Aufbewahrungsfristen. Geschäftsfeld Recht und Steuern. 10 Jahre. 6 Jahre. Ansprechpartner. - begonnene Außenprüfung - vorläufige Steuerfestsetzung

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1 en Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen ( 257 HGB). Aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen. Beide Vorschriften entsprechen sich weitestgehend. In der Praxis kommt den steuerrechtlichen en die größte Bedeutung zu. Nach 147 AO sind danach aufzubewahren: Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse, Lageberichte, Konzernabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen und e für Buchungen in den vom Kaufmann zu führenden Büchern (Buchungsbelege). Die für die Buchungsbelege ist seit dem Steueränderungsgesetz 1998 von bisher auf verlängert worden. Zu den Buchungsbelegen gehören insbesondere: - Rechnungen - Lieferscheine - Quittungen - Auftragszettel - Warenbestandsaufnahme - Bankauszüge - Betriebskostenabrechnungen - Bewertungsunterlagen - Buchungsanweisungen - Gehaltslisten - Kassenberichte - Portokassenbücher - Prozessakten Empfangene Handels- oder Geschäftsbücher, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Diese festen en können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im Einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt: - begonnene Außenprüfung - vorläufige Steuerfestsetzung - anhängige steuer-/straf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen - schwebendes oder auf Grund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren - Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen Die beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse oder die Konzernabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen. Die Unterlagen müssen nur im Ausnahmefall im Original aufbewahrt werden. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und Konzernabschlüsse können alle Unterlagen auch auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern gespeichert und aufbewahrt werden. Dieses Merkblatt soll als Service Ihrer IHK nur erste Hinweise geben und erhebt daher keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Obwohl es mit größtmöglicher Sorgfalt erstellt wurde, kann eine Haftung für die inhaltliche Richtigkeit nicht übernommen werden. Ansprechpartner Industrie und Handelskammer zu Leipzig Goerdelerring Leipzig Geschäftsbereich Dienstleistungen Abteilung Unternehmensförderung Andrea Schäfer Telefon Telefax schaefer@leipzig.ihk.de Seite 1

2 Alphabetische liste Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. A Abbaumeldungen (soweit Buchungsbelege) Abfallsammelmeldungen (soweit Buchungsbelege) Abhängigkeitsberichte Ablaufdiagramme (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Abrechnungsübersichten Abrechnungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Abschlagszahlungen Abschlussbuchungsbelege Abschlusskonten Abschlussrechnungen Abschreibungsunterlagen Abtretungserklärungen nach Erledigung Abwertungsbelege Akkordunterlagen (soweit Buchungsbelege) Akkreditive Aktenregister, allgemeine Aktenvermerke (soweit Buchungsbelege) An- und Abwesenheitsmeldungen (soweit Buchungsbelege) An-, Ab- und Ummeldungen zur Krankenkasse Änderungsnachweise der EDV-Buchführung Angebote, die zum Auftrag geführt haben Angebotsunterlagen, die nicht zum Auftrag geführt haben Angestelltenversicherung (e, soweit Buchungsbelege) Anlageninventare Anlagenunterhaltungskosten (soweit Buchungsbelege) Anlagenverzeichnis Anlagevermögensbücher und -karteien Anleihebücher Anleihen Anträge auf Arbeitnehmersparzulagen Anwesenheitslisten, soweit für die Lohnbuchhaltung erforderlich Anzahlungsunterlagen Arbeitgeberdarlehen Arbeitgeberzuschusskarten (soweit Buchungsbelege) Arbeitsanweisungen für Fachabteilungen (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Arbeitsaufträge Arbeitsplatzbeschreibungen Aufsichtsratsvergütung (soweit Buchungsbelege) Auftragsbücher Auftragskostenbelege Auftragseingangs- und Bestandslisten Ausfuhrunterlagen Ausgangsrechnungen Aushänge Seite 2

3 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Auskunftsunterlagen Ausschusslisten als Buchungsbelege Außendienstabrechnungen Außenhandelsunterlagen Auszahlungsbelege B Bahnabrechnungen Bankbelege Bankbürgschaften Bareinkaufs- und -verkaufsunterlagen Bauantragskostennachweise Baubeschreibungen Baubücher (Inventurunterlage) Baugenehmigungen Beförderungssteuernachweise Beherrschungsverträge (nach Vertragsende) Beitragsabrechnungen der Sozialversicherungsträger (soweit Buchungsbelege) e, soweit Buchfunktion (Offene-Posten-Buchhaltung) Bergschädenunterlagen als Buchungsbelege Bestandsberichtigungen Bestandsermittlungen (Inventurunterlage) Bestandsverzeichnisse Bestell- und Auftragsunterlagen Betriebsabrechnungsbögen mit en als Bewertungsunterlagen Betriebskostenrechnung Betriebsprüfungsberichte Betriebsratsangelegenheiten Betriebsunfallunterlagen Bewertungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bewirtungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Bezugskostennachweise Bilanzbücher Bilanzen (Jahresbilanzen) Bilanzkonten Bilanzunterlagen Bons Börsenaufträge Bruttoerlösnachweise Bruttolohnlisten Bruttolohnsammelkarten Bruttolohnstreifen Buchführungsrichtlinien (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Buchungsanweisungen Buchungsbelege Budget und Budgetunterlagen Bürgschaftsunterlagen Seite 3

4 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. C Carnetunterlagen Clearing-Auszüge Clearing-e Code-Pläne zum Verständnis der Buchführung Codierungslisten COM-Verfahrensbeschreibungen cpd-konto D Darlehenskonto Darlehensunterlagen nach Ablauf des Vertrags Darlehensverträge nach Ablauf des Vertrags Dauerauftragsunterlagen Dauervorschüsse Debitorenkonten Deklarationen (Versandunterlagen) Depotauszüge Depotbücher Deputatunterlagen DIN-Blätter Devisenunterlagen Dokumentation für Programme und Systeme bei EDV Doppelbesteuerungsunterlagen Dubiosenbücher E Edelmetallbestände Edelmetallumsätze Effektenbuch Effektenkassenquittungen Eichaufnahmen Einfuhrunterlagen Eingangsrechnungen Eingangsüberweisungsträger Eingliederungsverträge Einheitswertunterlagen Einheitswertunterlagen Einkaufsbücher Einnahmeüberschussrechnung Einzahlungsbelege Energieverbrauchsunterlagen Erlösjournale Eröffnungsbilanzen Erlösstatistiken Ersatzkassenunterlagen Essensmarkenabrechnungen Eventualverbindlichkeiten Seite 4

5 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Exportunterlagen Expressauslieferungsbücher F Fahrtkostenerstattungen Fehlerjournale (soweit Buchungsbelege) Fernschreiben (Handelsbriefe) Feuerversicherungsunterlagen Finanzberichte Frachtbriefe Frachttarife Freistellungsauftrag für Kapitalerträge Freistemplerabrechnungen Fremdenbücher (Hotel- und Pensionsgewerbe) Fürsorgeunterlagen G Garantiekarten, Garantiescheine Gebrauchsanweisungen Gebrauchsmusterunterlagen Gehaltslisten Gehaltsquittungen Gehaltsvorschusskonten Gemeinkostenverteilungsschlüssel Gesamtkostenzusammenstellungen Geschäftsberichte Geschäftsbriefe Geschenknachweise Gesellschaftsverträge Gewährleistungsverpflichtungen Gewerbesteuerunterlagen Gewinn- und Verlustrechnung (Jahresrechnung) Gewinnabführungsverträge Gewinnfeststellungen Grundbuchauszüge Grundbücher Grundlohnlisten Grundstücksverzeichnis (soweit Inventar) Gutschriften H Haftungsverhältnisunterlagen als Bilanzunterlagen Handelsbilanzen Handelsbriefe Handelsbücher Handelsregisterauszüge Hauptabschlussübersicht Hauptbücher und -karteien Hauptversammlung (u. a. Beschlüsse) Seite 5

6 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Hinterlegungsanträge Hinterlegungsscheine Hypothekenbriefe nach Einlösung Hypothekenpfandbriefe nach Einlösung I Importrechnungen Importunterlagen (Einfuhrunterlagen) Inkassobücher Inkassokarteien Inkassoquittungen Interne Berichte Inventare als Bilanzunterlagen Inventurvorschriften (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Investitionsabrechnungen Investitionsanträge Investitionszulageunterlagen J Jahresabschlüsse Jahresabschlusserläuterungen Jahreskontoblätter Jahreslohnnachweise für Berufsgenossenschaften Journale für Hauptbuch und Kontokorrent (soweit Buchungsbelege) Jubilarfeierunterlagen Jubiläumsunterlagen (soweit Buchungsbelege) K Kalkulationsunterlagen Kantinenunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kapitalerhöhungsunterlagen Kapitalertragsteuerunterlagen Kassenberichte Kassenbücher, -blätter Kassenzettel Kaufverträge Kilometergeldabrechnungen Konnossemente Konsignationsunterlagen Kontenpläne Kontenregister Kontenübersichten (soweit Buchungsbelege) Kontoauszüge Kontokorrentbücher Konzernabschlüsse Kostenartenpläne Kostenstellenpläne Kostenstellenstatistiken Kostenträgerrechnungen Seite 6

7 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Kreditorenkonten Kreditunterlagen (soweit Buchungsbelege) Kurssicherungsunterlagen Kurzarbeitergeldanträge Kurzarbeitergeldlisten L Laborberichte Ladescheine Lageberichte (auch für Konzerne) Lagerbuchführungen Lastschriftanzeigen Leasingunterlagen Leasingverträge (nach Vertragsende) Leergutabrechnungen Lieferscheine (soweit Buchungsbelege) Liquidation einer GmbH (Bücher und Schriften) Lizenzunterlagen Lohnbelege Lohnlisten Lohnsteuerjahresausgleichsunterlagen Lohnsteuerkonten Lohnsteuerpauschalierung Lohnsteuerunterlagen Lohnvorschusskonten Luftfrachtbriefe M Magnetbänder mit Buchfunktion Mahnbescheide Mahnungen Maklerschlussnoten Marktberichte Materialabrechnungen Materialbeanstandungen Mietunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Mikrofilmverfahrensbeschreibungen Mineralölunterlagen Montageversicherungsakten Monatsinventuren Mutterschaftsgeldunterlagen N Nachkalkulationen Nachnahmebelege Nebenbücher Nettolohnlisten Normblätter Normvorschriften Seite 7

8 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Nutzflächenermittlung (soweit steuerlich relevant) O Obligationen nach Entwertung Offenbarungseidanträge Orderlimitbücher Orderpapiere Organisationsunterlagen und -pläne (soweit zum Verständnis der Buchführung erforderlich) Organschaftsabrechnungen Organschaftsverträge nach Vertragsende P Pachtunterlagen (nach Ablauf des Vertrags) Packzertifikate (Container) Patentunterlagen nach Ablauf Pensionskassenunterlagen Pensionsrückstellungsunterlagen Pensionszahlungen Pfandleihbücher Pfändungsunterlagen Portokassenbücher Postaufträge Postgebühren Postscheckbelege Preislisten Preisvereinbarungen als Handelsbrief Privatentnahmebelege Proteste (Scheck/Wechsel) Protokolle (Prämien für Verbesserungsvorschläge) Provisionsabrechnungen Provisionsgutschriften Prozessakten nach Abschluss des Prozesses Prüfungsberichte (Abschlussprüfer) Prüfungsberichte (Innenrevision) Q Qualitätsberichte Quartalsabschlüsse, freiwillige Quartalsabschlüsse, vorgeschriebene Quittungen (soweit Buchungsbelege) R Rabattangelegenheiten Rechnungen bei Offene-Posten-Buchhaltung Rechnungen, sonstige (s. hierzu die Vorbemerkungen zum UStG) Rechnungsabgrenzungsermittlungen Reisekostenabrechnungen Rentabilitätsberechnungen Repräsentationsaufwendungen Seite 8

9 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Rückscheine Rückstellungsunterlagen Rückwareneingangsjournale S Sachanlagenvermögenskarteien Sachkonten Saldenbestätigungen Saldenbilanzen Schadensmeldungen Schadensunterlagen (soweit Buchungsbelege) Scheck- und Wechselunterlagen Scheckbestandsaufnahmen Schriftwechsel Schuldscheine Schuldtitel Sicherungsübereignungen Skontounterlagen Sondergutschriften Sozialleistungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Sozialpläne Sozialversicherungsbeitragskonten Sparbücher (nach Entwertung) Sparprämienanträge Sparurkunden Speditionsversicherungsscheine Spendenbescheinigungen Steuerabzugsnachweise Steuerrückstellungsberechnungen Steuerunterlagen (soweit nicht für die Finanzverwaltung von Bedeutung) Stornobelege Stundenlohnzettel (soweit Buchungsbelege) Stundungsbelege T Tätigkeitsberichte (soweit Buchungsbelege) Tagebücher der Handelsmakler Teilzahlungsbelege Telefonkostennachweise Testate als Bilanzteil Transportschadenunterlagen Transportversicherungsanmeldungen Transportversicherungsaufträge U Übereignungsverträge Übernahmebescheinigungen (Spediteur) Überstundenlisten Überweisungsbelege Seite 9

10 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Umbuchungsbelege Umsatzsteuervergütungen Umwandlungsbilanzen Umwandlungsunterlagen Unfallverhütungsvorschriften Unfallversicherungsunterlagen Unternehmerlohnverrechnungen Urlaubsanträge Urlaubslisten für Rückstellungen V Valuta-e Verbindlichkeiten (Zusammenstellungen) Verfrachtungsaufträge Verkaufsbelege Verkaufsbücher, -journale Vermögensteuerunterlagen Vermögensverzeichnis Vermögenswirksame Leistungen Verpfändungsunterlagen Verrechnungskonten Verrechnungspreisunterlagen Versandanmeldungen Versand- und Frachtunterlagen (soweit Buchungsbelege) Verschiffungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versicherungspolicen Versorgungsunterlagen (soweit Buchungsbelege) Versteigerungsunterlagen Verträge Vertreterunterlagen Vertreterverzeichnisse Verwahrungsbücher für Wertpapiere Verzugszinsbelastungen Viehregister Vollmachten (Urkunden) Vollständigkeitserklärungen Vorauszahlungsbelege Vorschusskonten Vorschusslisten (soweit Buchungsbelege) VwL-Unterlagen W Währungsforderungen (soweit Buchungsbelege) Warenabgabescheine Warenbestandsaufnahmen (Inventuren) Wareneingangs- und -ausgangsbücher Warenverkehrsbescheinigungen Wechsel (soweit Buchungsbelege) Seite 10

11 Industrie- und Handelskammer zu Leipzig Nachdruck und sonstige Verbreitung - auch auszugsweise - nur mit Quellenangabe und gegen Einsendung eines exemplars. Wechselobligolisten als Bilanzunterlagen Weihnachtsgratifikation (soweit Buchungsbelege) Werbekosten, e über Werksrentenanträge Werkstattabrechnungen (soweit Buchungsbelege) Werkzeugkosten, e über Werkzeugregister als Inventar Wertberichtigungen (Inventurunterlage) Wertpapieraufstellungen als Bilanzunterlagen Wertpapierkurse als Buchungsbelege Wildhandelsbücher Wochenzettel für Gruppenakkord (soweit Buchungsbelege) Z Zahlungsanweisungen (soweit Buchungsbelege) Zahlungsträger Zeichnungsvollmachten Zessionen Zinsabrechnungen Zinsberechnungsunterlagen Zinsstaffeln Zollbelege Zugangsjournale Zuschüsse des Arbeitgebers (soweit Buchungsbelege) Zustellungsquittungen Zwischenbilanz (bei Gesellschafterwechsel/Umstellung des Wirtschaftsjahrs) Zwischengewinnermittlungen (für gesetzlich vorgeschriebene Konzernabschlüsse) Seite 11