Einleitung FIBU. Grundsätzliches

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1 Einleitung FIBU Grundsätzliches Sinn und Zweck einer EDV-unterstützten Finanzbuchhaltung ist, dem Anwender die Arbeit zu erleichtern, indem vorwiegend Schreib- und Rechenarbeiten automatisiert und das Nachschlagen nach gesuchten Daten wesentlich vereinfacht werden. Der Einsatz von EDV-Programmen in der Finanzbuchhaltung entbindet den Anwenderbetrieb keinesfalls von den gesetzlich festgelegten Sorgfaltspflichten! Dies gilt im Besonderen für die Belegverwaltung und Aufbewahrung, was im Übrigen auch für einen Teil der EDV-Listen von Bedeutung ist (Kontenblätter, Rechnungsausgangslisten / Buchungsjournale etc.) Belegnummern sind so zu vergeben, dass jeder Vorfall nachvollziehbar ist. Das gleiche gilt für die Aufbewahrung der Belege. So entbindet z.b. auch eine aktivierte Speicherbuchhaltung keinesfalls vor der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist der entspr. Belege! Der Anwender ist also zwingend verpflichtet, hier interne Organisationsmaßnahmen zu ergreifen und diese zusätzlich durch geeignete Kontrollmaßnahmen zu sichern. Konten dürfen nur verdichtet werden, wenn dadurch die Nachvollziehbarkeit der einzelnen Vorfälle noch gewährleistet ist. Programmstand und korrekt angelegte Parameter sind Vorraussetzung für eine ordnungsgemäß geführte Buchhaltung. Der Buchführende ist verpflichtet die Parameter mit größter Sorgfalt zu pflegen und zu dokumentieren. Insbesonders sind bei einem neu installierten System Kontenplan und die Parameter zu überprüfen. Es ist darauf zu achten, dass Unberechtigte keine Möglichkeit haben Parameter oder Daten zu ändern. ( vgl Bedienercodes ändern ) Unterschiede in den Stammdaten Kunden/Lieferanten im KFZ-Modul mit dem Modul-FiBu sind zu vermeiden. Änderung des Programmstandes, etwa durch Remote-Zugriff durch den Hersteller, sind unverzüglich zu kontrollieren. Es ist darauf zu achten, dass Unberechtigte weder Einblick in vertrauliche Daten haben und für die Finanzbuchhaltung relevante Daten nicht manipulieren können. Der Mastercode darf nicht an die Mitarbeiter weitergegeben werden, da mit dem Mastercode alle Daten bearbeitet werden können. Für jeden Benutzer ist unbedingt ein eigener Bedienercode anzulegen. ( vgl Bedienercodes ändern ) Für jeden Bedienercode sind geeignete Programmsperren zu hinterlegen. So ist zu empfehlen, für alle Mitarbeiter des KFZ-Bereiches den gesamten Menüpunkt 11 Finanzbuchhaltung zu sperren. Für die Mitarbeiter der Finanzbuchhaltung sind innerhalb des Finanzbuchhaltungsmoduls geeignete Programmsperren zu setzen. Insbesondere die Programmpunkte in Fibusteuerung sollten nur mit Mastercode zugänglich sein. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 1 von 11

2 Daneben sollten Programmsperren in folgenden Menüpunkten von FORMEL 1 gesetzt werden: Kassenpersonal Lieferantenstamm Diverse Stammdaten Zahlungsbedingungen VK Diverse Programme Parameter Diverse Parameter ; Hier ist zu empfehlen Feld 15 Abweichende Kontonummer mit N zu belegen, da sonst im Kundenstamm eine von der Kundennummer abweichenden Kontonummer hinterlegt werden könnte. Druckertreiber/Spooling System und Dienstprogramme DATEV-Übernahme Lohnbuchhaltung Kurzfristige Erfolgsrechnung Kasse Arbeitszeitauswertung Tagesabschluß Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 2 von 11

3 Allgemeine Hinweise: Allgemeine Bedienungshinweise, wie Programmstart, Bewegen innerhalb der Menüs, Druckausgaben, Tastenkombinationen usw. sind in der Einleitung des Handbuches "FORMEL-I" für den KFZ-Bereich ausführlich beschrieben und sollten zur täglichen Arbeit mit dem FIBU-Modul ebenfalls bekannt sein. Da das KFZ-Programmpaket "FORMEL-I" Voraussetzung zum Einsatz der FIBU- Programme ist, muß ein solches Handbuch in jedem Betrieb vorhanden sein (kann bei Bedarf über CARDIS bezogen werden). Zusätzlich sind im FIBU-Bereich folgende allgemeine Funktionen zu beachten:?=anzeige In vielen Feldern wird die Möglichkeit der "?"- Hilfe angeboten (Anzeige der jeweils zur Verfügung stehenden Eingabemöglichkeiten / Datensätze). In den Hinweiszeilen der entsprechenden Felder wird auf diese Möglichkeit hingewiesen. K->Kto / S->SpBuha / O->OP / H->Beleg An verschiedenen Stellen kann mit dieser Möglichkeit ein "Sprung" in eine andere Anzeige erfolgen. K = Sprung zur Kontenanzeige S = Sprung zur Speicherbuchhaltung O = Sprung zur OP-Anzei0ge H = Sprung zur Belegnummernhistorie H <CR> H = Sprung zur Buchungsnummernhistorie Anschließend kehrt das Programm an die vorherige Stelle zurück. Anzeige Hauswährung Bei allen Anzeigen der Firmen- / Betriebs-Nummer wird zusätzlich die Hauswährung angezeigt. Währung wechseln An diversen Stellen mit Betragsanzeigen kann die Anzeige / Ausgabe wahlweise in EURO oder ehemalige nationale Währung erfolgen. Dies kann zu Beginn der Anzeige oder auch nachträglich erfolgen (jeweils mit <F1> ). Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 3 von 11

4 Währungs-Umrechnung Bei der Buchungserfassung kann im Feld Betrag eine Umrechnung von EURO in die ehemalige nationale Währung erfolgen (<F1> ) Kennzeichnung EURO Bei der Anzeige der Buchungserfassungdatei und der OP's werden in EURO erfaßte (und in Hauswährung umgerechnete) Werte gekennzeichnet ("E"). Beispiel 11.2 Zeigen der erfaßten Buchungen:: Beispiel 11.2 Anzeige OP's: Mahnungen EURO Mahnungen werden grundsätzlich in der im Kundenstamm hinterlegten Kundenwährung gedruckt. Eventuelle Mahnkosten werden dabei in EURO umgerechnet und gerundet, so dass keine Cent-Beträge entstehen. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 4 von 11

5 Steuerung Kunden/Lieferanten Datei Mit der neuen Möglichkeit "5" kann der (in ) hinterlegte Umrechnungskurs angezeigt werden. Buchung von Währungsdifferenzen Bei OP's, die auf Grund einer in EURO erstellten Rechnung erzeugt wurden (OP ist in DEM), wird beim Ausgleich mit Pfennigsdifferenzen automatisch das entsprechende Währungsgewinn /-Verlust-Konto vorgschlagen (sofern in eingetragen). Währungsdifferenzen werden ohne Steuerabzug gebucht. Buchung von Skonti Vom Skontobetrag wird der anteilige Steuerbetrag in Abzug gebracht. Bei Eingabe der Zahlungen in wird die Skontierung eines OP s mit gemischten Steuersätzen mit der Meldung Das geht nicht da kein Steuerfaktor im OP hinterlegt abgewiesen. Bei Übernahme von OP s mit gemischten Steuersätzen aus der Fakura in die Kasse erfolgt die Skontierung ohne Steuerkorrektur. Achtung : Die Skontobeträge und die Steuerkorrektur müssen manuell gebucht werden. Buchung Rechnungsteilbeträgen Verbleibende OP s aufgrund von Rechnungsteilbeträgen sind auf ein seperates Konto zu buchen (z.b. Forderungsverluste). Die Steuer ist vom Betrag in Abzug zu bringen. Jahr 2000 / Datumsfelder Die Jahreszahlen bleiben zweistellig gespeichert. Das System berechnet das Jahrhundert, indem alle Jahreszahlen <90 dem Jahr 2000, alle Jahre größer oder gleich 90, dem Jahr 1900 zugeordnet werden. Die Anzeige bleibt unverändert. Achtung : OPs mit Fälligkeiten vor 1990 werden im Rahmen des Lastschriftenverfahrens nicht als bereits fällige Zahlungen berücksichtigt. Ebenso werden sie in der Alterstrukturliste und der Vorschlagslisten falsch dargestellt. Wird eine Vorschlagsliste mit Fälligkeit vor 1990 erstellt, so werden OPs mit Fälligkeit nach 1990 als fällige Posten ausgewiesen. Sicherheitshinweis Zur Dokumentation der bestehenden Parameter empfiehlt es sich, die eingetragenen Werte zu notieren/ auszudrucken (Hardcopy = <STRG> + <D>) Grundsätzlich ist dabei jedoch zu beachten, dass die nachträgliche Veränderung bestimmter Felder zu Änderungen in den Auswertungen führten kann. Im "Zweifelsfalle" empfiehlt es sich daher dringend, zuvor Rücksprache mit einem CARDIS-Kundenberater zu halten. Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 5 von 11

6 Datensicherung Obwohl auch dieses Kapitel im allgemeinen FORMEL-I-Handbuch beschrieben ist, sei hier nochmals ausdrücklich auf die Wichtigkeit der regelmäßigen Datensicherung hingewiesen. Auszüge aus dem FORMEL 1-Handbuch: Aufbewahrung der Datensicherungen Bewahren Sie Ihre Datensicherungen an einem sicheren Ort auf (in jedem Fall getrennt vom EDV-System). Behandeln Sie die Datenträger nach den Herstellerangaben auf der Verpackung. Als Minimalforderung ist anzusehen: Gesamtsicherung: - monatlich - vor Update-Läufen - vor Einspielen fremder Datenträger Tagessicherung: - täglich (jeden Werktag einen anderen externen Datenträger verwenden!) vor Aufruf 19. Tagesabschluß FiBu-Daten: - täglich (mit der täglichen Datensicherung!) - vor Journaldruck/Buchungslauf - vor Monatsabschluß/Jahresabschluß Finanzbuchhaltung Juni 1999 Seite 6 von 11

7 Buchhaltung 11 RE 11.-RENAULT-Besonderheiten Allgemeines Die Verwendung von Kostenstellen dient rein zur Verlängerung der Kontennummern. Es können über die Kostenstellen keinerlei Auswertungen gemacht werden. (Kein BAB!) Voraussetzungen Renault Filialinstallation (Niederlassung). Parameter Kostenstelle aus Erlösgruppe holen ist gesetzt Diverse Parameter Feld 20 Allen Erlösgruppen sind neben Kontonummern auch Kostenstellen zugeordnet Ebenso muß einem, einer Auftragsart hinterlegtem Sollkonto mindestens eine Kostenstelle zugeordnet sein Wichtige Hinweise Für die Renault-Niederlassungen sind einige Programmpunkte aus der Betriebsabrechnung in die Finanzbuchhaltung integriert worden. Daher ist der Menüverteiler in der Finanzbuchhaltung abweichend von der allgemeinen FiBu-Dokumentation aufgebaut. Programmablaufbeschreibung Der Menüpunkt (14) Betriebsabrechnung ist hier nicht vorhanden. Die verwendeten Funktionalitäten aus der Betriebsabrechnung sind in das Menü (9) Monatsabschluß integriert worden. Die übrigen Menüpunkte der Finanzbuchhaltung sind unverändert. Finanzbuchhaltung März 1999 Seite 1 von 11

8 Buchhaltung 11 RE Finanzbuchhaltung März 1999 Seite 2 von 11

9 Buchhaltung 11 RE Im Menüpunkt (11.19) Monatsabschluß stehen die Untermenüs ( ), ( ), ( ) zur Verwaltung der Kostenstellen und der Menüpunkt und ( ) für den Datenexport zur Verfügung. Verwalten Kostenstellenstamm Hier können Kostenstellen angelegt werden. (vgl. Feldbeschreibung) Wichtig : Die in den Erlösgruppe und Auftragsarten hinterlegten Kostenstellen müssen hier angelegt worden sein, ansonsten wird die Differenzkostenstelle bebucht. Anzeige Kostenstellen Hier können die Kostenstellenkonten vom aktuellen Buchungsmonat mit/ohne Folgemonat und vom Vorjahr angezeigt werden. Dabei werden Kontonummer, Belegdatum und Nummer, Buchungstext und Soll und Haben angezeigt. Die Sortierung erfolgt nach Kontonummer und Belegnummer. Kostenstellen-Listen Analog zur Kostenstellenanzeige können hier beim Einzelpostendruck Kostenstellen gelistet werden. Dabei kann der Ausdruck durch Eingabe von Kostenstelle und bis Kostenstelle eingegrenzt werden. Zusätzlich besteht die Möglichkeit eine verdichtete Kostenstellenliste zu drucken, wobei die Kontennummer bei der Verdichtung berücksichtigt wird. Finanzbuchhaltung März 1999 Seite 3 von 11

10 Buchhaltung 11 RE Schnittstelle für Auswertung Hier können Dateien für den Export von FiBu-Daten erstellt werden. Durch Eingabe der entsprechenden Feldnummer wird die Datei mit J/N markiert. Wird die Auswahl mit <CR> beendet, so erscheint die Frage Soll das PGM loslegen (N/J). Nach Eingabe von Ja werden die Dateien mit dem im Menü angegebenen Namen erstellt. Feldbeschreibung Verwalten Kostenstellenstamm 1 Kostenstellenummer (N,12,-) KST-Nummer : Eingabe der Nummer unter der diese Kostenstelle geführt werde soll. Es stehen maximal 9-Stellen zur Numerierung zur Verfügung. Die Betriebsnummer wird automatisch an die ersten drei Stellen gesetzt. <F1> = Blättern 1-4 = Feldnummer die geändert werden soll L = Löschen <F2> = Zurück <F4> = Abbruch Blättern <F3> = Listen Zum Druck der Listen muß eingegeben werden von welcher KST (<CR> = von Anfang) und bis zu welcher KST (<CR> = bis Ende; <F2> = Abbruch) gelistet werden soll, und im Anschluß muß der gewünschte Drucker angegeben werden. <F4> = Abbruch Finanzbuchhaltung März 1999 Seite 4 von 11

11 Buchhaltung 11 RE 2 Abteilungsnummer (N,2,1) Abteilungs-Nummer : Eingabe der Abteilung unter der diese Kostenstelle geführt werde soll. Alle dieser Abteilung zugeordneten Kostenstellen werden auf dem Abteilungs-Summen- BAB dargestellt. <F4> = zurück zur KST-Eingabe 3 KZ-Summenbildung (N,1,1) 0 = In der KST-Summendatei wird nach Jahren abgegrenzt. 1 = In der KST-Summendatei werden alle Zeiträume aufsummiert. <F4> = zurück zur KST-Eingabe 4 Bezeichnung (a,30,-) Name = Bezeichnung der Kostenstelle <F4> = zurück zur KST-Eingabe Eingabe abschließen : <CR> = Satz speichern (A,1,1) <F4> = zurück zur KST-Eingabe Finanzbuchhaltung März 1999 Seite 5 von 11