Die neue -alte- Jahresabrechnung

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1 Die neue -alte- Jahresabrechnung Das Urteil des BGH vom und die Folgen I. Die Verwaltung der Instandhaltungsrücklage Die Aufgaben des Verwalters in Ansehung der Instandhaltungsrückstellung sind vielfältig. So stellt sich die Frage, ob und in welcher Höhe eine Rückstellung anzusammeln ist, welche Ausgaben aus ihr bestritten werden dürfen und wie die Rückstellung im Abrechnungswesen zu verbuchen und darzustellen ist. 1. Der Charakter der Instandhaltungsrückstellung Die Instandhaltungsrückstellung gehört gem. 10 Abs. 7 S. 2, 3 WEG zum Verwaltungsvermögen des gem. 10 Abs. 6 WEG rechtsfähigen Verbands der Wohnungseigentümer. Insofern steht dem einzelnen Wohnungseigentümer auch kein Anteil an der Instandhaltungsrückstellung zu (obgleich dieser oftmals heute noch als solcher [fälschlicherweise] in Abrechnungen ausgewiesen wird), der Gegenstand besonderer Rechte sein könnte. Insofern ist der Anteil (besser: rechnerischer Zuführungs-/Entnahmeanteil ) auch nicht pfändbar und vom Eigentumswechsel unabhängig. 2. Die Zuführung zur Rücklage Da die Instandhaltungsrückstellung gem. 21 Abs. 3, Abs. 5 Ziff. 4 WEG in angemessener Höhe anzusammeln ist, stellt sich regelmäßig die Frage nach der Rechtmäßigkeit der Höhe der konkreten Zuführung, über die im Rahmen der Genehmigung des Wirtschaftsplan gem. 28 Abs. 1 Ziff. 3, Abs. 5 WEG mit Mehrheit beschlossen wird. Welcher Zuführungsbetrag angemessen ist, ist zunächst anhand des konkreten Einzelfalls zu ermitteln. Es ist eine Prognoseentscheidung zu treffen, da typischerweise die Bildung der Instandhaltungsrückstellung der Finanzierung erst zukünftig anstehender baulicher Maßnahmen dient. Daher besteht bei der Bemessung des Zuführungsbetrags ein weiter Ermessensspielraum der Eigentümergemeinschaft (OLG Düsseldorf v Wx 123/03, ZWE 2002, 535); nur erheblich untersetzte oder überzogene Ansätze sich rechtswidrig. So sind u.a. das Alter des Bauwerks, dessen baulicher Zustand, die bisherige Reparaturanfälligkeit und Nutzungsintensität sowie bereits bekannter bzw. abzusehender Instandhaltungs- und Instandsetzungsbedarf zu beurteilen. Von einem professionellen Verwalter kann deshalb eine Instandhaltungsbewertung und planung erwartet werden. Wenn nach den Umständen des Einzelfalls ein konkreter Betrag nicht als angemessen zu ermitteln ist (z.b. bei Neuanlagen oder mangels konkret bestehendem bzw. bezifferbarem Instandsetzungsbedarf), kann auf die von Rechtsprechung und Lehre entwickelten Hilfsverfahren zurückgegriffen werden. Hierbei ist zu beachten, dass es sich hierbei lediglich um Richtsätze handelt und dass die Einhaltung eines so ermittelten Zuführungsbetrages ebenso wenig die tatsächliche Angemessenheit garantiert, wie dessen eine Überschreitung dessen Unangemessenheit (OLG Hamm v W 25/06, ZWE 2007, 34). Es darf aber angenommen werden, dass im Zweifel Angemessenheit gegeben ist. 1

2 Ist etwa in der Gemeinschaftsordnung ein bestimmter Zuführungsbetrag zur Instandhaltungsrückstellung festgelegt, so ist durch Auslegung zu ermitteln, ob es sich hierbei tatsächlich um eine Regelung mit Vereinbarungscharakter (und der Folge fehlender Beschlusskompetenz für eine Änderung) handelt oder lediglich um eine nicht bindende Angabe (so in der Regel). 3. Die Anlage der Instandhaltungsrückstellung Gem. 27 Abs. 1 Ziff. 6 WEG ist der Verwalter berechtigt und verpflichtet, die eingenommenen Gelder zu verwalten; d.h. der Verwalter ist gehalten, aktuell nicht benötigte gemeinschaftliche Gelder möglichst zinsbringend (wenn auch u. U. nur kurzfristig) anzulegen. Dies bedeutet insbesondere für die Instandhaltungsrückstellung, nach möglichst zinsgünstigen Anlagen Ausschau zu halten. Dabei ist neben der Rendite die rasche Verfügbarkeit über Rückstellungsmittel sicherzustellen. Maßgebend für die konkrete Anlagedauer ist der zu erstellende Sanierungsplan mit Zeit- und Kostenschätzungen. Da zu langfristige Anlagebindungen dem Zweck einer ständigen Verfügbarkeit der Instandhaltungsrückstellung widersprechen und es primär der Wohnungseigentümergemeinschaft obliegt über Geldanlagen zu entscheiden, ist der Verwalter verpflichtet (mit Ausnahme von Festgeldanlagen mit sehr kurzfristiger Abrufmöglichkeit), einen Eigentümerbeschluss über besondere oder mehr als nur kurzfristige Anlagen der Instandhaltungsrückstellung herbeizuführen (Bärmann/Becker, WEG, 10. Aufl. 2008, 21 Rn. 127).. Geboten ist sicher eine "mündelsichere", auf keinen Fall spekulative Geldanlage. 4. Verbuchung a) Zinserträge Zinsen aus einem Rückstellungsvermögen sollten mangels anderweitiger Beschlussfassung stets der Instandhaltungsrückstellung selbst gutgeschrieben werden. Dies hat auch bei Hausgeldzahlungssäumnis einzelner Eigentümer die Folge, dass hier im Verrechnungsweg in Einzelabrechnungen dem säumigen Eigentümer nicht Gutschriften zufließen, was dann der Fall wäre, würden auch diese Zinseinnahmen auf die Einnahmenseite einer Gesamtabrechnung erscheinen (mit anteiliger Gutschrift in Einzelabrechnungen). Anders kann es sein, wenn Zinseinkünfte in erheblichem Umfang zu erwarten sind. In einem solchen Fall können es die Grundsätze ordnungsgemäßer Verwaltung gebieten, diese Einnahmen bereits im Wirtschaftsplan zu erfassen, um überhöhte Hausgeldzahlungen zu vermeiden (vgl. hierzu aktuell OLG Köln, Beschl. v Wx 47/08, NZM 2008, 652; sowie OLG Düsseldorf v , 3 Wx 122/90 sowie Beschluss v , 3 Wx 230/91). Die Einrichtung eines separaten, nur für die Instandhaltungsrückstellung zu verwendenden Bankkontos dürfte zwar die Regel sein, eines solchen separaten Bankkontos bedarf es jedoch nicht zwingend. Es reicht aus, wenn die im Rahmen der Wohngeldzahlungen der Eigentümer auf den Wirtschaftsplan eingehenden Gelder auf einem internen Buchungskonto geführt werden (KG Berlin v , 24 W 5174/86, MDR 1987, 938; Bärmann/Becker, WEG, 10. Aufl. 2008, 21 Rn. 127). 2

3 b) Zeitpunkt der Umbuchung Ein exakter Zeitpunkt, wann während des Geschäftsjahres die buchhalterische Zuführung der Rückstellungsvorauszahlungen zu erfolgen hat, ergibt sich allerdings nicht aus dem Gesetz und ist deshalb mangels ausdrücklicher Weisung der Gemeinschaft von einem Verwalter eigenverantwortlich unter Wahrung der gemeinschaftlichen Interessen zu bestimmen. Es ist mindestens sicherzustellen, dass der jeweils beschlossene oder vereinbarte Jahresgesamtzuführungsbetrag spätestens vor Ablauf eines Geschäftsjahres dem Rückstellungsvermögen zu übertragen ist. Stets monatliche Zuführungen sind also nicht unbedingt zwingend erforderlich. Aus diesem Grund werden in der Praxis häufig auch für die Rückstellung dieses Geschäftsjahres bestimmte Hausgeldteilbeträge - gerade in den Anfangsmonaten eines Geschäftsjahres - für dringende gemeinschaftliche Bewirtschaftungskosten (also nicht nur für Ausgaben zum Zweck von Instandsetzungen) getätigt und quasi "eigenkreditweise" kurzfristig verwendet. Solange diese Hausgeldanteile noch nicht der zweckgebundenen Rückstellung, mit anderen Worten der Sonderzwecken dienenden Mittelreserve vor Abbuchung zugeführt sind, dürften sie auch noch nicht der strengen Zweckbindung des Rückstellungsvermögens unterliegen (strittig, wie hier Bub, ZfgWBay 7/1988, 397 ff.; a. A. offenbar BayObLG v , 2Z BR 106/94, WE 1995, 374). II. Die Darstellung der Instandhaltungsrücklage in der Jahresabrechnung In einer Jahresabrechnung waren schon nach bisheriger h. R. M. die (Anlage-)Kontenstände der Rückstellungsvermögens zu Beginn und zu Ende eines Geschäftsjahres anzugeben, des Weiteren die Zugänge zum Rückstellungsvermögen im Geschäftsjahr und die Auszahlungen aus diesem Sondervermögen. Wie bereits oben angesprochen, wäre an sich die Darstellung eines Anteils des einzelnen Wohnungseigentümers an der Instandhaltungsrückstellung mit Blick darauf, dass es sich hier um Verbandsvermögen ( 10 Abs. 7 WEG) handelt, entbehrlich, mit Blick auf das nachfolgend Gesagte sogar schädlich. 1. Die sog. Soll-Rücklage Bei der Darstellung der Zuführung und der Entnahmen aus der Instandhaltungsrückstellung im Rahmen der Jahresabrechnung war nach bisheriger Meinung eine doppelte Buchung erforderlich: a) für die Darstellung der Zuführung zur Rücklage als (künstliche) Ausgabenposition (um die Ausschüttung der Zuführung als Guthaben mangels entgegenstehender Ausgaben zu verhindern), b) für die Entnahme verwendeter Beträge aus der Rücklage deren Darstellung als Einnahme sowie deren tatsächliche Verwendung als weitere Ausgabenposition (LG München I, Beschl. v T 6490/06, ZMR 2007, 567). Dies entsprach zumindest bislang herrschender Meinung. 3

4 In neuerer Zeit wurde die Richtigkeit der o.g. Darstellung allerdings angezweifelt 1 : Da es sich bei der Zuführung zur Instandhaltungsrücklage nicht um echte Ausgaben im Sinne eines Abflusses von Liquidität handele, sondern vielmehr nur um eine interne Umbuchung, dürften diese Beträge nicht in der Kostenverteilung erscheinen 2. Dabei hat der BGH 3 nun ausgesprochen, dass die bisherige Handhabung rechtswidrig ist. Zur Begründung führte der BGH an, dass die bisherige Handhabung dazu geführt habe, dass die WEG-Verwalter lediglich sog. Soll-Rücklagen auswiesen, wobei den Eigentümern der tatsächliche Ist-Stand der Rücklage verschwiegen worden sei. Richtigerweise hätte diese (zutreffende) Feststellung den BGH dazu führen müssen, vom der bisherigen orthodoxen Auffassung der reinen Einnahme-/Ausgabenabrechnung abzurücken, da diese Abrechnungsform ihre Untauglichkeit in der Praxis erwiesen hat. Anstelle dessen formulierte der BGH das Dogma der Ausgaben-/Einnahmenrechnung nur noch strenger. Tatsächliche und geschuldete Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Instandhaltungsrücklage sind in der Jahresgesamt- und Einzelabrechnung weder als Ausgabe noch als sonstige Kosten zu buchen. In der Darstellung der Entwicklung der Instandhaltungsrücklage, die in die Abrechnung aufzunehmen ist, sind die tatsächlichen Zahlungen der Wohnungseigentümer auf die Rücklage als Einnahmen darzustellen und zusätzlich auch die geschuldeten Zahlungen anzugeben. Dies dient der Transparenz der Abrechnung und damit der Information des einzelnen Wohnungseigentümers über die Vermögenslage seiner Gemeinschaft. Damit wird die Abrechnung aber weder nachvollziehbarer, noch wird tatsächlich der Vermögensstand der Gemeinschaft transparent. III. Auswirkungen auf den Wirtschaftsplan Er hat die voraussichtlichen Gesamteinnahmen und die Gesamtausgaben zu enthalten 4. Oftmals ist zu beobachten, dass Wirtschaftspläne nur eine Aufstellung der zu erwartenden Einnahmen enthalten. Auf die geordnete Zusammenstellung der voraussichtlichen Einnahmen und Ausgaben kann aber nicht durch Mehrheitsbeschluss verzichtet werden. OLG Köln: Die in den Wirtschaftsplan aufzunehmenden voraussichtlichen Einnahmen umfassen auch die Zinserträge aus der Anlage der Instandhaltungsrücklage. 5 1 vgl. Jennißen, Die Verwalterabrechnung nach dem Wohnungseigentumsgesetz, 6. Aufl Riecke/Schmid-Abramenko, Fachanwaltskommentar WEG, 2. Aufl. 2008, 28 Rz. 74; Bärmann/Pick/Merle, WEG, 10. Aufl. 2008, 28 Rz. 69; Niedenführ/Kümmel/Vandenhouten, WEG, 8. Aufl. 2007, 28 Rz BGH, Urt. v V ZR 44/09. 4 KG, Beschl. v W 5694/86, ZMR 1987, OLG Köln, Beschl. v Wx 47/08, NZM 2008,

5 Der Fall: Eigentümer E ficht den Beschluss über die Genehmigung des Wirtschaftsplans mit der Begründung an, dass dort die zu erwartenden Einnahmen, insbesondere die sicher anfallenden Guthabenzinsen aus der Anlage der Instandhaltungsrücklage nicht aufgeführt seien. Das Problem: Üblicherweise erstellen WEG-Verwalter den Wirtschaftsplan, in dem sie die Ausgaben gemäß der letzten Abrechnung extrapolieren, nach den gültigen Verteilerschlüsseln verteilen und so das anteilig zu zahlende Hausgeld des kommenden Wirtschaftsjahres ermitteln. Dass dies gefährlich werden kann, beweist die aktuelle Entscheidung des OLG Köln. Viele Gerichte vertreten nämlich inzwischen die Rechtsauffassung, dass der Wirtschaftsplan eben nicht nur aus der Angabe und Verteilung der zu erwartenden Kosten bestehe, sondern dass hierzu auch die zu erwartenden Einnahmen gehören. Die Entscheidung des OLG Köln: Das OLG Köln vertritt die Auffassung, dass auch die Einnahmen der Wohnungseigentümergemeinschaft im Wirtschaftsplan darzustellen sind, ansonsten widerspreche der Beschluss ordnungsmäßiger Verwaltung und sei für ungültig zu erklären. Im vorliegenden Fall ging es um fehlende 500,00 EUR an Zinseinnahmen für die Anlage der Instandhaltungsrücklage. Mein Tipp: Dem Verwalter ist anzuraten, stets die zu erwartenden Einnahmen im Wirtschaftsplan darzustellen. Dies gilt auch für die zu erwartenden Hausgeldeinnahmen! Der Einwand, dass der Wirtschaftsplan dann auf 0,00 EUR hinauslaufe, ist ein Scheinargument, dem dadurch begegnet werden kann, indem die zu erwartenden Hausgeldeinnahmen nach der Ermittlung der Kosten unter Berücksichtigung der sicher zu erwartenden sonstigen Einnahmen der WEG (Mieten, Zinsen, etc.) und der Darstellung der aufzubringenden Beitragszahlungen insgesamt (und im Einzelfall) dargestellt werden, wodurch der Wirtschaftsplan dann letztlich (was er ja auch buchhalterisch muss) auf 0,00 EUR ausläuft. IV. Die Darstellung des Verwaltungsvermögens Das Rechnungswesen des Verwalters ist die Grundlage zur Erfüllung der dem Verwalter gegenüber der Gemeinschaft der Wohnungseigentümer obliegenden Pflicht. Über die Lasten des gemeinschaftlichen Eigentums sowie die Kosten der Instandhaltung, Instandsetzung, sonstigen Verwaltung und eines gemeinschaftlichen Gebrauchs des gemeinschaftlichen Eigentums ( 16 Abs. 2 WEG) sowie der gemeinschaftlich abzurechnenden Kosten des Sondereigentums ( 16 Abs. 3 WEG) nach Maßgabe der gesetzlichen Bestimmungen ( 16 Abs. 2 WEG), den Vereinbarungen der Wohnungseigentümer ( 10 Abs. 3 WEG) oder den Beschlüssen der Wohnungseigentümer ( 16 Abs. 3, 16 Abs. 4, 21 Abs. 7 WEG) abzurechnen ( 28 Abs. 3 WEG) bzw. Rechnung zu legen ( 28 Abs. 4 WEG). Ferner ist der Verwalter nur auf der Grundlage eines ordnungsgemäßen Rechnungswesens in der Lage, einen den Grundsätzen ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechenden Wirtschaftsplan ( 28 Abs. 1 WEG) aufzustellen. 5

6 Indes ist darauf hinzuweisen, dass mit Blick auf die Entscheidung des BGH zur Teil- Rechtsfähigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft (BGH v , V ZB 32/05) sowie unter Berücksichtigung deren weitgehender Kodifizierung im Rahmen der Novelle des Wohnungseigentumsrechts ( 10 Abs. 6 Abs. 8 WEG) sich die Stimmen mehren, wonach einer bilanziell-kaufmännischen Abrechnung gegenüber der reinen Einnahmen- und Ausgabenrechnung der Vorzug zu geben sei (vgl.: v. Hauff, WE 2007, 172 ff.). Zumindest dürfte mit Blick auf die Tatsache, dass ausweislich des Gesetzeswortlauts zum sog. Verwaltungsvermögen auch die eingegangenen Verbindlichkeiten und ebenso die begründeten Forderungen gehören ( 10 Abs. 7 S. 1 WEG) von der Buchhaltung des Verwalters zu erwarten sein, dass jeweils Aufschluss über die bestehenden Forderungen und Verbindlichkeiten des Verwaltungsvermögens gegeben werden kann. Dies bestätigt auch das OLG München 6 : Die Verpflichtung des Verwalters, nach Beendigung seiner Tätigkeit der Wohnungseigentümergemeinschaft Rechnung zu legen, umfasst neben der verständlichen und nachvollziehbaren Darlegung aller Einnahmen und Ausgaben auch unter Beifügung der entsprechenden Belege- eine Aufstellung der noch bestehenden Forderungen, Verbindlichkeiten und Kontostände. Nach zutreffender Auffassung gehört (auch ohne entsprechenden Beschluss der Wohnungseigentümer) die Vorlage eines sog. Vermögensstatus, also eine Aufstellung der das Verwaltungsvermögen betreffenden Forderungen und Verbindlichkeiten zum Ende des Abrechnungszeitraums, zur ordnungsmäßigen Rechnungslegung des Verwalters 7. Hier vertretener Meinung nach gilt dies umso mehr für die Jahresabrechnung des Verwalters, insbesondere mit Blick auf die Tatsache, dass gem. 10 Abs. 7 WEG zum Verwaltungsvermögen ausdrücklich auch Forderungen und Verbindlichkeiten gehören 8. Dabei kann hier dahinstehen, ob es sich dabei um einen (mit zu beschließenden) Abrechnungsbestandteil handelt oder nicht 9. In jedem Falle handelt es sich um eine vom Verwalter vorzulegende Prüfungsunterlage, die eine umfassende Kontrolle erst ermöglicht OLG München, Beschl. v Wx 092/07, ZMR 2007, 814; so auch: AG Mettmann, Beschl. v a II 96/06 WEG, ZMR 2008, OLG München, Beschl. v Wx 03/07, ZMR 2007, 814; AG Mettmann, Beschl. v a II 96/06 WEG, ZMR 2008, 848 (rechtskräftig). 8 Deckert/Fritsch, Die Eigentumswohnung, Loseblatt, Stand 03/2009, Grp. 4 Rn 201, 203, Riecke/Schmid/Abramenko, Fachanwaltskommentar WEG, 2. Aufl. 2008, 28 Rn 72, 75 m.w.n. 10 Jennißen, WEG, 28 Rn

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