ganzheitliches Projektmanagement

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1 ganzheitliches Projektmanagement Fachliche Projektsteuerung administrative Steuerung Projektorganisation Mitarbeiterführung 1

2 Projektmanagement Managen der Ziele Liefern von Qualitätsprodukten absolutes Muss bei jedem Projekt Kompromisse bei der Qualität führen nur zu Produktivitätsproblemen im Projekt und zu Unzufriedenheit des Benutzers mit dem Ergebnis termingerechtes Liefern Projektleiter muss dazu das Projekt so in Aktivitäten und Aufgaben aufteilen, dass sie quantitativ messbar werden er muss er durch regelmäßiges Messen des Projektfortschritts feststellen, ob das Projekt im Plan ist und gegebenenfalls durch steuernde Maßnahmen verhindern, dass das Projekt im Zeitplan zurückfällt Einhalten des Budgets der Projektleiter darf das festgelegte Budget für das Projekt nicht überschreiten sobald die tatsächlichen angefallenen Kosten zusammen mit dem noch ausstehenden geplanten Restaufwand das festgelegte Budget überschreiten, sind korrigierende Maßnahmen einzuleiten 2

3 Projektmanagement Aufgaben Betroffene 1. realistische Erwartungen an das Projekt im Projektumfeld 2. Top Management Unterstützung 3. Anwenderbeteiligung Methodik 4. eindeutige Aufgabenanalyse 5. saubere Planung und Organisation 6. klare Meilensteine 7. messbare Zielvereinbarung Mitarbeiter 8. zielorientiertes Projektteam 9. eindeutige Aufgabenverteilung 10. kompetente Mitarbeiter 0 Beteiligung am Erfolg des Projektziels Prozentanteil Aufgabennummer 3

4 Projektmanagement Managen der Beziehungen Betroffene einbeziehen Erfolg eines Projekts hängt ganz wesentlich von den Beteiligten Personen ab Wichtig für ein Projekt sind realistische Erwartungen, die Zusammenarbeit mit dem Kunden, ein motiviertes Team sowie ein gutes Arbeitsumfeld Die Beteiligung der Endbenutzer ist von entscheidender Bedeutung Der Projekterfolg ist gesichert, wenn die Lösung aus der Sicht des Anwenders effektiv zur Erreichung von Unternehmenszielen beiträgt Entwickeln einer Partnerschaft mit dem Kunden Partnerschaft mit dem Kunden entsteht dadurch, dass Qualitätsprodukte innerhalb des vorgesehenen Zeit- und Budgetrahmen geliefert werden und zu Management und Mitarbeitern des Kunden eine gute Arbeitsbeziehung entsteht Vertrauen muss auf beiden Seiten vorhanden sein Einverständnis auf beiden Seiten von Pflichten, Berichtswesen, Änderungsverfahren, Liefereinheiten und Krisenmanagement Motivieren der Mitarbeiter eine leistungsmotivierende Umgebung setzt voraus, das die Ziele, die Aufgaben und die Verantwortlichkeiten im Projektteam eindeutig festgelegt sind die Teammitarbeiter müssen sich vom Management unterstützt fühlen 4

5 Projektmanagement Managen von Prozessen Messbare Ziele definieren und planvoll ansteuern ein Projekt führt zu einem oder mehreren lieferbaren Produkten der Aufwand für das Erzeugen dieser Produkte kann in quantifizierbare, messbare Elemente aufgespalten werden der Projektleiter hat Pläne für diese Arbeiten zu entwickeln, die dafür notwendigen Ressourcen einzusetzen die bereits erledigten Aufgaben müssen regelmäßig und konsequent mit den Plänen verglichen und ggf. Korrekturmaßnahmen eingeleitet werden Ausrichten an den Zielen die Erfordernisse und Prioritäten des Kunden ändern sich im Laufe des Projekts, daher reicht das einfache Einhalten des Projektplans nicht aus der Projektleiter muss den Kunden regelmäßig um Feedback bitten, um sicherzugehen, dass die Projektdefinition nach wie vor den Zielen des Kunden entspricht der Projektleiter muss zum Anpassen des Projekts bereit sein, so dass die Erfordernisse des Kunden auf jeden Fall erfüllt werden eventuell muss dazu ein Change Request Verfahren genutzt werden 5

6 Projektmanagement Leitprinzipien Verstehen der Geschäftsziele der Erfolg eines Projekts hängt nicht nur davon ab, inwieweit die Projektlösung den Anforderungen entspricht, sondern auch davon, ob die Geschäftsziele erreicht werden Einbeziehen der Betroffenen die Betroffenen sind entscheidend für den Projekterfolg. Daher rechtzeitig die Betroffenen mit einbeziehen z.b. mit Workshops, Prototypen, Modellen u.ä. Einkalkulieren von Änderungen Change Request Verfahren müssen vorgesehen werden, um z.b. auf geänderte Marktsituationen, Änderungsverlangen aus den Fachabteilugen usw. effizient handhaben zu können Anstreben von Projektmodulen es empfiehlt sich bei längeren Projekten eine Aufteilung der Lösung in kleinere Einheiten, die z.b. in kurzen Abständen implementiert und ausgeliefert werden können Ausführliche Dokumentation Projektdokumentation ist unbedingt notwendig, wie Projektverträge, -pläne oder Aufgaben- und Verfahrensbeschreibungen 6

7 Problemlösung im Allgemeinen Vorgehensweise Problem Analyse Entwicklung Behebung Symptome darstellen Ursachen finden Maßnahmen planen Maßnahmen durchführen Anamnese Diagnose Therapieplan Therapie Programmidee Entwurf Implementierung Programmeinsatz Problemlösungszyklus Erfolg kontrollieren Die Vorgehensweise zur Erledigung einer Projektaufgabe entspricht diesem Problemlösungszyklus 7

8 Problemdefinition Projektablauf Ablauforganisation Realisierung Lösungssuche die Ablauforganisation beschreibt die Abfolge der zu erledigenden Aufgaben, um ein Projekt zum Ziel zu bringen = der Durchführungsplan für das Projekt der Plan wird in der Regel in Phasen eingeteilt, wobei eine Folgephase erst beginnen kann, wenn die vorhergehende Phase kontrolliert und erfolgreich beendet wurde das jeweilige Phasenergebnis sind die Meilensteinen das Ende jeder Phase wird verifiziert in der Phasenentscheidungssitzung PES 8

9 Das Phasenmodell Das Phasenmodell ist die Darstellung eines Projektablaufs aufgeteilt in zeitliche Abschnitte Synonyme: Wasserfallmodell, Projektlebenszyklus, Vorgehensmodell Projekt Ausgangszustand Zielzustand Idee Auftrag Bedarf Definition Entwurf Realisierung Einsatz System Ergebnis Programm Prozess Produkt ursprünglich eingesetzt bei der Entwicklung technischer Geräte wie Raumfahrt und Fahrzeugindustrie heute überall 9

10 Projektmanagementaktivitäten Definition Projektgründung, Projektgenehmigung Aufgabenanalyse, Zieldefinition Planung Aufwandsplanung, Kostenplanung, Terminplanung, Einsatzmittelplanung Projektpläne, Phasenpläne Realisierung Projektsteuerung, Meilensteine, Phasenentscheidungssitzungen Aufwandskontrolle, Kostenkontrolle, Terminkontrolle Realisierungskontrolle, Qualitätssicherung, Beteiligung der Betroffenen Projektdokumentation, Berichterstattung, Sicherung der Ergebnisse Abschluss Produktabnahme Produktübergabe, Kundenakzeptanz Projektauflösung 10

11 betriebsspezifische Modelle Phasenmodelle viele größeren Betriebe haben eigene Phasenmodelle zum Betriebsstandard erhoben, festgelegt in Prozesshandbüchern, ausgerichtet an den DIN ISO Normen generelle Regeln dauerndes Kontrollieren der Entwicklungsergebnisse jede Phase wird am Ende bewertet, die Meilensteinergebnisse gesichtet und über den Beginn der nächsten Phase in der Phasenentscheidungssitzung entschieden jede Phase kann in Einzelschritte zerlegt werden, dann hat jeder Einzelschritt ein Einzelziel, einen Meilenstein des Phasenziels in jeder Phase wird nach dem Problemlösungszyklus vorgegangen Kontrollprozesse InitialProzess Planungsprozess Entwicklungsprozess EndeProzess 11

12 Phasenmodell Software Engineering Erarbeitung einer phasenbezogenen, sachlichen Lösung unter Einbeziehung organisatorischer und technischer Aspekten 12

13 Phasenmodell Anwendersoftware Problemstellung Ist Analyse Soll Konzept Grobkonzept (Pflichtenheft) Fachfeinkonzept, DVGrobkonzept (Leistungsbeschreibung) DV-Feinkonzept (Designspezifiikation) Komponentenspezifikation zugeliefertes Teilprodukt getestete Komponenten eingangsgeprüftes Teilprodukt integriertes Produkt systemgetestetes Produkt abgenommenes Produkt zur Lieferung freigegebenes Produkt Betreuungsende 13

14 Ziel des Fachfeinkonzepts A30 Ziel Fachfeinkonzept ASW Das Fachfeinkonzept ist das Hauptergebnis des Prozessschritts A20-A30. Im Fachfeinkonzept sind festgelegt: - die Funktionen, die Datenbasis und der Datenfluss - die Schnittstellen für die fachliche Nutzung sowie für Installation, Operating und Administration - die Anwenderdokumentation - der Systemtest Das Fachfeinkonzept beschreibt, wie das ASW-Produkt die im Grobkonzept festgelegten Anforderungen erfüllen wird - Die Festlegungen müssen so detailliert und umfassend sein, dass Änderungen am Fachfeinkonzept nur aufgrund von Change Requests, nicht aber wegen während der Realisierung zutage tretender Mängel des Fachfeinkonzepts erforderlich werden. - Es soll erkennbar sein, inwieweit die im Fachfeinkonzept dargestellte Lösung die im Grobkonzept definierten Anforderungen erfüllt. - Die Realisierbarkeit der im Fachfeinkonzept dargestellten Lösung muss durch das DV-Grobkonzept abgesichert sein. - Das Fachfeinkonzept muss vollständig und verständlich sein und aktuell gehalten werden, damit die im folgenden genannten Zielgruppen ihre Aufgaben erfolgreich erfüllen können. 14

15 Management des Auftraggebers und Auftragnehmers - Entscheidung über die Realisierung des geplanten ASW-Produktes Anwendungsfachleute und Organisatoren des Auftraggebers - Beurteilung, inwieweit das Fachfeinkonzept die Anforderungen aus dem Grobkonzept abdeckt und das Grobkonzept sinnvoll verfeinert - Planung von Abnahme, Feldeinführung, Installation und Betreuung - Bei Auftragserteilung auf Basis des Fachfeinkonzepts: Festlegung der Abnahmekriterien Projektleitung - Planung des Prozessabschnitts Technische Realisierung (bei Angeboten so genau wie zur Angebotsabgabe nötig) - Schätzung des Realisierungsaufwands Systemingenieure, Softwareingenieure - Design eines dem Fachfeinkonzept genügenden ASW-Produktes - Abschätzung des Leistungsverhaltens - Beurteilung von Change Requets Projektbegleitende Qualitätssicherung und Technisches Controlling - Beurteilung, inwieweit das Fachfeinkonzept die Anforderungen aus dem Grobkonzept abdeckt - Beurteilung der zu erwartenden Produktqualität Test- und Messverantwortliche - Planung des Systemtests Fachredakteure - Entwurf der Anwenderdokumentation Zielgruppen und Zweck des Fachfeinkonzept ASW 15

16 Projekt Phasenplan Marketing F&E Idee Auftrag Vorführung Übergabe Abschluss- Feier 16

17 V-Modell das V-Modell ist ein Phasenmodell Einsatz im öffentlichen Dienst zur Softwareerstellung Kennzeichen viele Prüfaktivitäten Vorgaben von Methoden und Tools Einsatz von KMS QS nach ISO/DIN

18 Realisierung Probleme der Phasenmodelle der technische Vorgang der Realisierung steht im Mittelpunkt Vollständigkeit die Anforderungen des Anwenders, des Marketings werden bereits zu Beginn des Projekts in aller Vollständigkeit gefordert Gültigkeit die Anforderungen an das Projekt sind während des gesamten Projektverlaufs gültig und richtig Korrekturen sind nicht vorgesehen, sie führen zu Kosten- und Zeitüberschreitungen Anwendermitarbeit ist nicht im gesamten Projektverlauf vorgesehen Abhilfen flexibles Projektmanagement rechtzeitige Absprachen Change Requests Prototyping 18

19 Prototyping Definition operatives Modell mit wichtigen Eigenschaften des endgültigen Produkts, das während der Realisierungsphase die Produktentwicklung unterstützt Merkmale Simulation von Details Klärung von Anforderungen an das Produkt Machbarkeitsuntersuchung unterstützt Kommunikation zwischen Entwickler und Anwender Akzeptanzunterstützung Prototyp kann leicht modifiziert werden Basis für endgültiges Produkt Nachteile schnell verfügbares Ergebnis vorweggenommenes Produkt 19

20 Problemdefinition Prototypen im Phasenmodell Problemanalyse Grobplanung Prototypentwurf Prototyprealisierung Feinplanung Prototypevaluierung Realisierung Anwenderbeteiligung Einsatz 20

21 Projektmanagement Verantwortungsbereiche Projekt starten Grundstein für das Projekt Projektbeschreibung und Beschreibung Projektumfang Kundenbeziehung projektspezifisch klären Projekt planen und organisieren Projektpläne Mitarbeiter für Projektteam zusammenstellen Phasenmodell und Meilensteine entwickeln Projekt kontrollieren und steuern definieren Plandaten, sammeln von Projektdaten berechnen und analysieren von Abweichungen eventuell Korrekturmaßnahmen einleiten Projekt beenden Projektergebnis liefern Projektteam danken und Projekt abschließen 21

22 Projektmanagement Projekt vorbereiten Projekt starten Projekt planen und organisieren Projekt kontrollieren und steuern Projekt beenden 22