E-Government Benutzerfreundliche Geschäftsverwaltung mit elektronischer Aktenführung und mobilem Web-Zugriff für Behördenmitglieder Erfahrener und

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1 E-Government Benutzerfreundliche Geschäftsverwaltung mit elektronischer Aktenführung und mobilem Web-Zugriff für Behördenmitglieder Erfahrener und führender Softwareanbieter für öffentliche Verwaltungen Benutzerfreundliche, wirtschaftliche und praxisgerechte Softwarelösung Optimale und effiziente Zusammenarbeit mit Verwaltungen und Behörden

2 Archivplan - Als flexibles Ordnungssystem für die Langzeitarchivierung Der Registratur- und Archivplan stellt bei der Geschäftsverwaltung das zentrale Ordnungssystem und die Basisdaten zur langfristigen Registrierung und Ablage der Geschäfte, Aufgaben und Dokumente dar. Er entspricht der Organisation des physischen Archives. Die Geschäfte werden bei der Eröffnung einer oder mehreren Signaturen aus dem Archivplan zugewiesen. Der Aufbau des Archivplanes ist frei definierbar und kann beliebig tief strukturiert werden. Unsere Lösung unterstützt numerische und alphanumerische Signaturen. Die Darstellung wird in einer übersichtlichen Baumstruktur hierarchisch angezeigt. Pro Signatur können beliebig viele Stichworte hinterlegt werden, die beim Auffinden eines Dokumentes wichtige, alternative Suchhilfen bieten. Weitere wichtige Felder wie Aufbewahrungsfrist, Verantwortlichkeit und Geschäftsklassifizierung werden hinterlegt. Diese Angaben werden auf das Geschäft und auf die zugeordneten Dokumente vererbt. Bei der Einführung der Geschäftsverwaltung werden die bereits bestehenden, teilweise sehr umfassenden Archivpläne der verschiedenen Systeme, elektronisch importiert und müssen nicht manuell eingegeben werden. Zusammen mit dem Gemeindeverband des Kantons Freiburg stellt Dialog einen Standard Archivplan, nach HRM2, unter auf Französisch oder Deutsch zur Verfügung. 2

3 Fredy Huber, Gemeindeschreiber Wünnewil-Flamatt: «Dialog hat uns bei 16 Freiburger Gemeinden den HRM2-StandardArchivplan eingelesen. Die Gemeinden konnten so effizient die gemeindespezifischen Anpassungen machen.» 3

4 Behördenverzeichnis - Effiziente Verwaltung von Behörden und Gremien Mit dem Behördenverzeichnis werden Behörden, Kommissionen, Ausschüsse und Delegierte abgebildet. Die Gremien werden in ihrer Struktur hierarchisch und übersichtlich, in einer für den Benutzer gewohnten Windows-Explorer- Ansicht, dargestellt. Die Besetzung der Funktionen und Ämter werden pro Legislatur festgelegt. Die Zusammensetzung der Behörden wird auf der Zeitachse dargestellt. Allfällige Amtszeitbeschränkungen werden vom Behördenverzeichnis geprüft. Die Benutzer schätzen die umfassenden Auswertungsmöglichkeiten wie Etiketten-, Partei- und Vakanzen-Liste. Die Listen können beliebig gefiltert werden, so dass die Zusammensetzung aus vergangenen Legislaturen ausgewertet werden kann. Microsoft Office vollständig integriert 1) Export der Listen direkt ins Excel 2) Mutations- oder Wahl/Wiederwahlanzeige als Word Serienbrief 3) Outlook für den benutzerdefinierten -Versand Im Behördenverzeichnis lassen sich wichtige Einstellungen für die Sitzungs- und Protokollverwaltung machen. Pro Gremium kann eingestellt werden, inwiefern für das Gremium Sitzungen und Protokolle geführt werden und welcher Teilnehmer die Sitzungsleitung übernimmt und das Protokoll schreibt. 4

5 Peter R. Schindelholz, Abteilungsleiter Präsidiales, Stadt Laufen: «Die Stadt Laufen führt als Zentrumsgemeinde vielfältige Behörden, Kommissionen, Delegierte, Zwecks-Verbände, Funktionäre und Arbeitsgruppen. Mit dem Behördenverzeichnis haben wir eine benutzerfreundliche und veritable Softwarelösung, die eine zentrale, effiziente Bewirtschaftung und historische Auswertungen ermöglicht.» 5

6 Geschäftsverwaltung - Die elektronische Aktenführung für ein qualitatives, effizientes Verwaltungssystem Die Geschäftsfälle werden systematisch erfasst und die Dokumente in einem elektronischen Dossier bewirtschaftet. Diese stehen den beteiligten Benutzern je nach Zugriffsberechtigung zur Verfügung. Eine gesamtheitliche, abteilungsübergreifende Sicht auf den Geschäftsfall wird mit der elektronischen Aktenführung ermöglicht. Geschäftseröffnung mit minimalem Einsatz Die Eröffnung eines Geschäfts ist hoch automatisiert und wählt mit nur zwei Eingaben den Geschäftstitel und die Zuordnung zum Registratur-Plan aus. Weitere Informationen wie Aufbewahrungsfrist, Geschäftsklassifizierung und Verantwortlichkeiten werden standardmässig im Archivplan hinterlegt und auf das Geschäft vererbt. Die korrekte Zuordnung des Archivplanes hat somit eine besondere Bedeutung. Diese bildet die Basis für die geordnete Ablage des Geschäftes, in Bezug auf die Langzeitarchivierung. 6

7 Zugriffsberechtigungen steuern Die Zugriffsberechtigungen werden so eingestellt, dass bereits bei der Geschäftseröffnung die richtigen Zugriffsrechte je nach Geschäftsverantwortlichkeiten automatisch vorgegeben werden. Die Berechtigungen können individuell pro Geschäft einfach abgeändert werden. Sub-Dossiers werden mit abweichenden Zugriffsberechtigungen eingeschränkt. Dossierbildung mit beliebigen Sub-Dossiers Die Geschäftsverwaltung stellt dem Benutzer umfassende Funktionalitäten zur Abbildung des elektronischen Dossiers zur Verfügung. Das Dossier wird analog dem Windows Explorer in beliebige Sub-Dossiers gegliedert. Bei Geschäften mit umfangreichen Dokumenten empfiehlt es sich mit Sub-Dossiers zu arbeiten. Standardisierte Verzeichnisvorlagen mit Dokumenteninhalten werden auf einfachste Weise mit drag and drop eingefügt. 7

8 Geschäftsverwaltung - Bildet den ganzen Lebenszyklus ab Lückenlose Nachvollziehbarkeit der Dokumenten-Versionierung Mit der Versionierung werden die Dokumente lückenlos dokumentiert und die Nachvollziehbarkeit gewährleistet. Mit dem Mechanismus «Check Out/Check In» werden Dokumente vor gleichzeitiger Bearbeitung geschützt, so dass ein Dokument nicht gleichzeitig durch mehrere Benutzer verändert werden kann und dadurch verschiedene Versionen entstehen können. Baugesuchprojekte nahtlos integrieren Für ein Projekt der Baugesuchverwaltung wird medienbruchfrei ein Geschäft erstellt. Der Geschäftstitel, die Registrierung zum Archivplan und Zuständigkeiten werden automatisch richtig vorgegeben. Das Geschäft und das Baugesuch sind miteinander verknüpft. Unterlagen aus dem Baugesuchdossier werden selektiv für die Geschäftsverwaltung freigeschaltet. Diese sind sowohl im Geschäft, als auch in der Aktenauflage einsehbar. Aufbewahrungsfrist und effizienter Geschäftsabschluss In der Aufbewahrungsphase werden die Unterlagen von abgeschlossenen Geschäften mit laufender Aufbewahrungsfrist im Zwischenarchiv aufbewahrt. Die Aufbewahrungsfrist definiert den Zeitraum für die Aufbewahrung des Geschäftes und die im Dossier abgelegten Dokumente. Die Aufbewahrungsfrist wird im Archivplan vorgegeben und bei der Eröffnung auf das Geschäft vererbt. Beim Abschluss eines Geschäftes wird das Datum der Aufbewahrung definitiv festgelegt. Die Mindestaufbewahrungsfristen sind je nach Kanton unterschiedlich gesetzlich geregelt. Mit unserer Lösung erfüllen wir diese Vorgaben. Beim Geschäftsabschluss stellt unsere Lösung dem Benutzer nützliche Funktionen zur Verfügung, die das Aussondern der nicht geschäftsrelevanten Dokumente erlaubt. 8

9 Unterlagen elektronisch ins Langzeitarchiv ableiten Die letzte Phase im Lebenszyklus ist die Archivierung. Dokumente sind archivwürdig, wenn sie von dauerndem Wert sind. Bei der elektronischen Ablage werden die Dokumente ins elektronische Langzeitarchiv, mit der standardisierten Ablieferungsschnittstelle via ech-00160, abgeliefert. Belinda Altermatt, zentrale Dienste Gemeinde Therwil: «Seit der Einführung der Geschäftsverwaltung haben wir einen abteilungsübergreifenden Zugriff auf unsere Akten. Mit dem elektronischen Dossier führen wir die Dokumente elektronisch. Die Papierablage im physischen Archiv wird seither massgeblich reduziert. Dank der Volltextsuche finden wir die Geschäfte sehr schnell. Die elektronische Geschäftsverwaltung führt zu einer Effizienz- und Qualitätssteigerung in den täglichen Verwaltungsarbeiten.» 9

10 Protokoll und Sitzungsmanagement - Effiziente Sitzungsführung und Protokollierung Die Sitzungs- und Protokollverwaltung unterstützt den Gesamtprozess von der Sitzungsplanung, bis hin zum Protokoll und dem Sitzungsabschluss. Sitzungen vorbereiten und traktandieren Die Benutzer können die Geschäfte mit den formulierten Anträgen direkt an einer Sitzung traktandieren. Traktanden können sortiert, gruppiert oder zu einer anderen Sitzung verschoben oder kopiert werden. Elektronische Aktenauflage auf Knopfdruck Nach der Sitzungsvorbereitung wird die Sitzung per Knopfdruck für die elektronische Aktenauflage mit den vollständigen Unterlagen für die Behördenmitglieder freigeschaltet. Protokollierung mit Microsoft Word Während der Sitzung erfasst der Protokollführer die Beschlüsse mit Microsoft Word. Die Word-Vorlagen wie Einladung, Protokoll und Protokollauszug sind nach den individuellen Bedürfnissen gestaltet. Inhaltsverzeichnis nach verschiedenen Kriterien generieren Am Jahresende wird ein Inhaltsverzeichnis nach Registratur, Beschlussnummer, Geschäftstitel oder Stichworte erstellt und ausgedruckt. Sitzungsgelder gemäss Reglement abrechnen Mit der Sitzungsgeldabrechnung werden die in der Gemeinde durchgeführten Sitzungen gemäss Reglement abgerechnet. Die Auswertungen stehen zeitraumbezogen für den ganzen Mandant, für ein spezielles Gremium oder pro Person zur Verfügung. 10

11 Andrea Flury, Gemeindeschreiberin Gretzenbach: «Aufgrund der Durchgängigkeit haben wir stets alle Informationen im Zugriff und die vollständige Nachvollziehbarkeit. Die Dokumente zu den jeweiligen Geschäften, Einladung, Protokoll und Protokollauszug werden per Knopfdruck erzeugt und entsprechen unserem Corporate Design.» Verwaltungsübergreifende Pendenzenbewirtschaftung Mit der Pendenzenverwaltung werden auszuführende Aufgaben mit Terminen, Fristen und Zuständigkeiten zentral und verwaltungsübergreifend bewirtschaftet. Die Pendenzen werden als Aufgabe mit Erinnerungstermin an Microsoft Outlook übertragen. Diese stehen im gewohnten Arbeitsumfeld zur Verfügung. Anton Graf, Gemeindeschreiber Lauterbrunnen: «Die Pendenzenverwaltung ermöglicht uns die Fristen sämtlicher anstehenden Aufgaben der Verwaltung, Behörden oder Kommissionen zentral im Griff zu haben.» 11

12 Dokumentenmanagement Dokumente zentral verwaltet und von Fachanwendungen aufrufbar 12 Sämtliche Dokumente aus der Geschäftsverwaltung, Baugesuchverwaltung, Inkassofallverwaltung und Belege aus dem Finanz- und Rechnungswesen werden zentral in der Dokumentenverwaltung gespeichert. Die Dokumente lassen sich über die Dokumentenverwaltung, über die Meta-Daten und über die Volltextsuche des Dokumenteninhalts suchen. Mit der vollständig elektronischen Abbildung des Posteingangsprozesses wird die eingehende Post digitalisiert und zur Registrierung in der Geschäftsverwaltung und im Archivplan bereitgestellt. Die Dokumente werden als Preview angezeigt und es stehen weitreichende Funktionalitäten zum Versenden oder zur Weiterverarbeitung zur Verfügung.

13 Professionelle Vertragsverwaltung minimiert Risiken Mit der Vertragsverwaltung werden Verträge, Vereinbarungen, Reglemente elektronisch bewirtschaftet. Verträge werden nach verschiedenen Filter- und Suchfunktionalitäten und der Volltextsuche effizient gesucht und gefunden. Das Fristenmanagement ermöglicht die Überwachung von Vertragslaufzeit, die Einhaltung von Kündigungsfristen und das frühzeitige Reagieren auf auslaufende Verträge. Alle wichtigen Informationen zu den Laufzeiten von Verträgen sind detailliert unter Berücksichtigung der Kündigungsfristen und Mindestlaufzeiten gepflegt. Das Risiko von Fristenversäumnissen wird mit dieser Lösung praktisch ausgeschlossen. Marcel Krebs, Geschäftsleiter Lengnau: «Nebst den umfassenden, selbst erstellten Dokumenten, wird auch der Posteingang digitalisiert und den Abteilungen elektronisch zur korrekten Registrierung und Ablage bereitgestellt. Über die vielfältigen Suchfelder oder die Volltextsuche werden Dokumente zielgenau gefunden.» 13

14 Behördenlösung - 7x24 Mobiler sicherer Zugriff auf digitale Akten Mit der Behördenlösung wird die Zusammenarbeit der Verwaltung, den Behörden und Kommissionen effizient und mit hoher Qualität sichergestellt. Die Behördenmitglieder melden sich mobil in der Behördenlösung an und greifen rund um die Uhr auf die elektronischen Akten der Geschäftsverwaltung zu. Mit Mobiltelefon anmelden Die Anmeldung (Authentifizierung) erfolgt über die Mobile-ID. Mit der dreifachen Authentifizierung (Mobiltelefon, persönlicher Mobile-ID-Pin sowie Benutzerlogin) ist die Sicherheit auf höchster Stufe gewährleistet. Dialog stellt die Infrastruktur zur Anmeldung den Kunden zur Verfügung. So können wir den Kunden hohe Sicherheit, zu geringen Kosten gewährleisten. Web-Lösung ist flexibel Egal mit welchem Gerät (Tablet, Mobile, PC, Mac) die Behördenlösung funktioniert. Diese Geräteunabhängigkeit zeichnet sich durch höchste Flexibilität und Akzeptanz aus. Benutzerfreundliche, einfach zu bedienende Lösung Die Behördenmitglieder führen ihre Arbeit meistens nebenamtlich aus. Die Mobilität und Zeitunabhängigkeit ist für den Zugriff entscheidend. Dank der intuitiven Benutzerführung und einfachen Bedienung sind die Benutzer bereits nach einer Kurzinstruktion in der Lage, die Lösung vollständig zu nutzen. Das Aufschalten neuer Benutzer ist sehr einfach möglich. Schnelle Sitzungsvorbereitung dank elektronischer Aktenauflage Die durch die Verwaltung vorbereiteten Sitzungen werden per Knopfdruck den Behördenmitgliedern zur Einsicht und zur Verfügung gestellt. Die Traktanden und sämtliche Beilagen ( , Fotos, Office Dokumente) stehen den Benutzern zur Einsicht zur Verfügung. Die aufwendige Aufbereitung und Versendung der Papierunterlagen entfällt. Dies reduziert den Arbeitsaufwand in der Verwaltung. Die Behördenmitglieder machen das mobile Aktenstudium. Pro Traktandum erfassen die Teilnehmer ihre Kommentare wie Zustimmung, Ablehnung, Enthaltung und Diskussion. Dies trägt zu kürzeren Sitzungen bei. 14

15 Meine offenen Pendenzen bewirtschaften Die offenen Pendenzen, die aus der Geschäftsverwaltung den Behördenmitgliedern zur Erledigung zugeteilt wurden, werden übersichtlich angezeigt. Die Behördenmitglieder bearbeiten die Pendenzen und schliessen diese nach Erledigung ab. Termine auf einen Blick Sämtliche für die Behördenmitarbeiter relevanten Termine (Feiertage, Sitzungstermine, Repräsentationstermine) werden im Kalender als Tages-, Wochenoder Monatsansicht graphisch dargestellt. Sitzungstermine werden direkt bei der Sitzungserfassung eingefügt. Diese werden je nach Status direkt vom Kalender aufgerufen. Zugriff auf Geschäfte mit edossier Selektiv werden Geschäfte mit dem elektronischen Dossier für die Behördenmitarbeiter veröffentlicht. Die kompletten Informationen zum Geschäft sowie Dokumente, Aufgaben, Protokolle, Bemerkungen stehen den Behördenmitgliedern zur Verfügung. Der Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und Behörde sind so nahezu keine Grenzen gesetzt. Riet Felix, Respunsabel per l informatica, Cumün da Zernez: «Die elektronische Aktenauflage ermöglicht uns eine effiziente Sitzungsvorbereitung. Die aufwendigen Papiervervielfältigungen wurden auf ein Minimum reduziert. Die Behörden- und Kommissionsmitglieder schätzen die einfache Bedienung und den mobilen und sicheren Zugriff auf die Akten. Durch das Aktenstudium zu Hause und die Möglichkeit zur Abstimmung sowie zur Erfassung von Kommentaren werden die Sitzungen kürzer und effizienter.» 15

16 E-Government Benutzerfreundliche Geschäftsverwaltung mit elektronischer Aktenführung und mobilem Web-Zugriff für die Behördenmitglieder Für öffentliche Verwaltungen schweizweit, unabhängig von ihrer Fachanwendung erfolgreich im Einsatz bei: Gemeinden Kirchgemeinden Bürgergemeinden Korporationen Sozialdiensten Schulen Gerne präsentieren wir Ihnen unsere Lösung vor Ort und beantworten Ihre Fragen. Sie werden begeistert sein. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf. Wir freuen uns auf den Dialog mit Ihnen. Dialog Verwaltungs-Data AG Seebadstrasse Baldegg Tel Fax