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1 GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2016

2 Im Handelsgesetzbuch ( 257 HGB) und in der Abgabenordnung ( 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen: Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von: 10 Jahren für: Eröffnungsbilanz Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege Inventur Jahresabschluss Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte Konzernlagebericht Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen Lohnsteuerunterlagen 6 Jahren für: empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe* weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind *Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde das Inventar aufgestellt wurde die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO und 14b Abs. 1 Satz 3, 2. Halbsatz UStG). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen ein und vier Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Okt eine Erleichterung geschaffen: Unterlagen sind nach Ablauf der in der AO genannten oder in anderen Steuergesetzen zugelassenen kürzeren Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn und soweit sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind: für eine begonnene Außenprüfung für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 AO für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt.

3 A Abhängigkeitserklärungen 2005 Abkürzungsverzeichnis (erklärend) 2005 Abrechnungsunterlagen 2005 Abschlagszahlungen 2005 Abschlussbuchungsbelege 2005 Abschlusskonten 2005 Abschlussrechnungen 2005 Abschreibungsunterlagen 2005 Abtretungserklärungen 2009 Abwertungsbelege 2005 Akkordunterlagen 2005 Akkreditive 2009 Aktenvermerke 2009 An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse 2009 Änderungsnachweise der EDV-Buchführung 2005 Angebote (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Angestelltenversicherung (Belege) 2005 Anhang (zum Jahresabschluss) 2005 Anlageninventare 2005 Anlagenkartei 2005 Anlagenunterhaltungskosten 2005 Anlagenverzeichnis 2005 Anlagevermögensbücher und -karteien 2005 Anleihebücher 2005 Anleihen 2009 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen 2009 Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) 2009 Anzahlungsunterlagen 2009 Arbeitgeberzuschusskarten 2009 Arbeitnehmersparzulage (Verträge) 2009 Arbeitsanweisungen 2005 Auftragsbestätigungen 2009 Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Auftragsbücher 2009 Auftragskostenbelege 2005 Auftragszettel 2005 Aufzeichnungen 2005 Ausfuhrunterlagen 2009 Ausgangsrechnungen 2005 Ausschusslisten als Buchungsbelege 2005 Außendienstabrechnungen 2005 Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Außenhandelsunterlagen 2009 Auszahlungsbelege 2005 B Bahnabrechnungen 2005 Bahnfrachtbriefe 2009 Bankbelege 2005 Bankbürgschaften 2009 Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen 2005 Bauakten 2009 Bauantragskostennachweise 2009 Baubeschreibungen 2009 Baubücher 2005 Baugenehmigungen 2009 Beförderungspapiere 2009 Beherrschungsverträge 2005 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger 2005 Belege 2005 Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) 2005 Bestandsberichtigungen 2005 Bestandsermittlungen 2005 Bestandsverzeichnisse 2005 Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) 2009 Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen 2005 Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Betriebskostenrechnungen 2005 Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) 2005 Betriebsprüfungsberichte 2009 Betriebsunfallunterlagen 2009 Bewertungsunterlagen 2005 Bewirtungsunterlagen 2005 Bilanzbücher 2005 Bilanzen (Jahresbilanzen) 2005 Bilanzkonten 2005 Bilanzprotokolle für die EDV 2005 Bilanzunterlagen 2005 Bons 2005 Börsenaufträge 2009 Bruttoerlösnachweise 2009 Bruttolohnlisten 2009 Bruttolohnsammelkarten 2009 Bruttolohnstreifen 2009 Buchführungsprogramme 2005 Buchführungsunterlagen 2005 Buchungsanweisungen 2005 Buchungsbelege 2005 Buchungsprotokolle für die EDV 2005 Buchungsunterlagen 2005 Bürgschaftsunterlagen 2009

4 C Carnetunterlagen 2009 Clearingauszüge 2009 Clearing-Belege 2005 Code-Pläne für Verständnis der Buchführung 2005 Computerausdrucke mit Buchungsdaten 2005 COM-Verfahrensbeschreibungen 2005 D Darlehenskonto 2005 Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) 2009 Datensicherungen 2005 Dauerauftragsunterlagen 2009 Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) 2005 Dauervorschüsse 2005 Debitorenkonen 2005 Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) 2005 Deklarationen (Versandunterlagen) 2009 Depotauszüge (soweit nicht Inventare) 2005 Depotbestätigungen 2005 Depotbücher 2005 Deputatunterlagen 2009 Devisenunterlagen 2009 Dokumentation für Programme und Systemebei EDV 2005 Dubiosenbücher 2005 E Edelmetallbestände 2005 Edelmetallumsätze 2005 EDV-Journal 2005 Effektenbuch 2005 Effektenkassenquittungen 2005 Eichaufnahmen 2009 Einfuhrunterlagen 2009 Eingangsrechnungen 2005 Eingangsüberweisungsträger 2009 Eingliederungsverträge 2005 Einheitswertunterlagen 2009 Einkaufsbücher 2005 Einnahmenüberschussrechnung 2005 Einzahlungsbelege 2005 Energieverbrauchsunterlagen 2009 Erlösjournale 2005 Eröffnungsbilanzen 2005 Ersatzkassenunterlagen 2009 Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Exportunterlagen 2009 Expressauslieferungsbücher 2005 F Fahrtenbücher 2005 Fahrtkostenerstattungen 2005 Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/ Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Fakturierjournale 2005 Fehlerjournale als Buchungsbelege 2005 Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung 2005 Fernschreiben (Handelsbriefe) 2009 Feuerversicherungsunterlagen 2009 Finanzberichte 2009 Frachtbriefe 2009 Frachtunterlagen 2009 Freistemplerabrechnungen 2005 Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) 2005 Fürsorgeunterlagen 2009 G Gebrauchsmusterunterlagen 2009 Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) 2005 Gehaltskonten 2009 Gehaltslisten 2005 Gehaltsquittungen 2005 Gehaltsvorschusskonten 2005 Geschäftsberichte 2005 Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) 2009 Geschenknachweise 2009 Gesellschaftsverträge 2005 Gewährleistungsverpflichtungen 2009 Gewerbesteuerunterlagen 2009 Gewinn- und Verlustrechnung 2005 Gewinnabführungsverträge 2005 Gewinnfeststellungen 2009 Grundbuchauszüge 2005 Grundlohnlisten 2005 Grundstücksunterlagen 2009 Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) 2005 Gutschriftanzeigen 2005

5 H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen 2005 Handelsbilanz 2005 Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) 2009 Handelsbücher 2005 Handelsregisterauszüge 2009 Hauptabschlussübersicht 2005 Hauptbücher und -karteien 2005 Hauptbuchkonten 2005 Hinterlegungsscheine 2009 Hypothekenpfandbriefe 2009 I Importrechnungen 2005 Importunterlagen 2009 Inkassobücher 2005 Inventare 2005 Inventare als Bilanzunterlagen 2005 Inventurunterlagen 2005 Investitionsabrechnungen 2009 Investitionszulagenunterlagen 2009 J Jahresabschlüsse 2005 Jahresabschlusserläuterungen 2005 Jahresabschlusslisten 2005 Jahreskontoblätter 2005 Journale für Hauptbuch und Kontokorrent 2005 Jubilarfeierunterlagen 2005 Jubiläumsunterlagen 2005 K Kalkulationsunterlagen 2009 Kantinenunterlagen 2005 Kapitalerhöhungsunterlagen 2009 Kapitalverkehrsteuerunterlagen 2009 Kassenberichte 2005 Kassenbücher u. -blätter 2005 Kassenstreifen 2009 Kassenzettel (Buchungsunterlage) 2005 Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Kaufverträge 2009 Kilometergeldabrechnungen 2005 Kommissionslisten 2009 Konnossemente 2009 Konsignationsunterlagen 2009 Kontenpläne/Kontenplanänderungen 2005 Kontenregister 2005 Kontoauszüge 2005 Kontokorrentbücher 2005 Kostenartenpläne 2005 Kostenstellenpläne 2009 Kostenträgerrechnung 2009 Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) 2005 Kostenvoranschläge 2009 Kreditorenkonten 2005 Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) 2009 Kurssicherungsunterlagen 2005 Kurzarbeitergeldanträge 2009 Kurzarbeitergeldlisten 2009 L Ladescheine 2005 Lageberichte 2005 Lagerbuchführungen 2005 Lagerprotokolle 2009 Leasingunterlagen 2009 Leergutabrechnungen 2009 Lieferscheine 2005 Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) 2005 Lizenzunterlagen 2005 Lohnbelege 2005 Lohnkonto (siehe Anmerkungen) 2009 Lohnlisten 2005 Lohnssteuerunterlagen 2005 Lohnunterlagen 2009 Lohnvorschusskonten 2005 Luftfrachtbriefe 2009 M Magnetbänder (mit Buchfunktion) 2005 Mahnbescheide 2009 Mahnungen 2009 Maklerschlussnoten 2009 Materialabrechnungen 2005 Materialbeanstandungen 2009 Materialentnahmescheine 2009 Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) 2009 Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung 2005 Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen 2009 Mikrofilmverfahrensbeschreibungen 2005 Montageversicherungsakten 2005 Mutterschaftsgeldunterlagen 2005 N Nachkalkulationen 2005 Nachnahmebelege 2005 Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Nebenbücher 2005 Nettolohnlisten 2005 Nutzflächenermittlung 2005

6 O Obligationen 2009 Offene-Posten-Listen 2005 Orderpapiere 2009 Organisationsunterlagen der Buchführung 2005 Organschaftsabrechnungen 2005 Organschaftsverträge 2005 P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) 2009 Patentunterlagen 2009 Pensionsrückstellungsunterlagen 2005 Pensionszahlungen 2005 Pfandleihbücher 2005 Pfändungsunterlagen 2005 Portokassenbücher 2005 Postaufträge 2009 Postbankauszüge 2005 Postbankbelege 2005 Postscheckbelege 2005 Preislisten 2009 Preisvereinbarungen 2009 Privatentnahmebelege 2005 Programmbeschreibung für EDV 2005 Proteste (Scheck, Wechsel) 2009 Protokolle (Buchungsbelege) 2005 Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Provisionsabrechnungen 2005 Prozessakten 2005 Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) 2005 Q Qualitätsberichte 2009 Quittungen 2005 R Rechnungen 2005 Rechnungsabgrenzungsermittlung 2005 Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer 2005 Rentenversicherungsnachweise 2009 Repräsentationsaufwendungen 2005 Repräsentationskosten 2005 Rückstellungsunterlagen 2005 Rückwareneingangsjournale 2009 S Sachanlagevermögenskarteien 2005 Sachkonten 2005 Saldenbestätigungen 2005 Saldenbilanzen 2005 Schadensmeldungen und -unterlagen 2009 Scheck- und Wechselunterlagen 2009 Scheckbestandsaufnahmen 2005 Schecks 2005 Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) 2009 Schriftwechsel 2009 Schuldtitel 2005 Sicherungsübereignungen 2009 Skontounterlagen 2005 Sondergutschriften 2005 Sozialpläne 2009 Sozialversicherungsbeitragskonten 2009 Sparprämienanträge 2009 Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung 2005 Spendenbescheinigungen 2005 Steuerbescheide und -erklärungen 2005 Steuerrückstellungsberechnungen 2005 Steuerunterlagen 2009 Stornobelege 2005 Stundenlohnzettel als Buchungsbelege 2005 T Teilzahlungsbelege 2009 Telefonkostennachweise 2005 Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) 2009 Testate als Bilanzteil 2005 Transportschadenunterlagen 2009 Transportversicherungsanmeldungen 2009 Trennungsgeldermittlungen 2005 Ü/U Überstundenlisten 2009 Überweisungsbelege 2005 Umbuchungsbelege 2005 Umsatzsteuervergütungen 2005 Umsatzsteuervoranmeldungen 2005 Umwandlungsbilanzen 2005 Umwandlungsunterlagen 2009 Unfallversicherungsunterlagen 2009 Unternehmerlohnverrechnungen 2009 Urlaubslisten für Rückstellungen 2005

7 V Valuta-Belege 2005 Verbindlichkeiten 2005 Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) 2005 Verfrachtungsaufträge 2009 Verkaufsbücher, -journale 2005 Vermögensteuerunterlagen 2009 Vermögensverzeichnis 2005 Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) 2009 Verpfändungsunterlagen 2005 Verrechnungskonten 2005 Verrechnungspreisunterlagen 2005 Versand- und Frachtunterlagen 2009 Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege 2005 Versicherungspolicen 2009 Versteigerungsunterlagen 2009 Verträge 2009 Vertreterunterlagen 2009 Verwahrungsbücher für Wertpapiere 2005 Viehregister 2005 Vollmachten (Urkunden) 2009 Vollständigkeitserklärungen 2005 Vorauszahlungsbelege 2005 Vorschusskonten 2005 Vorschusslisten als Buchungsbelege 2005 Z Zahlungsanweisungen/-belege 2005 Zahlungsträger 2005 Zeichnungsvollmachten 2009 Zessionen 2009 Zinsabrechnungen 2005 Zinsberechnungen als Buchungsbeleg 2005 Zinsberechnungsunterlagen 2009 Zinsstaffeln 2009 Zollbelege 2009 Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer 2005 Zugangsbelege 2005 Zuschüsse des Arbeitgebers 2005 Zustellungsquittungen 2009 Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) 2005 W Währungsforderungen 2005 Warenabgabescheine 2009 Warenbestandsaufnahmen 2005 Wareneingangs- und -ausgangsbücher 2005 Warenverkehrsbescheinigungen 2009 Wechsel 2009 Wechsel als Buchungsbeleg 2005 Wechselbuch 2005 Wechselobligation 2005 Weihnachtsgratifikation 2005 Werbegeschenknachweise 2005 Werbekosten, Belege über 2005 Werksrentenanträge 2009 Werkstattabrechnungen 2005 Werkzeugkosten, Belege über 2005 Werkzeugregister als Inventar 2005 Wertberichtigungen 2005 Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen 2005 Wertpapierkurse als Buchungsbelege 2005 Wildhandelsbücher 2005 Wohnungsbauunterlagen 2009