MS Access ECDL Modul 5

Transkript

1 MS Access 2003 ECDL Modul 5

2 1. Datenbank Definition und Begriffserklärung Bildschirmaufbau Allgemeines Bildschirmaufbau Datenbankfenster Aufbau einer Datenbank Tabellen Allgemeines Tabellenerstellung in der Entwurfsansicht Schritt 1 Entwurfsansicht Schritt 2 Feldnamen Schritt 3 Felddatentypen Schritt 4 Feldeigenschaften Wichtige Feldeigenschaften Schritt 5 Primärschlüssel Tabellen speichern Dateneingabe in der Datenblattansicht Nachträgliche Änderungen in Tabellen Einfügen von Feldern Probleme von nachträglichen Änderungen Tabellenübergreifendes Arbeiten Beziehungen Allgemeines Beziehungstypen Voraussetzungen für Beziehungen Erstellung der Beziehung Referentielle Integrität Formulare Allgemeines Formularerstellung mit dem Assistenten Schritt 1 Feldauswahl Schritt 2 Formularlayout Datenbank Seite 2 Philipp Mehrl

3 Schritt 3 Formatauswahl Schritt 4 Formulartitel Grundbedienung des Formulars Navigationsbereich Eingabe eines neuen Datensatzes Formularnachbearbeitung Formularkopf und Formularfuß Detailbereich Markieren im Entwurf Einfügen von Steuerelementen Abfragen Allgemeines Abfragenerstellung in der Entwurfsansicht Schritt 1 - Entwurfsansicht Schritt 2 Auswahl der Tabelle(n) Schritt 3 Auswahl der Felder Schritt 4 Wichtige Abfrageeinstellungen Schritt 5 Anzeigen des Abfragergebnisses Abfragekriterien Allgemeines Kriterium Text Kriterium Zahl Kriterium Vergleichsoperatoren Kriterium Platzhalter Kriterium Nicht Kriterium Oder Kriterium Und Abfragen Speichern Berichte Allgemeines Berichtserstellung unter Verwendung des Assistenten Datenbank Seite 3 Philipp Mehrl

4 Schritt 1 Feldauswahl Schritt 2 Gruppierungsebenen Schritt 3 Sortierung Schritt 4 Zusammenfassungsoptionen Schritt 5 - Berichtslayout Schritt 6 Berichtsformat Schritt 7 Berichtstitel Berichtsnachbearbeitung Sonderfunktionen Datensatzsortierung in der Tabelle Datensatzsuche in der Tabelle Filter in Formularen oder Tabellen Ausdrucken Datenbank Seite 4 Philipp Mehrl

5 1. Datenbank Definition und Begriffserklärung Unter einer Datenbank versteht man die Möglichkeit jede Art von Daten zu erfassen, sammeln, speichern und auszuwerten. Microsoft Access stellt die technische Grundlage dazu dar. Solche Daten können z. B. Adressen oder Artikel sein. Zusätzlich steht eine Vielzahl von Werkzeugen zur Verfügung, mit deren Hilfe die gespeicherten Daten nach bestimmten Regeln sortiert, gefiltert oder auch ausgedruckt werden können. Datenbanken speichern die entsprechenden Daten in Form von Tabellen ab. Eine Zeile einer solchen Tabelle, die zusammengehörige Daten enthält wird Datensatz genannt. Ein Datensatz könnte z. B. aus den Feldern Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Strasse, Postleitzahl und Ort bestehen Bildschirmaufbau Allgemeines Die Access-Standardansicht enthält neben einigen Symbolleisten auch noch den Office-typischen Aufgabenbereich, über den auf viele Funktionen direkt zugegriffen werden kann. Hier geht es vorwiegend um Funktionen, die von Access ganz allgemein bereitgestellt werden wie z. B. Neu, Öffnen, Speichern, Drucken, Ausschneiden, Kopieren oder Einfügen. Die Bearbeitung und Steuerung der eigentlichen Datenbank erfolgt über das so genannte Datenbankfenster. Von hier aus kann jede Datenbank individuell bearbeitet werden. Die Funktionsweise der einzelnen Symbole, Icons und Schaltflächen wird später noch genauer erklärt. Datenbank Seite 5 Philipp Mehrl

6 Bildschirmaufbau Datenbankfenster Aufgabenbereich Datenbankfenster Das Datenbankfenster ist das zentrale Steuerelement der Datenbank. Von hier aus werden alle spezifischen Funktionen aufgerufen. Im linken Teil können die unterschiedlichen Objekte wie z. B. Tabellen, Abfragen, Formulare oder Berichte aufgerufen werden. Durch Anklicken der jeweiligen Schaltfläche werden die verschiedenen Details jeweils rechts daneben angezeigt. Datenbank Seite 6 Philipp Mehrl

7 Datenbankfenster 1.2. Aufbau einer Datenbank Eine Datenbank besteht im Wesentlichen aus vier Objekten: Tabellen, Formulare, Abfragen und Berichte Jedes Objekt erfüllt unterschiedliche Teilaufgaben doch erst durch die Kombination kann die Datenbank funktionieren. Das wichtigste Objekt jeder Datenbank sind die unterschiedlichen Tabellen. Sie stellen das Grundgerüst dar. Alle Datensätze sind in diesen Tabellen abgespeichert und werden von dort aus für die anderen Objekte verfügbar gemacht. Die Formulare dienen dem Benutzer zu einer übersichtlichen, arbeitsfreundlichen und korrekten Dateneingabe. Es handelt sich hier um Eingabemasken, über die die Datensätze eingegeben werden. In den Formularen werden die Datensätze allerdings nicht abgespeichert, diese werden vom Formular in die Tabelle übertragen und nur dort gespeichert. Die Daten einer Tabelle können mit Hilfe eines Formulars auch betrachtet und mit Hilfe von Navigationsschaltflächen durchgesehen (durchgeblättert) werden. Datenbank Seite 7 Philipp Mehrl

8 Die Abfragen ermöglichen dem Benutzer Sortierungs- und Filterungsvorgänge innerhalb der Datenbank. So kann man sich beispielsweise aus einer umfangreichen Liste nur jene Datensätze filtern lassen, die bestimmte Kriterien erfüllen (z. B. aus einer Liste mit Kundenadressen aus ganz Österreich filtert man nur die Kunden aus Salzburg heraus). Auch die Abfragen greifen auf die in den Tabellen gespeicherten Daten zu. Zum Ausdrucken von Inhalten werden die Berichte verwendet. Hier stehen viele Möglichkeiten zur grafischen Gestaltung zur Verfügung. Die Datensätze die ausgedruckt werden sollen, werden auch hier wieder von den Tabellen geliefert. Man kann also zusammenfassend festhalten, dass alle Daten oder Informationen einer Datenbank in den Tabellen abgespeichert sind und von dort aus den anderen Objekten zur Verfügung gestellt werden. Bei der Erstellung dieser einzelnen Objekte hat man immer die Auswahl ob man alles selbst d. h. benutzerdefiniert erstellen will, oder ob man sich zwecks Arbeitserleichterung von einem Assistenten unterstützen lässt. Wir empfehlen die manuelle Erstellung von Tabellen und Abfragen und die Verwendung des Assistenten bei Formularen und Berichten. Daneben spielen auch noch die verschiedenen Ansichten eine große Rolle. Für die Erstellung oder Nachbearbeitung der einzelnen Objekte gibt es die Entwurfsansicht, das fertige Ergebnis erscheint jeweils in der Datenblatt-, Formular- oder Berichtsansicht. 2. Tabellen 2.1. Allgemeines Tabellen stellen das Grundgerüst einer Datenbank dar. Hier sind alle Informationen gespeichert und alle anderen Objekte greifen auf diese Datensätze zu. Die Tabellen sollten nach Themen gruppiert sein, das heißt, dass der Inhalt einer Tabelle immer nur ein Thema enthalten soll. Wenn man in einer Datenbank beispielsweise Kundenadressen, Lieferantenadressen und Artikeldaten erfassen will, so sollte man eine eigene Tabelle nur für die Kunden, eine eigene nur für die Lieferanten und eine dritte Tabelle nur für die Artikel erstellen. Datenbank Seite 8 Philipp Mehrl

9 Damit man die Informationen der verschiedenen Tabellen später miteinander kombinieren kann um z. B. herauszufinden welcher Kunde welchen Artikel kauft oder welcher Lieferant welchen Artikel liefert sind zwischen den Tabellen so genannte Beziehungen erforderlich. Diese Beziehungen werden später besprochen Tabellenerstellung in der Entwurfsansicht Bei der Erstellung von neuen Tabellen hat man stets die Auswahl die Tabelle manuell in der so genannten Entwurfsansicht oder unter Verwendung des Assistenten zu erstellen. Die manuelle Erstellung in der Entwurfsansicht hat den Vorteil, dass man die Tabelle absolut benutzerdefiniert nach den eigenen Vorstellungen aufbauen kann Schritt 1 Entwurfsansicht Im ersten Schritt muss man sicherstellen, dass man sich im Objekt Tabellen befindet. Der rechte Teil des Datenbankfensters zeigt die verschiedenen Möglichkeiten an. Hier einen Doppelklick auf den Befehl "Erstellt eine Tabelle in der Entwurfsansicht" machen. In der Entwurfsansicht der Tabelle kann man nun mit dem Aufbau der einzelnen Bestandteile beginnen. Dazu gehört die Wahl der Feldnamen, Felddatentypen und Feldeigenschaften. Datenbank Seite 9 Philipp Mehrl

10 Schritt 2 Feldnamen In der ersten Spalte der Entwurfsansicht müssen die Feldnamen eingegeben werden. Diese Feldnamen entsprechen grundsätzlich den späteren Spaltenüberschriften. Es gibt bestimmte Vorgaben, die erfüllt sein müssen, andernfalls treten Fehlermeldungen auf. Solche Vorgaben sind z. B. keine Verwendung von Punkten, Rufzeichen, Klammern oder Feldnamen mit einer maximalen Länge von 64 Zeichen. Tabelle Entwurfsansicht Schritt 3 Felddatentypen Nach der Wahl der Feldnamen müssen die Felddatentypen festgelegt werden. Durch diese Felddatentypen wird genau definiert welche Art von Inhalt später in dem entsprechenden Feld eingegeben werden kann bzw. nicht kann. Die Auswahl erfolgt über das Drop-Down-Feld, das erst angezeigt wird, wenn man in das entsprechende Feld klickt. Folgende Felddatentypen stehen zur Auswahl: Text, Memo, Zahl, Datum/Uhrzeit, Währung, AutoWert, Ja/Nein, OLE-Objekt, Hyperlink und Nachschlageassistent. Datenbank Seite 10 Philipp Mehrl

11 Text Memo Zahl Datum/Uhrzeit Währung AutoWert Ja/Nein OLE-Objekt Hyperlink Nachschlage beliebige Zeicheneingabe, maximal 255 Zeichen beliebige Zeicheneingabe, maximal Zeichen nur Zahleneingabe, Berechnungen sind möglich für Datums- oder Uhrzeitangaben für Währungsangaben automatische Vergabe von fortlaufenden oder zufälligen Werten für Auswahlfelder Ja oder Nein, Wahr oder Falsch für mit Access verknüpfte oder eingebettete Objekte der Inhalt wird als funktionierender Hyperlink dargestellt für die Erstellung von eigenen Drop-Down-Listenfeldern Assistent Die Wahl der Felddatentypen sollte gut überlegt werden. Änderungen im Nachhinein, wenn bereits Datensätze eingegeben wurden können Fehler verursachen Schritt 4 Feldeigenschaften Jedes Feld einer Tabelle verfügt über so genannte Feldeigenschaften. Diese sind individuell und abhängig vom Felddatentyp einzustellen. Die Feldeigenschaften werden in der unteren Hälfte der Entwurfsansicht angezeigt und zwar jeweils von dem Feld, in dessen Zeile sich der Datensatzmarkierer befindet. Datenbank Seite 11 Philipp Mehrl

12 Über die Feldeigenschaften können die einzelnen Felder der Tabellen noch genauer bearbeitet werden. Grundsätzlich arbeitet Access hier aber mit automatisch vorgeschlagenen Werten. Feldeigenschaften und Datensatzmarkierer Wichtige Feldeigenschaften Feldgröße Beim Felddatentyp Text wird die Feldgröße als Anzahl der möglichen Zeichen von 0 bis 255 eingegeben. Beim Felddatentyp Zahl hat man die Wahl zwischen Byte, Integer, Long Integer, Single oder Double wobei der Hauptunterschied in der Größe und in der Erfassung ganzer oder Dezimalzahlen liegt. Byte, Integer und Long Integer speichern nur ganze Zahlen. Single und Double speichern auch Dezimalzahlen. Datenbank Seite 12 Philipp Mehrl

13 Format Über die Formateigenschaft lassen sich spezielle Datums- oder Währungsformate einstellen. Standardwert Hier eingegebene Werte werden von Access bei jedem neuen Datensatz automatisch vorgeschlagen. Diese Vorschläge können aber ersetzt werden. Gültigkeitsregel Über die Gültigkeitsregel lassen sich die eingegebenen Werte auf einen bestimmten Bereich beschränken. Legt man hier z. B. die Gültigkeitsregel "<100" fest so können nur noch Wert kleiner als 100 eingegeben werden. Andernfalls erscheint eine Fehlermeldung. Dezimalstellenanzeige Über diese Eigenschaft kann man die Anzahl der angezeigten Dezimalstellen festlegen. Indiziert Hier lässt sich ein Index festlegen. Dieser Index ermöglicht schnelleres Suchen und Sortieren von Datensätzen. Zudem lässt sich über den Index auch die Eindeutigkeit eines Datensatzes gewährleisten. Ist ein Index ohne Duplikate eingestellt, so kann jeder Inhalt dieses Feldes nur ein einziges Mal eingegeben werden Schritt 5 Primärschlüssel Primärschlüssel sorgen ähnlich wie ein Index für die Eindeutigkeit eines Datensatzes. Zusätzlich ermöglichen sie weitere Funktionen wie das Erstellen von Beziehungen, auf das später noch genauer eingegangen wird. Normalerweise setzt man den Primärschlüssel auf jenes Feld der Tabelle, das den Datensatz eindeutig macht. Meist handelt es sich dabei um Felder die der Nummerierung dienen. Man sollte in jeder Tabelle einen Primärschlüssel setzen, da man sonst eventuell später keine Beziehungen erstellen kann. Datenbank Seite 13 Philipp Mehrl

14 Primärschlüssel 2.3. Tabellen speichern Sind nun alle Feldnamen, Felddatentypen, Feldeigenschaften und Primärschlüssel festgelegt kann man die Tabelle in der Entwurfsansicht speichern. Dies erfolgt am einfachsten über das Diskettensymbol in der Symbolleiste. Nach dem Anklicken erscheint ein Dialogfenster in dem der Tabellennamen eingegeben werden muss. Anschließend mit OK bestätigen. Nun ist die Tabelle innerhalb der Datenbank gespeichert und man könnte grundsätzlich bereits mit der Dateneingabe beginnen. Diese Dateneingabe kann allerdings nicht in der Entwurfsansicht durchgeführt werden. Hier ist zuerst ein Wechsel in die Datenblattansicht erforderlich Dateneingabe in der Datenblattansicht Der Wechsel zwischen der Entwurfs- und der Datenblattansicht kann auf verschiedene Arten durchgeführt werden. Einerseits hat man die Möglichkeit über das Menü "Ansicht" "Entwurfsansicht" bzw. "Datenblattansicht" zu wechseln. Datenbank Seite 14 Philipp Mehrl

15 Die schnellere und einfachere Möglichkeit ist der Wechsel zwischen den Ansichten über das entsprechende Symbol direkt in der Symbolleiste "Tabellenentwurf". Es handelt sich hier um das erste Symbol ganz links. In der Datenblattansicht sieht die Tabelle dann folgendermaßen aus. Die Tabelle ist nun soweit fertig gestellt. Man könnte direkt mit der Dateneingabe beginnen. Da diese Art der Tabellenansicht allerdings eher unübersichtlich wirkt, empfehlen wir die Erstellung von Formularen um eben diese Übersicht zu verbessern Nachträgliche Änderungen in Tabellen Bei bereits erstellten Tabellen können im Nachhinein jederzeit Änderungen vorgenommen werden. Dies kann man allerdings nur in der Entwurfsansicht durchführen. Datenbank Seite 15 Philipp Mehrl

16 Verschieben von Feldern Reihenfolge Die Feldreihenfolge in der Entwurfsansicht von oben nach unten entspricht der Feldreihenfolge in der Datenblattansicht von links nach rechts. Man kann die Position bereits angelegter Felder verändern, indem man das Feld links im grauen Bereich mit gedrückt gehaltener linker Maustaste festhält und an die gewünschte Stelle verschiebt. Die Zielposition wird durch eine dicke, schwarze, horizontale Linie dargestellt. Verschieben von Feldern Das Verschieben von Feldern funktioniert auch bei den Abfragen die später erklärt werden nach dem gleichen Prinzip. Allerdings verschiebt man hier nicht vertikal sondern horizontal Einfügen von Feldern In bestehenden Tabellen können zusätzliche Felder ganz einfach ergänzt werden. Entweder durch Anfügen am unteren Ende oder durch Einfügen einer neuen Zeile. Dieses Einfügen erfolgt über das Menü "Einfügen" "Zeilen". Die neue Zeile wird immer oberhalb jener Zeile eingefügt, in der sich der Cursor befindet. Datenbank Seite 16 Philipp Mehrl

17 Probleme von nachträglichen Änderungen Sobald in einer Tabelle Datensätze erfasst sind, können nachträgliche Änderungen am Aufbau von Tabellen zu Problemen führen. Änderungen bei Felddatentypen oder Feldeigenschaften können zu Verlust oder Verfälschung von Datensätzen führen. Hier treten oft Access-Fehlermeldungen auf, deren Hinweise und Anweisungen genau befolgt werden sollten. 3. Tabellenübergreifendes Arbeiten Beziehungen 3.1. Allgemeines Access-Datenbanken beinhalten Datensätze in Form von verschiedenen Tabellen. Diese Tabellen sollten nach Themen gruppiert werden, sodass sich eine Tabelle immer nur mit einem Thema beschäftigt. Alle Informationen zum Thema Lieferanten werden in der Lieferantentabelle gespeichert, alle Informationen zum Thema Kunden in der Kundentabelle und alle Informationen zum Thema Artikel in der Artikeltabelle. Verfolgt man diese Gruppierung nach Themen nicht, sondern erfasst mehrere unterschiedliche Themen in einer gemeinsamen Tabelle, treten folgende Probleme auf: Man müsste häufig mehrere gleichlautende Datensätze eingeben und würde dadurch einen hohen Arbeits- und Zeitaufwand verursachen. Außerdem entsteht durch die umständliche Datensatzeingabe ein hohes Risiko von Eingabefehlern. Daneben würde sich die Dateigröße der Datenbank unnötig erhöhen. Beispiel In einer gemeinsamen Tabelle werden die Kunden und die Bestellungen eines Unternehmens erfasst. Ein Datensatz besteht aus ca. 30 Feldern (10 Felder mit Kundendaten und 20 Felder mit Bestelldaten). Bestellt nun ein Kunde einen bestimmten Artikel so ist ein Datensatz mit 30 Feldern einzugeben. Bestellt nun aber derselbe Kunde einen weiteren Artikel, so muss wieder ein vollständiger Datensatz eingegeben werden, obwohl bereits die 10 Felder mit Kundendaten Datenbank Seite 17 Philipp Mehrl

18 beim ersten Bestellvorgang eingegeben wurden. Es müssen also 10 identische Feldinhalte zweimal eingegeben und in der Datenbank gespeichert werden. Wenn nun ein Kunde nicht nur zwei sondern z. B. 50 Artikel bestellt, so müsste man 50 mal die Kundendaten eingeben und speichern, obwohl die einmalige Eingabe und Speicherung bereits ausreichen würde, hätte man zwei miteinander in Beziehung stehende Tabellen. In Zahlen ausgedrückt bedeutet das: Eine Tabelle ohne Beziehung: Ein Kunde bestellt 50 Artikel die Kundendaten müssen 50-mal eingegeben werden. Zwei Tabellen mit Beziehung: Ein Kunde bestellt 50 Artikel die Kundendaten müssen nur 1-mal eingegeben werden und können mit den Artikeldaten durch die Verwendung von Beziehungen kombiniert werden Beziehungstypen Die beiden bekanntesten Beziehungstypen in Access sind die 1:n- und die 1:1- Beziehungen. 1:n-Beziehung Ein Kunde bestellt mehrere Artikel. 1:1-Beziehung Ein Kunde kann nur einen Artikel bestellen (theoretische Annahme) Voraussetzungen für Beziehungen Um mit Access eine Beziehung zwischen zwei Tabellen herstellen zu können sind in den Tabellen jeweils Partnerfelder erforderlich. In unserem Beispiel gibt es eine Haupt- und eine Detailtabelle. Die Kunden stellen die Haupt- und die Bestellungen die Detailtabelle dar. Jenes Feld, das in der Haupttabelle zur eindeutigen Identifikation verwendet wird hier z. B. eine Kundennummer bzw. ein Kunden- Code (das Primärschlüsselfeld) wird als zusätzliches Partnerfeld in der Detailtabelle angelegt hier natürlich nicht als Primärschlüsselfeld. Datenbank Seite 18 Philipp Mehrl

19 Würde man beide Partnerfelder als Primärschlüsselfelder definieren, dann würde eine Beziehung vom Typ 1:1 entstehen, da hier jeder Wert jeweils nur einmal vorkommen kann Erstellung der Beziehung Vor dem Erstellen der Beziehung muss man sicherstellen, dass die betroffenen Tabellen nicht mehr geöffnet sind. Danach in Access über das Menü "Extras" "Beziehungen " das Beziehungsfenster öffnen. Menü "Extras" "Beziehungen " Danach muss man jene Tabellen, die in Beziehung gesetzt werden sollten auswählen und dem Beziehungsfenster hinzufügen. Datenbank Seite 19 Philipp Mehrl

20 Obiges Fenster lässt sich über das Symbol "Tabelle anzeigen" der Symbolleiste einblenden. in Im Beziehungsfenster werden dann die eingefügten Tabellen grafisch dargestellt. Mittels Drag-and-Drop kann man nun das eine Partnerfeld auf das andere Partnerfeld ziehen. Hier ist es wichtig, dass man sehr genau arbeitet, da sonst eventuell eine Beziehung zu einem falschen Feld erstellt werden könnte. Beim Loslassen der gedrückt gehaltenen linken Maustaste öffnet sich automatisch ein Dialogfenster. Darin können noch weitere Zusatzeinstellungen zur jeweiligen Beziehung vorgenommen werden. Auch der Beziehungstyp 1:n oder 1:1 wird hier nochmals angezeigt. Beziehungsfenster Datenbank Seite 20 Philipp Mehrl

21 Zusatzeinstellungen Beziehung bearbeiten Dieses Fenster noch mit der Schaltfläche "Erstellen" bestätigen und die Beziehung wird erstellt. Eine fertig erstellte Beziehung wird durch eine schwarze Verbindungslinie zwischen Haupt- und Detailtabelle angezeigt. Fertige Beziehung 3.5. Referentielle Integrität Die referentielle Integrität ist ein Werkzeug, das den Benutzer vor typischen Userfehlern schützt. Ist sie aktiviert, dann bedeutet das für die Datenbank, dass ein Datensatz der Haupttabelle z. B. nur dann gelöscht werden kann, wenn alle zugeordneten Detaildatensätze zuvor gelöscht wurden. Das Kontrollkästchen zum Aktivieren findet man in dem Dialogfenster "Beziehung bearbeiten". Datenbank Seite 21 Philipp Mehrl

22 4. Formulare 4.1. Allgemeines Formulare sind Eingabemasken zur Erleichterung der Datensatzeingabe. Je übersichtlicher ein Formular gestaltet ist, desto weniger Probleme werden bei der Dateneingabe auftreten. Formulare sollten für die Ansicht am Bildschirm optimiert werden. Ein weiterer Vorteil eines Formulars ist jener, dass immer nur ein Datensatz am Bildschirm sichtbar ist. Dadurch sollte verhindert werden, dass man bei der Datensatzeingabe Werte in falsche Felder einträgt. Bei der Erstellung von Formularen empfehlen wir die Verwendung des Formularassistenten. Dieser verhilft zu einer großen Zeitersparnis, dennoch kann das vom Assistenten erstellte Formular benutzerdefiniert nachbearbeitet werden Formularerstellung mit dem Assistenten Zuerst im Datenbankfenster auf das Objekt Formulare umschalten. Danach den Assistenten mit einem Doppelklick auf den Befehl "Erstellt ein Formular unter Verwendung des Assistenten" starten. Datenbank Seite 22 Philipp Mehrl

23 Datenbankfenster Formulare Schritt 1 Feldauswahl In einem Formular werden niemals Datensätze abgespeichert. Alle eingegebenen Informationen werden sofort vom Formular in eine Tabelle übertragen und dort gespeichert. Mit welcher Tabelle ein Formular verbunden ist wird im ersten Schritt des Assistenten festgelegt. Daneben wird hier auch noch festgelegt welche von der Tabelle verfügbaren Felder im Formular eingebaut werden. Man muss immer beachten, dass im Formular fehlende Felder keine Werte an die Tabelle liefern. Somit bleiben diese Felder in der Tabelle leer bzw. müssten manuell über die Datenblattansicht der Tabelle befüllt werden. Datenbank Seite 23 Philipp Mehrl

24 Tabellen- und Feldauswahl Schritt 2 Formularlayout Hier wird festgelegt wie das Formular aussehen soll. Der Assistent bietet verschiedene Wahlmöglichkeiten an, die durch anklicken im Vorschaufenster betrachtet werden können. Layoutauswahl Datenbank Seite 24 Philipp Mehrl

25 Schritt 3 Formatauswahl Die Einstellung Format bestimmt über die Gestaltung von Hintergrund- und Schriftfarben, Schriftarten, Schriftgrößen und weiteren Formatierungs- Einstellungen Schritt 4 Formulartitel Der Formulartitel wird auf dem Formular angezeigt und ist zugleich der Name mit dem das Formular innerhalb der Datenbank abgespeichert wird. Datenbank Seite 25 Philipp Mehrl

26 Nach der Eingabe des Titels muss der Formular-Assistent noch mit der Schaltfläche "Fertig stellen" abgeschlossen werden. Danach wird das fertige Formular am Bildschirm angezeigt.ansicht des Formulars wie es vom Assistenten erstellt wurde Grundbedienung des Formulars In einem Formular wird normalerweise immer nur ein Datensatz angezeigt. Die Gesamtanzahl der Datensätze lässt sich über den Navigationsbereich des Formulars, der sich am unteren Rand befindet, ermitteln. Ebenso kann man über diese Navigationsschaltflächen zwischen den einzelnen Datensätzen blättern Navigationsbereich Im Navigationsbereich gibt es Schaltflächen mit denen man direkt zum ersten oder zum letzten Datensatz gelangt. Danben kann man auch noch zwischen den einzelnen Datensätzen blättern oder zu einem neuen, leeren Datensatz umschalten. Datenbank Seite 26 Philipp Mehrl

27 Eingabe eines neuen Datensatzes Durch anklicken der Navigationsschaltfläche für einen neuen, leeren Datensatz erhält man eine leere Formularansicht. Anschließend einfach die gewünschten Informationen in die dafür vorgesehenen Formularfelder eintragen. Die Navigation innerhalb des Formulars mit der Maus, mit der Enter-Taste oder mit der Tabulator-Taste Formularnachbearbeitung Das vom Assistenten erstellte Formular kann in allen Einzelheiten individuell nachbearbeitet werden. Sämtliche Formatierungen können verändert und an die eigenen Vorstellungen angepasst werden. Zusätzlich kann man z. B. Grafiken oder weitere Felder einfügen. Die gesamte Nachbearbeitung muss allerdings ähnlich wie bei der Tabelle in der Entwurfsansicht durchgeführt werden. Dazu mit dem bereits bekannten Symbol links oben die Ansicht wechseln. Datenbank Seite 27 Philipp Mehrl

28 Formular in der Entwurfsansicht Die Entwurfsansicht gliedert das Formular grundsätzlich in drei Bereiche: Formularkopf Detailbereich Formularfuß Datenbank Seite 28 Philipp Mehrl

29 Formularkopf und Formularfuß Inhalte die für alle Datensätze gleich sind werden im Formularkopf platziert. Hier fügt man z. B. Firmenlogos oder Überschriften ein. Diese Einstellungen wirken sich auch beim Ausdrucken von Formularen aus. Manchmal kann es erforderlich sein, dass die entsprechenden Bereiche erst, mittels Drag-and-Drop, vergrößert werden müssen Detailbereich Im Detailbereich werden die einzelnen Datensätze angezeigt. In unserem Beispiel beinhaltet der Detailbereich die Bezeichnungsfelder (linke Felder), die die Beschriftung darstellen und die Textfelder (rechte Felder) für die Dateneingabe Markieren im Entwurf Um einen Teil ein so genanntes Steuerelement im Entwurf des Formulars bearbeiten zu können ist eine entsprechende Markierung notwendig. Diese erreicht man am einfachsten durch Anklicken. Der markierte Bereich ist an den Markierungspunkten zu erkennen. Nun kann die gewünschte Änderung vorgenommen werden. Die Änderungen selbst werden über die entsprechenden Symbole in den Symbolleisten gesteuert ähnlich wie auch in Word oder Excel. Datenbank Seite 29 Philipp Mehrl

30 Einfügen von Steuerelementen Wenn man z. B. eine Überschrift im Formular einfügen möchte muss man zuerst das passende Steuerelement aus der Toolbox auswählen. Die Toolbox ist eine spezielle Access-Symbolleiste die über ein Symbol aktiviert bzw. deaktiviert werden kann. Symbolleiste Toolbox Nach dem Auswählen einfach auf dem Formular mit gedrückt gehaltener Maustaste aufziehen. Der gewünschte Inhalt kann nun eingegeben werden. Zwischendurch kann jederzeit über das entsprechende Symbol die Ansicht des Formulars zwischen Entwurfs- und Formularansicht gewechselt werden. 5. Abfragen 5.1. Allgemeines Eine Access-Abfrage ist eine Art von Filter der auf die in den Tabellen gespeicherten Datensätze angewendet werden kann. Abfragen filtern einerseits die Felder, das heißt, aus einer Vielzahl von Feldern wählt man z. B. nur Nachname und Telefonnummer aus, andererseits die Datensätze, das heißt, aus einer Liste mit Adressdaten aus ganz Österreich fragt man z. B. nur die Adressen aus Salzburg ab. In dieser Broschüre beschäftigen wir uns nur mit den so genannten Auswahlabfragen, der Vollständigkeit halber sei noch erwähnt, dass es in Access auch so genannte Aktionsabfragen gibt Abfragenerstellung in der Entwurfsansicht Auch bei der Abfragenerstellung hat man die Auswahl zwischen der Entwurfsansicht und der Verwendung des Assistenten. Die Entwurfsansicht bietet detailliertere Möglichkeiten, die Abfrage optimal an die Anforderungen anzupassen. Datenbank Seite 30 Philipp Mehrl

31 Schritt 1 - Entwurfsansicht Im ersten Schritt muss man im Datenbankfenster auf das Objekt "Abfragen" umschalten. Dort im rechten Teil des Fensters den Befehl "Erstellt eine Abfrage in der Entwurfsansicht" doppelklicken. Es öffnet sich eine neue Abfrage im Hintergrund, im Vordergrund wird ein Fenster angezeigt zur Auswahl der Tabellen, die die Daten für die Abfrage liefern sollen. Sollte das Fenster Tabelle anzeigen einmal nicht automatisch erscheinen, lässt es sich mit dem passenden Symbol einblenden Schritt 2 Auswahl der Tabelle(n) Die gewünschte Tabelle bzw. Tabellen im Fenster "Tabelle anzeigen" markieren und mit der Schaltfläche "Hinzufügen" bestätigen. Die Tabelle wird im Abfragefenster, im Hintergrund, angezeigt. Jede Tabelle nur einmal einfügen. Nach der Auswahl muss das Fenster "Tabelle anzeigen" geschlossen werden, damit weitergearbeitet werden kann. Datenbank Seite 31 Philipp Mehrl

32 Schritt 3 Auswahl der Felder Im oberen Teil des Abfragefensters die Wunschfelder mittels Doppelklick in die untere Hälfte bringen. Dieser Vorgang kann z. B. auch via Drag-and-Drop durchgeführt werden. Datenbank Seite 32 Philipp Mehrl

33 Schritt 4 Wichtige Abfrageeinstellungen Im unteren Teil des Abfragefensters kann noch eine Sortierung festgelegt werden. Über ein Kontrollkästchen können auch noch die Felder im Abfrageergebnis sichtbar oder unsichtbar gemacht werden (Kontrollkästchen Ein/Aus) Schritt 5 Anzeigen des Abfragergebnisses Das Abfrageergebnis wird in der Datenblattansicht angezeigt. Dazu über das Symbol "Ansicht" in diese umschalten. Man kann das Ergebnis auch über das Symbol "Ausführen" anzeigen lassen. Symbol Ansicht Symbol Ausführen Abfrageergebnis, aufsteigend sortiert nach Artikelname Datenbank Seite 33 Philipp Mehrl

34 5.3. Abfragekriterien Allgemeines In der Zeile "Kriterien" in der Entwurfsansicht einer Abfrage kann man verschiedene Werte eingeben, nach denen dann abgefragt bzw. gefiltert wird. Dazu ist es wichtig genau zu berücksichtigen, dass die gewünschten Kriterien genau in der richtigen Spalte eingetragen werden Kriterium Text Möchte man in einer Abfrage Werte herausfiltern, die einen bestimmten Namen haben, so muss man in der Zeile Kriterien einfach nur den gewünschten Text eingeben. Groß- oder Kleinschreibung hat hier keine Bedeutung Kriterium Zahl Bei der Abfrage nach Zahlenwerten einfach nur den gewünschten Wert als Kriterium eingeben. Zahlenwerte werden nicht wie Texte zwischen Anführungszeichen gesetzt Kriterium Vergleichsoperatoren Die Vergleichsoperatoren Größer >, Kleiner < oder Gleich = kann man ebenfalls als Kriterien verwenden. Sie lassen sich auch kombiniert verwenden, dürfen allerdings nicht durch Leerzeichen getrennt werden, z. B. als Kleiner Gleich <=. Datenbank Seite 34 Philipp Mehrl

35 Kriterium Platzhalter Wenn eine unbestimmte Anzahl von Zeichen unbekannt ist, so kann man diese durch den Stern * als Platzhalter ersetzen. Dabei wird von Access meist automatisch der Begriff Wie ergänzt Kriterium Nicht Um bestimmte Werte vom Ergebnis ausschließen zu können lässt sich als Kriterium der Begriff Nicht verwenden. Von Access wird Nicht umgewandelt in <> Kriterium Oder Oder wird verwendet um mehrere Kriterien in einem Feld gleichzeitig anwenden zu können. Z. B. alle Artikel mit einem Preis von EUR 7 und zusätzlich alle Artikel mit einem Preis von EUR Kriterium Und Bei Und wird im Gegensatz zu Oder der gesamte Bereich zwischen den beiden eingegebenen Kriterien verwendet. Z. B. alle Artikel mit einem Preis größer als EUR 7 und kleiner als EUR 12. Datenbank Seite 35 Philipp Mehrl

36 5.4. Abfragen Speichern Wie schon bei den Tabellen besprochen werden auch die Abfragen am einfachsten über das Symbol Speichern gespeichert. Nach dem Anklicken noch einen Abfragenamen eingeben und mit "OK" bestätigen. 6. Berichte 6.1. Allgemeines Berichte haben die Aufgabe, die in einer Datenbank gespeicherten Daten so aufzubereiten, dass man jederzeit übersichtliche und grafisch hochwertig gestaltete Ausdrucke anfertigen kann. Bei jedem Öffnen eines Bereicht werden die aufgerufenen Daten aktualisiert, so dass jeder Bericht stets über die aktuellsten Informationen verfügt. Für die Berichtserstellung empfehlen wir ähnlich wie bei den Formularen die Verwendung des Berichtsassistenten Berichtserstellung unter Verwendung des Assistenten Auch hier zuerst im Datenbankfenster auf das Objekt Berichte umschalten und anschließend den Befehl "Erstellt einen Bericht unter Verwendung des Assistenten" doppelklicken. Die Vorgehensweise des Berichtsassistenten stimmt größtenteils mit jener des Formularassistenten überein Siehe Punkt Schritt 1 Feldauswahl Jeder Bericht muss mit Daten befüllt werden. Diese Daten entstammen, wie immer in Access, den Tabellen. Welche Tabellen bzw. welche Felder im Bericht angezeigt werden sollen muss hier ausgewählt werden Schritt 2 Gruppierungsebenen Mit Hilfe von Gruppierungsebenen lassen sich die Datensätze nach einem bestimmten Feld zusammenfassen. Eine Gruppierung kann, muss aber nicht festgelegt werden. Datenbank Seite 36 Philipp Mehrl

37 Schritt 3 Sortierung In diesem Dialogfenster lässt sich die Sortierung des Berichts steuern. Es sind maximal vier Sortierungsebenen möglich für die jeweils unabhängig voneinander sowohl aufsteigend als auch absteigend sortiert werden kann. Berichtssortierung Datenbank Seite 37 Philipp Mehrl

38 Schritt 4 Zusammenfassungsoptionen Wenn man für einen Bericht unter anderem mindestens ein Feld ausgewählt hat, das vom Typ Zahl oder Währung ist erscheint die Schaltfläche "Zusammenfassungsoptionen". Durch Anklicken dieser Schaltfläche öffnet sich ein neues Fenster, in dem man die Möglichkeit hat, auf automatisierte Berechnungen zuzugreifen. Man hat die Wahl zwischen Summe, Mittelwert, Minimal- und Maximalwertberechnung Schritt 5 - Berichtslayout Hier legt man das Erscheinungsbild sowie Hoch- oder Querformat des Berichts fest. Die verschiedenen Auswahlmöglichkeiten können im Vorschaufenster des Assistenten betrachtet werden Schritt 6 Berichtsformat Die Einstellung Format bestimmt über die Gestaltung von Hintergrund- und Schriftfarben, Schriftarten, Schriftgrößen und weiteren Formatierungs- Einstellungen Schritt 7 Berichtstitel Der Berichtstitel wird auf dem Bericht angezeigt und ist zugleich der Name mit dem der Bericht innerhalb der Datenbank abgespeichert wird. Nach der Eingabe des Titels muss der Berichts-Assistent noch mit der Schaltfläche "Fertig stellen" abgeschlossen werden. Danach wird der fertige Bericht am Bildschirm angezeigt. Datenbank Seite 38 Philipp Mehrl

39 6.3. Berichtsnachbearbeitung Vom Assistenten erstellte Berichte können individuell nachbearbeitet werden. Diese Nachbearbeitung kann wie immer nur in der Entwurfsansicht erfolgen. Der Bericht in der Entwurfsansicht weist viele Ähnlichkeiten mit dem Formular in der Entwurfsansicht auf. Allerdings verfügt der Bericht über noch mehr Teilbereiche, die zusätzlich noch erweitert sein können wenn z. B. Gruppierungen innerhalb des Berichts verwendet werden. Bericht in der Entwurfsansicht 7. Sonderfunktionen 7.1. Datensatzsortierung in der Tabelle Die Datensätze in den Tabellen können nach jeder beliebigen Spalte sowohl aufals auch absteigend sortiert werden. Dazu einfach die gewünschte Tabelle öffnen, den Cursor irgendwo in jener Spalte, nach der sortiert werden soll, positionieren und die entsprechenden Symbole in der Symbolleiste anklicken. Aufsteigende Sortierung Absteigende Sortierung Datenbank Seite 39 Philipp Mehrl

40 7.2. Datensatzsuche in der Tabelle Die einfache Datensatzsuche kann mit dem entsprechenden Symbol gestartet werden. Dann die Suchkriterien eingeben und die Suche starten. Symbol Suchen 7.3. Filter in Formularen oder Tabellen In einem Formular oder einer Tabelle kann relativ einfach nach einem bestimmten Suchkriterium gefiltert werden. Dazu in dem Feld, in dem gefiltert werden soll mit der rechten Maustaste klicken und in der Zeile "Filtern nach:" das gewünschte Kriterium eintragen dann mit der Entertaste bestätigen. Es werden nur noch die übereinstimmenden Ergebnisse angezeigt. Ein Auswahlbasierter Filter verwendet für das Filtern den momentan im Feld angezeigten Eintrag (z. B. oben Berlin ). Um den Filter wieder auszuschalten folgendes Symbol anklicken: 7.4. Ausdrucken Obwohl hauptsächlich Berichte zum Drucken verwendet werden, kann man in einer Datenbank auch alle anderen Objekte wie z. B. Tabellen, Formulare oder Abfragen ausdrucken. Die Vorgehensweise ist stets die gleiche, wobei das gewünschte Objekt jeweils geöffnet sein muss. Wir raten von der Verwendung des Druckersymbols eher ab, und empfehlen das Menü "Datei" "Drucken", da hier wesentlich detailliertere Einstellungen vorgenommen werden können. Datenbank Seite 40 Philipp Mehrl

41 Menü "Datei" "Drucken" Besonders wichtig sind hier die Einstellungen zum Druckbereich, mit denen genau festgelegt werden kann, was tatsächlich gedruckt werden soll. Datenbank Seite 41 Philipp Mehrl