Landratsamt Karlsruhe Karlsruhe,

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1 Landratsamt Karlsruhe Karlsruhe, Fachbereich I Telefon: (07 21) Organisationsamt Thomas Müller Aktenzeichen: Herren Fachbereichsleiter I, II, III und IV sowie and die Amtsleiterin und Amtsleiter der Ämter 01, 03, 10, 12, 13, 14, 20, 21, 22, 23, 24, 30, 31, 32, 40, 41, 42, 43 Herrn Personalratsvorsitzender Mezger Personifizierte Adressen im Landratsamt Karlsruhe Sehr geehrte Damen und Herren, in der Fachbereichleiterrunde wurde beschlossen, künftig im Landratsamt Karlsruhe personifizierte - Adressen einzusetzen. Es werden daher ab die bislang eingesetzten internen -Adressen in ihrer Funktion verändert. Zukünftig wird es möglich sein, mit der personifizierten -Adresse sowohl E- Mails intern als auch extern zu versenden und zu empfangen. Organisationshinweise zur Umstellung: Die Adressen werden künftig in folgender Form zur Verfügung gestellt: vorname.nachname@landratsamt-karlsruhe.de Bei Namensgleichheit wird dem Namen eine Ziffer hinzugefügt. Eine Gruppierung und Zuordnung zum Fachbereich oder Fachamt entfällt damit. Die Bereitstellung der neuen Adressen wird zum erfolgen. Wir bitten evtl. auftretende Störungen in diesem Zeitraum innerhalb des Fachamtes zu bündeln und über den EDV-Beauftragten der Hotline mitzuteilen. Die Postfachgröße wird auf 100 MB je personifiziertem Postfach festgelegt. Mails mit einer Größe von mehr als 15 MB können durch den Anwender weder versendet noch empfangen werden. Wenden Sie sich im Bedarfsfall bitte an die Hotline. Hinsichtlich der eingestellten Filterregeln ergeben sich gegenüber den funktionsbezogenen Adressen keine Änderungen. Den Auszubildenden des Hauses wird in Absprache mit dem Haupt- und Personalamt die Funktionalität des externen Mailings nicht zur Verfügung gestellt. Die Postfächer der Mitarbeiter deren Arbeitsverhältnis ruht oder aus dem Dienst ausscheiden werden gelöscht. Die ggf. noch vorhandenen Inhalte werden dem EDV-Beauftragten des entsprechenden Fachamtes zugestellt. Eine Löschung von Daten durch das Organisationsamt erfolgt nicht. Die bestehenden funktionsbezogenen -Postfächer sind von der Umstellung nicht betroffen und bleiben soweit durch die Amtsleitungen festgelegt weiterhin bestehen. Vertretungsregelung Da auf den personifizierten -Postfächern zukünftig dienstliche Post unmittelbar zugestellt werden kann, hat jeder Mitarbeiter für den Vertretungsfall folgende Einstellungen in Lotus Notes vorzunehmen: Im Bereich der Maildatenbank ist der Button <<Werkzeuge>> aufzurufen. Mit der Auswahl <<Vorgaben >> gelangen Sie in das Fenster mit der Auswahlmöglichkeit <<Zugriff und Delegierung>>. In den angezeigten Auswahlfeldern sind die Rechte der Vertreter einzustellen.

2 Eine nachträgliche Einrichtung der Vertreterregel bei Abwesenheit des Postfachinhabers durch das Organisationsamt - EDV-Abteilung - erfolgt nur durch schriftlichen Antrag der Amtsleitung über die Hotline möglich. Nutzungsrahmen der personifizierten Adressen Private Nutzung Die private Nutzung der elektronischen Post ist nicht zulässig. Die Einrichtung von dienstlichen Postfächern bei fremden Providern ist untersagt. Rechtliche Aspekte Elektronische Nachrichten sind grundsätzlich nicht rechtsunerheblich. Sie stellen Willenserklärungen dar und können so Rechtsfolgen auslösen. Viele Verwaltungs- und Rechtsgeschäfte unterliegen besonderen Formvorschriften, z. B. der Schriftform. Diese wiederum bedingt derzeit die eigenhändige Unterschrift. Elektronische Post per erfüllt daher momentan nicht die Anforderungen an die Schriftform und würde einen Formmangel darstellen. Gehen rechtserhebliche Erklärungen (z. B. Widerspruch), die besonderen Formvorschriften unterliegen, in elektronischer Form ein, ist die zuständige Stelle verpflichtet, den Absender unverzüglich auf den Formmangel und die Folgen hinzuweisen. Behandlung elektronischer Post Die bestehenden Regelungen (allg. Geschäftsanweisung, amtsinterne Regelungen) zur Behandlung der Postein- und ausgänge sind, soweit systembedingt übertragbar, auf entsprechend anzuwenden. Hierbei ist die Informationspflicht gegenüber Vorgesetzten zu beachten. Diese hat in geeigneter Form zu erfolgen. Die Manipulation von s (z. B. Verfälschung des Absenders oder des Inhalts) ist verboten. Elektronischer Posteingang Posteingangskontrolle Der -Client muss ständig im Hintergrund aktiv sein, damit der Eingang neuer Nachrichten sofort erkannt wird. Soweit dies nicht möglich ist, ist der Posteinlauf mindestens einmal vormittags und einmal nachmittags auf Neueingänge zu überprüfen. Regelung bei Abwesenheit Bei vorhersehbarer Abwesenheit (z. B. Urlaub oder Dienstreise) ist sicher zu stellen, dass neu eingehende Post vom Vertreter bearbeitet werden kann. Bei nicht vorhersehbarer Abwesenheit (z. B. Erkrankung) muss der jeweilige Vertreter den Postkorb des Abwesenden lesen können. Siehe hierzu o. a. Hinweis zur technischen Einrichtung der Vertreterregelung. Kettenbriefe, Werbe- s Kettenbriefe, Werbe- s und vermeintlich gute Ratschläge treten im verkehr in vielen Variationen auf. So wird z. B. ohne Anforderung des Anwenders für die Teilnahme an Preisausschreiben zum Gewinn von Geld, Reisen oder Sachen geworben. In der gutgemeinten Absicht, auch Kolleginnen / Kollegen an den Gewinnchancen zu beteiligen, können sich durch die Weiterleitung der Mail eventuell enthaltene Computerviren im Netz verteilen. Grundsätzlich dürfen Kettenbriefe oder nicht dienstliche, von fremden Absendern übermittelte Botschaften, nicht weitergeleitet werden. Sie sind unverzüglich zu löschen. Dies trifft im Besonderen auf Inhalte mit sexuell eindeutigen Beschreibungen und Bildern, auf Aufrufe zu illegalen Aktionen und auf rassistische und ausländerfeindliche Texte zu. Im Zweifel ist das Organisationsamt einzuschalten.

3 Behandlung falsch adressierter Post Erkennbar falsch adressierte Post ist unmittelbar an die richtige Stelle oder die zentrale Posteingangsstelle elektronisch weiterzuleiten. Der Absender ist von der Weiterleitung durch zu unterrichten (Abgabenachricht). Ist die zuständige Stelle nicht zu ermitteln, ist eine Rücksendung an den Absender zu veranlassen. Nicht lesbare Post Ist eine eingegangene Nachricht nicht lesbar, ist das Organisationsamt Hotline, Tel.: zu informieren. Zweifelhafte s Über eingegangene s, deren Absender oder Inhalt zweifelhaft erscheinen und insbesondere zum Aktivieren von Programmen und sonstigen Eingaben auffordern, ist das Organisationsamt - Hotline, Tel.: unverzüglich zu informieren. Diese entscheidet über die weitere Behandlung. Abonnieren von s über Mailing-Listen Das Abonnieren von s über Mailing-Listen darf nur zu dienstlichen Zwecken erfolgen und muss in jedem Fall auf das notwendige Maß beschränkt werden. Elektronischer Postausgang Nutzung der elektronischen Post Für die tägliche Dienstpost soll soweit wie möglich der elektronische Postverkehr genutzt werden. Bis zur Einführung der digitalen Signatur sowie bis zum Vorliegen eindeutiger rechtlicher Aussagen dürfen nur solche Dokumente per versandt werden, die keinen besonderen Formvorschriften oder Zugangsvoraussetzungen unterliegen. Die Absenderin / der Absender ist als Urheber der für deren Inhalt und die korrekten Adressen verantwortlich. Die Übermittlung sensibler und personenbezogener Daten mittels ist nicht zulässig. Die Amtsleiterinnen / Amtsleiter können in ihrem jeweiligen Bereich die Festlegungen über den Dienstausgang von s treffen. Es wird empfohlen, Befugnisse für die selbstständige Beantwortung im -Verkehr durch Mitarbeiterinnen / Mitarbeiter an den festgelegten Unterschriftsbefugnissen zu orientieren. Anlagen als Dateianhänge (Attachments) Dateianhänge an s (Attachments) sind grundsätzlich zulässig. Es ist darauf zu achten, nur solche Dateiformate zu verwenden, die den Wünschen der Kommunikationspartner entsprechen. Spezielle Dateiformate (z. B. aus Fachanwendungen) sollen nur dann versandt werden, wenn bekannt ist, dass der Empfänger diese Dateien auch bearbeiten kann. Programmdateien dürfen wegen der Virengefahr nur durch die Systemverwaltung versandt werden. -Betreff Um dem Empfänger den Überblick über die eingegangenen Nachrichten zu erleichtern, sind die s mit einem aussagekräftigen Betreff zu versehen. -Attribute Die Verwendbarkeit von Attributen, wie z. B. Priorität niedrig, normal und hoch sowie Vermerke der Vertraulichkeit, wie normal, persönlich, vertraulich" ist von den eingesetzten Mail-Client-Produkten abhängig. Vor allem im externen -Verkehr ist deshalb bei der Verwendung von Attributen besondere Sorgfalt geboten. Einstellungen zur Priorität sind im innerdienstlichen -Verkehr auch aus organisatorischen Gesichtspunkten auf das notwendige Maß zu beschränken.

4 Gestaltung der ; Absenderangaben für externe s Die muss den Absender und das absendende Fachamt eindeutig erkennen lassen. Folgendes Muster ist zu übernehmen: AZ.: xx.x - Sehr geehrte(r), TEXT Mit freundlichem Gruß Mustermann Landratsamt Karlsruhe Fachbereich x Fachamt Beiertheimer Allee Karlsruhe Telefon / xx xx Fax / xx xx musteramt@landratsamt-karlsruhe.de Internet: Absenderangaben für interne s AZ.: xx.x - Mustermann Fachbereich x Fachamt XXXX Telefon / xx xx Das Einfügen eingescannter Unterschriften ist nicht zulässig. Sendeoptionen Sendeoptionen (z. B. Empfangsbestätigungen) basieren derzeit nicht auf Internetstandards. Um Störungen im -Betrieb zu vermeiden, sollten diese Optionen grundsätzlich nicht verwendet werden. Ablage Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gelten sinngemäß auch für ein- und ausgehende elektronische Dokumente. Werden zu einem Vorgang Papierakten geführt, sind die elektronischen Dokumente - soweit diese als geschäftskritisch anzusehen sind - auszudrucken und zu den jeweiligen Akten zu nehmen. Erhaltene, nicht als geschäftskritisch anzusehende s, sind nach Durchsicht zu löschen. Geschäftskritische Nachrichten sind nach den bestehenden Regelungen abzulegen; sie dürfen keinesfalls längerfristig im Mail-Client gespeichert werden. Verzeichnis der -Adressen; Verteilerlisten Alle personen- und organisationsbezogenen -Adressen befinden sich im globalen -Verzeichnis. Die Pflege dieses Adressbuches erfolgt zentral durch das Organisationsamt - EDV-Abteilung -. Das Anlegen von "persönlichen Adressbüchern" und Verteilerlisten, über die sich eine größere Zahl von Empfängern bequem zeitgleich erreichen lässt, ist zulässig. Allgemein ist beim Gebrauch von Verteilerlisten zu beachten, dass hierdurch unter Umständen nicht unerhebliche Aktivitäten ausgelöst werden.

5 Protokollierung Das -System führt Protokolldateien über ein- und auslaufende s. Die Protokolldateien werden stichprobenartig auf die Einhaltung dieser Regelungen, die künftig Bestandteil einer noch zu erlassenen Dienstanweisung sein werden, kontrolliert oder in Fehlerfällen oder Missachtung dieser Bestimmungen zur Klärung der Ursache ausgewertet. Bezüglich der Löschung der Protokolldateien finden die Bestimmungen der einschlägigen Datenschutzgesetze Anwendung. Ich bitte diese Information und Regelungen den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern Ihres Fachbereichs / -Amts in geeigneter Weise bekannt zu geben. Mit freundlichem Gruß gez. Dr. Christoph Schnaudigel Landrat