AgenTurbo - Agentursoftware

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1 team busch GmbH Sottorfallee 18 D Hamburg Ansprechpartner: Dr. Christopher Busch 040 / Maik Prüter 030 / AgenTurbo - Agentursoftware Viele Agenturen arbeiten daran, die Abläufe in ihrem Unternehmen effizienter zu gestalten. Auf der einen Seite soll das Geschehen im Unternehmen möglichst detailliert und transparent dokumentiert werden. Auf der anderen Seite soll eben diese Dokumentation nicht zum Selbstzweck geraten und das Unternehmen nicht in seinem operativen Geschäft behindern. AgenTurbo bietet Ihnen die Möglichkeit, diesem Dilemma zu entkommen. AgenTurbo ist eine auf FileMaker 9 basierende Datenbankapplikation, deren Kerngedanke es ist, die komplette Funktionalität einer durchdachten CRM-Software, die gesamte Projektsteuerung, die Jobverwaltung, das Debitoren- / Kreditorenwesen, die Mitarbeiterverwaltung und das betriebswirtschaftliche Controlling in einer speziell auf das Agenturwesen abgestimmten Anwendung zusammenzufassen. Daneben stehen eine anwenderorientierte Menüführung, ein intuitiver Programmaufbau und ein effizientes Rechtemanagement genauso im Vordergrund, wie die evolutionäre Gesamtarchitektur der Software. Diese erlaubt eine problemlose, kostengünstige Anpassung der gesamten Applikation an zukünftige, heute noch nicht absehbare Aufgaben und Anforderungen.

2 AgenTurbo Seite 2 Ein kurzer Überblick: Minimierung von Programmieraufwand AgenTurbo bietet Ihnen eine Fülle von Einstellungsmöglichkeiten, ohne dass dafür zusätzlicher Programmieraufwand nötig wäre. Ohne Programmierkenntnisse können Sie die Globaldaten des Programms selbst editieren, eine Vielzahl technischer Einstellungen vornehmen und die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter verwalten. Adressen Das Adressmodul bildet das zentrale Element in AgenTurbo. Neben einer umfangreichen, aber leicht zu bedienenden, Verwaltung der Kommunikationsdaten und der Kontakte einer Adresse dient dieses Modul auch als zentrales Navigationselement. Sie gelangen von hier aus problemlos zu allen Belegen und Vorgängen, die diese Adresse betreffen. Projekt- und Jobverwaltung Die Projekt- und Jobverwaltung bündelt alle wichtigen Informationen und Vorgänge zu Ihren Projekten. Sie bietet Ihnen umfangreiche Funktionalitäten zur Erfassung konkreter Tätigkeiten und zugehöriger interner und externer Leistungen. Eine komfortable Zeiterfassung gehört deshalb genauso dazu wie ausgefeilte grafische Planungs- und Auswertungsmodule. Debitoren / Kreditoren / Angebote Für die Erstellung von Angeboten und Debitorrechnungen, sowie die Erfassung von Kreditorrechnungen genügen wenige Mausklicks. Dabei können Sie Daten aus früheren Rechnungen oder Angeboten übernehmen oder die Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung in Rechungspositionen oder ein Stundenbuch umwandeln. Formulieren/Dokumentieren/Archivieren Mit AgenTurbo stehen Ihnen vom klassischen Brief bis zur Serien- alle gängigen Kommunikationswege zur Verfügung. Dabei werden alle Dokumente und Vorgänge in einer Historie zur Adresse oder zum Projekt gespeichert und sind jederzeit in Sekundenschnelle über ein integriertes Dokumentationssystem abrufbar. Sie haben auch die Möglichkeit, über ein digitales Archiv auf externe Dateien zuzugreifen oder diese zu verwalten. Mitarbeiterverwaltung AgenTurbo bietet Ihnen eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung. Dazu gehört neben der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten, der Zuweisung qualifikationsgerechter Zugriffsrechte und individueller technischer Einstellungen auch eine ausgefeilte Urlaubsverwaltung. Controlling Per Mausklick erhalten Sie aussagekräftige Informationen über die Kennzahlen Ihres Unternehmens und die Leistungsfähigkeit Ihrer Mitarbeiter. Grafische Darstellungen helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Auf den nächsten Seiten erhalten Sie ausführliche Informationen über die Funktionalitäten und die wichtigsten Module von AgenTurbo.

3 AgenTurbo Seite 3 Allgemeines Das Hauptmenü Das Hauptmenü ist die Schaltzentrale in AgenTurbo. Von hier aus sind zum einen alle wichtigen Funktionalitäten und Menüs per Mausklick erreichbar, zum anderen dient es auch als Informationszentrale. Der linke Bereich des Hauptmenüs zeigt eine Liste mit den Wiedervorlagen (s.u.) für den aktuellen User. Auf der rechten Seite befinden sich zwei Buttonportale. Das linke beinhaltet Buttonthemen, also einen thematischen oder funktionalen Bereich (z.b. Controlling, Buchhaltung oder Projekte). Durch das Anklicken eines Buttonthemas werden im rechten Portal die entsprechenden Detailfunktionen sichtbar. Menüführung Um die Arbeit mit AgenTurbo intuitiv zu gestalten, folgt die Menüführung auf den meisten Layouts einem Prinzip: Bei Detailmasken befindet sich auf der linken Seite ein Button-Menü, mit den jeweils für den aktuellen User zugelassenen Buttons. Bei Listenlayouts befinden sich oberhalb der Liste die entsprechenden Standard-Funktionen ( Alle zeigen, Suchen etc.) und ggf. layoutspezifische Sondertasten (z.b. Auswerten o.ä.). Es gibt auch eine Reihe von Tastaturkürzeln, die häufig genutzte Optionen jederzeit zugänglich machen (z.b. STRG+1-> Zurück zum Hauptmenü, STRG+2 PowerSuche nach Adresse, Job, Projekt etc.). Bei Bedarf ist es auch möglich entsprechende Tastaturkürzel auf die jeweiligen betrieblichen Erfordernisse hin anzupassen. Layouts / Masken Um das Arbeiten mit AgenTurbo möglichst einfach und effizient zu gestalten, wurde im Wesentlichen auf zwei Layout-Grundformen zurückgegriffen: Detailmasken und Listen. Die Detailmasken bestehen in der Regel aus einem Kopfteil mit den erkennungsrelevanten Informationen zum aktuellen Datensatz, dem eigentlichen Datenteil und einem Buttonportal auf der linken Seite. Um eine hohe Informationsdichte gewährleisten zu können, wurden viele Detailmasken im Datenteil zusätzlich in mehrere Reiter unterteilt. User- / Rollenverwaltung AgenTurbo bietet Ihnen die Möglichkeit, verschiedene Rollen für verschiedene Nutzergruppen zu definieren. Dadurch gelingt es, unterschiedlichen Gruppen von Usern, verschiedene Rechte, verschiedene Buttons und damit auch verschiedene Funktionalitäten zu erlauben

4 AgenTurbo Seite 4 oder zu verbieten. Das Besondere daran ist, dass die Definition dieser Rechte auch auf einem evolutionären Prinzip beruht. Es ist möglich Usern oder Usergruppen im Laufe der Zeit neue Funktionalitäten zu erlauben oder die entsprechenden Rechte ggf. wieder zu entziehen. Beispielsweise können Auszubildende auf diese Weise behutsam an die Abläufe im Unternehmen herangeführt werden. Sie können dadurch aber auch Hierarchie- oder Funktionsebenen problemlos in AgenTurbo abbilden (z.b. reine Zeiterfasser, Job- und Projektbearbeiter, Buchhaltung, Supervisor etc.) Die Definition dieser Rollen ist ohne Programmieraufwand über ein spezielles Menü möglich. Akte Für alle belegfähigen Aktivitäten in AgenTurbo wird ein Akte-Datensatz angelegt. Dadurch ist es möglich, alle Vorgänge zu einer Adresse oder einem Projekt schnell und effizient abzurufen. Über den Button Akte bei der Adresse oder den Reiter Akte beim Projekt erhalten Sie eine lückenlose Historie mit allen relevanten Vorgängen (Jobs, Projekte, Korrespondenzen, Rechnungen etc.).

5 AgenTurbo Seite 5 Module AgenTurbo lässt sich in eine Vielzahl von Modulen unterteilen, die alle den jeweiligen Gegebenheiten Ihres Unternehmens angepasst werden können. Im Weiteren erhalten Sie einen kurzen Überblick über die wichtigsten Module: Adressen Das Adressmodul bildet das zentrale Element in AgenTurbo. Neben einer umfangreichen, aber leicht zu bedienenden, Verwaltung der Kommunikationsdaten und der Ansprechpartner einer Adresse dient dieses Modul auch als zentrales Navigationselement. Sie gelangen von hier aus problemlos zu allen Belegen und Vorgängen, die diese Adresse betreffen. Sehr schnelle Suchfunktion (wenige Millisek. in über Adressdatensätzen) Einfache Gruppierung von Adressen z.b. für Mailings, Veranstaltungen etc. Adressengruppen können einfach erstellt, aufgerufen und kopiert werden Verknüpfung mit Korrespondenztool und Webbrowser Verknüpfung mit Telefonanlage möglich: Wählen aus der Datenbank heraus, bei eingehenden Anrufen Anzeige entsprechender Informationen wie Historie o.ä. Erstellung von Adressensets für Serienbriefe, Weihnachtsgrüße etc. Individualisierte Anreden für jeden Kontakt Dublettenprüfung bei Eingabe einer neuen Adresse Differenzierung der Kontakte nach Kunden, Lieferanten etc. Zuweisung beliebig vieler Kontakte zu einer Adresse

6 AgenTurbo Seite 6 Projektverwaltung Die Projektverwaltung bündelt alle relevanten Informationen und Vorgänge zu einem Projekt. Ihnen stehen umfangreiche Funktionalitäten zur Erfassung, Auswertung und Steuerung von internen und externen Leistungen, zur Verfügung. Grafische Ansichten helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Zuordnung von Adressen zu einem Projekt (Ansprechpartner, Lieferanten, Subunternehmer etc.) Statusübersicht (Planung, freigegeben, in Arbeit) Definition von Verantwortlichen Definition von Soll-Vorgaben (Datum, Stunden etc.) Übersicht über die dazugehörigen Jobs des Projektes und ihren Bearbeitungsstand Projekthistorie (Korrespondenzen, Rechnungen etc.) Übersicht und Erstellung/Bearbeitung von Kostenvoranschlägen, Debitorrechnungen und Kreditorrechnungen zum Projekt Übersicht über sämtliche Zahlungsvorgänge zum Projekt Verwaltung von externen Dateien und Dokumenten (z.b. Verträge, Foto- und Tonmaterial) im Archiv

7 AgenTurbo Seite 7 Jobverwaltung Die Jobebene erfasst die konkreten Tätigkeiten und Leistungen zu einem Projekt. Hier erfolgt neben der Definition von Aufgaben und deren Zuweisung zu einzelnen Mitarbeitern auch die Erstellung jobbezogener Angebote und Rechnungen. Zur Steuerung stehen Ihnen umfangreiche Planungs- und Auswertungsfunktionalitäten zu Verfügung. Festlegung von Soll-Werten für einen Job (Beginn und Ende des Jobs, Dauer des Jobs) Auswahl von Bearbeitern anhand der erforderlichen Qualifikation und der jeweiligen Verfügbarkeit Überblick über Bearbeitungsverlauf und Bearbeitungsstand des Jobs (Anzeige der Ist- Stunden, also der bereits aufgewendeten Arbeitszeit) Vergleich von Soll- und Ist-Kosten Job-Briefing mit Wiedervorlagefunktion Verwendung von standardisierten Jobleistungen und Artikeln BudgetGraph zeigt Über-/Unterschreitung des Budgets (Angebotspreis)

8 AgenTurbo Seite 8 Zeiterfassung Mittels dieses Moduls können Ihre Mitarbeiter ihre geleisteten Arbeitsstunden für einen Job dokumentieren. Darüber hinaus erhält jeder Mitarbeiter hier einen Überblick über die für ihn definierten Aufgaben und das vorgesehene Zeitbudget. Ein hoher Eingabekomfort sorgt dafür, dass die Zeiterfassung selbst nur wenig Zeit in Anspruch nimmt. Anzeige der offenen Jobs für jeden Mitarbeiter Einbuchung der Ist-Stunden für einen Job über eine grafische Oberfläche (Zeittafel) Zeittafel flexibel (9-18 Uhr; 0-24 Uhr etc.) Plausibilitätsprüfung bei Eingabe der Ist-Stunden Bei Krankheit oder Urlaub können auch Ist-Stunden für den Job eines anderen Mitarbeiters als eigene eingetragen werden Komfortable Auswahl- und Eingabemöglichkeiten bei der Zeiterfassung

9 AgenTurbo Seite 9 Debitoren / Kreditoren / Angebote Für die Erstellung von Angeboten und Debitorrechnungen, sowie die Erfassung von Kreditorrechnungen genügen wenige Mausklicks. Dabei können Sie Daten aus früheren Rechnungen oder Angeboten übernehmen oder die Arbeitsstunden aus der Zeiterfassung in Rechungspositionen oder ein Stundenbuch umwandeln. Überblick über die Funktionen Übernahme von Daten aus der Ist-Erfassung des jeweiligen Projektes (z.b. Stundenbuch) Stornierung von Rechnungen Automatische Berechnung der Zahlfrist anhand der Daten aus der Adressmaske Überwachung der Zahlungseingänge (Buchung von Teilzahlungen möglich) Standardisiertes Mahnwesen mit Überwachung Rechnung duplizieren möglich, zur beschleunigten Eingabe ähnlicher Rechnungen Übernahme der Daten aus einem Kostenvoranschlag Abweichende Rechnungsadressen Rechnungsdruck auf Papier oder als pdf-datei Plausibilitätsprüfungen Erstellung von Stundenbüchern

10 AgenTurbo Seite 10 Korrespondenz In AgenTurbo stehen Ihnen alle gängigen Kommunikationswege zur Verfügung. Egal, ob Sie einen klassischen Brief erstellen, eine oder einen Serienbrief verfassen wollen, Sie erledigen alles direkt aus dem AgenTurbo heraus. Ihre gesamte Korrespondenz wird automatisch kunden- und/oder projektbezogen archiviert und ist somit jederzeit abrufbar. Direkter Versand als , Fax etc. Ausgabe der Texte in Papierform oder als pdf-datei Automatische Archivierung sämtlicher Texte und Anzeige der Dokumente in der Kontaktoder Projekthistorie Wiedervorlagefunktion Schnelle Volltextsuche über alle verfassten Dokumente

11 AgenTurbo Seite 11 Archiv Durch das Archiv können Sie externe Dateien (z.b. Powerpointpräsentationen, Bilder, Worddokumente etc.) verwalten und in AgenTurbo verfügbar machen. Sie haben die Möglichkeit, Dateien direkt zu einem Projekt oder zu einer Adresse zu archivieren. Das Programm erzeugt völlig automatisch eine entsprechende Ordner- und Unterordnerstruktur auf einem zuvor definierten Laufwerk. Archivierung von externen Dateien zu Kontakten und Projekten Öffnen der Dateien direkt aus dem Programm heraus Erstellung und Pflege einer entsprechenden Ordnerstruktur durch das Programm Versand der Dateien per direkt aus dem Programm

12 AgenTurbo Seite 12 Mitarbeiterverwaltung AgenTurbo bietet Ihnen eine umfangreiche Mitarbeiterverwaltung. Dazu gehört neben der Verwaltung der Mitarbeiterstammdaten, der Zuweisung qualifikationsgerechter Zugriffsrechte und individueller technischer Einstellungen auch eine ausgefeilte Urlaubsverwaltung. Speichern von Stammdaten Definition von externen und internem Stundensatz individuell für jeden Mitarbeiter Unterschriftenscan Individuelle Grußformel für jeden Mitarbeiter (für Korrespondenz) Zuordnung von Farben (für Auswertungen und Übersichten) Zuweisung von User-Rollen (verbunden mit bestimmten Rechten) Individuelle technische Anpassung für jeden Mitarbeiter (Fenstergröße, Settings, Zoomstufe etc.) Qualifikation für den einzelnen Mitarbeiter bestimmen - dient der Auswahl der Mitarbeiter für die jeweiligen Jobs Urlaubsverwaltung; Urlaubsantrag, Urlaubsgenehmigung, Prüfung auf Überschneidungen

13 AgenTurbo Seite 13 Controlling / Mitarbeiter-Controlling Der Bereich Controlling bietet Ihnen eine Fülle von Auswertungs- und Steuerungsmöglichkeiten. Jahrelange Praxiserfahrung und mathematische Fachkenntnisse spiegeln sich in diesem Modul genauso wider, wie ein hohes Maß an Praktikabilität. Der Bereich Mitarbeiter-Controlling ermöglicht es Ihnen, per Tastendruck einen schnellen Überblick über die individuellen Leistungsparameter eines jeden Mitarbeiters zu erhalten. Alle Auswertungen werden automatisch aus den in AgenTurbo gesammelten Daten gespeist und helfen so ohne zusätzlichen Zeitaufwand, die Personalauslastung zu optimieren oder Problemfelder zu identifizieren Anwesenheitsliste Individuelle Übersicht Anwesenheit leistungsbezogene Auswertungen für den einzelnen Mitarbeiter (u.a. Produktivität vs. Gehalt, produktive vs. unproduktive Arbeitszeit etc.) Überstundenverwaltung Anteil des Mitarbeiters am Betriebsergebnis Vergleich verschiedener Parameter zwischen den Mitarbeitern Deckungsbeiträge Kostenanalyse

14 AgenTurbo Seite 14 Wiedervorlagen Das Wiedervorlagesystem des AgenTurbos ist zugleich interne Kommunikationsplattform und Fristenkalender. Eine Wiedervorlage erzeugen Sie mittels eines Buttons der sich auf nahezu allen Layouts befindet. Sie haben dabei die Wahl, ob Sie den aktuellen Datensatz (z.b. eine Rechnung) auf Wiedervorlage setzen oder eine freie Wiedervorlage formulieren wollen (beispielsweise einen kurzen Erinnerungstext o.ä.). Wiedervorlagen können Sie für sich selbst oder auch für andere Mitarbeiter erstellen. Definition freier und belegbezogener Wiedervorlagen Wiedervorlagen für einzelne User oder Usergruppen Definition periodisch wiederkehrender Wiedervorlagen (z.b. Abrechungstermine) Prioritätendefinition Festlegen von Löschterminen Private Wiedervorlagen

15 AgenTurbo Seite 15 Supervisor-Menü Das Supervisor-Menü bietet Ihnen eine Fülle von Einstellungsmöglichkeiten, ohne dass dafür zusätzlicher Programmieraufwand nötig wäre. Sie können sämtliche Globaldaten des Programms, wie z.b. das Firmenlogo, den Rechungsvor- oder Nachtext oder auch Mahn- und Planungsfristen jederzeit selbst editieren. Überblick über die Funktionen Definition von globalen Standardwerten für das Unternehmen (Ust-ID, Steuern-Nr. etc.) Definition von Standardtexten (Vor-, Nachtexte bei Rechnungen etc.) Definition einer Standardsignatur für den versand Editierbarkeit der Logos für das Programm / die Korrespondenzen / die Rechnungen etc. Editierbarkeit von Steuersätzen etc. Definition von Briefköpfen/Absenderzeilen Definition von Mahntexten und Mahnfristen Festlegen von Planungsfristen Eingabe und Änderung von Netzwerkzugriffen Standardeinstellungen für Fenstergröße/Buttonfarben/Größen

16 AgenTurbo Seite 16 Systemvoraussetzungen Max OS X, Win NT, Win 2000, Win XP, Windows Vista FileMaker Pro 9, ggf. FileMaker Server 9 (oder höher) Mehr Informationen: team busch GmbH Sottorfallee Hamburg Ansprechpartner: Dr. Christopher Busch Telefon: Internet: oder über team busch, Berlin: Maik Prüter Telefon: 030 / Internet:

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