Erarbeitung und Implementierung von Unternehmensleitlinien. Rafael Cruces Jeannette Dammeier Julia Epe Zuzana Grebenova Romina Heitz

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1 Erarbeitung und Implementierung von Unternehmensleitlinien Rafael Cruces Jeannette Dammeier Julia Epe Zuzana Grebenova Romina Heitz

2 Agenda 1. Einleitung 2. Erstellung und Implementierung von Leitbildern 3. Unternehmungs- & Führungsgrundsätze- Probleme und Positive Aspekte 4. Praxisbeispiele 1. Securitas 2. Mittelständisches Unternehmen 5. Fallbeispiel 22. Januar

3 1. Leitbilder? 22. Januar

4 Definition...System von aufeinander abgestimmten Grundsätzen, mit denen das Unternehmen in seinen Zielen, seinen Besonderheiten und Stärken sowie seiner Rolle gegenüber der Außenwelt charakterisiert wird. (G. Hertel u.a.) 22. Januar

5 Was sind Leitbilder? Zielvorgabe Verhaltenrichtlinien Verbindlich kein Gesetzcharakter Normen & Werte Teil des normativen Geschäfts 22. Januar

6 2. Warum werden Leitbilder erstellt? Komplexität und Dynamik von Umwelt und Unternehmung Verunsicherung der Mitarbeiter und außenstehender Interessenten Unklare Rolle, Absicht und Kurs mangelnde Orientierung Kommunikationsproblem 22. Januar

7 Warum werden Leitbilder erstellt? Leitbilder Interne Anlässe Externe Anlässe 22. Januar

8 Interne Anlässe Fragen der Organisationsgestaltung Komplexität und Unübersichtlichkeit Globalisierung, Produktdifferenzierung und Akquisition anderer Unternehmen Fragen der Führungsgestaltung 22. Januar

9 Externe Anlässe Instrument der Öffentlichkeitsarbeit zur Imageverbesserung Problem: Enttäuschung und Resignation Änderung im wirtschaftlichen, technologischen, politischen und sozialen Umfeld 22. Januar

10 Ziele und Funktionen Herausarbeitung und Fixierung des Selbstverständnisses von Organisationen Ziele u. Funktionen die sich auf Organisation selbst beziehen Ziele u. Funktionen die sich auf Organisationsmitglieder beziehen Ziele u. Funktionen die sich auf das Umfeld beziehen 22. Januar

11 Organisationsbezogene Ziele Leistungs- und Entwicklungsfähigkeit Effizienz Strukturen Politik 22. Januar

12 Organisationsbezogene Funktionen Orientierungsfunktion Kohäsionsfunktion Kooardinationsfunktion Instrument zur Prioritätensetzung Instrument zur Verfahrensvereinfachung Stabilisierungsfunktion 22. Januar

13 Ziele Organisationsmitglieder Verbesserung Betriebsklima Verbesserung des Führungsverhaltens Verbesserung der Identifikation und der Motivation Verbesserung der Zusammenarbeit 22. Januar

14 Funktionen Organisationsmitglieder Identifikationsfunktion Motivationsfunktion Orientierungsfunktion Organisationskulturelle Transformationsfunktion 22. Januar

15 Ziele Organisationsumfeld Verbesserung der Akzeptanz Steigerung des Bekanntheitsgrades Änderung des Image 22. Januar

16 Funktionen Organisationsumfeld Legitimationsfunktion Informationsfunktion Leitbilder erreichen nicht nur ein Ziel/ Funktion, gut geeignet zur Verbesserung ganzheitlicher Leistungsfähigkeit 22. Januar

17 Leitbildinhalte Keine allgemeingültigen Regeln Präambel Kernleitbild Erweitertes Leitbild Nachwort Cartoons, Fotos, Logos 22. Januar

18 Leitbildinhalte 1. Allgemeingültigkeit 2. Wesentlichkeit 3. Langfristigkeit 4. Vollständigkeit 5. Wahrheit 6. Realisierbarkeit 7. Konsistenz 8. Klarheit 22. Januar

19 Leitbildadressaten Welche Gruppen sollen von Organisationen mit Hilfe von Leitbildern angesprochen werden? 22. Januar

20 Leitbildadressaten Organisationsinterne Organisationsexterne Organisation Funktionsbereiche Mitarbeiter Kunden Eigentümer Gesellschaft 22. Januar

21 Leitbildadressaten 1. Organisationsinterne Adressaten Mitarbeiter - Leistungsbereitschaft und Motivation - Zur Verfügung gestellte Leistungen - Verhältnis von Führungskräften und Untergeordneten Organisation - Beschreibung des Organisationszweckes Funktionsbereiche - Leistungserstellung - Finanz-, Organisations-, Personalbereich 22. Januar

22 Leitbildadressaten 2. Organisationsexterne Adressaten Kunden - Aussagen über Behandlung, die der Kunde erwarten kann Gesellschaft - Verantwortungsbewusstsein bzgl. der Umwelt - Sorgsame Behandlung natürlicher Ressourcen Innengerichtete Wirkung 22. Januar

23 Erstellung von Leitbildern Top down Strategie Vorteil: kostengünstig, geringer Abstimmungsaufwand Nachteil: Identifikationsschwierigkeiten Bottom up Strategie Vorteil: Leitbilder sind kompatibel und werden angenommen Nachteil: Hoher Finanz- und Zeitaufwand, Komplexe Erstellung Kombination beider Strategien 22. Januar

24 Erstellung von Leitbildern Erarbeitung von Leitbildern in Workshops - Befragungstechniken - Analyseverfahren - Prognoseverfahren - Moderations- und Kreativitätstechniken Marketing - Mitarbeitergespräche - Medien - Diskussions- und Informationsveranstaltungen 22. Januar

25 Erstellung von Leitbildern Vorbereitung Beschluss der Organisationsführung Bildung einer Projektgruppe Soll-/ Ist-Vergleich Erarbeitung Erarbeitung eins Leitbildentwurfs Diskussion des Entwurfs Überarbeitung des Entwurfs Verabschiedung des Leitbildes Umsetzung Informationsaktivitäten Umsetzungsmaßnahmen Überprüfung des Leitbildes 22. Januar

26 Leitbilder als Teil der Organisationsentwicklung Zunehmende Instabilität und Unsicherheit kein Verharren sondern Flexibilität Neue Anforderungen - Schnelligkeit, Reaktionsfähigkeit - Flexibilität - Innovationsfähigkeit - Lernfähigkeit Neugestaltung der Organisationsstrukturen 22. Januar

27 Leitbilder als Teil der Organisationsentwicklung Lösung von Problemen mit Hilfe von Leitlinien Förderung der Einheitlichkeit durch gemeinsame Werte Wiederherstellung der Identität, Kontinuität und Stabilität Erstellung eines Orientierungs- und Handlungsrahmen Leitbilder übernehmen die Aufgabe die Identität von Organisationen festzuhalten und zu präsentieren 22. Januar

28 3. Grundsätze Grundsätze: geeignetes Instrument zur Bewältigung anstehender Führungsanforderungen Im Idealfall schriftlich fixiert: Spiegelbild des täglichen Verhaltens und Handelns in der Unternehmung Mitarbeiter und Führungskräfte sollten sich daran messen und ausrichten können Unternehmensexterne Umwelt sollte Leitlinien ihrer Beziehungen zur Unternehmung daraus ableiten können 22. Januar

29 Grundsätze Grundsätze: als Grundgesetz der Unternehmung spiegeln Verhaltenserwartungen an alle Unternehmungsmitglieder wider machen Verhaltens- & Wertvorstellungen gegenüber der Umwelt deutlich wegen dieser Innen- und Außenorientierung eine Differenzierung sinnvoll in: Unternehmungs- und Führungsgrundsätze 22. Januar

30 Unternehmungs- & Führungsgrundsätze Grundsätze Unternehmungsgrundsätze Führungsgrundsätze allgemeine, langfristige Zielaussagen mitarbeiterbezogene Aussagen unternehmungsexterne Aussagen Kunden/Lieferanten Kapitalgeber Konkurrenten Gesellschaft/ Staat Planung (mit Zielprozess) Realisation (allgemeine Verhaltenskodizes) Kontrolle (mit Leistungsbeurteilung) Übergreifende Bereiche (z.b. Nachwuchs- & Weiterbildungspolitik) 22. Januar

31 Unternehmungs- & Führungsgrundsätze Führungsinstrument zur Unterstützung der Unternehmensziele (ökonomische Formal-, Sozial-, Anpassungsziele) Verbindendes formales Glied der Kette: Unternehmungsphilosophie Unternehmungspolitik Unternehmungskultur 22. Januar

32 Unternehmungs- & Führungsgrundsätze Trotz des technokratischen Charakters sind Unternehmungs- & Führungsgrundsätze mitbestimmend für: weiche, qualitative Erfolgsfaktoren wie Unternehmenskultur Management und Mitarbeiter Einfluss auf Klima einer Unternehmung Prägung des Images der Unternehmung gegenüber der Umwelt (bei bewusster Anwendung) 22. Januar

33 Beurteilung aus Sicht der Gestalter Gründe/Auslöser für die Formulierung von Grundsätzen: Externe Gründe: Veränderungen im wirtschaftlichen, technologischen, gesellschaftlich-politischen und sozialen Umfeld rein zweckrationale Überlegungen ausgelöst durch öffentliche Zwänge (Umweltschutzdiskussion) Interne Gründe: sachliche Erfordernisse Initiative einzelner Personen oder Gruppen Tendenz zu partizipativer Führung 22. Januar

34 Beurteilung aus Sicht der Gestalter Ziele von Grundsätzen: umweltbezogene Ziele mitarbeiterbezogene Ziele unternehmungsbezogene Ziele Erfolg der Anwendung von Grundsätzen tendenziell als positiv angesehen Akzeptanz der Grundsätze bei Führungspersonen ebenfalls hoch 22. Januar

35 Beurteilung aus Sicht der Gestalter Schwierigkeiten und Probleme mit Grundsätzen: zu geringe Außenorientierung (z.b. als Instrument der Öffentlichkeitsarbeit, Stärkung der eigenen Position) Führungskräfte kaum gewillt Risiko einer Entscheidungsdelegation zu übernehmen Führungskräfte sehen eher eigene Interessen als Belange der Unternehmung (Ressortegoismus) Kommunikation oftmals nur auf absolut notwendige Sachinformationen beschränkt 22. Januar

36 Beurteilung aus Sicht der Gestalter Schwierigkeiten und Probleme mit Grundsätzen: Grundsätze meist von dominanten Personen aus oberem Führungsbereich geprägt und zu stark von außen beeinflusst Unternehmungsmitglieder kennen Grundsätze sogar oft nicht richtig (Verbreitung der Grundsätze nicht ausreichend) Obere Hierarchieebenen leben die vertretenen Grundsätze eines kooperativen Führungsstils nicht ausreichend vor Verbindlichkeits- und Sanktionsgrad zu gering Anwender sprechen sich ebenfalls positiv für Grundsätze aus, aber äußern die gleichen Kritikpunkte 22. Januar

37 Positive Aspekte von Grundsätzen Aus Sicht der Gestalter: Basis für Kooperation und das Verhalten in Unternehmungen Einheitliche Grundgedanken ermöglichen langfristige Stabilität der Unternehmung Erhöhung des Führungsverständnisses auch in unteren Hierarchieebenen Instrument zur Mitarbeiterführung und -schulung in der Folge auch höhere Motivation, bessere Leistungen der MA dadurch steigender Unternehmungserfolg 22. Januar

38 Positive Aspekte von Grundsätzen Aus Sicht der Mitarbeiter (Anwender): bieten nachvollziehbaren, transparenten Orientierungsahmen für Verhalten in Unternehmung Kooperativer Führungsstil propagiert eine gute & vertrauensvolle Zusammenarbeit und betont Verantwortung der Führungskräfte gegenüber ihren MA Darstellung der langfristigen Unternehmungsziele verschafft MA besseres Verständnis für Handlungen und Zusammenhänge der UN schaffen Unternehmungskultur & Wir-Gefühl MA sind höher motiviert und identifizieren sich mit UN sind Maßstäbe für Leistungsbeurteilung, positiver Einfluss auf Leistung 22. Januar

39 Positive Aspekte von Grundsätzen Ganz persönlicher Nutzen für Mitarbeiter: Steigerung der Eigenverantwortung und der Selbstständigkeit Zunahme des unternehmerischen Denkens und Handelns Schriftlich ausgearbeitete Grundsätze dienen zur Selbstkontrolle 22. Januar

40 4. SECURITAS Versicherungsgesellschaft, ca.700 Mitarbeiter Ausgangssituation neue Zielformulierungen notwendig Formulierung des Leitbildes: Personalabteilung Eine kleine, heterogene Arbeitsgruppe entschied, dass sie die Meinung aller Mitarbeiter nicht zusammenfassen können Mitarbeiterbefragung 22. Januar

41 Mitarbeiterbefragung Das Institut führte die gesamte Befragung durch Anonymität trotz Angaben zur hierarchischen Ebene Freiwilligkeit der Teilnahme Betriebsrat und Sprecherausschuss halfen durch Diskussionen bei der Auswertung, jedoch nicht bei Vorbereitung/ Durchführung Themenkreise Arbeitszufriedenheit Arbeitsbedingungen Betriebsklima SECURITAS als Unternehmen Berufliche Zukunftsperspektiven Führungsverhalten 22. Januar

42 Durchführung Zu festgesetzten Zeiten In Gruppen Der Betriebsrat war lediglich anwesend, um Fragen zu beantworten Gesamtteilnahme 80% Fragen: - ankreuzen - kurze zusätzliche Erläuterungen - frei formulierbare Antworten 22. Januar

43 Ergebnisse Grundlagen für die Leitbildformulierung Impulse für die Korrektur bestehender Bilder Haltung verschiedener Hierarchieebenen zum Unternehmen Anregungen für Schulungen, Workshops, etc. Betriebsrat erstellte eine Zusammenfassung, die die Mitarbeiter erhielten 22. Januar

44 Leitlinienerarbeitung Tagung der Führungskräfte Präsentation der Befragungsergebnisse Einteilung in Themengebiete Produkte/ Zielgruppen Mitarbeitermotivation/ Förderung/ Personalpolitik Arbeitsablauf Workshop mit 22 MitarbeiterInnen Erste Ergebnisse wurden dem Vorstand präsentiert Danach sollte die druckreife Formulierung erfolgen Maßnahmen zur Präsentation und Realisierung Ausstellung der Leitlinien im Betrieb 22. Januar

45 SECURITAS 22. Januar

46 Mittelständisches Unternehmen Verlag mit eigenem Druckereibetrieb Ca. 60 MA Verwaltung, Vertrieb, Produktion Große betriebliche Veränderungen und Neuerungen Leitbild soll Selbstverständnis der Belegschaft widerspiegeln + Corporate Identity bilden Universitäres Projekt (Vorteil dass weniger Misstrauen durch die externe Betreuung entsteht) 22. Januar

47 Methodisches Vorgehen Erstgespräch mit der Firmenleitung zur Auftragserklärung Einzelinterviews und schriftliche Mitarbeiterbefragung zu Besonderheiten und Status Quo des Unternehmens Einzelinterviews zu Zielen und Potentialen Entwurf erster Leitbildsätze auf der Basis der Befragungen und Interviews Diskussion und Bewertung der Vorschläge durch alle Firmenmitglieder während eines Infomarktes Erstellung der Endfassung und Übergabe des Leitbildes im Rahmen eines Betriebsfestes 22. Januar

48 Vorteile der Vorgehensweise Starke Partizipation aller betroffenen Personen Themen des Leitbildes resultieren direkt aus den Befragungen Korrekturen waren während des Entwicklungsprozesses kontinuierlich möglich Lange Zeitspanne von ca.18 Monaten 22. Januar

49 Erarbeitung und Implementierung von Unternehmensleitlinien Fallbeispiel 22. Januar

50 Erarbeitung und Implementierung von Unternehmensleitlinien Vielen Dank für eure Aufmerksamkeit und eure Mitarbeit!!! 22. Januar