Die Bundesstelle für Informationstechnik Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes

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1 Die Bundesstelle für Informationstechnik Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes Stefan Salz Referatsleiter IT-Beratung, Kompetenzzentrum Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation Bundesstelle für Informationstechnik, Referat 2 Berlin, 7. September

2 Die Bundesstelle für Informationstechnik Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes 1. Herausforderungen für die Verwaltung 2. Zwischenstand und Erfolgsfaktoren CC VBPO 3. Schlussfolgerungen für die Perspektiven der IT-Dienstleistungen 2

3 Die Rahmenbedingungen stellen die Verwaltung vor große Herausforderungen Rahmenbedingungen Aufgaben der Behörden Haushaltskonsolidierung schnelle IT Innovationszyklen Personalentwicklung im Öff. Dienst Ansprüche der Interessensgruppen Vernetzung der Gesellschaft Reduzieren Aufgaben der Verwaltung reduzieren und Bürokratieabbau forcieren Optimieren Optimales Verhältnis zwischen eingesetzten Ressourcen und den erzielten Leistungen anstreben Konzentrieren Konzentration von Aufgaben an zentralen Stellen mit hoher Kompetenz Automatisieren Kosten einsparen und die Verwaltungsprozesse beherrschbar halten 3

4 Die Herausforderungen können nur ganzheitlich gemeistert werden Qualifizierung für die Nutzung der eingeführten Systeme Projektbegleitende Maßnahmen / Akzeptanzmanagement Frühzeitige Einbindung der Kunden / Nutzer Mensch Organisation Überprüfung und Anpassung der Aufgaben Prozesse für durchgängig elektronische Bearbeitung gestalten Technik Veränderungen der Aufbauorganisation Einführung Vorgangsbearbeitung Einbindung der Basisdienste Anbindung an Fachsysteme 4

5 Herausforderung 1 von der Funktions- zur Prozessorientierung: Aufnahme relevanter Prozesse Reale Abbildung der Verwaltungsprozesse Optimierung mit Hinblick auf medienbruchfreie Geschäftsabwicklung Berücksichtigung von Beteiligten, Schnittstellen, IT- Fachverfahren und sonstigen Rahmenbedingungen Organisatorische Optimierung durch Verkürzen von Prozessschritten und Reduzierung von Schnittstellen Etablierung der optimierten Prozessabläufe 5

6 Herausforderung 2 Entwicklung und Berücksichtigung von Standards und Methoden im IT-Bereich: SAGA DOMEA Standard Musterarchitektur Technische Komponenten zur Umsetzung der Prozesstypen XML-Strategie Standard Musterprozesse Bereitstellung Geschäftsprozesstypen der Verwaltung V-Modell XT Konformität Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (WiBe 4.0) Erstellung von Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Beratungsprojekte UfAB 6

7 Herausforderung 3 neue architektonische und technische Ansätze: EAI/SOA Portal Portal CMS FMS epay VPS evergabe CMS FMS epay VPS evergabe Fachanwendung I FA II FA III rvglobal... Scannen OCR Workflow DMS/ Archiv Scannen OCR Workflow Archiv ERP: Finanzen, Personal, Material, Immobilien FI HR MM RE Security, Identity, Authentication Security, Identity, Authentication RZ (Server, Druckstrassen), Endgeräte; Netze (Data, Voice) RZ (Server, Druckstrassen), Endgeräte; Netze (Data, Voice) 7

8 Unterstützung bei den Herausforderungen CC Das Kompetenzzentrum VBPO hilft bei VB Automatisierung der Arbeitsschritte und Abbau von Medienbrüchen, Reduktion von Bearbeitungsaufwand für die Verwaltung Einführung von Vorgangsbearbeitungssystemen PO Erhöhung der Effizienz und Qualität des Verwaltungshandels Veränderung der Prozesse und der Organisation 8

9 Die Bundesstelle für Informationstechnik Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes 1. Herausforderungen für die Verwaltung 2. Zwischenstand und Erfolgsfaktoren CC VBPO 3. Schlussfolgerungen für die Perspektiven der IT-Dienstleistungen 9

10 Für die Verwaltungsmodernisierung war die Initiative BundOnline ein zentraler Bestandteil E-Government ist ein wichtiger Wirtschaftsfaktor und sorgt für mehr Wirtschafts- und Bürgernähe 250 BundOnline 2005 hat die Verwaltung weiter modernisiert Dienstleistungen nach BundOnline Information Kommunikation Transaktion Sonstige offen realisiert 10

11 Zwischenstand CC VBPO: Bald 200 Beratungsprojekte in vier Jahren realisiert über 100 Projekte Geschäftsprozessanalyse und optimierung (GPA/GPO) Verdeutlichung der Verwaltungsabläufe und die erforderlichen Anpassungen über 50 Projekte der Vorgangsbearbeitungssysteme (VBS) Konzeption und Einführung der eakte über 30 Projekte Formularserver Formular Management System (FMS) Organisatorische Beratung zur Einführung über 60 Bundesbehörden aus allen Ressorts und Geschäftsbereichen der Bundesverwaltung als Kunden 69% der Beratungsprojekte in weniger als 9 Monaten umgesetzt 63% der Beratungsprojekte mit weniger als 40 Personentagen realisiert mit den Partnern MICUS und Bearingpoint/Infora 11

12 Die Bundesstelle für Informationstechnik Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes 1. Herausforderungen für die Verwaltung 2. Zwischenstand und Erfolgsfaktoren CC VBPO 3. Schlussfolgerungen für die Perspektiven der IT-Dienstleistungen 12

13 Perspektiven für IT - Dienstleistungen des Bundes These 1: IT im Öff. Dienst muss einerseits standardisierter werden und andererseits spezifischer werden! Das heißt einerseits Datenformate und Interaktion harmonisieren - zb XDOMEA zum Austausch von eakten, und andererseits Nutzeranforderungen stärker berücksichtigen, - zb strukturierte und unstrukturierte Vorgangsbearbeitung stärker differenzieren These 2: IT muss helfen die Personal- und Kostenentwicklung im Öff. Dienst zu kompensieren! Das heißt mehr automatisieren und konsolidieren auch im IT-Bereich selber. - vgl. ATKearney Studie Industrie zweite industrielle Revolution Lösungswege sind Shared Service Center und das Drei-Partner-Modell. 13

14 Bundesstelle für Informationstechnik (BIT) als spezielles IT-Shared Service Center im BVA Start: mehrstufiger Ausbau Ziel: Fortführung und Ausweitung der Programmidee von BundOnline 2005 Aufgaben: Zentrale Entwicklung, Pflege und Betrieb von IT - Lösungen für Querschnittsaufgaben, der Basiskomponenten und der IT - Infrastruktur der Bundesverwaltung Sicherung eines zentralen, anbieterunabhängigen IT - Beratungsangebots einschließlich Kompetenzzentren für IT Spezialthemen Zentrale Bereitstellung von IT Wissen Standardisierung von Architekturen, Methoden und IT Prozessen Vorgehensweise: Kooperation mit Unternehmen im Rahmen des Drei-Partner-Modells 14

15 Worin liegen die Ziele dieser Shared Services? höhere Wirtschaftlichkeit Rationalisierung, IT-gestützte Prozessoptimierung, Skaleneffekte Kunden-/Dienstleistungsorientierung Angebot marktgerechter Services an die meist internen Kunden größere Transparenz Standardisierung von Prozessen, Transparenz der Leistungen bessere Qualität Spezialisierung und Professionalisierung 15

16 step by step Ausbaustufen der BIT Stufe 3: Stufe 1: Fortführung BundOnline, Ausbau IT-Beratung und Hosting Stufe 2: Ausbau der Produkte und Dienstleistungen weiterer Ausbau der Produkte und Dienstleistungen Zusammenarbeit mit allen Verwaltungsebenen

17 Win-Win Effekte im Drei-Partner-Modell Kunde (Bundesbehörde) Zielvorgaben, Fachliche Steuerung, Fachkonzept, Fachliche Leistungsabnahme Externe Berater Organisatorische Steuerung, Vertrags- und Projektmanagement, Qualitätssicherung, technische Leistungsabnahme Konzepte, Produkte, Software-Entwicklung, Implementierung, Einführung, Schulungen 17

18 Vorteile am Beispiel CC VBPO: Kunden (Behörden) Win-Win Effekte im Drei-Partner-Modell Nutzung von Synergien aus anderen Projekten Gesicherte Qualität Geringere Risiken Geringerer Zeitbedarf Geringere Kosten Externe Berater Projekterfahrung der Auftraggeberseite sichert Erfolg Verbesserte Kommunikation Klare Ziele, geringere Risiken 18

19 Fazit Perspektiven der IT-Dienstleistungen des Bundes Für die wesentlichen Herausforderungen Haushaltskonsolidierung und Personalentwicklung, Ansprüche der Interessensgruppen an die Politik und schnelle IT Innovationszyklen bieten sich als Lösungswege Shared Serive : Center im Drei-Partner-Modell Effizienzsteigerung durch Prozessoptimierung und an. moderne Dienstleister - Die Bundesstelle für Informationstechnik bietet Kundenorientierung, Kostenreduktion, Tranparenz Praxistag und Qualität des CC der VBPO Dienstleistungen. auf der KölnMesse Das CC VBPO wird weiterhin und ganzheitliche begleitete Messerundgänge Beratung für alle auf der Bundesbehörden anbieten. Fachmesse DMS-Expo in Köln 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Bitte nehmen Sie über folgenden Ansprechpartner Kontakt mit uns auf: Herr Stefan Salz Referatsleiter BIT 2 Barbarastrasse Köln Telefon: Telefax: ccvbpo@bva.bund.de Webseite: mit umfangreichem Informationsangebot zu Ergebnissen und Methoden der Beratungsprojekte 20

21 ANHANG 21

22 Die Besonderheiten dürfen in den Projekten nicht vernachlässigt werden Projekte betreffen die Arbeitsweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Behörde Organisatorische Veränderungen werden notwendig Die vorhandene IT Landschaft ist zu berücksichtigen Einbindung bestehender Fachverfahren ist notwendig Integration verschiedener Leistungen (Basiskomponenten und Kompetenzzentren) unterschiedliche Nutzenaspekte (monetär und qualitativ bei der Behörde aber auch bei den Kunden ) 22

23 Für wirklich erfolgreiche Projekte müssen viele Faktoren erfüllt sein Hohe Qualität der Beratung, bzw. sehr gute Zufriedenheit der Kunden Starke Einbindung der Behörde in die Projekte Unabhängigkeit der Beratung Wissensmanagement (Übertragung von Erfahrungen und Lösungen) Zukunftsorientierung externe Beteiligung (Expertenwissen, Praxiserfahrung, Projektmanagement) Projektmanagement / -controlling 23

24 Projektlaufzeiten Projektlaufzeiten 24

25 Projektaufwand Projektaufwand 25

26 Projektansatz Projektansatz Bei der Durchführung von Beratungsprojekten wird ein kooperativer Ansatz zwischen Kunde und Auftragnehmer verfolgt (Einbeziehung des Kunden in die Projektarbeiten sowie offene Information und Kommunikation). Die Intensität der Unterstützungsleistungen reicht von einem Coaching-Ansatz bis hin zur externen Ausführung. 26

27 CC VBPO: Nachhaltigkeit von Ergebnissen im WMS CC VBPO: Nachhaltigkeit von Ergebnissen im WMS Beratungsdienstleistungen der BIT Aufgaben des CC VBPO Ziel: Nachhaltigkeit von Ergebnissen und Kompetenzen sichern durch Wissensmanagement Praxisbeispiele bereits realisierter Dienstleistungen Musterprozesse für IT-gestützte Lösungen Handreichungen zur Projekt-Durchführung (z.b. Checklisten) Marktinformationen (z.b. Übersicht GPA/GPO-Tools) 27

28 Aufgabenportfolio (geplant) IT-Beratung Projektmanagement Software- Entwicklung (BK, EfA) IT-Betrieb Zentrale Systeme ASP, Hosting IT-Dienstleistungen für Verwaltungsgemeinschaften Kompetenzzentren Wissensmanagement Netzinfrastruktur Zentrale Dienste S t a n d a r d s & M e t h o d e n Zusammenarbeit nach dem Drei-Partner-Modell (Bundesbehörden BIT Unternehmen) 28

29 Rückblick BundOnline 2005 Realisierte Dienstleistungen Dienstleistungstyp vor insgesamt Erfassen, Aufbereiten und Bereitstellen von Information Beratung durchführen Vorbereiten von politischen Entscheidungen bzw. Gesetzesvorhaben Zusammenarbeiten mit Behörden Allgemeine Antragsverfahren Förderungen abwickeln Beschaffungsvorhaben durchführen Durchführung von Aufsichtsmaßnahmen Sonstige Dienstleistungen Dienstleistungen insgesamt

30 Herausforderungen Mensch Organisation Technik Qualifizierte Nutzung Frühzeitige Einbindung Projektbegleitung Akzeptanz Changemanagement Veränderung von Prozessen und Strukturen transparente Kompetenzverteilung stringentes Projektmanagement IT-Rahmenkonzept IT-Architektur Integration von Fachanwendungen Festlegen und Nutzen von Standards Einbindung der Basiskomponenten 30

31 Herausforderungen Zusammenführen von Prozesse Effiziente Prozesse, Erfolgsmodell, Vermeidung von Insellösungen Methoden und Standards Nutzung bewährter Methoden, Unterstützung von Standards Wissensmanagement Bündelung und Bereitstellung von Informationen, Dokumentation und Erfahrungen 31

32 Rückblick BundOnline 2005 Zentrale Koordination Dezentrale Umsetzung Basiskomponenten Content Management System, Portal bund.de, Formularserver, Zahlungsverkehrsplattform, Datensicherheit Kompetenzzentren Vorgangsbearbeitung, Prozesse und Organisation (CC-VBPO) Datensicherheit, Content Management System Zahlungsverkehr 32