8.1 Einleitung Aufbau von Listen Bewegen in großen Tabellen Bewegen Markieren... 4

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1 MS-Office Lernheft 8 Microsoft Excel 2003 Arbeiten mit großen Tabellen Inhaltsverzeichnis 8.1 Einleitung Aufbau von Listen Bewegen in großen Tabellen Bewegen Markieren Zeilen und Spalten fixieren Zeilen fixieren Spalten fixieren Fixierung aufheben Zeilen und Spalten fixieren Datenmaske Daten eingeben Daten suchen und bearbeiten Daten löschen Sortieren Sortieren über Symbole Sortieren über das Menü Daten AutoFilter Filterkriterien Nach einem Feld Nach mehreren Feldern Benutzerdefinierte Filter Druckvorbereitungen Seiten einrichten Wiederholungszeilen Copyright Laudius GmbH

2 8.8.3 Druckreihenfolge Spalten ein-/ausblenden Ausblenden Einblenden Gliederung Selbstlernaufgaben Zusammenfassung Hausaufgabe Lösungen zu den Selbstlernaufgaben

3 8.1 Einleitung Tabellenkalkulationsprogramme werden häufig verwendet, um Listen jeder Art zu erstellen, zu verwalten und auszuwerten. Es kann sich dabei um eine einfache Adressliste oder aber auch um eine aus einer Datenbank importierte Tabelle mit Unternehmensdaten handeln. In diesem Lernheft zeige ich Ihnen, wie Sie mit großen Tabellen umgehen. Sie lernen, wie Sie sich in großen Tabellen bewegen und wie Sie Tabellen sortieren und filtern. Ein weiterer Bereich, der vielen Anwendern Probleme bereitet, ist das Drucken großer Tabellen. Ich zeige Ihnen, wie Sie Tabellen zum Druck vorbereiten und welche Einstellungen Sie vornehmen müssen, damit die Spaltenüberschriften einer Liste auf jeder Seite gedruckt werden. Für die Übungen und um die Beispiele dieses Lernheftes nachvollziehen zu können, laden Sie bitte im Downloadbereich der Laudius Studienwelt folgende Datei mit Beispieldaten herunter: excel_übungsdateien.zip. Lernziele: Sie können nach Durcharbeitung dieses Lernhefts sich in großen Tabellen bewegen. Tabellen sortieren und filtern. große Tabellen drucken. 8.2 Aufbau von Listen Wenn Sie in Excel Listen erstellen, sollten Sie einige Regeln beachten: Die Spalten einer Liste sollten Spaltenüberschriften (Feldnamen) haben. Ein Feldname sollte eindeutig sein und nicht mehrfach verwendet werden. Feldnamen sollten keine Leerzeichen und Zeilenumbrüche enthalten. Vermeiden Sie in der Liste leere Zeilen und Spalten. In diesem Lernheft werden die Begriffe Datensatz und Datenfeld verwendet. Als Datensatz werden alle Einträge in einer Zeile einer Liste bezeichnet, also zum Beispiel eine Adresse. Ein Datensatz enthält in der Regel mehrere Datenfelder (Vorname, Name usw.). Datenfelder entsprechen den Spalten einer Tabelle. Um die nachfolgenden Erläuterungen und Übungen nachvollziehen zu können, verwenden Sie sofern nicht anders angegeben die Datei adressen.xls. 8.3 Bewegen in großen Tabellen Wenn Sie mit großen Tabellen arbeiten, ist es wichtig, dass Sie sich in diesen Tabellen schnell bewegen, d. h., die Markierung zur ersten oder letzten Zeile oder zur ersten oder letzten Spalte zu bewegen. Gleichzeitig ist es oft erforderlich, Tabellenbereiche zu markieren, um sie zu formatieren oder zu kopieren. 3

4 Verwenden Sie Tastenkombinationen, um sich in Tabellen zu bewegen oder Tabellenbereiche zu markieren Bewegen PFEILTASTEN STRG + PFEILTASTEN POS1 / ENDE bewegen die Markierung um eine Zelle nach oben / unten / links / rechts bewegen die Markierung zum Anfang/Ende einer Spalte oder Zeile des aktuellen Datenbereichs. Enthält die Zeile oder Spalte leere Zellen, springt die Markierung bis vor diese Zellen. bewegen die Markierung zum Anfang / Ende einer Zeile BILD AUF / BILD AB bewegen die Tabelle um eine Bildschirmseite nach oben / unten STRG + POS1 / ENDE STRG + LEERTASTE UMSCH + LEERTASTE bewegen die Markierung an den Anfang des Arbeitsblattes (Zelle A1) bzw. an das Ende des verwendeten Tabellenbereichs markiert die gesamte Spalte markiert die gesamte Zeile Markieren UMSCH + PFEILTASTEN STRG + UMSCH + PFEILTASTEN STRG + UMSCH + POS1 / ENDE STRG + A markieren zellenweise nach oben / unten / links / rechts markieren eine Zeile / Spalte von der aktuellen Position der Markierung bis vor die nächste leere Zelle markieren eine Zeile / Spalte von der aktuellen Position der Markierung bis zum Anfang des Arbeitsblattes bzw. Ende des verwendeten Tabellenbereiches markiert den aktuellen Datenbereich 8.4 Zeilen und Spalten fixieren Wenn Sie in einer großen Tabelle, die in Länge und Breite nicht auf eine Bildschirmseite passt, nach unten oder nach rechts blättern, rollen die Spaltenüberschriften oder die linken Spalten aus dem Bildschirm. Excel bietet Ihnen eine Funktion, die Zeilen und Spalten auf dem Bildschirm fixiert. Beim Bewegen der Tabelle bleiben so Spalten und Zeilen eingeblendet. 4

5 Zeilen und Spalten fixieren Sie über das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN. Dabei werden die Zeilen oberhalb und die Spalten links neben der aktuellen Markierung fixiert Zeilen fixieren Setzen Sie die Markierung in Spalte A unter die Zeilen, die fixiert werden sollen. Wählen Sie das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN. Excel zeigt unter den fixierten Zeilen eine durchgezogene Linie Spalten fixieren Setzen Sie die Markierung in der ersten Zeile hinter die Spalten, die fixiert werden sollen. Wählen Sie das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN. In diesem Beispiel steht die Markierung in Zelle E1. Es werden also die Spalten A bis D fixiert Fixierung aufheben Wählen Sie das Menü FENSTER FIXIERUNG AUFHEBEN. 5

6 8.4.4 Zeilen und Spalten fixieren Sie können Zeilen und Spalten gleichzeitig fixieren. Setzen Sie die Markierung unter die Zeilen und rechts neben die Spalten, die Sie fixieren möchten. Wählen Sie das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN. Die Markierung steht in Zelle E2. Es werden die erste Zeile und die Spalten A bis D fixiert. 8.5 Datenmaske Excel stellt Ihnen zur einfachen Eingabe, Suche und Bearbeitung eine Maske zur Verfügung Daten eingeben Setzen Sie die Markierung in die Adressliste. Wählen Sie das Menü DATEN MASKE Excel zeigt in der Maske die Adresse der Zeile, in der die Markierung steht. Klicken Sie auf NEU und geben Sie in die leere Maske eine neue Adresse ein. Wechseln Sie dabei mit der TABULATOR-TASTE in das nächste Eingabefeld. Nach der Eingabe klicken Sie auf SCHLIEßEN. Die eingegebene Adresse wird am Ende der Tabelle eingefügt. 6

7 8.5.2 Daten suchen und bearbeiten Wählen Sie das Menü DATEN MASKE Klicken Sie auf die Schaltfläche KRITERIEN. Geben Sie in das Feld Vorname Otto und in das Feld Name Schäfer ein und klicken Sie auf WEITERSUCHEN. Wenn die eingegebenen Suchkriterien auf mehrere Datensätze zutreffen, können Sie diese mit den Schaltflächen WEITERSUCHEN oder VORHERIGEN SUCHEN auswählen. Wenn Sie die gewünschte Adresse gefunden haben, klicken Sie beispielsweise in das Feld Telefon und ändern den Eintrag. Sollten Sie Daten versehentlich geändert haben, können Sie mit einem Klick auf die Schaltfläche WIEDERHERSTELLEN ursprüngliche Werte wiederherstellen, allerdings nur solange der Datensatz noch angezeigt wird. Klicken Sie auf SCHLIEßEN Daten löschen Wählen Sie das Menü DATEN MASKE Suchen Sie den Datensatz, den Sie löschen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche LÖSCHEN. Bestätigen Sie die Löschmeldung mit OK. 8.6 Sortieren Excel bietet zwei Möglichkeiten, eine Tabelle zu sortieren: eine einfache über die Symbole der Standardsymbolleiste und eine komplexere über das Menü DATEN SORTIEREN Sortieren über Symbole Setzen Sie die Markierung in die Spalte, nach der Sie sortieren wollen. Klicken Sie auf die Symbole oder um die Tabelle aufsteigend oder absteigend zu sortieren. 7

8 Um nach einer Spalte zu sortieren, markieren Sie nur eine Zelle dieser Spalte. Excel nimmt diese Spalte als Sortierkriterium und sortiert danach die Zeilen der Tabelle. Wenn Sie die ganze Spalte markieren, erscheint eine Warnmeldung, dass die Tabelle neben der markierten Spalte Daten enthält, die nicht mit sortiert würden. Sie können nun entscheiden, ob die Markierung erweitert werden soll, damit alle Daten einsortiert werden, oder ob Sie mit der bestehenden Markierung fortfahren möchten. Es würden dann nur die Daten der markierten Tabelle sortiert, was in unserem Beispiel die Adressdaten durcheinanderbrächte Sortieren über das Menü Daten Ein Nachteil der Sortierung über die Symbole ist, dass Sie nur nach einem Kriterium sortieren können. Um mehrere Sortierkriterien anwenden zu können, gehen Sie über das Menü DATEN. Setzen Sie die Markierung in den Tabellenbereich, den Sie sortieren möchten. Wählen Sie das Menü DATEN SORTIEREN Wählen Sie die Sortierkriterien und die Sortierreihenfolgen aus (hier: Name, Vorname aufsteigend). Bestätigen Sie mit OK. Excel geht davon aus, dass die erste Zeile des Tabellenbereiches Spaltenüberschriften enthält, die nicht miteinsortiert werden sollen. Im Dialogfenster SORTIEREN ist diese Option standardmäßig aktiviert. Sollte eine zu sortierende Tabelle keine Spaltenüberschriften enthalten, müssen Sie die Option Keine Überschrift aktivieren. 8.7 AutoFilter Häufig benötigen Sie aus einer Tabelle nur eine bestimmte Auswahl von Datensätzen. Excel stellt Ihnen mit der Funktion AutoFilter eine einfache Funktion zum Filtern von Daten zur Verfügung. Öffnen Sie die Datei Verkaufszahlen.xls. Wählen Sie das Menü DATEN FILTER AUTOFILTER. 8

9 Excel fügt neben jeder Spaltenüberschrift Listenpfeile an, mit denen Sie zu jedem Datenfeld Filterkriterien definieren können Filterkriterien Der AutoFilter bietet viele Möglichkeiten, die Datensätze einer Tabelle nach unterschiedlichen Kriterien auszuwählen: Nach einem Feld Heben Sie zunächst über DATEN FILTER ALLE ANZEIGEN alle Filtereinstellungen wieder auf. Sortieren Sie zunächst die Tabelle nach Verkäufer, Jahr und Artikelname aufsteigend. Klicken Sie auf den Listenpfeil neben der Spaltenüberschrift Verkäufer und wählen Sie aus der Liste beispielsweise Bergmann. Excel zeigt alle Daten des Verkäufers Bergmann. Um den Filter aufzuheben, klicken Sie wieder auf den Pfeil neben Verkäufer und wählen den Menüeintrag (Alle) Nach mehreren Feldern Sie können die Filterkriterien mehrerer Felder kombinieren: Filtern Sie zunächst in der Spalte Verkäufer nach Lehmann. Wählen Sie im Filtermenü der Spalte Jahr 2008 und in der Spalte Kategorie Getränke. 9

10 Excel kennzeichnet die Felder, nach denen die Tabelle gefiltert ist, mit einem blau eingefärbten Listenpfeil des Filtermenüs. Um alle Filter aufzuheben, wählen Sie im Menü DATEN FILTER den Befehl ALLE ANZEIGEN Benutzerdefinierte Filter So erhalten Sie die Daten zweier Verkäufer: Lassen Sie zunächst alle Datensätze anzeigen. Wählen Sie über den Listenpfeil neben Verkäufer den Eintrag (Benutzerdefiniert ) Tragen Sie in das Dialogfenster Folgendes ein: entspricht Lehmann ODER entspricht Fahnenstich. Die beiden Kriterien Lehmann und Fahnenstich sind mit einem logischen ODER verknüpft. Die Logik lässt sich so formulieren: Zeige alle Datensätze, die im Feld Verkäufer entweder den Eintrag Lehmann oder den Eintrag Fahnenstich haben. Wenn eines der beiden Kriterien erfüllt ist, wird der entsprechende Datensatz angezeigt. So können Sie Artikelpreise eines bestimmten Preissegments (z. B. zwischen 5 und 10 ) anzeigen lassen: Lassen Sie zunächst wieder alle Datensätze anzeigen. Wählen Sie über den Listenpfeil neben Einzelpreis den Eintrag (Benutzerdefiniert ) Tragen Sie in das Dialogfenster Folgendes ein: ist größer oder gleich 5 UND ist kleiner oder gleich

11 Die beiden Kriterien sind durch ein logisches UND verknüpft. Damit der entsprechende Datensatz angezeigt wird, müssen beide Kriterien erfüllt sein, d. h., der Preis muss 5 und höher sein UND kleiner oder gleich 10 sein. 8.8 Druckvorbereitungen Vor dem Drucken großer Tabellen müssen Sie einige Vorbereitungen treffen, um einen optimalen Ausdruck zu erhalten Seiten einrichten Bei großen Tabellen stellt sich häufig das Problem, dass Sie weder im Hoch- noch im Querformat in der Breite auf die Seiten passen. Über die Seiteneinrichtung können Sie die Tabelle so einstellen, dass alle Spalten auf eine Seite passen. Diese Einstellung ist allerdings nur dann sinnvoll, wenn nur ein bis zwei Spalten nicht auf die Seite passen, da sonst die Tabelle so weit verkleinert wird, dass sie nicht mehr lesbar ist. Ob die Anpassung der Tabelle zu brauchbaren Ergebnissen führt, müssen Sie ausprobieren. Verwenden Sie die Tabelle Verkaufszahlen und lassen Sie sich, sofern noch Filter gesetzt sind, alle Datensätze anzeigen. Passen Sie die Spaltenbreiten an. Die optimale Spaltenbreite können Sie beispielsweise durch einen Doppelklick zwischen den Spaltenköpfen einstellen. Rufen Sie die SEITENVORSCHAU auf, um das Layout zu kontrollieren. Klicken Sie auf die Schaltfläche LAYOUT und wechseln Sie im Dialogfenster Seite einrichten auf das Register Seitenränder. Verkleinern Sie die Seitenränder und passen Sie die Position der Kopf- und Fußzeilen an. Sollten jetzt noch ein oder zwei Spalten nicht auf die Seite passen, wechseln Sie auf das Register Papierformat. 11

12 Hier können Sie die Seitenausrichtung auf Querformat stellen. Soll die Tabelle aber im Hochformat gedruckt werden oder passen auch im Querformat ein oder zwei Spalten nicht mehr auf die Seite, löschen Sie unter Skalierung in der Option Anpassen den Wert für SEITE(N) HOCH. Bestätigen Sie die Einstellungen mit OK. Die Tabelle wird nun proportional verkleinert und an die Seitenbreite angepasst Wiederholungszeilen Die Spaltenüberschriften in der ersten Zeile der Tabelle werden nur auf der ersten Seite ausgedruckt. Damit die Spaltenüberschriften auf allen Seiten gedruckt werden, müssen so genannte Wiederholungszeilen definiert werden. Lassen Sie sich die Tabelle Verkaufszahlen so anzeigen, dass die erste Zeile sichtbar ist. Wählen Sie das Menü DATEI SEITE EINRICHTEN und wechseln Sie auf das Register Tabelle. Setzen Sie die Markierung in das Feld Wiederholungszeilen oben: und klicken Sie mit dem Mauszeiger auf die erste Zeile der Tabelle. Zur Kontrolle klicken Sie auf die Schaltfläche Seitenansicht und blättern mit der Schaltfläche Weiter zu den nächsten Seiten. Auf jeder Seite sollten die Spaltenüberschriften angezeigt werden Druckreihenfolge Sollten trotz der oben beschriebenen Einstellungen nicht alle Spalten auf eine Seite passen, müssen sie auf zwei oder mehr Seiten verteilt werden. Öffnen Sie die Datei Adressen.xls. Stellen Sie die Seitenausrichtung auf Querformat. Wechseln Sie über das Menü ANSICHT auf die SEITENUMBRUCHVORSCHAU. In der Seitenumbruchvorschau werden die automatischen Seitenumbrüche als blaue gestrichelte Linien gekennzeichnet. Ziehen Sie die gestrichelte Linie des rechten Seitenrandes zwischen die Spalten Ort und Telefon, damit der Seitenwechsel nach der Spalte Ort erfolgt. 12

13 Wechseln Sie wieder in die NORMALANSICHT. Die Druckreihenfolge ist in Excel so eingestellt, dass zunächst alle Zeilen und Spalten links neben dem rechten Seitenumbruch gedruckt werden und anschließend die Zeilen und Spalten rechts neben dem Seitenumbruch. Diese Reihenfolge können Sie ändern: Wählen Sie das Menü DATEI SEITE EINRICHTEN und wechseln Sie auf das Register Tabelle. Ändern Sie die Seitenreihenfolge auf Seiten nach rechts, dann nach unten. Nach dem Druck liegen die Seiten, die nebeneinander gehören, hintereinander. Die Seiten lassen sich so bequemer zusammenlegen. 8.9 Spalten ein-/ausblenden Häufig möchte man in großen Tabellen nicht alle Spalten anzeigen oder drucken. So können Sie einzelne oder mehrere Spalten ein-/ausblenden: Ausblenden Setzen Sie in der Adresstabelle die Markierung in die Spalte Geburtsdatum. Wählen Sie im Menü FORMAT SPALTE den Befehl AUSBLENDEN oder drücken Sie die Tastenkombination STRG Einblenden Markieren Sie die beiden Spalten, zwischen denen sich die ausgeblendete Spalte befindet (hier: Spalten I und K). Wählen Sie im Menü FORMAT SPALTE den Befehl EINBLENDEN oder drücken Sie die Tastenkombination STRG + UMSCH

14 8.10 Gliederung Wenn Sie in einer großen Tabelle häufiger bestimmte Spalten aus- und einblenden wollen, bietet die Gliederungsfunktion eine komfortable Lösung. Markieren Sie in der Adresstabelle über den Spaltenkopf die Spalte J (Geburtsdatum). Wählen Sie im Menü DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG den Befehl GRUP- PIERUNG Markieren Sie über die Spaltenköpfe die Spalten E bis G (Straße, Plz, Ort). Wählen Sie im Menü DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG den Befehl GRUPPIERUNG Excel fügt oberhalb der Tabelle eine Leiste mit Gliederungssymbolen ein, mit denen Sie die Spalten mit einem Mausklick aus- und einblenden können. Klicken Sie auf das Minus-Symbol, um die Spalte(n) auszublenden. Klicken Sie auf das Plus-Symbol, um die Spalte(n) einzublenden. In der Gliederungsleiste ganz links finden Sie zwei Schaltflächen, mit denen Sie die Gliederungsebenen auswählen. Klicken Sie auf die Schaltfläche 1, um alle gegliederten Spalten auszublenden, und auf die Schaltfläche 2, um alle Spalten wieder einzublenden Selbstlernaufgaben 1. a. Markieren Sie mit einer Tastenkombination den Datenbereich der ersten Zeile und formatieren Sie den Bereich fett, zentriert und mit einer Füllfarbe. b. Markieren Sie mit einer Tastenkombination die erste Spalte und formatieren Sie die Spalte kursiv. c. Markieren Sie den gesamten Datenbereich und formatieren Sie den Bereich mit horizontalen inneren Rahmenlinien und Rahmenlinie unten. d. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung a. Fügen Sie der Adressliste über die Datenmaske eine weitere Adresse hinzu. b. Suchen Sie die Adresse von Ralf Schnabel und ändern Sie die -Adresse in s.ralf@gmx.net. c. Suchen Sie die Adresse von Sabine Peters und löschen Sie sie. d. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung2. 14

15 3. a. Sortieren Sie die Adressliste nach Name aufsteigend. b. Sortieren Sie nach der Postleitzahl absteigend. c. Sortieren Sie nach dem Geburtsdatum absteigend. d. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung3. 4. a. Sortieren Sie die Adressliste nach Anrede, Name und Vorname aufsteigend. b. Sortieren Sie anschließend die Adressliste nach Ort und Plz aufsteigend. c. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung4. 5. a. Sortieren Sie die Tabelle Verkaufszahlen nach Verkäufer, Jahr und Monat aufsteigend. b. Filtern Sie die Tabelle so, dass nur die Umsätze angezeigt werden, die Verkäufer König 2008 mit Naturprodukten gemacht hat. c. Sortieren Sie die Tabelle nach Verkäufer, Kategorie und Umsatz aufsteigend. d. Lassen Sie sich die Umsätze anzeigen, die Verkäufer Fahnenstich 2008 mit Natur- und Getreideprodukten gemacht hat. e. Lassen Sie sich die Umsätze anzeigen, die die Verkäufer Bergmann und Maurer 2007 mit Fleischprodukten und Gewürzen gemacht haben. f. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung5. 6. a. Öffnen Sie die Datei Verkaufszahlen.xls. b. Gruppieren Sie über die Gliederungsfunktion die Spalte Monat und die Spalten Einzelpreis und Anzahl. c. Speichern Sie die Arbeitsmappe unter Excel-8-Übung Zusammenfassung Das haben Sie gelernt: Um die Markierung in großen Excel-Tabellen zu bewegen, empfehlen sich Tastenkombinationen. In Kombination mit der UMSCH-TASTE können Sie diese Tastenkombinationen auch zum Markieren von Tabellenbereichen verwenden. Über das Menü FENSTER FENSTER FIXIEREN können Sie Zeilen und Spalten fixieren, so dass Sie beim Blättern in der Tabelle sichtbar bleiben. Dabei werden die Spalten links neben der Markierung und die Zeilen oberhalb der Markierung fixiert. Über das Menü DATEN MASKE können Sie eine Datenmaske aufrufen, mit der Sie Daten hinzufügen, suchen, ändern oder löschen können. Zum Sortieren einer Tabelle setzen Sie die Markierung in die Spalte, nach der Sie sortieren möchten, und klicken in der Standard-Symbolleiste auf die Symbole AUFSTEIGEND SORTIEREN oder ABSTEIGEND SORTIEREN. Über das Menü DATEN SORTIEREN können Sie bis zu drei Sortierkriterien angeben. 15

16 Über das Menü DATEN FILTER schalten Sie den AUTOFILTER ein, mit dem Sie eine Tabelle nach unterschiedlichsten Kriterien filtern können. Wählen Sie einfach über den AutoFilter einen Listeneintrag als Kriterium aus oder definieren Sie über (BENUTZERDEFINIERT) komplexere Filter. Über DATEN FILTER ALLE ANZEIGEN heben Sie alle Filter wieder auf und es werden alle Datensätze angezeigt. Um große Tabellen zu drucken, gibt es unter DATEI SEITE EINRICHTEN eine Vielzahl von Optionen. So können Sie die Seitenränder anpassen, die Ausrichtung auf Querformat stellen oder die Tabelle automatisch auf die Seitenbreite anpassen. Damit die Spaltenüberschriften einer Tabelle auf allen Seiten gedruckt werden, können Sie im Dialogfenster SEITE EINRICHTEN im Register Tabelle so genannte WIEDERHOLUNGSZEILEN definieren. Passen nicht alle Spalten auf eine Seite, druckt Excel standardmäßig zunächst die Spalten links vom Seitenumbruch und anschließend die Spalten rechts vom Seitenumbruch. Diese Reihenfolge lässt sich im Register Tabelle auf Seiten nach rechts, dann nach unten ändern. Wenn bestimmte Spalten einer Tabelle nicht angezeigt und gedruckt werden sollen, können Sie diese Spalten über das Menü FORMAT SPALTE aus- und einblenden. Arbeiten Sie mit einer Tabelle, in der Sie immer bestimmte Spalten aus- und einblenden müssen, sollten Sie die Gliederungsfunktion verwenden. Markieren Sie die entsprechenden Spalten und wählen Sie aus dem Menü DATEN GRUPPIE- RUNG UND GLIEDERUNG den Befehl GRUPPIERUNG. Die Spalten können nun durch Klick auf die Gliederungssymbole aus- und eingeblendet werden Hausaufgabe 1. Öffnen Sie die Datei Umsatz Vertreter.xls. 2. Passen Sie die Spaltenbreiten optimal an. 3. Markieren Sie unter Verwendung von Tastenkombinationen die Zellen A4:J4 und formatieren sie fett und mit einer Hintergrundfarbe. 4. Markieren Sie mit einer Tastenkombination die Spalte A ab der Zelle A5 bis zum Ende (A739) und formatieren Sie die Zellen fett und kursiv. 5. Fixieren Sie die erste Spalte und die ersten vier Zeilen. 6. Stellen Sie die Seitenränder auf Links: 1 cm, Oben: 1 cm, Rechts: 0,5 cm, Unten: 1 cm und die Kopf- und Fußzeile jeweils auf 0,5 cm. 7. Passen Sie die Tabelle auf die Seitenbreite an. 8. Richten Sie die Zeile 4 als Wiederholungszeile ein. 9. Sortieren Sie die Tabelle nach Verkäufer, Jahr und Artikel. 10. Aktivieren Sie den AutoFilter. 16

17 11. Gruppieren Sie über die Gliederungsfunktion die Spalten F:G (Stück und Preis) und I:J (Provision % und Provision). 12. Kopieren Sie das Tabellenblatt Verkaufsdaten zweimal. 13. Filtern Sie das erste Tabellenblatt Verkaufsdaten so, dass nur die Umsätze aufgelistet werden, die Verkäufer Kaiser 2008 mit Aufsitzrasenmähern gemacht hat. 14. Sortieren Sie das zweite Tabellenblatt Verkaufsdaten (2) nach Verkäufer, Jahr aufsteigend und Umsatz absteigend. Lassen Sie sich die Umsätze anzeigen, die Verkäufer Becker 2007 und 2008 mit Elektrorasenmähern gemacht hat. 15. Sortieren Sie das dritte Tabellenblatt Verkaufsdaten (3) nach Verkäufer, Jahr und Artikel. Lassen Sie sich vom Verkäufer Friedrich alle Umsätze über anzeigen Lösungen zu den Selbstlernaufgaben 1. a. Um die Zeile zu markieren, setzen Sie die Markierung in die Zelle A4 und drücken die Tastenkombination STRG + UMSCH + PFEILTASTE NACH RECHTS. b. Um die Spalte zu markieren, setzen Sie die Markierung in die Zelle A5 und drücken die Tastenkombination STRG + UMSCH + PFEILTASTE NACH UNTEN. c. Um den Datenbereich zu markieren, drücken Sie die Tastenkombination STRG + A. Die Rahmenlinien setzen Sie über FORMAT ZELLEN, Register RAHMEN. 2. a. Sie rufen über das Menü DATEN MASKE die Datenmaske auf, klicken auf NEU und geben die neue Adresse ein. Die Eingabe beenden Sie durch Klick auf die Schaltfläche SCHLIEßEN. b. Um die Adresse zu suchen, klicken Sie auf KRITERIEN, geben unter Vorname Ralf und unter Nachname Schnabel ein und klicken auf WEITERSUCHEN. Klicken Sie in das Feld und ändern Sie den Eintrag. c. Suchen Sie über die Datenmaske, wie oben beschrieben, die gewünschte Adresse und löschen Sie sie durch Klick auf LÖSCHEN. 3. a. Setzen Sie die Markierung in die Spalte Name und klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol AUFSTEIGEND SORTIEREN. b. Setzen Sie die Markierung in die Spalte Plz und klicken Sie in der Standard- Symbolleiste auf das Symbol ABSTEIGEND SORTIEREN. c. Setzen Sie die Markierung in die Spalte Geburtsdatum und klicken Sie in der Standard-Symbolleiste auf das Symbol ABSTEIGEND SORTIEREN. 4. a. Setzen Sie die Markierung in die Tabelle und rufen Sie über das Menü DATEN den Befehl SORTIEREN auf. Geben Sie die Sortierkriterien in der Reihenfolge Anrede, Name, Vorname ein. 17

18 b. Setzen Sie die Markierung in die Tabelle und rufen Sie über das Menü DATEN den Befehl SORTIEREN auf. Geben Sie die Sortierkriterien in der Reihenfolge Ort und Plz ein. 5. a. Setzen Sie die Markierung in die Tabelle und rufen Sie über das Menü DATEN den Befehl SORTIEREN auf. Geben Sie die Sortierkriterien in der Reihenfolge Verkäufer, Jahr, Monat ein. b. Wählen Sie über die Listenpfeile des AUTOFILTERS den Namen König, das Jahr 2008 und die Kategorie Naturprodukte aus. c. Rufen Sie über das Menü DATEN den Befehl SORTIEREN auf. Geben Sie die Sortierkriterien in der Reihenfolge Verkäufer, Kategorie, Umsatz ein. d. Wählen Sie über die Listenpfeile des AUTOFILTERS den Namen Fahnenstich und das Jahr 2008 aus. Wählen Sie im Feld Kategorie über den Listenpfeil den Eintrag (Benutzerdefiniert). Geben Sie ein: entspricht Naturprodukte ODER entspricht Getreideprodukte. e. Wählen Sie im Feld Verkäufer über den Listenpfeil (Benutzerdefiniert). Geben Sie ein: entspricht Bergmann ODER entspricht Maurer. Geben Sie im Feld Jahr als Kriterium 2007 an. Wählen Sie anschließend im Feld Kategorie über den Listenpfeil den Eintrag (Benutzerdefiniert). Geben Sie ein: entspricht Fleischprodukte ODER entspricht Gewürze. 6. a. Markieren Sie die Spalte Monat und wählen Sie über das Menü DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG den Befehl GRUPPIERUNG. b. Markieren Sie die Spalten Einzelpreis und Anzahl und wählen Sie über das Menü DATEN GRUPPIERUNG UND GLIEDERUNG den Befehl GRUPPIERUNG. Zum Schluss Dies war das letzte Lernheft des Kurses Excel Ich hoffe, dass Ihnen der Kurs gefallen hat und Sie das Gelernte beruflich oder privat nutzen können. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg und alles Gute für die Zukunft. Rüdiger Göddemeyer 18