5. OpenVoice 500: Sprachbox einstellen und abfragen

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1 5. OpenVoice 500: Sprachbox einstellen und abfraen OpenVoice 500 ist das interierte Sprachboxsystem für das Kommunikationssystem OpenCom Mit diesem Proramm können Anrufer für Sie Nachrichten hinterlassen, auch wenn Sie einmal nicht erreichbar sind. Selbst wenn Sie bereits ein Gespräch führen, werden weitere Anrufer nicht abewiesen, sondern können auf Wunsch automatisch auf Ihre Sprachbox vermittelt werden. Eineanene Nachrichten werden sofort an Ihrem Systemtelefon anezeit. Sie können diese Nachrichten direkt an Ihrem Systemtelefon, aber auch von einem anderen Gerät aus der Ferne abhören. Bei der Bedienun von OpenVoice 500 werden Sie Schritt für Schritt durch dessen Sprachmenü beleitet. Am Systemtelefon werden bestimmte Leistunsmerkmale wie z. B. die Wiederabe und das Löschen von Nachrichten zusätzlich über Display-Anzeien unterstützt und sind über MenüCards einfach bedienbar. Benutzer werden akustisch, über Ansaetexte, eführt. Die Ansaen sind auf den aktuellen Benutzer entweder Sie als Inhaber der Sprachbox oder einen Anrufer, der mit Ihrer Sprachbox verbunden wurde und die aktuelle Situation zueschnitten. Die Standard-Ansaetexte für Anrufer können Sie durch individuelle Ansaen ersetzen, die Sie einfach mit Ihrem Systemtelefon aufsprechen und in Ihrer Sprachbox speichern. Die Konfiuration von OpenVoice 500 übernimmt der Systemverwalter für Sie. Dabei richtet er u. a. ein, wie viele Nachrichten maximal in Ihrer Sprachbox espeichert werden können und wie lan eine einzelne Nachricht sein darf. Diese Einstellunen erfolen über das Konfiurationsproramm der OpenCom Wenn Sie die Berechtiun haben, das Konfiurationsproramm zu benutzen, können Sie selbst dort ebenfalls einie Funktionen für Ihre Sprachbox einstellen, z. B. welcher Ansaetext bei einem Anruf abespielt werden soll. Das Konfiurationsproramm wird über einen Internet-Browser bedient. Wenden Sie sich bei Fraen hierzu an Ihren Systemverwalter. 79

2 Die Voic -Taste Ihres Telefons 5.1 Die Voic -Taste Ihres Telefons Wenn der Systemverwalter für Sie eine Sprachbox einerichtet hat, wird eine der Tasten Ihres Telefons mit der Funktion Sprachbox belet. Über diese Voic - Taste werden Sie direkt mit Ihrer Sprachbox verbunden und können die darin espeicherten Nachrichten abhören. Über die Voic -Taste erreichen Sie auch alle Funktionen, um die espeicherten Nachrichten zu bearbeiten und die Sprachbox zu konfiurieren. Diese Funktionen werden Ihnen in der MenüCard der Voic -Taste aneboten. 5.2 MenüCard Sprachbox im Ruhezustand Drücken Sie kurz die Voic -Taste, der Ihre Sprachbox zueordnet ist. Sie sehen folende Einträe: Abfraen/Boxmenü Über diesen Menüeintra können Sie neue und bereits vorhandene Sprachbox-Nachrichten bearbeiten und Einstellunen für die Sprachbox ändern. Lesen Sie dazu OpenVoice bedienen ab Seite 81 und Die Sprachbox konfiurieren ab Seite 86. Ruml. sofort Ruml. eit Ruml. bes. Über diese Menüeinträe können Sie eine Rufumleitun Ihres Telefons auf die Sprachbox einstellen. Die Rufnummer der Sprachbox wird zu Ihrer Information am Display anezeit. Lesen Sie dazu Sprachbox ein-/ausschalten ab Seite 81. Die Übersicht über das esamte Sprachmenü finden Sie auf Seite

3 OpenVoice bedienen 5.3 OpenVoice bedienen Sprachbox ein-/ausschalten Indem Sie eine Rufumleitun auf Ihre Sprachbox einrichten, schalten Sie die Sprachbox ein. Wenn keine Rufumleitun auf Ihre Sprachbox einestellt ist, ist die Sprachbox auseschaltet. Mit folender Prozedur leiten Sie Anrufe auf Ihre Sprachbox um: P Wählen Sie die ewünschte Umleitunsart: Ruml. sofort: Ein Anruf wird sofort auf die Sprachbox umeleitet; er wird nicht an Ihrer INTERN-/EXTERN-Taste (Gesprächstaste ) sinalisiert. Ruml. eit: Ein Anruf wird erst für eine (vom Systemverwalter voreinestellte) eitspanne an Ihrem Telefon sinalisiert und dann an die Sprachbox umeleitet. O oder = Ruml. bes.: Während Sie telefonieren, werden neue Anrufe zu Ihrer Sprachbox umeleitet. Drücken Sie die OK-Taste oder die Plus-Minus- Das + -eichen zeit an, dass die Rufumleitun aktiviert ist; - bedeutet: die Rufumleitun ist auseschaltet. 81

4 OpenVoice bedienen Nachrichten abhören Bei neuen Nachrichten erfolt ein kurzer Sinalton. Die LED Ihrer Voic -Taste leuchtet, bis Sie alle neuen Nachrichten abehört haben. H oder L O Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören- Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein und drücken Sie die OK- 1 Drücken Sie die Taste 1. Sie sehen die Übersicht der espeicherten Nachrichten, z. B.: Internespräch 11:45 Mo.14.Au : Nachrichten [+120, heute 16:13] [-Lane, :17] [-Schmidt, :00] [Hauptmenü] ESC OK P O Wählen Sie mit der Pfeile-Taste den Eintra aus, der Sie am meisten interessiert. Bestätien Sie mit der OK- Die Nachricht wird Ihnen vorespielt. Gleichzeiti erhalten Sie im Display Informationen über eitpunkt und Datum des Anrufs sowie Rufnummer und f. Name des Anrufers. 82

5 OpenVoice bedienen Die neuen Nachrichten werden Ihnen automatisch nacheinander vorespielt. Sie können dies jedoch über die ifferntasten steuern. Drücken Sie: 1 um die vorherehende Nachricht abzuhören, 3 für die nächste Nachricht, 2 um die soeben abehörte Nachricht zu wiederholen, 4 um die aktuelle Nachricht zu löschen, 5 und * um beim Abspielen der aktuellen Nachricht eine Pause zu machen. Um die Nachricht weiter abzuhören, drücken Sie die Stern Anrufer zurückrufen Wenn die Rufnummer des Anrufers übermittelt wurde, können Sie ihn zurückrufen. 6 Während Sie die Nachricht abhören, sehen Sie am Display den Menüeintra [6 anrufen]. Drücken Sie die Taste 6. Sie werden mit dem Anrufer verbunden Anrufe ablenken Erhalten Sie, z. B. während einer Besprechun, einen störenden Anruf, können Sie diesen in Ihre Sprachbox ablenken. O Drücken Sie kurz die Voic - Bestätien Sie mit der OK- Mit der leichen Prozedur können Sie Sprachbox auch wieder ausschalten (Rufumleitun ausschalten). 83

6 OpenVoice bedienen Hinweis: Die Rufumleitun auf Ihre Sprachbox kann auch vom Systemverwalter oder einem berechtiten Benutzer im Konfiurationsproramm der OpenCom 1000 einestellt werden. An Ihrem Telefon können Sie diese Einstellun jedoch jederzeit wie beschrieben ändern Eine Nachricht in einer anderen Sprachbox hinterlassen Sie können über Ihre Sprachbox Nachrichten in den Sprachboxen der anderen Sprachboxbesitzer hinterlassen. H oder L Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören- Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein (siehe dazu Seite 88). 91 Drücken Sie nacheinander die Tasten 9 und 1. Geben Sie die Rufnummer der ielbox ein. O Bestätien Sie mit der OK- Nach dem Sinalton können Sie Ihre Nachricht aufsprechen. Auf dem Display sehen Sie die Ihnen zur Verfüun stehende eit für die Aufzeichnun Ihrer Nachricht. Diese Anzeie wird alle 10 Sekunden aktualisiert. 5 Sekunden vor Ende der Aufzeichnun hören Sie einen kurzen Sinalton. um Beenden der Nachricht leen Sie den Hörer auf (beim Gespräch im Freisprech-Betrieb drücken Sie Freisprechen-/Lauthören-Taste). 84

7 OpenVoice bedienen Verbindunen zu anderen Telefonen Über Ihre Sprachbox können Sie auch Verbindunen zu anderen Telefonen des Kommunikationssystems herstellen. H oder L Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören- Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein (siehe dazu Seite 88). Drücken Sie nacheinander 93 die Tasten 9 und 3 oder: 94 die Tasten 9 und 4 zum Vermittlunsplatz: Wenn Sie diesen Menüeintra auswählen, werden Sie mit dem Vermittlunsplatz verbunden. Durchsae: Sie können einen Text für eine Durchsae aufnehmen und diesen anschließend nach Einabe der Rufnummer an ein anderes Systemenderät (oder an eine Gruppe von Systemenderäten) senden (siehe dazu auch den Abschnitt Durchsae ab Seite 62) Fernabfrae Ihrer Nachrichten Sie können Ihre Sprachbox von jedem externen Telefon anrufen (z. B. von uhause), indem Sie die Fernabfrae-Rufnummer wählen. Diese Rufnummer teilt Ihnen der Systemverwalter mit. Die Fernabfrae-Rufnummer für Ihre Sprachbox ist: 85

8 Die Sprachbox konfiurieren Voraussetzun für eine Fernabfrae ist, dass Sie eine PIN einrichten (siehe dazu Seite 88). Wählen Sie die Fernabfrae-Rufnummer. Geben Sie die Rufnummer Ihrer Sprachbox ein. # Bestätien Sie die Einabe mit der Raute- Geben Sie Ihre PIN ein. # Bestätien Sie die Einabe mit der Raute- Gleiche Bedienun mit einer Ausnahme Nun sind Sie mit Ihrer persönlichen Sprachbox verbunden. Sie bedienen die Sprachbox wie von Ihrem Telefon in der Firma aus, d. h. Sie erreichen die einzelnen Menüeinträe über die leichen ifferntasten. Ausnahme: Statt der Taste O benutzen Sie die Taste #, um eine Auswahl zu bestätien oder Einaben zu speichern. Sie können nicht nur Ihre Nachrichten abhören, sondern auch Nachrichten hinterlassen, Ihre persönlichen Berüßunstexte aufsprechen oder Ihre PIN ändern. Beim Abhören Ihrer Nachrichten entfällt zwansläufi manels Display die Übersicht über Ihre espeicherten Nachrichten. Stattdessen werden Ihnen sofort Ihre neuen Nachrichten vorespielt. Folen Sie den akustischen Anweisunen, um Nachrichten auszuwählen und zu löschen. 5.4 Die Sprachbox konfiurieren Texte für den Anrufer aufzeichnen und auswählen Im System sind prorammierte Standardtexte vorhanden, mit denen die Anrufer informiert werden, z B. Guten Ta, der ewünschte Gesprächspartner hat die Anrufe in die Sprachbox umeleitet. Statt der Standardtexte können Sie auch eiene Texte aufzeichnen und verwenden. Dies erfolt über die MenüCard Berüßunstexte. 86

9 Die Sprachbox konfiurieren H oder L O Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören- Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein und drücken Sie die OK- 2 Drücken Sie die Taste 2. Sie elanen in die MenüCard Berüßunstexte. P oder Wählen Sie mit der Pfeile-Taste oder den ifferntasten einen Menüeintra: 1 Abhören: Ihre persönlichen Texte sofern vorhanden werden nacheinander vorespielt. 2 Auswählen: Sie können zwischen den persönlichen und den Standardtexten umschalten. Über die weiteren Menüeinträe nehmen Sie Ihre persönlichen Texte auf: 3 Direktanwahl für Anrufer, die die Rufnummer der Sprachbox ewählt haben, 4 Normalwahl für Anrufe, die in Ihre Sprachbox umeleitet wurden, 5 Hinweis, dieser wird anesat, wenn die Box voll ist und der Anrufer keine Nachricht hinterlassen kann, 6 Verabschiedun, um den Anrufer zu verabschieden, nachdem die Aufzeichnunszeit für seine Nachricht abelaufen ist. * oder O Sie beenden die Aufnahme, indem Sie die OK-Taste oder die Stern-Taste drücken. P oder Danach wird automatisch in das Menü Auswahl Ber.texte umeschaltet. Dort können Sie nun mit der Pfeile-Taste oder den ifferntasten den aufenommenen Text einschalten. 87

10 Die Sprachbox konfiurieren Sprachbox mit einer PIN schützen Sie können Ihre Sprachbox von Ihrem eienen Telefon abhören, ohne dass Sie eine PIN (Persönliche Identifikations-Nummer) einerichtet haben. Das Einrichten einer PIN hat folende zwei Schutzeffekte een Missbrauch: Nur mit einer PIN können Sie von jedem beliebien Telefon aus Ihre Sprachbox anrufen und Nachrichten abhören. An Ihrem eienen Telefon wird das Abhören der Sprachbox in Ihrer Abwesenheit verhindert. H oder L O Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören- Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein und drücken Sie die OK- 2 Drücken Sie die Taste 3. P O Folen Sie anschließend den Anweisunen im Display. Ihre PIN kann bis zu 10-stelli sein. Sie müssen die PIN zweimal eineben. Es wird überprüft, ob beide Einaben leich waren. Sie speichern die neue PIN, indem Sie den Menüeintra [weiter] auswählen und die OK-Taste drücken. Hinweis: Die PIN der Sprachbox ist nicht identisch mit der Geräte-PIN Ihres Telefons (siehe dazu Seite 106). PIN veressen? Wenn Sie Ihre PIN veressen haben, kann der Systemverwalter oder ein anderer berechtiter Benutzer Ihre PIN zurücksetzen (löschen). Dies erfolt im Konfiurationsproramm der OpenCom Danach können Sie an Ihrem Telefon eine neue PIN eineben. 88

11 Die Sprachbox konfiurieren Sinalisierun von neuen Nachrichten mittels Wenn Ihre Sprachbox durch den Systemverwalter für den Versand von vorbereitet wurde, können Sie in Ihrer Sprachbox Ihre persönliche -Adresse eineben und ändern. H oder L Heben Sie den Hörer ab oder drücken Sie die Freisprechen-/Lauthören-, O Geben Sie falls erforderlich Ihre PIN ein und drücken Sie die OK- P O Wählen Sie mit der Pfeile-Taste Menüeintra - Benachrichtiun. Bestätien Sie mit der OK- O Im darauffolenden Display wird Ihnen der Status des -Versands anezeit. Falls keine - Adresse anezeit wird oder diese nicht korrekt ist, wählen Sie den Menüeintra Einabe - Adresse aus. Geben Sie anschließend die -Adresse mit Hilfe der ifferntastatur des Telefons ein (siehe dazu auch das Kapitel Einabe von Texten ab Seite 31). Groß- und Kleinschreibun hat auf -Adressen keinen Einfluss. Sie speichern die Adresse, indem Sie den Menüeintra [weiter] auswählen und die OK-Taste drücken. 89

12 Sprachbox konfiurieren vom PC 5.5 Sprachbox konfiurieren vom PC Sie können Ihre Sprachbox auch von einem PC aus mit Hilfe eines Internet- Browsers über das Web-Konfiurationsproramm des Kommunikationssystems bedienen. Voraussetzun dafür ist, dass Sie zu einer Benutzerruppe ehören, die berechtit ist, das Web-Konfiurationsproramm zu nutzen. Bitte wenden Sie sich dazu an Ihren Systemverwalter. 1. Geben Sie in einem Web-Browser die IP-Adresse des Konfiurationssystems ein. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort ein. 3. Rufen Sie das Menü OpenVoice auf. 4. Wählen Sie im Auswahlmenü links den Eintra OpenVoice-Boxen. Sie erhalten eine Übersicht der einerichteten Sprachboxen. 5. Klicken Sie in der Tabellenspalte Boxname oder in der Spalte Rufnummer den Eintra Ihrer Sprachbox an. 6. Im folenden Bildschirmfenster können Sie Einstellunen für Ihre Sprachbox ändern. Informationen dazu finden Sie in der Online-Hilfe, die Sie über die Schaltfläche Hilfe aufrufen. Hinweis: Die erforderlichen uansdaten (IP-Adresse, Benutzername und Kennwort) teilt Ihnen der Systemverwalter mit. 90

13 Übersicht: Sprachmenü 5.6 Übersicht: Sprachmenü Funktionstaste Voic ( VM ) im Ruhezustand kurz drücken Abfraen/Boxmenü ± Ruml.sof ± Ruml.eit ± Ruml.bes. (Boxnr.): Willkommen Nachrichten (Anzahl) Nachrichten abhören und bearbeiten (Boxnr.): Nachrichten ±101, :00 (Anzeie der espeicherten Nachrichten im Format ±Rnr, tt.mm hh:mm) [Hauptmenü] Nachricht Nr: 00x tt.mm hh:mm Rnr bzw. Name neu/alt Bitte wählen Sie [zur Nachrichtenliste] [1 frühere Nachricht] [2 Wiederholen] [3 spätere Nachricht] [4 Löschen] [5 Pause] [6 anrufen] [9 Hauptmenü] [* fortsetzen] [Abbruch] Sprachbox konfiurieren Hauptmenü [1 Nachr. abhören] [2 Berüßunstexte] [3 Geheimzahl] [4 Sinal. ein] [9 entrales Menü] [0 Ansae] [ -Benachrichtiun] Boxnr.: Berüßunstexte [1 Abhören] [2 Auswählen] Aufsprechen [3 Direktanwahl] [4 Normalwahl] [5 Hinweis] [6 Verabschiedun] [9 Hauptmenü] [0 Ansae] neue PIN: ( ) PIN-Wiederholun: ( ) [weiter] Boxnr.: Auswahl Ber.texte Umschalten auf [1 Pers./Stand. bei Direktanwahl] * [2 Pers./Stand. bei Normalwahl] * [3 Pers./Stand. bei Hinweis] * [4 Pers./Stand. Verabschiedun] * [9 Berüßunsmenü] [0 Ansae] * Sie schalten auf den persönlichen oder den Standard-Text um. Verbindun zur Sprachbox OpenVoice: Willkommen [1 Nachricht hinterlassen] [2 Abfraen/Boxmenü] [3 zum Vermittlunsplatz] [4 Durchsae] [0 Ansae] Bitte ielbox eineben (freie Einabezeile) [weiter] Eiene Boxnr. (freie Einabezeile) [weiter] 91

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