Ausschreibungskonzept für WiBe 4.0. Version: 1.4

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1 -Ausschreibungs- und Vertragswesen: Ausschreibungskonzept- Ausschreibungskonzept für WiBe 4.0 Version: 1.4 Projektbezeichnung Projektleiter Verantwortlich Erstellt am Zuletzt geändert Bearbeitungszustand Dokumentablage X in Bearbeitung vorgelegt fertig gestellt V-Modell-XT Version Version WiBe 4.0 Musterprojekt Odysseus Odysseus (i.v. BeschA) WiBe 4.0 Musterprojekt/Ausschreibungs- und Vertragswesen/ Ausschreibungskonzept.doc

2 Das V-Modell XT ist urheberrechtlich geschützt. Copyright 2006 V-Modell XT Autoren und andere. Alle Rechte vorbehalten. Das V-Modell XT ist unter der Apache License Version 2.0 freigegeben. Licensed under the Apache License, Version 2.0 (the "License"); you may not use this file except in compliance with the License. You may obtain a copy of the License at Unless required by applicable law or agreed to in writing, software distributed under the License is distributed on an "AS IS" BASIS, WITHOUT WARRANTIES OR CONDITIONS OF ANY KIND, either express or implied. See the License for the specific language governing permissions and limitations under the License. Zuletzt geändert: :04 2/9

3 Weitere Produktinformationen Mitwirkend Dr. Aristoteles Projektmanager Erzeugung Produktumfang für die Auftragsvergabe Projekthandbuch WiBe 4.0 Musterprojekt/Planung und Steuerung/Projekthandbuch.doc Änderungsverzeichnis Änderung Nr. Datum Version Geänderte Kapitel Beschreibung der Änderung Autor Zustand Alle Initiale Produkterstellung Admin Alle Inhalte erstellt aus Vorgaben VOL/A etc. Aristoteles i.b Vorlegen Aristoteles Vg Fertig gestellt Odysseus f.g. Prüfverzeichnis Die folgende Tabelle zeigt einen Überblick über alle Prüfungen sowohl Eigenprüfungen wie auch Prüfungen durch eigenständige Qualitätssicherung des vorliegenden Dokumentes. Datum Geprüfte Version Anmerkungen Prüfer Neuer Produktzustand Eigenprüfung Aristoteles Vg Eigenständige Prüfung Odysseus f.g. Zuletzt geändert: :04 3/9

4 Inhalt 1 Einleitung Motivation Ziele Inhalt und Aufbau Überblick und Beurteilung der Alternativen Auswahl eines Ausschreibungskonzepts Organisation und Vorgehen bei der Ausschreibung Verteiler für die Ausschreibung Abbildungs- und Tabellenverzeichnis... 9 Zuletzt geändert: :04 4/9

5 1 Einleitung Ausschreibungen der öffentlichen Auftraggeber unterliegen bestimmten Richtlinien wie VgV, GWB, VOL, VOF, VOB, UfAB III und WiBe 21. Diese definieren, wann welche Form der Vergabe gewählt werden muss und wie der zeitliche Ablauf ist. Im Ausschreibungskonzept wird ein rechtlich korrektes und inhaltlich sinnvolles Vorgehen für die Ausschreibung festgelegt. Auch private Auftraggeber können unter Umständen im Sinne der EU-Vergaberichtlinien als öffentliche Auftraggeber zu bewerten sein (vergleiche GWB, insbes. 98 und die VgV). Will ein privater Auftraggeber Angebote einholen ohne eine Ausschreibung durchzuführen, so kann dieses Produkt entfallen. Die Ausschreibung entspricht dann einer Angebotsanforderung und unterliegt keinen gesetzlich vorgeschriebenen Reglementierungen. 1.1 Motivation Zur Ausschreibung stehen verschiedene Alternativen zur Verfügung (s. Ziff. 2). Die verschiedenen Alternativen sind unter Berücksichtigung der rechtlichen Rahmenbedingungen zu prüfen und auszuwählen. Die Art des Vergabeverfahrens richtet sich nach den Voraussetzungen der Verdingungs-Ordnung für Leistungen, Teil A (VOL/A) i. V. m. der Vergabeverordnung (VgV). 1.2 Ziele Festlegung des entsprechenden Ausschreibungsverfahrens und erstellen der erforderlichen Ausschreibungsunterlagen sowie Anpassung des Projektplans anhand der vorgegebenen Termine im Ausschreibungsverfahren. 1.3 Inhalt und Aufbau Inhalt und Aufbau der Ausschreibungsunterlagen erfolgen in Abstimmung mit dem BeschA. Der Inhalt und Aufbau erfolgt grds. entsprechend dem V-Modell XT. Abweichungen resultieren aus den rechtlichen Vorgaben des Vergaberechts und Verwaltungsvorschriften des BeschA. 2 Überblick und Beurteilung der Alternativen Nationale Vergabeverfahren Öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Freihändige Vergabe Tabelle 1 Überblick möglicher Ausschreibungsvarianten EU-weite Vergabeverfahren Offenes Verfahren Nichtoffenes Verfahren Verhandlungsverfahren Für die Ausschreibung zur Neuentwicklung der Individualsoftware WiBe 4.0 ist zunächst zu prüfen, ob die Möglichkeit des nationalen Vergabeverfahrens besteht. Als Voraussetzung ist der geschätzte Auftragswert maßgeblich für die Entscheidung, ob ein EU-weites oder nationales Vergabeverfahren durchzuführen ist. Erreicht oder übersteigt der bei der Schätzung festgestellte Auftragswert die in der VgV festgelegte Schwellenwert ( Euro), so ist ein EU-weites Vergabeverfahren durchzuführen. Der Auftragswert für die Neuentwicklung der Individualsoftware WiBe 4.0 wurde aufgrund eigener Erkenntnisse über Euro geschätzt, das Auftragsvolumen beträgt ca Euro. Die übrigen Ausnahmegründe des 3 VOL/A treffen hier nicht zu. Die nationalen Vergabeverfahren kommen somit nicht in Betracht. 1 Zahl frei erfunden! Zuletzt geändert: :04 5/9

6 Im weiteren Schritt ist zu prüfen, welches der EU-weiten Vergabeverfahren in Betracht kommt. Das Offene Verfahren ist der Regelfall, bei dem eine Vergabe der Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren, nach öffentlicher Aufforderung, mit einer unbeschränkten Zahl von Unternehmen durchgeführt wird. Das Nichtoffene Verfahren ist ein Ausnahmefall, bei dem eine Vergabe der Leistungen im vorgeschriebenen Verfahren, nach öffentlicher Bekanntmachung, mit einer beschränkten Zahl von Unternehmen durchgeführt wird. Beim Nichtoffenen Verfahren muss ein Teilnahmewettbewerb (nach öffentlicher Bekanntmachung) durchgeführt werden. Die Voraussetzungen für das Nichtoffene Verfahren sind in 3 a i. V. m. 3 VOL/A abschließend geregelt. Besondere Sicherheitsanforderungen (Geheimhaltung u. ä.) sind zur Neuentwicklung der WiBe-Software nicht gegeben. Nach eingehender Prüfung sind daher für die Neuentwicklung der WiBe-Software die Ausnahmetatbestände des 3 a i. V. m 3 VOL/A nicht erfüllt; das Nichtoffene Vergabeverfahren kommt daher nicht in Betracht. Das Verhandlungsverfahren ist eine Vergabe von Lieferungen und Leistungen, die ohne förmliches Verfahren stattfindet. Beim Verhandlungsverfahren wird mit dem Bieterkreis über die Leistungen und den Preis verhandelt. Die Voraussetzungen gem. 3 a VOL/A für das Verhandlungsverfahren sind nicht erfüllt. Nach Prüfung der Voraussetzungen der einzelnen Vergabeverfahren kommt als Ergebnis nur das Offene Verfahren für die Neuentwicklung der Individualsoftware WiBe 4.0 in Betracht. 3 Auswahl eines Ausschreibungskonzepts Da das Auftragsvolumen über Euro geschätzt wird und keine Ausnahmevoraussetzungen vorliegen ist eine EU-weite Ausschreibung mit Offenen Verfahren durchzuführen. 4 Organisation und Vorgehen bei der Ausschreibung Grundsätzlich liegt jeder öffentlichen Ausschreibung zunächst folgender Ablauf zugrunde. (s.a. UfAB V1.0 S.131 ff.) 1. Beschaffungsvorlauf: Bedarfsanalyse und -feststellung Nachweis der Wirtschaftlichkeit der beabsichtigten Anschaffung/Investition (WiBe) Klärung der Haushaltsmittel Einhaltung sonstiger Vorschriften, wie z.b. interne Dienstanweisung, oder die Bekanntmachungspflicht bei Beschaffungsvorhaben oberhalb von auf EU- Niveau Nachdem die behördeninternen Vorbereitungen erledigt worden sind, beginnen die Vorbereitungen für die Veröffentlichung der Ausschreibung, gefolgt von der Durchführung der Beschaffungsmaßnahme. 2. Durchführung der Beschaffung im Beschaffungsamt des BMI: o Anlegung einer Vergabeakte/Vorgang in DOMEA anlegen o Beschaffungsfähigkeit prüfen (Schätzung realistisch, Finanzmittel für den Bedarf ausreichend) o Festlegung des Vergabeverfahrens (Nationales Verfahren oder EU-weites Verfahren) o Festlegung der Vergabeart (z.b. Beschränktes Verfahren, Nichtoffenes Verfahren mit Teilnahmewettbewerb) Zuletzt geändert: :04 6/9

7 o Erstellung eines Zeitplanes o Durchführung des Verfahrens bis zum Versand der Verdingungsunterlagen o Erstellung der Verdingungsunterlagen ggf. inklusive der Vertragsentwürfe und der Bewertungsmatrizen für die Eignungsprüfung und die Leistungsbewertung o Erstellung der Bekanntmachung des offenen Verfahrens mit den geforderten Inhalten nach dem Muster der VOL/A, Anhang II o Aufnahme der jeweiligen Bewertungsmatrix für die Eignungsprüfung und Leistungsbewertung in der Vergabeakte o Veröffentlichung der Bekanntmachung des Offenen Verfahrens mindestens im EU-Amtsblatt o Entgegennahme der Anträge der Interessenten zur Übersendung der Verdingungsunterlagen o Versendung der Verdingungsunterlagen o Behandlung von Bewerberfragen o Angebotsöffnung o Bewertung der Angebote o Zuschlagsentscheidung o Information an die nicht berücksichtigten Bieter o Zuschlagserteilung o Erstellung der Vertragsurkunde o Unterzeichnung der Vertragsurkunde o Erfüllung der Bekanntmachungs- /Melde- und Berichtspflichten o Abschluss des Vergabeverfahrens Darauf folgt die Lieferung, Zahlung, Abnahme, etc. Nachfolgend wird für die Durchführung der Beschaffung der Punkt Zeitplan am Beispiel des Offenen Verfahrens Beschaffung einer Software zur Wirtschaftlichkeitsberechnung vorgestellt. 1. Allgemein: Verfahrensschritte im Offenen Verfahren Lfd. Nr. Verfahrensschritt Frist des Verfahrensschritts Kommentar VOL/A Quelle - - i.d.r. ca Tage nach Bekanntmachungstermin Ausreichend Fristen sollten vorgesehen werden 1 Absendung der Bekanntmachung 2 Definition für den Schlusstermin der Anforderung der Verdingungsunterlagen 3 Angebotsfrist 52 Tage Mindestfrist, sollte verlängert werden in abh. von Ausschrei- bungsge- - 18a, (1) VOL/A Abs.1 Zuletzt geändert: :04 7/9

8 Lfd. Nr. Verfahrensschritt Frist des Verfahrensschritts 4 Auswertung der Angebote 5 Frist zur Informationspflicht vor Zuschlagserteilung 14 Kalendertage vor Zuschlagserteilung 6 Bindefrist Innerhalb der Bindefrist muss der Zuschlag zunächst intern erteilt werden. Danach muss diese Information u.a. an die Bieter verteilt werden. Es besteht eine 14 tägige Einspruchsfrist. Erst nach Verstreichen der Rechtsbehelfsfrist, kann der Vertragsschluss (Zuschlag) vollzogen werden. 7 Meldungspflicht Vergebene Aufträge Innerhalb von 48 Tagen nach Vergabe des Auftrags hat der Auftraggeber eine Bekanntmachung an das Amt für amtliche Veröffentlichung der Europäischen Gemeinschaft zu übermitteln. Tabelle 2 Zusammenstellung relevanter Verfahrensschritte 2. Voraussichtlicher Zeitplan für die Ausschreibung WiBe 4.0 Kommentar genstand i.d.r. ca Tage je nach Komplexität des Auftragsgegenstandes Frist sollte so kalkuliert werden, dass das Auswertungsteam genügend Zeit hat. Urlaubszeit, Teststellung mit einkalkulieren. Alle Teilnehmer an dem Verfahren müssen angeschrieben werden. Es muss mind. folgende Information kommuniziert werden: 1. Angabe des Namens des Bieters, der den Zuschlag erhalten soll, 2. Individueller und begründeter Ablehnungsgrund VOL/A Quelle 28 VOL/A Zuletzt geändert: :04 8/9

9 1. Absendung der Bekanntmachung Zusendung der Verdingungsunterlagen bis zum Angebotsfrist Auswertezeit bis spät. zum Entscheidung über den int. Zuschlag bis spät. zum Mitteilung an nicht berücksichtigte Bieter bis spät. zum Bindefrist Verteiler für die Ausschreibung Die Ausschreibung erfolgt öffentlich im Supplement zum Amtsblatt der Europäischen Gemeinschaften. Im Folgenden wird ausschließlich auf die Veröffentlichung und Aufforderung zur Angebotsabgabe für die Vergabeart Offenes Verfahren nach 3a VOL/A. Wie in Kapitel 4 angesprochen, erfolgt die Bekanntmachung nachdem im Wesentlichen die Zeitplanung, Verdingungsunterlagen und die Bewertungsmatrix fertig gestellt sind. Im Offenen Verfahren werden unterschiedliche Informationskanäle für die Schaltung der Bekanntmachung verwendet: EU-Amtsblatt Bundesausschreibungsblatt E-Vergabeplattform des BeschA Aufgrund der Bekanntmachung erhält die Vergabestelle Anträge der Interessenten an dem Verfahren und kann dann die Verdingungsunterlagen übersenden. 6 Abbildungs- und Tabellenverzeichnis Tabelle 1 Überblick möglicher Ausschreibungsvarianten... 5 Tabelle 2 Zusammenstellung relevanter Verfahrensschritte... 8 Zuletzt geändert: :04 9/9