Liste der Aufbewahrungsfristen für Geschäftsdokumente 2019
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- Waltraud Becker
- vor 5 Jahren
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1 Liste der en für Geschäftsdokumente frühestens zu Abhängigkeitserklärungen Abkürzungsverzeichnis (erklärend) Abrechnungsunterlagen Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen Abwertungsbelege Akkordunterlagen Akkreditive Aktenvermerke An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote (erhaltene und Kopien versandter) Angestelltenversicherung (Belege) Anhang (zum sabschluss) Anlageninventare Anlagenkartei Anlagenunterhaltungskosten Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten (wenn für die Lohnbuchhaltung erforderlich) Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberzuschusskarten Arbeitnehmersparzulage (Verträge) Arbeitsanweisungen Auftragsbestätigungen Auftragsbestätigungen (erhaltene und Kopien versandter) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragszettel en Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außendienstabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege Bahnabrechnungen Bahnfrachtbriefe Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsrechnungen Bauakten (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Bauantragskostennachweise (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Baubeschreibungen (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Baubücher (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Baugenehmigungen (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Beförderungspapiere Beherrschungsverträge Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger Belege Belege, soweit Buchungsfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen Bestandsverzeichnisse Bestellungen (erhaltene und Kopien versandter) Seite 1 von 8
2 frühestens zu Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen Betriebskostenabrechnung (soweit keine Buchungsbelege) Betriebskostenrechnungen Betriebskrankenkasse (Buchungsbelege) Betriebsprüfungsberichte Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen Bewirtungsunterlagen Bilanzbücher Bilanzen (sbilanzen) Bilanzkonten Bilanzprotokolle für die EDV Bilanzunterlagen Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsprogramme Buchführungsunterlagen Buchungsanweisungen Buchungsbelege Buchungsprotokolle für die EDV Buchungsunterlagen Bürgschaftsunterlagen Carnet-Zolldokumente Clearingauszüge Clearing-Belege Code-Pläne für Verständnis der Buchführung Computerausdrucke mit Buchungsdaten COM-Verfahrensbeschreibungen Darlehenskonto Darlehensunterlagen (nach Vertragsablauf) Datensicherungen Dauerauftragsunterlagen Dauerauftragsunterlagen (nach Vertragsablauf) Dauervorschüsse Debitorenkonten Debitorenlisten (soweit Bilanzunterlagen) Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge (soweit nicht Inventare) Depotbestätigungen Depotbücher Deputatunterlagen Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Dubiosenbücher Edelmetallbestände Edelmetallumsätze EDV-Journal Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmenüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Ersatzkassenunterlagen Seite 2 von 8
3 frühestens zu Essensmarkenabrechnungen (soweit keine Buchungsbelege) Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher Fahrtenbücher Fahrtkostenerstattungen Fahrtkostenerstattungsunterlagen Arbeitnehmer/Unternehmer (soweit keine Buchungsbelege) Fakturierjournale Fehlerjournale als Buchungsbelege Fehlerprotokoll bei EDV-Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachtunterlagen Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen und -bücher (soweit Bilanzunterlage oder Buchungsbeleg) Gehaltskonten Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Geschäftsberichte Geschäftsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen u. Gutschriften) Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundlohnlisten Grundstücksunterlagen Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriftanzeigen Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanz Handelsbriefe (mit Ausnahme von Rechnungen/Gutschriften) Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptbuchkonten Hinterlegungsscheine Hypothekenpfandbriefe Importrechnungen Importunterlagen Inkassobücher Inventare Inventare als Bilanzunterlagen Inventurunterlagen Investitionsabrechnungen Investitionszulagenunterlagen sabschlüsse sabschlusserläuterungen sabschlusslisten skontoblätter Journale für Hauptbuch und Kontokorrent Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen Seite 3 von 8
4 frühestens zu Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalverkehrsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher u. -blätter Kassenstreifen Kassenzettel (Buchungsunterlage) Kassenzettel (soweit keine Buchungsbelege) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Kommissionslisten Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne/Kontenplanänderungen Kontenregister Kontoauszüge Kontokorrentbücher Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenträgerrechnung Kostenträgerrechnung (Bewertungsunterlage) Kostenvoranschläge Kreditorenkonten Kreditunterlagen (nach Vertragsablauf) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten Ladescheine Lageberichte Lagerbuchführungen Lagerprotokolle Leasingunterlagen Leergutabrechnungen Lieferscheine Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnkonto (siehe Anmerkungen) Lohnlisten Lohnsteuerunterlagen Lohnunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe Magnetbänder (mit Buchfunktion) Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Materialentnahmescheine Mietunterlagen (nach Vertragsablauf) Mikrofilme zur Datensicherung der Buchführung Mikrofilme zur Datensicherung von Geschäftsbriefen Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Montageversicherungsakten Mutterschaftsgeldunterlagen Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nachnahmebelege (soweit keine Buchungsbelege) Nebenbücher Nettolohnlisten Nutzflächenermittlung Obligationen Offene-Posten-Listen Orderpapiere Organisationsunterlagen der Buchführung Organschaftsabrechnungen Seite 4 von 8
5 frühestens zu Organschaftsverträge Pachtunterlagen (nach Vertragsablauf) Patentunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postbankauszüge Postbankbelege Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen Privatentnahmebelege Programmbeschreibung für EDV Proteste (Scheck, Wechsel) Protokolle (Buchungsbelege) Protokolle (soweit keine Buchungsbelege) Provisionsabrechnungen Prozessakten Prüfungsberichte (des Abschlussprüfers) Qualitätsberichte Quittungen Rechnungen Rechnungsabgrenzungsermittlung Registrierkassenstreifen (soweit keine Buchungsbelege) Reisekostenabrechnungen für Arbeitnehmer / für Unternehmer Rentenversicherungsnachweise Repräsentationsaufwendungen Repräsentationskosten Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale Sachanlagevermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen und -unterlagen Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schecks Schreiben im Rahmen eines Unternehmens (soweit Handelsgeschäfte) Schriftwechsel Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparprämienanträge Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung Spendenbescheinigungen Steuerbescheide und -erklärungen Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen Stornobelege Strahlenschutzgesundheitsakte (RöV)* Strahlenschutzmessergebnisse (RöV)* Seite 5 von 8
6 * Nach 23.3 RöV sind Aufzeichungen über Röntgenbehandlungen 30 nach der letzten Behandlung aufzubewahren. Röntgenbilder und die Aufzeichungen über Röntgenuntersuchungen sind zehn lang nach der letzen Untersuchung aufzubewahren. Aufzeichungen von Röntgenuntersuchungen einer Person, die noch nicht 18 alt ist, sind bis zur Vollendung des 28. Lebensjahres der Person aufzubewahren. frühestens zu Stundenlohnzettel als Buchungsbelege Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Telefonkostennachweise (soweit keine Buchungsbelege) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Trennungsgeldermittlungen Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umsatzsteuervoranmeldungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubslisten für Rückstellungen Valuta-Belege Verbindlichkeiten Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (siehe Anmerkungen) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versand- und Frachtunterlagen Verschiffungsunterlagen als Buchungsbelege Versicherungspolicen Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Verwahrungsbücher für Wertpapiere Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten als Buchungsbelege Währungsforderungen Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel Wechsel als Buchungsbeleg Wechselbuch Wechselobligation Weihnachtsgratifikation Werbegeschenknachweise Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Seite 6 von 8
7 frühestens zu Wertberichtigungen Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wohnungsbauunterlagen (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) (u.u. Lebensdauer des Bauwerks) Zahlungsanweisungen/-belege Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungen als Buchungsbeleg Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zollbelege über Einfuhrumsatzsteuer Zugangsbelege Zuschüsse des Arbeitgebers Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel, Wechsel des Wirtschaftsjahres) Spezielle en Lohn- und Gehaltskonten 10 nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung Lohnsteueranmeldung 6 mit Ablauf des s der Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen zur Sozialversicherung 6 mit Ablauf des s der Bis Ende des Kalenderjahres oder bis Lohnsteuerkarte zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses Abrechnung von Aushilfen 10 mit Ablauf des s der Beitragsnachweise der Krankenkassen 6 mit Ablauf des s der An-, Ab- und Ummeldung zur Krankenkasse 6 mit Ablauf des s der Buchungsbelege für die Finanzbuchhaltung Belege über Zahlung von Arbeitslohn Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. 10 nach zuletzt eingetragener Lohnzahlung 6 mit Ablauf des s der letzten 6 mit Ablauf des s der letzten Bis Ende des Kalenderjahres oder bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses 10 mit Ablauf des s der letzten 6 mit Ablauf des s der letzten 6 mit Ablauf des s der letzten Arbeitspapiere sind bis zur Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufzubewahren. Personalakte Herausgabepflicht nach Beendigung für: Herausgabepflicht nach Beendigung für: - Lohnsteuerkarte, - Lohnsteuerkarte, - Zeugnis, - Zeugnis, - Urlaubsbescheinigung, - Urlaubsbescheinigung, - Meldung an den Sozialversicherungsträger. - Meldung an den Sozialversicherungsträger. Keine Herausgabepflicht für: Keine Herausgabepflicht für: - Lebenslauf - Lebenslauf - Bewerbung - Bewerbung Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen, Keine Aufbewahrungspflicht der rein arbeitsvertraglichen Unterlagen, aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen aber Aufbewahrung ist zweckmäßig für die Dauer der Verjährungsfristen Überstundenaufzeichnung Mindestens zwei Mindestens zwei Bewirtungsbelege Bäckereien: 1 Jahr Bäckereien: 1 Jahr Arbeitszeitverzeichnis Eisen- und Stahlindustrie: 2 Eisen- und Stahlindustrie: 2 Seite 7 von 8
8 Heimarbeit Beschäftigung von Jugendlichen Papierindustrie. 2 Entgeltbelege: 3 Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung - Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung - Personenbezogen Unterlagen: 2 nach letzter Eintragung frühestens zu Papierindustrie. 2 Entgeltbelege: 3 Personallisten: Ablauf des Kalenderjahres der Erstellung - Ärztliche Bescheinigung: bis zum 18. Geburtstag oder dem Ende der Beschäftigung - Personenbezogen Unterlagen: 2 nach letzter Eintragung Seite 8 von 8
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