Top-Themen. Ratgeber: Was ist was bei der Archivierung? Seite 1 von 12

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1 Top-Themen Ratgeber: Was ist was bei der Archivierung?... 2 Seite 1 von 12

2 Archive, Formate, Revisionssicherheit Ratgeber: Was ist was bei der Archivierung? von Dr. Klaus Manhart Seite 2 von 12

3 Inhalt Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung... 4 Beweiswerterhaltung... 7 Records Management... 7 Archivsysteme... 8 NCI- und CI-Dokumente... 9 Datenerfassung: OCR, ICR und OMR... 9 Speichermedien für die Archivierung Archivformate Weiterführende Infos Seite 3 von 12

4 Archive, Formate, Revisionssicherheit Ratgeber: Was ist was bei der Archivierung? von Dr. Klaus Manhart Geschäftsdokumente müssen heute von Firmen langfristig und sicher archiviert werden. Sie sollten so gespeichert werden, dass sie Compliance-Regeln und rechtlichen Anforderungen genügen. Hier finden Sie die wichtigsten Begriffe, die Sie für die Dokumentenarchivierung unbedingt kennen sollten. Heute müssen Unternehmen immer mehr elektronisch erzeugte, verarbeitete und gespeicherte Dokumente und Daten langfristig archivieren. Die Geschäftsdaten sollten dabei dauerhaft und applikationsneutral archiviert und so gespeichert werden, dass sie autark und über den gesamten Document-Lifecycle lesbar sind. Das ist aus zwei Gründen wichtig: Zum einen hat jedes Unternehmen seine internen Compliance- Regeln und regulatorischen Anforderungen, die zum Teil auch branchenspezifisch sind. Zum anderen gibt es die vom Gesetzgeber verlangten Aufbewahrungspflichten. Im öffentlichen Bereich etwa müssen Daten über mindestens 70 Jahre vorgehalten werden. Zurzeit gibt es zwar nur wenige Segmente wie das Sozialgesetzbuch, in denen die Archivierung elektronischer Unterlagen gesetzlich geregelt ist. Der Gesetzgeber spricht aber ganz klar von einer allgemeinen Aufbewahrungspflicht, der Unternehmen und öffentliche Verwaltungen nachkommen müssen - egal, ob die Dokumente in Papierform oder digital vorliegen. Langzeitarchivierung und revisionssichere Archivierung Mit digitaler Archivierung ist allgemein die datenbankgestützte, langfristige, sichere Speicherung von Daten gemeint. Die Informationen müssen stabil, geschützt und in vielen Fällen unveränderbar aufbewahrt werden und wieder reproduzierbar sein. Von Langzeitarchivierung spricht man, wenn die Dokumente mindestens zehn Jahre aufbewahrt werden sollen. Die revisionssichere Archivierung geht noch einen Schritt weiter und betont, dass die Daten auch unveränderbar zu speichern sind. Dazu muss sie bestimmten gesetzlichen Anforderungen genügen - etwa Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung. Die revisionssichere Archivierung ist durch folgende Merkmale gekennzeichnet: - Die Inhalte werden unverändert (originär) und fälschungssicher gespeichert. - Die Inhalte sind durch eine Suche wieder auffindbar. - Alle Aktionen im Archiv werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit protokolliert. Elektronische Daten gelten als Beweismittel, wenn sie durch ihren Ersteller digital signiert worden sind. Sie sind dann nur noch in digitaler Form rechtskräftig. Regeln zur Aufbewahrung digitaler Unterlagen enthalten die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen 1 (GDPdU). 1 Seite 4 von 12

5 Tipp 1: Archivierte Daten sollten aus Sicherheitsgründen alle fünf Jahre umkopiert werden. Das gilt auch für optische Speichermedien, die laut Hersteller eine längere Speicherdauer ermöglichen. Tipp 2: Ähnlich wie beim Erstellen von Backups ist es sinnvoll, nach dem Umkopieren zu testen, ob die Daten fehlerfrei übermittelt wurden. Tipp 3: Daten sollten auf mindestens zwei unterschiedlichen Medien gespeichert werden, etwa einem Magnetband und optischen Speichermedien oder einem CAS-Storage-System. Im Vorfeld ist zu prüfen, ob die eingesetzte Archivierungslösung eine redundante Speicherung erlaubt, und zwar auch auf technisch unterschiedlicher Hardware und in räumlich getrennten Systemen. Tipp 4: Damit auch nach einem Brand oder Wasserschaden ein Satz der archivierten Daten zur Verfügung steht, sollte eine Kopie der Informationen an einem zweiten Standort gelagert werden. Dies kann auch im Rechenzentrum eines externen Dienstleisters erfolgen. Tipp 5: Nach jedem Umkopieren der Daten ist zu prüfen, ob die Meta- Daten vollständig sind. Diese müssen gegebenenfalls ergänzt werden. Tipp 6: Vor der Anschaffung einer Archivlösung sind die Systemvoraussetzungen zu ermitteln: unterstützte Betriebssysteme, Datenbanken, Speichermedien und -systeme und Netzwerkkomponenten. Seite 5 von 12

6 Tipp 7: Installation und Konfigurationsprozesse eines Archivierungssystems sollten Unternehmen kritisch unter die Lupe nehmen, speziell Faktoren wie Benutzerfreundlichkeit, die Anpassung an die vorhandene IT-Infrastruktur und die bestehenden Arbeitsprozesse. Auch die Dokumentation und der Support sind dabei zu berücksichtigen. Tipp 8: Sicherheitsfunktionen sind ebenfalls zu prüfen, etwa wie Datentransfers innerhalb und außerhalb des Systems abgesichert werden (Verschlüsselung) und welche gesetzlichen Vorgaben das System erfüllt (Datenschutz). Hier spielt auch das Patch- Management eine wichtige Rolle. Tipp 9: Schnittstellen und Interoperabilität: Wichtig sind Schnittstellen zu Tools, etwa für die Migration von Daten, sowie die Verträglichkeit mit selbst erstellten Scripts. Ein zentraler Punkt sind Standardschnittstellen für den Import und Export von Daten und Meta-Daten. Herstellerspezifische Ansätze führen zu einem "Vendor-Lock-in". Tipp 10: Datentypen: Nur solche Formate sollten verwendet werden, die für die Langzeitarchivierung freigegeben wurden, etwa PFD/A, TIFF, JPEG, SGML und XML. Das Archivierungssystem muss die automatisierte Umwandlung anderer Formate, etwa.doc oder.xslx, in diese Standardformate unterstützen. Sollen auch Audio-/Videomaterialien oder digitale Akten archiviert werden, muss das Archivierungssystem auch dafür einen Workflow anbieten. Tipp 11: Meta-Daten müssen in einem Format gespeichert werden, das für Langzeitarchivierung ausgelegt ist, etwa PREMIS. Zudem sind Arbeitsabläufe so zu gestalten, dass alle Dokumente mit Meta-Daten versehen und indiziert werden. Tipp 12: Unternehmen sollten ferner eine Risikovorsorge treffen und eine Exit-Strategie entwickeln: Sicherzustellen ist unter anderem, dass sich Daten komplett exportieren und wiederherstellen lassen, wenn eine Archivierungssoftware nicht mehr zur Verfügung steht oder der Anbieter gewechselt wird. Eine zentrale Rolle spielen hierbei die Datenexportformate. Seite 6 von 12

7 Beweiswerterhaltung Die Beweiswerterhaltung geht weit über die normale Archivierung hinaus und stellt sicher, dass die Inhalte unveränderlich sind. Die Beweiswerterhaltung von Dokumenten fordert den Nachweis, dass digitale Dokumente und Daten sowie zugehörige Meta-Informationen zu einem nachweisbaren Zeitpunkt vorgelegen haben und seitdem nicht verändert wurden. Ordnungshalber: Für die Beweiswerterhaltung eines elektronischen Dokumentes wird ein sogenannter "Beweiswert" an das Dokument angehängt - analog dem Personalausweis, der die Identität einer Person belegt. Foto: Fujitsu Dazu wird ein sogenannter "Beweiswert" oder "Evidence Record" an jedes Dokument angehängt - analog dem Personalausweis, der die Identität einer Person belegt. Die Beweiswerterhaltung ist wichtig, um beispielsweise die Gerichtsverwertbarkeit von elektronischen Dokumenten zu garantieren. Bund, Länder und Kommunen sowie mittelständische Betriebe und Konzerne benötigen beispielsweise gerichtsverwertbare Belege zum Nachweis der Authentizität und Integrität ihrer Dokumente und Geschäftsprozesse. In der Technischen Richtlinie für die revisionssichere Langzeitspeicherung 2 hat das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) mehrere rechtliche Grundlagen, darunter auch die Beweiswerterhaltung, zusammengefasst. Records Management Records Management (RM) ist eine Möglichkeit der revisionssicheren Archivierung. RM entspricht im Deutschen in etwa der Begriff "Aktenführung" oder "Schriftgutverwaltung". Dessen Ziel ist es, wichtige, aufbewahrungswürdige und vor allem aufbewahrungspflichtige Informationen nachprüfbar zu dokumentieren und abzulegen. Für das elektronische Records Management stehen Programme zur Verfügung, die digitale Medien und herkömmliche physische Archive verwalten. RM-Software bietet beispielsweise Funktionen zur geordneten Ablage von Informationen, zur Thesaurus- und wortgestützten Identifizierung sowie zum Schutz von Dokumenten oder bestimmten Teilen davon. 2 TR03125/BSI_TR_03125.pdf? blob=publicationfile Seite 7 von 12

8 Zeitstempel und elektronische Signaturen ermöglichen die Verwaltung von Aufbewahrungs- und Vernichtungsfristen. Um nachträgliche Veränderung auszuschließen, erledigt die RM-Software auch die Speicherung der Daten auf physisch unveränderbaren Medien. Records Management ist im Übrigen kein Thema, das sich nur auf reine Dokumente bezieht. So wird es zunehmend wichtig, auch Inhalte wie Web-Content revisionssicher zu hinterlegen. Damit lassen sich beispielsweise Änderungsstände einer Website zu einem bestimmten Zeitpunkt dokumentieren - und für gerichtliche Auseinandersetzungen nachweisen. Archivsysteme Marktübliche Archivlösungen bestehen heute meist aus mehreren Elementen. Sie müssen zum einen auf die Robustheit und Langlebigkeit der Hardware achten, zum anderen sollte die genutzte Software die Datenmigration erleichtern. Ablauf: Archivsysteme für die beweiswerterhaltende Langzeitarchivierung - im Bild Secdocs von Fujitsu - verfügen über einen definierten Workflow. Foto: Fujitsu Für die normale Langzeitarchivierung genügen Archivsysteme, die aus Datenbanken, Archivsoftware und Speichersystemen bestehen. Diese Systeme basieren meistens auf einer Referenzdatenbank und verweisen mit den Verwaltungs- und Indexkriterien auf einen externen Speicher, in dem die Informationsobjekte gehalten werden. Die Datenbank erlaubt es über den Index dabei jederzeit, das Dokument wiederzufinden und mit einem entsprechenden Anzeigeprogramm dem Anwender bereitzustellen. Für die revisionssichere Archivierung sind spezielle Softwarelösungen für beweiserhaltende Langzeitarchivierung verfügbar. Um elektronische Dokumente beweissicher zu archivieren, muss für jedes Dokument - wie oben erwähnt - ein Beweiswert erzeugt werden. Beweiswerte werden direkt im Dokumentencontainer abgelegt und versiegelt. Ein so bearbeitetes elektronisches Dokument ist durch Zeitstempel und Zertifikate vor Veränderung geschützt. Da Dokumente und Beweiswerte separat gepflegt und archiviert werden müssen, sind diese Systeme oft teuer und kompliziert. Weiterhin ist Signaturwissen notwendig, um die Erhaltung der Beweiswerte dauerhaft zu gewährleisten. Seite 8 von 12

9 NCI- und CI-Dokumente Bei der Archivierung wird grundsätzlich zwischen dem physischen (Papier-)Dokument und dem digitalen Dokument unterschieden. Physische Dokumente liegen in der Regel in Papierform oder anderen analogen Formaten vor. Die im Dokument enthaltenen Informationen können nur von Menschen verarbeitet werden. Sie lassen sich jedoch durch Scanner in eine digitale Form überführen. Um Medienbrüche zu vermeiden, wird heute in vielen Unternehmen eine komplette Digitalisierung angestrebt. Digitalisierte Dokumente können als Non-Coded-Information"-Dokumente (NCI) und "Coded-Information"-Dokumente (CI) vorliegen. NCI-Dokumente sind digitalisierte Abbilder, also Faksimiles, des papiergebundenen Originals. Sie liegen nur als Rasterbild vor. Um die Datei elektronisch bearbeitbar zu machen oder sie per Volltextsuche wiederzufinden muss das NCI-Dokument mittels Optical Character Recognition (OCR)- Software in CI-Dokumente transferiert werden. Ein CI-Dokument ist ein digital erstelltes Dokument, das durch Zeichensätze kodiert ist und von Programmen direkt ausgewertet werden kann. Durch Techniken wie OCR lassen sich aber NCI-Dokumente in CI-Dokumente überführen. In CI-Dokumenten ist im Unterschied zu NCI-Dokumenten eine Volltextrecherche möglich. Datenerfassung: OCR, ICR und OMR Nicht-digitale Dokumente lassen sich teil- und vollautomatisch erfassen. Eine teilautomatische Erfassung ist zum Beispiel das Einscannen von Textdokumenten. Hierzu werden verschiedene Erkennungstechnologien wie OCR (Optical Character Recognition), ICR (Intelligent Character Recognition) oder OMR (Optical Mark Recognition) genutzt. Bei OCR (Optical Character Recognition) wird der Text einer gedruckten Vorlage durch einfachen Mustervergleich automatisch erkannt und in maschinenlesbare Zeichen transformiert. Auf diese Weise wird möglichst 1:1 ein digitales Abbild der Papiervorlage erzeugt. Das elektronische Dokument kann dann digital weiterarbeitet und gespeichert werden - das Original kann klassisch archiviert oder auch vernichtet werden. Moderne Texterkennung geht heute aber über OCR hinaus. Bei der Weiterentwicklung "Intelligent Character Recognition" (ICR) wird die Qualität der Texterkennung durch Kontextanalyse verbessert. Typische Fehler von OCR-Systemen wie ein eingescanntes "8estellung", bei dem "B" als "8" identifiziert wird, können durch ICR-Methoden korrigiert werden, wenn der Kontext berücksichtigt wird. Dabei wird die Qualität der Ergebnisse durch Vergleiche mit Wörterbüchern, Abgleich mit Referenzlisten und statistisch-linguistischen Verfahren verbessert. Die dritte Erkennungstechnologie "Optical Mark Recognition" (OMR) liest mit großer Sicherheit spezielle Markierungen in vordefinierten Feldern aus und hat sich beim Einlesen von Fragebögen, Multiple-Choice-Tests und Vordrucken bewährt. Seite 9 von 12

10 Neben manueller und halbautomatischer Erfassung lassen sich Daten auch vollautomatisch - direkt aus Anwendungsprogrammen heraus - generieren. Beispielsweise kann ein ERP-System Bestelldaten erzeugen, wenn es den Lagerbestand automatisch über eine Schnittstelle prüft. Speichermedien für die Archivierung Für die normale Archivierung eignen sich Festplatten und Magnetbänder. Geeignete Speichermedien für die revisionssichere Langfristarchivierung sind WORM-Systeme (Write Once Read Many) - rotierende, digital-optische Wechseldatenträger. WORM-Medien wie die CD-R oder DVD-ROM sind nur einmal beschreibbar und werden damit den rechtlichen Anforderungen der Unveränderbarkeit von Daten gerecht. Die Speichermedien sind aufgrund ihrer physikalischen Eigenschaften gegen Veränderungen geschützt und weisen zudem eine wesentliche höhere Lebensdauer auf als die magnetischen Medien. Speziell für die elektronische Archivierung entwickelt wurde die 5,25-Zoll-WORM. Anders als CD und DVD, die für den Endverbrauchermarkt bestimmt sind und nur über relativ geringe Storage- Kapazität verfügen, sind 5,25-Zoll-WORMs gegen Umwelteinflüsse geschützt und besonders verfälschungssicher. Zudem bieten sie deutlich mehr Kapazität als CDs/DVDs. Aufbewahrung: Mit knapp 5000 Medien erreicht diese Jukebox von ASM eine Speicherkapazität von bis zu 116 TByte Foto: ASM Für die Verwaltung und Nutzung der WORM-Medien im Unternehmenseinsatz sind Plattenwechselautomaten, sogenannte Jukeboxen, gebräuchlich. Diese stellen softwaregestützt die benötigten Informationen von den Medien bereit. Die Software zur Ansteuerung von Jukeboxen ist entweder direkt in die Archivsoftware integriert oder als unabhängige Ansteuerungssoftware verfügbar. Die Festplatte bleibt bei der professionellen Archivierung dennoch nicht außen vor. Content Adressed Storage (CAS) ist magnetischer Festplattenspeicher, der durch spezielle Software gegen Überschreiben, Löschen und Verändern wie ein WORM-Medium geschützt ist. Ein Überschreiben oder Verändern von Daten ist damit unmöglich. CAS-Speichersysteme werden wie normale Festplatten in die IT-Umgebung integriert und bieten hochperformant Speicherkapazität im Terabyte- Bereich. Seite 10 von 12

11 Auch Magnetbänder können auf die Anforderungen professioneller Archivierungszwecke "hochgerüstet" werden. WORM-Tapes stellen über spezielle Bandmedien und besondere Laufwerke Einmalbeschreibbarkeit sicher. Besonders in Rechenzentren, in denen Bandroboter und Library-Systeme bereits vorhanden sind, sind WORM-Tapes eine einfach zu integrierende Komponente für die Langzeitarchivierung. Schließlich können auch NAS/SAN-Systeme für die Archivierung eingesetzt werden, wenn sie die Bedingungen der Revisionssicherheit mit unveränderbarer Speicherung, Schutz vor Manipulationen und Löschen erfüllen. Archivformate Zu archivierende Dokumente sollten immer in dafür geeigneten Formaten archiviert werden. Institutionen wie das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfehlen die Beschränkung auf Standardformate. Erste Wahl sind herstellerunabhängige Standards, die von anerkannten Organisationen wie der ISO oder dem W3C spezifiziert sind, zum Beispiel ASCII, Unicode, SVG und XSL. Einige herstellerabhängige Formate haben sich als Quasi-Standards am Markt durchgesetzt, bestes Beispiel ist PDF von Adobe. Die Spezifikation ist ebenfalls frei verfügbar, steht aber unter der alleinigen Kontrolle des Eigentümers. Formatfrage: PDF/A gilt als Standard für Langzeitarchivierung. Foto: PDF Association PDF kommt eine besondere Bedeutung bei der Archivierung zu hat die ISO das PDF/A-Format ("A" = Archive) als Standard für die Langzeitarchivierung von Dokumenten zertifiziert. Das BSI empfiehlt dieses Format ebenfalls für die Langzeitarchivierung. Seitdem wird dieses Format im Markt hoch gehandelt. Der Standard PDF/A (ISO Standard ) basiert auf PDF 1.4, schließt aber einige Funktionen davon aus, da sie eine langfristige Darstellbarkeit beeinträchtigen könnten. So ist beispielsweise die Verwendung externer oder spezifischer Ressourcen wie eingebetteter Fonts nicht erlaubt. Durch diese und andere detaillierte Vorschriften soll eine langfristige Lesbarkeit der Dokumente garantiert sein - und zwar unabhängig davon, mit welcher Anwendungssoftware und auf welchem Betriebssystem sie ursprünglich erstellt wurden. Seite 11 von 12

12 Beim BSI finden Sie eine Liste von Formaten 3, die für die langfristige Archivierung von Text-, Bild-, Audio- und Videodateien geeignet sind. Weiterführende Infos Der wichtigste Standard für die elektronische Archivierung ist das OAIS 4 "Reference Model for an Open Archive Information System". Das Referenzmodell beschreibt die Funktionen und Komponenten, die für eine langzeitige elektronische Archivierung notwendig sind. Eine wichtige Anlaufstelle ist das "Kompetenznetzwerk Langzeit-Archivierung und Langzeitverfügbarkeit digitaler Ressourcen" - kurz: Nestor 5. Nestor nimmt sich aller Aspekte der Archivierung an. Das Netzwerk bündelt das vorhandene Know-how und die Kompetenzen im Bereich der digitalen Langzeitarchivierung und wendet sich vor allem an "Gedächtnisinstitutionen" wie Museen, Archive, Bibliotheken und Rechenzentren. Auf welchem Stand sich die internationale Fachwelt bei der Suche nach langfristigen Aufbewahrungsstrategien befindet, haben Projektmitarbeiter in dem kostenfreien PDF-Handbuch "Kleine Enzyklopädie der digitalen Langzeit-Archivierung 6 " zusammengefasst. (mje) IDG Business Media GmbH Alle Rechte vorbehalten. Jegliche Vervielfältigung oder Weiterverbreitung in jedem Medium in Teilen oder als Ganzes bedarf der schriftlichen Zustimmung der IDG Business Media GmbH. DPA-Texte und Bilder sind urheberrechtlich geschützt und dürfen weder reproduziert noch wiederverwendet oder für gewerbliche Zwecke verwendet werden. Für den Fall, dass in TecChannel unzutreffende Informationen veröffentlicht oder in Programmen oder Datenbanken Fehler enthalten sein sollten, kommt eine Haftung nur bei grober Fahrlässigkeit des Verlages oder seiner Mitarbeiter in Betracht. Die Redaktionübernimmt keine Haftung für unverlangt eingesandte Manuskripte, Fotos und Illustrationen. Für Inhalte externer Seiten, auf die von TecChannel aus gelinkt wird,übernimmt die IDG Business Media GmbH keine Verantwortung m04/m04170.html Seite 12 von 12