Anwenderhandbuch REACH / BauPV Stand: Juli 2013

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1 Anwenderhandbuch REACH / BauPV Stand: Juli Allgeier IT Solutions GmbH

2 2 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo Dieses Anwenderhandbuch bezieht sich auf folgenden Voraussetzungen: Syntona logic Version mit den Lizenzmodulen -versand Die mit mit LOGIC STAMMDATEN ARTIKEL PREISE beschriebenen Programmaufrufbeschreibungen beziehen sich auf die Anordnung der Programme nach dem klassischen Programmbau. Unter EXTRAS OPTIONEN in der Programmanwahl kann der klassische Programmbaum für den lokalen Benutzer aktiviert werden. INHALTSVERZEICHNIS Allgemeine Voraussetzungen...3 Was ist Reach?...3 Was ist die Bauprodukteverordnung (BauPVO)...3 Gegenüberstellung REACH und BauPVo...4 Abwicklung in Syntona logic...4 Stammdatenpflege...5 Weblink REACH...5 Weblink BauPVo...5 Massendatenimport Sicherheitsdatenblatt/Leistungserklärung Weblink...6 Firmenstamm...6 Kundenstamm...7 Belegart...7 Massendatenänderung Kundenstamm...8 Report...8 Auftragsbearbeitung...9 Artikelposition...9 Steuerung im Kundenauftrag...9 diverse Kundenadresse Benachrichtungsart Druck Benachrichtigungsart Versandkontrolle / Wiederholungsversand... 12

3 Allgemeine Voraussetzungen 3 ALLGEMEINE VORAUSSETZUNGEN WAS IST REACH? REACH ist die Europäische Chemikalienverordnung zur Registrierung, Bewertung, Zulassung und Beschränkung chemischer Stoffe. Sie ist seit 2007 in Kraft und soll den freien Verkehr von Chemikalien auf dem Binnenmarkt gewährleisten und Wettbewerbsfähigkeit und Innovation fördern. REACH beruht auf dem Grundsatz, dass Hersteller, Importeure und nachgeschaltete Anwender die Verantwortung für ihre Chemikalien übernehmen: Sie müssen sicherstellen, dass Chemikalien, die sie herstellen und in Verkehr bringen, sicher verwendet werden. Das Kürzel REACH leitet sich aus dem englischen Titel der Verordnung ab: Regulation concerning the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of CHemicals. Für alle chemischen Stoffe müssen innerhalb der Lieferkette, also ausgehend vom Hersteller oder Importeur über Weiterverarbeiter und Zwischenhändler bis hin zum endgültigen Verkäufer, Informationen weitergegeben werden, insbesondere alle verfügbaren Informationen, die notwendig sind, um eine sichere Verwendung des Stoffes zu gewährleisten. Für die gefährlichsten Stoffe erfolgt die Informationsweitergabe in standardisierter Form über sogenannte Sicherheitsdatenblätter. Weitere Infos zum Sicherheitsdatenblatt: Die Industrie stellt für Ihre Produkte Sicherheitsdatenblätter (SDB) standardisiert zur Verfügung. Die Distribution (Verwaltung, Versand und die Aktualisierung) dieser Sicherheitsdatenblätter als Papierdokument oder in elektronischer Form ist für Industrie, Handel und Handwerk aufwendig. Daher ist als Branchenlösung im Arbeitskreis Elektronischer Datenaustausch beim Bundesverband Deutscher Baustoffhändler e. V. eine Standardisierung erarbeitet worden, die die Unterstützung bei den nationalen Prüfungsbehörden (Bundesamt für Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheit, Berufsgenossenschaft BG Bau, Landesbehörden für Arbeitssicherheit) wie auch bei den Kartellbehörden gefunden hat. WAS IST DIE BAUPRODUKTEVERORDNUNG (BAUPVO) Am 1. Juli 2013 trat eine neue Bauproduktenverordnung (BauPVO) in Kraft. Die Leistungserklärung nach Artikel 6 der BauPVO tritt an die Stelle der EG-Konformitätserklärung nach der alten Bauprodukte-Richtline bzw. dem Bauproduktegesetz. Die BauPVO regelt die Bedingungen für das Inverkehrbringen und die Bereitstellung von harmonisierten Bauprodukten auf dem Markt und legt die Anforderungen an die Leistungserklärung und die CE-Kennzeichnung fest. Hiernach müssen Hersteller, die Bauprodukte mit CE-Kennzeichnung ab dem 01. Juli 2013 in den Markt bringen, dem Händler und dieser dem Verarbeiter für jedes ihrer Produkte eine sogenannte Leistungserklärung (LE oder DoP, Declaration of Performance) zur Verfügung stellen, also in gedruckter oder elektronischer Form aktiv übermitteln.

4 4 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo GEGENÜBERSTELLUNG REACH UND BAUPVO Betroffene Kundenkreise REACH Pflicht seit Seit 2007 für Gewerbliche Kunden In 2013 die ersten Überprüfungen Für alle gefährlichen chemischen Stoffe (in Rein-Form oder in fertigen Produkten verarbeitet) BauprodukteVO Gewerbliche Kunden und Private Kunden 1. Juli 2013 Dokument Sicherheitsdatenblatt Leistungserklärung Inhalt Verteilerkette Mehrseitiges Dokument mit allen verfügbaren Informationen, die notwendig sind um eine sichere Verwendung des Stoffes zu gewährleisten Von Industrie/Importeuer über Handel an gewerbliche Verarbeiter Produkte mit CE gekennzeichneten Produkten, die in einem Haus verbaut werden können 2-seitiges Dokument über das CE- Prüfkennzeichen. Ersetzt nicht das Sicherheitsdatenblatt! Von Industrie/Importeuer über Handel an gewerbliche Verarbeiter und private Baukunden ABWICKLUNG IN SYNTONA LOGIC Mit Kauf eines Produktes soll der gewerbliche Kunde eine aktive Information über das bestehende Sicherheitsdatenblatt (REACH) oder die Leistungserklärung (BauPVo) gemäß seiner Klassifizierung erhalten. Dies erfolgt z. B. per an den Kunden nach Druck von Lieferschein oder Barverkauf. Der Versand muss nur einmalig beim erstmaligen Kauf des Produktes vorgenommen werden. Bei Wiederholungskäufen unterbleibt der neumalige Versand. (Die Ablauf-Diagramm gilt schematisch für beide Dokumente)

5 Stammdatenpflege 5 Die Bereitstellung der Sicherheitsdatenblätter und Leistungserklärungen für die Kunden erfolgt im Idealfall als abrufbarer Weblink im Internet. Ggf. stellen die Hersteller, Kooperationen oder dritte Dienstleister (z. B. Heinze Baudatenbank) diese systemoffen für Sie bereit. Im Artikelstamm müssen nur die Daten für die betreffenden Artikel nachgepflegt werden. Für Hersteller die nicht über die v. g. Wege die Dokumente bereitstellen oder für eigene hergestellte Produkte die der v. g. Richtlinien unterliegen, müssen Sie den Weblink ggf. auf Ihrer Unternehmenswebsite offen abstellen und die Pfadangabe im Artikelstamm manuell besetzen. STAMMDATENPFLEGE WEBLINK REACH Im Artikelstamm unter logic STAMMDATEN ARTIKEL ARTIKEL ARTIKELKENN- ZEICHNUNG kann für jeden Artikel nach der Markierung Gefahrstoff der eindeutige Weblink für das Produkt hinterlegt werden. Im zweiten Feld das vom Lieferanten ggf. gestellte Bereitstellungsdatum für das SDB. WEBLINK BAUPVO Im Artikelstamm unter logic STAMMDATEN ARTIKEL ARTIKEL EINSTELLUNGEN kann für jeden Artikel im Feld Leistungserklärung URL der eindeutige Weblink für das Produkt hinterlegt werden. Im zweiten Feld das vom Lieferanten ggf. gestellte Bereitstellungsdatum für der Leistungserklärung.

6 6 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo MASSENDATENIMPORT SICHERHEITSDATENBLATT/LEISTUNGSERKLÄRUNG WEBLINK Über STAMMDATEN AR- TIKEL IMPORT GEFAHRT- STOFF kann anhand einer CSV- Datei der Link in einer Massedatenpflege direkt in den Artikelstamm importiert werden. Anhand der im Artikelstamm hinterlegten EAN erfolgt die Zuordnung. Hierzu muss man angeben in welcher Datenspalte der CSV-Datei sich EAN, Gefahrstofflink, Versionsdatum (wenn vorhanden) sich befindet. Das Feld GLN ist in dem Fall ohne Bedeutung und kann mit 0 besetzt werden. Sollte Ihnen der Datenlieferant nicht eine EAN, sondern nur die Lieferantenartikel-Nr. angegeben haben, so können Sie diese Spalte anstelle der EAN als Zuorndungskennzeichen EAN werden. In dem Fall muss jedoch die GLN des Lieferanten in der Datei erfasst werden. Unter FINAC STAMMDATEN KUNDENKONTEN KUNDENKONTEN AUßENHANDEL muss die Lieferanten-GLN für den jeweiligen Lieferanten angegeben werden und der für betreffenden der Lieferantenpreis mit Lieferanten-Artikelnummer gepflegt sein. Datensätze die nicht im Artikelstamm zugeordnet werden können überliest das Programm. Darüber hinaus ist ein Import und Pflege über Datanorm- und Artikelkatalog mit Fremdformat-Definition oder ARTIS (Eurobaustoffe) möglich. FIRMENSTAMM Unter logic STAMMDATEN FIRMENSTAMM FIRMA GEFAHRENSTOFF erfolgt die Hinterlegung der Versandtexte per nach REACH und BauP- Vo an den Kunden getrennt nach Betreff, Kopf- und Schlusstext.

7 Stammdatenpflege 7 KUNDENSTAMM Im Kundenstamm (LOGIC STAMMDATEN KUNDEN KOMMUNIKATION) kann die Versandart für die Benachrichtigung nach REACH und BauPVo ( oder Druck) und die Vesandadresse (für ) definiert werden. Wird keine abweichende - Adresse hinterlegt, so verwendet das Programm die Stamm- - Adresse vom Kunden. Anmerkung: Nach aktuellem rechtlichen Stand ist ein Hinweisdruck auf Lieferschein/Rechnung/Barverkauf nicht ausreichend. Das Dokument muss aktiv dem Kunden zugestellt werden (hier: ). BELEGART Die Initiale Auslösung für den Versand per oder Druck auf Lieferschein / Barverkauf / Rechnung kann für jede Belegart einzeln gesteuert werden. Dies sollte für die Belegart Lieferschein und Barverkauf idealerweise unter LOGIC STAMMDATEN FIMEN- STAMM FIRMA auf der Karteikarte Erweitert definiert werden.

8 8 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo MASSENDATENÄNDERUNG KUNDENSTAMM Die bei einem Kunden als Vorlage gesetzten Kennzeichen bei der Versandart Gefahrenstoffinformation und Versandart Leistungserklärung kann der Massendatenpflege unter LOGIC SONTIGE PROGRAMME KUNDENÄNDERUNG auf andere Kunden übertragen werden. REPORT Ggf. müssen die vorhandenen individuellen Druckreporte (insb. Lieferschein, Rechnung, Sofortrechnung, Barverkauf) um die Textsegmente für den Andruck der Informationen nach REACH ergänzt werden. ten. (Neue Abschnitte Gefahrstoff, Leistungserklärung und ggf. Felder im Detail einblenden.) Hier sollte Ihnen unsere Serviceabteilung ggf. Hilfestellung leisten.

9 Auftragsbearbeitung 9 AUFTRAGSBEARBEITUNG ARTIKELPOSITION In der Auftragsbearbeitung kann der Anwender bei Positionen mit hinterlegtem Gefahrstofflink diesen direkt über die Symbole (oder unter EXTRAS GEFAHR- STOFFINFORMATION oder EXT- RAS LEISTUNGSERKLÄRUNG) öffnen. STEUERUNG IM KUNDENAUFTRAG Das Kennzeichen Versandart Leistungserklärung kann in einem Beleg individuell im Auftragskopf vom Anwender übersteuert werden.

10 10 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo DIVERSE KUNDENADRESSE Bei Verwendung von diversen Adressen im Verkauf kann die Versandart für die Benachrichtigung nach an eine abweichende Vesandadresse (für ) definiert werden. Wird keine abweichende - Adresse hinterlegt, so verwendet das Programm die Stamm- - Adresse vom diversen Kunden. BENACHRICHTUNGSART DRUCK Bei aktivierter Funktion beim Kunden Versandart Gefahrstoffinformation: Druck erfolgt am Belegende ein Andruck auf dem Lieferschein / Barverkauf / Barverkaufsbon.

11 Auftragsbearbeitung 11 BENACHRICHTIGUNGSART Bei einem beim Kunden aktivierten Versand per erfolgt ein Andruck der Hinweise auf dem Lieferschein / Barverkauf / Barverkaufsbon mit Verweis auf eine separate . Sollte ein Absetzen der an den Kunden nicht möglich sein (z. B. am Arbeitsplatz gibt es kein Outlook) so wird dies als nicht versendet markiert. Beim Belegabschluss mit F3 oder F10 für diverse Kunden mit Versandart wird (beim fehlen) der Anwender nach der -adresse des Kunden gefragt um anschl. den Versand anzustoßen. Die - Adresse wird bei der diversen Anschrift gespeichert. Ein nachträglich zentralisierter Versand kann über den nächsten Punkt manuell angestoßen werden.

12 12 Anwenderhandbuch REACH + BauPVo VERSANDKONTROLLE / WIEDERHOLUNGSVERSAND Der Versand von erfolgten Informationen kann in LOGIC AUFTRAGSVERWALTUNG GEFAHRSTOFF Versandhistorie vom Anwender geprüft, angestoßen ( EXTRAS) oder komplett wiederholt werden. Unter -> EXTRAS kann der Selektionsfilter auf einen bestimmten Kunden nebst dem Versandkennzeichen eingeschränkt werden. Sollten die Links zwischenzeitlich im Artikelstamm geändert haben, so ist eine Aktualisierung und Neuversand über den Funktionsaufruf möglich. Des Weiteren optional kann ein automatischer Versanddienst über unsere Serviceabteilung eingerichtet werden. <ENDE>