samedi Benutzerhandbuch Version samedi Comfort 2.1

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1 Version samedi Comfort. Stand: Juli 0

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4 samedi Benutzerhandbuch Version samedi Comfort. Stand: Juli 0

5 Impressum 0 samedi GmbH, Berlin Das Werk einschließlich aller Inhalte ist urheberrechtlich geschützt. Alle Rechte vorbehalten. Nachdruck oder Reproduktion (auch auszugsweise) in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder anderes Verfahren) sowie die Einspeicherung, Verarbeitung, Vervielfältigung und Verbreitung mit Hilfe elektronischer Systeme jeglicher Art, gesamt oder auszugsweise, ist ohne ausdrückliche schriftliche Genehmigung der samedi GmbH untersagt. Alle Übersetzungsrechte vorbehalten. samedi GmbH Hessische Straße D-05 Berlin Stand: Juli 0 4

6 Inhalt Funktionen 7. Startseite 7. Terminkalender 8. Nachrichten 9.4 Patientendatenbank 9.5 Netzwerk 0.6 Ärzte-Suche 0.7 Wiki.8 samedi Hilfe, Konfigurationszugang und Produkt/Modul-Bestellung.9 iphone-app Zusatzmodule. Terminliste/OP-Liste. Warteliste. To-Do-Listen 4.4 Monatsansicht 4.5 Call-Center-Tool 5.6 Recall-Modul 5.7 Formularwesen 6.8 ZDA Zentrale digitale Patientenakte Allgemeine Bedienung der Akte / ZDA 7.8..a Daten-Export von TurboMed zu samedi 8.8..b Daten-Export von Medistar zu samedi 8.8..c Daten-Export von ixx.isynet/vianova zu samedi ZDA-Patientenkonto erstmalig anlegen ZDA-Dateninhalte an autorisierte Ärzte und das Patientenkonto freigeben ZDA-Freigabe von Arzt zu Arzt (über Patientengenehmigung in Praxis).8.6. ZDA-Freigabe vom Patientenkonto an den Arzt (bspw. Patient zu Hause).9 Drittanbieterintegration.0 HL7-Gateway/Klinik-Schnittstelle Einstellungen (Konfiguration). Einstellungen Benutzerkonto. Einstellungen Klinik/Praxis/Firma. Einstellungen Homepage 4.4. Einstellungen Kalender 4.5 Einstellungen Patienteninformationen 9.6 Einstellungen Netzwerk 9.7 Einstellungen Nachrichten 0.8 Einstellungen Schnittstelle 0 4 Anhang : Einstellungen der Online-Terminbuchung für Patienten 4.. Einbau und Anzeige des Terminbuchungs-Links (URL) 4. Anzeige der Buchungsmöglichkeiten im Patienten- Terminbuchungsformular 4 4. Einstellung der Regeln, Freigaben und Inhalte für die Terminbuchung 6 5

7 4.4 Checkliste 8 5 Anhang : Einstellungen der Online-Zuweisung 9 5. Anzeige der Buchungsmöglichkeiten 9 5. Einladung von Zuweisern 4 5. Einstellung der Buchungsinhalte Freigaben und Rechte-Regelung 47 6 Anhang : Design und Freigabe von Formulartypen im Netzwerk Anlegen von Formulartypen Design von Formulartypen Einstellung Edifact Ausführung der Edifact Abrechnung 5 7 Weitere Informationen Hard- und Softwarevoraussetzungen Support 55 Notizen 56 6

8 Funktionen. Startseite Die einzelnen Neuigkeiten (Neue Termine, Neue Patienten, etc.) lassen sich per Drag & Drop individuell anordnen. Mit der Einladungsfunktion von samedi können Sie Ihre Kollegen (Ärzte, Zahnärzte, andere Heilmediziner) in Ihr persönliches Ärzte-Netzwerk von samedi einladen. Der eingeladene Kollege erhält ein kostenloses samedi Benutzerkonto (Version samedi Light), so dass er sich mit Ihnen im samedi Ärzte-Netzwerk verbinden, Ihnen sicher Nachrichten senden und Patienten zuweisen kann. Über die Feedback-Box senden Sie dem samedi Support Team Ihre Fragen, Hinweise, Anregungen und Feedback zu. Das samedi Support Team widmet sich umgehend Ihrer Anfrage ) Neuladen (aktualisiert Anwendung) ) Einstellungen (Konfiguration Ihres Benutzerkontos ) Ausloggen 4) Neuer Termin 5) Neue Nachricht 6) Neuer Patient 7) Neuer Arzt/Kollege 8) Neue Datenfreigabe 9) Entzogene Datenfreigabe 0) To-Do-Liste ) Einladungsfunktion (Laden sie einen Kollegen kostenlos für das samedi Light Konto ein) ) Feedback-Box (Support von samedi) a c e b d f ) Short-Cuts (Tastenkomination STRG + G öffnet das Navigationsmenü) a) S = Startseite b) K = Kalender c) C = Call-Center (Zusatzmodul) d) N = Nachrichten e) P = Patienten f) W = Warteliste (Zusatzmodul) Hinweis! Im Kalender (Tastenkomination STRG + K ) können mit den Short-Cuts folgende Funktionen genutzt werden: - K = Neuer Termin - Z = Neue Zuweisung - F = Neuer Termin für Zuweiser -,, = Terminfavoriten buchen 7

9 . Terminkalender Im Terminkalender verwalten Sie Ihre Termine, tragen neue Termine ein, kontrollieren Online-Termine, suchen Termine und nehmen Zuweisungen vor. Terminblocker (a) können Sie verwenden, um bestimmte Ressourcen zu blocken, so dass Sie zu dieser Zeit nicht mehr zur Verfügung stehen. Terminblocker lassen sich dabei in einem gewissen Rhythmus wiederholen. (Abb ) Abb. (Tagesgrenzen festlegen) Abb.4 ToDo Liste a b c 7 Abb. (Schnelleintrag) Abb.5 = Termin löschen 4 5 a b c 5 6 ) Termin-Eintragen-Formular a) Kategorie, b) Patient, c) Terminart ) Terminkette ) Zuweisung 4) Patientenliste 5) Terminliste 6) Tagesauswahl für Kalenderübersicht 7) Terminfavoriten 8) Tagesansicht 9) Wochenansicht 0) Monatsansicht (Zusatzmodul) ) Druckansicht ) Terminliste bzw. OP-Liste (Zusatzmodul) ) Warteliste 4) Terminsuche (nach Name, Geb.datum, etc.) 5) Abgesagte Termine 6) Schnelleintrag mit rechtem Mausklick s. Punkt 7) Umschaltpfeil (nächster/vorheriger Tag)- s. Abb. 8) Tagesgrenzen festlegen 9) Angezeigte Elemente (bspw. farbliche Zeitmarkierung für Reservierungen) 0) Ressourcen ein-/ausblenden ) Ansichten verwalten ) Zoom einstellen s. Abb. ) Schnelleintrag mit rechtem Mausklick a) Blocker, b) Termin, c) Notiz s. Abb. 4 4) Neuer Eintrag 5) To-Do-Liste s. Abb. 5 (mit rechtem Mausklick) 6) Termin bearbeiten 7) Termin absagen Als Zusatzmodule zum Kalender gibt es: (.) Terminliste bzw. OP-Liste (als tabellenartige, individualisierbare Terminübersicht) (.) Warteliste (zur effektiven Erfassung von Behandlungs- und Wartezeiten) (.) To-Do-Listen (zur Generierung von Aufgaben;personen- und terminspezifisch) (.4) Monatsansicht (zur Veranschaulichung der Ressourcenauslastung und Bettenplanung) (.5) Call-Center-Tool (zur schnellen standortübergreifenden Terminvergabe) (Einst..4.4) Terminkette (zur zeitlich abgestimmten Therapieplanung in der Terminvergabe) 8

10 . Nachrichten Versenden Sie über samedi sichere Nachrichten an andere Ärzte und Patienten (auch mit Anhang möglich). ) Ordner Persönliche Nachrichten a) Posteingang a b b) Postausgang 0 a ) Ordner Praxisnachrichten b c 9 a) Posteingang b) versandte Benachrichtigungen c) Postausgang ) Neue Nachricht schreiben 4) Neue SMS schreiben 5) Nachricht beantworten 6) Nachricht weiterleiten 7) Nachricht löschen 8) Druckansicht 9) Nachrichtenstand aktualisieren 0) Nachricht als gelesen/ungelesen markieren.4 Patientendatenbank Die Patientendatenbank dient Ihnen zur Verwaltung der Patientendaten. Von hier aus stehen Ihnen ebenfalls alle patientenbezogenen Funktionen zur Verfügung, wie etwa das Buchen von Terminen und Zuweisungen oder das Senden von sicheren samedi-mails und SMS an Patienten ) Ansicht: Patienten-Kontakte ) Ansicht: Eingehende Zuweisungen ) Ansicht: Ausgehende Zuweisungen 4) Duplikate finden und zusammenführen 5) Patientendatenbank durchsuchen 6) Patient hinzufügen/eintragen 7) Patient aus Datenbank löschen 8) Neuen Termin erstellen 9) Neue Zuweisung erstellen 0) Patient mit samedi-account (s. samedi Icon), mit Kommentar (s. Sprechblase), gesperrt (s. Kreis) ) Sichere samedi Nachricht senden ) SMS senden ) Termin vereinbaren 4) Zuweisungen tätigen 5) Formularbereich öffnen (falls Modul) 6) Patientendaten ansehen 7) Patientendaten bearbeiten 8) Patientendaten löschen Als Zusatzmodul zur Patientendatenbank gibt es: (.) Recall-Tool (zur individualisierten Selektion und Kommunikation an Patientengruppen) (.4) Formularwesen-Web (zur strukturierten Dokumentation und Austausch mit Partnern) 9

11 .5 Netzwerk Organisieren Sie die Zusammenarbeit in Ihrem persönlichen Arzt-/Partnernetzwerk einfach, schnell und sicher über samedi. Fügen Sie Kollegen zu Ihrem Netzwerk hinzu, um Zuweisungen zu tätigen, Ressourcen an diese Ärzte freizugeben oder um sichere Nachrichten austauschen zu können ) Neuen Kontakt hinzufügen ) Suche einblenden (innerhalb des Netzwerks nach Schlagwörtern, Tags, Entfernung, Institutionsformen uvm. ) Termin und Zuweisung von Patienten an andere Partner/Ärzte 4) Sichere Nachricht/SMS an Kontakt senden 5) Details einsehen sowie Felder, Tags und Kommentare hinzufügen 6) Kontakt löschen.6 Ärzte-Suche Ärzte, die bereits samedi benutzen, sind mit einem farbigen samedi Logo gekennzeichnet. Mit diesen Ärzten können Sie sichere Nachrichten innerhalb von samedi austauschen sowie eine enge Vernetzung hinsichtlich der Zuweisungen und Ressourcenplanung erreichen. Sie können die Ärzte einfach Ihrem Adressbuch und damit Ihrem Netzwerk hinzufügen. ) Einfache Suche ) Erweiterte Suche (Name, Fachgebiet, etc.) 8 ) Eingabefeld und zusätzliche Sucheingrenzung 4 5 (samedi-ärzte vs. Alle Ärzte) 4) Suche starten 5) Suche löschen 6 6) Ergebnisanzeige 7) Arzt-Kontakt ins Adressbuch (Ärztenetzwerk) übernehmen 7 8) Kartenansicht 0

12 .7 Wiki Speichern Sie Notizen, Anweisungen und Anleitungen zu verschiedenen Themen. Es können beliebig viele Notizen erstellt und gesucht werden. Jede Notiz erhält einen Titel. Der Inhalt kann formatiert werden. Die Inhalte lassen sich bearbeiten und Änderungen können nachverfolgt werden. Dadurch bleibt die Wissensorganisation transparent und nachvollziehbar. Bei der Erstellung und Bearbeitung von Einträgen, lassen sich zudem Verlinkungen (ähnlich Wikipedia) zu anderen, bereits existierender Einträge erstellen, oder zu Webadressen einfügen. Verwenden Sie dazu die Symbole in der Texteditierungsleiste: 4 5 ) Notiz hinzufügen ) Notiz löschen ) Notizen durchsuchen (Titel und Inhalt) 4) Ansicht: Eintrag 5) Ansicht: Letzte Änderungen 6) Notiz bearbeiten 7) Notiz drucken samedi Hilfe, Konfigurationszugang und Produkt/Modul-Bestellung Hier finden Sie Hilfe-Videos, die Ihnen die Benutzung von samedi illustrieren und erklären. Außerdem können Sie in der Paketübersicht Produkte (z.b. SMS-Pakete) und Dienstleistungen (z.b. Schulungen) von samedi sowie von Drittanbietern bestellen. ) Paketübersicht: Online samedi Produkte und Services bestellen ) Hilfe zur Buchung von Terminen ) Hilfe zum Zuweisen von Patienten 4) Hilfe zur Änderung der Einstellungen 5) Hilfe zum Fernwartungs-Support 6) Aktivierung des Konfigurations- Supports Konfigurationszugang ) Konfigurations- Code ) Konfigurationszugang ) Fernwartung

13 Paketübersicht ) Paketübersicht ) Service ) Modul 4) Bestellen 4.9 iphone-app.9. iphone-app (für Praxis/Klinik) Hier können Sie als Arzt, Assistent oder Schwester Ihre Termine bzw. Kalenderspalten von überall und zu jeder Zeit abrufen. (Abrufbar unter und anschließend auf Home-Bildschirm hinzufügbar.) Aufgrund der Verschlüsselung werden auf dem iphone aber keine Patientendaten sondern nur die Terminarten angezeigt..9. iphone-app (für Patienten) Mit der samedi iphone-app können Ihre Patienten zu jeder Zeit (auch am Wochenende und nach Feierabend) mobil einen Arzt-Termin online verbindlich buchen. Ihre Patienten verbringen keine Zeit am Telefon in Warteschleifen oder langwierigen Terminabklärungen, sondern sie wählen direkt ihren Wunschtermin aus und können mobil die verfügbaren Termine einsehen. Die App ist im iphone-store verfügbar.

14 Zusatzmodule. Terminliste/OP-Liste Hier haben Sie die Möglichkeit nach verschiedenen Kriterien (Datum, Patient, Ressourcen, Terminarten usw.) eine tabellenartige, individualisierbare Terminübersicht zu erstellen und aufzurufen, die Sie anschließend auch als CSV exportieren oder drucken können. In der OP-Liste sind die Datenfelder direkt veränderbar im Gegensatz zur Terminliste. ) Übersicht Terminliste/OP-Liste ) Erstellen von Vorlagen (nach individuellen 4 Kriterien) a) Datum, b) Patient, c) Ressourcen, 5 6 d) Terminarten, e) Sonstiges und f) Sortierung ) Datum/Uhrzeit/Dauer ändern (Doppelklick in der jeweiligen Spalte/Zeile) 4) Kommentar einfügen (Doppelklick in der jeweiligen Spalte/Zeile) 5) CSV-Export 6) Direktdruck. Warteliste Hier haben Sie die Möglichkeit Patienten mit und ohne Termin mit deren Warte- und Behandlungszeiten zu erfassen. Sie können bereits in der Konfiguration entscheiden, welche Terminart welcher Wartezimmerliste zugeordnet werden soll. Es können beliebig viele Wartelisten angelegt werden, welche mittels einer Funktion übersichtlich gemeinsam dargestellt werden. Patienten können von einer in eine andere Warteliste verschoben werden. Statusänderungen erfolgen einfach per Mausklick ) Warteliste auswählen bzw. alle Wartelisten anzeigen ) Neuer Eintrag in die Warteliste (Patient ohne Termin) ) Warte-Status 4) Ankunft des Patienten in der Praxis 5) Wartezeit seit Ankunft und seit Termin 6) Behandlungsdauer 7) Terminuhrzeit 8) Termin- Name (Art) 9) Behandlungsraum 0) Suchoption

15 . To-Do-Listen Mit der To-Do-Liste können Aufgaben angelegt und mit Fälligkeiten als Erinnerungen hinterlegt werden. Die Aufgaben können entweder manuell erstellt oder mit Terminarten verknüpft werden, so dass die internen Abläufe von Praxen, Kliniken, etc. optimal strukturiert werden. ) Neuer Eintrag (To-Do mit oder ohne Vorlage 4 5 erstellen) ) To-Do-Liste wählen ) To-Do als erledigt markieren 4) Aufgabe einer Terminart zuordnen (mit oder ohne Vorlage) 5) Aufgabe ohne Vorlage erstellen.4 Monatsansicht Hiermit haben Sie die Möglichkeit die Auslastung der einzelnen Ressourcen ihrer Praxis/Klinik pro Tageinzusehen. Je nach Auslastung (in Prozent) werden die Bereiche farblich gekennzeichnet. Eine Bettenplanung ist ebenfalls problemlos möglich. ) Auslastung der Ressource (Abstufung von grün nach rot, je nach Prozentsatz der Auslastung) ) Monatsauswahl ) Jahresauswahl 4

16 .5 Call-Center-Tool Dieses Zusatzmodul hilft Ihnen bei der zentralen Terminierung in Kliniken und größeren Versorgungszentren mit mehreren Standorten, die von jedem PC ohne Installation durchgeführt werden kann (Internes Call-Center). Außerdem ist es gut geeignet für Ärztehäuser und Ärztenetze, die ihre Telefonarbeit outsourcen und ein Call-Center beauftragen möchten (Externes Call-Center). Krankenkassen und Case Manager können die Behandlungskoordination und Patientenfallsteuerung Praxis-/Klinik übergreifend durchführen, um anschließend die Patienten zu den Praxen/Kliniken zu führen. ) Patienten auswählen 4 5 ) Praxis/Klinik auswählen ) Kategorie/Behandler auswählen 4) Terminart auswählen 5) Kalenderübersicht/gebuchte Termine 6) Tagesauswahl für ausgewählte/gewünschte 6 Behandlung 7) Auswahl zurücksetzen 7.6 Recall-Modul Erstellen Sie Ihre eigenen Patientengruppen, indem Sie Ihre Patientendatenbank nach verschiedenen Kriterien filtern (wie etwa dem Zeitabstand zum letzten Termin). Anschließend können Sie die Patientengruppen personalisiert per sicherer samedi-mail, oder/und SMS informieren oder sie z.b. an eine Vorsorgeuntersuchung erinnern ) Übersicht Recalls ) Übersicht Filter, neuen Filter hinzufügen ) Neuen Recall hinzufügen 4) Anzahl Patienten, auf die die Bedingungen des Filters zutreffen 5) Recall bearbeiten 6) Recall an gleiche Patientengruppe schicken 7) Recall verschicken 8) Recall löschen 5

17 .7 Formularwesen Gestalten Sie Ihre eigenen individuellen Formulare, die Sie nach Behandlungsfällen strukturieren (wie z.b. nach Dokumentation, Abrechnung). Anschließend können Sie diese im Netz für Ihre Partner freigeben. Mit Hilfe dieses Moduls haben Sie die Möglichkeit Ihre Formulare jederzeit aktuell, schnell und umfassend anzupassen. a) Neues Formular anlegen ) Übersicht über die Fälle des Patienten ) Neues Formular anlegen ) Neuen Fall anlegen 4) Vorhandenen Fall auswählen 5) Formular anlegen 6) Dateianhang verwalten 7) Formular einem anderen Fall zuordnen 8) Freigabe verwalten 9) Neues Formular für den Fall 0) Formular löschen b) Formular ausfüllen ) Speichern ) Drucken als PDF ) Freigeben (s. (c) 4) Beleg generieren (falls eingerichtet, s. (d) 4 Hinweis: Patienten- und Arztdaten werden automatisch übernommen (falls eingerichtet) c) Formularfreigabe ) Übersicht über die Fälle des Patienten ) Freigabe verwalten ) Leserechte (automatisch vorausgewählt falls eingerichtet) 4) Schreibrechte 5) Speichern d) Beleg generieren (aus Formular) ) Belegtyp (vorausgewählt) ) Abrechnungsstatus (vorausgewählt) ) Lesefreigaben 4) Automatisch durchlaufen (falls mehrere Belege für mehrere Patienten ausgewählt) 5) Beleg starten >> 6) Fortfahren / Überspringen 7) generierter Beleg 6

18 .8 ZDA Zentrale digitale Patientenakte In der Patientenakte dokumentieren Ärzte und Behandler u.a. die Diagnosen, Medikation sowie Allergien ihrer Patienten und können dort auch Befunde und Dokumente anhängen. Die Patientenakte kann dabei in eine Zentrale Digitale Akte (ZDA) umgewandelt werden, so dass andere Ärzte und Netzwerkpartner mitlesen und dokumentieren können sowie auch der Patient dort Einsicht nehmen kann. Der Zugriff auf die freigegebenen Daten ist erst nach Einwilligung des Patienten möglich und nur für die Ärzte und Partner, die der Patient autorisiert hat. Die ZDA basiert dabei datenschutzkonform auf Basis (bzw. unter Datenhoheit) des Online-Patientenkontos, so dass auch im Rahmen des Patientenservice der Arzt den Patienten die Daten digital mitgeben kann..8.. Allgemeine Bedienung der Akte / ZDA ) Eintragstyp auswählen ) Kategorie wählen ) Eintrag eingeben 4) Speichern 5) Daten in ZDA freigeben 6) Anzeige sortieren, selektieren, filtern (über Spalten-Dreieck) 7

19 .8..a Daten-Export von TurboMed zu samedi Vorbedingungen: a) In samedi eingeloggt b) Patient in TurboMed ausgewählt Turbomed-Export zu samedi: ) Den Arztbrief samedi_zda_export aufrufen (Tastenkombination: Strg + T und in Word Alt + S ) sowie Daten auswählen und bestätigen ) Im Arztbrief-Word das Makro ZDA_ Export ausführen (Tastenkombination: Strg + Alt + A ), so dass Patienten- Daten zu samedi importiert werden ) Daten in samedi importiert.8..b Daten-Export von Medistar zu samedi Vorbedingungen: a) In samedi eingeloggt b) Patient in Medistar ausgewählt Import in samedi: ) Formular (bspw. FA4 ) oder angelegten ZDA-Button (rechte Menüleiste) für den samedi ZDA Import aufrufen ) Formular bestätigen (inkl. Datumsauswahl) ) Daten in samedi importiert 8

20 .8..c Daten-Export von ixx.isynet/vianova zu samedi Vorbedingungen: a) In samedi eingeloggt b) Patient in ixx.isynet/vianova ausgewählt Import in samedi: ) ZDA-Button (Menüleiste oben) für den samedi ZDA Import aufrufen ) Daten in samedi importiert 9

21 .8.. ZDA-Patientenkonto erstmalig anlegen (Status: ZDA existiert noch nicht) Vorbedingungen: a) In samedi eingeloggt b) Patient in samedi erfasst (! Achtung: unbedingt -Adresse eintragen!) c) Patient ist ausgewählt d) Reiter Gesundheitsakte geöffnet ZDA erstmalig anlegen ) Den Button samedi-konto und ZDA anlegen anklicken ) Datenschutzeinwilligung anklicken, ausdrucken und von Patient unterschreiben lassen ) Patienten-Daten vervollständigen (! Achtung: unbedingt Handy-Nr. und Passwort eintragen) 4) Bestätigung für Patient ausdrucken und ihm mitgeben ZDA-Dateninhalte an autorisierte Ärzte und das Patientenkonto freigeben Vorbemerkung: a) Graues g = Daten nur im eigenen Konto b) Grünes g = Daten freigegeben für ZDA Dateninhalte freigeben: ) Anklicken des grauen g -Buttons führt zur Datenfreigabe (Achtung: um eine Manipulation zu verhindern, können Daten nicht mehr aus der ZDA entfernt werden) 0

22 .8.5. ZDA-Freigabe von Arzt zu Arzt (über Patientengenehmigung in Praxis) (Status: ZDA existiert) Vorbedingungen: a) In samedi eingeloggt b) Patient in samedi erfasst (! Achtung: unbedingt -Adresse eintragen!) c) Patient ist ausgewählt d) Reiter Gesundheitsakte geöffnet ZDA freischalten ) Den Button samedi-konto und ZDA anlegen anklicken ) Existierende ZDA bestätigen ) Patient bestätigt Freigabe mit Passwort.8.6. ZDA-Freigabe vom Patientenkonto an den Arzt (bspw. Patient zu Hause) Vorbedingungen: a) In samedi als Patient eingeloggt b) Reiter Arzt-Adressbuch geöffnet Vorbemerkung: a) Graues g = Arzt NICHT autorisiert (ZDA- Daten NICHT freigegeben) b) Grünes g = Arzt autorisiert (ZDA-Daten freigegeben) Arzt autorisieren ) Durch Anklicken des g -Buttons wird Arzt auf die Vertrauensliste gesetzt (grünes g ) oder von der Vertrauensliste entfernt (graues g )

23 .9 Drittanbieterintegration Hiermit lassen sich beliebige Webseiten in samedi integrieren. So ist z. B. eine Einbindung einer elektronischen Fallakte oder einer Kommunikationsplattform möglich. Beispiel anhand der elektronischen Fallakte (efa) Über die Funktion Konferenz können sich niedergelassene Ärzte und Stationsärzte in einer Video- Sprechstunde treffen, gleiche Befunde sehen, analysieren und bearbeiten..0 HL7-Gateway/Klinik-Schnittstelle Mit Hilfe des HL7 Gateways wird ein Datenaustausch mit HL7-fähigen Systemen (KIS, RIS, PACS) ermöglicht. Der Client für das samedi HL7-Gateway muss lokal installiert werden. Er ist in Java programmiert und dadurch plattformunabhängig, so dass er auf allen Systemen eingesetzt werden kann. Im Allgemeinen liegt die Datenhoheit über die Patientendaten beim KIS, während samedi über die Terminhoheit verfügt. Dadurch reicht im Regelfall die automatische Übertragung der Patientendaten zwischen KIS und samedi. Weitere Informationen unter: Das samedi HL7-Gateway Stufe (enthalten im Paket Comfort-Klinik) beinhaltet den Austausch der Patientenstammdaten. Das samedi HL7-Gateway Stufe (enthalten im Paket Comfort-Krankenhaus) beinhaltet den Austausch der Patientenstammdaten als auch der Termin- bzw. Behandlungsdaten. Ausserdem lässt es sich als Reporting-Tool einstellen, dass automatisiert Patienten-/Terminreports lokal abgespeichert bzw. archiviert werden können.

24 Einstellungen (Konfiguration). Einstellungen Benutzerkonto ) Persönliche Daten ändern ) Zugangs-Passwort ändern ) Persönliches Foto ändern. Einstellungen Klinik/Praxis/Firma a b 5 e c d ) Kontaktdaten der Klinik/Praxis/Firma ändern (auch für samedi Homepage relevant) ) Teammitglieder ändern a) Benutzer-Zugang hinzufügen b) Doppelklick: Teammitglied-Daten ändern (Adresse, Beruf, Funktion, Beschreibung, Foto) c) Benutzerzugang löschen d) Administrator-Zugang e) Master-Konto (als Sicherheit) ) Einstellungen zur Sicherheit (Browser- Zertifikate einrichten, d.h. Zertifikat für Benutzer mit PIN anlegen und auf Zertifikat für PC generieren bzw. freischalten) 4) Benutzergruppen (Gruppen mit speziellen Rechten für Sichtbarkeit von Ressourcen, To-Do-Listen, Registerkarte und Terminbuchungsberechtigungen ausstatten) 5) Erweiterte Einstellungen (Speicherort des Caches von samedi) 6) Verfügbare Ressourcen 7) Gruppenmitglieder 8) Pat darf Termine buchen 9) Pat darf Termine bearbeiten 0) Pat darf Termine absagen ) Speichern ) Abbrechen

25 . Einstellungen Homepage 4 5 ) Angaben zur Internetrepräsentanz (Titel, Slogan, Beschreibung) ) Text für Startseite eingeben ) Text für Philosophie eingeben 4) Praxis/Klinik-Foto einstellen 5) Buchungswidget (Html-Code, Landingpage, Buchungslink-Konfigurator) ) Hompage/ Internetpräsenz ) Buchungswidget ) Link zur Terminbuchung.4. Einstellungen Kalender ) Allgemeine Einstellungen ) Ressourcen* konfigurieren (Ärzte, Assistenz, Räume, Geräte, etc.) ) Terminarten* konfigurieren (Behandlungen, Sprechstunden) 4) Terminketten (Zusatzmodul) 5) Verfügbarkeiten-Übersicht (inkl. Urlaub) 6) Kategorien* verwalten 7) Ansichten verwalten 8) Warteliste (Zusatzmodul) 9) To-Do-Listen (Zusatzmodul) 0) Übersicht der Kalender-Konfiguration *Eine Klinik/Praxis besteht aus Ressourcen (d.h. Ärzte, Geräte, Räume, etc.), die Fähigkeiten besitzen. Fähigkeiten werden zur Durchführung von Terminarten (Behandlungen) benötigt, die in Kategorien sortiert werden. In umgekehrter Reihenfolge wählen Patienten somit zuerst eine Kategorie und dann eine dazugehörige Terminart, so dass über die zugeordneten Fähigkeiten die Klinik-/Praxis-Ressourcen final gebucht werden. 4

26 .4. Kalender: Allgemeine Einstellungen 4 5 ) Praxis/Klinik-Terminvergabe-Regel ) Vorlaufzeiten für Praxis ignorieren ) Online-Terminabsage (bzw. Frist) 4) Online-Terminvergabe-Filter und -Regeln 5) Vorlaufzeiten bei Terminvergabe (Vorlaufzeiten für Ressourcen und Terminarten können für die Praxis/Klinik-Terminvergabe ignoriert werden, so dass die Termine trotzdem zur internen Buchung verfügbar sind.) 6) Aktivierungszeitraum 6.4. Kalender: Ressourcen konfigurieren Hier können Sie die kritischen Ressourcen Ihrer Praxis/Klinik anlegen und verwalten. Per Doppelklick auf eine Ressource können Sie deren Einstellungen editieren. ) Mitarbeiter als neue Ressource hinzufügen ) Raum oder Gerät als neue Ressource hinzufügen ) Ausgewählte Ressource klonen 4) Reihenfolge der Ressourcen im Kalender festlegen 5) Eine oder mehrere Ressourcen editieren 6) Ausgewählte Ressource löschen 5

27 .4. Kalender: Terminarten konfigurieren Die Terminarten werden nach Kategorien geordnet angezeigt. Ändern Sie die Konfiguration (z.b. zeitliche Verfügbarkeit) einer bestehenden Terminart, indem Sie per Doppelklick auf die Terminart in das Konfigurations-Menü gelangen. ) Neue Terminart erstellen ) Ausgewählte Terminart klonen ) Ausgewählte Terminart editieren (auch mehrere zugleich mit <Strg> oder 7 <Shift> wählbar) 4) Ausgewählte Terminart löschen 5) Anzeige: Terminart intern buchbar 6) Anzeige: Terminart online von Kliniken/Praxen buchbar (erfordert zusätzliche Aktivierung im Bereich Netzwerk) 7) Anzeige: Terminart online für Patienten buchbar 8) Kommentar-Sets (neue Kommentar-Sets anlegen/klonen/editieren/löschen) 9) Favoriten (Terminarten für die 5-Klick- Schnellterminfunktion platzieren) 0) Kontingente (neue Kontingente für Einschränkung der Anzahl von Terminarten pro Tag/Woche/Monat/Quartal anlegen oder vorhandene löschen).4.4 Kalender: Verfügbarkeiten-Übersicht (inkl. Urlaubstage) ) Übersicht der Verfügbarkeiten der Ressourcen ) Übersicht der Verfügbarkeiten der Terminarten ) Einstellung/Blockierung von Ressourcen tagesweise (bspw. Urlaubstage) 6

28 .4.5 Kalender: Terminketten (Zusatzmodul) Die Terminketten können Sie zur Abbildung von Behandlungspfaden verwenden. ) Neue Terminkette erstellen ) Ausgewählte Terminkette editieren (Reihenfolge per Drag & Drop) ) Ausgewählte Terminkette löschen ) Neue Terminkette ) Patient ) Button für die Terminauswahl 4) Terminuhrzeit 5) Terminzettel drucken 4 5 7

29 .4.6 Kalender: Kategorien verwalten Kategorien werden dazu verwendet, die Terminarten zu ordnen und so schneller zugänglich zu machen. Beim Buchen können Sie so zuerst die Kategorie auswählen und haben dann eine Liste nur derjenigen Terminarten, die dieser Kategorie zugeordnet sind. ) Neue Kategorie erstellen ) Sortierung für die Online-Buchung durch Patienten 5 4 ) Anzeige, ob Kategorie aufgrund Teammitglied (Login) existiert oder künstlich angelegt wurde 4) Einstellung ob künstlich angelegte Kategorie öffentlich (für die Online-Buchung) angezeigt werden soll (bei Login-Kategorien, ist dies direkt unter dem Bereich Login einstellbar, s..) 5) Ausgewählte Kategorie löschen (nur für künstliche Kategorien).4.7 Kalender: Warteliste konfigurieren Es können verschiedene Wartelisten angelegt werden und jeweils mit unterschiedlichen Warneinstellungen versehen werden. ) Neue Warteliste anlegen ) Ausgewählte Warteliste löschen 4 ) Bezeichnung für Warteliste vergeben 5 4) Als Standard-Warteliste definieren 5) Warnfarbenwechsel in Minuten angeben.4.8 Kalender: To-Do-Listen einrichten ) To-Do-Listen verwalten ) Neue Vorlage erstellen ) Ausgewählte Vorlage löschen 4) Bezeichnung für Vorlage eingeben 5) Zuzuordnende To-Do-Liste wählen 6) Gewünschten Text eingeben 7) Zeitpunkt der Fälligkeit eingeben 8

30 .5 Einstellungen Patienteninformationen ) SMS-Guthaben ) Vorlaufzeit bei Terminerinnerung ) Zeit für Termin-Followup auswählen 4) Absender der Terminbenachrichtigung 5) Empfänger zur Benachrichtigung bei gebuchten Online-Terminen 6) Nachrichtenvorlagen zu: Terminbestätigung: , SMS Terminerinnerung: , SMS Terminverzögerung: , SMS Terminabsage: , SMS Terminverschiebung: , SMS Termin-Followup: , SMS Für jede Terminart spezifisch, fakultativ mit Dateianhängen 7) Pflichtfelder für Stammdaten festlegen.6 Einstellungen Netzwerk Um eine Praxis/Klinik als Zuweiser zu autorisieren, klicken Sie auf den Namen der Institution. Anschließend wählen Sie Kategorien und Terminarten (Behandlungen) aus, die der Zuweiser bei Ihnen buchen darf. Voraussetzung ist, dass Sie die gewünschte Praxis/Klinik Ihrem Arztnetzwerk bereits hinzugefügt haben und diese selbst ein samedi Konto besitzt. Falls die Institution noch nicht mit Ihnen verbunden ist, können Sie sie kostenlos zu samedi einladen. Terminartfreigabe ) Auswahl des Zuweisers 6 ) Auswahl der Kategorie der Terminart 4 ) Auswahl der freizugebenden Terminart 4) Für den Zuweiser sichtbare Verfügbarkeiten festlegen 5) Zusätzliche (unregelmäßige) Verfügbarkeiten bestimmen 5 6) Exklusive Ressourcen an Zuweiser freigeben Exklusive Ressourcenreservierung ) Zuweiser auswählen ) Ressource ) Zeiten festlegen 4) exklusiv freigegebenen Zeiten erlauben 5) Verfügbarkeit im Kalender anzeigen 6) Speichern

31 Ressourcenfreigabe ) Ressource ) Freigabe an Partner ) Speichern.7 Einstellungen Nachrichten Hier können Sie einstellen, ob Sie den samedi Newsletter erhalten wollen und ob Sie auf Ihre private E- Mail-Adresse bei Zustellung einer Nachricht informiert werden möchten. ) Newsletter von samedi empfangen: ja/nein ) Benachrichtigung per bei neuer Nachricht: ja/nein ) Formular-Benachrichtigung per 4) bei Statusänderungen 5) bei neuen Datenfreigaben 6) bei geänderten Datenfreigaben 7) bei entzogenen Datenfreigaben.8 Einstellungen Schnittstelle Hier haben Sie die Möglichkeit die GDT- oder VDDS-Schnittstelle einzustellen, wodurch Sie die Stammdaten Ihrer Patienten aus Ihrem Praxisprogramm zu samedi übertragen können. Hier können Sie Pfade eintragen, die nach GDT-Dateien überwacht werden sollen. Standardmäßig werden folgende Pfade überwacht: Patientenakte öffnen, Termin mit Patient, Zuweisung mit Patient, Exklusiver Termin für Zuweiser und Termin im Call-Center. ) GDT-/VDDS-Schnittstelle 5 6 ) Einstellungen nur für diesen Rechner ) Einstellungen für alle Rechner 4) Standard-Verzeichnisse überwachen (für alle Rechner) 4 b c d a) Dateipfad a b) Dateiname (*.gdt/*.vdds) c) Aktion (Keine Aktion (nur Importieren), Patientenakte öffnen, Termin mit Patient, Zuweisung mit Patient,Exklusiver Termin für Zuweiser,Termin im CallCeter) d) Prefix 5) Öffnen der Patientenakte via GDT (in Ihrem AIS) 6) Zusätzliche Aktionen (Zusätzliche ansteuerbare Funktionen des PVS konfigurieren: bspw. Sprung in Karteikarte oder Setzen auf Warteliste) 0

32 4 Anhang : Einstellungen der Online-Terminbuchung für Patienten Bitte beachten: Um die Einstellungen in samedi vornehmen zu können, müssen Sie sich zuerst als Administrator in Ihr samedi Konto einloggen. 4.. Einbau und Anzeige des Terminbuchungs-Links (URL) Damit die Patienten direkt von Ihrer Homepage buchen können, müssen Sie den Link (URL) für das Online-Terminbuchungsformular in Ihre Homepage einfügen. Das Terminbuchungsformular können Sie für Ihre komplette Praxis einrichten. Sie haben die Möglichkeit, bestimmte Kategorien einzuschränken oder spezielle Terminarten auf Unterseiten (sogenannte Landing-Pages) hervorzuheben. Einstellungen -> Bereich Homepage -> Registerkarte Buchungswidget ) Auswahl des Terminbuchungs-Link ) Neuen Terminbuchungs-Link anlegen ) Einschränkung des Buchungs-Links auf bestimmte Kategorien oder Terminarten 4) Anzeige des Buchungs-Links 4.. Einbau des Terminbuchungs-Links (URL) in Ihre Homepage Empfehlung: Wir empfehlen, den Terminbuchungs-Link gut sichtbar auf Ihrer Homepage einzufügen, damit er sofort wahrgenommen und von den Homepage-Besuchern angeklickt wird. Beispiele für den Einbau des Terminbuchungs-Links auf der Homepage Überall, wo eine Telefonnummer angegeben ist, können Sie auch den Terminbuchungs-Link hinzufügen, damit Patienten jederzeit Termine vereinbaren können. Eine prominente Platzierung des Links entweder oben (oder links) sowie farblich hervorgehoben führt den Homepagebenutzer direkt zur Online- Terminbuchung.

33 4.. Terminbuchung-Link auf Ihrer samedi Internet-Repräsentanz Auf Ihrer samedi-homepage (URL meistens: ) hat der Patient zwei Möglichkeiten, zur Online-Terminbuchung zu gelangen (s.u.): über die Kopfzeile Termine oder die Schaltfläche Termin online buchen Terminbuchungs-Link auf der samedi Internet-Repräsentanz Durch das Anklicken einer der beiden Varianten erscheint das Terminbuchungsformular. Die einzelnen Schritte der Terminbuchung werden im zweiten Abschnitt der Anleitung dargestellt. 4.. Terminbuchungs-Links in samedi und anderen Arztsuchmaschinen In der samedi-arztsuche haben Patienten die Möglichkeit nach Ärzten zu suchen und gleich einen Termin online zu buchen. Terminbuchungs-Link in der samedi Arztsuche Nach der Wahl der passenden Terminart können die Patienten das gewünschte Datum und die Uhrzeit auswählen. ) Arztsuche ) Ergebnis-Anzeige ) Terminarten für die Online-Buchung

34 Auch über Arztsuchmaschinen wie beispielsweise oder besteht die Möglichkeit einer Online-Terminvereinbarung über samedi, sobald der gewünschte Arzt die Option zur Online-Buchung freigibt. Über den Button Termin vereinbaren werden die Patienten auf das Terminbuchungsformular von samedi umgeleitet. Terminbuchungs-Links von samedi in anderen Arztsuchmaschinen

35 4. Anzeige der Buchungsmöglichkeiten im Patienten- Terminbuchungsformular Es existiert auch eine Schnittstellen-Beschreibung zum Patienten-Terminbuchungsformular, so dass das Formular komplett eigens gestaltet (Farbe, Form) und strukturiert (Anzeige der Elemente) werden kann. Bitte fragen Sie hierzu das samedi Support Team. Der erste Schritt in der Online-Terminbuchung ist das Einloggen mit dem Benutzernamen (meistens die -Adresse) und Kennwort oder das direkte Starten als nicht registrierter Patient mit der Auswahl der Krankenkasse. Termin-Onlinebuchung ) Homepage der Praxis im Hintergrund ) Zugang für registrierte Benutzer ) Zugang für nicht registrierte Benutzer 4) Wahl der Krankenkasse Nach der Wahl der Krankenkasse erscheinen alle Behandler/Kategorien, die für die Online-Buchung und für die jeweilige Krankenkasse freigegeben sind. Behandler/Kategorie ) Behandler/Kategorie-Auswahl ) Bsp. Auswahl eines Arztes ) Bsp. Auswahl einer Behandlungskategorie Im nächsten Schritt erscheinen alle online verfügbaren Behandlungen/Terminarten, die der Behandler in seiner Praxis freigegeben hat. 4

36 Behandler/Terminart ) Abschnitt: Behandlung ) Auswahl: Behandlung/Terminart ) Beschreibungstext Im nächsten Schritt werden die Tage, an denen noch ein Termin frei ist, als grün gekennzeichnet. Bei Anklicken des Datums erscheinen alle noch zur Verfügung stehenden Terminzeiten. Datum und Uhrzeit ) Abschnitt: Datum und Uhrzeit ) Aktuell ausgewählte Terminart ) Beschreibungstext (falls vorhanden) 4) Kalender 5) Frei verfügbare Tage mit freien Terminen sind grün gekennzeichnet 6) Verfügbare Terminzeiten 7) Zurück (zur Behandlungs-Auswahl) 7 Hinweis: Falls der Patient noch nicht registriert ist, hat er/sie im letzten Schritt die Möglichkeit einer kostenlosen Registrierung. Die Terminauswahl geht währenddessen nicht verloren, sondern erscheint anschließend in der Zusammenfassung mit allen relevanten Daten. In der abschließenden Zusammenfassung werden alle terminrelevanten Daten in einer Übersicht angezeigt. Zusätzlich hat der Patient mit dem Kommentarfeld die Möglichkeit Informationen oder Krankheitssymptome vorab zu übermitteln. Die verbindliche Buchung wird zuletzt durch das Anklicken der Schaltfläche Buchung getätigt. Zusammenfassung ) Zusammenfassung ) Termin ) Kommentar 4) Buchung 5

37 4. Einstellung der Regeln, Freigaben und Inhalte für die Terminbuchung Die Einstellung der Freigaben von Behandlungen und Regeln erfolgt in drei Bereichen: Allgemein, Kategorien (d.h. Behandler oder Behandlungsgruppen) und Terminarten (d.h. Behandlungen). 4.. Allgemeingültige Buchungseinschränkungen Im Bereich Kalender-Einstellungen Allgemein können Sie allgemeine Beschränkungen für die interne oder externe Terminvergabe sowie die Terminvorlaufzeiten definieren. Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Allgemein ) Bereich: Allgemeine Einstellungen ) Terminabsage erlauben (bzw. Vorlaufzeit zur Absage einstellen) ) Filter zur Terminanzeige* 4) Einschränkung der Terminbuchung auf Termin pro Patient pro Tag/Monat/Quartal 5) Einschränkung der Terminbuchung auf eigene Kontakten vs. alle Mitglieder 6) Terminvorlaufzeiten 7) Aktivierung der Online-Terminvergabe (Start und Ende) 8) Speichern *Hier können Sie einstellen, welche freien Termine angezeigt werden sollen, bspw.: erster freier Termin in jeder Stunde (Favorit) erster freier Termin alle 0, 5, 0, 0 Minuten erster Termin frei; weitere Termine davor oder danach ( Cluster ) erster freier Termin an jedem Tag letzter freier Termin an jedem Tag drei Termine pro Tag (morgens, mittags, abends) alle freien Termine 4.. Kategorien Kategorien (d.h. Behandler oder Behandlungsgruppen) dienen dazu, die Terminarten zu ordnen und dem Patienten eine Übersicht der zu buchenden Terminarten zu bieten. In diesem Sinne wählen Patienten zuerst eine Kategorie und dann eine dazugehörige Terminart aus. Im Menüpunkt Kategorie der Kalender-Einstellungen finden Sie alle angelegten Kategorien. In der Spalte Information werden Kategorien, die für die Online-Buchung freigegeben sind mit einem Globus ( ) gekennzeichnet. Durch Doppelklick auf den Globus kann der Status der Kategorie geändert werden. 6

38 Kategorien verwalten: Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Kategorien ) Neue Kategorie erstellen ) Vorhandene Kategorie ) Kategorie Mitglied/Behandler 4) Einstellung, ob Kategorie öffentlich (für die Online-Buchung) angezeigt werden soll Falls die Kategorie einem Teammitglied zugeordnet ist (s. Kennzeichnung einer Person ), dann erfolgt die Freigabe zur Online-Buchung unter den Klinik/Praxis/Firma -Einstellungen in der Registerkarte Teammitglieder. Hier muss die Einstellung Auf Homepage anzeigen aktiviert sein, damit die Personen-Kategorie im Terminbuchungsformular angezeigt wird. Einstellungen -> Bereich Klinik/Praxis/Firma -> Registerkarte Teammitglieder Mitglied auswählen -> Auf Homepage anzeigen ) Teammitglieder ) Ausgewähltes Mitglied ) Auf Homepage anzeigen 4) Speichern 4.. Terminarten (d.h. Behandlungen) Die Freigabe der jeweiligen Terminarten für das Buchungsformular wird unter den Kalender- Einstellungen im Menüpunkt Terminarten durchgeführt. Hier können Sie die ausgewählte Terminart für die Online-Buchung für Patienten freigeben, Bezeichnungen ändern, Beschreibungstexte hinterlegen, Kategorien zuordnen und Krankenkasseneinschränkungen treffen. Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Terminart -> Doppelklick auf eine bestimmte Terminart -> Option Online buchbar für Patienten -> Speichern ) Aktuell ausgewählte Terminart ) Bezeichnung für Patienten ) Beschreibungstext für Patienten 4) Kategorie zuordnen 5) Versicherungs-Einschränkung 6) Option Online buchbar für Patienten auch andere Option wie TK und ohne Patientenkonto buchen 7) Speichern 7

39 4.4 Checkliste Diese Checkliste unterstützt Sie bei der optimalen Nutzung des samedi Patienten-Service im Live- Betrieb.. Internet-Verlinkung a) Einbau des Online-Terminbuchungs-Links auf Ihrer Homepage b) Allgemeiner kurzer Hinweis zur Online-Terminbuchung über Ihre Homepage c) Eintrag der Internetseite bei Google d) Fakultativ: Check des Eintrags bei den Arztsuchmaschinen von jameda.de, imedo.de und docsinsider.de. Telefon-Entlastung a) Besprechung des Anrufbeantworters mit dem Hinweis zur Online- Terminbuchung über Ihre Homepage - entweder bereits vor Ertönen des Signalzeichens - oder während der Warteschleife b) Direkter Hinweis zur Online-Terminbuchung durch Ihre Assistenz am Telefon. Praxis-Hinweise a) Aushang Online-Buchung und Online-Rezeptbestellung (4h/7d) am Empfang und im Wartezimmer (DIN A4/A5-Hinweiszettel) b) samedi Patienten-Flyer am Empfang, im Warteraum und/oder Behandlungsraum 4. Persönliches Gespräch a) Ihre Sprechstundenhilfe informiert am Empfang kurz persönlich über die Möglichkeit der Online-Terminbuchung b) Der behandelnde Arzt und/oder Assistent gibt Auskunft 8

40 5 Anhang : Einstellungen der Online-Zuweisung (Terminbuchung für Überweiser, Einweiser und Operateure) 5. Anzeige der Buchungsmöglichkeiten In diesem Abschnitt werden Ihnen die Buchungsmöglichkeiten für Zuweiser im Buchungsformular gezeigt. Um eine Online-Zuweisung durchzuführen, muss sich der Zuweiser mit dem eigenen Benutzernamen und Passwort bei anmelden. 5.. Zuweisung aus der Patienten-Registerkarte Unter der Registerkarte Patienten können die Zuweiser über die Schaltfläche Neue Zuweisung oder bei einem speziell ausgewählten Patienten über das Icon Patienten zuweisen die Zuweisung durchführen. Patienten-Zuweisung ) Registerkarte Patienten ) Neue Zuweisung ) Icon Patienten zuweisen 9

41 Die Zuweisung erfolgt dabei in 7 Schritten (s. Abbildung): Zuweisungs-Formular 8 ) Praxis/Klinik/Firma als Ziel auswählen ) Behandlungskategorie bestimmen ) Patientendaten 4) Terminart/Behandlung auswählen 5) Termin? = zeigt freie Termine 6) Pflichtfelder und Kommentarfelder 7) Speichern ) Dokumentation der getätigten Zuweisungen in Ausgehende Zuweisungen 7 () Zuerst wird die Praxis/Klinik/Institution (das Ziel) ausgewählt, in die der Patient überwiesen werden soll. () Anschließend wird die Behandlungskategorie ausgewählt (d.h. eine Abteilung, Behandlungsgruppe oder ein spezieller Arzt). () Danach wird der Patient ausgewählt (sofern er nicht über eine Schnittstelle oder Direktauswahl bereits übernommen worden ist). (4) Unter Punkt vier wird die Terminart (Behandlung) ausgewählt. (5) Beim Klicken auf die Schaltfläche Termine? werden dem Zuweiser alle gemäß den Einstellungen errechneten freien Termine angezeigt. (6) Eine Zuweisung kann weitere Informationsfelder enthalten, die u.u. vom Zuweiser ausgefüllt werden müssen (wie bspw. Diagnosen, Medikation, Patientenbesonderheiten, etc.). Diese Informationsfelder werden vom Empfänger vorgegeben und können als Pflicht deklariert sowie mit gewissen Formaten und Auswahlfeldern definiert werden. Die mit Stern gekennzeichneten Felder sind Pflichtfelder. (7) Die Buchung wird mit den Schaltflächen Speichern oder Speichern & Neu abgeschlossen. Nach dem Abspeichern erscheint der überwiesene Patient in der Liste Ausgehende Zuweisungen (siehe oben links). Dort kann die Zuweisung auch abgesagt oder weiter bearbeitet werden (bspw. Hinzufügen von Informationen). 40

42 5.. Zuweisung aus dem Kalender (nur mit Comfort Konto möglich) Mit dem samedi Comfort-Konto können die Zuweiser direkt aus der Registerkarte Kalender die Zuweisung tätigen. Damit können Behandlungskoordinationen komplett online erfolgen, indem die Zuweiser-Termine auf die eigenen Termine abgestimmt werden. Denn der samedi Kalender synchronisiert die linke Tagesansicht automatisch zum ausgewählten Zuweiser-Tag. Zweitens können die Zuweiser auch die Zuweisungs-Termine mit eigenen Terminen verknüpfen, um alle Informationen auch in dem eigenen Kalender verfügbar zu machen und eingeplant zu haben. (Dies wird vor allem bei OPs zwischen Anästhesisten, Klinik-Mitarbeitern und Operateuren getätigt, die alle Ihren eigenen getrennten Kalender besitzen aber eine gemeinsame Informationsgrundlage zu den OP-Terminen haben möchten.) Die Zuweisung erfolgt analog zu den 7 Schritten bei der oben beschriebenen Zuweisung, außer dass zusätzlich die Möglichkeit besteht bei der Zuweisung eine Verknüpfung mit eigenem Termin durchzuführen. Kalender ) Zuweisung (alternativ zu internem Termin) ) Zuweisung aus der Patientenliste ) Verknüpfung mit eigenem Termin Durch eine Verknüpfung mit eigenem Termin () wird der Termin im eigenen Kalender angezeigt. Dort kann die Zuweisung dann auch per Drag & Drop verschoben und abgesagt werden, falls es von der zugewiesenen Institution erlaubt ist Simulation einer Zuweisung (im eigenem Konto) Um die Anzeige, Freigabe und Einstellungen für die Zuweiser zu überprüfen, besteht die Möglichkeit eine Zuweisung im eigenen Konto zu simulieren. Die Zuweisung wird damit wie eine richtige Zuweisung im eigenen Kalender eingebucht, aber als eigene interne Buchung dokumentiert. Wählen Sie für diese Simulation unter der Registerkarte Kalender im rechten Bereich das Feld mehr (rechts unter der Monatsübersicht) und klicken auf die Fläche Neuer Termin für Zuweiser. Analog zu den oben beschriebenen 7 Schritten können Sie dann die Zuweisung für einen Ihrer Zuweiser im eigenen Konto simulieren. 4

43 Termin für Zuweiser intern ) Kalender ) mehr -> Neuer Termin für Zuweiser 5. Einladung von Zuweisern Sofern Ihre Zuweiser noch kein samedi Konto besitzen, können Sie sie kostenfrei zum kostenlosen samedi Light Konto einladen, indem Sie ihnen aus dem samedi System eine Einladungs- senden. Die Einladungsfunktion finden Sie in Ihrem samedi Konto (5..) auf der Startseite über die Funktion Weiteren Arzt zu samedi einladen. Mit der Einladung erhalten Ihre Zuweiser personalisierte Einladungs- s, über die sie zu (5..) ihren persönlichen samedi Registrierungsformularen gelangen. 5.. Zuweiser über die samedi-startseite einladen Rechts auf der Startseite finden Sie ein Fenster mit der Beschriftung Weiteren Arzt zu samedi einladen. Tragen Sie dort den Namen, die -Adresse und fakultativ eine persönliche Einladungsnachricht ein und bestätigen Sie dann die Schaltfläche Einladung verschicken. Damit erhält der Empfänger per Ihre Einladung, die ihn/sie über ein Web-Link zum Registrierungsformular führt. Zuweiser einladen: Startseite 4

44 5.. Registrierungsseite Mit der Einladungs- erhalten Ihre Zuweiser einen Internet-Link, der das persönliche Registrierungsformular für Ihre Zuweiser beinhaltet. Dort können sich Ihre Zuweiser für ein kostenloses Konto bei samedi registrieren, indem sie das Formular ausfüllen. Registrierungsformular 5. Einstellung der Buchungsinhalte Bitte beachten: Um die Einstellungen in samedi vornehmen zu können, müssen Sie sich zuerst als Administrator in Ihr samedi Konto einloggen. Im Folgenden werden Ihnen die verschiedenen Einstellungsmöglichkeiten zu den Buchungsinhalten bei der Zuweisung in den folgenden Bereichen dargestellt: (5..) Allgemein, (5..) Kategorien, (5..) Terminarten und (5..4) Informationsfelder. 4

45 5.. Allgemeine Buchungsregeln In den allgemeinen Einstellungen können Sie Beschränkungen für Ihre interne oder online Terminvergaben sowie die Terminvorlaufzeiten definieren. Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Allgemein ) Bereich: Allgemeine Einstellungen ) Terminabsage erlauben (bzw. Vorlaufzeit zur Absage einstellen) ) Filter zur Terminanzeige* 4) Einschränkung der Terminbuchung auf Termin pro Patient pro Tag/Monat/Quartal 5) Einschränkung der Terminbuchung auf eigene Kontakten vs. alle Mitglieder 6) Terminvorlaufzeiten 7) Aktivierung der Online-Terminvergabe (Start und Ende) 8) Speichern *Hier können Sie einstellen, welche freien Termine angezeigt werden sollen, bspw.: erster freier Termin in jeder Stunde (Favorit) erster freier Termin alle 0, 5, 0, 0 Minuten erster Termin frei; weitere Termine davor oder danach ( Cluster ) erster freier Termin an jedem Tag letzter freier Termin an jedem Tag drei Termine pro Tag (morgens, mittags, abends) alle freien Termine 44

46 5.. Kategorie zur Gruppierung von Terminarten Kategorien (d.h. Behandler oder Behandlungsgruppen) dienen dazu, die Terminarten zu ordnen und dem Zuweiser eine bessere Übersicht der zu buchenden Terminarten zu bieten. In diesem Sinne wählen die Zuweiser zuerst eine Kategorie und dann eine dazugehörige Terminart aus. Im Menüpunkt Kategorie der Kalender-Einstellungen finden Sie alle angelegten Kategorien. In der Spalte Information werden Kategorien, die für die Online-Buchung freigegeben sind mit einem Globus ( ) gekennzeichnet. Durch Doppelklick auf den Globus kann der Status der Kategorie geändert werden. Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Kategorien ) Neue Kategorie erstellen ) Kategorie löschen (bei Markierung) ) Kategorie (aus Teammitglied) 4) Kategorie (zusätzlich erstellt) 5) Einstellung ob Kategorie öffentlich (für die Online-Zuweisung) angezeigt werden soll 4 5 Falls die Kategorie einem Teammitglied zugeordnet ist (s. Kennzeichnung einer Person ), dann erfolgt die Freigabe zur Online-Buchung unter den Klinik/Praxis/Firma -Einstellungen in der Registerkarte Teammitglieder. Hier muss die Einstellung Auf Homepage anzeigen aktiviert sein, damit die Personen-Kategorie im Terminbuchungsformular angezeigt wird. Einstellungen -> Bereich Praxis -> Registerkarte Teammitglieder Mitglied auswählen-> Auf Homepage anzeigen ) Teammitglieder ) Ausgewähltes Mitglied ) Auf Homepage anzeigen 4) Speichern 45

47 5.. Terminarten (Behandlungen) Die Freigabe der jeweiligen Terminarten für das Buchungsformular der Zuweiser wird unter den Kalender-Einstellungen im Menüpunkt Terminarten durchgeführt. Hier können Sie die ausgewählte Terminart für die Zuweiser-Funktion freigeben, Krankenkassen-Einschränkungen treffen und die Anzahl der zu buchenden Termine bestimmen. Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Terminart -> Doppelklick auf eine bestimmte Terminart -> Option Für Zuweiserfunktion verfügbar -> Speichern ) Aktuell ausgewählte Terminart ) Bezeichnung für Zuweiser ) Kategorie zuordnen 4) Versicherungs-Einschränkung 5 5) Beschreibungstext für Zuweiser/Patienten 4 6) Option Für Zuweiserfunktion verfügbar 7) Speichern Informationsfelder Für eine gezielte Informationsabfrage und Vorbereitung des Zuweiser-Termins können Sie bestimmte Informationsfelder als Pflichtfelder definieren. Die Spezifikation der Informationsfelder wird unter der jeweiligen Terminart in den Kalender-Einstellungen im Menüpunkt Terminarten durchgeführt. Hier können Sie (i) Informationsfelder anlegen, (ii) die Felder als Pflicht oder Nicht-Pflicht definieren und (iii) das Eingabe-Format bestimmen. Die Reihenfolge der Informationsfelder können Sie per Drag&Drop bestimmen (d.h. mit der linken Maustaste auf ein Feld klicken, geklickt halten, die Maus nach oben oder unten bewegen und an der gewünschten Stelle loslassen). Einstellungen -> Bereich Kalender -> Registerkarte Terminart -> Doppelklick auf eine bestimmte Terminart -> nach unten scrollen zu Zusätzliche Kommentarfelder -> Speichern ) Aktuell ausgewählte Terminart ) Bereich Zusätzliche Kommentarfelder ) Neues Kommentarfeld anlegen 4) Kommentarfeld löschen (bei Markierung) 5) Name des Kommentarfelds (per Doppelklick) 4 6) Pflichteingabe des Kommentarfelds (per Doppelklick) 8 7) Format des Kommentarfelds (per Doppelklick) HINWEIS: Auch Kommentar-Sets von anderen Terminarten möglich 9 8) bei Auswahlliste: Vorgabe der Inhalte 9) Speichern 46

48 5.4 Freigaben und Rechte-Regelung Bitte beachten: Um die Einstellungen in samedi vornehmen zu können, müssen Sie sich zuerst als Administrator in Ihrem samedi Konto anmelden. Bevor die Zuweisung durchgeführt werden kann, müssen die Zuweiser zusätzlich von Ihnen autorisiert werden. Im Bereich Einstellungen-Netzwerk bestimmen Sie, welche Zuweiser welche Terminarten buchen dürfen, welche Zuweiser welche Zeiträume buchen dürfen und welche Ressourcen Sie für welche Zuweiser reservieren möchten. Dies geschieht in den Punkten Zuweiser-Terminart-Freigabe und Ressourcen-Reservierung Zuweiser-Terminart-Freigabe Die spezielle Buchungserlaubnis für bestimmte Zuweiser wird in drei Schritte in der Zuweiserfreigabe durchgeführt: Einstellungen -> Bereich Netzwerk -> Registerkarte Zuweiserfreigabe. Zuerst wählen Sie einen Zuweiser aus. Zweitens klicken Sie die entsprechende Zuweiser-Kategorie oder einfach Alle Kategorien an, um sich die enthaltenen Terminarten anzeigen zu lassen. Drittens haken Sie die Terminarten per Mausklick an, die vom Zuweiser gebucht werden dürfen. Sie brauchen nicht auf Speichern zu klicken, sondern ein einfaches Anhaken genügt. In der ersten Zuweiser-Spalte geht dabei die Nummer in Klammern automatisch hoch, die die Anzahl der freigegebenen Terminarten für den Zuweiser repräsentiert. Falls Sie die buchbaren Zeiten für die Zuweiser zusätzlich einschränken möchten, können Sie in der rechten Spalte unter Verfügbarkeiten die Zeiträume eingeben (bspw. im folgenden Format: 8:0-9, 0-:0 ) und auf Speichern klicken. Die zeitliche Einschränkung muss nicht unbedingt erfolgen, da die Terminarten in den Kalendereinstellungen zeitlich definiert wurden. Einstellungen -> Bereich Netzwerk -> Registerkarte Zuweiserfreigabe ) Bereich: Zuweiserfreigabe ) Zuweiser auswählen (einzeln) ) Kategorien auswählen 4) Terminarten anhaken 5) Verfügbarkeiten einschränken 6) Speichern Achtung: Sollten Sie zufällig in das Feld Verfügbarkeiten getippt und ohne Zeitenangabe auf Speichern geklickt haben, werden diese als geschlossen und somit als nicht verfügbar abgespeichert! Den Zuweisern werden dann zu dieser Terminart keine freien Zeiten mehr angezeigt. Zur Korrektur tragen Sie bitte ein breites Zeitintervall (bspw. 0-4 ) ein und speichern dies (oder alternativ Terminart ab- und wieder anklicken), um die Zeiten für die Terminarten zu öffnen. 47

49 5.4. Ressourcen-Reservierung Im Einstellungsbereich Netzwerk unter der Registerkarte Exklusive Ressourcenfreigabe können einzelne Ressourcen, wie OP-Säle oder einzelne Geräte, zu bestimmten Zeiten für bestimmte Zuweiser reserviert werden. Zuerst wählen Sie einen Zuweiser aus und ordnen diesem Zuweiser per Mausklick die Ressourcen zu, die für ihn reserviert werden sollen. Anschließend tragen Sie die Zeiträume oder unter zusätzliche Verfügbarkeiten bestimmte Tage ein, die ausschließlich diesem Zuweiser exklusiv zustehen sollen. Anderen Zuweisern werden dann diese Zeiten nicht angezeigt. Diese Exklusivität können Sie auf eine bestimmte Vorlaufzeit einschränken.* Falls der Zuweiser nur diese exklusiven Zeiten zur Buchung und keine anderen Zeiten für diese Ressource angezeigt bekommen soll, dann klicken Sie unten auf den Haken Buchung nur zu diesen exklusiv freigegebenen Zeiten erlauben und speichern Sie Ihre Eingaben. Einstellungen -> Bereich Netzwerk -> Registerkarte Exklusive Ressourcenfreigabe ) Exklusive Ressourcenfreigabe ) Zuweiser auswählen ) Ressourcen reservieren 4) Vorlaufzeit für Reservierung* 5) Exklusive Freigabezeiten 6) Zusätzliche Verfügbarkeiten 7) Buchung nur zu diesen exklusiv freigegebenen Zeiten erlauben farbliche Markierung der Reservierung in Spalte anzeigen 8) Speichern * Bspw. 0 Tage heißt dabei, dass es dem bestimmten Zuweiser immer exklusiv zugeordnet ist. 5 Tage Vorlaufzeit heißt, dass alle freien Zeiten der ausgewählten Ressource > 4 Tage vom heutigen Zeitpunkt nur dem bestimmten Zuweiser exklusiv zustehen. Wenn also aktuell der.. ist, dann bekommen alle anderen Zuweiser bis zum 5.. noch freie Termine angezeigt, aber ab dem 6.. bekommt nur der exklusive Zuweiser freie Termine angezeigt. 48

50 6 Anhang : Design und Freigabe von Formulartypen im Netzwerk 6. Anlegen von Formulartypen 4 a b c d ) Übersicht Formulartypen ) Hinzufügen von Formulartypen ) Falltypen verwalten 4) Doppelklick, um Formulartyp zu bearbeiten (s. Bereich 6.) 5) Formulartyp-Spezifikation ändern: a) Zuordnung zu Falltypen b) Zuordnung zu Abrechnungslauf c) Abhängigkeiten zu Formularen d) Nur fehlerfreie Formulare freigeben 6) Formulartyp klonen 7) Aktivieren (Klick auf Weltkugel), wenn Änderungen vorgenommen wurden 8) Formulartyp löschen 6. Design von Formulartypen ) Feld ausschneiden/kopieren/einfügen, neuer Abschnitt/neue Tabelle ) Einfügen verschiedener Textfelder ) Einfügen vorprogrammierter Felder 4) Einfügen Auswahlfelder 5) Abschnittsname eingeben 6) Löschen Tabelle/Feld/Spalte 7) Feldname eingeben 8) Bedienelementdetails (s. 6.a) (Variablenname) 9) Validierungseinstellung (siehe 6.b) 0) Bei strukturierten Feldern: Einträge editieren (siehe 6.c) 6.a Bedienelementdetails Der Variablenname kann frei gewählt werden oder es kann auf bestehende Daten zugegriffen werden. Bspw. ist es möglich, Variablen aus der eigenen Patientendatenbank, den Nutzerdaten oder Institutionsdaten direkt dort einfügen zu lassen. Folgen Möglichkeiten bedeuten eine direkte Verlinkung: patient_{title first_name last_name born_on street zip city phone fax mobile insurance_number insurance_company_name gender (male, female) human_gender (Herr, Frau) country (DE,...) human_country (Deutschland,...) } institution_{name bsnr street zip city phone fax mobile } user_{title first_name last_name descriptive_field street zip city lanr phone fax mobile } Beispiel: patient_last_name ermöglicht die direkte Befüllung des entsprechenden Feldes mit dem Patientennachnamen. 49

51 6.b Validierungseinstellungen (i) Übernahme von Standarddaten in Formulare Mit den folgenden Verweisen: - xxforms:si-patient()//feldname - xxforms:si-institution()//feldname - xxforms:si-user()//feldname kann auf die Felder aus anderen Formularen zugegriffen werden, vgl. folgende Beispiele: - Beispiel: Übernahme der BSNR: xxforms:si-institution()//bsnr ins Feld Initialwert schreiben. - Beispiel: Übernahme von PLZ und Ort ins gleiche Feld: concat(xxforms:si-patient()//zip,' ', xxforms:sipatient()//city) ins Feld Initialwert schreiben. - Beispiel: if(exists(xxforms:si-form('leistungsnachweis_hpk'))) then sum(xxforms:siform('leistungsnachweis_hpk')//einsaetze/einsatz/behandlungseinheiten) else 0 (ii) Schreibschutz von Elementen - Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Schreibgeschützt" => "true()" eingeben - Optionsfeld: Einblenden von Elementen, falls angehakt o Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Sichtbarkeit" => $Feldname="Wert" eingeben - Ankreuzfeld: Einblenden von Element, falls angehakt o Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Sichtbarkeit" => exists(index-of(tokenize($feldname, " "), "Wert")) eingeben - Ankreuzfelder: Auswahl von X Optionen oder mehr o Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Bedingung" => count(tokenize(., '\s+')) > eingeben (iii) Vorauswahl, Prüfungen und Berechnungen - Datumsfeld: Heutiges Datum vorausgewählt o Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Initialer Wert" => current-date() eingeben - Textfeld/ Auswahlfelder: Prüfen, ob Zahl größer X ist o Validierungseinstellungen des Elementes => Feld "Bedingung" => if(.castable as xs:integer) then 0>=. else false() eingeben o Achtung: nur ">" bzw. ">=" benutzen! - Berechnungen, z.b. Summe zweier Felder soll in einem dritten Feld dargestellt werden: o if($feld castable as xs:integer and $feld castable as xs:integer) then $feld + $feld else '' 6.c Einträge editieren ) Option hinzufügen ) Beschriftung eingeben (die sichtbar ist) ) Wert hinterlegen (für Datenbanken) 50

52 6. Einstellung Edifact Abrechnungsformat gegenüber den Krankenkassen 4 ) Bezeichnung des Vertrages ) Vertragsnummer des IV Vertrages mit der Krankenkasse ) Empfänger-IKNR: die IK- Nummer der Daten empfangenden Stelle 4) Auswahl der entsprechenden in samedi Konfigurierten Datenannahmestelle 6.4 Ausführung der Edifact Abrechnung. Filtern der Abrechnungsformulare (hier Abrechnungsbeleg DAK HPK v ) nach dem Status offen im Formularexport oder über Alle Fälle. Setzen des Abrechnungsstatus auf Fertig zur Abrechnung 5

53 . Wechseln in den Tab Edifact und Auswahl des gewünschten Formulartyps (hier Abrechnungsbeleg DAK HPK v ) 4. Es erscheint die Auflistung aller Formulare, die in einem Status (hier Fertig zur Abrechnung ) sind, aus dem heraus Edifact-Nachrichten versendet werden können. 5. Formulare markieren 5

54 6. Auf den Button Edifact generieren klicken (am linken unteren Bildschirmrand) Mit Testmodus werden standardmässig Testnachrichten markiert. Bei Versand zur Abrechnung bitte dieses Häkchen entfernen. 7. Die Nachrichten werden generiert 8. Sobald dieser Prozess durch ist, müssen die Nachrichten noch mit dem zur Abrechnung erstellten Schlüssel der ITSG zertifiziert werden. In die auftauchende Eingabemaske geben Sie den Pfad zu dem Schlüssel und das dazugehörige Passwort ein. 9. Die Nachrichten werden in einem neuen Reiter Generierte Edifact Nachrichten angezeigt. 5

55 0. Für den Versand klicken Sie auf EDIFACT-Daten versenden, zu finden am unteren rechten Bildschirmrand. Beantworten Sie die Sicherheitsabfrage. Die Daten wurden übertragen. Der Status wurde in diesem Fall automatisch auf In Bearbeitung bei Kasse gesetzt, dies entspricht dem abgerechnet Status dieses Formulartyps.. Die Kasse rechnet die Belege einzeln ab und bezieht sich dabei auf die Belegnummer des Abrechnungsbelegs, z.b. 8B8B-ALDHPK. Diese -teilige Nummer hat folgende Bedeutung: a. 8B8B: Eindeutiger Kennzeichner des Teilnehmers b. ALDHPK: Rechnungsnummer innerhalb des Teilnehmers c. Gemeinsam wird eine eindeutige Zuordnung erreicht (Felder werden als neue Spalten in den Formularexport eingefügt) 54