Archivierungsdauer nach Steuer- und Handelsrecht. Aufbewahrungsfrist. Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege)
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- Judith Junge
- vor 5 Jahren
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1 Archivierungsdauer nach Steuer- und Handelsrecht Beleg Aufbewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB ) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen
2 Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anträge des Steuerpflichtigen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) Arbeitsanweisungen für EDV-Buchführung Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufbewahrungsvorschriften für betriebliche EDV- Dokumentationen Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen (Soweit steuerlich relevant) Außenpüfungsunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Auskunftsunterlagen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen
3 Baubücher (Inventurunterlagen) Baugenehmigungen Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) Belege und sonstige für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Belegformate Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlagen) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Blockdiagramme, soweit Verfahrensdokumentation Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen
4 Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen Bußgeldrechtliche Ermittlungen C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge Clearing-Belege Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konten D Datenträger von Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/Organisationsunterlagen) Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Datensicherungsregeln Dateiverzeichnisse Dauerauftragsunterlagen Dauervorschüsse Debitorenkonten Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter
5 Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV-Buchführungen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege s (Sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben.) Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege) Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV-
6 Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachttarife Freistellungsaufträge für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (außer Rechnungen oder Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) Gutschriften
7 H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventuranweisungen, Verfahrensvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Inventurvorschriften (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege)
8 Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragssteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel (soweit steuerlich relevant) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB ) Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte
9 Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnjournal Lohnkonto Lohnlisten Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/Freistellungsbescheinigungen) (aufgrund der Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 9 EStG ) Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten
10 Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Normvorschriften Nutzflächenermittlungen (soweit steuerlich relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant) Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten
11 Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien Verbesserungsvorschläge) Protokolle DÜVO Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) 3 Jahre Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse freiwillige Quartalsabschlüsse vorgeschriebene Quittungen (soweit Buchungsbelege) R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Rechnungen Unternehmer Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Rechtsbehelfsverfahren Registrierkassenstreifen (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Reisekostenabrechnungen Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale 2 Jahre S Sachanlagenvermögenskarteien
12 Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) Sparprämienanträge Sparurkunden Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuererklärungen/Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermittlungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) Stundungsbelege T Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefaxe (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder
13 die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Telefonkostennachweise Telegramme (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Handelsgeschäfts zum Gegenstand haben) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe)
14 Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versteigerungsunterlagen Verträge Verträge (soweit handels-/steuerrechtlich von Bedeutung) Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen) Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) VWL-Unterlagen W Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Buchungsbelege) Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge
15 Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäfts bzw. eines Han-delsgeschäfts zum Gegenstand haben) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege) Z Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Zustellungsquittungen Zwischenabschlüsse Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahres) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Alle Informationen und Angaben in diesem Mandanten-Merkblatt haben wir nach bestem Wissen zusammengestellt. Sie erfolgen jedoch ohne Gewähr. Diese Information kann eine individuelle Beratung im Einzelfall nicht ersetzen Klemm & Wilhelm nexgenia PartG mbb Steuerberatung Unternehmensberatung Wirtschaftsprüfung Hippmannstraße München Tel Fax kontakt@nexgenia.de
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