Bearbeiten/Drucken Texte 8.11

Transkript

1 8.11-Bearbeiten/Drucken Texte Allgemein Das Textsystem umfaßt folgende Module: Erfassen, Ändern, Drucken von Texten. Führung des Textkataloges, Verwalten der Formulare, Anpassung an Bildschirm und Drucker. Zusatz für Datenintegration Dieses Modul bietet die Möglichkeit Daten, die von anderen Programmen verwaltet werden (Stammdaten, Auftragsbearbeitung) in Ihre Texte zu übernehmen. Adreßverwaltung, Serienbriefselektion Verwalten von verschiedenen Adreßdateien und Selektion von Adressen für Serienbriefaktionen. Ausdruck von Adreßlisten und Adreßaufklebern. Rechenmodul Felder können nach den Grundrechenarten miteinander verknüpft werden. Besonderheiten der Tastatur SHIFT Verwenden Sie die Shift-Taste wie auf der Schreibmaschine. Gleichzeitiges Betätigen von Shift und einem Buchstaben erzeugt Großbuchstaben. CAPS CAPS bewirkt die Großschreibung von Buchstaben. Zahlen und Funktionstasten können ohne Einschränkung verwendet werden. Soll CAPS ausgeschaltet werden, betätigen Sie die CAPS-Taste noch mal. CURSOR-STEUERUNG Um den Cursor nach rechts zu verschieben, verwenden Sie bitte stets die Pfeiltasten und nicht die Leertaste. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 1 von 23

2 Prinzip der Textspeicherung Im System können nach Kapazität der Datenträger mehrere Texte gespeichert werden. Zum Auffinden der Texte werden diese in einem Textkatalog eingetragen. Hier wird Textname, Anlagedatum, Änderungsdatum und Kurzbeschreibung gespeichert. Um Texte nach ihrer Bedeutung leichter auffinden zu können, kann man verschiedene Kataloge anlegen, in der Texte zusammengefaßt werden. Neue Kataloge kann man mit dem Programm anlegen. Jeder Katalog kann mit einem Zugriffsschutz versehen werden. Katalogverzeichnis Katalog 1 Text 1 Text 2 Text 3... Katalog 2 Text 1 Text 2 Text 3... Katalog 3 Text 1 Text 2 Text 3... Für jeden einzelnen Text wird auf die Speicherplatte eine eigene Datei angelegt. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 2 von 23

3 Bearbeiten und Drucken von Texten Die gesamte Erfassung und Bearbeitung von Texten wird im Programmpunkt 11 des Textverarbeitungsprogramms abgehandelt. Für die Bearbeitung des Textes gibt es im System eine Arbeitsdatei. Wird ein Text bearbeitet, wird er aus einer Textdatei in die Arbeitsdatei kopiert. Hier wird der Text bearbeitet. Bildschirmaufbau Katalog: ABC Text 1 Probetext (Katalogname Textname Kurzbezeichnung) Als erstes ist der Katalog anzugeben, aus dem der zu bearbeitende Text gelesen, oder in den ein neuer Text eingetragen werden soll. Der Katalogname ist max. 5 Stellen lang. Der Katalog muß im Programm definiert worden sein. Wenn bereits ein Text bearbeitet wurde, wird der Name des zuletzt benutzten Kataloges automatisch eingetragen. Soll der Katalog geändert werden, ist im Eingabefeld Textname mit Taste <F2> zu bestätigen, dann kann ein neuer Katalog angewählt werden. Die vorhandenen Kataloge können über die Eingabe von "?" angezeigt werden. Wenn durch "?"-Funktion eine Anzahl von Textnamen auf dem Bildschirm angezeigt wird, kann ein Text durch Eingabe des Namens ausgewählt werden. Hierzu reicht es aus, wenn der Name soweit eingegeben wird, bis er vom System eindeutig identifiziert werden kann. Bei der Eingabe des Textnamens kann der Name des zuletzt bearbeiteten Textes durch einfaches betätigen der <CR>-Taste übernommen werden. Das Textsystem kehrt dann an die bearbeitete Position innerhalb des Textes zurück. Wird der Textname nicht mit <CR> übernommen, sondern neu eingegeben, wird der Text neu gelesen, auch wenn er bereits im Arbeitsspeicher steht. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 3 von 23

4 Neuer Text Wird ein Textname eingegeben, der bisher nicht im Textkatalog steht, erscheint die Abfrage: "Text nicht gespeichert! Anlegen J/CR" Bei der Eingabe "J" wird eine Textdatei definiert und man kann mit der Erfassung beginnen. Zuvor wird jedoch die Eingabe einer Kurzbeschreibung des Textes in einem 40 Stellen langen Feld möglich. Wird die Abfrage "Anlegen J/CR" mit <CR> quittiert, kehrt das Programm zur Abfrage "Textname:" zurück. Der Text bleibt während der gesamten Bearbeitung in der Arbeitsdatei. Man kann das Textsystem verlassen und jederzeit wieder aufrufen. Das Programm kehrt immer wieder an die zuletzt bearbeitete Textposition zurück. Befehlsaufruf mit <F4> Zum eigentlichen Bearbeiten des Textes stehen verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung. Man kann Überschreiben, Einfügen, Löschen, Suchen usw. Die Belegung der Tasten für diese Funktionen ist den jeweiligen Bildschirmen angepaßt, eine Übersicht liegt dem Handbuch bei. Eine Kurzfassung der wichtigsten Befehle, die jeweils mit <F4> aufgerufen werden, wenn Sie im Arbeitsbereich stehen: D Drucken des Textes A Ausgabe auf ASCII-Datei E Arbeit beenden, Text speichern F Formatieren H Holen von Daten L Löschen S Speichern V Verschieben Bildschirmaufbau während der Textverarbeitung Katalog: Katalogname Textname Textbeschreibung Am oberen Bildrand werden der Katalogname, der Textname und die Kurzbeschreibung des Textes angezeigt. In der nächsten Zeile links steht die aktuelle Textzeile in der sich der Cursor befindet, daneben ist die letzte Textzeile angezeigt. Rechts in der Zeile wird der Zustand des Blocksatzschalters angezeigt. Den oberen Abschluß des Textes bildet eine Linealzeile. Innerhalb dieser Zeile werden die Seitenbegrenzungen und die Tabulatoren angezeigt. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 4 von 23

5 Bewegungen im Text Cursor bewegen Es gibt verschiedene Möglichkeiten den Cursor auf dem Bildschirm zu bewegen. Als erstes ist die Möglichkeit der direkten Cursorbewegung um eine Spalte oder Zeile zu nennen. Für jede Bewegungsrichtung gibt es eine Taste. Am oberen Bildschirmrand wird über dem linken Ende der Linealzeile die zuletzt benutzte Richtung angezeigt. Wortweise bewegen (Taste Wort) Aus der zuletzt benutzten Richtung der Cursorbewegung ergibt sich, ob sich der Cursor zum vorhergehenden, oder zum nächsten Wort bewegt. Letzte Bewegung nach rechts oder nach unten ergibt: Nächstes Wort. Letzte Bewegung nach links oder nach oben ergibt: Vorhergehendes Wort. Bildweise bewegen (Taste Bild) Mit dieser Taste bewegt sich der Cursor, abhängig von der letzten Bewegungsrichtung seitlich zum Rand des Bildschirms, oder jeweils ein Bild nach oben oder unten. Absatz bilden Wenn Sie einen Absatz bilden wollen, so erreichen Sie dies, indem Sie die Erfassung einer Zeile mit <CR> beenden. In der rechten Textbegrenzung erscheint dann das Zeichen <. Die Absatzbildung hat Einfluß auf die Formatierung und den Ausdruck des Textes. Ein Absatz wird nur dann gebildet, wenn am Ende der Zeile eines der folgenden Zeichen steht: Absatz aufheben "." "!" "?". Ein Absatz wird aufgehoben, wenn bei der Texteingabe der rechte Rand der Absatzzeile überschritten wird. Eine weitere Möglichkeit zum löschen eines Absatzes ist, den Cursor in die rechte Begrenzungszeile zu setzen und die Taste "Zeichen löschen" zu betätigen. Blocksatz ein/aus Wenn das System Texte formatiert (durch Anweisung "Setze", F = formatieren und A = Absatz formatiert ab Cursorposition) kann dies mit oder ohne Blocksatz geschehen. Sie können den Blocksatz durch das Betätigen der Tasten "Setze+B" aktivieren. Der jeweilige Zustand ist am rechten oberen Bildschirmrand ersichtlich. Bs.: ein bedeutet Blocksatz ist aktiviert. Bs.: aus bedeutet Blocksatz ist nicht aktiviert. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 5 von 23

6 linker Rand Wollen Sie längere Textpassagen um einige Zeichen einrücken, so können Sie den linken Rand hierzu einstellen. Dies erreichen Sie durch Betätigen der Tasten "Setze+L". In der Linealzeile erscheint an der entsprechenden Position ein "L". Die Funktionen "Cursor nach links", Taste <CR> und der automatische Zeilenumbruch richten sich nun nach dieser Position. Der linke Rand kann durch <Backspace> überschritten werden. Das Zurücksetzen des Randes geschieht dadurch, daß der Cursor genau auf die äußerste linke Position gesetzt und die Tasten "Setze+ L" betätigt werden, oder in dem Sie den linken Rand auf eine neue Position einstellen. rechter Rand Für den rechten Rand gilt das gleiche wie für den linken Rand. Er wird durch die Tasten "Setze+R" gesetzt. Zuerst müssen Sie den Cursor an die gewünschte Position bewegen/setzen und dann den rechten Rand setzen. Zeichen löschen (Taste "Entf") Durch Betätigen dieser Taste kann ein Zeichen aus dem Text herausgelöscht werden. Es wird das Zeichen gelöscht, auf dem der Cursor plaziert ist. Dabei wird der Text, der rechts vom Cursor steht, nach links gezogen. Zeile löschen (Taste "Zeile löschen") Mit dieser Taste kann man eine ganze Textzeile aus dem Text herauslöschen. Es wird die Zeile gelöscht in der der Cursor steht. Zeile entlöschen / Verschieben von Text (Taste "Entlösch") Dies ist die Umkehrfunktion der Taste Zeile löschen. Damit können versehentlich gelöschte Zeilen wieder hervorgeholt werden. Es können auch mehrere Zeilen gelöscht, und nach dem Wechsel der Zeile oder des Textes an anderer Stelle wieder eingefügt werden. Dies erlaubt ein einfaches Verschieben von Textteilen. Zeichen einfügen (Taste "Einfg") Um Zeichen oder Worte in einen bestehenden Text einzufügen, wird die Taste "Einfg." betätigt. Dies wird am oberen Bildschirmrand durch die Meldung "Einfügen" angezeigt. Alle Zeichen, die ab jetzt eingegeben werden, werden im Text eingefügt. Der Rest der Zeile wird nach rechts verschoben. Wenn ein Wort über den rechten Rand hinausragt, wird eine Leerzeile hinter der bearbeiteten Zeile eingefügt und das Wort wird in diese Zeile geschrieben. In diesem Modus sind Steuertasten für den Cursor nicht erlaubt. Eingabefehler können mit <Backspace> korrigiert werden. Das Einfügen von Zeichen wird mit <CR> oder durch erneutes Betätigen der Taste "Einfg" abgeschaltet. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 6 von 23

7 Zeilen einfügen (Taste einf.zeil ) Wenn mehr Platz in einem bestehenden Text benötigt wird, können mit dieser Taste Leerzeilen in den Text eingefügt werden. Der Text, der unterhalb des Cursors steht, wird jeweils um eine Zeile nach unten verschoben. Tabulator An jeder Textspalte kann mit der Taste Setzen + T ein Tabulator gesetzt werden. Diese Punkte können dann mit der <TabTaste> erreicht werden. Sind keine Tabulatoren gesetzt, erreicht man mit der <TabTaste> jeweils die volle Zehnerspalte. Die Tabulatoren werden mit dem Text gespeichert und immer wieder entsprechend gesetzt. Dezimaltabulator Zur Tabellenerstellung, in der viele Zahlen rechtsbündig geschrieben werden müssen, gibt es den Dezimaltabulator. Er wird gesetzt durch die Tasten "Setze+D" und ist durch ein "D" in der Linealzeile gekennzeichnet. Um mit dem Dezimaltabulator zu arbeiten, muß die Spalte über die <TabTaste> erreicht worden sein. Werden dann Ziffern eingegeben, so werden diese nicht wie ein normaler Text auf dem Bildschirm geschrieben, sondern verschieben sich automatisch nach links, damit die eingegebene Zahl rechtsbündig geschrieben wird. Erst die Eingabe der Dezimaltrennung, oder einer anderen Taste (keine Zifferntaste) erlaubt es Ihnen, wie gewohnt zu schreiben. Für die normale Textaufnahme dient der Dezimaltabulator wie ein normaler Tabulator. Sollte es während der Eingabe einer Zahl notwendig sein diese Zahl zu korrigieren, so wird durch Betätigen von <Backspace> die zuletzt eingegebene Ziffer wieder gelöscht. Text suchen/zeile suchen Taste ("Suchen") Innerhalb des Textes können Textteile gesucht werden. Hierzu muß die Taste "Suchen" gedrückt werden. Am unteren Bildschirmrand erscheint ein Pfeil (---->). Hinter diesem Pfeil können Sie den zu suchenden Begriff eingeben. Die Eingabe muß mit <CR> beendet werden. Die Suche beginnt ab der Zeile, in der sich der Cursor befindet. Wollen Sie den Text durchsuchen, der vor dem Cursor steht, so drücken Sie als erste Taste nach dem Pfeil die Taste <Backspace>. Der Pfeil, der auf dem Bildschirm angezeigt wird, ist dann umgekehrt (<----) dargestellt. Das System sucht nun in Richtung Textbeginn. Die Suchrichtung kann durch erneutes Drücken von <Backspace> wieder geändert werden. Wird im Text die entsprechende Zeile gefunden, dann wird der Text ab der entsprechenden Stelle angezeigt. Der Suchbegriff steht in der oberen Zeile und wird durch VVVV oberhalb des Textes gekennzeichnet. Es erfolgt die Abfrage: "Weitersuchen? CR/N". Wird diese Abfrage mit <CR> quittiert, so wird die Suche fortgesetzt, andernfalls wird die Suche beendet und der Cursor auf die Position des Suchbegriffes gesetzt. Wenn Sie hinter diesem Pfeil eine Zahl eingeben, interpretiert das System diese Nummer als Zeilennummer. Auf dem Bildschirm wird der Text ab dieser Zeilennummer angezeigt. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 7 von 23

8 Stoppunkte # Um für einen Ausdruck Daten in einen Text einzufügen, können Stoppunkte gesetzt werden. Hierzu wird das Nummernzeichen # benutzt. Findet das Programm während des Druckens innerhalb einer Zeile solch einen Stoppunkt, hält das Programm und wartet an der Position des Punktes auf eine Eingabe. Der Text wird nun mit der Eingabe zusammen gedruckt. Diese Eingabe wird nicht in den Text übernommen. Des weiteren können solche Stoppunkte mit der Taste "Eingabe" direkt angesprungen werden. Auf diese Weise können sehr leicht vorgegebene Standardtexte ausgefüllt werden, wenn an allen Punkten, an denen Daten einzugeben sind, die entsprechenden Stoppunkte gesetzt werden. ( Hilfreich beim Ausfüllen von Formularen ) Sonderfunktion der Stoppunkte Tagesdatum Wird ein Stoppunkt gefolgt von einem D eingegeben ( #D ), setzt das Programm automatisch das Tagesdatum an diese Position. Der Monat wird dabei in Klartext ausgeschrieben. Beispiel:10. Mai 1993 Soll das Datum in Kurzform eingesetzt werden, so ist nach dem Stoppunkt ein d zu setzen. Beispiel: Druckersteuerung durch Stoppunkte Ebenfalls durch Stoppunkte, gefolgt von bestimmten Buchstaben, kann während des Ausdrucks das Schriftbild beeinflußt werden. Auf diese Weise kann z.b. die Art des Ausdrucks geändert werden (Fettdruck, Unterstreichung, Zeilenabstand ändern, etc.). Im Einzelnen stehen folgende Steuerzeichen zur Verfügung. #U = Unterstreichung beginnen #M = Mehrfachdruck beginnen #F = Fettdruck beginnen #P = Proportionalschrift beginnen #Z = Zeilenabstand auf 8 Zeichen/Zoll einstellen #B = Zeichenabstand auf 12 Zeichen/Zoll einstellen #C = Zeichenabstand auf 15 Zeichen/Zoll einstellen #I = Schriftart Italic #J/#K/#L = Aufruf evtl. hinterlegter anderer Schriftarten. Die jeweilige Änderung der Druckart kann durch einen Stoppunkt gefolgt von dem jeweiligen Kleinbuchstaben wieder ausgeschaltet werden. Beispiel: #U = Unterstreichung ein, #u = Unterstreichung aus. Innerhalb des Textes kann gezielt ein Seitenvorschub des Druckers ausgelöst werden. Hierzu wird in einer Leerzeile, auf der ganz links ausschließlich das Nummernzeichen ( # ) gefolgt von einem FF steht, eingesetzt. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 8 von 23

9 Daten aus Dateien einsetzen (Taste "Daten einfüg.") Jede Datei ist durch eine Nummer zu identifizieren. Ebenso hat jedes Datenfeld eine Nummer. Um ein solches Datenfeld in den Text zu übernehmen, muß also die Dateinummer und die Feldnummer eingesetzt werden. Diese Daten werden unmittelbar hinter einem Stoppunkt eingesetzt, wobei jeweils Dateinummer und Feldnummer zwei Stellen belegen müssen. Beispiel: Dateinummer 22 = Kundenstammdatei 2204 Feld 4 = Name Feld 5 = Name Feld 6 = Straße 2208,9,10 Feld 8,9,10 = LKZ, PLZ/Ort 2202 Feld 2 = Anredekennzeichen 2228 Feld 8 = Ansprechpartner Dateinummer Feld Feld 3 = Anredestamm = Adreßanrede (Herr = Briefanrede (Sehr geehrt. Auf diese Weise kann eine Adresse aus dem Kundenstamm in den Text eingesetzt werden. Beispielbrief Als Beispiel für die Anwendung zeigen wir Ihnen auf der nächsten Seite einen HU- Erinnerungsbrief. Die jeweiligen Fahrzeug-, Kunden- und anderen Daten werden in einen Schemabrief eingefügt. Ausgangsbasis ist die Hauptfahrzeugstammdatei (Nr.03), da hieraus später selektiert werden soll und zwar nach den fälligen HU-Terminen. Über diese Datei wird mit dem > Pfeil auf die Kundenstammdatei (Nr.22) verwiesen, da wir hieraus die Daten für die Anschrift benötigen. Die Numerierung vor den Zeilen dient zur besseren Beschreibung. 1) #0302>2202>4102 2) #0302>2204 3) #0302>2205 4) #0302>2206 5) #0302>2208:#0302>2209:#0302>2210 6) Murnau, den#d 7) #0302>2226>4104:#0302>2228, Damit Sie es nicht vergessen, möchten wir Sie heute erinnern: 8) im April 94 muß Ihr Fahrzeug mit dem Pol. Kennzeichen #0303:, 9) Modell #0312: Zulassungsdatum: #0316: zur Hauptuntersuchung (HU) nach 29 StVZO. etc... Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 9 von 23

10 Bedeutung: 1) Mit Feld 02 = Kundennummer aus Datei 03 = Fahrzeugstamm wird in Datei 22 = Kundenstamm das Anredekennzeichen gelesen (=Feld 02). Damit wird aus Datei 41 = Anreden die Anrede (Herr, Frau, Firma,.= Feld 02) gesucht und im Brief eingetragen. 2) Mit Feld 02 aus Datei 03 wird in Datei 22, Feld 4 der Name 1 gesucht und eingetragen. 3)-4) Kundenstamm Feld 05 = Name 2 Feld 06 = Straße 5) Über den Hauptfahrzeugstamm wird aus dem Kundenstamm das Landeskennzeichen (2208), die Postleitzahl (2209) und der Ort (2210) gedruckt. 6) Damit wird das aktuelle Datum eingesetzt. 7) Hier wird die Briefanrede des Ansprechpartners gelesen (z.b. Sehr geehrter Herr). Nachfolgend wird der Ansprechpartner aus dem aktuellen Kundenstamm gedruckt. 8)-9) Hier werden aus der Hauptfahrzeugstammdatei (=03) das amtl. Kennzeichen, der Typ und das Zulassungsdatum gelesen und eingefügt. Hilfe-Stellung Die Tastenkombination (z. B. CTRL + P), die Sie in im Feld 22 (Daten einfügen) hinterlegt haben, können Sie als Hilfe-Funktion benützen. Drücken Sie diese Tastenkombination in einem Text, erscheint ein Fenster, in dem alle Dateien gelistet sind, die Sie zur Textverarbeitung heranziehen können. Mit den Pfeiltasten kann man die gewünschte Datei anspringen und mit <CR> bestätigen. Dann erscheinen die Felder der Datei, die Sie verwenden können. Verschieben des Textes durch Daten-Einfügung Wenn nach einem Datenfeld innerhalb des Textes weitere Texte stehen, so hängt es vom Textinhalt ab, ob der restliche Text in der Zeile auf seiner Position stehen bleiben soll, oder ob sich der Text mit den eingefügten Daten verschieben soll. Ist das letztere der Fall, müssen Sie nach den Sonderzeichen für die Daten (#0302>2203) einen Doppelpunkt : setzen. Beispiel: #0302>2207>4104: #0302>2228:, Ergebnis: Sehr geehrter Herr Müller, Aus der Hauptfahrzeugstammdatei (03) wird die Kundennummer (02) gelesen. Mit der Kundennummer werden im Kundenstamm die Kundendaten gelesen. Mit Hilfe des Feldes Anredekennzeichen ( 2207 ) wird wiederum die Briefanrede ( 4104 ) gelesen. Dahinter wird der Ansprechpartner (28) aus dem Kundenstamm angehängt, danach das Komma. Anweisung Die Taste Anweisung hat hier eine besondere Bedeutung. Damit werden komplexere Funktionen ausgelöst, wie z.b. Drucken, Text speichern oder Arbeitsende. Wenn Sie die Taste Anweisung gedrückt haben, können Sie nachstehende Funktionen auslösen. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 10 von 23

11 Drucken Befehl "D" Nach dieser Eingabe erscheint eine Erfassungsmaske, in der die Parameter für den folgenden Programmablauf erfaßt werden müssen. Die erste Eingabe ist das Feld "Drucker". Hier wird festgelegt, auf welchem Drucker der Text ausgedruckt werden soll. Als nächstes ist das zu verwendende Formular einzugeben. Dieses Formular muß zunächst im Menüpunkt "Formulardefinition" des Textsystems definiert worden sein. Durch dieses Formular wird der eigentliche Aufbau des Textes festgelegt. Serienbrief: J/N Dieser Parameter steht standardmäßig auf N. Soll also ein Serienbrief erstellt werden, ist hier ein J einzugeben. Es wird dann für jeden Datensatz aus der Datenselektion, die mit dem Programm 8.15, "Datenselektion Serienbriefe" erstellt wurde, ein Text gedruckt. Die ausgewählten Datenfelder werden dann eingesetzt. Gesamtausdruck: J/N Standardeinstellung: J. Wird hier ein N eingesetzt, kann aus dem Gesamttext ein Bereich von Seitennummer bis Seitennummer gedruckt werden. Diese Option ist in Verbindung mit Serienbriefen nicht möglich. Wenn Sie nur eine Seite drucken wollen, dann geben Sie im Bereich von Seitennummer bis Seitennummer die an, die Sie drucken wollen. Anzahl Drucke Standardeinstellung: 1. Hier wird dann eine abweichende Anzahl eingegeben, wenn von jedem Text mehrere Exemplare gedruckt werden sollen. Kontrolldruck Standardeinstellung: N. Über diese Eingabe kann gesteuert werden, ob der Text in der normal aufbereiteten Form gedruckt wird, oder ob ein Kontrolldruck mit allen Sonderzeichen und den Zeilennummern angefertigt wird. Dies geschieht, wenn Sie die Standardeinstellung auf J ändern. Der Kontrolldruck kann zum Archivieren der Texte in Texthandbücher benutzt werden. Er wird weiterhin mit dem Textnamen und dem Datum der letzten Änderung versehen. Kontakte herstellen Standardeinstellung ist "N" Wenn Sie mit dem Modul VUP arbeiten kann die Einstellung auf "J" geändert werden, es wird in 6.1 ein Kontakt erzeugt. Dazu ist die Eingabe einer Aktionsnummer erforderlich. Mit "?" können die in 6.3 Aktionsparameter angelegten Aktionen angezeigt und die entsprechende ausgewählt werden. Ebenso muß das Feld Medium das in 6.12 Werbungsarten hinterlegte Medium, z.b. persönl. Anschreiben oder Serienbrief, angegeben werden. Mit "?" werden die angelegten Werbungsarten zur Auswahl angezeigt. Zum Schluß dieser Eingabe erfolgt noch eine Kontrollfrage zur Richtigkeit der Daten. Wird diese mit <CR> beantwortet, wird der Druck gestartet. Ansonsten haben Sie noch die Möglichkeit, durch Anwahl der entsprechenden Feldnummer, Änderungen vorzunehmen. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 11 von 23

12 Arbeit beenden Befehl "E" Mit diesem Kommando wird die Arbeit mit dem Text beendet. Es erfolgt die Abfrage: S = Speichern, <CR> = Ende. Bei Eingabe <CR> wird der Text nicht gespeichert, bleibt aber in der Arbeitsdatei voll erhalten. Bei Eingabe von S wird der Text auf der Festplatte gespeichert. Nur gespeicherte Texte können auf einfache Weise in andere Texte einkopiert werden. Hierzu muß nur der Textname eingegeben werden (siehe auch Hole Textblock ). Holen Hole Textblock - Befehl "HB" Einfügen eines Textblocks in den gerade bearbeiteten Text. Zum Auffinden des Textes muß der Textname eingegeben werden. Es können nur Texte geholt werden, die vorher als Textblock gespeichert worden sind. Soll der Textblock aus einem anderen Katalog geholt werden, so ist der Katalogname dem Textnamen voranzustellen. Die Trennung geschieht durch Eingabe eines Doppelpunkts :. Es können mehrere Textnamen nacheinander eingegeben werden. Die einzelnen Namen werden durch ein Komma getrennt. Beispiel: ANG:KOPF,ANGEBOT,SCHLUSS Die Texte KOPF aus dem Katalog ANG, ANGEBOT und SCHLUSS werden nacheinander gelesen und eingefügt. Eingefügt wird ab der Zeile, in der der Cursor steht. Hole Speicher - Anweisung "HS" Einfügen von Texten aus Zwischenspeicher. Zur Zuordnung des Textes muß das Kennzeichen des Speichers eingegeben werden. Es können mehrere Kennzeichen hintereinander eingegeben werden. Durch Eingabe eines? kann die Belegung der einzelnen Speicher angezeigt werden. Hole Daten - Anweisung "HD" (Nur bei Datenintegration). Wenn im Text Felder für das Einfügen von Daten aus Dateien vorgesehen sind, können diese Felder durch die entsprechenden Daten ersetzt werden. Das Programm sucht nach dem ersten Datenfeld und verlangt dann die Eingabe des Datenschlüssels für den einzusetzenden Datensatz. Ist der Datensatz gefunden, werden alle Datenfelder im Text ersetzt. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 12 von 23

13 Löschen Lösche Absatz - Anweisung "LA". Angefangen bei der Cursorzeile, wird bis zum nächsten Absatzende zeilenweise gelöscht. Lösche Text - Befehl "LT". Mit diesem Kommando kann der gesamte Text gelöscht werden. Der Eintrag im Textkatalog wird ebenfalls gelöscht. Lösche Speicher - Befehl "LS". Mit dieser Funktion kann ein Zwischenspeicher gelöscht werden. Diese Funktion braucht im Normalfall nicht angewendet zu werden, da die Speicher vor jedem neuem Schreiben gelöscht werden. Speichern Speichere Absatz - Befehl "SA" Angefangen von der Cursorzeile wird der Text bis zum nächsten Absatzende in den angegebenen Speicher übertragen. Speichere Zeilen - Anweisung "SZ". Dieser Befehl ermöglicht das Speichern von Textzeilen in einen Zwischenspeicher. Es gibt mehrere Zwischenspeicher, die durch Zeichen, Buchstabe oder Zahl, gekennzeichnet sind. Anzugeben ist weiterhin die Anzahl der zu speichernden Zeilen. Gespeichert wird der Text ab der Zeile, in der sich der Cursor befindet. Formatieren Anweisung "F". Wenn sich ein Text durch Einfügen, Ändern oder Löschen verschiebt, kann das Textformat mit Hilfe der Funktion Formatieren wieder hergestellt werden. Der Text wird beginnend mit der Cursorzeile vom Programm durchsucht. Alle folgenden Worte werden zu ganzen Zeilen zusammengefügt. Hierbei werden der linke und der rechte Rand als Begrenzung eingehalten. Während des Formatierens wird die Trennhilfe aktiviert. Ist der Trennvorschlag richtig, wird einfach mit <CR> bestätigt. Andernfalls kann die Trennstelle mit den Tasten "Cursor rechts" und "Cursor links" verschoben werden. Soll das Wort nicht getrennt werden, genügt es, einmal die Leertaste zu drücken. Formatiere Absatz - Anweisung "FA" Angefangen von der Cursorzeile, wird der Text bis zum Ende des nächsten Absatzes formatiert. Formatiere Text - Anweisung "FT" Angefangen von der Cursorzeile wird der Text bis zum Textende formatiert. ACHTUNG!!! Bevor Sie diese Funktion benutzen, stellen Sie sicher, daß alle Absätze richtig gesetzt sind und keine tabellarischen Aufbauten im Text sind. Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 13 von 23

14 Verschieben Anweisung "V". Mit dieser Funktion können Textteile z.b. Zahlenkolonnen oder dergleichen horizontal verschoben werden. Hierzu ist der Cursor in die obere Zeile der,zahlenkolonne zu plazieren. Danach die Anweisung "V". Der Text wird dann ab der Cursorzeile um eine Zeile nach unten verschoben. Nun können die rechte und die linke Begrenzung des zu verschiebenden Bereichs festgelegt werden. Hierzu wird der Cursor mit den Tasten "Cursor rechts" oder "Cursor links" über das äußere Zeichen des zu verschiebenden Bereichs gestellt und die Taste "Setze" betätigt. Wurde der Cursor von seinem Ausgangspunkt nach rechts bewegt, wird zuerst die rechte Markierung ( < ) gesetzt. Wurde eine Position falsch markiert, kann die Markierung mit der Taste <Backspace> wieder aufgehoben werden. Nach der Positionierung auf die linke Begrenzung wird die Markierung > gesetzt. Der Cursor steht nun ganz rechts in der Zeile. Mit den Tasten "Cursor rechts" und "Cursor links" können nun beide Markierungen auf die neue Textposition geschoben werden. Ist die Position erreicht, kann mit <CR> die Verschiebung gestartet werden. Rechenmasken einfügen In Ihre Texte können Sie Rechenmasken, die Sie in , Erfassen/Ändern Rechenmasken angelegt haben, einfügen. Geben Sie in der ersten Bildschirmspalte ein! ein. Somit erscheint oben am Text das Wort "Rechenzeile" und der Cursor blinkt auf dem "!". Wenn Sie jetzt die Nummer einer hinterlegten Maske eingegeben, erscheint diese am Bildschirm. Sie können nun die gewünschten Eingaben machen und das Ergebnis wird mit der hinterlegten Formel errechnet. Mit dieser Arbeitsweise können auch Werte aus Dateien eingefügt werden. Bitte lesen Sie dazu auch die Beschreibung für Bearbeiten/Drucken Texte Februar 1998 Seite 14 von 23

15 Drucken von Textketten Drucken von Textketten Allgemein Mit diesem Programm steht ein Hilfsmittel zur Verfügung, das die Ausgabe von mehreren Texten als eine Einheit unterstützt. Die Textnamen können dabei einzeln eingegeben, oder als Bereich von Textnamen erfaßt werden. Feldbeschreibung Als erstes ist der Katalog anzugeben, aus dem die Texte gelesen werden sollen. Es können nur Texte aus einem Katalog miteinander verkettet werden. Formular Hier wird das Druckformular ausgewählt, mit dem der gesamte Text gedruckt wird. Dieses Formular muß in definiert sein und gilt für den gesamten Ausdruck. Gesamtausdruck Durch diesen Parameter kann der Ausdruck auf einen bestimmten Bereich von Textseiten beschränkt werden. Bei Aufruf des Programms wird dieser Parameter automatisch auf "J" gesetzt. Soll er geändert werden, kann man dieses Feld mit der Taste <F2> erreichen. Anzahl der Ausdrucke Durch diese Eingabe kann ein mehrfacher Ausdruck des Textes durchgeführt werden. Bei Aufruf des Programms wird dieser Parameter automatisch auf "1" gesetzt. Soll er geändert werden, kann man dieses Feld mit der Taste <F2> erreichen. Seitenwechsel bei Textwechsel Hier wird entschieden, ob bei Beginn eines neuen Textes ein Seitenwechsel vorgenommen werden soll. Eingabe "J" bedeutet: Jeder neue Text beginnt mit einer neuen Seite. Bei Aufruf des Programms wird dieser Parameter automatisch auf "J" gesetzt. Soll er geändert werden, kann man dieses Feld mit der Taste <F2> erreichen. Seitennummer durchgehend Die Seitennummerierung wird für den gesamten Text durchgehend vorgenommen. Soll dies nicht so sein, kann der Parameter auf "N" geändert werden. Dann wird bei jedem neuen Text der Seitenzähler zurückgesetzt. Inhaltsverzeichnis Beim Ausdruck vieler Texte kann es sinnvoll sein, ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen. Diese Funktion kann vom Textsystem automatisch durchgeführt werden. Hierzu muß der Parameter auf "J" gesetzt werden. Dieser Parameter steht in Verbindung mit der Seitennummerierung. Ein Inhaltsverzeichnis kann nur zusammen mit durchgehender Seitennummerierung geführt werden. Textname Es können mehrere Einzeltexte oder Textbereiche gedruckt werden. Bei Einzeltexten wird in der Spalte "von Text" der Textname eingegeben, in der Spalte "bis Text" wird einfach leer ausgelöst. Das System trägt dann den Namen des Textes auch dort ein. In der nächsten Zeile kann ein weiterer Text eingegeben werden. Wird in der Spalte "bis Text" ein anderer Name eingegeben, werden alle Texte gedruckt, die lt. Alphabet zwischen den Textnamen im Katalog eingetragen sind. Bei Fehleingabe kann mit <F2> das vorhergehende Feld erreicht werden. Drucken von Textketten Februar 1998 Seite 15 von 23

16 Texte kopieren/verschieben Texte kopieren/verschieben Allgemein Mit diesem Programm besteht die Möglichkeit, von einem vorhandenen Text ein Duplikat Programmablauf Zuerst muß der Katalog angegeben werden, in dem der Text registriert ist. In dem Feld Textname muß der Name des Textes eingegeben werden, von dem eine Kopie erstellt werden soll. Im Feld "Nach Katalog" wird der Name des neuen Kataloges festgelegt. Der neue Textname darf im Katalog noch nicht existieren, da sonst die 1 : 1 Übernahme nicht gewährleistet ist. Nach erfolgter Kopie erfolgt die Abfrage "Wollen Sie den Ursprungstext löschen". Wird die Frage mit "Ja" beantwortet, wird der Ursprungstext im alten Katalog vollständig gelöscht. Texte verschieben/kopieren Februar 1998 Seite 16 von 23

17 Datenselektion Serienbriefe Datenselektion Serienbriefe Allgemein Für die Erstellung von Serienbriefen muß zunächst eine Datenselektion durchgeführt werden, d.h., aus dem Gesamtbestand an Daten müssen die Datensätze herausgesucht werden, für die ein Text oder ein Adreßaufkleber gedruckt werden soll. Voraussetzungen Sollen neue Selektionen angelegt werden, müssen alte, nicht mehr benötigte vor Beginn der Bearbeitung gelöscht werden. Wichtige Hinweise Die Datenselektion wird für jeden Arbeitsplatz getrennt gespeichert und kann beliebig oft benutzt oder geändert werden. Programmablauf Nach Aufruf des Programmpunktes hat man folgende Untermenüs zu Auswahl: Schlüsselselektion Die Schlüsselselektion erlaubt das Selektieren von Datensätzen an Hand des Datenschlüssels. Der Datenschlüssel ist z. B. die Kundennummer der Kundenstammdatei. Nach Aufruf der Schlüsselselektion erscheint die Eingabe: Hinzufügen von Schlüssel:...(CR = beenden,? = Maske) Wenn Sie hier einen Schlüssel, z. B. eine Kundennummer eingeben, wird die Kundennummer der Selektionsdatei hinzugefügt. Einzelne Stellen des Datenschlüssels können mit einer Maske abgedeckt werden. Beispiel: Eingabe "2?????" Die gesamte Datei wird durchsucht, alle Datenschlüssel, die an der ersten Stelle eine "2" haben, werden der Selektionsdatei hinzugefügt. Die anderen Stellen des Schlüssels werden ignoriert. Datenselektion Serienbriefe Februar 1998 Seite 17 von 23

18 Datenselektion Serienbriefe 8.15 Nachdem alle Datenschlüssel hinzugefügt sind, kehrt das Programm zur Eingabe des Schlüssels zurück. Der Vorgang des Hinzufügens kann mit der <CR> Taste beendet werden. Dann erscheint die Abfrage: Hinzufügen, Löschen oder Beenden? H/L/CR Bei Eingabe von "H" kehrt das Programm zum Hinzufügen zurück. Bei der Eingabe von "L" können Datenschlüssel aus der Selektion entfernt werden. Es erfolgt die Eingabe: Löschen von Schlüssel:... ( CR = Beenden? = Maske ) Hier gelten die gleichen Regeln wie beim Hinzufügen von Datenschlüsseln. Wird diese Eingabe mit der <CR> - Taste beendet, kehrt das Programm zu obiger Abfrage zurück. Datenselektion Im Gegensatz zur Schlüsselselektion bezieht sich diese Selektion nicht auf den Datenschlüssel, sondern auf den eigentlichen Datensatzinhalt. Gehen wir im folgenden vom Vorhandensein einer Adreßdatei aus, in der die Felder Postleitzahl und Matchcode vorhanden sind. Die Zielsetzung ist eine Selektion aller Kunden die in Murnau, d.h. Postleitzahlenbereich 82418, wohnen und deren Matchcode mit einem Buchstaben zwischen "A" und "L" beginnt. Hierfür geben wir nach Anwahl der Datei aus der die Selektion aufgebaut werden soll (in unserem Fall Nr. 22) das Feld Postleitzahl (Nummer 09) ein, wobei wir mit "?" alle definierten Felder angezeigt bekommen können. Nach Anwahl dieses Feldes grenzen wir durch die Eingabe "von bis 82418" ein, daß nur Kunden aus "82418 Murnau" angesprochen werden sollen. Als weiteres Feld wählen wir nun den Matchcode und grenzen hier ein von "A" bis "L", da wir die Briefe in 2 Ausdrucke untergliedern wollen. Selektion anzeigen Nach Anlage der Selektion können wir uns die selektierten Datensätze anzeigen lassen (auch um eine Vorstellung zu bekommen, wieviele Datensätze durch die Eingrenzung gefunden werden). Zur Anzeige der Selektion wählen wir aus dem Untermenü "Selektion anzeigen". Angezeigt werden nun alle gefundenen Datensätze mit ihrem Hauptschlüssel, in unserem Beispiel die Kundennummer. Selektion drucken Definieren Sie den Drucker, über den Sie die Selektion ausdrucken wollen. (Es werden nur die gefundenen Datensätze ausgedruckt, kein Text!) Selektion löschen Wählen Sie diesen Punkt an, wenn Sie eine neue Selektion aufbauen möchten. Pro Terminal kann für jede Datei eine Selektion aufgebaut werden. TIP: Wenn Sie eine Selektion aus derselben Datei aufbauen möchten um z. B. mit anderen Kriterien zu überprüfen, wieviele Datensätze gefunden werden: Legen Sie diese Selektion auf einem anderen Terminal an, damit Sie die ursprüngliche Selektion nicht löschen müssen. Datenselektion Serienbriefe Februar 1998 Seite 18 von 23

19 Selektion aus Listgenerator importieren Selektion aus Listgenerator importieren Allgemein Mit diesem Menüpunkt können Sie Selektionen aus dem Listgenerator in der Textverarbeitung 8.11 einsetzen. Voraussetzungen Voraussetzung hierfür ist, daß Sie die Lizenz für Listgenerator erworben haben. Programmablauf Dieser Menüpunkt arbeitet mit dem Modul 18 Listgenerator. Dies bedeutet, daß zuerst eine Selektion über 18 aufgebaut und in eine Selektionsdatei abgespeichert werden muß (siehe Beschreibung 18 Listgenerator). Wählt man den Punkt 8.16 an, wird die Selektionsdatei mit allen bisher abgespeicherten Selektionen eingelesen. Diese Selektionen sind namentlich mit der Endung.SEL aufgelistet. Zur Übernahme einer Selektion markieren Sie die gewünschte mit <CR> und verlassen das Fenster mit <F4>. Anschließend stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: F1 = Übernehmen Mit <F1> wird die ausgewählte Selektion übernommen und als Grundlage für den Serienbrief bereitgestellt. F2 = Anzeigen Mit <F2> können Sie sich die Selektion anzeigen lassen und gegebenenfalls einzelne Punkte bearbeiten oder löschen (Hilfeinformationen über CTRL+Y ). F3 = Löschen Mit <F3> können Sie eine ausgewählte Selektion löschen. F4 = Ende Selektion aus Listgenerator importieren Februar 1998 Seite 19 von 23

20 Adressetiketten Adressetiketten Allgemein Mit diesem Programmpunkt ist es möglich Adressetiketten einzelner Kunden/Lieferanten auszudrucken. Voraussetzungen Im Menüpunkt muß zuerst zwingend die Etikettenart ADRETK erfaßt werden. Nachdem die Etikettenart definiert wurde, muß in Etikettenstamm verwalten die Form des Etikettes erstellt werden und weitere Optionen für den Ausdruck festgelegt werden. Hierbei ist zu beachten, daß die Grunddatei der Kundenstamm (Dateinummer 22) ist und die Etikettennummer die 01 trägt. Wichtige Hinweise Nach dem Druck der Etiketten muß das Programm verlassen werden, da sonst der Drucker für weitere Ausdrucke gesperrt bleibt! Programmablauf Nach der Anwahl des Menüpunktes 8.17 kann ausgewählt werden, ob Adressetiketten aus dem Kunden- oder Lieferantenstamm gedruckt werden sollen. Wurde eine Auswahl getroffen, besteht die Möglichkeit zu entscheiden, ob der Ausdruck sofort oder später erfolgen soll. Adressetiketten Februar 1998 Seite 20 von 23

21 Adressetiketten 8.17 Nach Eingabe von 0 oder 1 gelangen Sie in die Erfassungsmaske. Bei Nummer / Matchcode kann entweder die Kunden- / Lieferantennummer oder deren Matchcode eingegeben werden. Die Statuszeile über dieser Eingabe zeigt an, ob die Etiketten aus dem Kunden- oder Lieferantenstamm herangezogen werden und ob Sie sich im Sofort- oder Batchdruck befinden. Mit <F1> können Sie die Adresse für diesen Vorgang manuell verändern, oder Sie können mit <F2> eine neue Adresse eingeben. Unter Anzahl Etiketten wird festgelegt, wieviel Etiketten gedruckt werden sollen. Die maximale Anzahl beträgt 99. Sofortdruck Nachdem die Anzahl der Etiketten bestätigt wurde, erscheint ein Hinweisfenster, daß zum Einlegen der Etikettenformulare für den entsprechenden Drucker auffordert. Ferner besteht hier die Möglichkeit sich einen Testausdruck zu erstellen. Adressetiketten Februar 1998 Seite 21 von 23

22 Adressetiketten 8.17 Der Testdruck kann beliebig oft wiederholt werden, dies empfiehlt sich besonders bei der Verwendung von mehrbahnigen Etiketten. Batchdruck Der Batch-Ausdruck ermöglicht es, zuerst Daten einzugeben und diese zu einem späteren Zeitpunkt auszudrucken. Die eingegeben Daten werden hierbei erst in einer Batchdatei abgespeichert, die dann später ausgedruckt werden kann. Möchte man nun die in der Batchdatei hinterlegten Adressen ausdrucken, muß der Menüpunkt 8.17 verlassen und in den Menüpunkt Etikettenprogramme gewechselt werden. Nach der Anwahl diese Menüpunktes erscheint folgendes Auswahlfenster: Etikettenstamm verwalten Etikettenstamm listen Etikettenart erfassen Etiketten-Transaktionsgruppen drucken Etiketten drucken F4-Ende Hier wählen Sie den Menüpunkt Etiketten-Transaktionsgruppen drucken an und geben dort die Etikettenart ADRETK ein. Nach Eingabe der nachfolgend abgefragten Daten, erfolgt der Ausdruck der gewünschten Etiketten. Adressetiketten Februar 1998 Seite 22 von 23

23 Inhalt Textkataloge listen Inhalt Textkatalog listen Allgemein Mit diesem Programm können Sie alle Textkataloge anzeigen oder ausdrucken lassen. Außerdem können Sie alle in einem bestimmten Katalog enthaltenen Texte auflisten lassen. Programmablauf Um den Inhalt eines Textkatalogs aufzulisten müssen Sie nur den Katalognamen eingeben. Wenn Sie? eingeben, werden Ihnen alle bestehenden Kataloge angezeigt. Wenn hinter dem Katalognamen " " eingetragen ist, dann ist dieser Katalog durch einen Zugangscode geschützt. Der Zugangscode wird durch das Programm abgefragt. Sie können den Inhalt also nur auflisten lassen, wenn Sie diesen Zugangscode kennen. Danach kann der Inhalt des Textkatalogs aufgelistet werden. Nach der Ausgabe können Sie einen weiteren Katalog auflisten lassen oder das Programm beenden. Ausgegeben werden folgende Informationen: Textname Name des Textes, unter dem er gespeichert ist. Mit diesem Namen kann der Text in 8.11 zur Bearbeitung aufgerufen werden. Datei Name der Datei, unter dem Sie auf der Festplatte abgespeichert ist. erstellt Das Datum, an dem der Text angelegt, d.h. zum ersten Mal gespeichert wurde. geändert Das Datum, an dem der Text zum letzten Mal geändert wurde. Inhalt Textkataloge listen Februar 1998 Seite 23 von 23