Forum humboldt gemeinsam

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Marielies Müller
vor 5 Jahren
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1 BESCHAFFUNG Workshops, Referenzbesuche Nutzung Klassifizierung Ausgestaltung der Beschaffungsprozesse Einbeziehung der Verwaltungsleitungen Evaluierung des SAP-Abdeckungsgrades für die Beschaffung Klare Regelungen für Beschaffung & Beschaffungsorganisation (Beschaffungshandbuch) Katalogbestellungen Standardisierung & Prozessoptimierung ARIBA für optimale Prozessunterstützung Grundsatz der dezentralen Beschaffung Einhaltung Vergaberecht Service zentrale Beschaffung Integrativer Beschaffungsablauf BANF-Bestellung-Lieferung-Bezahlung Lange Bearbeitungs- & Prozesslaufzeiten Verstöße im Vergaberecht (Rückforderung) Bestellungen außerhalb des Prozesses (ohne Abbildung im System) Redundante Abläufe Medienbrüche Einbindung von e-vergabelösungen Dezentrale Beschaffung & Warenannahme Ordnen der neuen Verantwortlichkeiten im Beschaffungsprozess Qualifizierte Leistungsverzeichnisse für öffentliche e-vergabe Ausgestaltung von Warenkörben für Katalogbestellungen Definierter, einheitlicher Beschaffungsprozess Katalogbestellungen Reduzierung von individueller Beschaffung (Rechnung ohne Bestellung)

2 BERICHTSWESEN Berichtspflichten Akademisches Controlling Dezentrale Informationsbedürfnisse Ad-Hoc-Reporting Infosystem: Standardberichte in jeder SAP-Komponente Berichtsgeneratoren: zum Beispiel Quick Viewer, SAP Query, Report Painter Business Warehouse: embedded extern Verfügbarkeit aller relevanten Informationen zur Entscheidungsunterstützung Verfügbarkeit aller relevanten Informationen für fundierte Auskünfte Klare Zuständigkeiten und AnsprechpartnerInnen Bestehende Reporting-Fähigkeiten Prozessorientierte Arbeitskontexte / Lösungsansätze Improvisationsgeschick Datenfriedhöfe Dominanz individueller Spezifikationen Auslegung als reines IT-Projekt Vernachlässigung der Fakultäten/Institute Redundanzen, Inkonsistenzen, Mehrfacheingaben von Daten Silodenken Verantwortungsdiffusion Auflösung der Spannung zwischen horizontalem Prozesscharakter eines integrierten Berichtswesens und vertikaler, fachspezifisch geprägter Organisationsstruktur Abbildung der notwendigen Informationsflüsse in der DV-Landschaft Etablierung einer übergreifenden, fachlich getriebenen Business Intelligence-Governance (BI) als gesamthafte Funktion der Informationsversorgung

3 INTERNES RECHNUNGSWESEN Erarbeitung von Kostenstellen-, Kostenträger- und Kostenartenstruktur Vorarbeiten für kostenbasierte Planungs- und Budgetierungsprozesse Integration des HU Forschungsinformationssystems (FIS) Sicherung der laufenden Berichtsfähigkeit nach innen und außen Ausgestaltung des Drittmittelprozesses Entwurf für erste Projektprofile unter SAP Entwurf eines Kostenstellenbaums Transparente und mehrjährige Planung von Kosten und Erlösen Permanente Soll-Ist-Auswertungen aus einem System Kalkulationen und Verrechnungen Flexibel planbare und einsetzbare Budgets Dezentrale Ressourcenverantwortung Sparsame und wirtschaftliche Mittelverwendung Budgetplanung ohne Bezug zu Zielen und Strategie der HU Eindimensionale Fokussierung auf Finanz- und Leistungskennzahlen Wenig verursachergerechte Zuordnung von Kosten Redundante Dateneingaben und Dateninkonsistenzen Aufwendige Datenbeschaffung und parallele Excel-Listen Wenig informative Auswertungen Integration der komplexen Anforderungen an die Finanzzahlen Etablierung von Standardprozessen, die Transparenz schaffen Ordnen der Verantwortlichkeiten bei der Budgetplanung Durchgängige und einheitliche Abbildung der Prozesse und Berechtigungen schaffen Abhängigkeiten zwischen den Bereichen Kompetenzaufbau im Bereich Ressourcenplanung und Kalkulation Einsatz von Controlling-Instrumenten zur Steuerungsunterstützung der HU

4 OBJEKTMANAGEMENT Workshops Referenzbesuche Bewerten der Ergebnisse Evaluation des SAP-Abdeckungsgrades für das Objektmanagement Prüfen von Ausgestaltungsoptionen Adäquate Fach- & Prozessunterstützung im Objektmanagement (zum Beispiel technische Standards wie REG-IS ca Gesetze & Regelwerke ) Prozessunterstützung im Baumanagement Sicherheit im Thema Betreiberhaftung Integration, wo sinnvoll Kaufmännische Prozessunterstützung (im Sinne der Anforderungen HU-gesamt,Budget, Rechnungen, Beschaffung...) Fertigungsindustriemäßige Abläufe Funktionen nachbilden, die am Markt in hoher Qualität preiswert verfügbar sind Personelle & qualitative Risiken bei der Umsetzung Redundante Abläufe Medienbrüche und Veränderungen, die auf uns zukommen SAP = führendes System für kaufmännische Prozesse Wegfall von Medienbrüchen (beispielsweise für Anordnungen) Schrittweise Ablösung von fm@works Ausgestaltung einer Mehrproduktlösung

5 EXTERNES RECHNUNGSWESEN Doppelte Buchführung Anlagenbuchhaltung Abschlußarbeiten (Periode, Jahr) Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung Elektronische Rechnungsbearbeitung Abbildung der doppelten Buchführung in den SAP-Systemen Berichtswesen nach Doppik und entsprechend der LHO Ausbildung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Inventur Eröffnungsbilanz und Jahresabschluß Integration mit den Prozessen Änderung der Buchungslogik und des gesamten Berichtswesens der Finanzen

6 PERSONAL Inhalte und Struktur der Datenbank Workflow in Verfahren Personalabrechnung Erfassung von Lehraufträgen Hochschulreferenzmodell Zieldefinition: Workflow dokumentenbasierte elektonische Erfassung von Daten in den Fakultäten und Verfahrensverfolgung Integrierte Bearbeitung Workflow Klärung Art und Weise der Budgetierung IT-gestützte Gesamtverfahren ohne Medienbrüche und insbesondere Rollenklärungen in diesem Prozess Vorprojekt: elektronisches Bewerbungsmanagement

7 QUERSCHNITTSBEREICH Schulungen Systemlandschaft Datenschutz und Zugang zu SAP Schnittstellen Formulare etc. Kopplung Forschungs-Informations-System Integration OKZ DV-Grobkonzept Transparentes DV-Netz Zugriff auf Dokumente und Informationen von jedem Standort der HU Sicherer Service und Support Integriertes System Durchgängige Prozesse Gemeinsame Stammdaten für unterschiedliche Bereiche der HU

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