsbildes eines Absatzes wie Zeichenformatierungen, Textausrichtung, Tab-Stopps, Zeilenabstand und Rahmen. Diese Option ist nur dann in zu ändern, wenn Sie bestimmten Wortarten oder Ausdrücken die gleiche Formatierung zuweisen möchten (siehe Kap. 4.5). Unter der Kategorie Formatvorlage basiert auf wählen Sie die Formatvorlage aus, deren Formatierung Sie der neuen oder geänderten Formatvorlage zugrunde legen möchten. Standardmäßig ist hier die Einstellung ausgewählt. Sollten Sie bereits eine Formatvorlage erstellt haben, und möchten Sie nun eine weitere Vorlage erstellen, die nur geringe Änderungen gegenüber dieser aufweist, dann sollten Sie hier die vorher erstellte Formatvorlage auswählen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 21

23 Formatvorlagen Einstellen von Standardzeichen- und -absatzformaten In dem Dialogfenster Neue Formatvorlage können Sie bereits die Standardzeichenund -absatzformate wie gewohnt zuweisen (hier: Arial, 11pt, Blocksatz). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Die neue Formatvorlage (hier: Haupttext) erscheint daraufhin in der Liste der Formatvorlagen und wird zudem der Zeile, in der sich der Cursor befand, direkt zugewiesen Zuweisen einer Formatvorlage Im Kapitel wurde eine Absatzformatvorlage erstellt. Um eine Absatzformatvorlage zuzuweisen, markieren Sie zuerst den oder die Absätze, die geändert werden sollen. In diesem Beispiel soll der gesamte Text diese neue Formatvorlage erhalten. Markieren Sie zuerst den Textbereich, der die neue Formatvorlage erhalten soll (hier: Gesamtes Dokument durch 3-fach-Klick im Randbereich) und klicken Sie dann einmal auf die Formatvorlage (hier: Haupttext) in der Formatvorlagenliste. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 22

24 Formatvorlagen 4.3. Ändern einer Formatvorlage Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Öffnen Sie die zu ändernde Formatvorlage (hier: Haupttext) durch Anklicken des blauen Pfeils, und klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage ändern können Sie die Änderungen (wie bereits beschrieben) vornehmen. In diesem Beispiel wurde die Schriftgröße auf 12pt verändert. Bestätigen Sie mit OK Empfehlen einer Formatvorlage In der Liste der Formatvorlagen werden nicht alle vorinstallierten Vorlagen angezeigt. Um dies zu ändern klicken Sie auf die Schaltfläche Formatvorlagen verwalten im unteren linken Bereich der Formatvorlagenliste. Wechseln Sie auf die Registerkarte Empfehlen, markieren Sie dann die benötigten Formatvorlagen, klicken Sie noch auf Anzeigen und dann auf OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 23

25 Formatvorlagen 4.5. Die Überschriften-Formatvorlagen Wenn Sie ein neues Dokument auf Basis eines leeren Dokumentes erstellen, dann finden Sie in der Liste der verfügbaren und empfohlenen Formatvorlagen, die vorbereiteten Vorlagen für Überschriften. Diese Überschriften-Formatvorlagen können natürlich noch angepasst werden. Zudem haben diese Vorlagen den Vorteil, dass Sie die Erstellung eines Inhaltsverzeichnisses vereinfachen Gegliederte Überschriften-Formatvorlagen definieren und anpassen Öffnen Sie Zuerst das integrierte Menü im Bereich Gliederungen. Klicken Sie dort in der Listenbibliothek auf die oben abgebildete Variante. Um das Gliederungsformat anzupassen, klicken Sie direkt im Anschluss erneut auf das integrierte Menü im Bereich Gliederungen, wählen dann aber den Eintrag Neue Liste mit mehreren Ebenen definieren. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 24

26 Formatvorlagen In diesem Beispiel soll noch ein Punkt hinter der Ziffer der Ebene 1 stehen. Klicken Sie dazu hinter die grau hinterlegte 1. Geben Sie dann einen Punkt über die Tastatur ein und bestätigen Sie mit OK Überschriften-Formatvorlagen zuweisen Markieren Sie die Überschrift, die zur Ebene 1 werden soll (hier: Vier Gründe zu Office 2007) und klicken Sie dann auf Überschrift 1 in der Formatvorlagenliste. Markieren Sie dann die Überschrift Die wichtigsten Features und klicken Sie dann auf Überschrift 2 im Aufgabenbereich. Markieren Sie zuletzt noch die Überschrift Smart Tags und klicken Sie dann auf Überschrift 3 im Aufgabenbereich. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 25

27 Formatvorlagen Eine Überschriften-Formatvorlage mit Rahmen versehen Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Öffnen Sie die zu ändernde Formatvorlage (hier: Überschrift 1) durch Anklicken des blauen Pfeils, und klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage ändern klicken Sie auf Format und dann auf Rahmen. Im Dialogfenster Rahmen und Schattierung weisen Sie nun die gewünschten Linien zu, indem Sie beispielsweise auf diese Schaltfläche klicken. Bestätigen Sie das Dialogfenster Rahmen und Schattierung, und das Dialogfenster Formatvorlage ändern jeweils mit einen Klick auf OK. Die Überschrift könnte danach dieses Erscheinungsbild haben: Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 26

28 Formatvorlagen 4.6. Erstellen von Zeichenformatvorlagen Zeichenformatvorlagen weisen im Gegensatz zu Absatzformatvorlagen nur einem Wort oder mehreren Wörtern (bei entsprechender Markierung) das eingestellte Format zu. Sollte die Formatvorlagenliste nicht angezeigt werden, klicken Sie unter dem Register Start auf dieses Zeichen im Bereich Formatvorlagen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Formatvorlage. Vergeben Sie einen Namen für die Zeichen-Formatvorlage (z. B.: ). Ändern Sie den Formatvorlagentyp auf. Weisen Sie die Standardzeichen- und -absatzformate wie gewohnt zu (hier: Verdana, 9pt, Fett, Kursiv). Bestätigen Sie Ihre Einstellungen mit einem Klick auf die Schaltfläche OK. Um eine Zeichenformatvorlage anzuwenden, klicken Sie zuerst auf das Wort, oder markieren Sie das Wort (die Wörter), das (die) Sie ändern möchten. Klicken Sie dann einmal die Zeichenformatvorlage im Aufgabenbereich an. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 27

29 Formatvorlagen 4.7. Organisieren von Formatvorlagen Wenn Sie eine Formatvorlage erstellen, dann steht diese nur für das aktuelle Dokument zur Verfügung. Wenn Sie die Formatvorlagen in jedem neu erstellten Dokument nutzen möchten, dann müssen Sie diese in die Normal.dotm- Vorlage kopieren. Öffnen Sie das Dokument welches die Formatvorlage enthält, klicken Sie dann auf die Office-Schaltfläche und schließlich auf Word-Optionen im unteren Bereich des Fensters. Im Dialogfenster Word-Optionen klicken Sie zuerst auf Add-Ins. Öffnen Sie nun das Menü im Bereich Verwalten und wählen Sie dort die Word-Add Ins aus. Klicken Sie abschließend noch auf Gehe zu. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 28

30 Formatvorlagen Im Dialogfenster Dokumentenvorlagen und Add-Ins klicken Sie auf die Schaltfläche Organisieren.... Vergewissern Sie sich, dass auf der rechten Seite des Dialogfensters (unterhalb der Kategorie Nach Normal) der Eintrag steht. Wählen Sie die Vorlage(n) aus der linken Liste aus. Klicken Sie dazu die erste Vorlage einmal an und alle weiteren mit gedrückter Strg-Taste (in diesem Beispiel wurden die Vorlagen Haupttext und Wichtiges_Wort markiert). Klicken Sie auf die Schaltfläche Kopieren. Die Vorlagen sind nun in der Normal.dotm-Datei verfügbar. Klicken Sie auf Schließen. Von nun an stehen diese Formatvorlagen auch in jedem neu geöffneten Dokument zur Verfügung. Erstellen Sie zur Kontrolle ein neues leeres Dokument ( bis ). Öffnen Sie dann die Liste der Formatvorlagen. Die vorab organisierten Formatvorlagen müssten in der Liste erscheinen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 29

31 Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses 5. Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Wenn Sie ein Inhaltsverzeichnis zusammenstellen, sucht Word nach Überschriften mit festgelegten Formatvorlagen, sortiert diese nach Überschriftenebenen, erstellt Bezüge zu den jeweiligen Seitenzahlen und zeigt das Inhaltsverzeichnis im Dokument an. Öffnen Sie die Datei Inhaltsverzeichnis.docx aus Ihrem Übungsordner Anlegen einer neuen Seite Im Normalfall ist ein Inhaltsverzeichnis am Anfang eines Dokumentes einzufügen. Sie sollten daher zuerst eine freie Seite vor dem restlichen Dokumententext einfügen. Setzen Sie dazu die Einfügemarke vor das erste Wort des gesamten Dokumentes. Hinweis: Sollte das erste Wort eine Überschrift mit einer Nummerierung bzw. mit einer Gliederung sein, dann können Sie die Einfügemarke nur vor dem Wort platzieren, nicht vor der Zahl. auf die Schaltfläche Umbrü- Klicken Sie dann auf dem Register Seitenlayout che und dann auf Seite. Tipp: Analog dazu können Sie auch Strg+Return drücken, um einen manuellen Seitenwechsel einzufügen. Die ersten beiden Seiten Ihres Dokumentes müssten nun so aussehen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 30

32 Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses 5.2. Vorbereiten des Dokumententextes Wechseln Sie auf die neu erstellte Seite, und klicken Sie einmal vor die Seitenumbruchmarkierung. Drücken Sie 1 x Return um den Seitenumbruch nach unten zu verschieben. und weisen Sie ihr die Format- Klicken Sie hinter in die nun erste leere Zeile vorlage Haupttext zu. Schreiben Sie das Wort Inhaltsverzeichnis und drücken Sie dann 2x Return. Markieren Sie das Wort 12pt, Fett. und ändern Sie im Anschluss die Schriftattribute in 5.3. Einfügen eines Inhaltsverzeichnisses Stellen Sie vorab sicher, dass der Cursor an der richtigen Stelle ist (in diesem Beispiel befindet er sich in die zweite Zeile unterhalb des Wortes Inhaltsverzeichnis). und dann auf Inhaltsver- Wechseln Sie im Anschluss auf das Register Verweise. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Inhaltsverzeichnis zeichnis einfügen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 31

33 Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses In dem Dialogfenster Inhaltsverzeichnis können Sie erkennen, dass zur Erstellung des Inhaltsverzeichnisses automatisch auf die Überschriften-Formatvorlagen zurückgegriffen wird. Diese sollten also in Ihrem Dokument auch zur Formatierung der Überschriften verwendet worden sein Verwenden anderer Formatvorlagen Sollten Sie zur Erstellung des Inhaltsverzeichnisses andere Formatvorlagen nutzen wollen als die Überschriften-Formatvorlagen, dann müssen Sie vorab auf die Schaltfläche Optionen klicken. Schreiben Sie dann die Ebenenzahlen in die Eingabefelder hinter den eigenen Formatvorlagen. Löschen Sie die Zahlen in den Eingabefeldern hinter den Word-Formatvorlagen Wenn Sie mit OK bestätigen würden, dann wären die eigenen Formatvorlagen als Verzeichnisse angegeben. In diesem Beispiel klicken Sie aber auf Abbrechen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 32

34 Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Formatierung des Inhaltsverzeichnisses Wenn Sie die richtigen Formatvorlagen zur Erstellung des Inhaltsverzeichnisses ausgewählt haben, können Sie nun noch das Inhaltsverzeichnis selbst formatieren. Unter der Rubrik Formate: können Sie durch Anklicken einer dieser Formatierungen, das Erscheinungsbild Ihres Inhaltsverzeichnisses verändern. Dabei stehen Ihnen sechs vorgegebene Vorlagen zur Verfügung. Wenn Sie unter der Rubrik Formate: die Option Von Vorlage ausgewählt lassen, dann können Sie über die Schaltfläche Ändern die Schrift- und Absatzgestaltung selbst vornehmen. Es öffnet sich das Dialogfenster Formatvorlage. Hier sind alle neun Verzeichnisebenen aufgelistet, und die erste Ebene ist bereits ausgewählt ( ). Klicken Sie auf die Schaltfläche Ändern. Es öffnet sich das Dialogfenster Formatvorlage ändern, in dem Sie die gewünschten Änderungen vornehmen können (siehe Kap ). Bearbeiten Sie auf diese Weise alle Verzeichnisebenen, die in Ihrem Inhaltsverzeichnis erscheinen sollen. In diesem Übungsbeispiel sind die oben dargestellten Formate für die Verzeichnisebenen 1-3 einzustellen. Bestätigen Sie die Dialogfenster Formatvorlage, Formatvorlage ändern und (wenn alle Formatierungen abgeschlossen sind) Inhaltsverzeichnis jeweils mit einem Klick auf OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 33

35 Erstellen eines Inhaltsverzeichnisses Das Inhaltsverzeichnis erscheint daraufhin auf der ersten Seite. Da diese mit durchnumerieret wird, beginnen die Inhalte ab der Seite 2. In diesem Beispiel sind die Überschriften mit einer Gliederung versehen. Um ein Inhaltsverzeichnis so anzulegen, müssen Sie die Überschriftenformatvorlagen zuerst als Gliederung definieren (siehe Kap ) Aktualisieren eines Inhaltsverzeichnisses Ändern Sie eine Überschrift im Dokument, dann wird das Verzeichnis nicht automatisch neu erstellt. Sie können aber ein Verzeichnis manuell aktualisieren. Ändern Sie eine Überschrift in Ihrer Übungsdatei. Klicken Sie z. B. vor die erste Überschrift und ergänzen Sie noch ein Wort. Wechseln Sie dann zum Inhaltsverzeichnis, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen Sie Felder aktualisieren. Aktivieren Sie die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren und bestätigen Sie mit OK. Daraufhin wird die geänderte Überschrift auch im Verzeichnis dargestellt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 34

36 Erstellen eines Indexverzeichnisses 6. Erstellen eines Indexverzeichnisses Ein Index listet die in einem Dokument diskutierten Begriffe und Themen auf und gibt die Seiten an, auf denen diese zu finden sind. Öffnen Sie die Datei Indexverzeichnis.docx aus Ihrem Übungsordner Festlegen von Wörtern oder Satzteilen als Indexeinträge Markieren Sie den Text, den Sie als Indexeintrag verwenden möchten. Um eigenen Text als Indexeintrag einzugeben, klicken Sie im Dokument an die Stelle, an der der Indexeintrag eingefügt werden soll. Klicken Sie danach auf das Register Verweise Schaltfläche Eintrag festlegen. und klicken Sie dann auf die Tipp: Schneller öffnen Sie das Dialogfenster 'Indexeintrag festlegen' über die Tastenkombination Alt + Shift + X. Bei zuvor markierten Einträgen wird dieses Wort direkt im Bereich Haupteintrag angezeigt. Befand sich der Cursor in einem leeren Bereich des Dokumentes, ist das Feld leer. Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Um den Indexeintrag festzulegen, klicken Sie auf Festlegen. Um alle Vorkommen dieses Wortes im Dokument als Indexeintrag festzulegen, klicken Sie auf Alle Festlegen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 35

37 Erstellen eines Indexverzeichnisses Optionen bei der Indexeintragserstellung Einstellungen Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Sie können den Hauptindexeintrag bearbeiten indem Sie den Text verändern oder das übernommene Wort komplett löschen und einen anderen Eintrag dafür eingeben (hier: Metasprache für XML-Format). Einstellungen Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Um einen Untereintrag (hier: Metasprache) zu erstellen, geben Sie den Eintragstext im Feld Untereintrag ein. Einstellungen Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Um einen Eintrag zu erstellen, der einem Untereintrag untergeordnet ist, geben Sie den ersten Untereintrag ein (hier: SGML), dann direkt dahinter einen Doppelpunkt, und danach den Text für den untergeordneten Untereintrag (hier: Metasprache) ein. Einstellungen Anzeige im fertigen Indexverzeichnis Wenn Sie einen Eintrag in das Indexverzeichnis aufnehmen wollen (hier: Metasprache), der so nicht in Ihrem Text vorkommt, wohl aber ein vergleichbares Wort, dann tragen Sie dieses Wort (hier: XML-Format) im Bereich Querverweis ein. Um weitere Indexeinträge festzulegen, markieren Sie die entsprechende Textstelle, oder klicken Sie direkt hinter die Textstelle. Reaktivieren Sie dann das Dialogfenster Indexeintag festlegen, indem Sie auf die Schaltfläche Festlegen bzw. Alle Festlegen klicken. Wenn Sie alle Einträge definiert haben, klicken Sie auf Schließen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 36

38 Erstellen eines Indexverzeichnisses 6.2. Darstellung von Indexeinträgen Microsoft Word fügt alle festgelegten Indexeinträge als verborgene, formatierte XE-Felder (Indexeintragfelder) ein (z. B.: ). Um die XE-Felder auszublenden, wechseln Sie vorab zum Register Start klicken Sie dann auf einblenden /ausblenden. und 6.3. Bearbeiten von Indexeinträgen Blenden Sie die Sonderzeichen ( einblenden /ausblenden) im Text ein. Klicken Sie in das Wort, welches in Anführungszeichen steht, und führen Sie die Änderungen des Eintrages wie an einen herkömmlichen Text durch Formatieren von Indexeinträgen Blenden Sie die Sonderzeichen ( einblenden /ausblenden) im Text ein. Doppelklicken Sie auf die vordere oder hintere geschweifte Klammer des Eintrages. Der Eintrag wird daraufhin komplett markiert. Weisen Sie dem markierten Text wie gewohnt die gewünschten Attribute zu Löschen von Indexeinträgen Blenden Sie die Sonderzeichen ( einblenden /ausblenden) im Text ein. Doppelklicken Sie auf die vordere oder hintere geschweifte Klammer des Eintrages. Der Eintrag wird daraufhin komplett markiert. Drücken Sie auf Entf auf der Tastatur. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 37

39 Erstellen eines Indexverzeichnisses 6.6. Automatisches Erstellen von Indexeinträgen Wenn Sie über ein Word-Dokument verfügen, welches alle Indexeinträge in Listenform enthält, dann können Sie hierüber auch automatisch die Indexeinträge in Ihrem Dokument festlegen. Öffnen Sie die Datei Indexeinträge.docx aus Ihrem Übungsordner. An dieser Datei können Sie sehen, wie so eine Liste aussehen könnte. Die Einträge müssen dabei nicht alphabetisch sortiert sein. Schließen Sie diese Datei und arbeiten Sie wieder weiter mit der Datei Indexverzeichnis.docx. Wechseln Sie zum Register Verweise und klicken Sie dort auf Index einfügen. Im Dialogfenster Index klicken Sie schließlich auf AutoMarkierung. Klicken Sie doppelt auf die Datei Indexeinträge.docx aus Ihrem Übungsordner. Daraufhin werden alle Indexeinträge aus der Liste im Dokument gesucht und (wenn Sie gefunden werden) automatisch als Eintrag festgelegt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 38

40 Erstellen eines Indexverzeichnisses 6.7. Erstellen eines Indexverzeichnisses Nachdem Sie alle Indexeinträge angelegt haben, deaktivieren Sie zuerst die Sonderzeichen, damit die Bezüge zu den Seitenzahlen korrekt definiert werden können. Wechseln Sie dann (über Strg + Ende) zur letzten Seite ihres Dokumentes. Setzten Sie den Cursor hinter das letzte geschriebene Zeichen und drücken Sie 2x Return. Wählen Sie aus dem Register Seitenlayout den Eintrag Umbrüche und klicken Sie im Bereich Seitenumbrüche auf Seite. Dadurch steht der nächste Abschnitt am Anfang einer neuen Seite. Die letzten beiden Seiten Ihres Dokumentes müssten nun so aussehen. Schreiben Sie das Wort Indexverzeichnis. Drücken Sie im Anschluss 1x Return. Weisen Sie dem Text Indexverzeichnis die Formatvorlage Überschrift1 zu. Setzen Sie abschließend den Cursor in die Zeile direkt unter die Überschrift. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 39

41 Erstellen eines Indexverzeichnisses Wechseln Sie zum Register Verweise und klicken Sie dort auf Index einfügen. Stellen Sie die Anzahl der Spalten auf 2. Klicken Sie dann auf Ändern. Im Dialogfenster Formatvorlage können Sie die Formatvorlagen für die Indexeinträge formatieren. Klicken Sie die Verzeichnisebene Index 1 einmal an, klicken Sie dann auf Ändern. In diesem Beispiel wird die Größe 10pt zugewiesen. Bestätigen Sie mit OK. Klicken Sie dann die Verzeichnisebene Index 2 einmal an, klicken Sie dann auf Ändern. Wählen Sie hier 10pt, Fett. Bestätigen Sie mit OK. Die Verzeichnisebene Index 3 erhält in diesem Beispiel noch die Einstellung 9pt, Kursiv. Bestätigen Sie zum Schluss alle die Dialogfenster Formatvorlage ändern und Formatvorlage mit OK. Aktivieren Sie noch die Option Seitenzahlen rechtsbündig mit OK. Das fertige Verzeichnis wir direkt eingefügt. und bestätigen Sie Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 40

42 Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses 7. Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Öffnen Sie die Datei Abbildungsverzeichnis.docx aus Ihrem Übungsordner Einfügen von Grafiken mit der Umbruchart 'Text in Zeile' Wechseln Sie zum Kapitel 1.2 und klicken Sie vor das erste geschriebene Wort des nachfolgenden Absatzes. Aktivieren Sie nun das Register Einfügen und klicken Sie dort auf die Symbolschaltfläche Grafik. Wählen Sie aus Ihrem Übungsordner die Bilddatei Lesen.jpg aus und klicken Sie dann auf Einfügen. Klicken Sie rechts neben die Grafik und drücken Sie dann 1 x Return, um den nachfolgenden Text entsprechend abzurücken. Klicken Sie dann die Grafik einmal an und zentrieren Sie sie im Anschluss. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 41

43 Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses 7.2. Einfügen von Beschriftungen Achten Sie darauf, dass die Grafik noch markiert ist (andernfalls markieren Sie sie wieder durch einen einfachen Klick auf den Rand der Grafik). Wechseln Sie danach auf das Register Verweise und klicken Sie dort einmal auf die Schaltfläche Beschriftung einfügen. Belassen Sie die Beschriftung wie vorgeschlagen und bestätigen Sie mit OK. Hinweis: Um eine andere Beschriftung zu erstellen, müssen Sie auf Neue Beschriftung klicken, und dann selbst einen Namen eingeben. Die Beschriftung wird automatisch unter die Grafik gesetzt und übernimmt dabei die Ausrichtung der Grafik (hier: Zentriert) Einfügen von Grafiken mit der Umbruchart 'Quadrat' Wechseln Sie zum Kapitel 1.4 und klicken Sie vor das erste geschriebene Wort des nachfolgenden Absatzes. Aktivieren Sie nun das Register Einfügen und klicken Sie dort auf die Symbolschaltfläche Grafik. Wählen Sie aus Ihrem Übungsordner die Bilddatei Lesen.jpg aus und klicken Sie dann auf Einfügen. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 42

44 Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Klicken Sie die Grafik einmal an, um sie zu markieren. Wechseln Sie dann (falls notwendig) auf das Register Bildtools/ Format. Öffnen Sie dort das integrierte Menü der Schaltfläche Textumbruch und weisen Sie der markierten Grafik die Option Quadrat zu Einfügen von Beschriftungen in Textfeldern Achten Sie darauf, dass die Grafik noch markiert ist (andernfalls markieren Sie sie wieder durch einen einfachen Klick auf den Rand der Grafik). Wechseln Sie danach auf das Register Verweise und klicken Sie dort einmal auf die Schaltfläche Beschriftung einfügen. Belassen Sie die Beschriftung wie vorgeschlagen und bestätigen Sie mit OK Beschriftungen in Textfeldern formatieren Textformatierungen Klicken Sie einmal auf den Rahmen des Textfeldes und zentrieren Sie den Inhalt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 43

45 Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Platzhalterformatierungen Um die Größe des Textfeldes zu verändern, wechseln Sie bei markiertem Textfeld auf das Register Textfeldtools/ Format. Dort können Sie im rechten Bereich die Höhe und Breite des Textfeldes verändern Einfügen eines Abbildungsverzeichnisses Wechseln Sie zu der Seite im Dokument, wo das Abbildungsverzeichnis eingefügt werden soll (hier auf Seite 1 unter dem Inhaltsverzeichnis). Bereiten Sie die Seite entsprechend der Abbildung vor. Wechseln Sie danach auf das Register Verweise und klicken Sie dort einmal auf die Schaltfläche Abbildungsverzeichnis einfügen. Belassen Sie die Einstellungen oder klicken Sie auf Ändern und die Formatvorlagen der Abbildungsverzeichnisses zu verändern. In diesem Beispiel bestätigen Sie direkt mit OK. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 44

46 Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses Das Abbildungsverzeichnis wird daraufhin eingefügt Erweitern einer Beschriftung Klicken Sie direkt hinter die von Word zugewiesene Beschriftung Abbildung 1) (hier: und schreiben Sie Ihren Kommentar dahinter. Wenn Sie nun zum Abbildungsverzeichnis wechseln, ist dieses aber noch nicht aktualisiert. Klicken Sie es daher einmal mit der rechten Maustaste an dann aus dem Kontextmenü den Eintrag Felder aktualisieren. und wählen Sie Aktivieren Sie die Option Gesamtes Verzeichnis aktualisieren abschließend noch mit OK. und bestätigen Sie Im Verzeichnis wird nun auch Ihr Kommentar angezeigt. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 45

47 Erstellen eines Serienbriefes 8. Erstellen eines Serienbriefes Um auf der Basis eines neuen, leeren Briefes ein Serienbriefdokument zu erstellen, klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Dort wählen Sie dann eine Briefvorlage oder ein neues Dokument aus. Um einen bereits vorhandenen Brief als Serienbrief zu verwenden, öffnen Sie diesen. In diesem Beispiel soll die Briefvorlage Formbrief.docx verwendet werden. Sie soll außerdem vorab als Dokumentenvorlage gespeichert werden, da sie für spätere Übungen noch verwendet wird Speichern einer Dokumentenvorlage Öffnen Sie die Datei Formbrief.docx aus ihrem Übungsordner. Klicken Sie nun auf die Office-Schaltfläche und dann, im Bereich Speichern unter, auf den kleinen Pfeil. Klicken Sie auf Word Vorlage. Achten Sie darauf, dass die Datei in dem windowseigenen Ordner Templates abgelegt wird. Geben Sie der Datei noch den Namen Formbrief und klicken Sie dann auf Speichern. Schließen Sie die Datei Formbrief. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 46

48 Erstellen eines Serienbriefes 8.2. Verwenden einer Dokumentenvorlage Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann auf Neu. Klicken Sie im Bereich Vorlagen auf Meine Vorlagen. Klicken Sie dann doppelt auf die Datei Formbrief. Der Formbrief wird daraufhin als ein neues Dokument geöffnet. Die Bereiche und werden in den nachfolgenden Kapiteln durch Seriendruckfelder ersetzt. Aus diesem Standarddokument wird dann ein Seriendruckhauptdokument, mit dessen Hilfe sich dann die Serienbriefe erstellen lassen Erstellen einer Datenquelle Um Serienbriefe erstellen zu können, benötigen Sie eine Datenquelle, die in tabellarischer Form die relevanten Daten der unterschiedlichen Empfänger enthält. In diesem Beispiel ist eine solche Tabelle bereits angelegt und gespeichert worden. Öffnen Sie aus ihrem Übungsordner die Datei Adressen.docx. Eine Datenquelle ist also eine Tabelle mit einer Überschriftenzeile (aus Übersichtlichkeitsgründen hier Fett und Kursiv dargestellt) und den zugeordneten Kontakten. Hinweis: In jedem Fall benötigt, werden die Spalten Anrede bis Firma, da diese Informationen im Adressfenster des Briefes erscheinen. Die Spalte Umsatz ist in diesem Beispiel noch ergänzt worden, da auf sie später im Brieftext Bezug genommen werden soll. Schließen Sie die Adressliste wieder. Sie wird im Verlauf der Serienbrieferstellung über einen anderen Dialog zugeordnet. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 47

49 Erstellen eines Serienbriefes 8.4. Erstellen eines Seriendruck-Hauptdokumentes Arbeiten mit Adressblock und Grußzeile Klicken Sie zuerst auf das Register Sendungen. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Seriendruck starten und wählen dort den Eintrag Briefe aus. Im Anschluss öffnen Sie noch das integrierte Menü der Schaltfläche Empfänger auswählen und klicken dort auf Vorhandene Liste verwenden. Suchen Sie die entsprechende Datenquelle (hier: Adressen.docx aus ihrem Übungsordner). Klicken Sie diese einmal an und wählen Sie dann Öffnen aus dem unteren Bereich des Dialogfensters Datenquelle auswählen. Über die Schaltfläche Empfängerliste bearbeiten können Sie nun die Adressliste einsehen, um Sie eventuell noch individuell anzupassen (siehe Kap. 3.5). Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 48

50 Erstellen eines Serienbriefes In diesem ersten Beispiel behalten Sie aber die Datenquelle in Ihrer Ursprungsform bei und bestätigen mit OK Einfügen der Seriendruckfelder Markieren Sie nun alle Felder des Adressblocks und entfernen Sie diese über die Entf-Taste der Tastatur. Klicken Sie dann auf Adressblock im Register Sendungen. Wenn der Adressblock bereits korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird, dann behalten Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster Adressblock einfügen bei und klicken auf OK. klicken. Verglei- Andernfalls müssen Sie auf die Schaltfläche Felder wählen chen Sie hierzu bitte Kapitel xyz. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 49

51 Erstellen eines Serienbriefes Markieren Sie nun die gesamte Grußzeile einschließlich des Kommas und entfernen Sie diese über die Entf-Taste der Tastatur. Klicken Sie dann auf Grußzeile im Register Sendungen. Wenn der Adressblock bereits korrekt im Vorschaubereich angezeigt wird, dann behalten Sie die Standardeinstellungen im Dialogfenster Grußzeile bei und klicken auf OK. Andernfalls müssen Sie auch hier auf die Schaltfläche Felder wählen klicken. Vergleichen Sie hierzu bitte Kapitel xyz. Markieren Sie nun den Beispieltext und ersetzen Sie ihn zu Übungszwecken durch den oben dargestellten Text. Nach dem Wort Monat geben Sie noch ein Leerzeichen ein. Der Verdienst ist in der Datenbank für die entsprechenden Empfänger vermerkt. Aus diesem Grunde soll an dieser Stelle des Beispielsatzes das Seriendruckfeld UMSATZ eingefügt werden. Grundsätzlich könnten Sie das Feld Umsatz bereits über den Befehl Seriendruckfeld einfügen diesem Satz hinzufügen. Da in diesem Beispiel aber der unformatierte Wert aus der Datenbank im Format EURO dargestellt werden soll, wird hier der Umweg über den Formeldialog gegangen. Wechseln Sie zum Register Einfügen, klicken Sie dort auf Schnellbausteine dann auf Feld. Im Dialogfenster Feld klicken Sie auf Formeln. und Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 50

52 Erstellen eines Serienbriefes Schreiben Sie im Bereich Formel: =UMSATZ Zahlenformat aus und bestätigen Sie mit OK., wählen Sie dann das EURO- Microsoft Word gibt nun eine Fehlermeldung ( ) aus. Der Dialog Formeln ist für Berechnungen mit Textmarken vorgesehen. Da das Feld Umsatz aber keine Textmarke, sondern ein Seriendruckfeld ist, müssen Sie dieses noch ändern. Klicken Sie mit der rechten Maustaste in die Fehlermeldung, und wählen Sie aus dem Kontextmenü den Eintrag Feldfunktion ein/aus. Markieren Sie in der Feldfunktionsdarstellung das Wort UMSATZ durch einen Doppelklick und klicken Sie dann auf das Register Sendungen. Klicken Sie dort auf den kleinen Pfeil neben Seriendruckfeld einfügen und klicken Sie dann auf Umsatz. Der korrekt formatierte Wert aus der Datenbank wird nun sofort anstelle der Fehlermeldung angezeigt. Schreiben Sie noch den Satz zu Ende. Microsoft Word 2007 Aufbau Seite 51