Kapitel 1: So lichten Sie den Nebel

Transkript

1 13 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe»Ja, geht kar, Chef!«sagt Thorsten strahend. Frank Renneke nickt kurz zufrieden und verässt das Zimmer seines frisch gebackenen Projekteiters. To, dass der junge Mann das Verkaufskonzept für unsere neue Produktinie auch noch schafft. Und sogar bis nächste Woche!, denkt er sich beim Hinausgehen. Thorsten öffnet mit Feuereifer die Datei, die ihm der Chef as Vorage geschickt hat und überfiegt das 20-seitige Tempate. Jetzt wird er in seinem Schreibtischstuh ein bisschen keiner: Das sieht nach vie Arbeit aus. Ziemich vie sogar. Aber er reißt sich zusammen und setzt sich wieder gerade hin. Schießich hat er bis jetzt auch aes geschafft, was ihm aufgetragen worden ist. Deshab hat er ja auch endich die Projekteitung übertragen bekommen. Dafür erwartet der Chef jetzt, dass er sich noch ein bisschen mehr anstrengt. Es muss ja auch zu schaffen sein, sonst hätte Herr Renneke ihm das Konzept nicht auch noch aufgebrummt schießich weiß der Chef ja, was er as Projekteiter sonst noch so um die Ohren hat. In diesem Moment kinget das Teefon. Thorsten hebt ab und hört die Stimme seiner Frau:»Schatz, denkst du daran, dass du auf dem Heimweg noch die drei Packungen Winden mitnimmst? Ich habe gerade die etzte aufgebraucht.öhm«, sagt Thorsten,»ich bin nicht sicher, ob ich es rechtzeitig aus dem Büro schaffe. Ich habe noch einen keinen Zusatzauftrag bekommen.wie? Du hast es doch versprochen. So ich den Keinen vieeicht ins Tischtuch wicken?«, sagt seine Frau genervt.»ich werde es schon irgendwie schaffen«, murmet Thorsten und egt auf. Geich darauf vibriert sein Handy. Er schaut auf das Dispay: eine SMS von Mike, seinem Tennispartner.»Habe den Court für Uhr reserviert, wie ausgemacht. Passt, oder?«thorsten schüttet nur den Kopf. Bevor er dazu kommt, eine Antwort zu tippen, steckt ein Koege den Kopf herein und sagt eicht vorwurfsvo:»thorsten, wir warten auf dich im Meeting.«Der schnappt kurz nach Luft und sagt:»sch, das habe ich ganz vergessen. Ich komme geich.«er wartet, bis der Koege die Tür von außen zugezogen hat, und ässt dann den Kopf auf die Schreibtischpatte sinken: Warum meint wirkich jeder, dass er mir noch etwas draufpacken muss?

2 14 Tei 1: Was Sie an sich tun können Aes zu vie Das unangenehme Gefüh, mehr Aufgaben auf dem Zette zu haben, as es menschenmögich ist zu eredigen, ist nicht mehr nur Managern in der Sandwich-Position vorbehaten. Auch Mitarbeiter, die neben ihrer Linientätigkeit in Projekten arbeiten, oder Assistentinnen, die ihre Chefs organisieren müssen, wissen nicht mehr, wo ihnen der Kopf steht. Genau genommen ist jeder Mitarbeiter angesichts der wachsenden Anforderungen durch Gobaisierung und Digitaisierung, durch die Viezah der Kommunikationskanäe, durch steigende Kundenerwartungen und sich immer schneer wandende Märkte sowie durch viee weitere Faktoren wesentich mehr gefordert as vor einigen Jahren. Jeder, der im Berufseben steht, muss sich aso immer häufiger die Frage steen: Wie so ich das boß aes schaffen?»aes«das ist die eenange To-do-Liste im Job, aber auch die diversen privaten Verpfichtungen. Der Wunsch, as Vater nicht nur die Brötchen heranzuschaffen, sondern auch für die Famiie da zu sein, bedeutet Zusatzaufgaben wie Einkaufen, Rasen mähen, mit den Keinen spieen, Gute-Nacht-Geschichten voresen. Und der Anspruch, nicht nur die beste Mama und Ehefrau zu sein, sondern nebenbei auch noch im Job zu gänzen, erfordert fortgeschrittene Organisationskünste in Bezug auf Haushat und Kinderversorgung. Entspannung? Abends ein Bierchen mit Freunden trinken? Ins Fitnessstudio oder zum Yoga gehen? An soch einen Luxus ist nicht zu denken, wenn die Katze morgen nichts mehr zu fressen hat, der Chef die Zahen heute Abend braucht und morgen Hochzeitstag ist. Schon die einfachsten Dinge verursachen Stress wenn es mehr Dinge sind, as in 24 Stunden hineinpassen. Und für immer mehr Berufstätige sind die Tage zu vo. Vie zu vo. Ob es der junge Ingenieur ist, der frisch in die Führungsroe geschüpft ist und damit eine Latte an neuen Aufgaben hat, oder die Wiedereinsteigerin, die sich nach zehn Jahren Jobabstinenz as wertvoe Arbeitskraft verdient machen wi, oder der Berufswechser, der nach

3 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe Jahren in ein und derseben Firma in ganz neue Netzwerke, Aufgaben, Regen und Formen der Kommunikation eintaucht, oder der Abteiungseiter, der sich jetzt schon für die Nachfoge des bad pensionsberechtigten Chefs in Steung bringen wi. Wenn Sie heute a den berufichen Anforderungen und Zieen gerecht werden woen, werden Sie früher oder später mit der Überforderung konfrontiert sein. Das Tückische ist: In dem Moment, in dem Sie merken, dass Sie mehr Aufgaben angenommen haben, as Sie eredigen können, befinden Sie sich bereits in einer Abwärtsspirae. Sie haben das Gefüh, Sie kommen zu nichts. Nicht wei Ihr Tag kürzer ist as der der anderen jeder Mensch hat jeden Tag 24 Stunden zur Verfügung. Nein, der Grund, warum Sie nicht die Dinge schaffen, die Sie woen, die Sie soen oder die Ihnen wichtig sind, ist: Sie sind nur noch im Feuerwehrmodus unterwegs. Ein wichtiger Kunde ist unzufrieden, zwei Mitarbeiter haben einen Konfikt, der den Arbeitsfortschritt aufhät, ein weiteres Projekt ist in den roten Bereich gekommen oder Ihr Chef hat noch eine dringende Aufgabe für Sie und Sie sind derjenige, der einspringt,»ja«sagt und a diese Brände öscht. Kar, Sie werden gebraucht, Sie werden um Hife gebeten. Und natürich müssen diese Probeme geöst werden. Wenn sie in Ihren Verantwortungsbereich faen, müssen sie auch durch Sie geöst werden. Aes richtig. Doch indem Sie soche»spontaneinsätze«übernehmen, rutschen Ihre eigentichen Aufgaben in den Hintergrund. Im Kartext: Sie verschieben sie. Erst auf morgen. Dann auf übermorgen. Dann auf überübermorgen. Sie können sich ausrechnen, wie vie Chancen Sie haben, mit dieser Arbeitsweise Ihre Aufgaben jemas in der nötigen Zeit und Quaität zu eredigen. Wenn Sie nur noch reagieren statt zu agieren, bearbeiten Sie nicht die wichtigste Aufgabe, sondern die dringendste. Machen Sie das tägich, kommen Sie gar nicht mehr zum Wichtigen. Und wei das

4 16 Tei 1: Was Sie an sich tun können Wichtige nach einer Zeit auch dringend wird, haben Sie nur noch»dringendes«auf der Agenda. So werden Sie mit der Zeit immer getriebener. Und das zehrt an Ihrer Energie. Diese Abwärtsspirae durchschaut haben. können Sie nur unterbrechen, wenn Sie sie Wie bemerken Sie überhaupt, dass Sie getrieben sind anstatt sebst zu treiben? Sie sind getrieben, wenn Sie häufig sagen oder denken:»ich komme zu nichts mehr.es ist aes zu vie.ständig wi einer was von mir.mein Chef packt mir vie zu vie auf den Tisch.Aber ich muss doch einspringen!wenn ich nicht hefe, geht aes den Bach runter.heute habe ich nichts geschafft.meine Jahresziee werde ich woh nicht erreichen.meine Famiie sehe ich gar nicht mehr.ich habe keine Ruhe zum Arbeiten, geschweige denn für die Arbeitspanung.Ich fühe mich überfordert von der Menge an Aufgaben.Ich bin am Limit.Ich fühe mich nicht gut genug.ich habe keine Zeit für mich.meine wirkichen Aufgaben beiben iegen.«sie sind getrieben, wenn Sie sich regemäßig so ereben: Sie sind nur noch as Retter unterwegs. Sie kommen zu spät zu Terminen. Sie arbeiten unkonzentriert und fahrig. Sie machen mehr Feher as früher. Sie schieben Aufgaben, die eine tiefe Auseinandersetzung erfordern, immer weiter auf. Sie nehmen sich keine Zeit für die Entwickung Ihrer Mitarbeiter.

5 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 17 Sie gönnen sich keine Zeit für ein Gespräch mit Koegen, Freunden, Famiie Sie gehen abends todmüde nach Hause und fragen sich, was Sie eigentich getan haben. Kurz: Sie machen aes, aber Sie machen nichts mehr richtig. Vernebet Wenn Sie nur einige dieser Phänomene an sich beobachten, spricht viees dafür, dass Sie sich im Nebe befinden. Was das genau bedeutet, möchte ich Ihnen anhand des Beispies eines Bereichseiters zeigen, den ich im Rahmen eines Coachings kennengeernt habe und den ich nie vergessen werde. Ich musste Herrn Finkensieper gar nicht sprechen. Schon as ich sein Büro betrat, verstand ich, warum der Personaer, der mich gebucht hatte, meinte:»ziehen Sie sich warm an, Frau Dietrich.«Ich kopfte, öffnete die Bürotür meines Coachees und bieb in der Türschwee stehen.»herr Finkensieper?«Ich konnte ihn nicht sehen. Ich hörte nur seine Stimme, die irgendwo aus der rechten Häfte des Raumes kam. Dann, as er von seinem Bürostuh aufstand, sah ich auch seinen Kopf zwischen den Bücher-und Aktentürmen auf seinem Schreibtisch auftauchen. Von»Stapen«konnte man bei der Höhe schon gar nicht mehr sprechen. Während ich noch staunend in der Tür stand, drängte hinter mir ein Mitarbeiter herein und winkte mit einigen Bättern:»Herr Finkensieper, hier ist die Anayse der etzten Quartaszahen. Wo kann ich sie hinegen?«gute Frage. Der Angesprochene sah sich ratos in seinem übervoen Büro um: Der Schreibtisch vo, der Besprechungstisch vo, die Stuhfächen vo, sebst der Boden war vo.»da, wo etwas frei ist.«, sagte er schießich und deutete vage in die inke Ecke, wo aber kein freier Patz zu sehen war. Der Eingangskorb dieses Herrn schien tatsächich der ganze Raum zu sein. Ja, das war ein besonders krasser Fa. Die äußere Unordnung war nur ein Spiege der inneren Unordnung. Und so hatten wir im Coaching reichich zu tun.

6 18 Tei 1: Was Sie an sich tun können Auch wenn Ihr Schreibtisch, Ihr Ordnersystem und Ihr Büro ganz anders aussehen was ich stark annehme, gibt es ein Phänomen, das Sie womögich auch kennen: die fehende Übersicht. Bei Herrn Finkensieper war sie physisch sichtbar. Für viee andere Menschen, die Druck verspüren, ist er aber nur fühbar. Auch wenn es tatsächich das geiche Phänomen ist. Und dahinter steckt auch die geiche Ursache: die fehende Übersicht. Sebst wenn Sie ein funktionierendes Abagesystem haben, sebst wenn Sie eine kare Ordnerstruktur definiert haben, sebst wenn die Dateien in Ihrem Computer aufgeräumt sind: In a diese Systeme und Strukturen strömt tägich neuer Input, den Sie nicht auf Anhieb»wegschaffen«können. Sprich: Zumindest zeitweise ist Ihr Schreibtisch ob physisch oder gedankich übervo. Fas es Sie tröstet Sie sind nicht aein. Diverse Studien und Umfragen zeigen, dass die Anforderungen an die Mitarbeiter tatsächich stark angestiegen sind: 1. Projektarbeit wird immer wichtiger. In den etzten 2 bis 3 Jahren hat die Projektarbeit bezogen auf die gesamte geeistete Arbeitszeit um voe 60 Prozent zugenommen! Das bedeutet geichzeitig, dass die Arbeit vie mehr schnee Entscheidungen und erhöhte Aufmerksamkeit erfordert. Von den Mitarbeitern wird aso nachweisich mehr erwartet quaitativ wie quantitativ. (Quee: Studie»Von starren Prozessen zu agien Projekten«, Hays 2015) 2. Um der gestiegenen Arbeitsmenge Herr zu werden, versuchen es viee mit der Strategie»mehr Einsatz«. Knapp 20 Prozent der Vozeitbeschäftigten eisten regemäßig mehr as 48 Wochenarbeitsstunden. Aber so wirkich scheint das nicht zu funktionieren: 60 Prozent derjenigen, die mehr as 45 Stunden pro Woche arbeiten, berichten, dass Famiie und Freizeitbeschäftigung dabei zu kurz kommen. (Quee: DGB-Index»Gute Arbeit«2016) 3. Die Verschmezung von Beruf und Privateben macht Mitarbeitern zusätzich zu schaffen. Bei aer Freiheit, die dieser Trend auch mit sich bringt, bevorzugen 64 Prozent der Beschäftigten eine kare Trennung. Die größte Angst ist, dass sich die Arbeit gegen die Freizeit durchsetzt. (Rundstedt, Taents & Trends, 02/2015)

7 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 19 Ursache dafür ist nicht, dass Sie schecht organisiert sind, sondern wei verschiedene Menschen und Aufgaben auf das geiche Zeitfenster zugreifen: Meetings und feste Termine konkurrieren mit spontanen Aufträgen, Teefonanrufen, E-Mais oder Koegen, Chefs und Mitarbeitern, die etwas brauchen. Es ist aber nicht mögich, zwei oder mehr Aufgaben effizient auf einma abzuarbeiten. Nicht einma Superman kann das. Warum das so ist, darauf gehe ich in Kapite 5 näher ein. Je mehr Aufgaben miteinander konkurrieren, desto größer ist die Gefahr, dass Sie den Überbick verieren. Mit jeder Aufgabe, die dazu kommt, wird der Nebe dichter und versperrt Ihnen die Sicht. Doch um zu entscheiden, wie Sie mit den konkurrierenden Anfragen umgehen, brauchen Sie Karheit über Ihre Kapazitäten, Ihre Prioritäten und Ihre verpante Zeit. Sie müssen wissen, was bei Ihnen gerade aes ansteht, was Sie zugesagt haben, was verschiebbar ist und wie viee freie Vakanzen Sie haben. Beziehungsweise ob Sie überhaupt weche haben. Feht Ihnen dieser Überbick, können Sie die nächsten Anfragen nicht bearbeiten. Tun Sie es doch und sagen einfach ma»ja«, dann entsteht Druck. Und mit jedem neuen»ja«, von dem nicht kar ist, wie und wann es überhaupt weiterverarbeitet wird, wächst sowoh der Druck as auch die Nebedichte. Je mehr Sie durch den Nebe der vieen Aufgaben den Überbick über Ihre Kapazitäten verieren, desto stärker wird der Druck. Sie wissen nicht mehr, was wichtig und was weniger wichtig ist. Weche Aufgaben heute dran sind und weche nicht. Was Sie besser geich machen, was Sie verschieben oder deegieren soten und was Sie eventue geich absagen. Und aes Zusätziche, das tagtägich mit rasender Geschwindigkeit auf Sie einprasset, kriegen Sie ohnehin nicht mehr sortiert. Denn Ihre gedankiche Grundordnung ist mit dem Überbick föten gegangen. Die Foge des Nebes: Sie werden immer ineffizienter.

8 20 Tei 1: Was Sie an sich tun können Im Nebe bearbeiten Sie die Aufgabe, die gerade as etzte an Sie herangetragen wurde wei Sie sich nicht mehr erinnern können, ob es eine andere Aufgabe gibt, die vorher bearbeitet werden sote. Oder wei die Aussicht auf eine schnee Eredigung und auf rasches Feedback angenehmer ist as die Aussicht auf eine Panung, für die nur Sie sebst sich erstma oben können. Dieser Drang, schne Erfogserebnisse zu generieren, führt jedoch dazu, dass Sie die strategisch wichtigen, häufig kompexen und zeitintensiven Aufgaben, die auf Ihre eigenen Ziee einzahen, vor sich herschieben. Wenn Sie regemäßig die zuetzt eingetroffenen Aufgaben as Erstes anpacken, schießen Sie den Arbeitstag ab mit dem Gefüh, dass Sie nicht wissen, was Sie heute gemacht haben, nicht stoz auf sich sind, mögicherweise einen verabredeten Termin nicht einhaten, einfach nicht fertig werden, und somit auch nicht erfogreich waren, aber körperich geschafft und unzufrieden sind. Dieser Kampf im Nebe ist aes andere as befriedigend. Aber wie kommen Sie wieder zu einer befriedigenden Art und Weise, Ihr Leben im Job und im Privaten zu überbicken und zu gestaten? Garantiert nicht, indem Sie darauf warten, dass Ihr Chef Ihnen keine neuen Aufgaben mehr gibt, Ihr Lebenspartner Sie nicht mehr einspannt, Ihre Freunde im Aeingang Ihre Freundschaft pfegen und Ihre Mitarbeiter und Koegen keine Absprachen mehr mit Ihnen brauchen. Sondern indem Sie sich eine kare Sicht verschaffen. Endich kare Sicht schaffen Mit a den Anforderungen umzugehen, die an Sie gestet werden, ist mögich! Nicht indem Sie ae Erwartungen erfüen, sondern indem Sie Karheit über Ihre Prioritäten erangen. Das befähigt Sie, zu jeder neuen Anfrage kar»ja«oder auch»nein«zu sagen. Und in Ihrem bisherigen Nebe aus Aufgaben, Anforderungen und To-dos aufzuräumen.

9 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 21 Doch wie kommen Sie zu dieser Karheit? Indem Sie sich zunächst einen Überbick darüber verschaffen, was Ihre momentanen Aufgaben und Anforderungen sind und vor aem: Wo sie herkommen. Wenn die Natur den Nebe oswerden wi, dann schickt sie kräftigen Wind. Wenn Sie Ihren Nebe oswerden woen und sich einen Überbick über Ihre Situation verschaffen woen, dann tun Sie dassebe. Sie tasten sich nicht von jedem keinteiigen To-do zum nächsten, denn davon verzieht sich der Nebe nicht. Sie hoen einma tief Luft und pusten den ganzen Nebe weg. Dann haben Sie endich freie Sicht auf den Ursprung der Aufgaben. Denn jede Aufgabe, die Sie übernommen haben, hängt an einer Roe, die Sie in Ihrem Leben übernehmen. Eine Roe im Leben ist genau wie eine Roe im Fim. James Bond zum Beispie ist eine der bekanntesten. Der 007-Agent trinkt Martini, hat eine toe Figur, ist sportich, iebt schnee Autos, schöne Frauen iegen ihm zu Füßen und gefähriche Gegner verfogen ihn gnadenos. A diese Merkmae beschreiben nicht einen Menschen aus Feisch und But, sondern eine Roe. Die Roe des risikofreudigen, verwegenen Charmeurs, der gegen das Böse kämpft, immer nah am Tod, und am Ende immer erfogreich. Das kare und geichbeibende Roenprofi macht es mögich, dass die Roe mitterweie von sechs verschiedenen Darsteern in offizieen Verfimungen und von drei Darsteern in nicht autorisierten Verfimungen gespiet wurde und dass jeder Schauspieer der Roe bisher eine individuee Note veriehen hat, während der Grundcharakter von James Bond immer erhaten gebieben ist. Sprich: Eine Roe ist ein Set von geichbeibenden Verhatensweisen, die von jedem Einzenen unterschiedich ausgeführt werden. Laut dem Psychoogieprofessor Phiip Zimbardo ist eine Roe ein»sozia definiertes Verhatensmuster, das von einer Person, die eine bestimmte Funktion in einer Gruppe hat, erwartet wird.«(zimbardo, Psychoogie 1995). Dabei stehen die erwarteten Verhatensweisen in keinem Zusammenhang mit den Persönichkeitsmerkmaen der Person, die die Roe ausfüt.

10 22 Tei 1: Was Sie an sich tun können Jeder formt seine Roe anders aus. Nehmen wir as Beispie die Roe der Hausfrau: Eine Frau, die ihren Fokus auf die Famiie egt, verbringt mehr Zeit und mehr Energie mit der Kindererziehung, der Instandhatung der Wohnung, as eine berufstätige Mutter, die ihren Fokus auf den Job egt. Oder die Roe der Hausbesitzerin: Es ist ein großer Unterschied, ob jemand Hausbesitzer auf dem Papier ist oder ob er eine Verpfichtung oder sogar Spaß daran hat, persönich für Sauberkeit, Ordnung, Vermietung etc. zu sorgen. Schon an diesen beiden Beispieen sehen Sie, dass eine Roe noch nicht festegt, wie jemand diese Roe begreift und ebt. Sie sehen daran aber auch: Jeder Mensch nimmt im Leben diverse Roen ein. Im Gegensatz zu den Bond-Darsteern haben wir sogar mehrere geichzeitig. Roen im wahren Leben können zum Beispie sein: Chef eines Entwickungsteams, Mitarbeiter in der Arbeitsgruppe Innovation, Ehemann, Vater von drei Kindern, Freund von vier Männern / Frauen, Sporter as Fechter, Hobby-Zauberer, Freiwiiger bei der Feuerwehr. A diese Roen kann eine einzige Person bewusst übernehmen. Darüber hinaus gibt es auch Roen, die wir angenommen haben, obwoh wir sie gar nicht woen oder ohne dass es uns bewusst war.»die Verständnisvoe, bei der sich jeder ausheuen kann«ist ein soches Beispie. Ega, wie Sie zu einer Roe gekommen sind: An jeder Roe hängen diverse Aufgaben und Erwartungen, die Sie sich zusammen mit der Roe aufaden. Das heißt, sobad Sie einen Überbick über Ihre Roen haben, können Sie sich auch einen systematisierten Überbick über Ihre Aufgaben verschaffen. Indem Sie dann Roen und Aufgaben mit Ihren Zieen und Wünschen in Verbindung bringen, sehen Sie schne Potentiae, um sich von unerwünschten Aufgaben und somit vom Druck zu entasten. Den Überbick, die freie Sicht, verschaffen Sie sich in fünf Schritten. Damit Sie dabei ganz konkret weiterkommen, enthaten die nächsten Seiten praktische Übungen.

11 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 23 Nehmen Sie sich bewusst Zeit für diese fünf Schritte. Wenn Sie unter Zeitdruck stehen, wird es Ihnen schwerfaen, die nötige Konzentration aufzubringen. Aber ohne Durchbick wird es Ihnen nicht geingen, den Nebe zu ichten. Entscheiden Sie sich aso jetzt: Woen Sie Druck reduzieren oder nicht? Wenn ja, dann gönnen Sie sich jetzt die Zeit, die es braucht, um den Nebe wegzupusten. Reservieren Sie sich jetzt einen zweistündigen Termin mit sich sebst, der in den nächsten sieben Tagen stattfindet. Und esen Sie erst weiter, wenn Sie den Termin verbindich in Ihren Kaender eingetragen haben. Auf diese Art werden Sie das Geesene tatsächich in die Praxis umsetzen. Und in einer Woche bereits einen Schritt weiter sein. Schritt 1: Überbick gewinnen Zunächst verschaffen Sie sich einen Überbick über a die Roen, die Sie aktue ausfüen. Lassen Sie Ihre Gedanken fießen und schreiben Sie aes auf, was Ihnen einfät. Schauen Sie dazu am besten mit verschiedenen Fitern auf Ihr Leben: Weche Roen übernehmen Sie im Beruf? Weche in der Famiie? Weche im privaten Freundes- und Bekanntenkreis? Weche in Poitik und Geseschaft? Ein Tempate dafür finden Sie auf Heraus kommt eine mehr oder weniger ange Liste. Ich wi Ihnen an einem Beispie einer meiner Coachees zeigen, wie so eine Liste aussehen kann: Michaea ist 47 Jahre at und seit 13 Jahren Führungskraft in einem Einzehandesunternehmen. Die Liste ihrer Roen sieht so aus: Teameiterin für mehr as 20 Mitarbeiter Projekteiterin Stevertretende Abteiungseiterin Stevertretende Fachreferentin Ehefrau und Partnerin eines Topmanagers Mutter eines Kindes Freundin für mehrere nicht berufstätige Frauen Kümmernde Tochter Semi-professionee Tennisspieerin

12 24 Tei 1: Was Sie an sich tun können Yoga-Beginnerin Tänzerin Aktives Mitgied im Karnevasverein Vermitterin in der Famiie Hausbesitzerin Michaea schaut ein bisschen ungäubig auf die ange Liste, zäht 14 einzene Roen, in denen sie aktiv ist. Ihr erster Gedanke: Da zerren wahrhaftig viee an mir. Steen Sie sich nun jede Ihrer Roen as Hut vor und setzen Sie ae Ihre Hüte geichzeitig auf. Wie sieht das an Ihnen aus? Praktisch ae Menschen, die diese Übung machen, staunen darüber, wie viee Roen sie in ihrem Leben übernehmen und wie viee Hüte sie oft zeitgeich tragen. Ein Hut, der übrigens häufig bei der Aufzähung vergessen wird, ist der, den Stephen Covey in seinem Business-Kassiker Die 7 Wege zur Effektivität»die Säge schärfen«nennt. Was er damit meint, ist die Roe Ihres eigenen Wachstums. Nennen Sie diesen Hut ruhig»ich für mich«. So hatte auch Michaea ihre Roe der»coachee«anfangs nicht mit auf ihrer Liste. Für andere zeigt sich der Ich-für-mich-Hut in der Roe des»seminarbesuchers«oder»übender einer neuen Fertigkeit«. Was immer Sie verfogen: Lassen Sie Ihre persöniche Weiterentwickung bei den Roen nicht außen vor. Setzen Sie sie immer mit auf Ihre Liste, auch wenn Sie sie bis heute noch nicht bewusst as Ihren Hut gesehen haben. Denn es ist Ihre wichtigste Roe überhaupt. Was können Sie aus dieser Übersicht schießen? Ihr Druckgefüh wird greifbarer, wei Sie wissen, wie viee Roen Sie einnehmen. Professor Lothar Seiwert vertritt die Meinung, dass der Mensch nur sieben Roen ausfüen kann, ohne unter Dauerdruck zu stehen. Ich kenne zwar durchaus Menschen, die auch mit mehr Roen gut zurechtkommen: Die haben einen besonders karen Pan, damit sie es schaffen, mit den zahreichen Anforderungen umzugehen.

13 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 25 Schritt 2: Struktur schaffen Ihre Liste ist sehr ang und damit unübersichtich? Prüfen Sie nun, inwieweit Sie einzene Roen zusammenfassen können. Dabei geht es nicht darum, ihre Anzah künstich zu reduzieren, sondern darum, sie zu gruppieren. Schauen Sie sich Ihre Roeniste auf fogende Fragen hin an: Zwischen wechen Roen bestehen Verbindungen und/oder Abhängigkeiten? (Beispie: Hausbesitzerin und Ehefrau, wei mein Mann das Haus wote) Wo greifen zwei Roen auf die geiche Zeitressource zu? (Beispie Teameiterin, Projekteiterin, vertretende Abteiungseiterin, vertretende Fachreferentin: passiert aes während der Arbeitszeit) Roen, die auf diese Weise eng miteinander verwandt sind, fassen Sie zusammen und versehen sie mit einem für Sie passenden Überbegriff. Dabei kann es sein, dass der so gesetzte Überbegriff auch für weitere Roen sinnvo ist, diese für Sie jedoch so zentra sind, dass sie aein stehen beiben. Das ist absout in Ordnung. In jedem Fa bünden Sie auf diese Weise Roen, assen aber nichts weg. Michaea geht ihre Liste durch und heraus kommt Fogendes: Roe Teameiterin / Projekteiterin / vertretende Abteiungseiterin / vertretende Fachreferentin Coachee / Säge schärfen Grund für die Zusammenfassung Ae Roen greifen auf diesebe imitierte Zeitressource»Arbeitszeit«zu. Hier deutet sich ein Konfikt an. In beiden Roen steht ihre Entwickung im Fokus. Job Überbegriff Persöniche Entwickung

14 26 Tei 1: Was Sie an sich tun können Roe Ehefrau und Partnerin eines Top-Managers/ Hausbesitzerin Mutter eines Kindes Grund für die Zusammenfassung Ihr Partner wote das Haus unbedingt, daher besteht hier eine Verbindung der Roen. Auch hier greifen ae Roen auf die imitierte Zeitressource zu. Überbegriff Famiien-Bande Kümmernde Tochter Vermitterin in der Famiie Freundin für mehrere nicht berufstätige Frauen Semi-professionee Tennisspieerin / Tänzerin Aktives Mitgied im Karnevasverein Abhängigkeit in Hinbick auf den Famiienbezug Beide Roen geichen auf diesebe Zeit- und thematische Ressource zu. Freunde, Freizeit Sport, Freizeit Geseschaft, Freizeit Die komprimierte Liste verschafft Ihnen bereits einen sortierteren Überbick über die Verpfichtungen, die Sie haben. Was können Sie aus dieser Übersicht schießen? Durch diese Verdichtung decken Sie mögiche Konfikte und somit Druckqueen auf: Gibt es Roen, die Sie geichzeitig innehaben, die sich aber eigentich gegenseitig ausschießen? Das können Roen sein, die ae auf die geiche imitierte Zeitressource zugreifen, zum Beispie Ihre Zeit im Büro. In Schritt drei beschäftigen wir uns nun mit der nächsten Spate: der Priorisierung der Roen. Schritt 3: Priorisieren Nehmen Sie sich nun Ihre gerade erstete Liste vor und priorisieren Sie Ihre Roen. Ihre Leitfrage dabei ist: Wie wichtig ist mir diese Roe?

15 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 27 Vergeben Sie dabei nicht zweima die geiche Zah, sondern biden Sie eine kare Abfoge 1, 2, 3, 4, 5 etc. Ordnen Sie aso jeder Roe eine Zah zu und schreiben Sie sie rechts daneben. Michaea schreibt: Roe Grund für die Zusammenfassung Überbegriff Prio Teameiterin / Projekteiterin / vertretende Abteiungseiterin / vertretende Fachreferentin Ae Roen greifen auf diesebe imitierte Zeitressource»Arbeitszeit«zu. Hier deutet sich ein Konfikt an. Job 2 Coachee / Säge schärfen In beiden Roen steht ihre Entwickung im Fokus. Persöniche Entwickung 11 Ehefrau und Partnerin eines Top-Managers/ Hausbesitzerin Ihr Partner wote das Haus unbedingt, daher besteht hier eine Verbindung der Roen. Famiien-Bande 3 Auch hier greifen ae Roen auf die imitierte Zeitressource zu. Mutter eines Kindes 1 Kümmernde Tochter Vermitterin in der Famiie Freundin für mehrere nicht berufstätige Frauen Semi-professionee Tennisspieerin / Tänzerin Aktives Mitgied im Karnevasverein Abhängigkeit in Hinbick auf den Famiienbezug Beide Roen geichen auf diesebe Zeit- und thematische Ressource zu. Freunde, Freizeit Sport, Freizeit Geseschaft, Freizeit Was können Sie aus dieser Übersicht schießen? Sie wissen, weche Roe Ihnen wie wichtig ist. In Zeiten, in denen Sie unter Druck stehen, können Sie entscheiden, Ihre niedrig priorisierten Roen wenig bis gar nicht auszueben oder wahrzunehmen. Soange Sie proaktiv kommunizieren, dass Sie in den nächsten drei Monaten keine Zeit für den Karnevasverein oder den Frauen-Stammtisch haben, wird es Ihnen niemand übe nehmen.

16 28 Tei 1: Was Sie an sich tun können Schritt 4:»Adoptierte«Aufgaben aufspüren Jetzt soten Sie Ihre Roen kennen und einen Überbick darüber haben, von wechen Roen sich Ihre tagtägichen Aufgaben abeiten. Es gibt aerdings auch Aufgaben, die nicht Ihren eigentichen, sebstgewähten Roen zuzuordnen sind, sondern die sich nur in deren Dunstkreis auftun und die Sie trotzdem eredigen aus wechen Gründen auch immer. Auch und gerade über diese»adoptierten«aktivitäten benötigen Sie einen Überbick, um den Nebe zu ichten, in dem Sie stehen. Nehmen Sie dazu für jede Ihrer bereits identifizierten Roen ein Batt Papier und unterteien es in vier Spaten. Aternativ aden Sie sich das Tempate auf herunter. Jetzt geht es darum, die Aufgaben aufzuspüren, die Sie übernehmen, obwoh sie nicht zu einer Ihrer Roen gehören. Konzentrieren Sie sich fürs Erste nur auf die berufichen Aufgaben. Tragen Sie in der inken Spate ae Aufgaben ein, die zu Ihrer Roe gehören. Und nehmen Sie die Aufgaben, die nicht zu der Roe gehören, in der dritten Spate auf. Unterscheiden Sie dabei sehr genau zwischen Aufgaben und Nicht-Aufgaben. Bei diesem Schritt hift Ihnen einfach ein Bick in Ihren Kaender, damit Sie keine Aufgabe vergessen. Michaea notiert: Roe: Führungskraft as Teameiterin Weche Aufgaben gehören zu meiner Roe? Quaität des Bereiches sichern SLAs definieren, controen & steuern, Status reporten Kundenzufriedenheit steigern teefonische Beschwerden annehmen & abschießend bearbeiten Stunden / Monat Weche Aufgaben eredige ich, die nicht zu dieser Roe gehören? Seeenmüeimer sein Meinen Chef organisieren Stunden / Monat

17 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 29 Roe: Führungskraft as Teameiterin Weche Aufgaben gehören zu meiner Roe? Stunden / Monat Weche Aufgaben eredige ich, die nicht zu dieser Roe gehören? Stunden / Monat Ziee mit meinen Mitarbeitern im Team vereinbaren, sie beurteien und entwicken Für meine Mitarbeiter aufräumen Aufgaben mitarbeiterorientiert verteien, Prioritäten setzen Mädchen für aes sein Mein Budget panen & controen Meine dauerhaft kranke Koegin vertreten Regemäßige Teambesprechungen durchführen Die Arbeitspanung für das benachbarte Team vornehmen Projekte initiieren & as Projekteiter verantworten Immer erreichbar / ansprechbar sein Ansprechpartnerin für meine Mitarbeiter sein Die Panung der nächsten Weihnachtsfeier übernehmen Meine Netzwerke mit anderen Bereichen pfegen Entscheidungen für den Chef treffen Michaea erkennt so: Setsam! Mir war nie kar, was ich eigentich aes ma so nebenher eredige, ohne dass es zu meiner Roe gehört. Im privaten Umfed sind die Roenbeschreibungen wesentich unschärfer. Deshab ässt sich meist nicht genau zwischen Aufgabe und Nicht-Aufgabe unterscheiden. Verwenden Sie aus diesem Grund dafür ein angepasstes Raster, das nach den Kategorien Kraft-, Energie-, Spaß- Spender und persöniche Wichtigkeit unterscheidet. Für die Roe der Ehefrau und Hausbesitzerin schreibt Michaea aso: Roe: Ehefrau / Hausbesitzerin Was gibt mir in dieser Roe Kraft, Energie, Spaß? Was ist mir persönich wichtig? Die Unterstützung meines Mannes bei meinem Tun Gemeinsame Uraube machen Stunden / Monat Was frisst Energie bzw. macht keinen Spaß? Was erscheint mir unsinnig? Seeenmüeimer sein Mit der häufigen Abwesenheit meines Mannes zurechtkommen Stunden / Monat

18 30 Tei 1: Was Sie an sich tun können Roe: Ehefrau / Hausbesitzerin Was gibt mir in dieser Roe Kraft, Energie, Spaß? Was ist mir persönich wichtig? Gemeinsam Kochen Garten pfegen Unsere Freunde treffen Unsere kritische Auseinandersetzung, die konstruktiven Streitgespräche Unserer Tochter Famiie sein Stunden / Monat Was frisst Energie bzw. macht keinen Spaß? Was erscheint mir unsinnig? Viee gemeinsame Aufgaben aein auf mir asten zu haben Kurzfristige Aktionen / Änderungen Die frustrierenden Diskussionen Unser unterschiedicher Rhythmus, wenig Zeit zum Reden Der Instandhatungsaufwand für das Haus Stunden / Monat Was können Sie aus dieser Übersicht schießen? Aus der Aufdeckung der Nicht-Aufgaben Ihrer jeweiigen Roe und Ihrer Energiefresser ergeben sich viee Mögichkeiten zu Ihrer Entastung von unnötigem Druck. Schritt 5: Zeiten ermitten Geich ist Ihr Überbick voständig! Der etzte Schritt ist es, zu dokumentieren, wie vie Zeit Sie für Ihre jeweiigen Aufgaben aufwenden. Notieren Sie in der freigeassenen zweiten und vierten Spate, die reae Zeit, die Sie monatich für die jeweiige Aufgabe benötigen. Nehmen Sie dazu ruhig wieder Ihren Kaender und diesma vieeicht auch einen Taschenrechner zur Hand. Ich empfehe Ihnen, für mindestens eine Woche, ideaerweise sogar zwei bis vier Wochen sehr detaiiert aes zu notieren, was Sie den Tag über tun. Aes heißt wirkich aes aso auch die Dinge, die scheinbar beangos sind. Das ist wie mit einem Fahrtenbuch im Dienstwagen: Sie sind gehaten, jeden Kiometer zu notieren, ega wohin Sie gefahren sind. Nur so bekommen Sie einen Überbick und können reaistisch quantifizieren.

19 Kapite 1: So ichten Sie den Nebe 31 Sie können Ihre Zeiten in Ihrem Outook-Kaender festhaten oder in einer persönichen Kadde. Sie können auch eine Exce-Datei dazu anegen, die Sie nach groben Aufgabenböcken vorstrukturieren. Wichtig ist, dass Sie aes erfassen auch die Pause, die Terminvereinbarung beim Arzt, die informee Abstimmung mit dem Koegen. Aso aes, was Zeit benötigt. Bei Michaea sieht die Übersicht so aus: Roe: Führungskraft as Teameiterin Weche Aufgaben gehören zu meiner Roe? Quaität des Bereiches sichern SLAs definieren, controen und steuern, Status reporten Stunden / Monat Weche Aufgaben tue ich, die nicht zu dieser Roe gehören? 15 Seeenmüeimer sein 10 Kundenzufriedenheit erzieen 10 Meinen Chef organisieren 5 Ziee mit meinen Teammitgiedern 10 Für die Mitarbeiter aufräumen 8 vereinbaren Aufgaben verteien, Prioritäten setzen 35 Mädchen für aes sein 16 Mein Budget panen und controen 10 Stevertretung für meine dauerhaft kranke Koegin Teambesprechungen durchführen 12 Teammanagement für andere Bereiche Meine Mitarbeiter beurteien und entwicken Zusammenarbeit mit anderen Bereichen 8 Zusatzaufgaben für andere übernehmen 12 Entscheidungen für den Chef treffen Stunden / Monat »Ups!«, denkt Michaea.»Da kommen aber vie mehr Stunden zusammen as ich gedacht hätte.«fas Sie jetzt auch dieses Fazit ziehen, ist das ganz norma. Typischerweise unterschätzen wir unseren eigenen zeitichen Aufwand deutich: eine kassische Druck-Fae. So, nun haben Sie sich in vier Schritten erst einma eine kare Sicht verschafft. Davon aeine öst sich jedoch der Druck nicht auf das ist

20 32 Tei 1: Was Sie an sich tun können kar. Aber jetzt können Sie Stück für Stück anfangen aufzuräumen. Denn jetzt sehen Sie endich, was diesen Druck verursacht. Das Anti-Druck-Fazit aus Kapite 1 Je größer der Druck, desto größer ist die Gefahr, dass Sie Ihre Zeit nicht auf die Dinge verwenden, die für Sie wichtig sind. Der erste Schritt aus der Drucksituation ist daher, dass Sie sich eine Übersicht über Ihre verschiedenen Roen und Aufgaben verschaffen. Im Mittepunkt steht die Frage: Womit verbringen Sie wie vie Zeit?