Benutzerhandbuch Hypo Office-Banking

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1 Benutzerhandbuch Hypo Office-Banking TECHNISCHE NEUERUNGEN... 2 NEUE FUNKTIONEN... 2 ÜBERNAHME VON BEWÄHRTEN FUNKTIONEN AUS HYPO ONLINE BANKING... 2 PROGRAMMOBERFLÄCHE... 3 ERKLÄRUNG DER PROGRAMMBEREICHE MENÜLEISTE SYMBOLLEISTE INFOS & NACHRICHTEN NAVIGATION ARBEITSBEREICH FUNKTIONSBEZOGENE BUTTONS RECHTE MAUSTASTENFUNKTION SEITENFUNKTIONEN... 5 FINANZÜBERSICHT... 6 UMSATZÜBERSICHT... 6 BASISDATEN... 6 FILTER... 6 UMSATZLISTE... 7 DIE AUFTRAGSÜBERSICHT... 9 DIE ZAHLUNGSHISTORIE... 9 UNTERSCHRIFTENMAPPE OFFENE AUFTRÄGE WIE ERFOLGT DIE ZEICHNUNG UND DURCHFÜHRUNG VON AUFTRÄGEN? ABGESCHLOSSENE AUFTRÄGE ARCHIV / EMPFÄNGERSTATISTIK DATEN EXPORTIEREN WÄHRUNGSKURSE DATENBANKDIENSTE... 15

2 Technische Neuerungen Echte Datenbankstruktur (Derby) Java-Client Echte Mehrplatz-/Netzwerkunterstützung Granulare Benutzer- und Kontorechteverwaltung Unterstützung aktueller Zahlungsverkehrsformate MBS 5.1 inkl. SDD (Sepa Direct Debit) Überarbeitung der Arbeitsoberfläche und sämtlicher Funktionen Neue Funktionen Intelligent geführte Auftragserfassung Vergabe von Vertraulichkeitskennzeichen (Lohnbestände) Erstellen eines "Servicepakets" inkl. Logfiles/Datensicherung zur Fehleranalyse/Problemhandling Die Darstellung der Maske für die Erfassung von Aufträgen wird entsprechend der Auswahl beim Aufruf (z.b. Überweisung Inland und Europa) geöffnet. Auf Basis der erfassten Daten ändert sich die Ausprägung automatisch z.b. in eine Überweisung International. Unterschriftenmappe Sämtliche in HOB erfassten Aufträge werden in einer zentralen Übersicht, der Unterschriftenmappe, gesammelt und können daraus weiterverarbeitet (paketiert, gezeichnet, exportiert, aufgelöst ) werden. Die Ansicht ist in eine Übersicht für offene und eine für abgeschlossene Aufträge zweigeteilt, bereits verbuchte bzw. manuell archivierte Aufträge sind über den Aufruf des Auftragsarchivs ersichtlich. Trennung Vorlage/Empfänger In HOB ist die Erfassung von Empfängern (reine Bankdatenspeicherung) und/oder Auftragsvorlagen (Zahlungsmuster) möglich. Die Anlage kann entweder im Zuge einer Auftragserfassung oder über die Verwaltung der Vorlagen erfolgen. mobiletan (SMS-TAN) Das Zeichnungsverfahren mobiletan wird zur Verfügung gestellt. Die Aktivierung der Digitalen Signatur ist direkt im HOB Client möglich. Neue Import-/Exportfunktionen über Wizards/Assistenten Übernahme von bewährten Funktionen aus Hypo Online Banking Folgende bereits im Hypo Online Banking verwendete Funktionalitäten sind auch in HOB verfügbar: Navigationsleiste und Infobox Zusätzlich zur Möglichkeit des Funktionsaufrufs aus Menü- oder Werkzeugleiste können Funktionen nun auch über eine Navigation im linken Bildschirmbereich aufgerufen werden. Unterstützung von mobiletan. Es können bis zu 5 Handynummern pro Verfüger hinterlegt werden. Benutzerfreundliche Menüstruktur / Navigation Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 2

3 Programmoberfläche Erklärung der Programmbereiche am Beispiel einer Finanzübersicht Rechte Maustaste 6. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 3

4 1. Menüleiste Die Menüleiste wird oberhalb der Symbolleiste angezeigt. Darin finden Sie Zugang zu allen Funktionen des Programms. Die Menüleiste unterscheidet sich im Benutzerbereich von jener im Administrationsbereich. Der Umfang der angezeigten Funktionen in den Menüs hängt von Programm-, Produkt- oder Benutzerberechtigungen ab. 2. Symbolleiste Hier können Sie die gebräuchlichsten Funktionen schnell über die zugehörigen Symbole aufrufen. Folgende Funktionen sind in der Symbolleiste hinterlegt: Link zur Homepage Kommunikation Finanzübersicht Export von Daten Auftrag Inland/Europa Auftrag International Import von Daten Unterschriftenmappe Postkorb Währungskurse 3. Infos & Nachrichten Hier finden Sie einen Überblick über wichtige Informationen, wie: Neue Nachrichten von der Bank Offene Aufträge in der Unterschriftenmappe Elektronische Kontoauszüge Images und Belegdaten Mittels Klick auf die Infobox-Überschrift Infos & Nachrichten werden im Ansichtsbereich alle Menüs der Infobox in einer Detailansicht geöffnet. Durch Klick auf ein Icon in der Infobox, öffnen Sie das jeweilige Menü. Status der Icons Die Icons in der Infobox werden je nach deren Status aktiv bzw. inaktiv dargestellt. Neben dem Icon ist die Anzahl der im jeweiligen Menü enthaltenen Informationen sichtbar (z.b. 9 offene Aufträge in der Unterschriftenmappe). 4. Navigation Hier können Sie die gebräuchlichsten Funktionen direkt aufrufen. Je nach Eintrag öffnet sich die Funktion oder weitere Unterpunkte. 5. Arbeitsbereich Im Arbeitsbereich können Sie sämtliche Arbeiten durchführen. Für jede aufgerufene Funktion wir im oberen Bereich ein Reiter geöffnet. Diese bleiben offen, bis sie von Ihnen geschlossen werden. Wurde eine Funktion bereits geöffnet und man wechselt zu ihr zurück, müssen möglicherweise die Daten in dem Reiter aktualisiert werden. Klicken Sie dazu auf das Symbol. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 4

5 6. Funktionsbezogene Buttons Im untersten Teil des Arbeitsbereichs finden Sie funktionsabhängige Buttons mit Grundfunktionen zur jeweiligen Aktion. 7. rechte Maustastenfunktion Überall im Hypo Office Banking sind sämtliche verfügbaren Funktionen und Aktionen über die rechte Maustaste, dem so genannten Kontextmenü erreichbar. Das Kontextmenü ist eine Grundfunktionalität von Hypo Office Banking. Es passt sich dem jeweiligen Bereich automatisch an. Sie finden eine Funktion in Hypo Office Banking nicht? Dann klicken Sie auf die rechte Maustaste. 8. Seitenfunktionen Diese Seitenfunktionen passen sich automatisch jedem von Ihnen gewählten Bereich in Hypo Office Banking an. Darin finden Sie Funktionen wie: Druck- und Exportfunktionen Kontowechsel (in der Girokonten-Umsätzübersicht) Online Kurzhilfe Online Benutzerhandbuch Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 5

6 Finanzübersicht Sie bietet einen Überblick über sämtliche in der Anwendung angelegten Produkte (Girokonten, Wertpapiere, usw.). Die Anzeige der Produkte in der Finanzübersicht erfolgt in Kategorien, z.b. Girokonten, Sparprodukte, Wertpapierdepots, usw. In jeder Kategorie wird über die enthaltenen Produkte eine Saldosumme gebildet und angezeigt. Zusätzlich wird eine Gesamtsumme über alle in der Finanzübersicht angezeigten Produkte und Kategorien gebildet. Eine Kategorie wird nur angezeigt, wenn zumindest ein entsprechendes Produkt in der Applikation berechtigt ist. Sind beispielsweise keine Depots vorhanden oder für die Applikation freigeschalten, so wird die Kategorie "Wertpapierdepots" nicht angezeigt. Über das der jeweiligen Kategorie vorangestellte kann ein Produktbereich geöffnet bzw. geschlossen werden. Ein Doppelklick auf ein Produkt öffnet die Umsatzübersicht. Umsatzübersicht Die Darstellung von Detaildaten, Umsatztabellen, Kontextmenüs ist von der Produktart (Girokonto, Wertpapierdepot, Sparbücher, ) abhängig. Es werden z.b. bei Wertpapierdepots andere Detaildaten als z.b. bei Girokonten. Basisdaten Zu jedem Produkt werden im Arbeitsbereich oben Detaildaten wie IBAN, BIC, Bankinstitut, Kontowortlaut, Aktualisierungsdatum, Summe Gut-/Lastschriften und der Buchungssaldo angezeigt. Filter Mit dem Filter können Ergebnisse in Tabellen eingeschränkt werden. Der Filter besteht aus folgenden Elementen: Das Icon öffnet den Erweiterten Filter. Im nachfolgenden Dialog werden je Tabellenspalte Einschränkungsmöglichkeiten angeboten. Tragen Sie die gewünschten Einschränkungen ein und klicken Sie auf Fertigstellen. In der Umsatztabelle werden nur Datensätze angezeigt, die den Einschränkungen entsprechen. Über das Dropdown-Menü wird der Schnellfilter geöffnet. Wählen Sie einen der vorbelegten Filter wie z.b.: Aktueller Monat. Hier ist auch der Erweiterte Filter erreichbar. Bei Eingabe eines Freitextes z.b.: Bankomat werden nur jene Buchungen im Zeitraum angezeigt, welche den Text enthalten. Durch Drücken des Lösch-Icons wird der Filter zurückgesetzt und in der Umsatztabelle wieder alle Zeilen angezeigt. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 6

7 Umsatzliste Die eigentliche Umsatzübersicht wird in Tabellenform dargestellt. Aktuelle Umsätze werden immer an oberster Position angezeigt. Um eine Sortierung innerhalb der Tabelle vorzunehmen, klicken Sie in die jeweilige Spaltenüberschrift und anschließend auf das angezeigte Sortier-Icon. Verwenden Sie die Filterfunktion, um zusätzliche (ältere) Umsätze anzuzeigen oder die Anzeige auf bestimmte Umsätze einzuschränken. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 7

8 Auftragserfassung Die Auftragserfassung kann über die beiden Icons in der Symbolleiste oder über die Navigation, Menüpunkt Auftrag erstellen, aufgerufen werden. Um eine bestimmte Erfassungsmaske direkt aufzurufen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das neben dem jeweiligen Auftragserfassungs-Button platzierte Dropdown-Menü und wählen Sie die gewünschte Auftragsart direkt aus der angezeigten Liste aus. Auftragserfassung Inland und Europa Auftragserfassung Überweisung International In der Auftragserfassung gibt der Benutzer die Daten für eine beliebige Transaktion ein. Das Fenster besteht aus folgenden Bereichen: dem Navigationsbereich (links) der dynamischen Erfassungsmaske für Zahlungsanweisungen (mitte) der Auftragsübersicht (rechts oben) der Zahlungshistorie (rechts unten) Alle Transaktionsarten werden in einer dynamischen Erfassungsmaske abgebildet. Dies bedeutet, dass die verwendete Transaktionsart automatisch auf Basis der eingegebenen Daten ermittelt wird. Bei Eingabe z.b. einer Fremdwährung werden automatisch die Eingabefelder auf jene einer Auslandszahlung angepasst. Dem Benutzer werden nur jene Transaktionsarten angeboten, für die er in der Applikation über eine Berechtigung verfügt. Hat ein Benutzer beispielsweise keine Berechtigung für die Erfassung von Auslandszahlungen, so wird bei Eingabe ausländischer Bankdaten ein Hinweis angezeigt. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 8

9 Die Auftragsübersicht Sie wird rechts oben angezeigt und bietet einen Überblick über alle noch nicht abgeschlossenen Aufträge und Bestände. Der Inhalt der Auftragsübersicht ist identisch mit der Tabelle zu zeichnende Aufträge in der Unterschriftenmappe. Die erfassten Aufträge und Bestände werden in Baumstruktur angezeigt. Ein auf-/zuklappen ist über und möglich. Zahlungsaufträge werden mit dem Symbol gekennzeichnet, Bestände mit dem Symbol. Die Zahlungshistorie Die Zahlungshistorie finden Sie unterhalb der Auftragsübersicht. In ihr werden Zahlungsdaten wie Betrag, Währung, Datum, Kundendaten, Verwendungszweck der zuletzt erfassten Zahlungsaufträge gespeichert. Möchten Sie einen neuen Zahlungsauftrag mit denselben Daten z.b. des zuletzt eingegebenen Zahlungsauftrages erfassen, so müssen Sie die Daten nicht neuerlich eingeben, sondern übernehmen Sie einfach die Daten aus der Zahlungshistorie. Ist die Checkbox aktiviert, so werden die angezeigten Datensätze auf die Zahlungsdaten des angezeigten Empfängers eingeschränkt. Mittels Doppelklick auf die Zahlungsdaten wird der Datensatz in die Erfassungsmaske übernommen. Ebenso durch Markieren eines Datensatzes und Klick auf den Button. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 9

10 Unterschriftenmappe In der Unterschriftenmappe werden alle erfassten Aufträge verwaltet, gezeichnet und anschließend zur Durchführung an die Bank übermittelt. Die Unterschriftenmappe ist unterteilt in die Tabellen Offene Aufträge und die Tabelle Abgeschlossene Aufträge. Offene Aufträge In der Tabelle Offene Aufträge werden die vom Benutzer erfassten (versandbereiten) Aufträge, Beleganforderungen, Aufträge zur Änderung bzw. Löschung von Daueraufträgen, usw. angezeigt. Periodische Aufträge werden 5 Tage vor Erreichen des Durchführungstermins automatisch in die Unterschriftenmappe gelegt. Bei kollektiver Zeichnungsberechtigung sind zusätzlich die erstgezeichneten Aufträge mit dem Status teilgezeichnet sichtbar. Diese können durch berechtigte Benutzer mit einer Zweitzeichnung versehen werden. Möglicher Status von Aufträgen in den Offenen Aufträgen : Kein Status bleibt stehen, bis der Auftrag gezeichnet und gesendet oder gelöscht wird Vollgezeichnet bleibt stehen, bis der Auftrag gesendet oder gelöscht wird Teilgezeichnet bleibt stehen, bis die Zweitzeichnung erfolgt oder der Auftrag gelöscht wird Abgelehnt bleibt stehen, bis der Auftrag korrigiert und gesendet oder gelöscht wird (z.b. bei fehlerhafter Zeichnung) Wie erfolgt die Zeichnung und Durchführung von Aufträgen? Nur gleichartige Aufträge (selbe Auftragsart, gleiches Auftraggeberkonto, selber Termin) können zu einem Bestand (Sammler) zusammengefasst werden. Für die Zeichnung notwendige Funktionen können über das Kontextmenü aufgerufen bzw. im Ansichtsbereich über Buttons ausgewählt werden. Durchzuführende Aufträge markieren und wählen (Gesammelt oder Einzeln buchen) Verfüger und Zeichnungsverfahren auswählen und Zeichnung durchführen. Mit wird das Paket an den Bankrechner übertragen. Wurde das Paket von der Bank angenommen, wird es automatisch in die Tabelle Abgeschlossene Aufträge mit Status angenommen verschoben. Sobald die Aufträge seitens der Bank ausgeführt wurden, wird das Paket aus den abgeschlossene Aufträge ins Archiv verschoben und die Buchung ist auf dem Auftraggeberkonto ersichtlich. Abgeschlossene Aufträge In der Tabelle abgeschlossene Aufträge sind alle Bestände mit dem Status angenommen enthalten, die an die Bank zur Verarbeitung übermittelt wurden. Die Aufträge bleiben bis zur Verbuchung in den Abgeschlossenen Aufträgen stehen. Sobald das Programm die Rückmeldung vom Bankserver bekommt, dass die Aufträge verbucht sind, werden sie ins Archiv verschoben. Terminaufträge mit einem Durchführungsdatum in der Zukunft bleiben ebenfalls bis zur Verbuchung hier stehen und werden anschließend ins Archiv verschoben. Wird ein Auftrag vor Ausführung am Bankserver gelöscht, bekommt das Programm keine Rückmeldung. Diese Aufträge müssen manuell ins Archiv verschoben werden (rechte Maus --> in dieser Ansicht nicht mehr anzeigen ). Aus den abgeschlossenen Aufträgen kann ein Auftrag wieder in die offenen Aufträge kopiert werden (rechte Maus --> in offene Aufträge kopieren ). Dort kann er bearbeitet und erneut gesendet werden. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 10

11 Archiv / Empfängerstatistik Ein gezeichneter und gesendeter Bestand steht in der Unterschriftenmappe bei den Abgeschlossenen Aufträgen mit dem Status angenommen. Wird dieser angenommene Bestand nun in den bankinternen Buchungssystemen durchgeführt, dann wechselt dieser Bestand mit dem neuen Status durchgeführt dauerhaft in den Bereich Archiv/Empfängerstatistik. Daten exportieren Hier können Sie verschiedene Daten aus der Anwendung ausgeben. Wählen Sie das Konto und gewünschte Format: Kontoauszüge MT940 Kontoauszüge MT942 Kontoauszüge CSV-Datei E-Kontoauszüge Retourdatenträger Im folgenden Fenster haben Sie die Wahl ob Sie alle nicht ausgegebenen Umsätze exportieren möchten, die Umsätze von bestimmten Auszugsnummern oder über einem bestimmten Zeitraum. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 11

12 Wurde im vorherigen Fenster als Format Retourdatenträger ausgewählt, so werden hier alle abgeholten aber noch nicht ausgegebenen Datenträger angezeigt. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 12

13 Daten importieren Mit dem Importassistent können folgende Daten importiert werden: Datenträger (im Format V3 Edifact, SEPA XML) CSV-Dateien MT940 (Kontoauszüge) Fügen Sie über den Button Datei hinzufügen die gewünschten Files aus dem Dateisystem ein. Klicken Sie Weiter. Wurde im Administrationsbereich für den Benutzer eine Vertraulichkeit festgelegt, so können Sie diese auswählen, um den Zugriff auf den entstehenden Bestand zu regeln. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 13

14 Beim Datenträgerimport können Sie weitere Auswahlen treffen: Importierte Aufträge autom. auf Bestandsebene auflösen (ebz nicht bilden) In externen Finanzbuchhaltungssystemen erstellte Datenträger werden beim Import in die Applikation automatisch auf Bestandsebene aufgelöst und in der Unterschriftenmappe angezeigt. Importierte Aufträge automatisch auflösen (Info-Auflösung) Hierbei werden die Informationen zu den Einzelbuchungen im Datenträger in die Datenbank übernommen. Dadurch können Sie auch in späterer Folge die Details zu dem Datenträger ansehen. Klicken Sie Fertigstellen. Das importierte Paket steht danach in der Unterschriftenmappe für die Zeichnung zur Verfügung. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 14

15 Währungskurse Die Währungskurse bieten eine Übersicht über vorhandene Währungen und den aktuellen Valuten-und Devisenkurse. Beliebige Währungen können in einer Favoritenliste (der sog. Watchlist) zusammengestellt werden. So erhält jeder Benutzer mit seiner Watchlist rasch einen Überblick über die für ihn interessanten Währungen. Währungskurse werden automatisch bei jeder Kommunikation aktualisiert. Nach dem Klick auf den Button Währungskurse aktualisieren wird eine Kommunikation mit dem Bankrechner aufgebaut und alle Währungskurse sofort aktualisiert. Zur besseren Übersicht können beliebig viele Währungen zu einer Watchlist zusammengestellt werden. Mit Hinzufügen werden alle markierten Währungen zur Watchlist hinzugefügt. Mit Entfernen werden alle markierten Währungen aus der Watchlist entfernt. Mit dem Button Anzeige Währungskurse-Watchlist wird von der Gesamtansicht (alle Währungskurse) in die Ansicht der Watchlist gewechselt. Über Anzeige alle Währungskurse wird von der reduzierten Ansicht der Watchlist auf die Gesamtansicht (alle Währungskurse) gewechselt. Datenbankdienste Diese finden Sie im Menüpunkt Extras. Datenbankdienst sind z.b. Sicherung der HOB Datenbank Reorganisation der HOB Datenbank. Hypo Tirol Bank AG Hypo Office Banking Benutzerhandbuch 15