Wie man ein Gemeindehaus in Langenthal führt

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1 KIRCHGEMEINDEVERSAMMLUNG Montag, 6. Juni 2016, Uhr im Kirchgemeindehaus, Hasenmattstrasse Langenthal Vorsitz Protokoll Robert Zemp, Präsident Patrik Rüttimann, Sekretär Traktanden: 1. Begrüssung 2. Wahl der Stimmenzähler 3. Ersatzwahl eines Kirchgemeinderates aus der Pfarrei Wangen für das Jahr 2016 (Amtsperiode ) 4. Kreditantrag: Investitionskredit für die Saaldachsanierung Kirchgemeindehaus Langenthal über CHF Jahresrechnung Genehmigung des Reglements über die Benützung von Liegenschaften (Benützungsreglement) 7. Genehmigung des Reglements für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens 8. Zustimmung zum Auslagern des Servers 9. Erhöhung des Stellenetat von aktuell % Stellen auf neu % Stellen 10. Ausblick auf die Frühlingssynode vom 10. Juni Mitteilungen des Kirchgemeinderates 12. Information über das Pastoralraumprojekt 13. Verschiedenes Begrüssung Wir empfehlen die Jahresrechnung 2015 dem aufmerksamen Studium. Die Jahresrechnung liegt 10 Tage vor der Versammlung in den Kirchen und Kirchgemeindehäusern sowie bei der Verwaltung auf. Das Reglement über die Benützung von Liegenschaften (Benützungsreglement) und das Reglement für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens liegen 30 Tage vor der Kirchgemeindeversammlung bei der Verwaltung der Kirchgemeinde an der Hasenmattstrasse 36 in Langenthal zur Einsichtnahme auf. Zur ordentlichen Kirchgemeindeversammlung heissen wir alle Stimmberechtigten herzlich willkommen. Da sie öffentlich durchgeführt wird, begrüssen wir auch nicht stimmberechtigte Interessierte herzlich. Rechtsmittelbelehrung: Beschwerden gegen Versammlungsbeschlüsse sind innert 30 Tagen nach der Versammlung schriftlich und begründet beim Regierungsstatthalter in 3380 Wangen an der Aare einzureichen (Art. 63 ff VRPG). Die Verletzung von Zuständigkeits- und Verfahrensvorschriften ist sofort zu beanstanden (Art. 49a Gemeindegesetz; Rügepflicht). Wer rechtzeitige Rügen pflichtwidrig unterlassen hat, kann gegen Beschlüsse nachträglich nicht mehr Beschwerde führen. Für den Kirchgemeinderat Präsident: Sekretär: Robert ZEMP Patrik RÜTTIMANN Seite 1

2 Traktandum 3 Information zur Ersatzwahl eines Kirchgemeinderates aus der Pfarrei Wangen für das Jahr 2016 (Amtsperiode ) Der Kirchgemeinderat Tuan Tran hatte seinen Rücktritt aus dem Kirchgemeinderat auf erklärt. An der Kirchgemeindeversammlung vom 30. November 2015 konnte mangels Vorschlag aus der Pfarrei Wangen keinen Ersatz gewählt werden. Wahlvorschlag Die Pfarrei Wangen schlägt folgende Person zur Wahl vor: Christoph Schifferle, geb , wohnhaft in Niederbipp Traktandum 4 Information zum Kreditantrag über CHF für die Saaldachsanierung Kirchgemeindehaus Langenthal Zuständiger Kirchgemeinderat: Robert Zemp Objekt: Kirchgemeindehaus Hasenmattstrasse 36, Langenthal Objekteigentümerin: röm.-kath. Kirchgemeinde Langenthal Kredithöhe: CHF Kreditart: Verpflichtungskredit Verwendung: Sanierung Saaldach KGH Langenthal Der Kirchgemeinderat hat sich einige Zeit mit der Sanierung des Saaldaches des Kirchgemeindehauses in Langenthal beschäftigt. Das Dach ist kaum wärmegedämmt und ist mit Schiefer-Eternit (asbesthaltig) gedeckt. Die Eternitplatten können heute noch unbeschädigt entfernt und als Sondermüll entsorgt werden. Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom einen Projektierungskredit über CHF genehmigt. Energieverbrauch Das Kirchgemeindehaus in Langenthal hat im Jahr 2015 folgende Energie verbraucht: Strom: kwh Total CHF Wasser/Wasser 346 m 3 - Total CHF Heizöl ca lt. pro Jahr ca. CHF Information und Umfang der Arbeiten Der Kirchgemeinderat hat als Baufachmann Martin Bieli beigezogen. Die Stimmberechtigten wurden im Anzeiger vom 28. April 2016 zur Informationsveranstaltung vom 9. Mai 2016 eingeladen. An dieser Informationsveranstaltung haben Martin Bieli und Roger Bitterli ausführlich über die geplanten Arbeiten informiert. Es sind folgende Arbeiten vorgesehen: Isolation des Saaldaches (Wärmedämmung gesamtes Dach) Ersatz der Eternitplatten (Nordseite) Anstelle der Eternitplatten wird eine Indach-Photovoltaikanlage montiert (Südseite). Seite 2

3 Kosten Die Kosten für diese Arbeiten betragen CHF Die Kirchgemeinde erhält folgende Beiträge (Subventionen): Einmalvergütung für Photovoltaik-Anlagen von CHF Förderbeitrag des Bundes für die Wärmedämmung von ca. CHF Diese beiden Beträge sind im Kreditbetrag nicht berücksichtigt. In der Investitionsplanung ist für die Sanierung des Saaldaches (KGH Langenthal) ein Betrag von CHF (Jahr 2016) eingeplant. Mehrkosten Photovoltaik-Anlage Die Mehrkosten für die Photovoltaik-Anlage betragen CHF und werden durch die Stromeinsparungen innert 13 Jahren ausgeglichen sein. Folgekosten Mit der Montage einer Photovoltaik-Anlage wird nach Schätzungen des Lieferanten 2/3 des jährlich anfallenden Stromverbrauchs selber produziert. Somit reduzieren sich die Betriebskosten um CHF pro Jahr. Die Folgekosten für diesen Verpflichtungskredit betragen: Jahr VV vor Abschreibung 356' ' ' ' ' '485 Folgekosten in CHF Kapitalkosten CHF CHF CHF CHF CHF CHF Abschreibungen 12'875 47'415 12'875 12'875 12'875 12'875 Zinsen 3'564 6'871 5'922 8'497 8'111 10'299 Betriebskosten Reduktion Stromkosten -1'000-4'150-4'150-4'150-4'150-4'150 Reduktion Heizkosten (Annahme) '000-1'000-1'000-1'000-1'000 Folgeerträge Förderbeitrag Wärmedämmung -14'550 Einspeisevergütung (Photovoltaik-Anlage) -19'990 Folgekosten 15'189 14'596 13'647 16'222 15'836 18'024 Finanzierung Die Kirchgemeinde Langenthal kann die Investition aus Barmitteln finanzieren und benötigt keinen Bankkredit. Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom 17. März 2016 dem Kreditantrag zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 zugestimmt. Deshalb empfiehlt Ihnen der Kirchgemeinderat folgendem zuzustimmen: Genehmigung Investitionskredit über CHF für die Sanierung des Saaldaches des KGH Langenthal und Einbau einer Photovoltaik-Anlage auf der Südseite. Der Kirchgemeinderat wird mit der Ausführung beauftragt und wird nach Abschluss der Arbeiten eine Kreditabrechnung vorlegen. Langenthal, 23. April 2016 Seite 3

4 Traktandum 5 Information zur Jahresrechnung 2015 Das Budget 2015 wurde von der Kirchgemeindeversammlung vom 24. November 2014 genehmigt. Der Kirchgemeinderat hat die Jahresrechnung 2015 an seiner Sitzung vom behandelt und zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 genehmigt. Die Rechnungsprüfungskommission hat die Jahresrechnung vom 9. bis 11. Mai 2016 geprüft und das Ergebnis im Revisionsbericht 2015 festgehalten. Ergebnis Das Ergebnis der Jahresrechnung 2015 sieht wie folgt aus: Rechnung 2015 Budget 2015 Rechnung 2014 AUFWAND Personalaufwand 1'176' '270' '216' Sach- und übriger Betriebsaufwand 863' '065' ' Abschreibungen Verwaltungsvermögen 110' ' ' Finanzaufwand 20' ' ' Einlagen in Fonds und Spezialfinanzierungen 20' ' Transferaufwand 688' ' ' Durchlaufende Beiträge 74' ' Ausserordentlicher Aufwand 107' TOTAL AUFWAND 2'953' '217' '040' ERTRAG Fiskalertrag 3'484' '050' '245' Entgelte 70' ' ' Verschiedene Erträge 2' Finanzertrag 157' ' ' Transferertrag 45' ' Durchlaufende Beiträge 74' ' TOTAL ERTRAG 3'835' '217' '556' Aufwandüberschuss 0.00 Ertragsüberschuss 881' ' Begründung Besserstellung Das Ergebnis ist um CHF besser als budgetiert ausgefallen. Die Hauptgründe dafür sind: Mehreinnahmen: - Steuer nat. Personen (400) CHF Steuermehreinnahmen jur. Personen (401) CHF Minderausgaben - Personalaufwand (30) CHF Sachaufwand (31) CHF Zusätzliche Abschreibungen (38) CHF Investitionen Im Jahr 2015 wurden Bruttoinvestitionen von CHF getätigt. Budgetiert waren CHF somit wurden nur % der geplanten Investitionen getätigt. Der Kirchgemeinderat hatte im Jahr 2013 aufgrund ungewisser Zukunftsperspektiven bezüglich Nutzung einzelner Immobilien einen Baustopp beschlossen. Seite 4

5 Eigenmittelnachweis Die Kirchgemeinde Langenthal weist folgende Eigenmittel aus: Nummer Bilanz detailliert Schlussbilanz 29 Eigenkapital 5'720' Neubewertungsreserve Finanzvermögen 472' Neubewertungsreserve Finanzvermögen 472' Neubewertungsreserve Finanzvermögen 472' Bilanzüberschuss 5'247' Jahresergebnis 881' Jahresergebnis 881' Kumulierte Ergebnisse der Vorjahre 4'365' Kumulierte Ergebnisse der Vorjahre 4'365' Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom 21. April 2016 die Jahresrechnung zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 wie folgt genehmigt: Gemäss Art. 71 GV ( ) verabschiedet der Kirchgemeinderat die Jahresrechnung 2015 der röm.-kath. Kirchgemeinde Langenthal: ERFOLGSRECHNUNG Aufwand Gesamthaushalt CHF Ertrag Gesamthaushalt CHF Ertragsüberschuss CHF Davon Aufwand Fonds und Spezialfinanzierungen CHF Ertrag Fonds und Spezialfinanzierungen CHF 0.00 Aufwandüberschuss CHF INVESTITIONSRECHNUNG Ausgaben CHF Einnahmen CHF Nettoinvestitionen CHF Der Ertragsüberschuss wird dem Eigenkapital zugewiesen. Durch den Ertragsüberschuss erhöht sich das Eigenkapital auf CHF Der Kirchgemeindeversammlung wird beantragt, die Jahresrechnung 2015 zu genehmigen. Langenthal, 12. Mai 2016 Seite 5

6 Traktandum 6 Information zum Reglement über die Benützung von Liegenschaften (Benützungsreglement) Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom 20. Februar 2014 die Mitglieder der Arbeitsgruppe ASP (Aufgaben und Strukturüberprüfung) gewählt und beauftragt, einen Projektauftrag zu verfassen und dem Kirchgemeinderat vorzulegen. An der Sitzung vom 20. März 2014 hat der Kirchgemeinderat den Projektauftrag genehmigt. Vorgesehen war die Strukturüberprüfung der Kirchgemeinde (staatsrechtlicher Teil). Die Kirchgemeindeversammlung hat für das Kirchgemeindehaus in Langenthal im Jahr 2006 ein Reglement genehmigt. Die Vermietung der anderen (eigenen) Liegenschaften wurde jedoch bisher ohne rechtliche Grundlage vorgenommen. Deshalb hat die Arbeitsgruppe ASP das Benützungsreglement ausgearbeitet und auf alle eigenen Objekte ausgeweitet. Ergebnisse Die Arbeitsgruppe ASP hat das Benützungsreglement überarbeitet. Dieses wurde vom Kirchgemeinderat an seinen Sitzungen vom 21. April 2016 behandelt. Das Benützungsreglement lag seit dem 6. Mai 2016 in der Verwaltung der Kirchgemeinde an der Hasenmattstrasse 36 in Langenthal öffentlich auf. Die Auflage wurde im Anzeiger vom 4. Mai 2016 bekannt gegeben. Dieses Dokument wurde ebenfalls ab 6. Mai 2016 auf der Internetseite der Kirchgemeinde aufgeschaltet. Der Kirchgemeinderat hat das Benützungsreglement an seiner Sitzung vom 21. April 2016 zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 genehmigt. Der Kirchgemeinderat empfiehlt den Stimmberechtigten das vorliegende Benützungsreglement zu genehmigen. - Genehmigung des Reglements über die Benützung von Liegenschaften (Benützungsreglement) - Inkraftsetzung per Langenthal, 23. April 2016 Traktandum 7 Information zum Reglement für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom 20. Februar 2014 die Mitglieder der Arbeitsgruppe ASP (Aufgaben und Strukturüberprüfung) gewählt und beauftragt, einen Projektauftrag zu verfassen und dem Kirchgemeinderat vorzulegen. An der Sitzung vom 20. März 2014 hat der Kirchgemeinderat den Projektauftrag genehmigt. Vorgesehen war die Strukturüberprüfung der Kirchgemeinde (staatsrechtlicher Teil). Das Amt für Gemeinden und Raumordnung (AGR) empfiehlt für Liegenschaften im Finanzvermögen ein Reglement für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften zu erstellen. Das Ziel dieses Reglements ist es, die grösseren Sanierungsarbeiten durch Einlagen in die Spezialfinanzierung vorzufinanzieren. Somit hat die Kirchgemeinde weniger Schwankungen beim Ergebnis durch eine regelmässige Einlage für zukünftige Investitionen. Seite 6

7 Ergebnisse Die Arbeitsgruppe ASP hat Reglement für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens erstellt. Dieses wurde vom Kirchgemeinderat an seinen Sitzungen vom 21. April 2016 behandelt. Dieses Reglement lag seit dem 6. Mai 2016 in der Verwaltung der Kirchgemeinde an der Hasenmattstrasse 36 in Langenthal öffentlich auf. Die Auflage wurde im Anzeiger vom 4. Mai 2016 bekannt gegeben. Dieses Dokument wurde ebenfalls ab 6. Mai 2016 auf der Internetseite der Kirchgemeinde aufgeschaltet. Der Kirchgemeinderat hat das Reglement für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens an seiner Sitzung vom 21. April 2016 zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 genehmigt. Der Kirchgemeinderat empfiehlt den Stimmberechtigten das vorliegende Reglement zu genehmigen. - Genehmigung des Reglements für die Spezialfinanzierung Werterhalt Liegenschaften des Finanzvermögens - Inkraftsetzung per Langenthal, 23. April 2016 Traktandum 8 Information zur Zustimmung der Auslagerung des Servers Die Kirchgemeindeversammlung hat am 16. August 1999 dem Informatikprojekt mit einem hauseigenen Server zugestimmt. Der aktuelle Server ist seit dem Jahr 2010 in Betrieb. Heute laufen auf dem Server das Pfarramtsprogramm und das Buchhaltungsprogramm der röm.-kath. Kirchgemeinde. Der Server ist inzwischen über 6 Jahre alt und muss ersetzt werden. Es sind heute 2 Lösungen möglich: Lösungsmöglichkeiten - Ersatzbeschaffung eines neuen Servers mit Standort in Räumlichkeiten der Kirchgemeinde - Ablage der beiden Programme (Pfarramts- und Buchhaltungsprogramm) sowie der Daten auf Servern mit Standort beim jeweiligen Anbieter. Vorschlag Der Kirchgemeinderat hat dieses Geschäft an seiner Sitzung vom 18. Februar 2016 beraten und sich für eine Auslagerung ausgesprochen. Folgende Gründe haben zu diesem Entscheid geführt: - Die Auslagerung stellt sicher, dass die Datenschutzbestimmungen eingehalten werden und - dass das Raumklima den Normen entspricht. Beide Punkte sind heute nicht erfüllt, was zu einmaligen Kosten für die entsprechenden Einrichtungen führen würde. - Die Kosten für die Ersatzbeschaffung entfallen mit der Auslagerung vollständig. Die einmaligen Kosten für die Inbetriebnahme der Server bei den jeweiligen Anbietern entsprechen den Kosten für den Ersatz. Für die Kirchgemeinde entstehen also keine Mehrausgaben. Die jährlich wiederkehrenden Kosten für den Betrieb und die Wartung der Programme sowie die Ablage und Sicherung der Daten sind leicht höher als bisher. Dafür sind die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen und Datensicherheit gewährleistet und abgegolten. - Die Daten werden weiterhin in der Schweiz gespeichert. Kosten Die Kosten für die Auslagerung betragen: a) Einmalige Kosten CHF Seite 7

8 b) Wiederkehrende Kosten (bisher) CHF Wiederkehrende Kosten (neu) CHF Total wiederkehrende Mehrkosten CHF Finanzierung Die Kirchgemeinde Langenthal kann die Ausgaben aus dem laufenden Budget 2016 bezahlen. Der Entscheid für die Beschaffung eines Servers mit Standort in den Räumlichkeiten der Kirchgemeinde wurde im Jahr 1999 von der Kirchgemeindeversammlung getroffen und muss auf Grund der Sachverhaltsänderung der Kirchgemeindeversammlung zum Beschluss vorgelegt werden. Der Kirchgemeinderat hat an seiner Sitzung vom 18. Februar 2016 dem zur Auslagerung des Servers zuhanden der Kirchgemeindeversammlung vom 6. Juni 2016 zugestimmt. Deshalb empfiehlt Ihnen der Kirchgemeinderat folgendem zuzustimmen: Genehmigung der Auslagerung des Buchhaltungs- und Pfarramtsprogramms sowie der Daten auf den Server des jeweiligen Anbieters. Langenthal, 23. April 2016 Seite 8