Technische Dokumentation mit Zukunft

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1 Technische Dokumentation mit Zukunft «Technologiewandel als Herausforderung und Chance» Max Brändle 21. September 2006 Online Consulting AG Weststrasse 38 CH-9500 Wil Tel. +41 (0) Fax +41 (0)

2 Überblick Einflussfaktoren auf die TD TD als Produktbestandteil und als Enabler für mehr Wertschöpfung und Effizienz Die Zukunft der TD TRENDS Technologie für die TD LÖSUNGEN Online Consulting AG 2

3 Einflussfaktoren auf die TD Online Consulting AG 3

4 TD Das Spielfeld Technische Dokumentation Betriebsinterne Technische Dokumentation Betriebsexterne Technische Dokumentation Technische Dokumentation für den Vertrieb Produktinformationen Datenblätter Prospekte Kataloge technische Anteile von Angeboten usw. Technische Dokumentation für die Nutzung des Produkts Benutzerinformationen (Betriebsanleitungen, Gebrauchsanweisungen, Hinweise) Serviceinfo Pre Sales After Sales Online Consulting AG 4

5 Einflussfaktor «Komplexität» Komplexität von Information steigt stetig Zunahme der Informationsmenge Immer individuellere, konfigurierbare Produkte mit einem hohen Anteil integrierter erläuternder Information («Customizing») Vernetzung von Systemen Dezentrale Organisationsformen Konzentration auf Kernkompetenzen («Outsourcing») Digital gestützte Informations- und Business-Prozesse Integration von Lieferanten in die Informationskette («Supply Chain Management für Informationen») Integration von Kunden in die Informationskette («Customer Relationship Management») Online Consulting AG 5

6 Einflussfaktor «Raum und Zeit» «Time to market» wird immer kürzer Individualisierung von Produkten Fertigungstiefen und Innovationszyklen nehmen ab Flexibilität in Arbeitszeit und Ort Temporäre Organisationseinheiten (z.b. internationale und interdisziplinäre Projektteams) Netzwerke (Zulieferer teilen sich die Entwicklung und Produktion komplexer Produkte), variable, technologiegestützte Serviceprozesse Information muss in vielen Sprachen bereitgestellt werden in unterschiedlichen Medien und Kontexten bereitgestellt werden «vom Papier bis zum branchenspezifischen Portal» zum Rohstoff für neue Produkte und Leistungen werden können Online Consulting AG 6

7 Einflussfaktor «Markt» Kundenorientierung Information wird individuell aufbereitet «one to one» Marketing Austausch von Information über den gesamten Lebenszyklus «total cost of ownership» Internationalisierung Schwelle sinkt drastisch Minimum effective size for a company to sell outside the U.S. (revenue in millions, log scale) $1,000 $100 $10 $1 The reach of the Internet is growing exponentially while the minimum company size to sell internationally is falling rapidly. 10,000,000 1,000, *Historical data from Network Wizards Source: Forrester Research, 1998 Online Consulting AG ,000 10,000 1, Number of Internet hosts worldwide* (thousands, log scale)

8 Einflussfaktor «Medien» Die inflationäre Entwicklung der Prozessorgeschwindigkeiten hat die Anforderungen an die Informationsverfügbarkeit revolutioniert. Reichhaltigkeit Auch grössere Datenmengen können permanent online zur Verfügung gestellt und aktuell gehalten werden. Der Informationsfluss entkoppelt sich vom «Teilefluss» im Unternehmen. Die Reichhaltigkeit von Informationen über einen Prozess oder ein Produkt ist mehr und mehr unabhängig von der Reichweite. Reichweite Online Consulting AG 8

9 Herausforderung: Wissen teilen Explizites Wissen Externalisieren Transformieren Vermitteln Internalisieren Implizites Wissen Bild: Wissensspirale nach Nonaka und Takeuchi Hohe Anforderungen an die Unternehmen im Informationsmanagement Online Consulting AG 9

10 TD als Produktbestandteil und als Enabler für mehr Wertschöpfung und Effizienz Online Consulting AG 10

11 TD als werthaltiger Produktbestandteil Bedienungsanleitung komplexer Produkte ist mitentscheidend für Anwenderzufriedenheit Dokumentation während Entwicklung und Produktion Steigerung von Effizienz und Qualitätssicherung Ganzheitliche TD zuverlässige Wartung, Ersatzteilversorgung und Reparatur Rückkopplung von Erfahrungen im Feld Überarbeitung von Schwachstellen in der Entwicklung Optimierung von Nachfolgeprodukten, Minimierung von GuK-Kosten Online Consulting AG 11

12 Technische Dokumentation im Produktlebenszyklus Produkteinführungsbetreuung Benchmarkuntersuchungen Eskalationsstrategien Prozess- und Qualitätsmanagement Produkt-/Ersatzteilkataloge Benutzerinformation Übersetzungsmanagement Content- und Dokumentenmanagement Pre Sales Information After Sales Produktdefinition, Pflichten-/Lastenheft Servicegerechte Produktgestaltung Reparaturanforderungen Einbindung von After Sales- Anforderungen Fehleranalyse Werkstattliteratur Beanstandungsdokumentation Technische Hotline-Services Online Consulting AG 12

13 Service Engineering (Feedback Management) Wirksamkeit Systematisierung der Anforderungen Feld Definition After Sales gerechtes Produkt -> After Sales-Standard After Sales Neuer Entwicklungsfokus After Sales gerechtes Produkt Produktion Beeinflussung der aktuellen Produktion Wirksamkeit Beeinflussung der Entwicklung Entwicklung Produkt Produkt Online Consulting AG 13 Bild: reinisch AG

14 Die Zukunft der TD TRENDS Online Consulting AG 14

15 Trend: Ontologie Definition: «Unter einer Ontologie versteht man in der Informatik im Bereich der Wissensrepräsentation ein formal definiertes System von Konzepten und Relationen. Zusätzlich enthalten Ontologien Inferenz- und Integritätsregeln.» (Wikipedia) Wichtige Bestandteile: Semantik: Die Ontologie ist ein sprechendes Modell und hilft die Bedeutung der Begriffe zu klären Klassifikation und Querverbindung: Die Ontologie ermöglicht für Mensch und Computer verständliche Verbindungen in mehreren Dimensionen Regeln: Die Ontologie kann technische, geschäftliche Abhängigkeiten ausdrücken Online Consulting AG 15

16 Trend: Ontologie Beispiel Objekt Mitarbeiter [M] konstruiert montiert Bauteil [B] verbaut in Fahrzeug [F] Autor Ingenieur Elektronik Radio Navigationssystem Teil von bereits vorhandene Datenquellen Regel: Zur Nutzung der TMC-Funktion des Navigationssystems muss ein TMCfähiges Radio installiert sein. Online Consulting AG 16

17 Trend: Wissensorientierte Lösungen Wissen wird zum wichtigsten Rohstoff für den Erfolg von Unternehmen. Aus demographischen Gründen wird der so genannte «War for talents» (Mc Kinsey) wieder aufflammen Es gilt rund um die Wissensträger entsprechende Strukturen und Prozesse aufzubauen. Technische Dokumentation entlang der Wertschöpfungsprozesse und Feedbackmanagement zum Austausch zwischen Anwender und Entwickler hilft Wissen zu speichern, zu transferieren und weiter anzureichern Online Consulting AG 17

18 Trend: Wissensorientierte Lösungen Wissenstransfer im Unternehmen Ist-Analyse des organisatorischen Umfeldes Verfahren Prozesse/ Technologien Kultur Struktur Unternehmensziele Wissensziele Wissenstransparenz herstellen Wissen evaluieren Wissen generieren Wissen akquirieren Wissen transferieren Wissen verwenden Wissen konservieren Funktionale Zielstellungen R e c h t l i c h e r G e s t a l t u n g s r a h m e n Online Consulting AG 18

19 Trend: Informationen kontextabhängig und interaktiv Der Immersionsgrad steigt weiter Augmented Reality («erweiterbare Realität») ist eine neue Form der Mensch-Technik Interaktion bei der dem Anwender Informationen in sein Sichtfeld eingeblendet werden Die Einblendung geschieht kontextabhängig Schwerpunkt ist verbesserte Wartungs- und Servicekompetenz Online Consulting AG 19

20 Trend: Einsatz von Multimedia «Komplexe Sachverhalte sichtbar machen» Attraktivität Ansatz Einsatz von 3D-Rendersoftware Didaktische Darstellung der Information in Bewegung Online Consulting AG 20

21 Trend: 3D Erstellung von 3D-Animationen erfolgt über Videodokumentation in Verbindung mit Spracherkennungssystemen aus CAD-Daten Stärkere Verwendung von 3D und Film reduziert Textmenge und Übersetzungsaufwand Einbindung in Dokumente und Web-Lösungen Online Consulting AG 21

22 Trend: Maschinen-Informations-System «Kontextabhängige Dokumentation auf der Maschine» Ansatz Automatische Generierung von Dokumentation (PDF, XML, HTML, CHM) MIS mit Schnittstelle zur Steuerung Störungsbeistand (kontextabhängig) Online-Dokumentation mehrsprachig auf der Anlage Online Consulting AG 22

23 Trend: Austauschformate werden standardisiert Erleichterter Austausch Integration von Zuliefererdokumenten Beispiel: VDI 4500, Blatt 3 für Ersatzteildaten XML-DTD Export aus PDM-Systemen, Erfassung mit Excel, etc. Online Consulting AG 23

24 Trend: Informationen werden standardisiert und strukturiert Branchenweite Strukturstandards Beispiel: VDMA XML-Schema (XML-DTD) Online Consulting AG 24

25 Technologie für die TD LÖSUNGEN Online Consulting AG 25

26 TD Quellen Informations- und Wissensmanagement Ziele ERP CAD PDM TD Tech. Redakteur Benutzerinfo B-2-B Serviceinfo Online Consulting AG 26

27 TD Quellen Informations- und Wissensmanagement Ziele ERP CAD PDM TD Tech. Redakteur Benutzerinfo B-2-B Serviceinfo Editieren Datenimport Medienpoduktion Publizieren Online Consulting AG 27

28 TD Quellen Informations- und Wissensmanagement Ziele ERP CAD PDM TD Tech. Redakteur TMS QS Benutzerinfo B-2-B Serviceinfo CMS Editieren Datenimport Redaktionssysteme Medienpoduktion Publizieren Verwaltung Archivierung Nachverfolgung DMS Online Consulting AG 28

29 TD The big Picture Quellen Informations- und Wissensmanagement Ziele ERP CAD PDM Web CMS PIM Katalog-/Ersatzteilkatalogsysteme TD Distribution Intranet Internet ERP, PDM Tech. Redakteur TMS QS Benutzerinfo B-2-B Serviceinfo CMS Editieren Datenimport Redaktionssysteme Medienpoduktion Publizieren Verwaltung Archivierung Nachverfolgung DMS Online Consulting AG 29

30 Technologie: Redaktionssysteme (CMS, DMS) Aufwandreduktion durch Redaktionssystem Ansatz Modulare, strukturierte Dokumentation Single-Source-Publishing für verschiedene Medien Fremdsprachmanagement, Workflow Online Consulting AG 30

31 Technologie: Industriestandard XML Einsatz eines unabhängigen Industriestandards Ziele Sicherstellung der Informationsqualität Unabhängigkeit von Systemlieferanten Langjährige Verwendbarkeit der Informationen Grundlage für Single-Source-Publishing Grundlage für Austausch von Informationen Online Consulting AG 31

32 Technologie: XML + DTD, Schema Hintergrund von XML: «Trennung von Struktur, Inhalt und Layout» <Autor> </Autor> XML <Name>Brändle</Name> <Vorname>Max</Vorname> <Firma>Online Consulting AG</Firma> < >max.braendle@online.ch</ > HTML <Table> <tr><td> <p>brändle</p> <p>max</p> <p>online Consulting AG</p> <p>max.braendle@online.ch</p> </td></tr> </Table> Brändle Max Online Consulting AG Max.Braendle@online.ch Online Consulting AG 32

33 Technologie: Single-Source-Publising aus XML Mehrere Zielformate aus einer Quelle Online Consulting AG 33