Au#ewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschri6en

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1 Au#ewahrungsfristen nach steuer- und handelsrechtlichen Vorschri6en Eine alphabe:sche Liste verschiedener Aufzeichnungen und Belege Professor Dr. Peter Pulte und Ass. jur. André M. Latour I. Alphabe:sche Belegliste Beleg Au#ewahrungsfrist A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Abrechnungsübersichten 0 Jahre Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) AkkrediJve Aktenregister, allgemeine 0 Jahre Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV- Buchführung Angebote, die zum AuPrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum AuPrag geführt haben 0 Jahre Angestelltenversicherung (soweit Buchungsbelege) Anhang zum Jahresabschluss ( 264 HGB ) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und - karteien

2 Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anträge des SteuerpflichJgen 0 Jahre Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) Arbeitsanweisungen für EDV- Buchführung Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) ArbeitsauPräge 0 Jahre Arbeitsplatzbeschreibungen 0 Jahre Au[ewahrungsvorschriPen für betriebliche EDV- DokumentaJonen Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) AuPragsbücher AuPragskostenbelege AuPragseingangs- und Bestandslisten 0 Jahre Aufzeichnungen Ausfuhrunterlagen (Soweit steuerlich relevant) Außenpüfungsunterlagen 0 Jahre Ausgangsrechnungen Aushänge 0 Jahre AuskunPsunterlagen 0 Jahre Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege BankbürgschaPen Bareinkaufs- und - verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlagen) Baugenehmigungen Bedienerhandbücher Rechnerbetrieb Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende)

3 Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) Belege und sonsjge für die Besteuerung bedeutsame Unterlagen, soweit BuchfunkJon (Offene- Posten- Buchhaltung) Belegformate Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege BestandsberichJgungen Bestandsermialungen (Inventurunterlagen) Bestandsverzeichnisse Bestell- und AuPragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnungen Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten 0 Jahre Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege und steuerlich relevant) Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Blockdiagramme, soweit VerfahrensdokumentaJon Bons BörsenauPräge Bruaoerlösnachweise Bruaolohnlisten Bruaolohnsammelkarten Bruaolohnstreifen Buchführungsrichtlinien (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen 0 Jahre BürgschaPsunterlagen Bußgeldrechtliche Ermialungen 0 Jahre C Carnetunterlagen Clearing- Auszüge Clearing- Belege Code- Pläne zum Verständnis der Buchführung

4 Codierungslisten COM- Verfahrensbeschreibungen cpd- Konten D Datenträger von Buchungsbelegen Datenträger von Handelsbriefen Datenträger (von Handelsbüchern, Inventaren, Lageberichten, Konzernlageberichten/einschließlich der zum Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen/OrganisaJonsunterlagen) Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Datensicherungsregeln Dateiverzeichnisse DauerauPragsunterlagen Dauervorschüsse Debitorenkonten Debitorenliste, soweit Bilanzunterlagen DeklaraJonen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN- Bläaer 0 Jahre Devisenunterlagen DokumentaJon für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquiaungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingabebeschreibungen bei EDV- Buchführungen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege

5 E- Mails (Sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines GeschäPs bzw. eines Han- delsgeschäps zum Gegenstand haben.) Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen ErlösstaJsJken 0 Jahre Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstaaungen Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege) Fehlermeldungen, Fehlerkorrekturanweisungen bei EDV- Buchführung Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachaarife 0 Jahre FreistellungsauPräge für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G GaranJekarten, GaranJescheine 0 Jahre Gebrauchsanweisungen 0 Jahre Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltsabrechnungen/Bücher (soweit Bilanzunterlagen/Buchungsbelege) Gehaltslisten Gehaltsquiaungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen GeschäPsberichte GeschäPsbriefe (außer Rechnungen oder GutschriPen) Geschenknachweise GesellschaPsverträge Gewährleistungsverpflichtungen

6 Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnisse (soweit Inventar) GutschriPen H HaPungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht (wenn anstelle der Bilanz) Hauptbücher und - karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquiaungen Interne Berichte 0 Jahre Inventare als Bilanzunterlagen Inventuranweisungen, VerfahrensvorschriPen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) InventurvorschriPen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) InvesJJonsabrechnungen InvesJJonsanträge 0 Jahre InvesJJonszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontobläaer Jahreslohnnachweise für BerufsgenossenschaPen Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege)

7 Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) K KalkulaJonsunterlagen KanJnenunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragssteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, - bläaer Kassenzeael (soweit steuerlich relevant) Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente KonsignaJonsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) Kontenpläne und Kontenplanänderungen Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Konzernlagebericht ( 290, 350 HGB ) Kostenartenpläne Kostenstellenpläne KostenstellenstaJsJken 0 Jahre Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kreditunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte 0 Jahre Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen LastschriPanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) LiquidaJon einer GmbH (Bücher und SchriPen) Lizenzunterlagen

8 Lohnbelege Lohnjournal Lohnkonto Lohnlisten Lohnsteuer Jahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten (inkl. der dort aufzubewahrenden Belege/ Freistellungsbescheinigungen) (aufgrund der Sonderregelung in 41 Abs. 1 Satz 9 EStG ) Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten LuPfrachtbriefe M Magnetbänder mit BuchfunkJon Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte 0 Jahre Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren 0 Jahre MuaerschaPsgeldunterlagen N NachkalkulaJonen Nachnahmebelege Nebenbücher Neaolohnlisten Normbläaer 0 Jahre NormvorschriPen 0 Jahre Nutzflächenermialungen (soweit steuerlich relevant) O ObligaJonen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher 0 Jahre Orderpapiere OrganisaJonsunterlagen und - pläne (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)

9 OrganschaPsabrechnungen OrganschaPsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) PackzerJfikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Personalunterlagen (soweit steuerlich relevant) Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher PostauPräge Postbankauszüge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien Verbesserungsvorschläge) Protokolle DÜVO 3 Jahre Provisionsabrechnungen ProvisionsgutschriPen Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) 0 Jahre Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse freiwillige 0 Jahre Quartalsabschlüsse vorgeschriebene Quiaungen (soweit Buchungsbelege) R Rabaaangelegenheiten Rechnungen bei Offene- Posten- Buchhaltung Rechnungen, sonsjge (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Rechnungen Unternehmer Rechnungen Nichtunternehmer (bei Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück) 2 Jahre Rechnungsabgrenzungsermialungen Rechtsbehelfsverfahren 0 Jahre

10 Registrierkassenstreifen (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines GeschäPs bzw. eines HandelsgeschäPs zum Gegenstand haben) Reisekostenabrechnungen Rentabilitätsberechnungen 0 Jahre RepräsentaJonsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten SaldenbestäJgungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen SchriPwechsel Schuldscheine SchuldJtel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen SondergutschriPen Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) 0 Jahre Sparprämienanträge Sparurkunden SpediJonsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuererklärungen/Steuerbescheide Steuerstrafrechtliche Ermialungen 0 Jahre Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzeael (soweit Buchungsbelege) Stundungsbelege T TäJgkeitsberichte (soweit Buchungsbelege)

11 Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefaxe (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines GeschäPs bzw. eines HandelsgeschäPs zum Gegenstand haben) Telefonkostennachweise Telegramme (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines GeschäPs bzw. eines HandelsgeschäPs zum Gegenstand haben) Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen TransportversicherungsauPräge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen UnfallverhütungsvorschriPen 0 Jahre Unfallversicherungsunterlagen Unterlagen (von Bedeutung für Besteuerung) Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge 0 Jahre Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta- Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) VerfrachtungsauPräge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, - journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen (soweit Buchungsbelege) Vermögenswirksame Leistungen (Handelsbriefe) Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen

12 Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versteigerungsunterlagen Verträge Verträge (soweit handels- /steuerrechtlich von Bedeutung) Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse 0 Jahre Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorläufige Steuerfestsetzung (Unterlagen) 0 Jahre Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) VWL- Unterlagen W Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und - ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Buchungsbelege) Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen WeihnachtsgraJfikaJon (soweit Buchungsbelege) Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstaaabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar WertberichJgungen (Inventurunterlage) (sofern sie die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines GeschäPs bzw. eines Han- delsgeschäps zum Gegenstand haben) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher

13 Wochenzeael für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege) Z Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG ) Zustellungsquiaungen Zwischenabschlüsse Zwischenbilanz (bei GesellschaPerwechsel/ Umstellung des WirtschaPsjahres) Zwischengewinnermialungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) II. Hinweise 1. Grundlagen Die steuer- und handelsrechtlichen Au[ewahrungspflichten und - fristen ergeben sich aus 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. GeschäPsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonsjgen OrganisaJonsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und GeschäPsbriefe und sonsjge Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Als besondere steuerrechtliche VorschriP ist auf die Au[ewahrungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz hinzuweisen, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück oder im Zusammenhang mit diesen Immobilien ausgestellt werden, zwei Jahre au[ewahrt werden müssen ( 14b Abs. 1 Satz 5 UStG ); Unternehmer im Sinne des Umsatzsteuergesetzes haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. 2. Fristbeginn / - ende Die Au[ewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in GeschäPsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und GeschäPsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonsjgen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Au[ewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseijge Willenserklärungen. Die Au[ewahrungsfrist endet in der Regel mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der

14 Frist errechnen lässt. 3. Verantwortlichkeit für ordnungsgemäße Au[ewahrung Für die ordnungsmäßige Au[ewahrung ist stets der Buchführungs- und AufzeichnungspflichJge verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonsjgen Aufzeichnungen von Driaen erfolgen. 4. Au[ewahrung nach Fristablauf Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch au[ewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermialungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind. 5. Erleichterung: Wiedergabe auf Bildträger oder anderem Datenträger Eine Erleichterung ist gem. 257 Abs. 3 HGB gegeben. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgen au[ewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die ÜbereinsJmmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Auf- bewahrungsfrist gewährleistet ist. Mikroverfilmte Unterlagen müssen richjg und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein. 6. Besondere Au[ewahrungspflichten Neben den handels- und steuerrechtlichen VorschriPen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Au#ewahrungsfristen vor. Siehe hierzu das Dokument Au[ewahrungsfristen nach außersteuerlichen VorschriPen. Außerdem verpflichtet die Abgabenordnung alle Gewerbetreibenden ab Überschreiten bes:mmter Umsatz- bzw. Gewinngrenzen zur Führung von Büchern und Aufzeichnungen. Die Umsatzgrenze liegt nach 141 AO (geändert durch das Miaelstandsentlastungsgesetz vom ) ab bei (bisher ), die Gewinngrenze bei Auch Privatleute haben seit dem eine zweijährige Au#ewahrungspflicht zu beachten. Sie bezieht sich auf Rechnungen, Zahlungsbelege oder andere beweiskräpige Unterlagen, die Privatpersonen im Zusammenhang mit Leistungen an einem Grundstück erhalten haben. Zu den Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück gehören u. a. sämtliche Bauleistungen, planerische Leistungen, die Bauüberwachung, Renovierungsarbeiten, das Anlegen von Bepflanzungen, Gerüstbau. Auf diese Au[ewahrungspflicht der Privatperson hat der Unternehmer nach dem Umsatzsteuergesetz in der Rechnung hinzuweisen. Fundstelle(n): November 2014 (NWB DokID: IAAAB )