GESETZLICHE AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2019

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1 AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2019

2 AUFBEWAHRUNGSFRISTEN 2019 Im Handelsgesetzbuch ( 257 HGB) und in der Abgabenordnung ( 147 AO) ist geregelt, wie lange kaufmännische Dokumente aufbewahrt werden müssen. Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von: 10 Jahren für > Eröffnungsbilanz > Journal, Buchungsunterlagen, Handelsbücher, Buchungsbelege > Inventur > Jahresabschluss > Konzernabschluss inkl. der hierzu erstellten Lageberichte > Konzernlagebericht > Arbeitsanweisungen, Projektunterlagen, Fertigungsunterlagen > Lohnsteuerunterlagen 6 Jahren für > empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe* > weitere Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind *Sofern Handelsbriefe zugleich Buchungsbelege sind (Rechnungen, Gutschriften), gilt die 10-jährige Aufbewahrungsfrist. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres > in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht wurde > das Inventar aufgestellt wurde > die Eröffnungsbilanz oder der Jahresabschluss festgestellt wurde > der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde > Aufzeichnungen vorgenommen oder sonstige Unterlagen entstanden sind Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Zu beachten ist, dass es sich bei den hier genannten Aufbewahrungsfristen um Mindestfristen von HGB/AO handelt, die auch dann gelten, wenn im Einzelfall aufgrund ausdrücklicher gesetzlicher Regelung kürzere Aufbewahrungsfristen festgesetzt sind. Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist ( 147 Abs. 3 Satz 2 AO und 14b Abs. 1 Satz 3, 2. Halbsatz UStG). Diese Vorschrift soll verhindern, dass Unterlagen vernichtet werden, solange sie für steuerliche Zwecke noch von Bedeutung sind. Die Festsetzungsfrist beträgt in der Regel zwischen ein und vier Jahren. Der Ablauf der Festsetzungsfrist kann durch eine Reihe von Ereignissen gehemmt werden, weshalb beim Aufbewahrungspflichtigen oft erhebliche Schwierigkeiten bei der Feststellung bestehen, wann Unterlagen vernichtet werden dürfen. Um dies abzumildern, hat die Finanzverwaltung mit BMF-Schreiben vom 25. Okt eine nachstehende Erleichterung geschaffen. Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen nur noch aufzubewahren, wenn sie für folgende Sachverhalte von Bedeutung sind: > für eine begonnene Außenprüfung > für eine vorläufige Steuerfestsetzung nach 165 AO > für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen > für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren > zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Hinweis: Diese Info behandelt lediglich die Aufbewahrungspflichten nach Handels- und Steuerrecht. Zur Abwehr/ Durchsetzung von zivil- bzw. öffentlich-rechtlichen Ansprüchen kann im Einzelfall (insbesondere im Hinblick auf Beweiszwecke) eine längere Aufbewahrung angezeigt sein. Auch Spezialvorschriften für einzelne Berufe bzw. Tätigkeiten sind nicht berücksichtigt.

3 A Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Abwertungsbelege Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote (erhaltene und Kopien versandter) Angestelltenversicherung (Belege) Anhang (zum Jahresabschluss) Anlageninventare Anlagenkartei Anlagenunterhaltungskosten Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberzuschusskarten Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Arbeitsanweisungen Auftragsbestätigungen Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragszettel Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen Bauakten Bauantragskostennachweise

4 Baubeschreibungen Baubücher Baugenehmigungen Beförderungspapiere Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen Bestandsverzeichnisse Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) Betriebskostenrechnungen Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) Betriebsprüfungsberichte Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzprotokolle für die EDV Bilanzunterlagen Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsprogramme Buchführungsunterlagen Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsprotokolle für die EDV Buchungsunterlagen Bürgschaftsunterlagen C Carnetunterlagen Clearingauszüge Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der Buchführung Computerausdrucke mit Buchungsdaten COM-Verfahrensbeschreibungen D Darlehenskonto Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse

5 Debitorenkonen Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Depotbestätigungen Depotbücher Deputatunterlagen Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze EDV-Journal Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmenüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) Fakturierjournale Fehlerjournale als Buchungsbelege Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachtunterlagen Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen

6 G Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftanzeigen H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten Hinterlegungsscheine Hypothekenpfandbriefe I Importrechnungen Importunterlagen Inkassobücher Inventare Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahresabschlusslisten Jahreskontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen

7 K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher u. -blätter Kassenstreifen Kassenzettel (Buchungsunterlage) Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Kommissionslisten Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne/Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Ladescheine Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnkonto (siehe Anmerkungen) Lohnlisten Lohnssteuerunterlagen Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder (mit Buchfunktion) Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Materialabrechnungen

8 Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung O Obligationen Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsunterlagen der Buchführung Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge P Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) Patentunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postbankbelege Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen Privatentnahmebelege Programmbeschreibung für EDV Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle (Buchungsbelege) Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) Q Qualitätsberichte Quittungen

9 R Rechnungen Rechnungsabgrenzungsermittlung Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer/ für Unternehmer Rentenversicherungsnachweise Repräsentationsaufwendungen Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagevermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen und -unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schecks Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Schriftwechsel Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparprämienanträge Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Stornobelege Stundenlohnzettel als Buchungsbelege T Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Trennungsgeldermittlungen Ü/U Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen

10 Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege W Währungsforderungen Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel Wechsel als Buchungsbeleg Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wohnungsbauunterlagen

11 Z Zahlungsanweisungen/-belege Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungen als Buchungsbeleg Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zuschüsse des Arbeitgebers Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres)