Einführung in die Softwaretechnik Projektmanagement

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1 Projektmanagement Klaus Ostermann mit Folien von Christian Kästner 1

2 Agenda Aufgaben des Projektmanagements Projektplanung Projektzeitplan Reagieren auf Terminprobleme Risikomanagement 2

3 Aufgaben des Projektmanagements 3

4 Definitionen Produkt: Ergebnis eines Tätigkeitsvorhabens, z.b. Hardware, Schriftstück, Program, Dienstleistung Projekt: Zielorientiertes Vorhaben zur Erstellung eines Produktes Prozess: Das eigentliche Vorgehen im Projekt zur Erstellung des Produktes Projektmanagement: Die Gesamtheit von Führungsaufgaben, Führungsorganisation, Führungstechniken und mitteln, für die Abwicklung eines Projekts DIN

5 Übersicht Idee Definition Entwurf Realisierung Erprobung Einsatz Produkt Prozess Projekt 5

6 Projekt Konstituierende Merkmale Einmaliges Vorhaben einmalig in Bezug auf: Zielvorgabe zeitliche, finanzielle, personelle, oder andere Begrenzungen Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben projektspezifische Organisation Zeitlich begrenzt Start- und Endtermin Klare Zieldefinition Begrenzung Festes Budget, beschränkte Ressourcen Besondere Führungsaufgabe Komplexes Vorhaben, besonderes Risiko (durch Einmaligkeit) Koordination von Fachleuten aus verschiedenen Bereichen 6

7 Softwareprojekte Software-Entwicklung hat immer Projektcharakter Neuartige / einzigartige Ziele, technisch innovativ Das Ergebnis ist nicht greifbar Fortschritt schwer erkennbar Softwareprojekte scheitern häufiger als andere Industrieprojekte 7

8 Charakteristika von Projekten Projektdauer von wenigen Monaten bis mehreren Jahren Projektdauer ist steuerbar (z.b. Anzahl Mitarbeiter) Projektgroesse Projektgroesse Mitarbeiter Bearbeiterjahre Mio. Euro Sehr klein < 3 < 0.4 < 0.1 Klein Mittel Gross Sehr gross > 150 > 500 > 100 8

9 Projektmanagement Aufgabe Erstellung des Angebots / Projektantrags Projekt- und Zeitplanung Projektkostenkalkulation Projektüberwachung Auswahl und Beurteilung des Personals Präsentation und Erstellen von Berichten Projektmanagement verursacht Kosten Kann ich es mir leisten, kein Projektmanagement zu haben? Je größer das Projekt, desto wichtiger das Management 9

10 Projektplanung 10

11 Projektplanung - Übersicht Randbedingungen klären Projektparameter einschätzen Meilensteine definieren Projektzeitplan aufstellen ggf. Abbruch Budget, Personal, Endtermin Aktivitäten beginnen nein ggf. Randbedingungen nachverhandeln Fortschritt überprüfen Fertig? nein Projektparameter neu einschätzen Zeitplan überarbeiten Probleme? ja Technisches Review ja neue Kundenwünsche 11

12 Projektplan Einführung: Ziele und Randbedingungen festlegen (Pflichtenheft) Projektorganisation: Personen, Rollen, Teams Risikoanalyse: Beschreibung und Bewertung von Risiken Arbeitsaufteilung, Verantwortlichkeiten, Weisungsbefugnisse Projektzeitplan: Wer, wann, was? Meilensteine Überwachungs- und Berichterstattungsinstrumente: Wann und wie wird geprüft und berichtet? Der Projektplan wird während des Projekts angepasst 12

13 Meilensteine und Lieferschritte Fortschritt greifbar machen (gerade bei Software) Meilenstein: erkennbarer Endpunkt einer Teilaufgabe Für Projektmanager Berichte, Prototypen, fertige Teilsysteme Entwicklung zu 80% abgeschlossen kein geeigneter Meilenstein Lieferschritt: Projektresultat für Kunden Ähnlich Meilenstein, aber für Kunden Berichte, Prototypen, fertige Teilsysteme 13

14 Projektorganisation Stabs-Projektorganisation hierarchisch, in Abteilungen gegliedert starre Organisationsstruktur im Unternehmen Matrix-Projektorganisation Abteilungs- und Projektleitung werden formal voneinander getrennt. flexibel bzgl. der Projektstruktur Reine Projektorganisation nur Projekte und eine Zentralabteilung aus Grundzüge des Projektmanagment: zingel.de 14

15 Projektleiter Vertritt das Projekt nach Außen Verantwortlich für den Erfolg des Projekts Verantwortlich für Projektplanung und Kontrolle Führen von Projektmitarbeitern Koordinieren von Partnerstellen Moderieren von Beratungs- und Steuerungsgremien, Kontakt zum Kunden 15

16 Zeitplanung 16

17 Zeitplanung des Projektmanagers Zerlegt Projekt in Arbeitspakete (Dauer 1 bis 10 Wochen) Schätzt Zeiten und Ressourcen Erstellt sinnvolle Reihenfolge und Parallelität Zeitpuffer einplanen, eventuelle Probleme berücksichtigen Softwareunterstützung hilfreich, z.b. Microsoft Project, GanttProject, Kplato, uvm. Erfahrung zum Schätzen notwendig Trotzdem schwierig durch Neuartigkeit des Projekts und schnell wechselnde Technologie 17

18 Zeitplanung am Beispiel Arbeitspaket Dauer in Tagen Abhaengigkeiten T1 8 T2 15 T3 15 T1 T4 10 T5 10 T2, T4 T6 5 T1, T2 T7 20 T1 T8 25 T4 T9 15 T3, T6 T10 15 T5, T7 T11 7 T9 T12 10 T11 18 Was ist die minimale Projektdauer?

19 Netzplan Arbeitspaket Auch hierarchischer Aufbau möglich 19 Meilenstein

20 Kritischer Pfad Längster Pfad im Netzplan Beispiel: Kritischer Pfad: 55 Tage Puffer T8: 20 Tage Verzögerung vom Paketen auf kritischem Pfad -> Gesamtverzögerung Dort besonders genau planen Zeiten ggf. verkürzen durch Projektaufgaben umstrukturieren; auch später Andere Pakete ggf. unkritisch, berechenbarer Puffer 20

21 Gantt-Diagramm 21

22 Aufteilung auf Ressourcen insb. Personal ggf. externe Spezialisten 22

23 Exkurs: Kapazitätsplanung 23

24 Erstellen von Zeitplänen Manuelles Vorgehen z.b. MPM (Metra-Potential-Methode) kombiniert Vorwärtsund Rückwärtsterminierung ermittelt Puffer Softwareunterstützung üblich MS Project, GanttProject, uvm. 24

25 Reagieren auf Terminprobleme 25

26 Terminprobleme Fehler in der Zeitplanung sind normal! -> Regelmäßige Aktualisierung 26

27 Terminprobleme II Real Geplant 27

28 Terminprobleme erkennen Kontrolle nötig, formales Rückmeldewesen Wer, wann, was klar festlegen Plan-Ist-Vergleich Messbare Meilensteine! Nicht-aktuelle Pläne: kein Wert als Führungsinstrument 28

29 Meilensteintrendanalyse Erhebungszeitpunkt geschätzter Fertigstellungstermin Extrem ansteigend: zu optimistische Schätzungen Trendwende: frühe Schätzungen unbrauchbar Zick-Zack-Verlauf: Große Unsicherheit in Terminaussagen Gleichmäßig fallend Zu große Puffer 29

30 Ursachen für Terminprobleme Personalmangel (Krankheit, Fluktuation, ) Fehlende Qualifikation, Unvorhergesehene Schwierigkeiten Unrealistische Aufwandsabschätzungen Nicht bedachte Abhängigkeiten Zusätzliche Leistungsanforderungen Typisch bei Studentenprojekten: Überraschende Prüfungszeit Ungleichmäßige Arbeitsverteilung Einarbeitungszeit unterschätzt 30

31 Potentielle Maßnahmen Einsatz von zusätzlichem Personal insb. hochqualifiziertes Personal für spezielle Aufgaben Temporäres Erhöhen der Arbeitszeit (Überstunden, Urlaubssperre) nur kurzfristig möglich Verbesserter Tool- und Methodeneinsatz Optimierung der Arbeitsabläufe Fremdvergabe Geringerer Leistungsumfang Prioritäten vergeben, inkrementelles Ausliefern Fertigstellungstermin verschieben Nicht: Weniger Testen/Qualitätskontrolle 31

32 Teamproduktivität Mythos: Wenn wir in Verzug sind, holen wir einfach weitere Entwickler mit ins Projekt und holen das auf Realität: Späte Projekte werden in der Regel später durch mehr Entwickler Kommunikationsoverhead 32

33 Fast-schon-fertig-Syndrom Letzten 10 % der Arbeit -> 40 % der Zeit Fortschritt messbar machen Nicht nur auf Schätzungen des Entwicklers verlassen 33

34 Risikomanagement 34

35 Risikomanagement Zentrale Aufgabe des Projektmanagements Risiken so früh wie möglich erkennen und bewerten ggf. Maßnahmen zur Vermeidung planen Ergebnisse der Risikoanalyse im Projektplan dokumentiert Projektrisiken: Zeitplan und Ressourcen z.b. Entwickler krank/kündigt Produktrisiken: Qualität und Leistung der Software z.b. gekaufte Komponente zu langsam Wirtschaftliche Risiken z.b. Mitbewerber führt vergleichbares Produkt ein 35

36 Risiken Risiko Art Beschreibung Personalveränderung Projekt Erfahrenes Personal verläßt das Projekt vorzeitig, Krankheit Managementveränderung Projekt Neues Management mit anderen Prioritäten Hardware/Software nicht verfügbar Änderung von Anforderungen Verzögerung in Spezifikation Unterschätzung des Umfangs Projekt Projekt und Produkt Projekt und Produkt Projekt und Produkt Zulieferung unverzichtbarer Hardware/Software unpünktlich Mehr Änderungen als erwartet Wichtige Schnittstellen nicht rechtzeitig bekannt Technologieveränderung Wirtschaftlich Neue Technologie verdrängt benutzte Produktkonkurrenz Wirtschaftlich Konkurenzprodukt vorher auf dem 36 Markt

37 Ablauf des Risikomanagements Risikoerkennung Risikoanalyse Risikoplanung Risikoüberwachung Liste potentieller Risiken Priorisierte List der Risiken Risikovermeidung und Notfallpläne Risikobewertung 37

38 Risikoerkennung Teamarbeit, Ideensammlung, Checklisten Beispiele Technologische Risiken: langsame Datenbank, fehlerhafte Komponente Personenbezogene Risiken: Krankheit, unqualifiziertes Personal Unternehmensbezogene Risiken: Managementwechsel Risiken durch Werkzeuge: Code-Generator ineffizient Anforderungsrisiken: Kunde versteht Konsequenzen von Anforderungsänderungen nicht Schätzrisiken: Anzahl der Fehlerbehebungen wird unterschätzt 38

39 Risikoanalyse Schätzung von Wahrscheinlichkeit und Auswirkungen Erfahrung des Projektleiters nötig Grobe Skalen reichen gering (<10%), niedrig (<25%), mittel (<50%), hoch (<75%), sehr hoch katastrophal, ernst, tolerierbar, unbedeutsam Fokus auf die Top-10-Risiken 39

40 Risikoplanung Vermeidungsstrategien (Risiko vermeiden) Minimierungsstrategien (Konsequenzen minimieren) Notfallpläne -> Erfahrung des Projektleiters nötig Beispiele: Kundenakzeptanz unklar: Prototyp entwickeln Krankheit des Personals: Überschneidungen bei Arbeiten einplanen, Abhängigkeiten vermeiden Datenbankleistung: Andere Datenbank kaufen Finanzielle Probleme des Unternehmens: Zusammenfassung an Management vorbereitet die Beitrag des Projekts erklärt 40

41 Typische Strategien im Risikomanagement früh Prototypen entwickeln Inkrementelle Entwicklung Gutes Personal rekrutieren Teambildende Maßnahmen Wiederverwendung, Komponenten einkaufen 41

42 Zusammenfassung Projektmanagement zentral für Erfolg des Projekts Plant, koordiniert, und prüft Ständige Anpassung nötig Risiken erkennen und planen Weiterführende Literatur Sommerville (2007): Software Engineering. 8 Aufl., Pearson. Burghardt, M. (1997): Projektmanagement: Leitfaden für die Planung, Überwachung und Steuerung von Entwicklungsprojekten. 4. Aufl., Erlangen. 43

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