T H O R S T E N M Ü L L E R S T E U E R B E R A T E R

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1 Die steuer- und handelsrechtlichen Aufbewahrungspflichten und -fristen ergeben sich aus 257 HGB und 147 AO. Hierbei wird zwischen Fristen von sechs und zehn Jahren unterschieden. Geschäftsbücher, Inventare, Bilanzen sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und Belege für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern sind zehn Jahre aufzubewahren. Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe und sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind, sind sechs Jahre aufzubewahren. Als besondere steuerrechtliche Vorschrift ist auf die Aufbewahrungspflicht nach dem UStG hinzuweisen, wonach Rechnungen, die im Zusammenhang mit Arbeiten oder Dienstleistungen an oder in einem oder im Zusammenhang mit einem Haus, einer Wohnung oder einem unbebauten Grundstück ausgestellt werden, zwei Jahre aufbewahrt werden müssen ( 14b Abs. 1 Satz 5 UStG); Unternehmer im Sinne des UStG haben ein Doppel ihrer Rechnung zehn Jahre aufzubewahren. Die nachfolgende Übersicht subsumiert die einzelnen betrieblichen Schriften und Vorgänge unter diese Begriffe und macht deutlich, welche Unterlagen ab dem 1. Januar eines jeden Jahres vernichtet werden können. I. Beginn und Ende der Aufbewahrungsfristen Die Aufbewahrungsfrist beginnt jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in Geschäftsbücher gemacht, das Inventar aufgestellt, die Bilanz festgestellt, ein Handels- und Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist, die Aufzeichnungen vorgenommen oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungspflicht mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. Die Aufbewahrungsfrist endet i. d. R. mit Ablauf des Kalenderjahres, das sich aus Beginn und Dauer der Frist errechnen lässt. Für die ordnungsmäßige Aufbewahrung ist stets der Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige verantwortlich. Dies gilt auch dann, wenn die Buchführung oder die sonstigen Aufzeichnungen von Dritten erfolgen. Nach Ablauf der Fristen brauchen Unterlagen nur noch aufbewahrt zu werden, wenn sie für eine begonnene Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, für ein schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren oder zur Begründung von Anträgen des Steuerzahlers bedeutsam sind. Eine Erleichterung sieht 257 Abs. 3 HGB vor. Danach können alle Unterlagen mit Ausnahme von Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen und Konzernabschlüssen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung entspricht und sowohl die Übereinstimmung der Daten mit den Unterlagen als auch ihre Verfügbarkeit während der Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist. Mikroverfilmte Unterlagen müssen richtig und vollständig den Inhalt wiedergeben; eine spätere Änderung der Aufnahmen muss ausgeschlossen sein. Die Rückvergrößerung muss auf Verlangen in angemessener Frist und lesbarer Größe möglich sein.

2 Neben den handels- und steuerrechtlichen Vorschriften des Handelsgesetzbuchs und der Abgabenordnung schreiben zahlreiche Einzelgesetze und Verordnungen besondere Aufbewahrungsfristen vor. Diese Aufbewahrungsfristen bleiben einem gesonderten Beitrag vorbehalten. II. Alphabetische Belegliste Beleg A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung (Belege, soweit Buchungsbelege) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Aufbewahrungsfrist

3 Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Auskunftsunterlagen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlage) Baugenehmigungen Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) Belege, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnung Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsrichtlinien (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge

4 Clearing-Belege Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konto D Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Dauerauftragsunterlagen Dauervorschüsse Debitorenkonten Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege) Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe

5 Frachttarife Freistellungsauftrag für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventurvorschriften (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge

6 Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten

7 Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Normvorschriften Nutzflächenermittlung (soweit steuerlich relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel)

8 Protokolle (Prämien für Verbesserungsvorschläge) Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse, freiwillige Quartalsabschlüsse, vorgeschriebene Quittungen (soweit Buchungsbelege) R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Reisekostenabrechnungen Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) Sparprämienanträge Sparurkunden Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) Stundungsbelege T

9 Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-Belege Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) VwL-Unterlagen

10 W Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Buchungsbelege) Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) Werbekosten, Belege über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Werkzeugkosten, Belege über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege) Z Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (soweit Buchungsbelege) Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahrs) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse)