Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine

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1 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Handbuch für Beratungsunternehmen zur Gutscheinerstellung

2 2 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Impressum Herausgeber Projektträger im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.v. Heinrich-Konen-Str Bonn Redaktion und Gestaltung Projektträger im Deutschen Zentrum für Luft- und Raumfahrt e.v. Stand November 2014 PROTON-Version

3 3 Inhalt 1 Hinweise Technische Voraussetzungen Ansprechpartner An- und Abmelden Hinweise zur Anwendung Änderungen zur Vorversion Exportieren von Übersichtslisten Beiaktennummern Allgemeine Daten Vertragsunterzeichnungen Auftraggeberdaten Unternehmensprofil Kennwort ändern Jahresabschluss übermitteln Beratungsvolumen Benutzerverwaltung BMWi-Innovationsgutscheine generieren BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Gutschein ausfüllen Dokument zur Vorabprüfung Vorhabensbeschreibung Beratungsvertrag Vertragsunterzeichnung melden Verwendungsnachweis Sachbericht / Feedback (nur Modul go-effizient) Gutschein einlösen Dokumentenübersicht Dokumente nachreichen Workflow... 26

4 4 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 1 Hinweise Mit der Anwendung Projektträger Online (PROTON) können Sie alle Arbeitsschritte im Zusammenhang mit der Erstellung, Bearbeitung und Abrechnung der BMWi-Innovationsgutscheine ausführen. Die BMWi-Innovationsgutscheine und alle zugehörigen Dokumente werden in PROTON generiert. Die Gutscheinnummer wird dabei automatisch in die Dokumente übernommen. Nach dem Ausfüllen können die Dokumente auf Ihrem PC gespeichert werden. Sie können dann auch offline vervollständigt werden. Zur Abrechnung werden die Dokumente über PROTON zum Projektträger hochgeladen. Unter folgender URL können Sie sich in einer Demoversion mit PROTON vertraut machen. Beachten Sie dabei, dass es sich um einen öffentlichen Zugang handelt, laden Sie keine vertraulichen Dokumente hoch. 1.1 Technische Voraussetzungen Zur Teilnahme am Online-Verfahren beachten Sie bitte die folgenden Hinweise: Erforderliche Software Internet Explorer ab Version 9 Mozilla Firefox ab Version 10 Adobe Reader ab Version 8

5 Hinweise Ansprechpartner Wenn Sie in unserem Handbuch oder auf den Online-Seiten missverständliche oder fehlerhafte Textstellen oder Hilfetexte finden oder wenn Sie Hinweise vermissen, dann teilen Sie dies bitte dem PROTON-Support mit. Wir möchten das System so benutzerfreundlich wie möglich für Sie gestalten. Inhaltliche Fragen zu der Abrechnung von Leistungen richten Sie bitte an das Fachteam. PROTON-Support Telefon info@bmwi-innovationsgutscheine.de 1.3 An- und Abmelden Zugang zu PROTON haben nur vorläufig autorisierte bzw. autorisierte Beratungsunternehmen. Die Information über die Registrierung haben Sie bereits von Ihrem Projektteam erhalten. Der Zugang erfolgt auf der Internetseite Sobald Sie das Fördermodul ausgewählt haben, finden Sie den Link zu PROTON in der oberen Navigationsleiste. Wenn Sie PROTON einmal aufgerufen haben, legen Sie sich am besten gleich ein Lese zeichen (Firefox) bzw. einen Favoriten (Internet Explorer) an. Wenn Sie Ihre Arbeit beendet haben, melden Sie sich bitte ab mit dem oben rechts vorhandenen Button Abmelden. 1.4 Hinweise zur Anwendung 1. Durch Klick auf dieses Symbol können Sie am Bildschirm Hinweistexte einblenden.

6 6 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 2. Sie können die lokal gespeicherten Dokumente auch offline direkt von Ihrem PC weiterbearbeiten, ohne sich bei PROTON anzumelden. Beim Hochladen eines Dokuments wird eine Kopie in die PROTON-Datenbank eingestellt. Wenn Sie nun nochmals Änderungen an diesem Dokument vornehmen, sind diese nur lokal gespeichert. Sie müssen dann das Dokument ein zweites Mal hoch laden. Achten Sie deshalb bitte darauf, die Dokumente erst hochzuladen, wenn sie fertig bearbeitet sind. 3. Wenn zu einem Gutschein bereits Dokumente hochgeladen sind, wird dies durch folgende Symbole in der Gutscheinübersicht angezeigt: Durch Klick auf dieses Symbol wird das Dokument geöffnet Durch Klick auf dieses Symbol wird eine Liste der Dokumente angezeigt, aus der Sie das gewünschte Dokument öffnen können. Hier finden Sie auch die beiden automatisch erstellten Dokumente Bestätigungsschreiben und Einlösebeleg. Beachten Sie bitte die Hinweise unter Punkt Nach 10 Minuten Inaktivität erfolgt ein automatischer Logout. Die noch zur Verfügung stehende Zeit wird am oberen Bildschirmrand angezeigt. 5. Nach drei falschen Login-Versuchen innerhalb von 24 Stunden wird Ihr Zugang zu PROTON gesperrt, Hauptnutzer müssen dann mit unserem PROTON-Support ( ) Kontakt aufnehmen, Unternutzer können nur von dem Hauptnutzer Ihres Unternehmens wieder aktiviert werden. Bitte beachten Sie, dass wir Passwörter nicht per Telefon oder weitergeben, sondern nur per Post versenden.

7 Hinweise Änderungen zur Vorversion Die wichtigsten Änderungen zur Vorversion von PROTON: Wenn Sie einmal einen Gutschein ausgewählt haben, bleiben sie in diesem Kontext, bis Sie zur Gutscheinübersicht zurückkehren, um einen neuen Gutschein auszuwählen oder zu generieren. Das heißt, dass sich alle Aktionen, die Sie durchführen, auf diesen Gutschein beziehen. Sie haben in den Punkten, die zur Dokumentenerstellung dienen (z. B. Beratungsvertrag), jetzt einen Button Vorschau, mit dem Sie das jeweilige Dokument anschauen können. Wenn der Auftraggeber und das Vorhaben schon bekannt sind, können Sie diese Angaben bereits bei der Gutscheingenerierung machen. Die Information wird dann in jedes noch zu erstellende Dokument übernommen. Die Dokumente haben einen Button In PROTON speichern. Damit können Sie ein ausgefülltes Dokument direkt in PROTON speichern, ohne dass Sie sich einloggen. Dies ersetzt nicht das Hochladen eines Dokuments beim Einlösen. Sie müssen also alle Dokumente auch auf Ihrem PC speichern. 1.6 Exportieren von Übersichtslisten Sie können sowohl eine Liste Ihrer Gutscheine als auch eine Liste Ihrer gemeldeten Vertragsunterzeichnungen nach Excel exportieren. Dafür steht Ihnen in den Übersichten unter den Menüpunkten Gutscheinübersicht und Vertragsdaten Vertragsunterzeichnungen jeweils der Button Übersicht exportieren zur Verfügung. Die darüber erstellten Excel-Dateien können Sie zur weiteren Verarbeitung auf Ihrem PC speichern. 1.7 Beiaktennummern Die Beiaktennummer wird bei der Dokumentengenerierung zugeordnet. Eine Beiaktennummer gilt auch als vergeben, wenn ein Gutschein storniert wird oder ungültig wird.

8 8 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 2 Allgemeine Daten Unabhängig von der Auswahl eines Gutscheines können Sie folgende Daten ändern bzw. aufrufen: Vertragsdaten Hier finden Sie eine Liste der gemeldeten Vertragsunterzeichnungen und der bereits erfassten Auftraggeber. Die eingegebenen Auftraggeberdaten können dann in alle Gutscheindokumente übernommen werden. Sie können sich hier über Termine und Ansprechpartner informieren. Unternehmensprofil Hier geben Sie Ihren Jahresumsatz ein (siehe 2.4 Jahresabschluss übermitteln auf Seite 12), verwalten Ihre Unternutzer (siehe 2.6 Benutzerverwaltung auf Seite 14) und ändern Ihr Kennwort (siehe 2.3 Unternehmensprofil Kennwort ändern auf Seite 11). Downloads Dies ist ein Archiv, in dem Sie Vertragsdokumente als Muster vorfinden. Außerdem können Sie hier die Richtlinie nachlesen und Logos zu Ihrer Verwendung herunterladen.

9 Allgemeine Daten Vertragsunterzeichnungen Aufruf: Vertragsdaten Vertragsunterzeichnungen In der Liste der Vertragsunterzeichnungen sind alle von Ihnen gemeldeten Verträge aufgelistet. Sobald der Status an PT übermittelt angezeigt wird, sind diese Daten an den Projektträger abgesendet. Sie können eine Vertragsunterzeichnung nach Absenden an den Projektträger nur noch einmal ändern (siehe 4.5 Vertragsunterzeichnung melden auf Seite 21).

10 10 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 2.2 Auftraggeberdaten Aufruf: Vertragsdaten Auftraggeberdaten Sie können an dieser Stelle bereits alle Angaben zu Ihren Auftraggebern hinterlegen. Bei der Erstellung der einzelnen Vertragsdokumente können dann die jeweils relevanten Daten in das Dokument übernommen werden.

11 Allgemeine Daten Unternehmensprofil Kennwort ändern Aufruf: Unternehmensprofil Geben Sie Ihr neues Kennwort zweimal ein und verlassen Sie den Bildschirm mit Speichern. Zur Einhaltung der Bestimmungen über die Mindestanforderungen für den Einsatz automatisierter Verfahren im Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen des Bundes ( BestMaVB - HKR) gelten folgende Regelungen: Ihr Kennwort muss mindestens 6 Zeichen haben, muss Zeichen aus folgenden Kategorien beinhalten: Großbuchstaben Kleinbuchstaben Ziffern Sonderzeichen (z. # $ % & + =! _ ) muss nach 30 Tagen geändert werden, kann innerhalb von 6 Monaten nicht wieder verwendet werden. Sie werden 14 Tage vor Ablauf Ihres Kennworts an den Termin erinnert. Sollten Sie die Änderung dennoch versäumen, können Sie sich auch nach Ablauf der 30 Tage noch einmal anmelden, müssen dann aber das Kennwort sofort ändern, eine andere Aktion ist nicht möglich. Erst nach der Änderung können Sie weiterarbeiten.

12 12 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 2.4 Jahresabschluss übermitteln Aufruf: Unternehmensprofil Jahresabschluss übermitteln Einmal jährlich müssen Sie Ihren letzten bestätigten Jahresabschluss melden, damit das Ihnen zur Verfügung stehende Beratungsvolumen errechnet werden kann. Zur Eingabe des aktuellen Jahresabschlusses wählen Sie den Menüpunkt Jahresabschluss übermitteln und geben das Jahr und den Umsatz (Gesamtleistung) an. Mit dem Button Nächster Schritt gehen Sie weiter. Nun laden Sie alle notwendigen Dokumente hoch, indem Sie Datei hochladen anklicken. Es wird ein Dialogfenster geöffnet, dort klicken Sie auf Durchsuchen, wählen ein Dokument aus und klicken auf den Button Datei hochladen. Diese Schritte machen Sie so oft, bis alle Dokumente in die Datenbank geladen wurden. Der Button Absenden übermittelt dann den Jahresabschluss an den Projektträger. Pro Haushaltsjahr kann nur ein Jahresabschluss gemeldet werden und nachträgliche Änderungen an dieser Meldung sind nicht möglich. Den Jahresumsatz kann nur der Hauptnutzer eines Beratungsunternehmens melden, Unternutzer haben keinen Zugriff auf diese Funktion. Bei weiteren Fragen wenden Sie sich bitte an das jeweilige Projektteam.

13 Allgemeine Daten Beratungsvolumen Aufruf: Unternehmensprofil Beratungsvolumen Aus dem letzten gemeldeten Jahresabschluss wird das Ihnen zur Verfügung stehende Beratungsvolumen berechnet. Alle Vertragsunterzeichnungen, die Sie in einem Haushaltsjahr melden, werden mit Ihrem Beratungsvolumen verrechnet. Sobald dieses ausgeschöpft ist, können keine weiteren Verträge mehr gemeldet werden. Ein Vertrag wird immer zu dem Jahr gerechnet, in dem der Vertrag gemeldet wird.

14 14 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 2.6 Benutzerverwaltung Aufruf: Unternehmensprofil Benutzerverwaltung Autorisierte Beratungsunternehmen erhalten die Anmeldedaten jeweils für einen Hauptnutzer (Administrator). Der Hauptnutzer des Beratungsunternehmens kann eine beliebige Anzahl Unternutzer über den Menüpunkt Benutzerverwaltung anlegen. Diese Unternutzer haben die gleichen Rechte wie der Hauptnutzer der Anwendung, Sie können jedoch keinen Jahresabschluss melden oder einsehen. Nachdem der Unternutzer angelegt ist, steht er in der Übersicht. Am Ende der Zeile gibt es die Spalte Optionen. Wenn ein Unternutzer angelegt ist, muss er durch Klick auf diese Option aktiviert werden, erst dann kann er sich bei PROTON anmelden. Sie können jeden Benutzer mit dieser Option auch wieder deaktivieren. Über die Option können Sie den Eintrag ändern bzw. ein neues Kennwort für den Unternutzer vergeben.

15 BMWi-Innovationsgutscheine generieren 15 3 BMWi-Innovationsgutscheine generieren Von der Startseite können Sie einen neuen Gutschein generieren. Dabei können Sie, wenn bereits bekannt, schon den Auftraggeber und weitere Daten in den Gutschein eintragen. Diese werden dann später in die Vertragsdokumente übernommen. Sollten diese Daten noch nicht bekannt sein, können Sie den Gutschein auch leer erstellen und später am PC oder per Hand beim Kunden ausfüllen.

16 16 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Klicken Sie auf den Button Gutschein generieren, der Gutschein wird erstellt und Sie werden in die Funktion Gutschein ausfüllen weitergeleitet. Der Gutschein ist 2 Monate gültig, innerhalb dieser Frist muss die Vertragsunterzeichnung gemeldet werden. Geschieht dies nicht, verfällt der Gutschein und kann NICHT wieder aktiviert werden!

17 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten 17 4 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Aufruf: Gutscheinübersicht Sie erhalten eine Übersicht über alle von Ihnen erstellten Gutscheine mit Gültigkeitsdatum, Status und weiteren Angaben. Standardmäßig werden ungültige und stornierte Gutscheine ausgeblendet. Durch Setzen des entsprechenden Häkchens können Sie diese einblenden. Sobald Sie die Vorhabensbeschreibung bearbeiten, werden automatisch alle weiteren Dokumente zu diesem Gutschein vorbereitet und zur Verfügung gestellt. Bei den einzelnen Dokumenten erhalten Sie jeweils eine Liste in folgender Form:

18 18 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Beim ersten Aufruf steht nur ein aktuelles Dokument zur Verfügung. Dieses können Sie durch Anklicken aufrufen, es wird im Acrobat Reader geöffnet und Sie können nun Änderungen daran vornehmen. Im Dokument ist ein Button In PROTON speichern enthalten. Damit können Sie das Dokument in der PROTON-Ablage speichern. Dann wird das aktuelle Dokument überschrieben und in der Liste Änderungshistorie steht die gerade gespeicherte Version. Sobald Sie eine weitere Änderung am aktuellen Dokument vornehmen und dieses wieder mit dem Button im Dokument speichern, wird ein weiteres Dokument in die Änderungshistorie eingefügt, das aktuelle Dokument enthält immer den neuesten in PROTON gespeicherten Stand. Selbstverständlich können Sie die Dokumente auch weiterhin auf Ihrem PC speichern. Diese Speicherung in PROTON ist nicht identisch mit dem Hochladen einer Datei zum Einlösen eines Gutscheins. Es erfolgt keine Übermittlung an die internen Datenbanken beim Projektträger. Der Button Vorschau zeigt Ihnen das aktuelle Dokument als fertiges PDF, in diesem Fall sind keine Änderungen möglich, es ist nur eine Anzeige.

19 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Gutschein ausfüllen Aufruf: Gutscheinübersicht Auswahl eines Gutscheins Gutschein ausfüllen Rufen Sie den Gutschein durch Anklicken des Dateinamens auf und füllen Sie ihn aus. Sie können den Gutschein nun sowohl auf Ihren PC speichern, als auch über den im PDF enthaltenen Button in PROTON speichern.

20 20 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine 4.2 Dokument zur Vorabprüfung Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Dokument zur Vorabprüfung Bevor Sie mit dem Vorhaben beginnen, können Sie die Förderfähigkeit prüfen lassen. Füllen Sie dazu die Vorhabensbeschreibung aus und senden sie mit dem Button An PT übermitteln zum Projektträger. Der Projektträger wird automatisch informiert und prüft das Vorhaben. Sie erhalten dann die Information über die Förderfähigkeit nach einigen Tagen Bearbeitungszeit. 4.3 Vorhabensbeschreibung Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Vorhabensbeschreibung Machen Sie die für das Vorhaben geforderten Angaben, indem Sie auf die einzelnen Felder klicken und die geforderten Eingaben machen. Falls Sie schon bei der Gutscheinerstellung Angaben gemacht haben, werden diese jetzt übernommen. Wenn Sie alles ausgefüllt haben, klicken Sie auf Vertragsdokumente generieren. Alle Dokumente werden jetzt erstellt. Sie können die Vorhabensbeschreibung jetzt öffnen und mit weiteren Angaben ergänzen. Speichern Sie das Dokument auf Ihrem PC.

21 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Beratungsvertrag Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Beratungsvertrag Füllen Sie den Vertrag aus, drucken ihn aus und lassen ihn unterschreiben. Sobald Ihnen der unterschriebene Vertrag vorliegt, melden Sie umgehend die Vertragsunterzeichnung. 4.5 Vertragsunterzeichnung melden Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Vertragsunterzeichnung melden Sobald der Beratungsvertrag unterschrieben vorliegt, müssen Sie den Vertrag über diesen Punkt melden. Geben Sie die entsprechenden Daten ein. Sie können dann die Daten speichern (Button Speichern) oder gleich mit dem Button an PT übermitteln an den Projektträger übermitteln. Wenn Sie nur speichern, können Sie innerhalb des Gültigkeitszeitraums des Gutscheins die Daten noch ändern. Diese Vertragsunterzeichnung ist aber noch nicht an den Projektträger gemeldet.

22 22 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Erst das an PT übermitteln hebt den Gültigkeitszeitraum des Gutscheines auf und löst die schriftliche Bestätigung der gemeldeten Vertragsunterzeichnung und damit die Gewährung des vorzeitigen Maßnahmebeginns aus. Nach dieser Meldung kann die Vertragsunterzeichnung einmal geändert werden (Vertragslaufzeit, Anzahl Beratertage, Zuschuss). Weitere Änderungen sind nicht möglich. In der Übersicht ist der Vertrag dann in der Spalte V(ersion) mit 2 gekennzeichnet. Auch die Version 2 muss an den Projekt träger übermittelt werden. Die Übermittlung müssen Sie mit Ihrem Kennwort bestätigen. Danach wird die Bestätigung zur Meldung der Vertragsunterzeichnung erstellt und Sie können dieses Dokument sofort öffnen. Sie finden es auch später noch in der Dokumentenübersicht. Melden Sie die Vertragsunterzeichnung umgehend ungültig gewordene Gutscheine können NICHT mehr reaktiviert werden! Eine Liste aller Vertragsunterzeichnungen finden Sie unter Vertragsdaten (siehe 2.1 Vertragsunterzeichnungen auf Seite 9). 4.6 Verwendungsnachweis Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Verwendungsnachweis Füllen Sie die entsprechenden Dokumente aus und speichern Sie sie auf Ihrem PC. Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, müssen Sie zum späteren Einlösen des Gutscheins einscannen.

23 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Sachbericht / Feedback (nur Modul go-effizient) Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Sachbericht bzw. Feedback Füllen Sie die entsprechenden Dokumente aus und speichern Sie sie. Dokumente, die einer Unterschrift bedürfen, müssen Sie zum späteren Einlösen des Gutscheins einscannen. 4.8 Gutschein einlösen Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Gutschein einlösen Wenn Sie alle Dokumente erstellt haben, müssen Sie diese über PROTON zum Projektträger hochladen. Dokumente mit Unterschrift scannen Sie bitte unterschrieben ein, ebenso Rechnungskopien und Belege für den Erhalt der Eigenbeteiligung des KU. Über den Menüpunkt Gutschein einlösen laden Sie folgende Dokumente hoch, indem Sie auf den jeweiligen Eintrag klicken und dann auf Datei hochladen: Vollständig ausgefüllter BMWi-Innovationsgutschein Beratungsvertrag

24 24 Benutzerhandbuch PROTON BMWi-Innovationsgutscheine Vorhabensbeschreibung Verwendungsnachweis Rechnungskopie und Beleg für Erhalt der Eigenbeteiligung des KU gegebenenfalls Angebot, Rechnung und Zahlungsnachweis bei sachverständigen Dritten bei go-effizient zusätzlich: Sachbericht und Feedbackbogen Bitte beachten Sie, dass die Dokumente nicht größer als 11 MB sein dürfen. Wenn alle Häkchen gesetzt sind, wird der Button Gutschein einlösen aktiv. Nachdem Sie diesen Button gedrückt haben, wird automatisch ein Einreichungsbeleg erstellt. Sie finden diesen Einreichungsbeleg in der Dokumentenliste des entsprechenden Gutscheins. Dieser Beleg enthält die Titel aller hochgeladenen Dokumente und ist vom Beratungsunternehmen zu unterschreiben. Den unterschriebenen Einreichungsbeleg senden Sie bitte per Post oder Fax an den Projektträger. Alle anderen Dokumente verbleiben bei Ihnen. 4.9 Dokumentenübersicht Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Dokumentenübersicht Sie finden hier alle Dokumente, die Sie zu dem Gutschein an den Projektträger übermittelt haben (nicht die Dokumente, die Sie über den Button im PDF nur in PROTON gespeichert haben). Nach Erstellung werden auch die Bestätigungsschreiben für den gemeldeten Vertrag und der Einlösebeleg hier angezeigt und können angesehen und ausgedruckt werden

25 BMWi-Innovationsgutscheine bearbeiten Dokumente nachreichen Aufruf: Gutscheinübersicht Anklicken eines Gutscheins Dokumente nachreichen Falls nach Einlösen eines Gutscheins vom Projektträger eine Nachforderung erfolgt, haben Sie die Möglichkeit über den Navigationspunkt Dokumente nachreichen die fehlenden Unterlagen bereitzustellen. Dieser Navigationspunkt steht nur bei eingelösten Gutscheinen zur Verfügung.

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