Office-Integration SIZ-Modul 332 mit Office Leseprobe. Hans-Rudolf Wenger. Wings Software Developments Tel

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1 Office-Integration SIZ-Modul 332 mit Office 2010 Hans-Rudolf Wenger Leseprobe Wings Software Developments Tel Chaltenbodenstrasse 4 b info@wings.ch CH Schindellegi

2 Version Autor 2010 A Hans-Rudolf Wenger Art. Nr SG SL gebunden lose, 4-fach gelocht Dateien für die Übungen finden Sie auf unserer Homepage Zertifizierung SIZ Diese Unterlage wurde von der SIZ AG zertifiziert und wird für die Ausbildung des ICT-PowerUser SIZ, Modul 332 Office-Integration, empfohlen. Ausführliche Informationen zu den SIZ-Diplomen finden Sie im Internet unter Copyright Wings Software Developments, alle Rechte vorbehalten. Diese Kursunterlagen sind urheberrechtlich geschützt. Die Vervielfältigung der Texte und Bilder, auch auszugsweise, ist ohne schriftliche Zustimmung von Wings Software Developments urheberrechtswidrig und strafbar. Auch Übersetzungen, Mikroverfilmung und Verarbeitung mit elektronischen Systemen sind ohne ausdrückliche Zustimmung von Wings Software Developments nicht erlaubt.

3 Office-Integration mit Office 2010 Inhalt Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Erläuterungen zum Lehrmittel 1 2 Vorlagen Vorlagen in der Textverarbeitung Inhaltsvorlagen Übung: Inhaltsverzeichnis Designvorlagen Übung: Designvorlagen Mastervorlagen in PowerPoint Masterlayout Master bearbeiten und neue Folien-Layouts definieren Zusätzliche Folienmaster einfügen Übung: Mastervorlagen in PowerPoint Dokumentbausteine Deckblatt einfügen und neue definieren Kopf- und Fusszeilen einfügen und neue definieren Schnellbausteine definieren und einfügen Übung: Dokumentbausteine Formatvorlagensätze zuweisen, ändern und speichern Übung: Formatvorlagensätze Formulare in der Textverarbeitung Formularvorlagen Feldfunktionen in Dokumentvorlagen verwenden Abschnitte mit einem Passwort schützen Übung: Formulare in der Textverarbeitung Vorlagen in der Tabellenkalkulation Diagrammvorlagen Tabellenformatvorlagen Formulare in der Tabellenkalkulation Übung: Vorlagen in der Tabellenkalkulation 22 3 Umfangreiche Dokumente Verweise und Verzeichnisse Inhaltsverzeichnis Index oder Stichwortverzeichnis Abbildungsverzeichnis Fuss- und Endnoten Mit Querverweisen arbeiten Hyperlinks einsetzen Übung: Verweise und Verzeichnisse Mit Abschnitten arbeiten Seitenlayouts je Abschnitt anders gestalten Unterschiedliche Kopf- und Fusszeilen erstellen und bearbeiten Übung: Mit Abschnitten arbeiten Schnellbausteine Bausteine verwalten und nach Vorgabe einfügen Objektverankerungen 35

4 Inhalt Office-Integration mit Office Randbemerkungen (Marginalien) mittels Schnellbaustein einfügen Übung: Schnellbausteine Formatvorlagen Formatvorlagen neu definieren Neue Formatvorlagen definieren Die verschiedenen Formatvorlagen-Typen und ihre Verwaltung Übung: Formatvorlagen Objekte einfügen oder verknüpfen Objekte in Office-Dokumenten Objektverknüpfungen anpassen und entfernen Übung: Objekte einfügen oder verknüpfen Externe Daten in Office-Anwendung Daten aus anderen Anwendungen oder dem Web importieren Importierte Daten aufbereiten Übung: Externe Daten in Office Anwendungen Der Seriendruck Datenquellen für den Seriendruck aufbereiten Seriendruck mit beliebiger Datenquelle erstellen Regeln im Seriendruck anwenden Übung: Seriendruckfunktionen 51 4 Datenauswertung mit Excel Formeln und Funktionen Funktionen verwenden Funktionen verschachteln Mit Verweisfunktionen arbeiten Mit Text-, Datums- und Zeitfunktionen vertieft arbeiten Mit Funktionen Fehlermeldungen vermeiden Mit benannten Bereichen und Zellen arbeiten Übung: Mit Formeln und Funktionen Ergebnisse ermitteln Auswertung von Tabellen Umfangreiche Auswertungen mit Pivot-Tabellen Gliederung und Gruppierung in umfangreichen Auswertungen Pivot-Charts erstellen und anpassen Übung: Auswertung von Daten mit Pivot-Tabellen und Pivot-Chart Effiziente Eingaben von Daten Eingabekontrollen mit Fehlermeldungen einrichten Zellen oder Zellbereiche schützen Blatt- und Arbeitsmappenschutz einrichten Übung: Effiziente Eingaben von Daten Dynamische Formatierungen Bedingte Formatierungen erstellen und bearbeiten Übung: Bedingte Formatierungen 78 5 Makros Der Makrorecorder Makro nach Vorgabe aufzeichnen Übung: Makros aufzeichnen Makros verwalten Makros ausführen oder löschen Makro in einem Dokument oder in einer Vorlage speichern 83

5 Office-Integration mit Office 2010 Inhalt Makro von einem Dokument in ein anderes kopieren Der Visual Basic-Editor Die Komponenten des Visual Basic-Editors Makros im Visual Basic-Editor abrufen und überarbeiten Teile einer Makroprozedur innerhalb des VBA-Editors kopieren Fehler anhand von Fehlermeldungen im Makro ausfindig machen Makro mit einer bestehenden Signatur versehen Signatur entfernen Übung: Makros verwalten 87 6 Konfiguration von Anwendungsprogrammen Office-Programme konfigurieren Vertrauenswürdige Speicherorte einrichten Vertrauenswürdige Herausgeber verwalten Makrosicherheit anpassen Übung: Office-Programme konfigurieren Office-Programme für effizientes Arbeiten konfigurieren Office-Optionen anpassen (Einstellungen für alle Office-Programme) Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen Ablageorte für Dokumente und Vorlagen anpassen Benutzerdefinierte Designs auf andere Computer verteilen Übung: Office-Programme für effizientes Arbeiten konfigurieren 94 Anhang Übungen 95 Index

6 Office-Integration mit Office Einführung 1.1 Erläuterungen zum Lehrmittel Dieses Lehrmittel eignet sich als Lehrgang, indem Sie es vom Anfang bis zum Ende fortlaufend durcharbeiten. Sie können es dank dem Index am Dokumentende auch als Nachschlagewerk benützen. Fortgeschrittene Anwender/innen können auch bestimmte Übungen aufschlagen und bei Problemen fehlende Lernziele gemäss den Kapitelverweisen nachschlagen. Symbole im Lehrmittel Repetition Begriffe Tipps, Hinweise Vertiefende Informationen Repetitionsfragen dienen zur Festigung von wichtigen Begriffen und der Lernzielkontrolle. Sie können damit Ichren Wissensstand testen und allfällige Lücken ausmerzen. Wichtige Begriffe und Erläuterungen, die in der Computerpraxis und in Zusammenhang mit der Anwendung auftauchen. Versuchen Sie, sich diese einzuprägen. Beachten Sie die Tipps. Die erlangten Erkenntnisse verhelfen Ihnen zu einem effizienten Arbeitsstil. Hintergrundinformationen, die Ihnen zu erweiterten Kenntnissen in der Anwendung verhelfen. Nach der Behandlung neuer Lernziele erscheint ein Verweis auf geeignete Übungen, die sich in einem Anhang befinden. So können Sie Ihre theoretischen Kenntnisse direkt praktisch umsetzen. Verweise zu den Voraussetzungen erleichtern Ihnen das Nachschlagen nach Bedarf. Fallweise finden Sie Übungen mit unterschiedlichem Schwierigkeitsgrad zum gleichen Thema. Spielen Sie möglichst viele Übungen durch. Sie lernen damit das erworbene Wissen auf neue Situationen zu übertragen. Darstellung von Tasten/Kombinationen und Befehlen Spezielle Tasten Tastenkombinationen Befehle Kontextmenü-Befehle <Tab>, <Shift>, <Ctrl>, <Return> <Ctrl>+C, <Alt>+<F9> Start, Absatz, Schattierung Tabulator, Umschalten, Steuerung, Eingabe Beispiel: Bei gedrückter Taste <Ctrl> wird zusätzlich C gedrückt. Befehlsfolge: Register, Gruppe, Befehl

7 Office-Integration mit Office Feldfunktionen in Dokumentvorlagen verwenden Mit Feldfunktionen können Informationen in Dokumenten angepasst werden. Die bekannteste Feldfunktion ist das aktualisierte Datum. In Dokumentvorlagen ist es sehr sinnvoll mit Feldfunktionen zu arbeiten, damit veränderbare Werte automatisch angepasst werden. Vorgänge Feldfunktionen verwenden 1. Navigieren Sie im Register Einfügen zur Gruppe Text und klicken Sie auf die Schaltfläche Datum und Uhrzeit. 2. Wählen Sie das Datumsformat aus, setzen Sie das Häkchen bei Automatisch aktualisieren und klicken Sie dann auf OK. 3. Passen Sie das Datumsformat an, indem Sie über einen Rechtsklick auf das eingefügte Feld Feld bearbeiten wählen. 4. Über den Schalter Feldfunktion wird von der ausgewählten Funktion der Syntax angezeigt. Wenn Sie diesen verstehen, können Sie diesen direkt ändern. 5. Über den Schalter Optionen gelangen Sie zu dem abgebildeten Fenster, in dem Sie auch neue Datumsformate erzeugen können. Weitere Feldfunktionen werden wir im Zusammenhang mit den Seriendruckfunktionen kennenlernen (3.7 Der Seriendruck ab der Seite 48).

8 18 Office-Integration mit Office 2010 Feldfunktionen steuern An dieser Stelle wollen wir noch einige Tastenkombinationen kennenlernen, die mit den Feldfunktionen zusammenhängen. Die Funktionstaste F9 spielt dabei eine zentrale Rolle. 1. Mit F9 wird eine Feldfunktion aktualisiert. 2. Mit Alt + F9 blenden wir die Funktion des Feldes ein und auch wieder aus. 3. Mit Ctrl + F9 fügen wir ein leeres Feld ein. 4. Mit Ctrl Shift + F9 wird der Inhalt eines Feldes in einen statischen Wert umgewandelt (z. B. das aktuelle Datum in das angezeigte Datum). 5. Mit der Taste F11 springen Sie von einem Feld zum nächsten. Damit die Felder spätenstens beim Drucken aktualisiert werden, muss im Reister Datei - Optionen unter Anzeige in der Gruppe Druckoptionen das Häkchen bei Felder vor dem Drucken aktualisieren gesetzt sein. Es können auch die Feldfunktionen anstelle der Ergebnisse gedruckt werden. Dies wird durch ein Häkchen im Reister Datei - Optionen unter Erweitert in der Gruppe Drucken bei Feldfunktionen anstelle von Werten drucken gesteuert.

9 Office-Integration mit Office Abschnitte mit einem Passwort schützen In Formularen kann es sinnvoll sein, einzelne Abschnitte vom Schutz auszuschliessen, so dass diese uneingeschränkt bearbeitet werden können. Vorgänge Bearbeitungseinschränkungen anpassen 1. Markieren Sie den Bereich, der uneingeschränkt bearbeitet werden darf. 2. Klicken Sie im Register Entwicklertools, Schützen, auf Bearbeitung einschr. 3. Klicken Sie unter Bearbeitungseinschränkungen auf das Häkchen bei Nur diese Bearbeitung im Dokument zulassen: mit der Option Keine Änderungen (Schreibgeschützt). 4. Unter Ausnahmen setzen Sie das Häkchen bei Jeder. 5. Über den Schalter Ja, Schutz jetzt anwenden wird die Einstellung übernommen Übung: Formulare in der Textverarbeitung > Lernziele: Dokumentvorlagen mit Formularfeldern und Feldfunktionen versehen Sie üben den Umgang mit Formularfeldern und Feldfunktionen. Lernen diese Ihren Bedürfnissen anzupassen und zu variieren. Abschnitte mit einem Passwort zu schützen. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 6 ab der Seite 106.

10 20 Office-Integration mit Office Vorlagen in der Tabellenkalkulation In der Tabellenkalkulation können ganze Arbeitsmappen als Vorlagen abgespeichert und so als geschützte Vorlagen verwendet werden. Diese haben die Dateiendung.xltx. Damit bei der Arbeit die CI-Merkmale gewährleistet sind, können verschiedene Vorlagen für die speziellen Elemente von Excel erstellt werden Diagrammvorlagen Mit Diagrammvorlagen können die CI-Merkmale in Diagrammen festgelegt werden. Vorgänge Diagrammvorlagen erstellen 1. Gestalten Sie ein Diagramm nach Ihren CI-Merkmalen oder den eigenen Vorstellungen. Verwenden Sie dazu die eigenen Design-Vorlagen oder die in Excel vorhandenen und passen Sie diese an. 2. Im Register Entwurf in der Gruppe Typ klicken Sie auf die Schaltfläche Als Vorlage speichern. Geben Sie der Vorlage einen Namen (Dateiendung.crtx). 3. Überprüfen Sie, ob die neue Diagrammvorlage aufgerufen werden kann (Einfügen, Diagramme, Vorlagen). Über den Schalter Vorlagen verwalten können die Vorlagen umbenannt oder gelöscht und bestehende importiert werden Tabellenformatvorlagen Über eigene Tabellenformatvorlagen legen Sie die CI-Merkmale für Ihre Tabellen fest. Sie können bestehende Tabellenformatvorlagen ändern oder ausgehend von einer Vorlage eine neu generieren. Es kann sehr aufwändig sein, eine Tabellenformatvorlage zu generieren, da eine Tabelle aus sehr vielen Formatierungen besteht, wie Spalten und Zeilen, Überschriftenzeile Ergebniszeile, Letzte Spalte, Erste Spalte, Stripeset (Streifen) etc. Vorgänge Tabellenformatvorlagen erstellen 1. Gestalten Sie eine Tabelle im Register Start in der Gruppe Formatvorlagen über die Schaltfläche Als Tabelle formatieren und dann Neue Tabellenformatvorlage.

11 Office-Integration mit Office Geben Sie der Vorlage unter Name einen passenden Namen. 3. Wählen Sie das Tabellenelement aus und definieren Sie dieses über den Schalter Formatieren im abgebildeten Fenster. 4. Über die drei Register können Sie die verschiedenen Einstellungen vornehmen. 5. Überprüfen Sie die Änderungen in der Vorschau des Fensters Schnellformatvorlage ändern und nehmen Sie entsprechende Anpassungen vor. 6. Die Stripesetgrösse kann über mehrere Zeilen oder Spalten hinweg definiert werden. 7. Mit OK übernehmen Sie die gemachten Änderungen oder die neue Tabellenformatvorlage. Mit einem Rechtsklick auf die Tabellenformatvorlage können Sie diese ändern.

12 42 Office-Integration mit Office Objekte in Office-Dokumenten Die einzelnen Office-Objekte können direkt mit Drag and Drop von einer Office- Anwendung in die andere gezogen werden. Soll dieser Vorgang gezielt gesteuert werden, ist dieser besser über die Zwischenablage zu handhaben. Dies geschieht über das Register Start in der Gruppe Zwischenablage über das Symbol Einfügen (unterer Teil des Symbols) und dann Inhalte einfügen, wie abgebildet. Beim Einfügen des Objektes kann dann genau festgelegt werden, wie die Einbindung geschehen soll. Wird ein Objekt eingefügt, so verliert dieses die Verbindung zu seiner Herkunft und wird bei Änderungen in der Quelldatei nicht aktualisiert. Wird dies gewünscht, so muss das Objekt verknüpft eingefügt werden. Vorgänge Objekte über die Zwischenablage einbinden 1. Objekt in die Zwischenablage kopieren. 2. Im Zieldokument über das Register Start in der Gruppe Zwischenablage das Symbol Einfügen (unterer Teil des Symbols) und dann Inhalte einfügen die Art der Einbindung festlegen. 3. Position und Grösse anpassen. Bei verknüpften Objekten empfiehlt es sich, mit einem Doppelklick auf das Objekt, die Verknüpfung zu testen Objektverknüpfungen anpassen und entfernen Bei verknüpften Objekten wird beim Öffnen des Dokumentes die Verknüpfung zum Objekt überprüft. Dabei wird ein Fenster angezeigt, indem die Verknüpfung aktualisiert oder der Vorgang abgebrochen werden kann.

13 Office-Integration mit Office Ist die Quelldatei noch vorhanden, wird das Objekt aktualisiert. Wird die Quelldatei nicht gefunden, so werden Sie aufgefordert, die Verknüpfung zur Quelldatei wieder herzustellen. Diese wird über das Register Datei, Informationen im rechten Teil des Fensters über den Eintrag Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten korrigiert. Vorgänge Objektverknüpfungen anpassen 1. Navigieren Sie über das Register Datei, Informationen und den Eintrag Verknüpfungen mit Dateien bearbeiten zum abgebildeten Dialogfenster. 2. Wählen Sie die Verknüpfung aus, die angepasst werden soll. 3. Über Quelle ändern navigieren Sie zur richtigen Quelldatei. Nach der Anpassung wird die Verknüpfung so angezeigt: Objektverknüpfungen entfernen 1. Um eine Objektverknüpfung zu entfernen, wählen Sie im gleichen Dialogfenster (Verknüpfungen) die Schaltfläche Verknüpfung aufheben. 2. Der Eintrag wird nun nicht mehr angezeigt Übung: Objekte einfügen oder verknüpfen > Lernziele: Objekte innerhalb der Office-Programme einfügen, verknüpfen, anpassen Sie üben den Umgang mit Objekten innerhalb der Office-Programme. Fügen diese ein oder verknüpfen diese, passen, wenn nötig, die Verknüpfungen auf die veränderten Objekte an. Übungen finden Sie im Übungsanhang unter A - 12 ab der Seite 126.

14 106 A - 6 Übungen Office-Integration mit Office 2010 A - 6 Dokumentvorlagen Voraussetzungen Formularvorlagen Feldfunktionen in Dokumentvorlagen verwenden Abschnitte mit einem Passwort schützen Übung 1: Dokumentvorlagen mit Formularfeldern > Wir lernen Formularfelder (Steuerelemente) in ein Dokument einzufügen, das Dokument zu schützen, damit nur noch über die Formularfelder Daten eingegeben werden können und das Dokument als Dokumentvorlage zu speichern. Schwierigkeitsgrad: mittel/schwierig > Öffnen Sie das Worddokument Warenmeldung.docx aus dem Übungsordner. > Passen Sie das Datum in der Kopfzeile auf das heutige Datum an. > Fügen Sie ein Legacy-Textfeld wie abgebildet ein. > Erzeugen Sie die Steuerelemente und definieren Sie in den Eigenschaften den Titel und aktivieren Sie Inhaltssteuerelement beim Bearbeiten des Inhalts entfernen.

15 Office-Integration mit Office 2010 Übungen A > Erzeugen Sie für das Steuerelement Abfertigungsstelle die abgebildeten Listeneinträge. > Schützen Sie das Dokument so, dass nur noch in die Formularfelder Daten eingegeben werden können. > Speichern Sie das Formular als Dokumentvorlage ab (Warenanmeldung.dotx). > Das Formular Warenanmeldung muss nun über die Office-Schaltfläche und den Eintrag Neu, Meine Vorlagen aufgerufen werden können. > Öffnen Sie ein Dokument basierend auf dieser Vorlage und geben Sie die entsprechenden Daten in das Formular ein. Die Abbildung soll eine Möglichkeit darstellen. Sie können frei eigene Werte eingeben. > Beachten Sie, dass die Steuerfelder nach der Eingabe verschwinden, wie wir das in den Einstellungen festgelegt haben. > Speichern Sie das Ergebnis als Warenanmeldung_Lös.docx.