MUSTER- Dienstanweisung zur Benutzung und Behandlung von Internet und elektronischer Post

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1 MUSTER- Dienstanweisung zur Benutzung und Behandlung von Internet und elektronischer Post

2 Inhaltsverzeichnis VORBEMERKUNG INHALT UND GELTUNGSBEREICH NUTZUNG DES INTERNETS UMFANG DER NUTZUNG ERTEILUNG EINER NUTZUNGSBERECHTIGUNG ZUGANG ZUM INTERNET NUTZUNG DER ELEKTRONISCHEN POST UMFANG DER NUTZUNG EINRICHTUNG VON ELEKTRONISCHEN POSTFÄCHERN VERZEICHNIS DER -ADRESSEN; VERTEILERLISTEN RECHTSWIRKUNGEN ELEKTRONISCHER NACHRICHTEN DATENSICHERHEIT EXTERNE ELEKTRONISCHE KOMMUNIKATION REGELUNG BEI ABWESENHEIT BEHANDLUNG ELEKTRONISCHER POST ALLGEMEINES POSTEINGÄNGE... 7 Posteingangskontrolle... 7 Falsch adressierte Post... 7 Nicht lesbare Post... 7 Post mit Formmangel... 7 Zweifelhafte s... 8 Signierte und/oder verschlüsselte s... 8 Abonnieren von s über Mailing-Listen... 8 Einsatz eines Virenprüfprogrammes POSTAUSGÄNGE... 8 Anlagen in Dateiform (Attachments)... 8 Betreff... 8 Gestaltung der elektronischen Nachricht; Absenderangaben... 9 Nutzung der virtuellen Poststelle beim Name/Organisationseinheit ABLAGE INKRAFTTRETEN STICHWORTVERZEICHNIS Musterdienstanweisung Seite 2 vom 11

3 Vorbemerkung Mit der Einführung elektronischer Dienste, wie z. B. Internet und , wurden neue Möglichkeiten der Kommunikation eröffnet. Die Name Kommune nutzt diese elektronischen Medien zum Austausch von Nachrichten und Dokumenten sowohl im verwaltungsinternen als auch im externen Verkehr. Um bei der Nutzung der o. g. Kommunikationsdienste einen reibungslosen Betrieb und einen ordnungsgemäßen Verwaltungsablauf sicher zu stellen, werden nicht zuletzt wegen der damit verbundenen datenschutzrechtlichen und sicherheitsrelevanten Aspekte in der vorliegenden Dienstanweisung entsprechende innerdienstliche Regelungen getroffen. Da die Kommunikation mittels elektronischer Post ein Bereich ist, der sowohl technisch als auch organisatorisch zum Teil erst am Anfang seiner Entwicklung steht, unterliegen Regelungen und Standards zur elektronischen Signatur und zur Verschlüsselung von Nachrichten einer ständigen Fortschreibung. Diese Dienstanweisung wird daher je nach Stand der Umsetzung dieser Regelungen bei der Name Kommune angepasst. 1 Inhalt und Geltungsbereich Diese Dienstanweisung regelt die Modalitäten zur Nutzung der elektronischen Kommunikation bei der Name Kommune. Hierzu gehören das Internet und die Übermittlung von elektronischen Nachrichten ( und virtuelle Poststelle). Sie gilt für alle Dienststellen der Name Kommune. 2 Nutzung des Internets 2.1 Umfang der Nutzung Das Internet darf nur für dienstliche Zwecke genutzt werden. Es darf nur der von zuständige Stelle (EDV-Abteilung) zur Verfügung gestellte Browser verwendet werden. Das Herunterladen von ausführbaren Programmen aus dem Internet wird systemtechnisch von zuständige Stelle (EDV-Abteilung) ausgeschlossen. Bei besonderem dienstlichem Interesse können solche Programme nach sicherheitstechnischer und lizenzrechtlicher Prüfung den Fachämtern zur Verfügung gestellt werden. Es ist untersagt, extremistische, rassistische, pornographische oder mit staatsfeindlichem Inhalt versehene Internetseiten aufzurufen, es sei denn, es ist für dienstliche Zwecke unabdingbar. 2.2 Erteilung einer Nutzungsberechtigung Bei dienstlicher Notwendigkeit können die Mitarbeiter/innen der Name Kommune die Nutzung des Internetzugangs über den Amts-/Werkleiter bei zuständige Stelle beantragen. Musterdienstanweisung Seite 3 vom 11

4 Kriterien für eine dienstliche Notwendigkeit sind u. a.: - regelmäßiger Recherchebedarf, - Informations- und Datenaustausch aus überörtlicher Projektarbeit, - lizenzierte AnwenderInnen in Informationssystemen bei Zugang über das Internet (z. B. IKO-NET, KIKOS der KGSt) Der Antrag ist von der Amts- bzw. Werkleitung zu unterschreiben. 2.3 Zugang zum Internet Für den berechtigten Personenkreis erfolgt der Zugang zum Internet mit der Anmeldung am hausinternen/städtischen Netzwerk. Der/Die BenutzerIn darf nur unter seiner/ihrer eigenen Benutzerkennung arbeiten. Es ist nicht zulässig, anderen Personen Zugang zur eigenen Benutzerkennung zu gewähren. Der/Die Benutzer/in ist verpflichtet, alles zu unternehmen, um seine/ihre Kennung vor Missbrauch zu schützen. Wird die missbräuchliche Nutzung vermutet oder bekannt, ist das Passwort umgehend zu ändern und die zuständige Stelle (EDV-Abteilung) zu informieren. 3 Nutzung der elektronischen Post 3.1 Umfang der Nutzung Die Nutzung von elektronischer Post ist nur für dienstliche Zwecke zulässig. 3.2 Einrichtung von elektronischen Postfächern Zur Nutzung des elektronischen Postweges werden eingerichtet: die virtuelle Poststelle ego-mail beim Name/ Organisationseinheit Die virtuelle Poststelle ego-mail dient dem Empfangen und Versenden rechtsverbindlicher Nachrichten unter Einsatz einer qualifizierten Signatur. Postfächer für die Organisationseinheiten Für Organisationseinheiten werden -Adressen als eigenständige Postfächer eingerichtet. Die Zugriffsberechtigungen sind vom Fachamt zu benennen und werden von zuständige Stelle (EDV-Abteilung) angelegt. personenbezogene Postfächer Jede/r Beschäftigte, der über einen an die hausinterne/städtische Netzinfrastruktur angebundenen PC-Arbeitsplatz verfügt, erhält eine personenbezogene -Adresse. Die Dienststellen und Einrichtungen haben für ihren Bereich folgende Regelungen zu treffen: Antrag auf Einrichtung von Postfächern bei zuständige Stelle Festlegung der -Adressen in Abstimmung mit zuständiger Stelle (EDV- Abteilung). Die -Adressen der Organisationseinheiten sind daneben mit zuständige Stelle (Orga) abzustimmen. Musterdienstanweisung Seite 4 vom 11

5 Festlegung der Zugriffsberechtigungen (z. B. bei organisationsbezogenen Postfächern) und Meldung etwaiger Änderungen an zuständige Stelle(EDV-Abteilung) Festlegung der Vertretungsregelungen Meldung der -Adressen und etwaiger Adressänderungen an zuständige Stelle (EDV-Abteilung) Meldung der nicht mehr benötigten Postfächer und -Adressen an zuständige Stelle (EDV-Abteilung) Die Koordination der Regelungen obliegt dem/der zuständigen DV-Beauftragten. Im Internetauftritt und, soweit vorgesehen, auf externen Briefbögen ist die - Adresse der Organisationseinheit anzugeben. In diesem Fall ist auf den Briefbögen im Sinne eines Post Skriptums ein Hinweis auf die Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation anzubringen. Beispiel: Die rechtsverbindliche elektronische Kommunikation ist über die im Briefkopf genannte -Adresse nicht möglich. Bitte nutzen Sie hierzu unsere virtuelle Poststelle. Die entsprechenden Rahmenbedingungen finden Sie auf unserer Homepage www unter... Die Verwendung der personenbezogenen -Adresse an dieser Stelle oder neben der Adresse der Organisationseinheit ist nur in begründeten Ausnahmefällen und nur auf Briefbögen zulässig. 3.3 Verzeichnis der -Adressen; Verteilerlisten Alle personen- und organisationsbezogenen -Adressen befinden sich im globalen -Verzeichnis. Die Pflege dieses Adressbuches erfolgt zentral durch zuständige Stelle (EDV-Abteilung). Das Anlegen von "persönlichen Adressbüchern" und Verteilerlisten, über die sich eine größere Zahl von Empfängern bequem zeitgleich erreichen lässt, ist zulässig. Allgemein ist beim Gebrauch von Verteilerlisten zu beachten, dass hierdurch unter Umständen nicht unerhebliche Aktivitäten ausgelöst werden. 3.4 Rechtswirkungen elektronischer Nachrichten Elektronische Nachrichten sind grundsätzlich nicht rechtsunerheblich, sondern können Willenserklärungen sein und Rechtsfolgen auslösen. Viele Verwaltungs- und Rechtsgeschäfte unterliegen besonderen Formvorschriften, z. B. der Schriftform. Nach 3a SVwVfG kann eine durch Rechtsvorschrift angeordnete Schriftform durch die elektronische Form ersetzt werden, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist. In diesem Fall ist das elektronische Dokument mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturgesetz zu versehen. Für die rechtsverbindliche Kommunikation in diesem Sinne nutzt die Name Kommune die virtuelle Poststelle ego-mail beim Name Organisationseinheit. Diese ist für die externen Kommunikationspartner über die Name Homepage zu erreichen. Musterdienstanweisung Seite 5 vom 11

6 3.5 Datensicherheit Elektronische Dokumente sind grundsätzlich keine Originale, sondern - nicht unterschriebene Kopien. Sie können während des Versendungsvorgangs unbefugt und unbemerkt mitgelesen und nachträglich ohne Spuren verändert werden (Problem der Integrität von Daten), oder die Absenderin bzw. der Absender können sich als eine Andere bzw. ein Anderer ausgeben (Problem der Authentizität von Daten). Dies kann durch eine Verschlüsselung bzw. durch Verwendung einer elektronischen Signatur verhindert werden. Voraussetzung für die Verschlüsselung von Nachrichten bzw. für die elektronische Signatur ist ein personenbezogenes Zertifikat. Man unterscheidet verschiedene Sicherheitsstufen bei den Zertifikaten: - fortgeschrittene Signatur i. S. d. 2 Ziff. 2 Signaturgesetz (Stufe 2) Sie lässt die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten sowie die Authentifizierung des Signaturzertifikatsinhabers zu, ersetzt jedoch nicht die rechtlich vorgeschriebene Schriftform. - qualifizierte Signatur i. S. d. 2 Ziff. 3 Signaturgesetz (Stufe 3 bzw. 3+) Sie lässt die Überprüfung der Integrität der übermittelten Daten sowie die Authentifizierung des Signaturzertifikatsinhabers zu und ersetzt die rechtlich vorgeschriebene Schriftform, soweit nicht durch Rechtsvorschrift etwas anderes bestimmt ist Externe elektronische Kommunikation Die externe elektronische Kommunikation auf einem sicheren Transportweg erfolgt derzeit nur über die virtuelle Poststelle ego-mail beim Name/Organisationseinheit unter Einsatz einer qualifizierten Signatur. Der sonstige externe -Verkehr wird zurzeit sicherheitstechnisch nicht unterstützt. Grundsätzlich kann jede/r Mitarbeiter/in, der über ein personenbezogenes Postfach verfügt, die virtuelle Poststelle ego-mail für den Austausch rechtsverbindlicher elektronischer Nachrichten auch ohne eigene Signaturkarte nutzen. In begründeten Ausnahmefällen können darüber hinaus personenbezogene Signaturkarten zur Verfügung gestellt werden. Hierzu ist ein formloser Antrag mit Begründung a.d.d. an zuständige Organisationseinheit zu richten. Bei positiver Entscheidung durch zuständige Organisationseinheit erhält der/die Antragsteller/in einen förmlichen Antrag auf ein qualifiziertes Personenzertifikat, der vom Antragsteller/von der Antragstellerin auszufüllen, zu unterzeichnen und an zuständige Organisationseinheit zurückzusenden ist. Der Antrag ist von einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin des zuständige Organisationseinheit, der/die als Sperrberechtigte/r bestimmt ist, gegenzuzeichnen Mit dem förmlichen Antrag ist der/die Antragsteller/in über die Handhabung der Signaturkarte zu belehren. Die Kosten für die Signaturkarte sind durch das Fachamt zu tragen. Es dürfen nur Signaturkarten eingesetzt werden, die im Zertifikat das Attribut "Name Kommune" tragen. Musterdienstanweisung Seite 6 vom 11

7 3.6 Regelung bei Abwesenheit Um bei Abwesenheit (z. B. Urlaub, Krankheit) eine kontinuierliche Bearbeitung der eingehenden s zu gewährleisten, ist von der Inhaberin oder dem Inhaber des Postfachs dafür Sorge zu tragen, dass der/die Vertreter/in oder eine andere Person berechtigt ist, das Postfach einzusehen und eingegangene s den Erfordernissen entsprechend zu bearbeiten. Die Weitergabe des eigenen Kennwortes ist unzulässig. 3.7 Behandlung elektronischer Post Allgemeines Die bestehenden Regelungen zur Behandlung der Postein- und ausgänge sind, soweit systembedingt übertragbar, auf elektronische Nachrichten entsprechend anzuwenden. Hierbei ist die Informationspflicht gegenüber Vorgesetzten zu beachten. Diese hat in geeigneter Form zu erfolgen. Die Manipulation von elektronischen Nachrichten (z. B. Verfälschung des Absenders oder des Inhalts) ist verboten Posteingänge Posteingangskontrolle Die elektronischen Postfächer und die virtuelle Poststelle ego-mail sollen nach Möglichkeit ständig im Hintergrund aktiv sein, damit der Eingang neuer Nachrichten sofort erkannt wird. Ist dies nicht möglich, ist der Posteingang mindestens einmal pro Arbeitstag auf Neueingänge zu überprüfen. Für die Postfächer der Organisationseinheiten und die virtuelle Poststelle ego-mail sind verantwortliche Dienstkräfte zu bestimmen. Diese leiten die eingegangene elektronische Post unverzüglich an die zuständigen Stellen bzw. Personen weiter. Falsch adressierte Post Erkennbar falsch adressierte Post ist nach Möglichkeit elektronisch an die richtige Stelle weiterzuleiten. Der Absender ist von der Weiterleitung zu unterrichten (Abgabenachricht). Ist die zuständige Stelle nicht zu ermitteln, erfolgt eine Rücksendung an den Absender. Nicht lesbare Post Ist eine eingegangene Nachricht nicht lesbar, ist die zuständige Stelle zu informieren. Post mit Formmangel Gehen rechtserhebliche Erklärungen, - deren vorgeschriebene Schriftform durch eine qualifizierte Signatur ersetzt werden kann, ohne qualifizierte elektronische Signatur oder - die besonderen Formvorschriften unterliegen und die nicht durch die qualifizierte Signatur ersetzt werden können per elektronischer Post ein, ist die zuständige Stelle verpflichtet, den Absender unverzüglich auf den Formmangel und die Folgen hinzuweisen. Musterdienstanweisung Seite 7 vom 11

8 Die Vorlage der Unterlagen in Papierform oder, soweit möglich, mit qualifizierter elektronischer Signatur über die virtuelle Poststelle ego-mail ist nachträglich unter Setzung eines Termins zu verlangen. Die Frist gilt als gewahrt (z. B. bei Widersprüchen), wenn die ursprüngliche Nachricht fristgerecht eingegangen und die Nachreichung innerhalb der gesetzten Frist erfolgt ist. Zweifelhafte s Über eingegangene s, deren Absender oder Inhalt zweifelhaft erscheinen und insbesondere zum Aktivieren von Programmen und sonstigen Eingaben auffordern, ist der/die zuständige DV-Beauftragte unverzüglich zu informieren. Diese/r entscheidet über die weitere Behandlung. Signierte und/oder verschlüsselte s Gehen signierte und/oder verschlüsselte externe s auf dem personenbezogenen oder dem Organisationspostfach ein, ist der Absender auf die Rahmenbedingungen der elektronischen Kommunikation auf der Name Homepage zu verweisen. Abonnieren von s über Mailing-Listen Das Abonnieren von s über Mailing-Listen darf nur zu dienstlichen Zwecken erfolgen und muss in jedem Fall auf das notwendige Maß beschränkt werden. Einsatz eines Virenprüfprogrammes Wegen der permanenten Virengefahr erfolgt vor der Weiterleitung einer an den Arbeitsplatz eine Virenprüfung direkt am Mailserver. Dies gilt jedoch nicht für verschlüsselte s Postausgänge Für die tägliche Dienstpost soll soweit wie möglich der elektronische Postverkehr genutzt werden. Hinsichtlich der Datensicherheit ist Ziff. 3.5 zu beachten. Anlagen in Dateiform (Attachments) Attachments sind grundsätzlich zulässig. Es ist darauf zu achten, nur gebräuchliche Dateiformate (z. B. *.doc, *.xls, *.ppt, *.pdf, *.txt) zu verwenden. Dokumente in Endfassung, die nicht mehr geändert werden (z. B. Niederschriften, Vereinbarungen), sind nach Möglichkeit im pdf-format zu versenden. Spezielle Dateiformate sollen nur dann versandt werden, wenn bekannt ist, dass der Empfänger diese Dateien auch bearbeiten kann. Wegen der begrenzten Speicherkapazität des zentralen Mailservers dürfen s einschließlich eines Dateianhangs grundsätzlich nicht größer als 2 MB sein. Abweichungen hiervon sind vorher mit dem Administrator des Mailservers abzustimmen. Das Übermitteln von ausführbaren Programmen und Dateien, die urheberrechtlich geschützt sind, ist grundsätzlich nicht zulässig. Betreff Nachrichten sind mit einem aussagekräftigen Betreff zu versehen, um dem Empfänger den Überblick über die eingegangenen Nachrichten zu erleichtern. Musterdienstanweisung Seite 8 vom 11

9 Gestaltung der elektronischen Nachricht; Absenderangaben Elektronische Nachrichten dienen der schnellen Übermittlung von Informationen und unterliegen deshalb keiner besonderen Gestaltungsvorgabe. Sollte eine besondere Gestaltung erforderlich sein, ist der Nachricht ein entsprechender Dateianhang beizufügen. Die Nachricht muss den Absender und die absendende Behörde/Dienststelle eindeutig erkennen lassen. Beispiel: Viele Grüße im Auftrag Georg Mustermann Name der Kommune Organisationseinheit Straße / Postfach 66xxx Musterstadt Telefon: 0681/xxx-xxxx Telefax: 0681/xxx-xxxx organisationseinheit@...de Internet: Daneben ist in der auf die Rahmenbedingungen für die elektronische Kommunikation hinzuweisen. Beispiel: Die rechtsverbindliche Kommunikation ist über diese -Adresse nicht möglich. Bitte nutzen Sie hierzu unsere virtuelle Poststelle. Die entsprechenden Rahmenbedingungen finden Sie auf unserer Homepage unter "xxxxxxx". Diese Grußformel entspricht weder der fortgeschrittenen noch der qualifizierten Signatur und ersetzt nicht die vorgeschriebene Schriftform. Das Einfügen eingescannter Unterschriften ist nicht zulässig. Nutzung der virtuellen Poststelle ego-mail beim Name/Organisationseinheit Jede/r Mitarbeiter/in hat im Rahmen seiner Unterschriftsbefugnis zu prüfen, ob ein rechtsverbindliches Dokument dazu geeignet ist, elektronisch an den/die Empfänger/in übermittelt zu werden. Hierbei ist zu beachten, dass nur solche Adressaten in Frage kommen, die explizit ihre Zugänge zur rechtsverbindlichen elektronischen Kommunikation eröffnet haben. Soll ein Schriftstück auf dem elektronischen Wege übermittelt werden, sendet der/die Mitarbeiter/in das Dokument per an die -Adresse/eGo-Mail Sachbearbeiter. Hierbei ist auf die Einhaltung des Dienstweges zu achten. Das Dokument wird über die virtuelle Poststelle ego-mail als Anlage einer Nachricht an den/die entsprechenden Empfänger/in unter Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur übermittelt. Es ist dabei nicht Aufgabe des Name Organisationseinheit, die Unterschriftsbefugnis des Mitarbeiters/der Mitarbeiterin und die Einhaltung des Dienstweges zu überprüfen. Auch die inhaltliche Verantwortung bleibt beim jeweiligen Sachbearbeiter/bei der jeweiligen Sachbearbeiterin. Musterdienstanweisung Seite 9 vom 11

10 3.7.4 Ablage Die Grundsätze einer ordnungsgemäßen Aktenführung gelten sinngemäß auch für einund ausgehende elektronische Dokumente. Werden zu einem Vorgang Papierakten geführt, sind die elektronischen Dokumente - soweit diese als geschäftskritisch anzusehen sind - deshalb auszudrucken und zu den jeweiligen Akten zu nehmen. Erhaltene, nicht als geschäftskritisch anzusehende s, sind nach Durchsicht zu löschen. Geschäftskritische Nachrichten sind nach den bestehenden Regelungen abzulegen; sie dürfen keinesfalls längerfristig im Mail-Client bzw. der virtuellen Poststelle ego-mail gespeichert werden. Die bei der virtuellen Poststelle ego-mail ein- und ausgehenden Nachrichten sind mit allen dazugehörigen Daten (Nachricht, Protokoll, Zertifikate etc.) von dem/der zuständigen SachbearbeiterIn beim Name/ Organisationseinheit auf einem entsprechenden sicheren Laufwerk abzulegen und für die in der Aktenordnung festgelegten Zeitdauer verfügbar zu halten. 4 Inkrafttreten Diese Dienstanweisung tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft. Ort, Datum gez. Musterdienstanweisung Seite 10 vom 11

11 Stichwortverzeichnis A Abwesenheit... 7 Aktenführung Anlagen...s. Attachments Attachments... 9 ausführbare Programme... 3, 9 Authentizität von Daten... 6, 7 B Benutzerkennung... 4 Browser... 3 D Daten personenbezogene sensible Datensicherheit... 6, 9 Download...s. Herunterladen E elektronische Kommunikation...s. Kommunikation elektronische Nachrichten... s. Nachrichten elektronische Postfächer... s. Postfächer elektronische Signatur... s. Signatur -adressen... 5 der Organisationseinheiten... 5 Festlegung... 5 personenbezogene Verzeichnis der F Formmangel... 8 Formvorschrift... 5, 7, 8 H Herunterladen... 3 I Informationspflicht... 8 Integrität von Daten... 6 K Kommunikation... 5, 9, 10 externe innerdienstliche rechtsverbindliche N Nachrichten... 7, 8 Eingang von geschäftskritische rechtsverbindliche , 7 Rechtswirkung... 5 Nutzung Internet... 3 private Umfang der , 4 virtuelle Poststelle Nutzungsberechtigung... 4 P Passwort... 4, 6 Bekanntwerden... 6 Verlust... 6 PKI... 6, 8 Postfächer... 8 der Organisationseinheit... 5, 8 Einrichtung... 4, 5 nicht mehr benötigte personenbezogene , 7 virtuelle Poststelle... 4 Protokoll- und Verbindungsdaten... 3 Public-Key-Infrastruktur...s. PKI R Rechtsfolge... 5 Rechtswirkung... 5 S Schriftform... 5, 6, 8, 10 Signatur... 6, 7 fortgeschrittene , 10 qualifizierte , 6, 7, 8, 10 Signaturgesetz... 6 Signaturkarten... 7 V Verbindungsdaten s. Protokoll- und Verbindungsdaten Verschlüsselung... 6 Verteilerlisten... 5 Vertreter... 7 virtuelle Poststelle... 4, 6, 7, 8, 10 W Willenserklärung... 5 Workflow... 7 Z Zertifikat... 6 Gültigkeitsdauer... 6 passwortgeschütztes Sicherheitsstufen... 6 Zugang zum Internet... 4 Zugriffsberechtigung... 5 (Anmerkung: Die Auflistung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, sondern ist lediglich eine Hilfe!) Musterdienstanweisung Seite 11 vom 11