Handbuch. Die Software für Ihre Zeitungen und Zeitschriften. Installation, Funktion und Vorgehen.

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1 Handbuch Die Software für Ihre Zeitungen und Zeitschriften. Installation, Funktion und Vorgehen.

2 Herausgeber: Deutsche Post AG Zentrale Produktmanagement Presse Distribution Bonn Telefon: * oder Telefax: Hersteller, Handbuch und Online-Hilfe: Bauer+Kirch GmbH Am Handwerkerzentrum Monschau Copyright: seit 2004 Deutsche Post AG, Bonn Alle Angaben ohne Gewähr. * 0,14 Euro pro angefangene Minute aus den deutschen Festnetzen; höchstens 0,42 Euro pro angefangene Minute aus den deutschen Mobilfunknetzen.

3 Inhaltsverzeichnis Vorwort Installation Installation Registrierung Deinstallation Funktionen Programmfenster ZKZ-Verwaltung Projektverwaltung Import Adressverwaltung Anredenüberprüfung Anschriftenüberprüfung Dublettensuche Nixie-Abgleich Optimierung Fertigungsunterlagen Abrechnungslisten und Auftragsankündigung Seriendruck PREMIUMADRESS Auswertungen und Statistiken Export Nützliches Module PROFESSIONAL PRESSE INTERNATIONAL Versandvorbereitung Schritt für Schritt Anlegen eines neuen Titels Anlegen einer neuen Ausgabe zu einem Titel Adressimport Anredenüberprüfung Anschriftenüberprüfung Dublettensuche Angaben zur Sendung Angaben zur Fertigung Optimierung Ankündigung des Auftrags Fertigungs- und Abrechnungsunterlagen Seriendruck Export der Adressen (optional) Glossar Index Allgemeine Geschäftsbedingungen MANAGER PRESSE DISTRIBUTION

4 Vorwort Vorwort Wir freuen uns, dass Sie sich für den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION entschieden haben. Die Software ist die Komplettlösung zur Versandvorbereitung von Sendungen der Presse Distribution. Sie können damit Ihre Titel im täglichen Umgang einfach und komfortabel verwalten und die Verarbeitung Ihrer Kundendaten optimieren. Somit erhalten Sie die Möglichkeit, Postvertriebsstücke, Pressesendungen, Werbe- und Sonderversande sowie Pakete und Streifbandzeitungen aufzubereiten. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION kümmert sich selbstständig um alle Formulare, die Sie zur ordnungsgemäßen Auflieferung benötigen. Nachfolgend möchten wir Ihnen anhand einiger Beispiele zeigen, was der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION neben der täglichen Routinearbeit alles für Sie tun kann: Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei der Nutzung unserer Software. Ihr MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-Team der Deutschen Post AG Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bietet noch wesentlich mehr, als diese Beispiele zeigen. Zögern Sie nicht, uns bei Fragen oder Anregungen zu kontaktieren. Wir haben stets ein offenes Ohr für Sie. 4

5 Beispiele ZKZ-Verwaltung: Die eindeutige Zuordnung eines Titels in der Zeitungskennzahl- und Kundenverwaltung ermöglicht Ihnen den einfachen Umgang mit jeder neuen Ausgabe Ihrer Postvertriebsstücke und Pressesendungen. Einmal angelegt, bietet Ihnen die ZKZ- Verwaltung einen schnellen und einfachen Überblick über Ihre Titel und die jeweils getätigten Aussendungen. Beilagenselektion (nur mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL): Oft werden Sendungen Beilagen wie z. B. Druckerzeugnisse, CDs, Postkarten oder sendungseigene Rechnungen beigefügt. Sowohl voll- als auch teilbelegte Sendungen werden durch das Programm problemlos abgebildet. Falls Sie selektive Beilagen mit Ihrer Adressdatei importieren, optimiert der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION zusätzlich Ihre Teilbelegungen und Ihre Sendungen können dementsprechend zum Versand aufbereitet werden. Mehrfachbezieher (nur mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL): Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION unterstützt Sie bei der Handhabung von Mehrfachbeziehern, also Empfängern, die mehr als ein Exemplar eines Versandstücks erhalten. Sie können direkt beim Import über die Feldzuordnung eine Adresse als Mehrfachbezieher definieren oder dies nachträglich über die Adressverwaltung vornehmen. Paketfertigung und Streifbandzeitungen: Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION unterstützt Sie auch bei der Versandvorbereitung von Paketen und Streifbandzeitungen. So können Sie individuell die für Sie und Ihr Projekt passende Versandmöglichkeit wählen. Anschriftenüberprüfung: Immer wieder schleichen sich Fehler wie z. B. Zeichendreher oder falsche Postleitzahlen in die Anschriften ein. Dadurch kommen die Sendungen womöglich verspätet oder sogar gar nicht an. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION sorgt dafür, dass Sie keine falschen Postleitzahlen verwenden und kontrolliert und korrigiert ggf. die Schreibweise von Orts- und Straßennamen. Seriendruck: Für den Versand Ihrer Sendungen werden die Adressen etikettenfertig vorbereitet. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION beinhaltet dazu mehrere Cheshire- und Endlosetiketten, Umschläge sowie Etikettenbogen, die ohne weiteren Aufwand druck fertig sind. Selbstverständlich können Sie auch eigene Dokumente und Dokumentvorlagen erstellen. Packlisten und Statistiken: Was geschieht mit den gedruckten Adressen? Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION sagt Ihnen, wie es weitergeht. So behalten Sie stets die Übersicht. Auftragsmanagement Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION unterstützt das neue Datenformat AM.EX- CHANGE und vernetzt Ihre Projekte mit dem elektronischen Auftragsmanagement der Deutschen Post. Das Nachfolgesystem des EDS erleichtert Ihnen die gesamte Abwicklung Ihrer Aufträge. Hilfesystem: Sie können jederzeit über F1 die kontextbezogene Online-Hilfe aufrufen, in der Sie detaillierte Angaben zu allen Funktionen des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION finden. Module: Je nach Anforderung können Sie den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION durch den Erwerb von verschiedenen Modulen um zusätzliche Funktionen individuell erweitern. Im Laufe dieser Anleitung werden wir an gegebener Stelle auf die etwaigen Vorteile dieser Erweiterungen verweisen. 5

6 Installation 1 Installation Um mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION adäquat arbeiten zu können, sollte Ihr PC folgende Mindestvoraussetzungen erfüllen: RAM-Speicher: 256 MB freier Speicher Festplatte: 200 MB freier Speicher Betriebssysteme: Windows 2000 oder Windows XP 1.1 Installation 1. Legen Sie die CD-ROM in Ihr Laufwerk. Das Installationsprogramm startet automatisch. Hinweis: Zur manuellen Installation betätigen Sie die Start-Schaltfläche und wählen Sie den Menüpunkt Ausführen. Klicken Sie auf Durchsuchen und wählen Sie in dem danach erscheinenden Dialogfenster im Bereich Suchen Ihr CD-ROM-Laufwerk aus. Öffnen Sie anschließend die Datei autorun.exe. 2. Wählen Sie den Punkt Installation, indem Sie mit der Maus darauf klicken. 3. Verlassen Sie den erscheinenden Willkommen-Dialog mit Weiter. 4. Nachdem Sie die Lizenzvereinbarung gelesen und mit Ja bestätigt haben, werden Sie dazu aufgefordert, den Setuptyp zu bestimmen. Sie können zwischen der Installation der 30 Tage lauffähigen Demoversion (Basic oder Professional) und der Vollversion, die eine gültige Lizenznummer verlangt, wählen. 5. Haben Sie sich für eine Version entschieden, geben Sie daraufhin Ihren Namen, den Namen der Firma und ggf. die Lizenznummer an. 6. Anschließend wird das Verzeichnis für die Installation vorgeschlagen. Sie können den Ordner ändern, indem Sie auf Durchsuchen klicken. 7. Nach diesem Schritt wird das Datenverzeichnis festgelegt. Auch diesen Pfad können Sie ändern. 8. Nun bestimmen Sie die Programmgruppe. Vorgeschlagen wird Deutsche Post AG. 9. Vor dem Beginn des eigentlichen Kopiervorgangs werden Ihnen noch einmal übersicht - lich alle angegebenen Pfade angezeigt. Wünschen Sie nachträgliche Änderungen, klicken Sie auf Zurück. Andernfalls klicken Sie auf Weiter, um die für den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION benötigten Dateien zu kopieren. 10. Entscheiden Sie abschließend, ob der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION nach erfolgreicher Installation gestartet werden soll. 6

7 Installation 1.2 Registrierung Beim ersten Programmstart wird automatisch ein Assistent zur Registrierung aufgerufen. Bitte führen Sie die angegebenen Registrierungsschritte durch. Dort werden auch Einstellungen erfragt, die für den Einsatz des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION notwendig sind (z. B. ob Sie das Programm im Dienstleister- oder im Eigenbedarf-Modus betreiben möchten). Im weiteren Verlauf müssen Sie auch noch die Daten des Einlieferers bzw. des Absenders überprüfen. Wichtig ist vor allem Ihre Kundennummer (EKP) bei der Deutschen Post, da sie unter anderem für die Ankündigung Ihrer Aufträge über das Auftragsmanagement erforderlich ist. Durch die Registrierung stellen Sie sicher, dass Sie immer aktuelle Informationen zum MANAGER PRESSE DISTRIBUTION erhalten (z. B. wichtige Updates aufgrund von Änderungen in den Postbestimmungen). Darüber hinaus steht Ihnen die MPD-Hotline für Fragen zur Verfügung. Die Informationen der Registrierung können Sie auf unterschiedlichen Wegen an die Deutsche Post übermitteln. Selbstverständlich werden alle Bestimmungen des Datenschutzes eingehalten. 1.3 Deinstallation i Wichtig: Bitte achten Sie darauf, eine Sicherungskopie Ihrer Projekt- und Kundendaten zu erstellen, wenn Sie den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION deinstallieren. 1. Starten Sie die Deinstallation des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION in der System steuerung. 2. Wählen Sie den Punkt Entfernen. 3. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION wird nun aus Ihrem System gelöscht. 4. Bevor die Deinstallation vollständig abgeschlossen ist, fragt der Assistent Sie noch, ob das Datenverzeichnis komplett gelöscht werden soll. 5. Nach Bestätigung der entsprechenden Warnmeldung ist der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION inkl. aller Daten vollständig von Ihrem Rechner entfernt. Für Profis: Das Programm sollte von dem Benutzer entfernt werden, der es auch installiert hat. Bei der Deinstallation werden alle Einträge in der Registry, unter Deutsche Post AG \ Manager Presse Distribution und der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-Eintrag selbst gelöscht. Da das Programm Daten benutzerabhängig in der Registry abspeichert, können dort überflüssige Einträge bestehen bleiben, wenn das Programm von einem anderen Benutzer gelöscht wird. 7

8 Funktionen 2 Funktionen Bei vielen Softwareprodukten werden von den angebotenen Möglichkeiten oftmals nur wenige genutzt. Dabei lassen sich unter den wenig genutzten Funktionen häufig hilfreiche Instrumente finden, die dem Anwender die Handhabung erleichtern. Daher möchten wir Ihnen den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION nachfolgend etwas ausführlicher vorstellen und hoffen, dass Sie dadurch die eine oder andere Anregung zu einem leichteren Umgang mit der Software erhalten. Wir beschreiben dabei die wichtigsten Programmkomponenten und deren Funktionen sowie deren Sinn, ohne jedoch jeden einzelnen und sich selbst erklärenden Mausklick zu erläutern. Eine detaillierte und ausführliche Anleitung zur Bedienung finden Sie immer in der Online- Hilfe des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION. Diese können Sie jederzeit mit der Taste F1 oder über das Menü Hilfe aufrufen. 2.1 Programmfenster Unterhalb der Menüleiste des Programms gliedert sich das Programmfenster in zwei wesentliche Bereiche: 1. Auf der linken Seite befindet sich eine Menüleiste, die die Menügruppen Projektverlauf und Quick Clicks beinhaltet. Im Projektverlauf werden die wichtigsten Schritte Ihres MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-Projektes aufgeführt. Über die Quick Clicks können Sie die jeweils passende Programmfunktion starten. Diese verändern sich in Abhängigkeit von dem im Projektverlauf gewählten Punkt. 2. Auf der rechten Seite befindet sich der Ergebnisbereich, in dem die wichtigsten Angaben zu den im Projektverlauf durchgeführten Schritten und deren Ergebnisse dargestellt werden. 2.2 ZKZ-Verwaltung Jedes Projekt basiert auf einer Zeitungskennzahl (ZKZ), die bei Vertragsabschluss beim Vertriebsservice der Deutschen Post beantragt wird. Diese wird für jeden Titel einmalig angelegt. Pro ZKZ definieren Sie dann z. B. Format, Angaben zur Fertigung und den bevorzugten Versandservice (die Netze ELN, SLN, SDS oder die Versandart Paket bzw. Streifbandzeitung). Bei jeder neuen Ausgabe zu einem Titel werden dann die entsprechenden Informationen übernommen. In der ZKZ-Verwaltung haben Sie eine Übersicht über alle im MANAGER PRESSE DISTRIBUTION angelegten Titel. 8

9 Funktionen 2.3 Projektverwaltung Für die Verwaltung aller von Ihnen angelegten, aktuell bearbeiteten oder abgeschlossenen MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-Projekte steht Ihnen die Projektverwaltung zur Verfügung. Hier sehen Sie alle Projekte tabellarisch aufgelistet mit Angaben zu Titel, Erscheinungsjahr, laufender Nummer, Versandservice und vielem mehr. Die Funktion Pack & Go ermöglicht es, komplette Projekte zwischen zwei Nutzern des Programms auszutauschen oder abgeschlossene Projekte komprimiert zu archivieren. Erzeugen Sie aus einem in Bearbeitung befindlichen Projekt eine Pack & Go -Datei und senden Sie diese z. B. per an einen ebenfalls mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION arbeitenden Dienstleister. Diesem stehen dann sämtliche von Ihnen vorgenommene Einstellungen zur Verfügung; er kann das Projekt einlesen und direkt weiterverarbeiten. 2.4 Import Im Normalfall werden Sie bereits Adressen in elektronischer Form besitzen, die Sie einfach und fehlerfrei in den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION integrieren möchten. Dazu bietet Ihnen der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION ein sehr komfortables und intelligentes Importmodul an, das alle gängigen Dateiformate von dbase bis hin zu Textdateien unterstützt. i Wichtig in diesem Zusammenhang ist die sogenannte Feldzuordnung, d. h., welches Feld aus Ihrer Import datei soll in welches Feld der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-Datenbank gespeichert werden. Bei dieser äußerst wichtigen Aufgabe unterstützt Sie der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION, indem er eine Feldanalyse durchführt und Ihnen anschließend plausible Vorschläge unterbreitet. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION liefert vor allem bei postalisch relevanten Kenngrößen eine hohe Trefferquote bei der Erkennung der Feldtypen. Wenn Sie häufig gleichartig strukturierte Adressdateien verwenden, indem Sie z. B. öfter Adressen aus einer bestimmten Anwendung heraus über einen standardisierten Exportvorgang zur Weiterverarbeitung mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION erzeugen, so können Sie für den Import Zuordnungs vorlagen erstellen. Beim nächsten Import wird Ihnen dann die passende Vorlage automatisch an geboten; Sie können Vorlagen aber auch manuell laden. Sobald der Adressimport für das aktuelle Projekt gestartet wird, überprüft der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION, ob die Adressen ausreichend viele Informationen enthalten und zur Einlieferung verwendbar sind. Ob diese Adressen auch den postalischen Vorgaben entsprechen, wird bei der Anschriftenüberprüfung kontrolliert. 9

10 Funktionen Mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL können Sie Beilagen bereits während des Imports individuell den einzelnen Adressen zuordnen. Analoges gilt für den Feldtyp Mehrfachbezieher, über den Sie pro Adresse die Anzahl der zu versendenden Exemplare zuweisen können. Ferner können Sie Ihren Adressbestand für ein Projekt auch aus mehreren Quelldateien aufbauen, die sogar einen unterschiedlichen Aufbau haben können. Rufen Sie hierfür einfach die Importfunktion erneut auf. 2.5 Adressverwaltung In der Adressverwaltung werden sämtliche importierten Felder tabellarisch dargestellt. Änderungen an den Feldinhalten sowie dem Status einzelner Adressen (anschreiben bzw. nicht anschreiben) sind jederzeit möglich. Die Filterfunktion ermöglicht es Ihnen, sich innerhalb des Adressbestands den Filterkriterien entsprechende Anschriften auflisten zu lassen, z. B. nicht verwendete bzw. verwendete Adressen oder Adressen aus einer bestimmten Importdatei. Die Auswahl der Filter hängt davon ab, welche Schritte innerhalb des Projektes bereits durchgeführt wurden. Falls Sie im Besitz einer installierten und lauffähigen klickserver-version sind, können Sie diese verwenden, um zu prüfen, ob eine postalisch korrekte Adresse auch in der Adressdatenbank von klickserver hinterlegt ist, und diese ggf. korrigieren. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION stellt Ihnen außerdem eine bequeme Hilfe für die Postleitzahlen-, Orts- und Straßennamensuche zur Verfügung, die für die jeweilige Adresse aufgerufen werden kann. 2.6 Anredenüberprüfung Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bietet Ihnen eine sehr präzise Anredenüberprüfung, mit der Sie falsche oder unvollständige Anreden vermeiden können. Im Abgleich mit einer über Vornamen umfassenden Datenbank kann der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION beinahe jedem Namen eine korrekte Anrede zuordnen. Sollte doch einmal ein Name unbekannt sein, können Sie selbst entscheiden, ob und wie Sie diese Adresse anschreiben möchten. Natürlich übernimmt der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION neue Namen auf Wunsch auch für zukünftige Projekte in seinen Bestand. Diese Funktion steht Ihnen nur mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL zur Verfügung. 10

11 Funktionen 2.7 Anschriftenüberprüfung Fehlerhafte Anschriften können die Beförderung eines Presseexemplars unnötig verzögern. Die Anschriftenüberprüfung des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION kontrolliert und bearbeitet Ihre deutschen Anschriften automatisch anhand der offiziellen Daten der Deutschen Post. Alte, nicht existierende oder falsch zugeordnete Postleitzahlen werden nach Möglichkeit ersetzt, die Schreibweise der Orte und der Straßennamen wird überprüft. Legen Sie in den Optionen fest, wie mit den bei der Überprüfung automatisch veränderten oder als fehlerhaft erkannten Anschriften verfahren werden soll. Mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL stehen Ihnen auch in der Anschriftenüberprüfung erweiterte Optionen zur Verfügung. So können z. B. die Schreibweise der Adressen vereinheitlicht und auch die Suchintensität sowie der Grad der Übereinstimmung festgelegt werden. Als Ergebnis der Anschriftenüberprüfung erhalten Sie eine statistische Auswertung und eine Auflistung der Adressen, bei denen Fehler oder Mängel festgestellt wurden. Dabei werden neben den postalisch nicht korrekten Adressen die automatisch korrigierten Adressen aufgeführt sowie Adressen mit kritischen Fehlern, bei denen Ihnen der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION Korrekturvorschläge inkl. Erläuterung macht, die Sie explizit bestätigen müssen. Es ist auch möglich, dass Ihnen der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION mehrere Korrekturvorschläge unterbreitet. Über eine Wertung erkennen Sie dann, wie wahrscheinlich die einzelnen Vorschläge sind. Die erweiterte Anschriftenüberprüfung, die durch das freigeschaltete Modul PROFESSIONAL verfügbar wird, enthält auch einen Thesaurus. Bei diesem handelt es sich um eine Art Nachschlagetabelle für die Anschriftenüberprüfung. Wenn Sie eine postalisch falsche Adresse in eine postkonforme geändert haben, so können Sie diese Änderung als Thesaurus-Vorlage speichern und auf alle folgenden Adressen anwenden. Diese Funktion ist z. B. für die programmweite Änderung von Straßennamen sinnvoll. Alle weiteren Adressen mit demselben alten Straßennamen könnten dann automatisch korrigiert werden, obwohl diese Information nicht in den Postleitdaten enthalten ist. Für den Start der Anschriftenüberprüfung benötigen Sie die DATAFACTORY. Diese ist in zwei Varian ten erhältlich: Das kleine Straßenverzeichnis (DATAFACTORY POSTALCODE) enthält alle Post leitzahlen, alle Ortsnamen und die Straßennamen der 218 größten deutschen Orte. Das große Straßen verzeichnis (DATAFACTORY STREETCODE) enthält alle Postleitzahlen, alle Ortsnamen und alle Stra ßen namen Deutschlands. Die DATAFACTORY POSTALCODE ist im MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bereits enthalten, die DATAFACTORY STREETCODE muss zusätzlich erworben werden. Da sich Städte und Gemeinden ständig weiterentwickeln, empfiehlt sich das Abonnement der quartalsweise neu auf gelegten Daten für beide Straßenverzeichnisse. Die Bestellformulare mit Informationen zu den Preisen, Konditionen usw. finden Sie im MANAGER PRESSE DISTRIBUTION als PDF-Datei über die Aktualisierungsfunktion der Anschriftenüberprüfung unter dem Menü Extras. 11

12 Funktionen 2.8 Dublettensuche Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bietet auch eine Dublettensuche, die mit hochmodernen Verfahren arbeitet und schnell sehr gute Ergebnisse liefert. Dabei werden nicht nur identische Datensätze erkannt, vielmehr arbeitet die Dublettensuche auch mit phonetischen Methoden (z. B. bei Maier gleich Meyer) und nutzt die sogenannte Fuzzy-Logik. Mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL können Sie die Qualität bzw. den Übereinstimmungsgrad der Dublettensuche noch besser auf Ihre Bedürfnisse einstellen. Änderungen an den Voreinstellungen beeinflussen nicht nur das Ergebnis positiv, sondern oftmals auch die Geschwindigkeit der Dublettensuche. Die gefundenen Adressen werden Ihnen in Dublettengruppen angezeigt. So können Sie sofort entscheiden, ob es sich tatsächlich um identische Anschriften handelt und, falls ja, welche der aufgeführten Adressen angeschrieben werden sollen. 2.9 Nixie-Abgleich Der Nixie-Abgleich ermöglicht ihnen einen Negativ-Abgleich gegen eine Liste beliebiger Adres sen. Übereinstimmungen werden automatisch erkannt und entsprechende Adressen aussortiert. So können Sie beispielsweise bei zugekauften Adressen für einen Werbeversand sicherstellen, dass Sie nicht unbeabsichtigt auch Ihre Stammkunden anschreiben. Diese Funktion steht Ihnen nur mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL zur Verfügung Optimierung Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION verteilt in wenigen Sekunden Ihre Sendungen gemäß ZEBU und stellt die notwendige Sortierreihenfolge der Adressen für die Fertigung her. Dabei werden die Adressen automatisch den zu produzierenden Bunden und Paletten zugeteilt. Die halbjährlich erscheinenden ZEBU-Daten für den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION werden Ihnen rechtzeitig und kostenlos zur Verfügung gestellt. Mit dem Erwerb des Moduls Presse international können Sie mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION auch Sendungen in das Ausland als Sendungen zum Kilotarif versenden Fertigungsunterlagen Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION erstellt als internes Hilfsmittel anhand der Fertigungs - angaben automatisch die entsprechenden Produktionslisten für die Bunde und Paletten und stellt die notwendigen Leit- und Aufschriftzettel vorausgefüllt zur Verfügung. Natürlich können Sie aber auch Blankozettel ausdrucken, die Sie dann beim Packen der Bunde und/oder Paletten manuell beschriften. Die vom MANAGER PRESSE DISTRIBUTION ausgegebenen Aufschriftzettel entsprechen dabei den Vorgaben der Deutschen Post. 12

13 Funktionen Über einen eigenen Leitzettel-Editor können Sie in den dafür vorgesehenen Bereichen eigene Informationen aufbringen, die Ihnen z. B. Ihre hausinterne Logistik oder Qualitätssicherung erleichtert Abrechnungslisten und Auftragsankündigung Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION übernimmt ebenso die Erstellung der erforderlichen Einlieferungsunterlagen für die Postauflieferung entsprechend Ihrer Projektangaben. Die Einlieferungsliste muss lediglich noch unterschrieben sowie die automatisch ausgefüllte Versandliste beigelegt werden. Unabhängig vom aktuellen Projekt können Sie natürlich auch Blankoformulare ausdrucken. Möchten Sie Ihre Presseerzeugnisse nicht selbst aufliefern, sondern abholen lassen, druckt der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION mit nur einem Mausklick das dafür vorgesehene Formular Palettenavisierung aus. Beachten Sie hierbei bitte die Mindestmengen, ab denen eine Abholung kostenfrei erfolgt. Außerdem wird der für den Versand in das SLN benötigte Gebindeplan in elektronischer Form erstellt. Falls Sie Ihre Aussendung abholen lassen möchten, muss dieses gegenüber der Deutschen Post im Vorfeld angekündigt werden. Dazu überträgt der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION die Daten über Umfang und Ziel(e) der Sendungen an das elektronische Auftragsmanagement- System der Deutschen Post. Sie profitieren von einem interaktiven System, das Ihre gesamte Auftragsabwicklung erleichtert. Natürlich kann mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION auch weiterhin der klassische Einlieferungsdatensatz (EDS) erstellt werden Seriendruck Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION enthält eine Spezialtextverarbeitung für Seriendokumente, die eine Vielzahl von Gestaltungsmöglichkeiten bietet, sich aber auch insbeson - dere zum Erstellen von Etiketten (z. B. Cheshire oder Inkjet) eignet. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bietet Ihnen bereits viele Etiketten- und Seiten-Vorlagen. 13

14 Funktionen 2.14 PREMIUMADRESS Mithilfe des eingebauten Hochleistungsseriendrucks können Sie einfach und komfortabel den zweidimensionalen Datamatrixcode auf das Etikett oder den Zeitungsrand drucken. Alle notwendigen und wichtigen Angaben werden dabei vom MANAGER PRESSE DISTRIBUTION an der dafür vorgesehenen Stelle in diesen Code eingebracht, so dass eine fehlerhafte Erstellung verbunden mit weiterem Aufwand ausgeschlossen ist Auswertungen und Statistiken Nach Abschluss eines Projektes stehen Ihnen umfangreiche statistische Auswertungsmöglichkeiten zur Verfügung. In der Projektstatistik sehen Sie nochmals alle Ergebnisse, die vom MANAGER PRESSE DISTRIBUTION für das aktuelle Projekt ermittelt wurden, und alle Angaben, die Sie zur Sendung, zur Fertigung und zu den Beilagen gemacht haben, sowie die Ergebnisse des Adressimports, der Anreden- und Anschriftenüberprüfung, der Dublettensuche und ggf. die des Abgleichs gegen Nixie-Dateien. Darüber hinaus finden Sie tabellarische Aufstellungen der Adressverteilung nach Postleitzahlen (und Bundesländern), Orten, Leitregionen, Leitzonen, Tarifzonen und Ländern. Mit dem Map- Tool erhalten Sie zusätzlich eine grafische Auswertungsmöglichkeit in Form von Kartenübersichten Export Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION bietet Ihnen die Möglichkeit, die Adressen eines Projektes zur Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen zu exportieren. Der Export kann wahlweise aus der Adressverwaltung heraus oder im Anschluss an die Optimierung über das Menü Ergebnis ausgeführt werden. Geleitet durch einen logischen Export-Assistenten bestimmen Sie, welche Adressen Sie exportieren möchten, in welches Dateiformat diese gespeichert werden und welche Felder für den Export für Sie relevant sind. In der Wahl des Dateiformats sind Sie ähnlich flexibel wie beim Import: Ob dbase, Excel, Text, Access oder XML der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION stellt Ihnen neben den erwähnten weitere Formate zur Verfügung, mit denen andere Programme problemlos zurechtkommen. Sie können sogar Dateien für den direkten Import in einen Inkjet-Adressierer exportieren. Analog zum Import können Sie auch für den regelmäßigen Export Vorlagen mit einmal vorgenommenen Einstellungen speichern und bei Bedarf laden. 14

15 Funktionen 2.17 Nützliches Viele nützliche Kleinigkeiten im MANAGER PRESSE DISTRIBUTION erleichtern Ihnen die tägliche Arbeit. Exemplarisch seien an dieser Stelle einige Funktionalitäten erwähnt News und Updates Damit Sie immer auf dem aktuellen Stand sind, verfügt der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION über eine automatische News- und Update-Überprüfung. Bei den News handelt es sich um Neuigkeiten, die den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION betreffen, beispielsweise Produktfreigaben, neue Postbestimmungen oder Updates. Die Update-Überprüfung hält alle Komponenten des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION auf dem neuesten Stand und installiert auf Wunsch automatisch relevante Updates. Insbesondere die schnelle Verfügbarkeit der zweimal jährlich erscheinenden ZEBU-Datei (zur Sortierung und Verteilung von Sendungen) kann durch die automatische Update-Überprüfung sichergestellt werden PLZ-Suche Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION kennt alle Straßen, Postfächer, Postleitzahlen und Orte Deutschlands. Dadurch steht Ihnen unter anderem eine umfangreiche PLZ-Suche zur Verfügung. Nicht nur, dass er zu einer PLZ die Stadt kennt oder umgekehrt, auch zu Straßennamen, Postfächern oder bei Fragmenten davon findet der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION zielsicher die richtige Postleitzahl. Im Zweifelsfall bietet er Ihnen eine Trefferliste an, aus der Sie manuell auswählen können. Die Verwendung von Wildcards (*,?) ist an dieser Stelle sinnvoll. Suchen Sie beispielsweise nach Straße *bahnhof* in frankfurt*, findet der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION nicht nur die Hauptbahnhof- Passage in Frankfurt am Main, sondern auch den Bahnhofsweg in Frankfurt/Oder. Die Deutsche Post stellt Ihnen die für die Funktion der PLZ-Suche notwendigen Postleitdaten kostenlos zur Verfügung; Sie können sie regelmäßig über das Internet beziehen klickserver Falls Sie im Besitz einer installierten und lauffähigen klickserver-version sind, können Sie mit deren Hilfe prüfen, ob eine postalisch korrekte Adresse tatsächlich existiert und diese ggf. korrigieren. Die Verwendung der Schnittstelle setzt die Installation von zusätzlichen Dateien voraus, die sich auf der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION-CD-ROM im Verzeichnis AddOns befinden. Darüber hinaus können Sie jederzeit diese Dateien kostenfrei unter aus dem Internet herunterladen. 15

16 Module 3 Module Wie bereits zuvor erwähnt, ist der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION durch Module um zahlreiche Funktionen erweiterbar. Durch dieses Vorgehen wird sichergestellt, dass auch der normale Benutzer, der kleinere Auflagen eigener Titel ohne Beilagen komfortabel mit dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION aufbereiten möchte, keine Software erwerben und einsetzen muss, die für seine Verwendung überdimensioniert ist. Der Profi-Anwender kann jedoch durch den Zukauf von Modulen entscheiden, wie er den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION einsetzen möchte, und so die Software in einer bedarfsorientierten Ausbaustufe beschaffen. 3.1 PROFESSIONAL Dieses Modul ist insbesondere für die Anwender interessant, die den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION häufiger einsetzen oder Projekte im Kundenauftrag fertigen. Die Gemeinsamkeiten und Unterschiede zwischen der BASIC- und der PROFESSIONAL-Version des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION entnehmen Sie bitte der Feature-Matrix, die im entsprechenden Kapitel der Online-Hilfe zu finden ist (jederzeit aus dem Programm heraus per F1-Taste erreichbar) Programm-Modus Mit dem Modul PROFESSIONAL stehen Ihnen zwei Programm-Modi zur Verfügung: Der Modus Eigenbedarf steht auch ohne freigeschaltetes Modul PROFESSIONAL zur Verfügung und richtet sich an Firmen, Gruppen und Vereine, die ausschließlich eigene Projekte verwalten und durchführen wollen. Das Modul PROFESSIONAL schaltet noch zusätzlich den Dienstleister- Modus frei. Dieser bietet die Möglichkeit, Projekte im Kundenauftrag durchzuführen und diverse Daten zu diesen Kunden in der integrierten Kundenverwaltung zu speichern Adressmanagement Sowohl für die Anschriftenüberprüfung als auch für die Dublettensuche stehen Ihnen weitere Optionen zur Verfügung, die noch bessere Ergebnisse liefern. Exemplarisch seien hier z. B. die Suchintensität, Übereinstimmungsgrad, Methoden zur Adressnormalisierung oder etwa der Thesaurus genannt. Letzterer ist eine Art Nachschlagetabelle für die Anschriftenüberprüfung, mit der Sie z. B. veraltete oder postalisch falsche Adressen manuell oder automatisch in korrekte ändern können. Zusätzlich stehen Ihnen mit der Professional-Version die Funktionen Anredenüberprüfung und Nixie-Abgleich zur Verfügung, mit denen Sie Ihre Adressqualität weiter steigern können. 16

17 Module Beilagen Auch der Umgang mit Beilagen zu Ihren Presseerzeugnissen, gleich ob teil- oder vollbelegt, ist kein Problem für den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION. Sie können Ihre Beilagen schon beim Import vordefinieren und/oder ggf. später genauer angeben. Hierbei unterscheidet der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION zwischen entgeltpflichtigen und entgeltfreien Beilagenarten und berücksichtigt Ihre Angaben natürlich sowohl für die Optimierung als auch für die Bundfertigung Mehrfachbezieher Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION unterstützt mit freigeschaltetem PROFESSIONAL- Modul auch Mehrfachbezieher, d. h. Empfänger, die mehr als ein Exemplar einer Sendung erhalten, für die aber nur ein Adresslabel erstellt werden soll. Dabei ist auch ein Versand als Paket oder Streifbandzeitung möglich. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION sortiert in diesem Falle ab einer frei definierbaren Stückzahl die Sendungen aus dem voreingestellten Versand service aus und bietet Ihnen die Möglichkeit, diese Sendungen en bloc, z. B. als Päckchen, zu verschicken. Sie können die Angaben zu Mehrfachbeziehern entweder direkt beim Import oder später in der Adressverwaltung vornehmen. 3.2 PRESSE INTERNATIONAL Mit diesem Modul ist es möglich, Pressepost ins Ausland für den Versand als Sendungen zum Kilotarif aufzubereiten. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION stellt auch hier sicher, dass die postalischen Vorgaben eingehalten werden, und lässt Sie z. B. die Transportwege Luft oder Land für die verschiedenen Ländergruppen, für einzelne Länder und sogar auf Wunsch für jede Adresse separat bestimmen. Selbstverständlich stellt er Ihnen auch die diversen Fertigungslisten und Einlieferungsformulare analog zu den nationalen Projekten zur Verfügung. Dieses Modul setzt das freigeschaltete Modul PROFESSIONAL voraus. 17

18 Versandvorbereitung Schritt für Schritt 4 Versandvorbereitung Schritt für Schritt Im Folgenden beschreiben wir anhand eines Beispiels, welche Schritte erforderlich sind, um eine Aussendung Ihres Postvertriebsstücks oder Ihrer Pressesendung vorzubereiten. Dieser Abschnitt erläutert nicht alle Möglichkeiten des MANAGER PRESSE DISTRIBUTION. In dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung werden Ihnen nur die wichtigsten Funktionen erklärt. Eine weiter gehende Beschreibung der einzelnen Funktionen erhalten Sie über die Hilfe- Taste F Anlegen eines neuen Titels Für den Versand eines Presseerzeugnisses muss im Vorfeld ein Vertrag mit der Presse Distribution geschlossen werden. Die im Datenblatt zum Vertrag enthaltenen Informationen müssen Sie einmalig bei der Neuanlage in der ZKZ-Verwaltung ins System eingeben. Zusätzlich kann für den Versand des Belegexemplars die Abrechnungsstelle automatisch mit in den Versand aufgenommen werden. Exkurs für Dienstleister: Bitte wählen Sie bei der Neuanlage einer Zeitungskennzahl den Absender (d. h. Ihren Kunden) aus der Kundendatei aus. Sie können die Suche durch Eingabe der Anfangsbuchstaben beschleunigen. Sollte der Kunde noch nicht erfasst sein, können Sie dies mit Hilfe der Schaltfläche Neuen Kunden anlegen tun. 4.2 Anlegen einer neuen Ausgabe zu einem Titel 1. Legen Sie zunächst ein neues Projekt an, ggf. über den Menüpunkt Projekt Neu. 2. Wählen Sie in der Projektauswahl eine entsprechende Zeitungskennzahl, um eine neue Ausgabe zu einem Titel zu erstellen. 3. Wählen Sie den Versandservice und die laufende Nummer der Ausgabe. Die laufende Nummer kann entweder eine neue Ausgabe oder eine weitere Nummer einer schon bestehenden Ausgabe sein (z. B. für den Versand in zwei Netze). Im Projektverlauf wird durch einen Haken vor dem Punkt Allgemein verdeutlicht, dass hier alle notwendigen Einträge vorgenommen wurden. 18

19 Versandvorbereitung Schritt für Schritt 4.3 Adressimport 1. Starten Sie den Adressimport entweder über das Menü Adressen Importieren, die Aktionsschaltfläche Import, den Quick Click Adressen importieren oder über den Projektverlauf. Auch für die weiteren Einzelschritte stehen Ihnen jeweils mehrere dieser Möglichkeiten zur Verfügung, um die gewünschte Aktion zu starten. Wenn Sie sich mit dem Aufbau von Adressdateien auskennen, können Sie alles Weitere mit Ihrer eigenen Adressdatei durchspielen. Beispielhaft wird nachfolgend die mitgelieferte Excel- Datei Abonnenten.xls verwendet. 2. Nachdem Sie die Datei Abonnenten.xls ausgewählt haben, wählen Sie die Tabelle aus, die importiert werden soll, und bestätigen Sie, dass die erste Zeile Feldnamen enthält. 3. Anschließend analysiert der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION den Aufbau und den Inhalt der Datei. Wichtig ist die Zeile mit den Spaltenköpfen unter den Aktionsschaltflächen, in der die Feldnamen aus der zu importierenden Datei und die von der Analyse vorgeschlagenen Zuordnungen aufgeführt sind. 4. Der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION muss immer exakt wissen, welche postalisch relevanten Informationen (z. B. der Ort) in welchem Feld (bzw. in welcher Spalte) Ihrer Datei gespeichert wurden. In der Beispieldatei Abonnenten.xls wurde das Feld mit den Nachnamen auch passend Nachname genannt. Deswegen stimmt die vorgeschlagene Zuordnung und muss von Ihnen nicht mehr verändert werden. Das Feld hätte aber auch anders, z. B. Feld5, heißen können. Auch diese Zuordnungen hätte der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION ggf. richtig vorgeschlagen, da bei der Analyse neben dem Feldnamen auch die Feldinhalte berücksichtigt werden. So hat der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION automatisch das Excel-Feld Straße postalisch korrekt in die Felder Straße und Hausnummer aufgeteilt und auch die Feldbezeichnung PLZ Pofa richtig dem Feld PLZ (Postfach) zugeordnet. 5. Bestätigen Sie mit OK, dass der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION alle Felder richtig erkannt hat und die vorgeschlagenen Zuordnungen stimmen. 6. Mit OK beenden Sie nun auch die Feldzuordnung und importieren die Adressen in den MANAGER PRESSE DISTRIBUTION. Im Hauptfenster sehen Sie im Projektverlauf den Haken bei Adressen. Rechts daneben wird eine Übersicht über die importierten Adressen angezeigt. 19

20 Versandvorbereitung Schritt für Schritt 4.4 Anredenüberprüfung Diese Funktion steht nur Nutzern mit PROFESSIONAL-Version zur Verfügung. 1. Bevor Sie die Überprüfung ausführen, haben Sie die Möglichkeit, zusätzliche Optionen zur Verfeinerung Ihrer Ergebnisse einzustellen. Sind Sie mit den Einstellungen zufrieden, beginnen Sie die Anredenüberprüfung mit Start. 2. Eventuell werden Sie während der Prüfung aufgefordert, außergewöhnliche Namen, die auch dem MANAGER PRESSE DISTRIBUTION nicht bekannt sind, in eine benutzerdefinierte Vornamenliste aufzunehmen und ihnen so dauerhaft ein Geschlecht bzw. eine Anrede zuzuweisen. Sie können diese Abfragen aber auch überspringen, indem Sie auf die Schaltfläche Alle nein klicken. 3. Ist der Vorgang abgeschlossen, werden Ihnen die Ergebnisse in einer übersichtlichen Statistik angezeigt. 4. Anschließend bietet Ihnen der MANAGER PRESSE DISTRIBUTION eine tabellarische Übersicht über die mangelhaften Datensätze. Anhand der Symbole in der ersten Spalte können Sie erkennen, ob eine Anrede korrigiert bzw. ergänzt wurde oder ob sie nach wie vor fehlerhaft ist. Die Symbole der zweiten Spalte geben Auskunft darüber, ob eine Adresse angeschrieben wird oder nicht. 5. Über die angezeigten Schaltflächen können Sie beispielsweise das Protokoll der Anredenüberprüfung ansehen, ausdrucken oder als PDF-Datei speichern. 6. Möchten Sie einzelne Einträge manuell bearbeiten, können Sie diese durch einen Doppelklick öffnen. 7. Haben Sie alle Angaben überprüft, schließen Sie die Anredenüberprüfung über die Schaltfläche OK ab. 4.5 Anschriftenüberprüfung 1. Nach dem Aufruf dieser Programmfunktion beginnen Sie die Anschriftenüberprüfung mit Start. Mit freigeschaltetem Modul PROFESSIONAL stehen Ihnen Optionen zur Verfügung, die es Ihnen ermöglichen, das Verhalten der Anschriftenüberprüfung exakter zu spezifizieren und somit noch bessere Ergebnisse zu erzielen. 2. Nach der Überprüfung wird eine Statistik über das Ergebnis eingeblendet. Im Verlauf Ihrer Entscheidungen innerhalb der Anschriftenüberprüfung kann sich diese Statistik verändern. Sie können sich stets den aktuellen Stand anzeigen lassen. 3. Die korrigierten und die nach wie vor fehlerhaften Adressen werden Ihnen zur Kontrolle bzw. Bearbeitung angezeigt. 20

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